Fællesudbud af laboratorieydelser

Transkript

1 Fællesudbud af laboratorieydelser Udbudsbetingelser 30. januar 2015 Udarbejdet af: EnviDan A/S Stine Lundbøl Vestergaard & Peter Emil Blok Projektnavn: Fællesudbud af laboratorieydelser Projektnr.: Kvalitetssikring: Johan van der Plaat Side 1 af 24

2 30. januar 2015 Side 2 af 24 Indholdsfortegnelse 1. Generelle oplysninger Indledning Kontaktperson Tilbudsgivers forhold Fortrolighed Kontakt indtil tilbudsafgivelse Kommunikation Spørgsmål om udbuddet Ændringer af udbudsmaterialet Kriterier for tildeling Evaluering af underkriterier Afgivelse af tilbud Formkrav Modtagne tilbud Vedståelsesfrist Forbehold Delkontrakter Øvrige forhold Sikkerhedsstillelse Ordregivers egnethed Personlige forhold Tilbudsgivers økonomiske egnethed Tilbudsgiverens teknisk-faglige egnethed Dokumentation om underleverandører og konsortier Underretning om tildelingsbeslutningen Retsvirkning Aflysning Kontrakt Fælles betingelser Beskrivelse af ydelser Omfang og delydelser Akkreditering, godkendelse og kvalitetssikring Metodeudvikling og interkalibrering Prøvetagning Håndtering og forsendelse... 14

3 30. januar 2015 Side 3 af Emballering Kommunikation Rapportering Analysefejl og afvigende resultater Priser og fakturering Tilbuddet Betaling Fejl og mangler Overskridelse af tidsfrister Prisregulering Samarbejde Ordregiver Tilbudsgiver Brugermanual Kontaktpersoner Koordinationsmøder Fortrolighed Inhabilitet Andet Underentreprenør Misligholdelse Retsforhold Opbevaring af prøvemedie Administration Særlige betingelser (Delkontrakt 1) Rapportering direkte i Miljøportalen Leveringstider Overskridelser af toleranceværdier eller kravværdier Afhentning Prøvetagning Rapportering Delydelse - Spildevandsanalyser (Delkontrakt 1) Analyser Håndtering af prøver Feltanalyser og registreringer Delydelse Slamanalyser Analyser Håndtering af slamprøver... 23

4 30. januar 2015 Side 4 af Særlige betingelser for drikkevandsanalyser (delkontrakt 2) Generelt Varslingssystem Tidsfrister Rapportering Indberetning til GEUS Jupiterdatabase Bilagsfortegnelse Bilag A Bilag B Bilag C Bilag D Bilag E Bilag 1 A Bilag 1 B Bilag 2 A Bilag 2B Eksempel på kontrakt (kun udkast) Skema til: Tro- og loveerklæring Skema til: Erklæring om økonomiske nøgletal Skema til: Erklæring vedr. konsortier Skema til: Erklæring vedr. arbejdsforhold Delkontrakt 1 supplerende beskrivelser samt underbilag. (bilagsfortegnelse fremgår af bilag 1 A) Delkontrakt 1 Tilbuds- og afregningsgrundlag Delkontrakt 2 supplerende beskrivelser samt underbilag (bilagsfortegnelse fremgår af bilag 2 A) Delkontrakt 2 Tilbuds- og afregningsgrundlag

5 30. januar 2015 Side 5 af Generelle oplysninger Disse udbudsbetingelser gælder for udbud af kontrakt om laboratorieydelser, herunder prøveudtagning og rapportering, efter udbudsdirektivet (direktiv 2004/18) i henhold til udbudsbekendtgørelse offentliggjort i EU-tidende/TED-databasen. Følgende selskaber udbyder kontrakten, i det følgende benævnt Ordregiver : Spildevandsselskaber: Vandselskaber: Faxe Spildevandscenter A/S Vordingborg Spildevand A/S Guldborgsund Spildevand A/S Energiforsyningen, Spildevand Odsherred Spildevand A/S Stevns Spildevand A/S Ringsted Spildevand A/S Faxe Vand A/S Vordingborg Vand A/S Guldborgsund Vand A/S Energiforsyningen, Vand Odsherred Vandforsyning A/S Udbuddet gennemføres som offentligt udbud, hvilket indebærer, at enhver har ret til afgive tilbud. Ordregiver er ansvarlig for, at udbuddet gennemføres i overensstemmelse med EU s udbudsregler, herunder at de grundlæggende principper om ligebehandling og gennemsigtighed respekteres under udbudsprocessen. Tilbudsgiver må derfor påregne, at Ordregiver vil afvise tilbud, der er fejlbehæftet eller mangelfuldt. Det er Tilbudsgivers ansvar, at tilbud afgives i overensstemmelse med EU s udbudsregler. 1.1 Indledning Ordregiver udbyder hermed laboratorieydelser, herunder prøveudtagning og rapportering mv. som offentligt EU-udbud i henhold til Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 937 af 16. september 2004 fra Økonomi- og Erhvervsministeriet om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Udbuddet er opdelt i en række delydelser og udformes som 2 separate delkontrakter for hhv. Spildevands- og slamanalyser (delkontrakt 1) samt Drikkevandsanalyser (delkontrakt 2). Begge delkontrakter kan opfattes som en rammeaftale gældende for de delydelser der er angivet under hver delkontrakt. Begge delkontrakter dækker perioden 1. juni 2015 til 31. december 2017 med option på forlængelse i op til yderligere 2år. Delkontrakt 1 andrager en forventet værdi på kr for kontraktperioden på 2½ år. Med option på yderligere 2 år, er den samlede kontraktværdi kr Delkontrakt 2 andrager en forventet værdi på kr for kontraktperioden på 2½ år. Med option på yderligere 2 år, er den samlede kontraktværdi kr Den endelige kontraktsum kan variere, i det omfanget af analyseprøver kan variere.

6 30. januar 2015 Side 6 af 24 Det skal bemærkes, at Ordregiver følger et prøveudtagningsprogram der følger kalenderåret. Det betyder at Tilbudsgiver skal respektere og følge de prøvetagningsprogrammer der allerede er fastlagt for Tilbudsgiveren skal påregne at indgå delaftaler under delkontrakten med de specifikke selskaber. I delaftalen aftales bl.a. prøvetagningsprogram og øvrige lokale forhold. Ordregiver ønsker sammen med tilbuddet en orientering omkring hvilke rabatordninger Tilbudsgiver tilbyder, såfremt enkelte ydelser der ikke er omfattet af tilbudslisten kommer til udførelse. Det skal dog bemærkes, at denne orientering ikke omfattes af vurdering og evaluering af tilbuddet i øvrigt, og vedlægges udelukkende som orientering. 1.2 Kontaktperson Alle henvendelser forud for tilbudsafgivelsen om yderligere oplysninger, dokumentation mv. skal rettes skriftligt som anført i pkt. 1.5 nedenfor. Opstår der uoverensstemmelser mellem Ordregivers skriftlige angivelser og eventuelle mundtlige udsagn, skal de skriftlige angivelser til enhver tid gælde forud. Ordregivers kontaktperson i forbindelse med udbuddet er i øvrigt: EnviDan A/S, Fuglebækvej 1A, 2770 Kastrup, Att. Peter Emil Blok, mail to: pxb@envidan.dk, tlf Tilbudsgivers forhold Det skal klart og tydeligt fremgå af det fremsendte tilbud, hvilken juridisk person der er Tilbudsgiver og dermed ansvarlig over for Ordregiver. Hvis Tilbudsgiver består af et konsortium (dvs. hvor flere virksomheder i fællesskab afgiver bud), skal samtlige deltagere i det pågældende konsortium oplyses klart og entydigt i tilbuddet, og alle deltagere skal afgive de oplysninger, der er specificeret i udbudsbekendtgørelsen pkt. III.2.1 og overholde de deri anførte krav. Det skal anføres, hvem der optræder som repræsentant for parterne i samarbejdet og som med bindende virkning kan indgå aftaler på vegne af parterne. Derudover skal det pågældende konsortium under ét overholde mindstekravene i udbudsbekendtgørelsen III.2.2 og III.2.3. Samtlige konsortiedeltagere vil i medfør af kontrakten skulle påtage sig solidarisk hæftelse for kontrakten. Erklæring herom findes i udbudsmaterialets bilag. Såfremt Tilbudsgiver agter at anvende underleverandør til udførelsen af den udbudte ydelse, skal navne på den eller disse juridiske personer angives klart og entydigt i tilbuddet. Anvendelse af underleverandører kan ikke fritage eller begrænse tilbudsgivers fulde ansvar under en eventuel kontrakt. 1.4 Fortrolighed Ordregiver vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i Tilbudsgivers tilbud, der angår Tilbudsgivers fortrolige forretningsmæssige forhold. Fortrolighedstilsagnet må i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter Ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand. I den udstrækning, hvor Tilbudsgiver selv anser oplysninger for særligt konkurrencefølsomme, bedes dette tydeligt markeret i tilbuddet ud fra de pågældende oplysninger, hvor Ordregiver vil tilstræbe, at oplysningerne ikke videregives. Generelle angivelser om konkurrencefølsomhed eller lignende kan ikke forventes tillagt betydning.

7 30. januar 2015 Side 7 af Kontakt indtil tilbudsafgivelse Kommunikation Udbudsmaterialet og efterfølgende supplerende oplysninger vil være tilgængelige via EU-Supply, hvor interesserede tilbudsgivere kan oprette en gratis profil. Al kommunikation mellem Ordregiver og interesserede tilbudsgivere under udbudsforretningen vil ske via EU-Supply. Vejledning til brug af EU-Supply systemet findes på ovennævnte link Spørgsmål om udbuddet Tilbudsgiverne kan til brug for deres tilbud skriftligt stille spørgsmål om udbudsmaterialet som anført i pkt Alle spørgsmål, der stilles senest 14 dage før tilbudsfristen, vil blive besvaret. Spørgsmål, der stilles senere end 14 dage før tilbudsfristen efter pkt. 1.8 kan afgives senest 6 dage før tilbudsfristen, men kan ikke forventes besvaret. Spørgsmål, der stilles senere end 6 dage før tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt som anført i pkt Spørgsmål og svar vil blive offentliggjort i anonymiseret form. 1.6 Ændringer af udbudsmaterialet Ordregiver vil udsende rettelsesblade om eventuelle ændringer i udbudsmaterialet som anført i punkt 1.5. Såfremt Tilbudsgiver bliver opmærksom på fejl eller betydende uhensigtsmæssigheder ved udbudsmaterialet, bedes Tilbudsgiver straks gøre Ordregiver opmærksom herpå, således at Ordregiver får mulighed for at afhjælpe forholdet gennem offentliggørelse af rettelsesblad. Opfordringen omfatter også eventuelle uhensigtsmæssigt formulerede krav til ydelse eller kontrakt. Dette gælder navnlig uhensigtsmæssigheder af betydning for tilbudsgiverne generelt, der tilmed er udtryk for fravigelse fra det sædvanlige på markedet. Opfordringen kan ikke opfattes som invitation til generel dialog om hensigtsmæssigheden af udbudsmaterialets krav. 1.7 Kriterier for tildeling Ordren tildeles det økonomisk mest fordelagtige tilbud, og det er hensigten, at Ordregiver vælger én fælles leverandør for alle ydelser pr. delkontrakt. Hver delkontrakt vil blive evalueret selvstændigt. Tildeling af ordren vil ske efter det økonomisk mest fordelagtige bud, der vurderes på grundlag af de i tabel 1 anførte delkriterier. Tilbudsgiver bør sikre, at tilbuddet er fuldstændigt, klart og entydigt, så der ikke vil være behov for yderligere kontakt mellem Tilbudsgiver og Ordregiver før efter underretningen om tildelingsbeslutningen. I tiden mellem modtagelsen af tilbud og frem til Ordregiver giver underretning om tildelingsbeslutningen, kan tilbudsgiverne ikke påregne, at der vil være kontakt med Ordregiver, og eventuel kon-

8 30. januar 2015 Side 8 af 24 takt vil ske på foranledning af Ordregiver og i givet fald kun for at opnå afklaring af eventuelle tvivlsspørgsmål. Ordregiver er inden for udbudsrettens grænser berettiget til at kontrollere oplysninger givet i tilbud, herunder er Tilbudsgiver forpligtet til hurtigst muligt at yde rimelig bistand i anledning af henvendelsen fra Ordregiver i dette øjemed. Underkriterier Vægtning Vurdering 1 Pris 60 % Kontraktens pris jf. den afleverede tilbudsliste 2 Service 15 % 3 Organisation 15 % Kontaktgaranti eller en fast kontaktperson, så selskaberne altid kan få fat i rette vedkommende uden gentagne viderestillinger etc. Brug af IT værktøjer med web-adgang til resultater, foreløbige resultater via PC og/eller App til Smartphone Hvis kunden selv udtager prøver, mulighed for oprettelse af prøveanalyse i felten via en smartphone. Adgang til planlagt (aftalt) prøveprogram via web (PC og eller App), så man kan se planlagte prøvetagning samt status herfor Robust organisation med sikkerhed for faste kontaktpersoner, prøveudtager eller afhenter samt fast backup person(er) ved ferie og sygdom, med mindst samme kvalifikationer som dem der normalt varetager opgaven Udstyrspark, der ikke forlænger leveringstiden pga. nedbrud på enkelte apparater (undtaget specielanalyser) 4 Miljø og arbejdsmiljø 10 % Dokumenteret miljø- og arbejdsmiljø hos leverandøren Tabel 1, Bedømmelse Evaluering af underkriterier Pris (60 %) Prisen evalueres ud fra den samlede tilbudssum i henhold til tilbudslisten. Den billigste pris (samlet sum af tilbudslisten) tildeles 10 point og de øvrige tilbud tildeles points på baggrund af den relative forskel tilbudssummen imellem, som afspejler forskellene tilbuddene imellem. Service (15 %) Leverandøren bedes vedlægge en beskrivelse af, hvilke services tilbuddet omfatter, uden tillægspriser og meromkostninger til de angivne enhedspriser. Ordregiver ligger vægt på de anførte punkter i tabel 1. Punkterne er angivet i prioriteret rækkefølge hvorfor Ordregiver især ligger vægt på, at Ordregiver ved kommunikation med Tilbudsgiver al-

9 30. januar 2015 Side 9 af 24 tid kan få fat i den rette person hos Tilbudsgiver, uden at opleve gentagne viderestillinger mellem irrelevante personer i organisationen. Tilbud vil blive evalueret ved pointtildeling, hvor 10 point tildeles markedets bedste standard. Pointtildelingen vil udføres jf. tabel 2. Tabel 2: Evalueringstabel Point Prosa 0 Tilbud som opfylder udbudsgrundlagets mindstekrav, men ikke indeholder elementer herudover til opfyldelse af underkriteriet. Det netop acceptable tilbud: Konditionsmæssigt 2 Tilbud, som indeholder enkelte elementer til opfyldelse af underkriteriet. Under middel: Nogenlunde 4 Tilbud som indeholder nogle elementer til opfyldelse af underkriteriet. Middel: Tilfredsstillende 6 Tilbud som indeholder flere elementer til opfyldelse af underkriteriet. Over middel: Meget tilfredsstillende 8 Tilbud som indeholder mange elementer til opfyldelse af underkriteriet. Over middel: Særdeles tilfredsstillende 10 Tilbud, som tilbyder markedet bedste standard. Det bedst mulige tilbud. Organisation Tilbudsgiver bedes vedlægge en beskrivelse af Tilbudsgivers organisation. Ordregiver ligger vægt på de anførte punkter i tabel 1. Punkterne er angivet i prioriteret rækkefølge hvorfor Ordregiver især ligger vægt på, en robust organisation med sikkerhed for faste kontaktpersoner og prøveudtager eller afhenter (på det enkelte anlæg, afhentningssted eller prøveudtagningssted) backup af kontaktperson, prøveudtager og personer der skal afhente prøver. Tilbud vil blive evalueret ved pointtildeling, hvor 10 point tildeles markedets bedste standard. Pointtildelingen vil udføres jf. tabel 2. Miljø og arbejdsmiljø Tilbudsgiver bedes vedlægge en beskrivelse af Tilbudsgivers håndtering af miljø og arbejdsmiljø samt hvordan Tilbudsgiver kan dokumentere alle processer. Ordregiver ligger vægt på, at miljø- og arbejdsmiljø hos leverandøren kan dokumenteres på en overskuelig og pålidelig måde. Tilbud vil blive evalueret ved pointtildeling, hvor 10 point tildeles markedets bedste standard. Pointtildelingen vil udføres jf. tabel Afgivelse af tilbud Formkrav Tilbud skal være på dansk.

10 30. januar 2015 Side 10 af 24 Produktblade og beskrivelse af overvågning i praksis skal ligeledes være på dansk. Bilag omfattende tekniske specifikationer, brochuremateriale eller lignende må dog gerne være på engelsk. Tilbudsgiver opfordres i øvrigt til at formulere sig så kortfattet som muligt og til kun at vedlægge det relevante materiale. (Uden henvisninger til diverse hjemmesider osv.) Tilbuddet skal indeholde følgende i udfyldt stand: - Udfyldt tilbudsliste i EU-Supply - Besvarede spørgsmål i EU-Supply - Erklæring om udbudsdirektivets art. 45 (jf. punkt ) Bilag B - Erklæring fra Tilbudsgiver med oplysning om tilbudsgivers økonomiske nøgletal for de seneste 3 regnskabsår (jf. punkt ) Bilag C - Referenceliste for lignende leverancer (jf. punkt ) - Erklæring hvis Tilbudsgiver er et konsortium (jf. punkt ) Bilag D - Beskrivelse af de serviceydelser tilbuddet omfatter (jf. punkt 1.7) - Organisationsbeskrivelse (jf. punkt 1.7) - Beskrivelse af hvordan tilbudsgiver håndterer miljø- og arbejdsmiljø (jf. punkt 1.7) - Erklæring vedr. arbejdsforhold Bilag E - Erklæring om rabatordning på analyser og/eller analyseparametre der ikke er omfattet af tilbudslisten. Tilbudsgiver bedes vedlægge beskrivelse af rabatordning, som tilbydes hvis tilbudsgiver vinder kontrakten (omfattes IKKE af evalueringen, men vedlægges til orientering). Rabatordningen anvendes ved tilvalg af analyser og/eller analyseparametre der ikke fremgår af tilbudslisten. Den angivne rabatordning indskrives i den endelige kontrakt Modtagne tilbud Tilbud skal for at være rettidigt og kunne tages i betragtning under udbuddet være modtaget af Ordregiver via EU-Supply (se punkt 1.5) Senest 15. maj 2015 kl Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når frem rettidigt. Tilbudsgiver er ikke berettiget til at være til stede ved åbningen af tilbuddene Vedståelsesfrist Tilbud skal være bindende i 6 måneder efter tilbudsfristens udløb. Såfremt Tilbudsgiver får meddelelse om, at Ordregiver har identificeret Tilbudsgiverens tilbud som det vindende tilbud, er Ordregiver indtil udløbet af vedståelsesfristen berettiget til ved afgivelse af skriftligt påkrav at forlænge vedståelsesfristen med indtil 4 uger Forbehold Enhver tilsigtet eller utilsigtet uoverensstemmelse mellem udbudsmaterialet og tilbud har karakter af forbehold, herunder uoverensstemmelser i form af manglende opfyldelse eller besvarelse af krav ifølge kravspecifikationen eller kontraktudkastet.

11 30. januar 2015 Side 11 af 24 Ordregiver er berettiget til at afvise ethvert tilbud med forbehold til udbudsmaterialet, medmindre der er tale om et åbenbart bagatelagtigt forbehold. Ordregiver er forpligtet til at afvise tilbud med forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller andre forbehold, der ikke af Ordregiver kan prissættes med den fornødne sikkerhed eller er bagatelagtigt. Mindstekrav anses altid for grundlæggende elementer, hvorfor tilbud med forbehold over for mindstekrav afvises som ukonditionsmæssige. Tilbudsgiver opfordres til ikke at tage forbehold, da forbehold indebærer betydelig risiko for, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. Hvis Tilbudsgiver alligevel vælger at tage forbehold, bedes Tilbudsgiver udtrykkeligt angive forbeholdet og redegøre for, hvorfor forbeholdet er taget. I stedet for at overveje forbehold opfordres Tilbudsgiver til tidligst muligt at henlede Ordregivers opmærksomhed på eventuelle uhensigtsmæssige krav af betydning i udbudsmaterialet, jf. pkt Delkontrakter Udbuddet omfatter 2 delkontrakter, der evalueres særskilt. Spildevands- og slamanalyser (delkontrakt 1) Drikkevandsanalyser (delkontrakt 2). Forventet omfang af delkontrakterne: Delkontrakt Forventet omfang i kontraktperioden på 2½ år Forventet totale omfang, ved forlængelse af kontrakten Delkontrakt ,- danske kr ,- danske kr. Delkontrakt ,- danske kr ,- danske kr. NB: kontrakterne er en rammeaftale, og ovenævnte overslag kan således variere Øvrige forhold Tilbudsgiver kan ikke forlange tilbud tilbageleveret fra Ordregiver, der til gengæld er uberettiget til at anvende tilbud i andre sammenhænge end i forhold vedrørende nærværende udbud. Tilbudsgivers omkostninger forbundet med at afgive tilbud under nærværende udbud er Ordregiver uvedkommende Sikkerhedsstillelse Der forlanges ikke sikkerhedsstillelse Ordregivers egnethed Personlige forhold Tilbudsgivere, der befinder sig under omstændigheder som anført i udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 og 2, litra a), b), c), d), e), f) og g) er udelukket fra at deltage i udbuddet.

12 30. januar 2015 Side 12 af 24 Som dokumentation for at Tilbudsgiver ikke er udelukket efter udbudsdirektivet art. 45, skal Tilbudsgiver med tilbuddet fremsende erklæring herom, hvilket kan ske ved anvendelse af den vedlagte formular eller et tilsvarende dokument Tilbudsgivers økonomiske egnethed Tilbuddet skal indeholde følgende dokumentation for tilbudsgivers økonomiske egnethed: Erklæring fra Tilbudsgiver med oplysning om tilbudsgivers økonomiske nøgletal for de seneste 3 regnskabsår omfattende omsætning, resultat, balance og egenkapital. Hvis tilbuddet afgives af et konsortium, skal oplysningerne afgives for samtlige deltagere i konsortiet. Erklæring kan ske ved anvendelse af den vedlagte formular. Ordregiver forbeholder sig efterfølgende at rekvirere regnskaber. Tilbudsgiver skal opfylde følgende minimumskrav for at være økonomisk egnet til at opfylde kontrakten: Omsætningen skal være større end pr. regnskabsår de seneste 3 år Egenkapital større end pr. regnskabsår de seneste 3 år Soliditetsgrad over 18 % pr. regnskabsår de seneste 3 år Tilbudsgiverens teknisk-faglige egnethed Tilbuddet skal indeholde følgende dokumentation for Tilbudsgivers teknisk-faglige egnethed: Tilbudsgiver skal være akkrediteret til at udføre de tilbudte ydelser Referenceliste med mindst 5 referencer for tilsvarende rammeaftaler eller lign. opgaver udført inden for de seneste 3 år med angivelse af omsætning og kontaktpersoner. Tilbudsgiver skal opfylde følgende minimumskrav for at være teknisk-fagligt egnet til at opfylde kontrakten: Dokumentation for akkreditering Mindst 5 referencer for tilsvarende rammeaftaler eller lign. opgaver udført inden for de sidste 3 år Dokumentation om underleverandører og konsortier Hvis tilbudsgiver vil anvende underleverandører til at dokumentere sin egnethed, skal tilbudsgiver om underleverandøren vedlægge dokumentation for dennes egnethed, jf. pkt Hvis Tilbudsgiver består af et konsortium, skal samtlige deltagere i det pågældende konsortium oplyses klart og entydigt i tilbuddet, og alle deltagere skal afgive de oplysninger om personlige forhold, der er specificeret i pkt. 1.11, og overholde de deri anførte krav. Det skal anføres, hvem der optræder som repræsentant for parterne i samarbejdet og som med bindende virkning kan indgå aftaler på vegne af parterne Underretning om tildelingsbeslutningen Retsvirkning Alle deltagere i udbudsforretningen vil hurtigst muligt og samtidig få skriftligt underretning om tildelingsbeslutningen som anført i pkt. 1.5.

13 30. januar 2015 Side 13 af 24 Underretning om tildelingsbeslutningen til den vindende Tilbudsgiver er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med Tilbudsgiveren, men alene underretning om at Tilbudsgiver efter Ordregivers vurdering har afgivet det vindende tilbud. Der er ingen kontrakt eller løfte herom, før eventuel kontrakt er underskrevet af alle parter. Kontrakt kan først indgås efter udløbet af standstill-perioden, jf. håndhævelseslovens 3. Ordregivers underretning om tildelingsbeslutningen fritager ikke forbigåede tilbudsgivere fra forpligtelserne efter tilbuddet, der fortsat er bindende i overensstemmelse med pkt Aflysning Indtil udbuddet er afsluttet med indgåelse af kontrakt, vil Ordregiver kunne aflyse udbuddet, hvis en sådan aflysning ikke er usaglig Kontrakt Kontraktperioden starter den 1. juni 2015 og ophører uden varsel den 31. december 2017, medmindre Ordregiver gør brug af sin option om forlængelse jf. nedenfor. Ordregiver har option på en forlængelse af kontrakten i op til 2 år. Ønsker Ordregiver at gøre brug af optionen, skal dette varsles over for Tilbudsgiver senest 1. juli Forlængelsen af kontrakten under gældende vilkår forudsætter at samtlige deltagende selskaber under de to delkontrakter (Ordregiver) er enige om forlængelse af kontrakten. Forlænges kontrakten fortsætter den på de hidtil gældende vilkår med priseregulering jf. afsnit I kontrakt- og optionsperioden kan kontrakten ikke opsiges af nogen af parterne undtagen jf. afsnit Tilbudsgiver skal påregne at indgå specifikke delaftaler med det enkelte selskab som omfattes af Ordregiver under delkontrakten. 2. Fælles betingelser For begge kontrakter gælder følgende fælles betingelser (afsnit 2). Særlige betingelser der gælder for hver delkontrakt er anført jf. afsnit 3. Afsnit 3 går altid forud for afsnit 2, såfremt der skulle være uoverensstemmelser. 2.1 Beskrivelse af ydelser Omfang og delydelser Ydelsen omfatter prøvetagning, håndtering, registreringer samt laboratorieanalyser og afrapportering for fællesudbuddet og er opdelt i delydelserne: Spildevandsanalyser og slamanalyser (Delkontrakt 1) Drikkevandsanalyser (Delkontrakt 2) I tilbudslisterne er anført det skønnede antal prøvetagninger, afhentninger, registreringer/feltmålinger, samt analyser og tilhørende afrapportering pr. år for delydelserne. Det faktiske antal kan variere, uden at de tilbudte enhedspriser kan kræves ændret af nogen af parterne.

14 30. januar 2015 Side 14 af Akkreditering, godkendelse og kvalitetssikring Prøvetagning, målinger, analyser, m.v. skal leveres i en kvalitet, som overholder kravene i Miljøministeriets Bekendtgørelse om kvalitetskrav til miljømålinger (BEK nr. 231 af 05/03/2014). Tilbudsgiveren og eventuelle underleverandører skal være akkrediteret af DANAK og/eller tilsvarende myndighed til udførelse af de udbudte prøvetagninger, målinger og analyser. Alle prøveudtagninger og analyser skal udføres i henhold til de for enhver tid gældende normer og lovgivning på området. Hvis der i en given analyseopgave indgår ikke-akkrediterede målinger omfattet af Bekendtgørelse om kvalitetskrav til miljømålinger (BEK nr. 231 af 05/03/2014) skal tilbudsgiver oplyse Ordregiver om navnet på den standard for laboratoriets kvalitetssystem, som målingerne er udført under (fra BEK) Metodeudvikling og interkalibrering Tilbudsgiver er uden ekstra vederlag forpligtet til af egen drift at orientere Ordregiver om nye analysemetoder. Herefter aftales det med Ordregiver om de nye metoder skal anvendes. Med mindre tilbudsgiver kan påvise, at der er betydelige ekstraomkostninger eller Ordregiver kan påvise, at der er betydelige besparelser forbundet med de nye analysemetoder afregnes analysen som hidtil. Tilbudsgiver må ikke foretage metodeskift uden forudgående skriftlig aftale med Ordregiver. Tilbudsgiver og dennes eventuelle underentreprenør skal uden ekstra vederlag deltage i alle relevante danske og internationale interkalibreringer og præstationsprøvninger. Tilbudsgiver skal orientere Ordregiver om resultatet af disse interkalibreringer og præstationsprøvninger såfremt resultatet kan have betydning for de analyser, som udføres for Ordregiver. Dette skal som minimum ske, hvis resultater eller afvigelser vedrørende analyser omfattet af nærværende udbud, indberettes til akkrediteringsmyndigheden. Laboratoriet skal samtidig vurdere evt. konsekvenser for leverede og fremtidige resultater til Ordregiver Prøvetagning Prøveudtagningen skal ske akkrediteret i henhold til Miljøministeriets Bekendtgørelse om kvalitetskrav til miljømålinger (BEK nr. 231 af 05/03/2014) samt andre gældende standarder, tekniske anvisninger m.v. For driftsåret 2015 er der ved kontraktindgåelse allerede udarbejdet analyseplaner for resten af 2015 og Tilbudsgiver vil derfor for driftsåret 2015 være forpligtet til at følge eksisterende prøvetagningsplan. Laboratoriet forpligter sig til, uden ekstra vederlag, at medvirke aktivt ved planlægning af tidspunkter for prøvetagning i de efterfølgende driftsår indenfor kontraktperioden. Laboratoriet fremsender derfor så vidt muligt forslag til prøvetagningsplan primo december for prøvetagning det følgende år. Endelig aftale om prøvetagningstidspunkter skal herefter fastlægges i samarbejde med Ordregiver inden udgangen af året Håndtering og forsendelse Det er laboratoriets ansvar, at prøverne er håndteret korrekt i henhold til de tekniske anvisninger, jf. de særlige betingelser for de enkelte delydelser, herunder nedkølet i tilstrækkeligt omfang, fra prøverne er udleveret af Ordregiver eller udtaget og afhentet af Tilbudsgiver frem til analysetidspunktet. Indretning, opbevaring og transport af prøver og emballage skal ske, således at kontaminering undgås.

15 30. januar 2015 Side 15 af 24 Prøver skal opbevares, indtil laboratoriet har gennemført intern kontrol, så det har mulighed for reanalyse. Af hensyn til Ordregivers kontrolmuligheder og mulighed for re-analyse opbevares prøven på laboratoriet indtil analyseresultatet er godkendt af selskabet, dog mindst 5 uger. Delprøver skal herudover opbevares af Tilbudsgiver indtil analyseresultat for hele prøven er afleveret Emballering Laboratoriet skal stille fornøden egnet prøveemballage (glas, dunke eller andet) til rådighed for opsamling af prøver. Prøveemballagen skal overholde de opgavespecifikke krav til rengøring og skal være egnet til håndtering i felten. Udgifter til emballage samt levering af emballage og tilhørende rekvisition til de i bilaget anførte lokaliteter skal være indeholdt i prisen for gennemførelse af den enkelte analyse eller analysepakke i tilbudslisten. For visse spildevandsprøver skal emballagen endvidere kunne anvendes i Ordregivers nuværende prøvetagere Kommunikation Prøveudtager såvel som kontaktpersoner fra Tilbudsgiver skal kunne kommunikere med Ordregiver på dansk Rapportering Prøvningsrapporter (dvs. såvel prøvetagnings- som analyserapport) skal være på dansk. Analyseresultaterne for hver prøve skal afleveres samlet med alle parametre, uanset om der måtte være anvendt underleverandør til enkelte parametre. På analyserapporten skal grænseværdier/kravværdier fremgå, ved overskridelser skal det bemærkes. Analyseresultater fra samme lokalitet (f.eks.: ind- og afløbsprøver fra renseanlæg) skal så vidt muligt rapporteres i samme rapport. Kopi af prøvningsrapport skal efter aftale og uden meromkostninger tilsendes tilsynsmyndigheden og/eller andre i overensstemmelse medgældende dansk lovgivning på området. Analyseresultaterne rapporteres til Ordregiver via som pdf- eller MS-Excel filer, evt. online via laboratoriets website (som skal være sikret mod uretmæssig adgang). Dog SKAL rapporter altid sendes via , selvom Tilbudsgiver også tilbyder en online løsning. NB: Analyseresultater vedrørende vandanalyser skal altid være til rådighed online. Uden meromkostninger. Efter nærmere aftale men uden meromkostninger skal laboratoriet også fremsende papirrapport. Indeholder den fremsendte digitale rapport betydende fejl kan Ordregiver returnere rapporten til rettelse. Sådanne rettelser skal foretages straks og uden vederlag. Rapporteringstidspunkt regnes først fra modtagelse af ikke fejlbehæftet rapport. Hvor der på prøveflasker/mærkater eller rekvisitionssedler er anført navnet på prøveudtager, skal dette påføres prøvningsrapporten. Øvrige data og informationer, der er indsamlet under prøvetagning, skal rapporteres sammen med analyseresultaterne.

16 30. januar 2015 Side 16 af 24 På rapporten anføres endvidere dato og tidspunkt for afhentning samt dato og tidspunkt for igangsættelse af laboratorieanalyser på den pågældende prøve. Såfremt tilbudsgiveren lader ydelsen udføre af en underentreprenør, skal det af analyserapporten fremgå, hvor analysen er udført Analysefejl og afvigende resultater Hvis analyseresultatet afviger væsentligt eller overskrider toleranceværdi eller kravværdi skal tilbudsgiver straks kontrollere analyseresultatet for eventuelle regnefejl. Hvis ikke der konstateres regnefejl, skal tilbudsgiver uden beregning udføre en re-analyse. Ordregiver oplyser Tilbudsgiver om gældende toleranceværdier og kravværdier der gælder for det aktuelle anlæg. Såfremt der opstår analysefejl, apparatfejl eller lignende, skal Ordregiver straks og senest samme dag kontaktes telefonisk, således at Ordregiver kan vurdere, om der skal udtages ny prøve, samt om analysen af øvrige parametre skal gennemføres. Alle mistænkelige værdier og alle fejl af ovenstående karakter skal rapporteres som en bemærkning på analyserapporten. Laboratoriet opbevarer en nedfrosset repræsentativ delprøve til evt. senere re-analyse. Prøven opbevares indtil Ordregiver har godkendt analyserapporten, dog mindst 5 uger. Fejl, der efter Ordregivers vurdering, uomtvisteligt kan tilskrives laboratoriet, skal erstattes af reanalyse af nedfrosset prøve eller af en ny prøvetagning og analyse uden beregning. Al kontrol, vurdering og evt. rettelse af mistænkelige værdier og re-analyse skal foretages og rapporteres som beskrevet af laboratoriet uden beregning. 2.2 Priser og fakturering Tilbuddet Tilbudsgiveren skal afgive tilbud på alle delydelser. Den samlede tilbudspris for hver af delydelserne er bindende. Eventuelle fejl for de enkelte poster kan alene rettes på en af Ordregivers godkendt måde, og rettelsen må ikke medføre ændring af den samlede tilbudssum. De tilbudte priser skal angives i danske kroner ekskl. moms, prisniveau januar Betaling Elektronisk faktura jf. gældende lovgivning fremsendes i umiddelbar tilknytning til prøvningsrapporten. Eventuel prisreduktion forårsaget af overskridelse af leveringstid eller manglende analysekvalitet skal være fratrukket den pågældende faktura, inden udbetaling kan finde sted. Fakturaen for analyser udført i december måned skal være Ordregiver i hænde senest den 10. januar det efterfølgende år. Fakturaen eller bilag til fakturaen skal omfatte følgende oplysninger: opgave, henvisning til prøvningsrapport, afleveringsdato, stationsnummer/anlægsnummer, anlægsnavn og antal analyser samt øvrige oplysninger, der følger af lovgivning om elektronisk fakturering.

17 30. januar 2015 Side 17 af 24 Tilbudsgiver skal være indstillet på opdeling af fakturaerne efter mindre opgaveområder, hvor dette ønskes af Ordregiver Fejl og mangler Er der ikke tale om fejl og mangler af uvæsentlig betydning eller fejl, der skyldes en force majeure begivenhed som defineret i købeloven, svares ikke vederlag af et analyseresultat, der er forkert, gået tabt eller mangelfuldt, f.eks. fordi laboratoriet ikke kan overholde den fastsatte detektionsgrænse. Tilbudsgiveren friholder Ordregiver for ethvert krav eller økonomisk tab, der opstår på baggrund af fejlbehæftet myndighedsudøvelse eller på anden måde, når kravet eller tabet er en direkte følge af et eller flere fejlagtige eller mangelfulde analyseresultater Overskridelse af tidsfrister Hvis tidsfristerne for korrekt aflevering af analyseresultater ikke overholdes, reduceres tilbudsgivers tilbudte analysepris således: Forsinkelse Prisreduktion (%) Til og med 5 påbegyndte arbejdsdage 10 Fra 5 til og med 20 påbegyndte arbejdsdage 50 Fra 20 til og med 40 påbegyndte arbejdsdage 100 Fra 40 påbegyndte arbejdsdage 100* * Endvidere skal Laboratoriet afholde udgifter ved analyse på et af Ordregivers valgt laboratorium samt omkostninger ved evt. fornyet prøveudtagning Ved prisreduktion forårsaget af overskridelse af tidsfristen sørger Tilbudsgiver for at fratrække beløbet på den pågældende faktura, inden udbetaling kan finde sted. Tidsfristoverskridelser, der skyldes udefrakommende forhold, f.eks. en underleverandørs tidsfristoverskridelse, er Ordregiver uvedkommende. Tilbudsgiver har ansvaret for rettidig levering, uanset grunden til forsinkelsen. Kun i særlige tilfælde efter forudgående skriftlig aftale vil Ordregiver dispensere fra boden for tidsfristoverskridelse Prisregulering Priserne reguleres en gang årligt efter udviklingen i nettoprisindekset, som beregnes af Danmarks Statistik. Priserne reguleres første gang den 1. januar Samarbejde Ordregiver Tilbudsgiver Brugermanual Tilbudsgiver og dennes eventuelle underentreprenører er forpligtede til uden ekstra vederlag i samarbejde med Ordregiver at udarbejde en brugermanual til beskrivelse af det daglige samarbejde laboratorium og Ordregiver imellem. Manualen skal som minimum indeholdende navne på kontaktpersoner, telefon- og telefaxnumre og andet af praktisk betydning.

18 30. januar 2015 Side 18 af 24 Tilbudsgiver skal påregne en brugermanual pr. selskab Kontaktpersoner Ordregiver skal hos Tilbudsgiver inden for normal arbejdstid kunne træffe en fast dansktalende kontaktperson (evt. flere med ansvarsområder efter prøvematricer), med hvem Ordregiver kan drøfte faglige og administrative spørgsmål i forbindelse med kontraktens indhold og de dermed forbundne ydelser. Til ferieperioder og andet fravær skal der være udpeget en fast, ligeledes dansktalende, stedfortræder(e). Alle prøvetagere skal ligeledes være dansktalende Koordinationsmøder Tilbudsgiver og Ordregiver kan i kontraktperioden - efter behov - indkalde til koordinationsmøder om Tilbudsgivers ydelse, kvalitetssikringen heraf, kontraktens indhold m.v. Mødetidspunkt og dagsorden fastsættes efter aftale. Tilbudsgiver skal påregne ovenstående pr. selskab Fortrolighed Tilbudsgiveren er forpligtet til at holde den viden, som han får i forbindelse med udførelsen af de af kontrakten omfattede ydelser, fortroligt. Tilbudsgiveren er forpligtet til at pålægge sine ansatte og eventuelle underentreprenøren tilsvarende tavshedspligt. Tavshedspligten gælder også efter udløbet af kontraktperioden Inhabilitet Såfremt tilbudsgiveren eller dennes underentreprenør står i sådant forretnings-, familie- eller lignende forhold til en privatperson eller en virksomhed, der kan have interesse i analyseresultaterne, at der vil kunne rejses tvivl om Tilbudsgiverens habilitet, skal Tilbudsgiveren straks underrette Ordregiver om forholdet og betydningen heraf. Bevisbyrden for, at Ordregiver har modtaget en rettidig og fyldestgørende orientering, påhviler Tilbudsgiveren. Hvis Ordregiver vurderer, at der foreligger et væsentligt habilitetsproblem afgør denne alene, hvordan der skal ageres i den pågældende situation. 2.4 Andet Underentreprenør Såfremt Tilbudsgiveren agter at lade de tilbudte ydelser udføre helt eller delvist af en underentreprenør, dvs. et fremmed laboratorium, skal navnet på dette laboratorium oplyses i tilbuddet, ligesom de af Ordregivers ønskede oplysninger til vurdering af dette laboratoriums faglige standard skal medfølge. Tilbudsgiveren hæfter for et sådant fremmed laboratorium. I kontraktperioden kan Tilbudsgiveren ikke, uden Ordregivers forudgående samtykke, udskifte det således oplyste laboratorium med et andet eller foretage en væsentlig udvidelse af omfanget af de laboratorieydelser, der udføres af dette laboratorium. I tilfælde af, at underentreprenøren ikke kan opfylde sin forpligtelse, er dette uden betydning for Tilbudsgiverens pligt til fortsat at levere de tilbudte ydelser på uændrede økonomiske og indholdsmæssige vilkår.

19 30. januar 2015 Side 19 af Misligholdelse I tilfælde af væsentlig misligholdelse påtaler Ordregiver dette skriftligt med angivelse af den konstaterede væsentlige misligholdelse og med varsel om, at gentagelse uden videre vil kunne medføre ophævelse af kontraktforholdet, samt med anmodning om Tilbudsgivers bemærkninger til den konstaterede væsentlige misligholdelse. Eksempelvis vil gentagne overskridelser af tidsfristerne, en manglende akkreditering eller gentagne manglende overholdelse af detektionsgrænserne blive betragtet som væsentlig misligholdelse. Hvis en væsentlig misligholdelse ikke bringes til ophør inden for en skriftligt meddelt tidsfrist (typisk én måned, men fastsættes efter misligholdelsens karakter), kan Ordregiver ophæve kontrakten med yderligere én måneds varsel. Hvis misligholdelsen alene angår enkelte analysetyper/prøvetyper eller delydelser, kan Ordregiver med én måneds varsel opsige kontrakten vedrørende disse analysetyper/prøvetyper eller delydelser. Såfremt der gennemføres væsentlige ændringer i lovgrundlaget eller myndighedsfordelingen for de omhandlede opgaver, kan såvel Ordregiver som laboratoriet forlange aftalen genforhandlet. Såfremt der ikke kan opnås enighed ved denne genforhandling kan kontrakten gensidigt opsiges med 3 måneders varsel. Ordregiver kan uden varsel opsige kontrakten, hvis laboratoriet går konkurs eller standser sine betalinger Retsforhold Dansk ret er gældende i retsforholdet mellem parterne. Hvis Ordregiver sagsøges ved de almindelige domstole af tredjemand i anledning af forhold, der er omfattet af nærværende aftale, kan Ordregiver medinddrage Tilbudsgiveren under et sådant søgsmål Opbevaring af prøvemedie Prøvemediet skal gemmes indtil prøveanalysen er godkendt af Ordregiver, dog mindst 5 uger Administration Tilbudsgiver skal acceptere at Ordregiver består af flere forskellige selskaber med individuelle kontaktpersoner, behov og retningslinjer. 3. Særlige betingelser (Delkontrakt 1) For kontrakten gælder følgende særlige betingelser for de enkelte delydelser. Såfremt der er uoverensstemmelser mellem afsnit 2 og 3, er det beskrivelsen anført i afsnit 3 der er gældende. Delkontrakt 1 er specificeret af bilag 1 A. 3.1 Rapportering direkte i Miljøportalen Tilbudsgiver skal inddatere analyserapporterne i Miljøportalen (PULS) uden meromkostninger. Tidsfristen for inddateringen er tilsvarende som beskrevet i afsnit Leveringstider Tidsfrist for rapportering af analyseresultater er 8 dage efter modtagelse af analyseprøven.

20 30. januar 2015 Side 20 af 24 Ordregiver kan, når særlige omstændigheder gør det nødvendigt, kræve, at de i tilbudslisten beskrevne analyser udføres som hasteanalyser. Dette indebærer, at prøven skal afhentes umiddelbart efter, at tilbudsgiveren er blevet rekvireret, at analysearbejdet påbegyndes straks, og at analyseresultatet skal foreligge hurtigst muligt. I tilbudslisterne angives et procenttillæg til de opgivne priser for analyser, såfremt disse skal udføres som hasteanalyser. Procenttillægget skal ikke omfatte de ekstraudgifter, der vil påløbe, såfremt det vil være nødvendigt at arbejde i weekenden eller på helligdage for at fremskynde analyseresultaterne. I disse tilfælde aftales ekstrabetaling fra gang til gang. 3.3 Overskridelser af toleranceværdier eller kravværdier Hvis toleranceværdien eller kravværdien overskrides skal leverandøren straks orientere den af selskabet angivet kontaktperson via mail med vedhæftning af analyserapporteringen. 3.4 Afhentning De i tilbudslisterne angivne ydelser vedrørende afhentning omfatter - at prøverne afhentes af tilbudsgiveren på de i bilag anførte lokaliteter indenfor de tidsrammer som Tilbudsgiver orienteres om af Ordregiver de enkelte selskaber. Ydelsen anvendes uanset om Ordregiver eller Tilbudsgiver udfører prøvetagningen. Ydelsen Afhentning afregnes pr. lokalitet der afhentes prøver. Hvis der hentes flere forskellige prøver fx slamprøver og spildevandsprøver på samme tid, fra samme lokalitet, afregnes ydelsen 1 gang for samtlige afhentede prøver og eventuelle delprøver. De i tilbudslisterne anførte priser skal ligeledes omfatte transport og evt. forsendelse, pakning, emballering, emballage og materialer hertil, laboratoriets sagsbehandling og registrering og samtlige øvrige, sædvanligt forekommende ydelser til de pågældende analyser. Der skal altid være en følgeseddel/rekvisition for hver prøve der udtages med oplysninger om prøvens identifikation samt metadata (bl.a. feltmålinger etc.). Tilbudsgiver skal sørge for og sikre sig at denne følgeseddel/rekvisition altid følger prøven. Layout samt hvilke oplysninger der skal fremgå af følgesedlen/rekvisitionen aftales mellem Tilbudsgiver og Ordregiver umiddelbart efter kontrakten i krafttræder. 3.5 Prøvetagning De i tilbudslisterne angivne ydelser vedrørende prøvetagning indbefatter at prøverne udtages af tilbudsgiveren på de i bilaget anførte lokaliteter indenfor i det samme bilag anførte tidsrammer. Ydelsen prøvetagning afregnes pr. udtaget prøve. Delprøver afregnes som en udtaget prøve. Fx hvis der udtages 2 delprøver, afregnes der for 2 x prøvetagninger. De i tilbudslisterne anførte priser skal ligeledes omfatte anvendt udstyr, emballage, pakning og emballering samt materialer hertil, laboratoriets sagsbehandling og registrering og samtlige øvrige, sædvanligt forekommende ydelser til de pågældende analyser/prøveudtagninger. Der skal altid være en følgeseddel/rekvisition for hver prøve der udtages med oplysninger om prøvens identifikation samt metadata (bl.a. feltmålinger etc.). Tilbudsgiver er ansvarlig for at denne følgeseddel/rekvisition altid følger prøven. Layout samt hvilke oplysninger der skal fremgå af følgesedlen/rekvisitionen aftales mellem Tilbudsgiver og Ordregiver umiddelbart efter kontrakten i krafttræder.