KIGO Ansvarlig KIGO-instruks til projektledere og programledere i kommunerne Indhold Læsevejledning... 1 1. Gennemgang af skærmbilleder... 2 Startbillede... 2 Ved klik på projekt... 2 Ved klik på et interval (hovedopgave)... 4 Faneblade under et interval (hovedopgave)... 4 En opgave... 5 Farvestatus... 6 Hvornår får du en e-mail?... 7 2. Oprettelse af brugere... 9 Brugergrupper... 9 Opret bruger... 9 Roller og rettigheder... 11 Tildel opgaveansvarlig/udfører... 11 Overblik over brugergrupper... 13 Overblik over en brugers opgaver... 13 Noter til en bruger... 14 3. Sådan opretter du egne opgaver i KIGO... 15 Gennemgang af felterne i en opgave... 16 Kopiering af en opgave... 18 Slette en opgave... 18 4. Support til KIGO... 20 Hjælp-funktionen... 20 Læsevejledning Første del af KIGO-instruksen gennemgår de vigtigste skærmbilleder, du som KIGO Ansvarlig vil bruge. Anden del viser de trin, du skal igennem for at kunne oprette din projektorganisation i KIGO herunder også hvordan du tildeler opgaver til dig selv og dit projektteam i KIGO. Tredje del viser, hvordan du opretter egne opgaver i KIGO (hvis din programleder har tildelt dig rettigheder til det). Sidste del viser, hvor du kan finde mere hjælp til KIGO. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 1/20
1. Gennemgang af skærmbilleder Startbillede Når du som KIGO Ansvarlig logger på, vil du som det første se dit overbliksbillede Mine opgaver. Du får samme overblik ved at klikke på Mine opgaver i øverste højre hjørne: Ved klik på projekt Ved at klikke på et projekt fra startsiden kommer du til det projekt, du er tilknyttet. Det ligger også under fanebladet Projekter. Ved at markere et givent niveau; Projektgruppe, Projekt, Interval (hovedopgave) eller Opgave vises tilhørende detaljer. Her er der klikket på et projekt: KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 2/20
Niveauet Projekt Fanen Intervaller viser oprettede intervaller (hovedopgaver). Desuden er der vejledende hjælpetekst ved mouse-over : KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 3/20
Ved klik på et interval (hovedopgave) På fanebladet Projekter vises de projekter, man som bruger er tilknyttet. Ved at trykke på et givent niveau; Projekt, Interval (hovedopgave) eller Opgave vises tilhørende detaljer: Niveauet Interval Faneblade under et interval (hovedopgave) Fanen Opgaver viser en liste over opgaver inden for valgte interval (hovedopgave). Her er der mulighed for filtrering på opgavestatus og fx udtræk til Excel. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 4/20
På fanen Funktioner kan indsættes en Ansvarlig/Udfører : Udfører: KIGO Brugeren, der skal have opgaven/-erne tildelt. Der vil normalt være flere opgaver i en hovedopgave/interval Ansvarlig: Det vil typisk være den KIGO Ansvarlige En opgave Ved klik på en opgave vises tilhørende detaljer om opgaven. Ved Status kan der påføres ny ansvarlig eller en udfører på den enkelte opgave. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 5/20
Her er der klikket på opgavens Hvordan -faneblad: Fanen Hvordan viser dokumenter og links, der relaterer sig til opgaven. Nye dokumenter og links kan tilføjes. Farvestatus Farvestatus på opgaver har følgende forløb. Grå Gul Når opgaven er ny, er dens farvestatus grå, uanset om vi er før eller efter opgavens startdato. Når opgaven passerer startdato, har det ingen betydning for dens farvestatus. Hvis opgaven herefter ikke bliver ændret til status Fuldført, går den i gult det antal dage før slutdato, der er noteret på opgaven. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 6/20
Rød Grøn Hvis opgaven fortsat ikke bliver ændret til status Fuldført, går den i rød det antal dage før slutdato, der er noteret på opgaven. Ofte vil dette være 0 dage før slutdato, således at opgaven går i rød, når den ikke er fuldført på slutdatoen. Herefter forbliver opgavens farvestatus i rød, indtil opgavens status ændres til Fuldført, hvorefter den altid går i grøn. Bemærk at valgfrie opgaver ikke går i rød. De forbliver gule, indtil opgavens status ændres til Fuldført. En fuldført opgave går altid i grøn, uanset om farvestatus før var grå, gul eller rød. Skift i opgavestatus fra Ikke påbegyndt til Påbegyndt ændrer ikke på opgavens farvestatus. Hvornår får du en e-mail? I følgende situationer vil KIGO generere en e-mail: Startmail Når en opgave passerer startdato, får du som opgaveansvarlig/udfører en e-mail om dette dagen efter. Påmindelsesmail Dagen før en opgave går i gul status, modtager du som opgaveansvarlig/udfører en påmindelsesmail om, at din opgave er gået i gul. Du får også en påmindelsesmail, hvis en opgave går i gul og rød på samme tidspunkt. Der sendes ikke en mail, hvis en opgave går i rød. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 7/20
Start- og påmindelsesmails udsendes samlet på tværs af en række opgaver med emnet Dagens handlinger på KIGO for ikke at sende for mange e-mails. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 8/20
2. Oprettelse af brugere Som projektleder og/eller programansvarlig er du allerede oprettet i KIGO. Du skal nu til at oprette dit eget projektteam. Under fanebladet Brugere oprettes og vedligeholdes brugerorganisationen hos kommunen: 1. Brugergrupper 2. Brugere Brugergrupper For at sikre ensartethed i brugen af KIGO på tværs af kommunerne og til opfølgning, er der allerede ved opstart oprettet et antal brugergrupper: Programmet: Her oprettes de brugere, der tilknyttes selve programmet KSD: Brugere, der skal deltage på dette projekt KY: Brugere, der skal deltage på dette projekt SAPA: Brugere, der skal deltage på dette projekt STS: Brugere, der skal deltage på dette projekt En bruger kan tilknyttes flere brugergrupper. Der må ikke oprettes andre brugergrupper. Opret bruger Trin 1 Trin 1 Klik på fanebladet Brugere. Højreklik på en brugergruppe og vælg Opret bruger. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 9/20
Trin 2 Angiv unikt brugernavn. Der skal anvendes en sammensætning af din kommunekode og initialerne på brugeren, fx 147LT. Det kan også være en sammensætning af din kommunekode og de karakterer, som står foran @ i brugerens mailadresse. Kender du ikke dit kommunenummer, kan du finde det på internettet ved at søge på kommunekode. Trin 2 Udfyld fornavn, efternavn, e-mailadresse og telefonnummer. Klik Opret. Der sendes automatisk en e-mail med aktiveringslink til den angivne e-mail. Trin 3 Du føres til fanen Projektroller. Trin 3 Vælg rollen KIGO Bruger, KIGO Ansvarlig, KIGO Læseadgang eller evt. KIGO Projektleder for det projekt eller de projekter, som brugeren skal tilknyttes. For de projekter brugeren ikke skal tilknyttes, skal der stå (ingen rolle). Klik på Gem roller. Se forklaring på brugerens roller og rettigheder herunder. Det er f.eks. kun KIGO Ansvarlig eller KIGO Projektleder, der kan oprette brugere og tildele stedfortrædere. Det er kun KIGO Projektleder, der kan oprette opgaver i KIGO. Hvis du glemmer din adgangskode og/eller brugernavn, kan du til enhver tid selv rekvirere en ny aktiveringsmail via et link fra KIGOs forside https://kigo3kombit.kmd.dk. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 10/20
Roller og rettigheder Overblik over de forskellige KIGO-roller: KIGO Projektleder KIGO Ansvarlig Programledere og Projektledere, programansvarlige Projektlederstedfortræder KIGO Bruger KIGO læseadgang Kontaktpersoner fra Chefer, og medarbejdere løsningsområder med der blot har brug for integrationer til området læseadgang. og sagsbehandlere Projekter Tilknytte Ansvarlig og Udfører til Opgaver i tilknyttede projekter Oprette noter i tilknyttede projekter Uploade dokumenter for opgaver i tilknyttede projekter Ændre status til "Udført" hvis brugeren er Ansvarlig/Udfører for én eller flere opgaver Modtage Start/Påmindelsesmails hvis brugeren er Ansvarlig/Udfører for én eller flere opgaver Læseadgang til alle elementer tilknyttede projekter Oprette opgaver i tilknyttede projekter Kopiere opgaver i tilknyttede projekter Slette uploade dokumenter og links på opgaver Slette egne opgaver Brugere Tildele stedfortrædere til "KIGO Brugere" Oprette/redigere/slette Brugere Oprette/redigere/slette Brugere i en given kommune Tildele stedfortrædere til "KIGO Brugere" i en given kommune Tildel opgaveansvarlig/udfører Der skal nu tages stilling til, hvem der skal udføre de enkelte opgaver. Det anbefales, at du som KIGO Ansvarlig står som Opgaveansvarlig på dine projekter. Efterfølgende sættes den aktuelle KIGO-bruger på som Udfører. Den angivne KIGO-bruger vil selv kunne sætte en anden udfører på, hvis dette bliver relevant. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 11/20
Man kan påføre opgaveudfører og ansvarlig på tre niveauer i KIGO: Pr. projekt Hvis det er samme opgaveudfører og -ansvarlige, der skal løse alle opgaver i et projekt. Kan dog efterfølgende individualiseres, hvis en enkelt eller flere opgaver i projektet skal tildeles til andre udførere/ansvarlige. Denne fremgangsmåde tager kun få øjeblikke og sikrer samtidig, at alle opgaver i projektet er tildelt en navngiven person. 1. Klik på Mine opgaver og vælg projekt 2. Klik på fanen Funktioner og vælg udfører eller ansvarlig for alle opgaver i projektet 3. Klik Gem. Bemærk, at hvis du både vil angive udfører og ansvarlig, skal du både klikke Gem, når du har angivet udfører, og når du har angivet ansvarlig Pr. hovedopgave/interval Hvis det er samme opgaveudfører og -ansvarlig, der skal løse alle opgaver i et interval. Kan dog efterfølgende individualiseres, hvis en enkelt eller flere opgaver i intervallet skal tildeles til andre udførere/ansvarlige. 1. Klik på Mine opgaver og vælg projekt 2. Vælg en hovedopgave/interval under projektet 3. Klik på fanen Funktioner og vælg udfører eller ansvarlig for alle opgaver i hovedopgaven 4. Klik Gem. Bemærk, at hvis du både vil angive udfører og ansvarlig, skal du både klikke Gem, når du har angivet udfører, og når du har angivet ansvarlig Pr. opgave 1. Klik på Mine opgaver og vælg projekt 2. Vælg en hovedopgave/interval under projektet 3. Vælg en opgave under hovedopgaven 4. Vælg udfører og/eller ansvarlig for opgaven 5. Klik Gem KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 12/20
Overblik over brugergrupper Der er mulighed for at få overblik og eventuelt udtrække e-mail-/telefonlister ved enten at klikke på brugergruppen eller højreklikke og vælge Vis detaljer. Ved tryk på Excel-ikonet stilles samme liste til rådighed i Excel. Overblik over en brugers opgaver Der er mulighed for at se et overblik over en given brugers oplysninger enten ved at klikke på brugeren eller højreklikke og vælge Vis detaljer. De enkelte faner viser brugeroplysninger, hvor fx fanen Opgaver giver en liste over brugerens opgaver. Disse kan filtreres på status på opgaven ved at vinge af ud for den status, der skal medtages i listen. Opgavelisten kan endvidere eksporteres over i Excel ved at trykke på Excel-ikonet. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 13/20
Noter til en bruger Der kan oprettes noter på projekter, hovedopgaver, opgaver og brugere. Hver gang man opretter en note kan man angive, hvem denne skal være synlig for. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 14/20
3. Sådan opretter du egne opgaver i KIGO Kommunen kan oprette egne opgaver i KIGO. Egne opgaver giver kommunen mulighed for at uddybe og tilpasse KOMBITs opgaver til lokale forhold. Egne opgaver kan oprettes inden for eksisterende projekter. Det er ikke muligt at oprette nye projekter eller hovedopgaver til egne opgaver. Du kan oprette egne opgaver i KIGO, hvis du har fået tildelt rollen KIGO Projektleder på et projekt. Hvis du har rollen KIGO Projektleder kan du også tildele andre brugere rollen i samme projekt. KOMBIT har tildelt rollen til alle programledere, der afgør hvem der ellers skal have denne mulighed i kommunen. Du kan oprette en opgave på 2 forskellige måder: 1. Højreklik på en hovedopgave, og vælg opret opgave. Du får en tom opgave som du kan udfylde navn, nummer, beskrivelse osv. på: 2. Højreklik på en opgave og vælg kopier opgave. Der oprettes en kopi af opgaven, som du kan tilpasse og tilrette, inden du gemmer den som en ny opgave: Når du opretter nye opgaver i KIGO er der nogle ting du skal være opmærksom på: 1. Opgavenavn er et fritekstfelt, hvor du kan skrive hvad du vil. KOMBIT anbefaler, at du sørger for, at navnet på de opgaver du opretter, er lette at skelne fra allerede oprettede opgaver. 2. Opgavenummer er et fritekstfelt. Det benyttes som alfanumerisk sorteringsfelt til at angive i hvilken rækkefølge opgaven bliver vist i KIGO. KOMBIT benytter altid 4-cifrede sorteringsnumre, fx 0010. Derfor er 4-cifrede numre reserveret til KOMBITs brug. Derudover vælger du selv, hvilken systematik du vil bruge til KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 15/20
dine egne opgaver. Hvis opgaven er en kopi af en eksisterende kan du fx litrere det gamle nummer (fx 0010A) eller benytte undernummer (0010.01) 3. KOMBIT følger ikke op på de opgaver du opretter. KOMBIT kan se de opgaver der oprettes, men de bliver filtreret fra, når vi følger op. Det betyder, at du selv skal sørge for at registrere korrekt status på den af KOMBIT stillede opgave - også selv om du har oprettet egne opgaver, der dækker det samme. Gennemgang af felterne i en opgave Opgavenavn: Her angives sigende navn for opgaven. Sørg for, at navnet på de opgaver du opretter er lette at skelne fra allerede oprettede opgaver. Skriv fx KOPI forrest i navnet, hvis du ikke vil ændre det. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 16/20
Opgavenummer: Sorteringsnummer for opgaven. KOMBITs opgavenumre er altid 4- cifrede, fx 0010. Derfor er 4-cifrede numre reserveret til KOMBITs brug. Ved nummerering af egne opgaver kan du vælge, om opgaven skal placeres i relation til eksisterende opgaver eller i bunden af hovedopgaven. Ved placering i relation til eksisterende opgaver litreres det oprindelige opgavenummer (fx 0010A eller 0010.01). Ved placering i bunden benyttes bogstav som start på nummeret, fx A01. Beskrivelse: Fritekstbeskrivelse af opgaven. Bemærk at der under fanen Hvordan kan uploades dokumenter med yderligere beskrivelser/vejledninger til opgaven, når opgaven er blevet gemt. Opgavetype: Kan være valgfri, obligatorisk eller kritisk obligatorisk. Når opgaven er obligatorisk eller kritisk obligatorisk vil den gå i rød når slutdato (fratrukket status rød ) nås. Valgfrie opgaver går aldrig i rød. Kritisk obligatorisk benyttes af KOMBIT til opgaver, der er kritiske for gennemførsel af implementeringen og derfor skal følges særlig nøje. Opgavekategori: Er udfyldt og kan ikke ændres. Der står tilvalg i opgaver som kommunen selv har oprettet, og basis i opgaver, som KOMBIT har oprettet. Startdato: Skal angives. Datoen skal ligge inden for hovedopgavens start- og slutdato Slutdato: Skal angives. Datoen skal ligge inden for hovedopgavens start- og slutdato Estimeret tid: Her er det muligt at angive, hvor mange timer opgaven estimeres til. Benyttes ikke af KOMBIT. Forbrugt tid: Her kan angives, hvor mange timer der er brugt på opgaven. Benyttes ikke af KOMBIT. Status gul: Antal dage før slutdato, hvor opgaven skal gå i gul Status rød: Antal dage før slutdato, hvor opgaven skal gå i rød Når du har trykket Opret er opgaven oprettet. Der kommer tre nye faner til højre for Hvad : På Hvordan-fanen kan du oprette links og uploade dokumenter til opgaven. På Noter-fanen kan du oprette noter vedr. opgaven. Du kan vælge om noterne kun skal være synlige for dig, eller om andre skal kunne se dem. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 17/20
På Log-fanen kan du se en log over de hændelser der er sket på opgaven. Kopiering af en opgave Når du kopierer en opgave er alle felterne bortset fra opgavenummer udfyldt på forhånd med indholdet fra den opgave du kopierer fra. Du skal rette i felterne inden du gemmer den nye opgave. HUSK også at ændre opgavens navn, så der er forskel på den oprindelige og den kopierede opgave. Skriv fx KOPI forrest i navnet, hvis du ikke vil ændre det. Uanset den oprindelige opgaves status, vil den nye opgave få status ikke på begyndt når du gemmer den. Hvordan-fanen indeholder kopier af de dokumenter og links, som den oprindelige opgave havde. Du kan slette de links og dokumenter du ikke vil have og tilføje nye. Slette en opgave Du kan slette de opgaver som du selv har oprettet i KIGO. Du kan ikke slette opgaver, som andre med rollen "KIGO Projektleder" har oprettet. Har du brug for at få slettet opgaver, som andre i kommunen har oprettet, skal du i første omgang bede den der har oprettet om at slette. Er dette ikke muligt (fx ved fratrædelser) kan du bede KIGOredaktionen@kombit.dk om at slette opgaven. Når du skal slette en opgave skal du først fjerne ansvarlig og udfører fra opgaven og trykke Gem. Herefter højreklikker du på opgaven i stistrukturen og vælger Slet : KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 18/20
Får du nedenstående besked fra KIGO skyldes det normalt, at du har forsøgt at slette en opgave, der stadig har tilknyttet ansvarlig og/eller udfører. Fjern udfører og ansvarlig, tryk gem og prøv at slette opgaven igen. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 19/20
4. Support til KIGO Du kan få driftsinfo og hjælp til KIGO på KMD s Kundenet KIGO3 (logon nødvendigt har du ikke et brugernavn kan du vælge at bestille et). Har du tekniske spørgsmål til KIGO kan du kontakte KIGOredaktionen@kombit.dk. Har du spørgsmål omkring projekterne og opgaverne skal du følge samme kommunikationsgang som hidtil nemlig projekternes postkasser. Du kan gå ind på KOMBITs hjemmeside, hvor projekterne har deres egne sider med diverse materiale, FAQ er m.v. Hvis du stadig ikke finder svar på dit spørgsmål, så kan du altid sende en mail til projekternes postkasser: ky@kombit.dk, ksd@kombit.dk, sapa@kombit.dk, stoettesystemer@kombit.dk eller MBprogrammet@kombit.dk. Husk du kan altid gå ind på e-learning via hjælp-funktionen, som grundigt viser, hvordan KIGO virker. Hjælp-funktionen Ved klik på Hjælp kommer du frem til e-learning. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 20/20