BOLIGKONTORET FREDERICIA Referat fra bestyrelsesmøde Onsdag den 15. januar 2014, kl. 18.30 i Administrationen Vesterbrogade 4, 7000 Fredericia Indkaldt til mødet: Lis Gregersen, Flemming Lorenzen, Rita Jensen, Verner Zachariassen, Poul Erik Poulsen, Bent Klindt Andersen, Solveig Damkjær, Else-Marie Gøhns, Edvin Steiness, Jonna Hansen, Jørgen Andersen, Gitte Christiansen, Kirsten Sørensen, Jimmy Andersen, Anker Warncke, Jytte Matthiesen, Connie Lauridsen, Lone Jensen, Lone Löyche, Allan Deluga, Karin Grønning Preben Lærche, Steffen Møller Borgbjerg og Finn Muus. Afbud: Lone Jensen, Jørgen Andersen, Bent Klindt Andersen og Preben Lærche Referat 1. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet den 12. december 2013 Indstilling: Til godkendelse. 2. Diverse informationer fra BL Redegørelse: http://bl.dk/bl-informerer/ Til Orientering: Taget til efterretning 1
3. Diverse meddelelser fra Landsbyggefonden. Redegørelse: LBF nr. 621 Region / kommune Familie Ældre Ungdom I alt Procent Region Syddanmark 1.079 17 123 1219 (449) 1,04 Middelfart 4 0 3 7 0,31 Assens 40 0 0 40 (3) 2,17 Faaborg-Midtfyn 20 10 2 32 (5) 1,24 Kerteminde 1 0 0 1 (1) 0,07 Nyborg 24 0 0 24 (3) 0,93 Odense 19 0 0 19 (15) 0,08 Svendborg 171 0 38 209 (165) 4,36 Nordfyns 10 0 3 13 (2) 1,03 Langeland 1 0 0 1 0,15 Ærø 0 0 2 2 0,39 Haderslev 183 0 20 203 (52) 3,53 Billund 2 0 1 3 0,13 Sønderborg 163 1 5 169 (16) 1,73 Tønder 70 2 0 72 (21) 2,90 Esbjerg 9 0 8 17 (5) 0,11 Varde 36 0 2 38 (13) 1,11 Vejen 30 2 4 36 1,28 Aabenraa 68 0 14 82 (29) 1,47 Fredericia 52 0 0 52 (5) 0,76 Kolding 73 2 10 85 (28) 0,92 Vejle 103 0 11 114 (86) 1,07 Til orientering: Taget til efterretning 4. Orientering vedr. proces for Købmagergade skole Indstilling: Det skal klarlægges hvilke krav man fra Fredericia Kommunes side vil stille i forbindelse med en renovering er kitfalsede vinduer et krav vil det medføre store omkostninger som skal beregnes og medtages i beslutningsprocessen. Finn har indkaldt de respektive kommunale embedsmænd til møde for klarlægning af sagen. Beslutning: Taget til efterretning 2
5. Orientering vedr. proces for IP Schmidts Gård Redegørelse: Projektafdelingen har initieret destruktive indgreb for klarlægning af bygningens tekniske tilstand. Der er fundet kritiske tekniske løsninger og problematiske konstruktioner i større dele af bygningen. Indstilling: Til orientering Beslutning: Taget til efterretning 6. Orientering vedr. proces for byggeprojekter på FredericiaC Redegørelse: Der har den 13. januar 2014 været afholdt møde med arkitekt fra Dorte Mandrups Tegnestue med en afklaring af mulige lejlighedsstørrelser. Nyt indledende møde afholdes den 30. januar i København hos Dorthe Mandrups Tegnestue. Indstilling: At orienteringen tages til efterretning. At organisationsformand, næstformand samt formanden for Seniorboudvalget og energi og bæredygtighedsudvalget deltager i mødet i København, såfremt der den 30. januar er stof der skal tages en overordnet stillingtagen til. Beslutning: Taget til efterretning og godkendt. 7. Drøftelse af igangværende overenskomstforhandlinger med Teknisk Landsforbund. Redegørelse: I forbindelse med BL s overtagelse af forhandlingsretten for inspektører blev der i 2008 indgået en aftale med Fagligpuls. Inspektørerne i Boligkontoret Fredericia var på daværende tidspunkt dækket af en overenskomst med Teknisk Landsforbund som i forbindelse med udløbet af perioden blev opsagt med almindelig varsel. Teknisk Landsforbund har ikke ville anerkende opsigelsen da overenskomsten er bundet op på den kooperative Hovedaftale og derfor ikke kan opsiges men alene genforhandles. Sagen har nu kørt i 6 år og der er ikke fundet en løsning. På centrale punkter er der forskelle i overenskomsten herunder blandt andet jobløn hvor overenskomsten i Fagligpuls regi åbner op for at man i forhold til løn herunder placering på lønskalaen ikke bliver godtgjort for overarbejde herunder aftenmøde med mere. Indstilling: At der i forbindelse med forhandlingerne med Teknisk Landsforbund indarbejdes og beskrives en fleksibilitet i forhold til overarbejde. Man må kunne forvente at kravet om jobløn vil være en del af de forestående overenskomstforhandlinger. 3
8. Ændring af fortrinsretten på grund af separation, skilsmisse eller brudte parforhold. Redegørelse: I bekendtgørelse af lov om udlejning af Almene boliger 8 gives der boligorganisationen mulighed for at en Boligsøgende som fraflytter en bolig i Boligorganisationen på grund af separation, skilsmisse eller et brudt parforhold en fortrinsret (opskrivning på oprykkerventelisten) til boligorganisationens boliger i op til et år. Fortrinsretten kan kun benyttes såfremt den fastsatte karenstid på 1 år (i boligkontoret Fredericias karentstid) er udløbet. Indstilling: Til drøftelse og godkendelse 9. Oprettelse af et beboerdemokrati udvalg Redegørelse: Sammenlægningsudvalget foreslår at der oprettes et beboerdemokratisk udvalg, der sammen med udvalgte afdelingsformænd skal drøfte beboerdemokratiets udfordringer og muligheder. Herunder en drøftelse, status og ønsker til en fremtid servicering fra administrationen. Indstilling: At bestyrelsen godkender indstillingen og i den forbindelse tager stilling til hvem man vil indstille og antal i medlemmer i udvalget. Beslutning: Et sådant udvalg oprettes, hovedbestyrelsesmedlemmerne Else-Marie Gøhns, Solveig Damkjær, Jonna Hansen, Flemming Lorenzen og Lis Gregersen. Else- Marie Gøhns indstilles til formand for udvalget. Udvalget vil tage stilling til hvilke afdelingsbestyrelses kompetencer der inviteres med i udvalget. 10. Drøftelse vedr. Studietur til Hamborg Redegørelse: Som tidligere drøfte vil det være formålstjenligt at bestyrelsen via en studietur får indsigt og inspiration til nye byggeprojekter. I den forbindelse er der fra Administrationens side indgået en aftale med Danske Bank om at planlægge en studietur til Hamborg i det tidlige forår. At Danske bank er involveret i planlægningen er med baggrund i deres Hamborg Filial hvor de blandt andet har tilbudt at stille personale til rådighed i forbindelse med besigtigelsesturen. Indstilling: Til beslutning 4
11. Meddelelser fra formanden Redegørelse: Hos TREFOR betales gebyr for betaling via PBS, betales via TREFORs hjemmeside betales ikke gebyr dette findes problematisk, men kan ikke umiddelbart ændres. TREFOR har prisstigninger på vej på til alle husstande under TREFOR fjernvarmeforsyning. El priserne hos TREFOR er blandt landets billigste. BLs repræsentantskabsmøde har været afholdt i København med præsentation af et nyt og spændende målsætningspriorgram. Der har været afholdt nytårskur ved Fredericia Kommune. Mange positive ord om et historisk bredt samarbejde på tværs i byrådssagen spændende. Der har været afholdt FU møde i Medborgerhuset. Der har været problemer med at man ikke taler pænt til hinanden i Medborgerhuset. Det er besluttet at indkalde til møder i de respektive afdelinger/udvalg for klarlæggelse af problemet og dets omfang inden der eventuelt indkaldes til stormøde. Kantineleder Karin Hjort Løkkegaard har opsagt sin stilling i Medborgerhuset. Der er ansat en ny med snarlig overtagelse af ansvaret. Der arbejdes med en plan om at caféen på sigt omdannes til en social økonomisk skattepligtigt virksomhed. Beslutning: Taget til efterretning 12. Meddelelser og punkter til beslutning fra Direktøren Redegørelse: 2013 har ikke været et særlig godt år for obligationsmarkedet. Der er set tilfælde med negative afkast. Boligkontoret har i dag 5 depoter. 4 med porteføljeaftale ( banken styrer handlerne selv) og 1 rådgiveraftale ( der bliver handlet efter aftale med økonomichef.) Oversigt Aftale Afkast Danske Bank rådgiver 2,50% OBS Danske Bank portefølje 0,92% Saxo bank portefølje 0,35% Nordea portefølje 0,56 % Arbejdernes landsbank portefølje 1,78% OBS det bedre afkast skyldes udelukkende en kursstigning i de variable obligationer, som vi fik kurstab på tidligere år. Der er beregnet et gennemsnitlig afkast på vores samlede mider på 1,17 % 5
Indstilling er at aftalen med Saxobank opsiges og at der foretages ny aftale med anden rådgiver. 1. valg er PP Capital som uafhængig rådgiver. 2. valg er Alm brand bank. Beslutning: Bestyrelsen besluttede at PP Capital vælges som ny samarbejdspartner. Værdi processen Redegørelse: Til bestyrelsen er fremsendt som bilag de af administrationen og ejendomsfunktionærerne udarbejde værdier på udvalgte områder. Såfremt bestyrelsen kan godkende værdierne foreslås det, at der som opfølgning bliver udarbejdet en brochure der beskriver de udarbejde værdier og disse bliver omdelt til såvel personale som beboere. I samme forbindelse foreslås det at der bliver lavet en præsentationsvideo af Boligkontoret Fredericias værdier og at denne bliver lagt på vores hjemmeside. Budget for udarbejdelse anslås til kr. 150.000. Man skal her være opmærksom på, at der vil ske en ændring af logoet da der vil blive tilføjet en tekst med følgende ordlyd frem for alt hjem Indstilling: Til drøftelse og beslutning Beslutning: Bestyrelsen godkendte udgiften på ca. kr. 150.000 inklusiv moms. Bestyrelsen besluttede at oplæg til tekst og grafik skulle tages op til en endelig beslutning når teksten er blevet drøftet med afdelingsbestyrelserne i Korskær- og Sønderparken. Der indkaldes til møde i en sammenhæng med reklame kampagnen for SønderKorskær. Køb af grøn EL På nuværende tidspunkt betaler vi almindelig markedspris for el en pris der er svingende af flere forskellige årsager. For at sikre en vis stabilitet i udgiften i hvert fald på prisen indstiller vi at der bliver indgået en fastpris aftale med TREFOR på en 2 eller 3 årige periode. Dette er kun gældende for vores fælles el forbrug, idet vi ikke kan beslutte nogen på vegne af den enkelte lejer. Dette vil give en forventet samlet besparelse på ca. 150.000 kr. på vores samlede fælles el forbrug i Boligkontoret. Ønsker vi at fastholde vores grønne profil / image er der mulighed for at til vælge vindstrøm, og stadig forvente en besparelse, dog kun en besparelse på ca. 100.000 kr. bilag fra Trefor af 6. januar 2014 på forventet besparelse. Der vil foreligge frisk beregning den 15/1 2014. 6
Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen godkender en indstillingen om at el på afdelingernes fællesarealer bliver grøn energi. Alternativt grøn energi fra Vindmøller med en foreløbig aftale på 1. år som betyder en besparelse på henholdsvis kr. 132.072 eller kr. 71.594. Beslutning: Bestyrelsen godkendte en aftale om grøn vindenergi for EL. Opførelse af 4 garager på Administrationens parkeringsplads Redegørelse: I forbindelse med indkøb af nye biler og renoveringen og ombygningen af administrationen har det vist sig ønskværdigt at der på parkeringspladsen bliver opført 4 garager. Det har vist sig at der med jævne mellemrum er såvel hærværk som tyverier fra bilerne. Senest er der i forbindelse med nytår sket skade på en af bilerne for ca. kr. 20.000. Opførelsen af garageanlægget beløber til efter indhentning af tilbud til ca. kr. 180.000. Indstilling: Til drøftelse og beslutning der opføres 5 stk. garager til en ca. pris på kr. 225.000. Ansættelse af ny projektmedarbejder i projektafdelingen Redegørelse: Med bagrund i de mange opgaver der administrativt skal behandles i administrationen, godkendte bestyrelse i forbindelse med budgetlægningen for 2014 at der blev afsat penge til ansættelse af en inspektør. Af hensyn opgaveløsningen i såvel drift- og projektafdelingen er der et ønske om, at en ny medarbejder i projektafdelingen skal aflaste projektleder Stefan Weihrauch således at Stefan får tid til at kvalificere og bearbejde vore projekter i begge afdelinger med hensyn til energi og bæredygtighed. Den nye medarbejder skal ligeledes bruge ca. halvdelen af sin arbejdstid på at gennemfører mindre projekter for driftsafdelingen og på den måde aflaste afdelingen. Indstilling: At bestyrelsen godkender indstillingen Opgørelse fra Rafn & Søn Redegørelse: Vi har fra Rafn & Søn modtaget en opgørelse over de indvundne penge i forbindelse med de sager de har kørt for Boligkontoret Fredericias afdelinger. Se herunder. Der er i beløbet ikke fratrukket provenu til Rafn & Søn. Beløb modtaget via Rafn og Søn Afregnet til Rafn Afdeling Beløb 7
JA 215-9.058,83 JA 217-155.981,40 NEJ 218-508.026,25 JA 219-1.857,33 JA 220-354.258,54 JA 221-29.689,52 JA 299-2.289,47 NEJ 310-61.514,60 JA 312-2.508,15 NEJ 314-39.183,44 JA 315-66.191,24 JA 317-44.372,70 JA 319-28.231,13 JA 321-18.415,88 JA 406-72.468,56 JA 407-43.699,56 NEJ 408-40.889,84 JA 416-165.665,00 JA 504-22.278,63 JA 506-323.616,88 JA 511-53.060,38 JA 513-70.947,46 Indstilling: At redegørelsen tages til efterretning -2.114.204,79 Beslutning: Taget til efterretning 13. Meddelelser og punkter til beslutning fra driftschefen Præsentation af markedsføringskampagne for ombyggede og renoverede boliger i Sønder- og Korskærparken. Redegørelse: Redegørelse blev givet af konsulent fra Ørsted gruppen og Driftschefen, herunder den samlede økonomi. Oplægget er at der i forbindelse med en kampagne for Sønderparken og Korskærparken udarbejdes diverse brochure og igangsættes en medie event til at understøtte et åbent hus arrangement i forbindelse med at vore første ombyggede boliger i Korskærparken, som forventes at står færdig i maj måned 2014. Forinden vi udarbejde et oplæg til bestyrelsen er der taget en kontakt til boli.nu for at høre om vi skulle lave noget i fællesskab. Direktør Jens Christian Lybecker fra boli.nu har meddelt at de selv vil arbejde med en eventuel kampagne. De samlede udgifter er inklusiv moms beregnet til kr. 400.000. Indstilling: Til godkendelse Beslutning: Bestyrelsen godkendte indstillingen herunder økonomien men ønskede en inddragelse af afdelingsbestyrelserne i Sønder- og Korskærparken. Herunder at der i den forbindelse bliver taget stilling til logoet hvor der er foreslået en tilføjelse af ordene frem for alt - hjem 8
Præsentation af tiltag og uddybning af hvordan vi rent faktisk kan øge service og tilgængelighed. Redegørelse: Ved driftschefen Indstilling: Vi har øget åbningstiden fra 12,5 til 29 timer pr. uge. Dertil har vi opgraderet telefon service niveauet så man ikke kan blive udsat for ventetid mere end 3 minutter når man ringer til administrationen. Der vil ikke være øgede omkostninger som følge af det øgede service niveau. Beslutning: Taget til efterretning Opfølgning på medlemsfordele (indkøbsforening) med forventet opstart, konkrete aftale m.v. Redegørelse: Medlemsfordele iværksættes pr. d. 1. marts 2014 der er nu aftaler med 12 virksomheder målet er 15 20 virksomheder forud for lanceringen. Indstilling: Til godkendelse Opfølgning på udbud af maler- og rengørings ydelser i forbindelse med flyttelejligheder Redegørelse: Ved driftschefen Indstilling: Der er indledt forberedelser til at udbyde maleristandsættelser og rengøring af flyttelejligheder. Vi har pligt til at kunne dokumentere at udgifterne til disse arbejder er lavest muligt og vi finder det væsentligt at afholde et udbud i faste intervaller. 14. Årshjul for møder i organisationsbestyrelsen 2014 Redegørelse: Se vedhæftede bilag. Til Godkendelse 13. Lukkede sager 9
14. Eventuelt Bestyrelsesmedlem Lone Jensen kunne ikke være tilstede på bestyrelsesmødet men sendte en hilsen til bestyrelsen. Det blev drøftet hvorvidt man mener at suppleanterne skal nævnes på hjemmesiden eller ej. Der sker eventuel ændring i 2015 efter bestyrelsens reducering til 9 medlemmer. Lis Gregersen Flemming Lorenzen Finn Muus Formand Næstformand Direktør Steffen Møller Borgbjerg Referent 10