Brugervejledning til chauffører

Version 5.0 Brugervejledning til chauffører Version pr 20110510 Opdateret og seneste version kan altid hentes på http://webtour.dk/manual Der arbejdes til stadighed på at forbedre vores brugervejledning - så eventuelle kommentarer er altid velkommen. webtour er et webbaseret program, udviklet specielt til flådestyring af turist- og minibusser samt limousiner. Samtidig med at programmet holder styr på bilerne, gør webtour det administrative arbejde lettere. 1

Index Index... 2 Ikoner... 3 Knapper... 3 Angående chaufførs brug af webtour... 4 Beskrivelse af menu område i venstre side af skærmbillede... 5 Beskrivelse af hurtig søgningsfunktioner... 6 Tidslinjer... 6 Beskrivelse af faneblade... 7 Kørsler... 7 Søg, find tidligere kørsler... 8 Funktioner i webtour.mobi... 12 Udskrifter... 15 Udskrifter, specielt for Chauffør mødetider... 16 Udskrivning af en chauffør køreseddel... 18 Færdigmelding af tur... 20 Logout... 21 Appendiks til chauffør brugermanual... 22 Startbillede med eller uden browserfunktioner... 22 Udfyldelse af dato felter uden tidspunkt... 22 Udfyldelse af dato felter med tidspunkt... 22 Tilladelse af popups i Internet Explorer... 23 Tilladelse af popups i Firefox... 24 Egne noter:... 25 2

Ikoner TechHouse.dk a/s, Nørregade 13, 2. Sal, 4100 Ringsted, Telefon: 57 610 611, E-mail: info@techhouse.dk, www.techhouse.dk : Kørsel der er sat chauffør og bus på. : Kørsel som er frigivet. (Chauffører kan nu printe køreseddel) : Kørsel hvor chaufføren har printet køreseddel. : Kørsel som er ændret efter chaufføren har printet køreseddel. : Afsluttet kørsel som venter på tilbagemelding fra chauffør. : Afsluttet kørsel som er tilbagemeldt fra chauffør. : Chauffør behandlet med ændringer (Ændringer i sluttidspunkt eller bemærkninger) : Uret der viser hvor lang tid der er til automatisk log out. Dette kan vises på flere måder alt efter hvor tæt man er på log out. Knapper : Gemmer en tur. : Fortryd bringer dig tilbage til forrige side : Sletter en tur. : Udskrift : Fil(er) til denne kørsel : Farveskift angående melding om konkret fil : Noter til denne kørsel : Noter til denne kørsel hvor der faktisk ligger en note : Søg : Find dato og tidspunkt på kalender 3

Angående chaufførs brug af webtour Vi tror på at chaufførerne er blandt af de vigtigste medarbejdere i en vognmandsforretning og de bør derfor have bedst mulighed for at få hurtig og korrekte informationer. I den forbindelse er den aktuelle mulige Chauffør-login-funktion helt perfekt. Chauffør kan selv (eventuelt fra sin hjemmearbejdsplads), og uden at kontakte kontoret: Holde sig orienteret om de kørsler kontoret har sat chauffør til at udføre Printe sine: o Køresedler o Noter til kørsel (opsamlingslister etc.) o Vedhæftede filer (rejseprogram etc.) o Skilte til bussen/bilen Give feedback angående den udførte kørsel f.eks. o Tankning o Km start o Km slut o Ændring i det aftalte tidsforbrug o Øvrig ændring kørsel o Forbrug af bropenge og evt. andre omkostninger disponent skal fakturere kunden. Chaufførens login foregår med det samme hyperlink som admin medarbejdere benytter, dog selvfølgeligt med sit eget login navn og password, hvilket giver chaufføren de rettigheder som dette indebærer at kunne se sine egne kørsler/information og give feedback til kontoret. Mange chauffører følger efternævnte arbejdsrutine fra sin hjemme PC eller eventuelt en PC på chaufførstuen: Om eftermiddagen eller aften tjekker chauffør via sin chaufførlogin sin arbejdsplan (Når dette er gjort kan administrator/disponent på kontoret se at chaufføren har set kørslen idet ikon i disponering skifter fra til ) : Kørsel som er frigivet. (Chauffører kan nu printe køreseddel) : Kørsel hvor chaufføren har printet køreseddel. Kørslen udføres herefter som aftalt af chauffør Status for kørsel kan herefter (alt efter aktuel situation) skifte til henholdsvis: : Kørsel som er ændret efter chaufføren har printet køreseddel. : Afsluttet kørsel som venter på tilbagemelding fra chauffør. : Afsluttet kørsel som er tilbagemeldt fra chauffør. : Faktureret kørsel (Fakturaliste er udskrevet) : Chauffør behandlet med ændringer (Ændringer i sluttidspunkt eller bemærkninger) 4

Beskrivelse af menu område i venstre side af skærmbillede Dette skærmområde kan til og fravælges ved tryk på den viste pil i venstre side af skærmen Øverst til venstre nævnes hvilken bruger der lige nu er logget ind! Under feltet med login information vises en tekst (eksemplet nævnt til højre) der beskriver den tur som er den første på listen, alternativt den tur som brugeren peger på med sin mus: OBS: Den førnævnte funktion kan sammen med en webtour Hotline medarbejder opsættes, således at ovennævnte tur information i stedet vises som pop up når bruger med mus peger på den enkelte tur. Efternævnte Genvej er oprettet med det formål at chaufføren nemt og specielt hurtigt kan udføre nogle af de arbejdsopgaver der udføres rigtigt mange gange hver dag. Nyt vindue Åben et nyt vindue Ved et enkelt musetryk på dette ikon åbnes et helt nyt skærmbillede funktionen er tiltænkt den situation hvor en bruger er i gang med en opgave, men pludseligt ønsker at foretage en ny opgave uden først at afslutte den igangværende opgave ved lukning af det nye skærmbillede vender programmet tilbage til det skærmbillede brugeren var i tidligere. Efternævnte ikon oversigt er indsat specielt med tanke på nye brugere således at bruger hurtigt kan huske og få overblik på turenes aktuelle status. Såfremt den aktuelle bruger ikke ønsker ikon oversigten kan den fjernes fra dette menu område. 5

Beskrivelse af hurtig søgningsfunktioner Tidslinjer 1 2 3 1 - Øverste linje = -2 uger og -1 uge og - 1 dag og i dag og +1 uge og +2 uger Denne linje bruges i forbindelse med søgning i kørsler og ved tryk på det konkrete felt vises de aktuelle kørsler i det ønskede tidsrum 2 Næst øverste linje = Linje med skydefunktion Denne linje bruges i forbindelse med søgning i kørsler, og ved at holde venstre museknap nede på en af de firkantede felter kan dato forøges ved at trække de 2 felter enten til venstre eller højre - og dermed vise de aktuelle kørsler i det ønskede tidsrum. 3 Tredje linje = Linje med enkelt datoer Denne linje bruges i forbindelse med søgning i kørsler på de konkret nævnte ugedage. Ganske enkelt trykker bruger blot på den ønskede dag hvorefter de aktuelle kørsler vises. 6

Beskrivelse af faneblade Kørsler Ved tryk på ikonet Kørsler i øverste faneblad vil skærmbilledet (ligesom ved åbning af webtour program) altid starte med at vise dagen i dag. Såfremt turene der vises har grå baggrund betyder det at disse ture starter tidligere end den eller de datoer der vises. Den sidste tur der har været vist bliver markeret med gul baggrund. I ovennævnte billede/kørsler er der følgende status: : Afsluttet kørsel som venter på tilbagemelding fra chauffør. : Kørsel som er frigivet. (Chauffører kan nu printe køreseddel) OBS: lige over den først nævnte kørsel er en linje med følgende punkter: Ref + Fra dato + Til dato + Navn + Deres ref + Bus + Fremmed + Pax + S/F + Chauffør + Start + Slut + N Ved tryk på de nævnte felter Ref + Fra dato + Til dato. etc. kan chauffør sortere oversigtsbilledet efter eget ønske! 7

Søg, find tidligere kørsler Der kan søges på følgende informationer: Fra dato: Til dato: Ved tryk på feltet fremkommer følgende felt hvor chauffør vælger den aktuelle dato ved et enkelt klik på den ønskede dato: Når bruger har indsat ønsker til søgning trykkes på ikonet forstørrelsesglas hvorefter det ønskede resultat vises på skærm. : Fortryd bringer dig tilbage til forrige side : Ryd felterne. 8

I efternævnte skærmbillede har chauffør søgt på kørsel fra den 15-02-2011 til 17-02-2011 og de efternævnte nævnte data er fremkommet: Chauffør skærmbillede 1 ved udsøgning af kørsel Chaufføren kan se de aktuelle kørslers status som følgende: : Afsluttet kørsel som venter på tilbagemelding fra chauffør. : Kørsel som er frigivet. (Chauffører kan nu printe køreseddel) 9

Chauffør kan kun se egne kørsler der allerede er kørt samt de kørsler der er frigivet. I Skærmbillede 2 ses tydeligt de informationer der er synlig for chauffør. Læg mærke til at chauffør helt naturligt ikke kan se kundepris, men derimod alle de relevante informationer chaufføren har brug for angående den aktuelle tur/kørsel. Blandt andet nævnes det at chaufføren skal huske at se, eller printe opsamlingsliste 706 Chauffør skærmbillede 2 I ovennævnte skærmbillede ses det ret tydeligt at der er en eller flere vedhæftede filer= samt at der er note= til kørslen Når chauffør klikker på ikonet vil følgende skærmbillede lukke op Når chauffør peger/klikker på den valgte linje vil PDF filen åbne sig og chaufføren kan se indholdet. Såfremt chauffør nu ønsker at printe filen ud benyttes standard print metode fra chaufførens lokale computer typisk ved at trykke på printer ikon lige over indholdet i den viste fil. 10

Når chauffør peger/klikker på ikonet vil følgende skærmbillede lukke op Når chauffør peger/klikker på den aktuelle ønskede linje/note vil følgende skærmbillede= noten lukke op. Chauffør kan nu vælge mellem enten blot at læse informationen eller printe noten ud ved at pege/klikke på = print (se yderligere beskrivelse under afsnittet udskrivning). 11

Funktioner i webtour.mobi webtour.mobi er den funktion der gør det muligt at sende tur information fra webtour programmet til en mobiltelefon, enten en I-Phone eller en telefon med android styresystem (HTC, Samsung etc.). Funktionen startes ved at bruger lukker internettet op på sin mobiltelefon og indtaster adressen www. dinwebtouradresse.webtour.mobi - hvorefter følgende skærmbilleder vises på telefonen: Herefter skriver bruger sit normale brugernavn samt password - trykker på knappen Log ind - hvorefter følgende skærmbilleder vises: De nævnte informationer er ture som administrator har sendt til chaufføren turene er de frigivne ture samt ture der endnu ikke er afsluttet/godkendt af chauffør. Ved tryk på den øverste tur = Skovtur (5345) åbnes skærmbilledet vist på næste side! 12

I det efternævnte skærmbillede vises de informationer fra kørselsordren som administrator i samarbejde med chaufføren har valgt at sende til webtour.mobi. I skærmbilledet vises 6 linjer øvrige linjer kan læses ved at scrolle nedad på telefonens skærm. Nederst i skærmbilledet vil der typisk være mulighed for at chaufføren kan indtaste: KM start KM slut Opfyldt diesel Faktisk starttid Faktisk sluttid Funktionen/knappen Gem, er påtænkt brugt således at KM start + Faktisk starttid indtastes af chaufføren ved start af tur, hvorefter chauffør trykkes på knappen Gem. Når turen er afsluttet indtaster chauffør KM slut + Faktisk sluttid, hvorefter chauffør trykkes på knappen Gem og godkend tur. På efterfølgende side ses det afsluttende skærmbillede 13

Det efternævnte skærmbillede bekræfter at informationerne ved tryk på knappen OK vil blive overført til webtour programmet på kontoret. Når denne kommando OK er udført vil turen forsvinde fra chaufførens telefon. Når chauffør har indskrevet informationer angående KM start + KM slut + Opfyldt diesel + Faktisk starttid + Faktisk sluttid, vil status på turen i webtour blive som følgende: : Afsluttet kørsel som er tilbagemeldt fra chauffør. Hvor der evt. kun er indskrevet information angående diesel påfyldning og hvor Start-, Sluttid og bemærkninger er identisk med ordrens indhold. : Chauffør behandlet med ændringer Ændring angående start- og eller sluttidspunkt eller bemærkninger. 14

Udskrifter Note: Det er vigtigt at nævne at nogle browsere Internet Explorer eller Firefox etc.) stopper popups. Dette betyder at webtour i nogle tilfælde ikke kan udskrive det ønskede. For at imødekomme denne eventuelle fejl er den enkelte bruger på sin egen PC nødt til at tilføje webtour.dk som et betroet website. Se efternævnte anbefaling og vejledning omkring tilladelser i hhv. Internet Explorer 8 samt Firefox senere i denne brugermanual under afsnittet Appendiks I Udskrifter kan der vælges mellem flere udskrifttyper: Kørselsliste chauffør: Udskriver de aktuelle kørsler som er frigivet til en chauffør. Opsamlingslister: Udskriver de lister som brugerne individuelt har indlagt. Speciel kørselsliste chauffør: Udskriver de lister som brugerne individuelt har indlagt. Kørselsliste 2: Udskriver individuel indlagt liste. Chaufførmødetider: Udskriver en liste med aftalte vagter/mødetid Denne facilitet er ikke standard i webtour, men kan tilkøbes. 15

Udskrifter, specielt for Chauffør mødetider Ved peg/tryk på Chaufførmødetider kan bruger udskrive en liste med aftalte vagter/mødetid Denne facilitet er ikke standard i webtour, men kan tilkøbes. Følgende skærmbillede fremkommer: : Udskriv NB: Når bruger ønsker at returnere til sidste skærmbillede gøre dette ved at bruger peger/trykker på BLÅ VENSTRE PIL i browserens øverste venstre hjørne, (i ovennævnte billede er browserfunktioner fjernet ved først at have trykket F11). Alternativt at bruge kommando i programmets menulinje. Brug af felter i ovenstående skærmbillede: Fra dato: Ved tryk på knappen kan bruger vælge konkret dag/dato Til dato: Ved tryk på knappen kan bruger vælge konkret dag/dato Chauffør: Her vælges, ved brug af pil ned funktion, hvilken chauffør ændringen vedrører. Når bruger efter udfyldelse af data peger/klikker på fremkommer følgende skærmbillede hvor Data-indhold er afhængig af den enkelte brugers printerinstallation: 16

Såfremt bruger ønsker en udskrift på papir vælges Udskriv såfremt bruger blot ønsker en visning på sin skærm vælges Annuller hvorefter følgende skærmbillede fremkommer: NB: Dette ovennævnte skærmbillede lukkes ved at bruger peger/trykker på RØDT KRYDS i browserens øverste højre hjørne, (i ovennævnte billede er browserfunktioner fjernet ved først at have trykket F11). 17

Udskrivning af en chauffør køreseddel Denne opgave er nok den mest brugte chaufførfunktion, og ganske enkel med følgende fremgangsmåde: 1. Chauffør logger sig ind på sin chaufførplatform 2. De aktuelle kørsler der er frigivet af disponent= fremkommer i skærmbillede nr. 1 3. Ved at pege/trykke på den valgte kørsel fremkommer skærmbillede nr. 2 4. Ved at pege/trykke på fremkommer skærmbillede nr. 3 5. Ved at pege/trykke på knappen UDSKIV i skærmbillede nr. 3 printes køreseddel på valgt printer Chauffør skærmbillede 1 Chauffør skærmbillede 2 = GoogleMap ikon Ved klik på ikonet GoogleMap vises turen. Dette billede lukkes ved tryk på sort kryds i øverste højre hjørne af GoogleMap billedet. 18

Når chauffør klikker på ikonet fremkommer følgende skærmbillede hvor Data-indhold er afhængig af den enkelte brugers printerinstallation: Chauffør skærmbillede 3 Såfremt bruger ønsker en udskrift på papir vælges Udskriv såfremt bruger blot ønsker en visning på sin skærm vælges Annuller hvorefter følgende skærmbillede fremkommer: Chauffør skærmbillede 4 NB: Dette ovennævnte skærmbillede lukkes ved at bruger peger/trykker på RØDT KRYDS i browserens øverste højre hjørne. 19

Færdigmelding af tur En meget vigtig funktion i enhver virksomhed - er hurtigt og korrekt fakturering. Det er i de fleste tilfælde chaufførens ansvar at give kontoret tilbagemelding angående turens udførelse samt de eventuelle ændringer der er i forhold til den oprindeligt aftalte levering. De kørsler der i chaufførens kørselsoversigt er markeret med er kørsler der tidsmæssigt er udført, men endnu ikke er tilbagemeldt af chauffør. Denne tilbagemelding forgår ved at pege/klikke på den aktuelle kørsel: Hvorefter følgende skærmbillede åbner sig: Her noteres den faktiske start tid Her noteres den faktiske slut tid Her noteres de bemærkninger og information som chaufføren vurderer er til nytte for kontoret Her noteres eventuel tankning Her noteres antal KM ved start Her noteres antal KM ved slut Ved klik i dette felt tilbagemeldes information fra chauffør til kontoret Når denne tilbagemelding er sket (ved klik på ikonet gem ) skifter turen status fra til når tilbagemelding er med ændring, og med hvis der ikke er nogen ændringer eller bemærkninger. 20

Logout Ved tryk på ikonet / menupunktet Afslut logges bruger ud af webtour. At gøre dette er en god vane når kontoret lukkes, em såfremt det glemmes vil webtour automatisk logge ud og afslutte efter der i programmet ikke er arbejdet i en time. Dette kan der holdes øje med i øverste venstre side af webtour programbilledet. I dette eksempel indikeres at der er ¾ time til programmet automatisk lukkes! Lige så snart der igen sker aktion i webtour programmet ændres ikon til 1 time 21

Appendiks til chauffør brugermanual Startbillede med eller uden browserfunktioner Skærmbillede med browserfunktioner etc. Skærmbillede (F11) uden browserfunktioner Især på bærbare computere kan skærmopløsning være knap så god hvilket indebærer at der ikke vises så stort et programområde i billedet. Derfor orienteres om denne funktion der populært hedder Kioskmode, som således giver flere webtour programinformationer i samme skærmbillede. Ved tryk på funktionsknappen F11 kan du til- og fravælge alle de øvrige grundlæggende browsermuligheder når du igen ønsker at genskabe browserfunktionerne trykkes der igen på funktionsknappen F11. Uden standard browserfunktion får brugeren et større arbejdsområde! Udfyldelse af dato felter uden tidspunkt Dato skrives på følgende måde: 020311 for datoen 2. marts 2011 Såfremt man er i samme måned og år som man skal skrive kan man nøjes med blot at skrive 02 eller 2 for datoen 2. marts 2011. Såfremt man i dette tilfælde ikke er i marts måned men stadig i året 2011, kan man stadig nøjes med kun at skrive 0203 (dvs. undvære år). Udfyldelse af dato felter med tidspunkt Dato med tidspunkt skrives på følgende måde: 0203111000 for datoen 2. marts 2011 kl. 10:00. Såfremt man skal skrive hele timer kan man nøjes med at skrive 02031110 altså undvære at skrive minutterne. Såfremt det IKKE er hele timer skal minutterne selvfølgelig skrives. 22

Tilladelse af popups i Internet Explorer (En funktion der bruges i forbindelse med udprintning af dokumenter etc.) 1-2 - Slideren i billede 2 flyttes ned til den næstsidste mulighed. Dette betyder at trusted websites får ekstra tilladelser til hvordan programmet må opfører sig. 3 - I billede 3 i feltet Tilføj dette websted skrives http://webtour.dk/ og trykker Tilføj eller Add. Notér at Require server verification (https:) for all sites in this zone skal ikke have et hak/flueben som det har første gang man kommer ind på denne side. Ellers kan det give en fejl når der tilføjes http://webtour.dk/. Har du spørgsmål til dette eller er i tvivl, så tøv endeligt ikke med at ringe til web- Tour Hotline på telefon 57 610 611. 23

Tilladelse af popups i Firefox (En funktion der bruges i forbindelse med udprintning af dokumenter etc.) 1-2 - 3 - Følg ovenstående kommandoer og slut af med at tilføje webtour.dk i linjen adresse på websted samt klik på knappen Tillad. Når dette er gjort vil man kunne få popups fra webtour, så man med lethed kan udskrive tilbud, chaufførsedler mm. Har du spørgsmål til dette eller er i tvivl, så tøv endeligt ikke med at ringe til webtour Hotline på telefon 57 610 611. 24

Egne noter: 25

26