V.I.N. Gulvservice Udgave: 01/09 Dato: 19.05.09 V. I. Nylsen`s Gulve KVALITETSHÅNDBOG FOR: FIRMANAVN: V. I. NYLSEN GULVSERVICE APS GADE: GULVVEJ 2 POSTNR. OG BY: 5678 GULVKØBING
Indledning Med baggrund i Gulvbranchens Vådrumskontrols bestemmelser for udførelse af gulv- og belægninger af vinyl i vådrum, har Virksomheden udarbejdet denne Kvalitetshåndbog efter Gulvbranchens Vådrumskontrols vejledning i udformning af et kvalitetsstyringssystem. Gulvbranchens Vådrumskontrol benævnes efterfølgende GVK. Formål Formålet med denne Kvalitetshåndbog er at beskrive virksomhedens kvalitetsstyring der sikrer en korrekt udførelse af gulvbelægninger og vægbeklædninger i vådrum. Kvalitetsstyringssystemet består af følgende: Kvalitetshåndbog Procedure for vådrumsansvarlig Standardblanketter for kvalitetssikring Indholdsfortegnelse: Afsnit Side 1. Virksomhedsbeskrivelse 2 2. KS systemets opbygning og anvendelse 4 3. Procedure for vådrumsansvarlig 9 4. Kvalitetsstyringssystemet - implementering 10 1. Virksomheden 1.01. Data V. I. Nylsen Gulvservice ApS Gulvvej 2 5678 Gulvkøbing CVR nr.: Telefon: Mobil: Fax.: E-Mail: Web: 1.02. Forretningsområde V. I. Nylsen Gulvservice ApS (efterfølgende benævnt V. I. Nylsen ApS) beskæftiget sig indenfor brancheområdet siden 1987, og blev omdannet til et anpartsselskab i 2002 som følge af et generationsskifte i virksomheden. V. I. Nylsen ApS er et selskab der udfører gulvlægningsarbejder i såvel hoved- som underentreprise for private og offentlige bygherrer. Arbejderne kan udføres efter tilbud eller regning. Forretningsområdet for certificeringen omfatter: Montering af gulvbelægninger og vægbeklædninger af vinyl i vådrum jf. bestemmelserne i de tekniske forskrifter under GVK. 1.03. Organisation Side 2 af 10
V. I. Nylsen ApS beskæftiger i alt 5 medarbejdere: Peter Larsen er direktør og vådrumsansvarlig. 1 deltidsansat kontorassistent 3 gulvlæggere Kvalitetshåndbog for: V. I. N. GULVSERVICE APS 1.04. Virksomhedens kvalitetsmålsætning V. I. Nylsen ApS ønsker at fremstå som en kvalitetsbevidst virksomhed, der udfører sine entrepriser fagligt korrekt i overensstemmelse med indgåede aftaler. Alle entrepriser udføres under hensyntagen til, at arbejdet kan udføres sikkerheds-, sundheds-, kvalitets- og miljømæssigt korrekt med tilhørende ressourceanvendelse, herunder håndtering af affald. Det er et mål at undgå svigt og spild. Det er et afgørende konkurrenceparameter, at kunne levere den aftalte kvalitet til den aftalte tid. Forventninger og behov ændrer sig hele tiden, derfor er det vigtigt at give arbejdsbetingelserne der motiverer medarbejderne til at tilegne sig ny viden. Direktør Peter Larsen eller en af ham udpeget person er virksomhedens KS- ansvarlig. Kvalitetsmålsætning efterleves ved følgende: At overholde indgåede aftaler, herunder tidsplaner At arbejder udføres efter gældende regler og fagligt korrekt i overensstemmelse med pkt. 2.01 At anvendte materialer er fejlfri og opfylder de stillede minimumskrav, der er anført under GVK. At nødvendige dokumenter, beskrivelser og tegninger mv. er til rådighed på arbejdspladsen, så medarbejderne kan konstatere kvaliteten af den opgave, der skal udføres At informerer bygherren om opgavens løsning og omfang samt formidle de tekniske informationer til leverandører og medarbejdere At sikre at der er rådighed over medarbejdere og udstyr i det omfang, der er nødvendigt for at udføre opgaverne konditionsmæssigt At medarbejderne opfylder gældende uddannelseskrav, og til enhver tid er i besiddelse af den nødvendige teknisk og faglig viden At ajourføre viden ved deltagelse i relevant efteruddannelse At underentreprenøren og dennes medarbejdere opfylder gældende uddannelseskrav, og til enhver tid er i besiddelse af den nødvendige teknisk og faglig viden At følge med i udviklingen, både med hensyn til teknisk viden, produkter og metoder At udføre en gennemgang af det udførte arbejde ved afslutningen At der, hvor der ved afleveringsforretningen konstateres fejl eller mangler, aftales en tidsplan for udførelsen af disse mangelarbejder At der ved reklamationer fra kunden, tages kontakt til denne senest 2 arbejdsdage efter at reklamationen er modtaget At virksomhedens mål er at undgå reklamationer ved løbende at forbedre kvaliteten ved systematisk anvendelse af kvalitetsstyring og -sikring At efterleve nærværende KS-system på den korrekte måde At virksomheden er underlagt GVKs kontrol jf. GVKs tekniske bestemmelser At, ved sager over for private kunder, afleverer Vådrumsattesten, skema B02, efter arbejdes slutkontrol. Ved afvigelse i forhold til virksomhedens kvalitetsmålsætning foretages afvigelsesbehandling i henhold til afsnit 2.11 i denne KS håndbog, omhandlende afvigelser. Side 3 af 10
2. Kvalitetsstyringssystemets opbygning og anvendelse 2.01. Lov- og regelgrundlag Kvalitetsstyringssystemets (KS-system) formål er, at dokumentere kvaliteten af det udførte arbejde ved overholdelse af V. I. Nylsen ApS kvalitetspolitik og følgende myndighedskrav m.v. Mindst en gang årligt - i februar, og ellers når der sker ændringer i det tekniske grundlag for vådrumsarbejder, fremsender GVK til den enkelte medlemsvirksomhed et opdateret skema A01, Oversigt over myndighedsregler og tekniske anvisninger. 2.02. Oversigt over blanketter KS systemet opbygges af denne kvalitetshåndbog med følgende procedurer: Procedure for den vådrumsansvarlige jf. afsnit 3. Følgende dokumenter anvendes til registrering og dokumentation: A. Kvalitetsregistrering Blanket nr. GVK oversigt over myndighedsregler og tekniske anvisninger (Fremsendes fra GVK) A01 GVK godkendte materialer (Fremsendes fra GVK) A02 Oversigt over medarbejderkvalifikationer A03 Afvigerapport A04 Intern vurdering A05 Samleskema A06 B. Vådrum Kontrolskema B01 Vådrumsattest (vådrum i privat regi) B02 C. Ved opgaver hvor der er aftalt kvalitetssikring Modtagekontrolskema (ved opgaver hvor der er aftalt kvalitetssikring) Proceskontrolskema (ved opgaver hvor der er aftalt kvalitetssikring) D. Sagsreference: Ved alle sager anvendes side 1 af skema B01, som sagsreference over for GVKs kontrol. Gulvbranchens KSskemaer B01 A, (Forsiden af B01) 2.03. Ansvar V. I. Nylsen ApS sikre: At KS-systemet opbygges, vedligeholdes og efterleves At efterleve det tekniske grundlag og de informationer der fremsendes fra GVK jf. pkt. 2.01 samt de anvisninger GVKS KONTROL fremkommer med ved kontrolbesøg i virksomheden. At den vådrumsansvarlige har gældende bevis fra GVKs interne kurser for vådrumsansvarlige, samt at det er registreret på skema A03, Oversigt over medarbejderkvalifikationer. At vedligeholdelsen af beviset for vådrumsansvarlige ske inden det 5. års udløb fra sidste udstedelsesdato ved at deltage på GVKs opdateringskurser eller At vådrumsansvarlige deltager, når GVKs kontroludvalg på grund af væsentlige ændringer i det tekniske og lovgivningsmæssige grundlag for arbejder med vinyl i vådrum, indkalder til fornyet kursus med tilhørende prøve. At medarbejdernes svejsecertifikat er gældende og registrere dette på skema A03, Oversigt over medarbejderkvalifikationer. At hvor der anvendes underentreprenører sikres, at underentreprenøren og dennes medarbejdere opfylder gældende uddannelseskrav, er i besiddelse af den nødvendige tekniske og faglige viden mv. Side 4 af 10
2.04. Intern vurdering V. I. Nylsen ApS KS-system evalueres internt i virksomheden mindst én gang årligt (dokumenteres på skema A05, Intern vurdering ). Som minimum efterprøves følgende områder: Procedure for vådrumsansvarlig Afvigelsesbehandling, herunder reklamationer Afprøvning af prøve- og måleudstyr Medarbejderkvalifikationer, kørekort, certifikater, kursusbeviser m.v. Myndighedsregler og tekniske anvisninger Stikprøvekontrol på repræsentativt udvalg af udført kvalitetssikring Opfølgning på afvigelser konstateret ved den eksterne audit Ved afvigelser foretages afvigelsesbehandling i henhold KS håndbogens afsnit 2.11. For løbende forbedring af KS systemet inddrages medarbejderne, der løbende kan komme med forbedringsforslag til virksomhedens ledelse. 2.05. Ekstern kontrol. V. I. Nylsen ApS skal, som en følge af sit medlemskab af GVK, aktivt medvirke til at KS systemet bliver kontrolleret og godkendt af GVKs kontrol med intervaller, der ikke overstiger 12 måneder de 2 første år, og herefter 24 måneder. Vådrumsansvarlig(e) skal være til rådighed ved kontrolbesøget og sikre opfølgning på konstaterede afvigelser. Entreprenørmedlemmerne er forpligtede til løbende at registrere de vådrum, der udføres, med tilhørende teknisk information på et Samleskema, A06, der udleveres til kontrollanten ved hvert kontrolbesøg, der efterfølgende fremsender skemaet til GVK. Kontrolbesøget indeholder: En gennemgang af V. I. Nylsen ApS kvalitetssikringsdokumentation med en stikprøve blandt de sager, der er udført i perioden siden sidste besøg. Kontrollanten skal have uhindret adgang til dokumentationsmaterialet. Vådrumskontrol aktivt på stedet - af 2 af hinanden uafhængige sager i forbindelse med kontrolbesøget. Konstateres der væsentlige fejl i dokumentationsmaterialet eller fejl/mangler i de enkelte vådrum, vil der blive aftalt et genbesøg, hvor de mangler, der blev konstateret ved først besøg, skal være rettet. Konsekvens som følge af fejl: Konstateres der fejl i dokumentation og/eller udførelsen af vådrum, forlænges/genindføres perioden med 1 årlig kontrol i virksomheden, indtil der igen er 2 års anmærkningsfri periode. De ekstra omkostninger, der er til de opfølgende kontroller, som følge af fejl og mangler samt efterfølgende ekstra 1 års kontrol, skal betales af den enkelte virksomhed. Ved gentagende fejl over 2 år, eller ved grov tilsidesættelse af det tekniske grundlag for vinylarbejder i vådrum, vil den eksterne kontrol i henhold til samarbejdsaftalen mellem GVK og den eksterne kontrol, indberette forholdet til GVK. Manglende samarbejde med GVKs kontrol: Såfremt en medlemsvirksomhed er passiv over for henvendelse om kontrol fra GVKs eksterne kontrol, vil den eksterne kontrol i henhold til samarbejdsaftalen mellem GVK og den eksterne kontrol indberette forholdet til GVK. Side 5 af 10
GVKs sanktioner: GVKs kontroludvalg kan på baggrund af indberetninger fra den eksterne kontrol, inddrage virksomhedens GVK-godkendelse, indtil virksomheden har dokumenteret, at de har efterlevet retningslinjerne i denne Kvalitetshåndbog. Ved grov tilsidesættelse eller gentagne tilfælde kan GVKs kontroludvalg ekskludere medlemsvirksomheden fra GVK-ordningen. 2.06. Indgåelse af aftaler Før der afgives tilbud skal det sikres: At kravene til det færdige arbejde inkl. materialevalg er tydelige og dokumenteret At uklarheder afklares med kunden inden arbejdet igangsættes At virksomheden har det nødvendige udstyr til mandskab til løsning af arbejdsopgaven. Aftaler skal være skriftlige og dokumenteres ved anvendelse af aftaleseddel, forbrugeraftale, entreprisekontrakt eller tilsvarende. Mundtlige aftaler kan undtagelsesvis anvendes. Aftalen dokumenteres hurtigt med et notat med oplysninger om tidsplan og øvrige aftalevilkår samt med efterfølgende underskrift at begge parter. Arbejdet kan sættes i gang, når omfang og vilkår skriftligt er accepteret af bygherren. 2.07. Procesgranskning Ved større opgaver udfører V. I. Nylsen ApS en egentlig procesgranskning, der som minimum skal indeholde følgende aktiviteter: Forundersøgelser fx ved anvendelse af side 2 i skema B01. Granskning af udleveret projektmateriale, herunder tegninger og beskrivelser m.v. Udarbejdelse af spørgsmål på spørgeskema til projektgennemgangsmødet Udarbejdelse af nødvendigt supplerende tegningsmateriale Opgørelse af materialeforbrug Tilrettelægning af arbejdet, herunder bemanding Kvalitetssikring og fastlæggelse af kontrolomfang Arbejdsmiljøforhold Miljøforhold, herunder håndtering af affald m.v. Hvis der i forbindelse med procesgranskningen konstateres afvigelser, skal der foretages afvigelsesbehandling i henhold til afsnit 2.11. Der afholdes projektgennemgangsmøde med bygherren, eller dennes repræsentant i fornødent omfang. På mødet fremlægges plan for kvalitetssikring, arbejdsmiljø og miljøforhold for arbejdsopgaven. 2.08 Indkøb og modtagelse af materialer Materialer skal overholde gældende bestemmelser og være godkendt jf. GVK materialeliste skema A02, herunder korrekt mærkning. GVK fremsender 1 gang årligt i februar en opdateret liste, skema A02, med en oversigt over GVK godkendte vådrumsbelægninger. Ved modtagelse kontrolleres materialerne for fejl og mangler, og det sikres, at nødvendige monteringsvejledninger og vedligeholdelsesinstruktioner mv. medfølger. Håndtering og opbevaring af materialer skal foregå i henhold til leverandørens anvisning, herunder, at materialerne er behørigt beskyttet mod sollys, stød, temperatur, fugtighed eller andre forhold, der kan opstå under modtagelse eller opbevaring. Bygherreleverancer er omfattet af ovenfor nævnte krav. Modtagekontrol dokumenteres ved større opgaver, hvor der er aftalt kvalitetssikring, på Gulvbranchens KS-skemaer. Side 6 af 10
For øvrige sager dokumenteres arbejdet på Vådrumskontrolskema, B01. 2.09 Arbejdets udførelse Inden arbejdet påbegyndes skal arbejdsprocesserne udpeges og planlægges, så arbejdet kan udføres kvalitets-, sikkerheds-, sundheds- og miljømæssigt korrekt. Rum og materialer, hvor i og på arbejdet skal udføres, skal være opvarmet og med en fugtighed, der er egnet for en kvalitetsmæssigt korrekt udførelse. Materialer og produkter skal være fejlfri, og inden installation kontrolleres der for anvendelighed og mangler. I tvivlstilfælde afgør den vådrumsansvarlige om forudsætningerne er overholdt, herunder om konditionerne i rum og på overflader er acceptable samt om belægningsmaterialerne og hjælpeprodukter kan anvendes. Medarbejderne instrueres om følgende forhold: Tidsplan for entreprisen Udførelsesmetode, herunder instruktioner og installationsvejledninger m.v. Materialehåndtering for at undgå forveksling og beskadigelse m.v. Maskiner, udstyr og tekniske hjælpemidler, herunder brugsanvisning og instruktion Sikre medarbejdernes forståelse for opgavens indhold og udførelse ved gennemgang af tegninger og beskrivelser Arbejdsmiljø, herunder sikkerhed og personlige værnemidler m.v. Arbejdet skal udføres i overensstemmelse med det tekniske grundlag jf. pkt. 2.01. Ved ændringer anvendes en Afvigerapport, skema A04, og hvor der er tale om ekstraarbejder anvendes en aftaleseddel. Proceskontrol dokumenteres ved større opgaver på Gulvbranchens KS-skemaer og journaliseres over for GVK og GVKs eksterne kontrol ved at anvende forsiden af skema B01 som sagsreference. For øvrige sager dokumenteres arbejdet på Vådrumskontrolskema B01. 2.10. Aflevering Arbejdet afleveres til bygherren som aftalt, herunder udlevering af følgende: Kvalitetssikring (ved nybyggeri og på større renoveringsopgaver), hvis det er omfattet af aftalegrundlaget Drift og vedligeholdelsesplan på nyanlæg og komponenter Faktura Ved arbejder hos private kunder, afleveres Vådrumsattest, skema B02. 2.11. Afvigelser Afvigelser og reklamationer registreres på blanket A04 med angivelse af om det omhandler: Reklamation Klager fra kunder efter at arbejdet er afleveret Afvigelse Mangler eller fejl i projektet, installerede ydelser eller materialer Afvigelse fra gældende bestemmelser Teknisk observation, der gøres på stedet og som har betydning for: Kvaliteten og sikkerheden i den færdige installation Det omgivende miljø Det vurderes om konstaterede afvigelser kan klares med en korrigerende handling, eller om der skal etableres et nyt grundlag. Side 7 af 10
Forslag til korrigerende handling, eller etablering af nyt grundlag skal forelægges kunden inden handling iværksættes. Korrigerende handling beskrives og dokumenteres ved udfyldelse af en Afvigerapport, skema A04, samt med en henvisning til afvigerapporten på Vådrumskontrolskema B01. For at opnå en bedre forståelse for virksomhedens arbejde samt opnå kvalitetsforbedringer, behandles Afvigelsesrapporter ved den årlige interne evaluering. 2.12. Leverandører Det skal sikres at leverandører opfylder følgende krav inden de godkendes som leverandør: Beklædninger og belægninger til hhv. gulv og væg skal opfylde GVKs krav til dokumentation jf. GVKs Godkendelsesprocedure for vinylbelægninger til vådrum og fremgå af GVKs materialeliste, skema A 02. I henhold til byggeleveranceklausulen, der gælder materialeleverancer til statsligt og statsstøttet byggeri samt til byggeri, hvorom særlig aftale om udvidelse af ansvarsperioden skriftligt er aftalt med Sælger (materialeleverandøren), gælder desuden følgende regler: Sælgers ansvar for mangler ved leverancer ophører 5 år efter aflevering ad det byggeri, hvori leverancen indgår. Ved leverancer til lager eller videresalg ophører ansvaret dog senest 6 år efter levering til Køberen. 2.13. Kvalitetsdokumentation Kvalitetsdokumentation skal opbevares i virksomheden i mindst 5 år på en måde, der sikrer let genfinding, identifikation og læsbarhed. 2.14. KS-dokumenter GVK oversigt over myndighedsregler og tekniske anvisninger, skema A01. GVK godkendt materialeliste, skema A02. Oversigt over medarbejderkvalifikationer, skema A03. Afvigerapport, skema A04. Intern vurdering, skema A05. Vådrumskontrolskema (B01) Vådrumsattest (B02) Ved større opgaver og hvor det er aftalt, kvalitetssikringsdokumentation på Gulvbranchens KS-skemaer for hhv. modtage- og proceskontrol. Her anvendes forsiden af Vådrumskontrolskema B01 som sagsreference over for GVK og GVKs eksterne kontrol. Side 8 af 10
3. Procedure for den vådrumsansvarlige 3.01. Formål Formålet med denne procedure er at beskrive de aktiviteter, der skal efterleves i forbindelse med planlægning og udførelse af gulvbelægninger. 3.02 Ansvar Den vådrumsansvarlige er ansvarlig for efterlevelse, herunder: At bemande opgaver med certificerede medarbejdere. At vurdere og følge op på behovet for uddannelse og efteruddannelse. Medarbejderkvalifikationer er registreret på blanket A03. At instruere og føre tilsyn med arbejderne. At virksomheden råder over en ajourført og gældende samling af myndighedsregler iht. pkt. 2.01. At brugsanvisninger og instruktioner m.v. er til rådighed for medarbejderen. At virksomheden anvender tekniske hjælpemidler og prøve- og måleudstyr i rette kvalitet til hensigtsmæssig løsning af arbejdsopgaverne, herunder: o Udstyret skal kontrolleres og kalibreres i henhold til leverandørens anvisning. o Udstyret skal kontrolleres for funktion i overensstemmelse med leverandørens anvisning inden brug. At sikre at evt. underentreprenører arbejder efter samme retningslinier, som er gældende for virksomhedens egne medarbejdere jf. ovenstående. 3.03 Annullering af gældende beviser for vådrumsansvarlige. Sker der radikale ændringer i det tekniske og lovgivningsmæssige grundlag for arbejder med vinyl i vådrum, kan GVKs kontroludvalg indkalde til fornyet kursus med tilhørende prøve og efterfølgende annullere hidtil gældende beviser for vådrumsansvarlige. Side 9 af 10
4. Kvalitetsstyringssystemet for V. I. Nylsen ApS 4.1. Implementering Det skal meddeles GVK og GVKs eksterne kontrol fra hvilket tidspunkt kvalitetsstyringssystemet tages i anvendelse. Virksomhedens kvalitetshåndbog underskrives af virksomhedens direktør. Indsendt til GVK samt GVKs eksterne kontrol Dato: KS systemets anvendelse i virksomheden Dato: Underskrift direktør / indehaver Side 10 af 10