Bilag 1 Kravspecifikation

Bilag 1 Kravspecifikation 1 Alment Alle krav til Leverandøren og dennes løsning af opgaven, der fremgår af dette bilag med tilhørende underbilag 1.1. Særlige vilkår er mindstekrav, som Leverandøren skal overholde i kontraktperiode. 1.1 Organisation, kontaktperson, koordinationsmøder mv. Til hver af Miljøstyrelsens enheder skal der være tilknyttet en fast dansktalende kontaktperson til laboratoriet til løsning af diverse praktiske problemer, herunder fejl i analyser ved afrapportering/dataoverførsel. Til faglig diskussion og rådgivning omkring analysetekniske problemer i forbindelse med uventede eller stærkt afvigende resultater og analysetekniske problemer knyttet til vanskelige prøvetagningsforhold o. lign. skal der være en kemiker, som taler engelsk eller dansk. Såfremt Leverandøren finder det hensigtsmæssigt at anvende mere end én fast kontaktperson, skal antal kontaktpersoner og den enkeltes kontaktområde fremgå af aftalen med Miljøstyrelsen. Ved skift af kontaktperson(er) skal Miljøstyrelsen straks adviseres. Miljøstyrelsen udarbejder tilsvarende en liste over Miljøstyrelsens kontaktpersoner og deres ansvarsområder. Leverandøren og dennes eventuelle underleverandører skal yde Miljøstyrelsen faglig rådgivning på analyseområdet. Leverandøren og dennes eventuelle underleverandør er forpligtet til at kommunikere med Miljøstyrelsen om det daglige samarbejde. 2 Laboratorieydelsens udførelse 2.1 Optioner Ingen optioner 2.2 Prøveindlevering og afhentning Leverandøren skal, medmindre andet aftales, stå for afhentning af alle prøver. Leverandøren skal være indstillet på at afhente prøver på flere forskellige indleveringslokaliteter inden for hver enhed i Miljøstyrelsens geografiske område. Placering af indleveringslokaliteter for hver enhed er angivet i tabel 2.1, ændringer af faste lokaliteter kan aftales med mindst én måneds varsel. 1

Tabel 2.1 Liste med afhentnings-/indleveringslokaliteter. Indleveringslokalitet Niels Bohrs Vej 30, 9220 Aalborg Ø Container, Remisen, Farvervej 25, 8800 Viborg Møldrupvej 26, 9520 Skørping Tovsigvej 1, 7700 Thisted Bedsted Skovvej 50, 7755 Bedsted Rutebilstationen i Frederikshavn** Vasevej 5, 8920 Randers NV Slettenvej 17, 8586 Ørum Djurs Søndre Ringvej 91, 8600 Silkeborg Gjøddinggård, Førstballevej 2, 7183 Randbøl Flådestationen, Damgårdvej 9, 6950 Ringkøbing Lollandsvej 4G, 7400 Herning Banevænget 8, 8220 Brabrand Sorsigvej 35, 6760 Ribe Skovridervej 3, 6510 Gram Sollerupvej 24, 5600 Fåborg Fejøgade 1, 48oo Nykøbing F. Motorvejsafkørsel 37 ved den vestlige parkeringsplads (ved rundkørslen) ved Rønne** Hannenovvej 22, 4800 Nykøbing F. Sandemandsvej 1B, 3700 Rønne* Vernersmindevej 5, 4330 Hvalsø Holbæk Renseanlæg, Parallelvej 47, 4300 Holbæk Gillelejevej 2B, 3130 Græsted * Maksimalt 40 prøveafhentninger pr. år på Bornholm, hvor det er grundvand, ferskvand eller fersk sediment. **Afhentningstidspunktet aftales fra gang til gang Miljøstyrelsen indleverer prøverne på indleveringslokaliteterne. Prøver vil i ca. 80 % af tilfælde være klar til Leverandørens afhentning fra kl. 16. I ca. 20 % af tilfældene skal Leverandøren acceptere, at prøver, uden ekstrabetaling, først kan afhentes fra kl. 17. På Bornholm kan prøverne normalt afhentes efter kl. 14:30. Aftale om forsinkelse eller aflysning af prøveudveksling i forhold til bestilt afhentningstid varsles af Miljøstyrelsen inden for tidsrummet kl. 8-16, senest 3 timer før aftalt afhentning. Det skal i ganske særlige tilfælde være muligt at aftale anden indlevering af prøver. Indleveringslokaliteterne indrettes af Miljøstyrelsen med køleskabe, frysere m.m., så krav til opbevaring af prøver mht. temperatur, kontaminering m.m. kan honoreres. Krav til opbevaringstider skal overholdes af Leverandøren, se afsnit 2.5 Prøvehåndtering. 2

Leverandøren skal med e-mail eller anden elektronisk løsning kvittere til Miljøstyrelsen ved: 1. Miljøstyrelsens bestilling af prøveafhentning. 2. Ved prøveafhentning fra Miljøstyrelsens prøvetager/udvekslingsrum. 3. Når prøven registreres på laboratoriet. Leverandøren skal, hvis Miljøstyrelsen ønsker det, kunne fremsende en oversigt over førnævnte kvitteringer. 2.3 Rekvirering af analyser Leverandøren skal efter Miljøstyrelsens anvisning, udarbejde analyserekvisitioner og levere elektronisk læsbar mærkning, som sikkert identificerer al emballage (fx stregkoder). Denne mærkning skal være gennemgående på al udveksling om prøven, herunder resultater, filnavngivning af analyserapporter, elektronisk overførsel, i fakturering mv. På analyserekvisitionerne skal der være mulighed for angivelse af feltmålinger, følgedata og bestilling af ekstra analyser og evt. filtrering. Det skal være muligt at angive bemærkninger til Leverandøren samt at angive bemærkninger som skal fremgå af afrapporteringen. Analyserekvisitionerne kan erstattes af et elektronisk system, men opdaterede, papirbasserede rekvisitioner skal altid være en mulighed som backup. Leverandøren skal fremsende en kopi af den elektroniske analyserekvisitionen til prøvetager samt den relevante Miljøstyrelsesenheds analysepostkasse. Hvis der benyttes papirrekvisitioner tager prøvetager et billede af denne og fremsender i mail mrk. prøve nr. til Leverandøren med kopi til egen analysepostkasse. Hvis Miljøstyrelsen har behov for nye rekvisitioner, skal leverandøren levere disse indenfor 5 arbejdsdage. Miljøstyrelsen kan forlange, at Leverandøren med 6 måneders varsel modtager rekvisition af analyser via en ny digital procedure udviklet af Miljøstyrelsen eller som en ny fællesoffentlig digital procedure. Rekvisitionen vil indeholde de samme og nødvendige oplysninger som tidligere rekvisitioner, men vil blot være i et digitalt format. 2.4 Emballering Leverandøren skal levere og sørge for, at der på alle faste indleveringslokaliteter er tilstrækkeligt med klargjort emballage, sprøjter, filtre, slager, filterholdere mv. til rådighed til alle relevante typer af prøvetagninger det pågældende sted. Leverandøren skal stille feltegnede og rengjorte transportkasser og køleelementer, som kan sikre kontamineringsfri transport af prøvebeholderne, til rådighed. Miljøstyrelsen opstiller fryser i prøveudvekslingsrum til leverandørens køleelementer, som skal anvendes ved transport. 3

Leverandøren skal udarbejde en oversigt med emballage- og fyldningsvejledning for hver analysepakke, som identificerer emballagetype og angiver volumen, prøvehåndtering, fyldningsanvisning og evt. tilsætningsstoffer m v. (se bilag 3: Analysepakker), Emballage- og fyldningsvejledning skal i kontraktperioden straks ajourføres ved alle ændringer. Valg af emballage og evt. rengøring heraf skal følge de til enhver tid godkendte metodedatablade og analysestandarder. Til prøver, der udtages med Miljøstyrelsens prøvetagningsudstyr, modtager Leverandøren Miljøstyrelsens emballage og transportkasser, som skal rengøres efter de gældende standarder. Prisen på denne håndtering skal indgå i analyseprisen. Leverandøren skal rengøre Miljøstyrelsens emballage mv. for analysepakkerne angivet i tabel 2.2. Tabel 2.2 Analysepakke Landovervågning, Vandløbssamplerprøver Landovervågning, Drænvandssamplerprøver Landovervågning, jordvand (kun vask og syreskylning én gang årligt (Teknisk Anvisning TA L01) ). Forventet årligt antal 520 ISCO karruseller 300 flasker Returnering af emballage skal ske hurtigst muligt efter aftale med Miljøstyrelsen. Leverandøren skal dokumentere kvaliteten af leveret emballage til prøver samt rengøring af denne ud fra de retningslinjer, der er givet i notat Bekendtgørelsens bilag 1.1.5 Kontrolprøver: Kvalitet af emballage jf. http://www.reference-lab.dk/kvalitetskrav.aspx fra Miljøstyrelsens Referencelaboratorium for Kemiske og Mikrobiologiske Miljøanalyser. Resultatet af denne kontrol skal registreres og databehandles i lighed med leverandørens øvrige kvalitetskontrol. Resultaterne skal indgå i kvalitetsrapport jf. afsnit 3.2.3. 2.5 Prøvehåndtering Visse parametre ændres meget hurtigt ved opbevaring. Når prøverne er afhentet fra indleveringslokalerne er det laboratoriets ansvar, at prøverne er håndteret og opbevaret korrekt, på en måde, som ikke medfører signifikant ændring af prøven. Prøverne fra vandløbssampleprøver og drævandssampleprøver (ISCO sampleren) kan puljes på to forskelle måder hhv. tidsproportional puljning eller flompuljningefter Teknisk anvisning L03.. Miljøstyrelsen angiver på rekvisitionen hvilken type puljning/puljinger, der skal benyttes og dette udføres af Leverandøren. Opbevaring, håndtering, tidsfrister og eventuel konservering skal overholde gældende metodedatablade i Bekendtgørelse om kvalitetskrav til miljømålinger 914/2016 (numre angivet i tilbudslisterne). Metodedatabladene findes på referencelaboratoriets hjemmeside http://www.reference-lab.dk/metodedatablade/metodedatablade-kemiske.aspx. Der er i metodedatabladene anvisning om håndtering, konservering eller prøveopbevaring, herunder 4

tidsfrister fra prøvetagning til analyse. Hvis der er modstrid mellem kravene i disse, gælder følgende prioriterede rækkefølge: 1. For parametre, hvor der i metodedatablade er anvisning om håndtering, konservering eller prøveopbevaring, herunder tidsfrister fra prøvetagning til analyse, anvendes disse. 2. For parametre, hvor der er anvisning herom i internationale eller danske standarder, herunder ISO-standard 5667 for så vidt angår opbevaringstider, anvendes disse. 3. For de resterende parametre kan leverandøren selv fastlægge håndteringen, opbevaringstiden mv. På konkret anmodning fra Miljøstyrelsen skal leverandøren til enhver tid kunne dokumentere, at den anvendte håndtering, opbevaringstid mv. er forsvarlig i forhold til analysen. På konkret anmodning fra Miljøstyrelsen skal Leverandøren til enhver tid kunne dokumentere, at den anvendte håndtering, opbevaringstid mv. er overholdt i forhold til anvisningerne i metodedatabladene. Leverandøren skal give anvisning på evt. konservering af prøverne. Eventuel tilsat konserveringsmiddel til klargjort emballage skal fremgå af emballagelisten samt påføres etiketten, jf. afsnit 2.4. Ved transport i kølebil skal prøverne eksponeres for kølingen i bilen (låget skal tages af køletaskerne/-kasserne). Leverandøren skal kontrollere at kølekæden ikke brydes under prøveafhentning og -transport. Denne kontrol skal gennemføres ved kontinuerlig logning af temperaturen i kølebiler samt ved stikprøvevist at logge temperaturen i udvalgte prøver fra afhentning til modtagelse på laboratoriet. Hvis Leverandøren bliver opmærksom på at Miljøstyrelsen har lavet fejl i rekvisition eller emballage (ikke korrekt emballagen, manglende emballage, ikke korrekt fyldning eller fejl ved mærkning, mv.), så skal Leverandøren kontakte prøvetager, for at denne kan udrede fejlen, og undgå denne sker igen. Leverandøren skal i videst muligt omfang sætte prøven i gang til analyse, således at nødvendige tidsfrister overholdes. Når Leverandøren har leveret den samlede rapport, skal resten af prøven opbevares med henblik på en eventuel hurtig omanalyse. Leverandøren skal opbevare reserveprøverne i minimum 1 måned. Reserveprøverne må kun anvendes til analyse efter aftale med Miljøstyrelsen. Opbevaring og evt. konservering af reserveprøver skal opfylde gældende metodedatablade eller standarder. Hvor resultater af reserveprøver rapporteres, skal det fremgå af bemærkninger på analyserapporten hvilken parametre der er reanalyseret og hvad resultatet er rettet fra og til. Ligeledes skal det kommenteres hvilken forventet betydning det har at benytte reserveprøven og at eventuelle tidsfrister for analysen er overskredet. 5

Leverandøren skal efter kontraktindgåelse udarbejde en liste hvori det angives hvilke analyser, der kan verificeres ved reanalyse. 2.6 Analysefejl og afvigende resultater Så snart en parameter er analyseret, skal den evalueres af leverandøren med henblik på eventuel omanalyse, som så skal sættes i gang umiddelbart efter på restprøven. Hvis dette ikke er muligt, skal Miljøstyrelsen straks og senest næste arbejdsdag inden kl. 10.00 kontaktes telefonisk for at vurdere, om der skal udtages ny prøve. Det samme gælder, hvis en analyse mislykkes eller en prøve går tabt. 2.7 Aflevering af analyseresultater (dataoverførsel og rapportering) Alle prøver skal følges af en rekvisition j.fr. 2.3, som sammen med kontraktens tilbuds- og pakkelister udgør den specificerede bestilling og dermed grundlaget for datalevering af analyseresultaterne. Analyseresultaterne for hver prøve skal afleveres samlet med alle parametre, også uanset om der måtte være anvendt underleverandør til nogle parametre. Leverandøren skal gennemføre en kvalitetssikring, der sikrer, at der er fuld overensstemmelse mellem analyserapporten og det digitalt overførte resultat. Nødvendige felt- og følgedata samt bemærkninger til den enkelte prøve, skal være indeholdt i afrapporteringen, før den betragtes som komplet (se bilag 3: analysepakker). Prøvetager skal angives med initialer. Tidspunktet for prøvetagning og påbegyndelse af analysen skal fremgå af analyserapporten. Miljøstyrelsen kan forlange, at Leverandøren med 6 måneders varsel skal anvende en ny fællesoffentlig digital procedure for levering af analyseresultater. Proceduren i afsnit 2.7.2 forventes at skulle ændres til Stancode i 2020. 2.7.1 Procedure for levering af analyseresultater fra Natur Analyseresultaterne og følgedata (inkl. bemærkninger) fremsendes både som analyserapport på pdf-format og i Excel-format. Det skal fremgå i slutningen af filnavnet hvilken version af rapport-fil der fremsendes. Således vil en revideret rapport f.eks. være V2. 6

2.7.2 Procedure for levering af analyseresultater fra Sø, Vandløb, Landovervågning (jordvand), Vådområder og Fersk sediment Analyseresultaterne og følgedata (inkl. bemærkninger) fremsendes både som analyserapport på pdf-format og digitalt i et format efter ministeriets anvisninger, pt. STANDAT-format, som beskrevet på STANDAT-sekretariatets hjemmeside: http://dce.au.dk/overvaagning/standat/ og anvisning om brug af STOQ (Brug af STOQ Import). Den fagspecifikke, landsdækkende udformning af Standatfiler aftales med Miljøstyrelsens Fagkoordineringsgrupper. Det skal i slutningen af filnavnet fremgå hvilken version af rapport/standat-fil der fremsendes. Således vil en revideret rapport f.eks. være V2 for både rapport og STANDAT-fil. 2.7.3 Procedure for levering af analyseresultater fra grundvand og Landovervågning (grundvand) Analyseresultaterne og følgedata (inkl. bemærkninger) fremsendes både som analyserapport på pdf-format og overføres digitalt i et XML-format efter ministeriets anvisninger, pt. Stancode, som beskrevet på STANDAT-sekretariatets hjemmeside: http://dce.au.dk/overvaagning/stancode/ Overførslen af analyseresultater på Stanlab-formatet sker via Webservices hos Danmarks Miljøportal, som indbygges og kaldes automatisk direkte fra laboratoriets eget it-miljø, når laboratoriet har afsluttet og godkender analyseopgaver. Webservices og servicebeskrivelser er etableret som SOAP service, beskyttet af WStrust og findes både som: Webservice Produktion, Demo eller Test. Leverandøren kan få adgang til demomiljøerne for de enkelte webservices, hvor denne kan udvikle en klient mod et produktionslignende miljø. De tekniske beskrivelser findes her: http://services.puls.miljoeportal.dk/miljoeportal.surfacewater.pointsources.1.0.1/stancode.svc http://services.puls.miljoeportal.dk/miljoeportal.surfacewater.pointsources.1.0.1/stanlab.svc Danmarks Miljøportal hjælper gerne med, hvordan Leverandøren kommer i gang med at bruge Miljøportalens webservices. Kontakt: miljoeportal@miljoeportal.dk Det skal fremgå i slutningen af filnavnet hvilken version af rapport-fil der fremsendes. Således vil en revideret rapport fx være V2. 7

2.7.4 Tidsfrist for levering af analyseresultater Rapportering af analyseresultater, jf. afsnit 2.6, skal leveres senest efter de frister, der er angivet i nedenstående tabel 2.3. Fristerne er angivet i antal arbejdsdage efter at prøverne er indleveret på afhentningsstedet. Det gælder såvel analyserapport som elektronisk overførsel (STANDAT/STANCODE). Tabel 2.3 Afleveringsfrister for analyseresultater Matrice Maksimal leveringstid (arbejdsdage) Grundvand 30 Ferskvand (sø) 10 Ferskvand (vandløb) 10 Ferskvand (vådområder) 10 Jord- og drænvand 10 Fersk sediment (sø) 30 Terrestriske prøver 30 Miljøstyrelsen kan i særlige tilfælde skriftligt aftale længere tidsfrister med Leverandøren. Hvis Miljøstyrelsen henvender sig med mistanke om fejl, skal Leverandøren inden for 2 arbejdsdage afklare problemet og give en tilbagemelding. Ved konstaterede fejl i en analyserapportering, uanset om det er indtastningsfejl, analysefejl eller andet, skal Leverandøren inden for 5 arbejdsdage gentage analyserapporteringen med rettelser, hvis ikke en anden frist for rettelsen er aftalt. Når Miljøstyrelsen henvender sig til Leverandøren om en bestemt prøve, skal Leverandøren kunne finde prøven og tilhørende resultater ud fra Miljøstyrelsens identifikation. 3 3.1 Krav til analysekvalitet Analysekvalitet 3.1.1 Krav til analysekvalitet mv. Alle målinger skal udføres under et kvalitetsstyringssystem i overensstemmelse med standarden ISO/IEC17025. De tilbudte ydelser skal leveres med en kvalitet, der overholder kravene i den til enhver tid gældende udgave af Bekendtgørelse om kvalitetskrav til miljømålinger. Gældende bekendtgørelse er pt nr. 914 af 27. juni 2016 jf. https://www.retsinformation.dk/forms/r0710.aspx?id=181953 8

Ifølge bekendtgørelse om kvalitetskrav til miljømålinger (i det følgende benævnt bekendtgørelsen ) skal akkrediteringen af en analyse være meddelt af Den Danske Akkrediterings- og Metrologifond (DANAK) eller af et tilsvarende akkrediteringsorgan, som er medunderskriver af EA s multilaterale aftale om gensidig anerkendelse. De analyser, som er omfattet af bekendtgørelsen, skal være akkrediteret iht. bekendtgørelsen (KVALBEK-akkrediteret) af DANAK. 3.1.2 Miljøministeriets bekendtgørelse om kvalitetskrav til miljømålinger I kontraktperioden vil Miljøstyrelsen holde Leverandøren underrettet om ændringer af bekendtgørelse 914/2016. 3.2 Løbende dokumentation af analysekvalitet Laboratorier og underleverandører skal løbende dokumentere den leverede analysekvalitet, som beskrevet nedenfor. 3.2.1 Kvalitetskontrol Laboratoriet skal dokumentere kvaliteten af alle tilbudte parametre baseret på et kvalitetskontrolprogram, jf. den gældende bekendtgørelse. Det er laboratoriets ansvar, at kontrolprogrammet er egnet til løbende kvalitetskontrol og til dokumentation af den leverede analysekvalitet i henhold til bekendtgørelsens krav og modsvarer koncentrationsområdet for de specifikke måleparametre i prøverne. Leverandøren skal føre kontrolkort over kontrolanalyser for alle parametre til sikring mod, at analyseserier er ude af kontrol. Kontrolværdierne anvendes til dokumentation af den leverede analysekvalitet i en kvalitetsrapport jf. afsnit 3.2.3. Såfremt et certificeret referencemateriale eksisterer af samme type som prøverne (matrix og koncentration), skal mindst én kontrolprøve baseres på et sådant materiale. Kontrolprøverne skal vælges på rimelige koncentrationsniveauer i forhold til de prøver, der analyseres. For nogle parametre og prøvetyper vil det ikke være muligt at finde fuldt repræsentative kontrolprøver, som tillige er stabile. I de tilfælde skal kvalitetskontrollen suppleres med analyse af naturlige prøver, som er tilfældigt udvalgt blandt de prøver, der er modtaget til analyse. Kvalitetskontrollen skal bestå i udførelse af ægte dobbeltbestemmelse på mindst en prøve pr. dag. I alle tilfælde er det laboratoriets ansvar, at finde frem til den rette dokumentation for analysernes kvalitet. 3.2.2 Deltagelse i præstationsprøvninger Laboratoriet skal deltage i præstationsprøvninger for alle anvendte målemetoder i relevante matricer, så vidt muligt mindst én gang om året. I præstationsprøvningerne skal der opnås en Z- score på z 2. Har laboratoriet opnået en z -score større end 1 skal laboratoriet orientere Miljøstyrelsen med det samme resultatet foreligger, med henblik på, at træffe de nødvendige skridt til bedømmelse af betydningen af afvigelsen og til efterfølgende relevant korrigerende handling. 9

3.2.3 Kvalitetsrapport Leverandøren skal udarbejde kvalitetsrapporter over den leverede analysekvalitet. Leverandøren skal hvert kvartal fremsende en kvalitetsrapport for den leverede analysekvalitet i det forudgående kvartals periode. Kvalitetsrapporten skal ledsages af en redegørelse om resultatet af deltagelse i præstationsprøvninger. Kontrol af emballage skal også være indeholdt i kvalitetsrapporten, jf. afsnit 2.4 Emballering. Redegørelsen omfatter leverandøren og eventuelle underleverandører. Kvalitetsrapporten skal leveres senest en måned efter kvartalsafslutning. I kvalitetsrapporten skal anvendes følgende betegnelser for forskellige kontrolmaterialer: Blindprøve Kontrolprøve, lavt niveau Kontrolprøve, højt niveau Naturlig prøve, lavt niveau Naturlig prøve, højt niveau Emballagekontrol Kvalitetsrapporterne skal kunne dække følgende kvalitetsdata: Detektionsgrænse, LD, måleusikkerhederne U abs og U rel, genfinding og standardafvigelse. Kvalitetsrapporterne skal til enhver tid afspejle de kvalitetsparametre, der er indeholdt i den gældende bekendtgørelse om kvalitetskrav til miljømålinger. Kvalitetsparametrene estimeres på basis af alle kontroldata for godkendte analyseserier i pågældende kvartal. Såfremt et givent kvartal ikke omfatter mindst 20 analyseserier med tilhørende kontroldata, inddrages også foregående kvartal(er) i estimaterne for analysekvalitet. Redegørelse for deltagelse i præstationsprøvninger omfatter for hver kombination af parameter og prøvetype dato for deltagelse, nominel værdi ("sand" værdi) i prøven eller prøverne, Leverandørens resultat og afvigelsen af Leverandørens resultat fra den nominelle værdi (z-score). Redegørelsen for deltagelse i præstationsprøvninger udbygges løbende i kontraktperioden, sådan at hver kvalitetsrapport ledsages af en redegørelse, der viser deltagelse i præstationsprøvninger gennem de seneste tre år. I en bemærkningskolonne skal det fremgå, hvis den gennemsnitlige afvigelse fra nominel værdi ikke opfylder kravene til ekstern kvalitetskontrol i bekendtgørelsen om kvalitetskrav til miljømålinger jf. afsnit 3.2.2. Redegørelsen for leveret analysekvalitet er tilstrækkeligt rapporteret med fremsendelse af de udfyldte regneark eller evt. overførsel via databaseprogram, såfremt alle analyser er leveret i en kvalitet, der er mindst lige så god som den tilbudte kvalitet, og resultater fra deltagelse i præstationsprøvninger overholder de angivne krav. Såfremt den leverede kvalitet ikke er i overensstemmelse med den tilbudte, eller resultater i præstationsprøvninger ikke overholder de stillede krav, skal Leverandøren i et følgebrev/e-mail til de fremsendte data redegøre for afvigelsen, afvigelsens indflydelse på de resultater, der er leveret til Miljøstyrelsen i den periode, hvor kvaliteten ikke har været tilfredsstillende, samt hvad Leverandøren har gjort for at bringe kvaliteten tilbage til et tilfredsstillende niveau og for at undgå gentagelse. 10

Leverandøren skal på evt. anmodning fra Miljøstyrelsen fremsende dokumentation (kontrolkort, kontroldata, andre udskrifter fra kvalitetskontrolprogram, resultat af præstationsprøvning med deltagernummer, etc.) for de data, der indgår i kvalitetsrapporterne og redegørelsen for deltagelse i præstationsprøvninger. Kvalitetsrapporten skal anvende et dataformat fastlagt af Miljøstyrelsen, dvs. regneark eller evt. databaseprogram. Miljøstyrelsen leverer regneark eller kopi af databaseprogram til Leverandørens indberetning. 3.2.4 Tidsfrist for kvalitetsrapportering Kvalitetsrapporter skal leveres senest 30 arbejdsdage efter slutningen af den periode rapporten omhandler. 3.3 Audit Laboratoriet skal efter forudgående aftale give Miljøstyrelsen eller en af Miljøstyrelsen udpeget rådgiver adgang til auditering af de dele af laboratoriet og laboratoriets kvalitetssystem, der vedrører de tilbudte ydelser. 3.4 Analysemetoder For visse analyseparametre er resultatet afhængigt af den anvendte metode. For udvalgte parametre omfattet af analysekvalitetsbekendtgørelsen, er der tilknyttet metodedatablade udfærdiget af Miljøstyrelsens Referencelaboratorium. I tilbudslisterne er for hver parameter angivet de tilknyttede metodedatablade. Alle anvisninger inkl. valg af metode i metodedatabladene skal overholdes. Sø- og vandløbsprøver (herunder drænvand) til analyse for total-n skal oplukkes ved autoklavering, som angivet i metodedatablad M010. Ligeledes skal alle ferske prøver til analyse for total-p oplukkes ved autoklavering, efter metode angivet i metodedatablad M011/M012. Miljøstyrelsen skal godkende alle ændringer i forbehandlinger og analysemetoder. Det gælder også skift til automatiserede og modificerede metoder. Godkendelse forudsætter, at de nye analysemetoder giver en analysekvalitet, der er mindst på højde med hidtil anvendte metoder og er i overensstemmelse med udbudsmaterialets krav til analysekvalitet og analysemetode, jf. afsnit 3.1 Analysekvalitet og analysemetoder. 11