Specialeaftalemodul v.2.0 (13-12-2010) 1 Vejledning til specialeaftalemodulet i WEBAROS / DELFI Introduktion Specialeaftalemodulet anvendes til registrering af specialeaftaler og tilmelding af specialer efter Uddannelsesbekendtgørelsens (nr. 814) 19 stk. 6 og 7: Stk 6: Universitetet godkender opgaveformuleringen for kandidatspecialet og fastsætter samtidig hermed en afleveringsfrist for specialet og en plan for specialevejledning af den studerende. Specialet skal påbegyndes og afleveres inden for den tidsramme, der i studieordningen for den enkelte uddannelse er fastsat for specialets omfang, og som gælder for heltidsuddannelser Stk 7: Hvis den studerende ikke afleverer specialet inden for den i stk. 6 fastsatte frist, godkender universitetet en ændret opgaveformulering, der skal ligge inden for samme emneområde, og fastsætter samtidig hermed en ny afleveringsfrist på tre måneder. Hvis den studerende ikke afleverer specialet inden for den nye frist, kan den studerende få et tredje eksamensforsøg, jf. eksamensbekendtgørelsen, efter samme regler, som gælder for andet eksamensforsøg. Proceduren i korte træk Specialeaftalemodulet understøtter en procedure for specialetilmelding, hvor de studerende selv indleverer en specialeaftale og tilmelder sig specialet via Selvbetjeningen, men der er også mulighed for at registrere specialeaftalerne administrativt og tilmelde de studerende via WEBAROS. Når specialeaftalerne er modtaget og registreret kan de enten godkendes administrativt eller sendes til godkendelse hos en tredje part (Studieleder eller VIP). Hvis aftalen kan godkendes, modtager den studerende en mail med specialeaftalen og den fastsatte afleveringsdato, der også kan aflæses på Selvbetjeningen under specialeforløbet. Hvis ikke aftalen kan godkendes, modtager den studerende en mail med besked om, at aftalen ikke kan godkendes på det foreliggende grundlag, og at de kan søge yderligere vejledning på faget. Ved specialeaftalens godkendelse tilmeldes den studerende automatisk specialet i DELFI. Denne tilmelding kan kun afmeldes administrativt og kun ved dispensation (fx ved orlov). Hvis specialet ikke afleveres inden for den fastsatte frist udløser det et eksamensforsøg. Den studerende modtager i så fald en mail med besked om, at de kan tilmelde sig specialet igen ved at fremsende en ændret problemformulering til godkendelse via Selvbetjeningen. Afleveres specialet inden for den fastsatte frist, registreres afleveringsdatoen administrativt i aftalemodulet. Specialebedømmelsen, der registreres som andre bedømmelser i DELFI, udløser til sidst automatisk en bestået - eller rejiceret -status i specialeaftalemodulet.
Specialeaftalemodul v.2.0 (13-12-2010) 2 Oversigt over processen Specialet bestås Specialet afleveres Godkendelse af VIP Specialeaftalen godkendes Specialet rejiceres Studerende tilmeldes via Selvbetjeningen Tidsfristen overskrides Administrativ behandling Administrativ godkendelse Specialeaftalen godkendes ikke Studerende tilmeldes administrativt via WEBAROS 1. De studerendes oprettelse af specialeaftaler via Selvbetjeningen De studerende kan indgå specialeaftale og tilmelde sig specialet i Selvbetjeningen under menuen Eksamen > Specialeaftale og tilmelding, hvis de har en specialekode i deres studieprogram, der ikke er bestået.
Specialeaftalemodul v.2.0 (13-12-2010) 3 For at indgå en specialeaftale skal den studerende angive følgende oplysninger: Hvis den studerende har mulighed for at vælge mellem flere forskellige specialetyper i sit studieprogram, vil de blive præsenteret i en rullemenu under punktet Speciale. De fire felter til Titel (DK) og Titel (UK) rummer den officielle specialetitel der trækkes med ud på eksamensbeviset. De kan rumme 76 tegn og kan ikke indeholde formatering og specialtegn. Den studerende har desuden mulighed for at tilknytte et eller flere bilag med yderligere oplysninger til specialeaftalen:
Specialeaftalemodul v.2.0 (13-12-2010) 4 NB! For at de studerende kan indgå specialeaftale via Selvbetjeningen skal eksamenskoden være markeret som specialekode: Hvis faget ikke ønsker, at de studerende tilmelder sig specialet i selvbetjeningen, skal specialemarkering fjernes fra eksamenskoden i DELFI (Eksamen > Studieordninger > Eksamenskoder). Når den studerende har angivet de relevante oplysninger sendes aftalen til godkendelse, og det er herefter ikke længere muligt for den studerende at redigere i aftalen: Status på aftalen skifter fra Redigeres af den studerende til Afventer administrativ behandling. Den studerende kan via status på aftalen og mailbeskeder følge med i hele godkendelsesprocessen.
Specialeaftalemodul v.2.0 (13-12-2010) 5 2. Den administrative oprettelse og behandling af specialeaftalen Den administrative behandling af specialeaftaler og tilmelding til specialeeksamen sker fra menupunkterne Eksamen > Specialeaftale og tilmelding og Eksamen > Find specialeaftale i WEBAROS. Under menupunktet Specialeaftale og - tilmelding kan du oprette og redigere specialeaftaler. Under menupunktet Find specialeaftale kan du fremsøge specialeaftaler på status fx Afventer administrativ behandling til videre behandling. Oprettes en specialeaftale administrativt får den status Redigeres af administrativ medarbejder. Med denne status kan den studerende se specialeaftalen i Selvbetjeningen, men ikke redigere i
Specialeaftalemodul v.2.0 (13-12-2010) 6 den. Den administrative oprettelse sker i samme aftaleskabelon som anvendes af de studerende i Selvbetjeningen (se ovenfor). Hvis specialeaftalen er oprettet af den studerende i Selvbetjeningen kan du søge den frem via billedet Find specialeaftale i WEBAROS på status Afventer administrativ behandling. Du kan herefter redigere i alle aftalens indtastningsfelter i forbindelse med den administrative behandling og gemme disse ændringer med knappen Gem før aftalen godkendes eller afvises. I feltet Periode start / slut lægger systemet automatisk dagsdato som startdato og specialets normering (30ECTS = 180 dage) som slutdato (afleveringsfristen). Begge datoer kan redigeres administrativt med et klik på kalender-ikonet. Da systemet ikke ved om slutdatoen fx falder inden for ferieperioder eller på søn- og helligdage bør den altid tjekkes.
Specialeaftalemodul v.2.0 (13-12-2010) 7 3. Godkendelse eller afvisning af specialeaftalen For at godkende specialeaftalen skal du trykke på knappen Gem og godkend formulering. Specialaftalen skifter herefter status til Godkendt, og den studerende modtager en bekræftende mail med aftalen og afleveringsdatoen (DELFI-brev nr. 4721 bilag 1). Hvis aftalen ikke kan godkendes skal du trykke på knappen Afvis formulering, hvorefter aftalen skifter status til Formulering ikke godkendt. Den studerende modtager automatisk en mail med besked om, at aftalen ikke kan godkendes på det foreliggende grundlag (DELFI-brev nr. 4720 bilag 2). Den studerende kan herefter tilgå specialeaftalen i Selvbetjeningen og indsende en revideret specialeaftale. Du bør løbende følge op på aftaler med status Afventer administrativ behandling. Hvis aftalen skal godkendes af en anden (studieleder eller VIP), skal du indtaste mail-adressen på den person, der skal godkende aftalen i feltet Skal godk. af (email) og trykke på knappen Gem og send til godkender. Systemet sender automatisk en mail til godkender med besked om, at der ligger en specialeaftale til godkendelse i Selvbetjeningen (DELFI-brev nr. 4725 bilag 3). I godkenders Selvbetjening fremkommer menupunktet Godkend specialer med efterfølgende angivelse af antal aftaler til godkendelse i parentes. Godkender kan ikke redigere i aftalen før den godkendes eller afvises. Godkendelsen af specialeaftalen udløser en eksamenstilmelding på specialet i DELFI. Denne tilmelding kan ikke afmeldes af den studerende. En afmelding af specialet kan kun ske administrativt ved dispensation.
Specialeaftalemodul v.2.0 (13-12-2010) 8 Da tilmeldingen til specialet foregår som en normal eksamenstilmelding med regeltjek i DELFI, vil der komme en fejlbesked ved godkendelsen, hvis tilmeldingen strider mod gældende regler i studieordningen: NB! Når aftalen skal godkendes af en anden foregår dette regeltjek allerede ved aftalens fremsendelse til Godkender. 4. Aflevering af specialet Når den studerende afleverer specialet skal afleveringsdatoen registreres i systemet. Det gør du ved at klikke på knappen Speciale afleveret og vælge afleveringsdatoen i kalenderen, der dukker op i billedet. Vær opmærksom på, at afleveringsdatoen aldrig kan være efter afleveringsfristen. Specialeaftalen ændrer herefter status til Afleveret. Når bedømmelsen af specialet sidenhen forelægger, og den er tastet / kontroltastet i DELFI, ændrer specialeaftalen igen status til enten Bestået eller Rejiceret.
Specialeaftalemodul v.2.0 (13-12-2010) 9 4.a Forlængelse af specialeperioden Hvis specialeperioden skal forlænges på grund af orlov eller dispensation, kan du ændre afleveringsdatoen ved at trykke på kalender-ikonet ud for slutdatoen og derefter trykke på Gem. Den gamle periode vil herefter fremgå under den aktuelle periode til orientering. Du kan (og bør) herefter taste en begrundelse eller kommentar til periodeforlængelsen i bemærkningsfeltet. Hvis perioden fx er forlænget på grund af orlov, skal du vælge dato og taste Periode forlænget pga. orlov. Husk at afslutte med Gem. Du skal være særligt opmærksom på periodeforlængelser på grund af orlov, da studerende ikke må være aktive og tilmeldt eksamen i det semester, de har orlov. Indskrivningsområdet i Studieforvaltningen har tilrettelagt følgende procedure i forhold til specialetilmeldingen: 1) En studerende med specialetilmelding søger orlov. Den studerende får et brev om, at vedkommende har en tilmelding, og derfor først kan bevilges orlov, når prøven er bestået eller afmeldt. Af brevet vil det fremgå, at hvis den studerende er tilmeldt specialet, skal den studerende kontakte sit fag for at få afmeldt prøven. 2) Den studerende kontakter faget a) Faget sletter den gamle tilmelding b) Faget beregner en ny afleveringsfrist, men laver ikke en ny tilmelding. Den ny afleveringsfrist må ikke være i et semester, der har været berørt af orlov c) Faget oplyser den studerende om, at den studerende selv skal kontakte faget for at få lavet en ny tilmelding, når orloven udløber. 3) I orlovssystemet er tilmeldingen nu væk, og den studerende bevilges orlov. Den studerende modtager et brev herom. 4) Når orloven udløber, skal den studerende kontakte sit fag for at få lavet en ny tilmelding. Denne procedure gælder studerende, der ikke tidligere har haft orlov samtidig med en specialetilmelding. Der er endnu ikke fastlagt en procedure for orlov og specialetilmelding for de studerende, der søger forlængelse af deres orlov, da dette kræver yderligere systemudvikling.
Specialeaftalemodul v.2.0 (13-12-2010) 10 5. Overskridelse af tidsfristen Hvis den studerende ikke afleverer specialet til den fastsatte frist (slutdato kl. 23.59.59), ændrer aftalen automatisk status til Tidsfrist overskredet. Du kan fremsøge specialeaftaler med denne status i billedet Find specialeaftale. Overskridelse af specialeafleveringsfristen udløser et brugt eksamensforsøg, som du registrerer ved at trykke på knappen Speciale ikke bestået. Status på specialeaftalen ændres herefter til Rejiceret og der registreres automatisk et Ikke bestået / Rejiceret resultat i DELFI. Den studerende modtager med det samme en mail fra systemet med besked om, at specialefristen er overskredet, og at specialet kan tilmeldes igen inden for 14 dage med en ændret problemformulering og en ny afleveringsfrist på 3 måneder (Brev nr. 4722 / 4723 bilag 4). Den studerende kan herefter tilmelde sig specialet igen via Selvbetjeningen, eller du kan tilmelde den studerende administrativt ved at klikke på Nyt forsøg.
Specialeaftalemodul v.2.0 (13-12-2010) 11 Proceduren for godkendelse og tilmelding til de efterfølgende specialeforsøg (2., 3. og evt. 4. forsøg) er den samme som den, der er beskrevet for tilmelding til det første forsøg. Der knyttes en ny aftale til hvert forsøg, og du kan under punktet Forsøg i aftaleskabelonen vælge, hvilken aftale du vil se: 6. Overblik over specialeaftaler Under menupunktet Find specialeaftale kan du foretage en specificeret udsøgning af specialeaftaler til statistik og anden viderebehandling i et excel-regneark. Specialeaftalerne fremsøger du ved at angive status (og/eller) periode for afleveringsfrist (og/eller) antal forsøg (og/eller) vejleder (og/eller) godkender (og/eller) eksamenskode. Søgeresultatet kan du herefter eksportere til regnearket ved at trykke på knappen Udskriv til Excel.
Specialeaftalemodul v.2.0 (13-12-2010) 12 Regnearket fremsendes til din mail-adresse.