Referat fra det ordinære repræsentantskabsmøde den 23. maj 2017, som blev afholdt i fælleshuset, Birkeparken 24, 6230 Rødekro. Tilstede: Der deltog 30 repræsentanter af i alt 38 mulige. Fra administrationen deltog Hans H. Appel. Fra Sønderjyllands revision deltog statsaut. revisor Michael Johansen Egon Soll bød repræsentantskabet velkommen. Herefter blev dagsorden behandlet: 1. Valg af dirigent, referent og stemmeudvalg. Michael Johansen blev foreslået og valgt som dirigent.. Dirigenten takkede for valget og konstaterede mødets lovlighed. Gældende forretningsorden for mødet var udsendt som bilag med indkaldelsen. Der blev herefter foretaget præsentation af deltagerne. Mandatprøve var sket i forbindelse med udlevering af stemmesedler ved fremmødet. Dirigenten konstaterede, at med 30 repræsentanter til stede, aflyses det varslede ekstraordinære repræsentantskabsmøde uanset udfald af afstemning om forslag til vedtægtsændringer. Torben Leen og Kjesten Hostrup blev valgt til stemmeudvalg. Hans H. Appel blev valgt som referent. Dirigenten gennemgik dagsorden. 2. Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen for det seneste år. Formand Egon Soll fremlagde bestyrelsens årsberetning: DALBO a.m.b.a. er et administrationsselskab primært for selvstændige almene boligorganisationer. Vi leverer ydelser vedr. administration af lejeboliger, som kan tilpasses bestillers behov, lige fra ledelse af en boligorganisation til udlejning af boligerne. 1
Selskabet har i løbet af året haft en løbende dialog med kunder og andelshavere om tilpasning af selskabets ydelser til kundernes behov Dalbo har som overordnet målsætning, at vi leverer de ydelser som efterspørges hos den enkelte boligorganisation. De tidligere etablerede funktioner omkring udlejning og drift, fungerer efter hensigten. Vi har i den daglige drift fokus på sparsommelighed og effektivisering, og vi har i den forbindelse god kontakt med de boligorganisationers bestyrelser, som Dalbo har aftaler med. I forbindelse med en nøglepersons sygdom, har vi i årets løb udført en del arbejdsopgaver hos Det Ærøske Boligselskab. Opgaverne har primært bestået i udarbejdelse af budgetter og afholdelse af afdelingsmøder. I løbet af året er implementeret funktioner i vores økonomisystem, der bl.a. muliggør digital synsfunktion. Endvidere er mulighederne for kommunikation med lejere og interessenter forbedret væsentligt med anvendelse af mails og e-boks. I 2016 er forberedt anvendelse af bestyrelsesportal, med mulighed for aktuelt indblik i økonomiske forhold for bestyrelsesmedlemmer i afdelinger og organisationer. Forbedringer af Dalbos edb-systemer har der således været fokus på i 2016, og samlet set er tingene lykkedes. Dalbo har taget initiativ til dannelse af en Erfa-Gruppe, som består af ledere fra organisationer i og udenfor Dalbo. Gruppen mødes med regelmæssige mellemrum, med det formål at dele erfaringer og dermed samlet udvikle gruppens medlemmers kompetencer. I løbet af året har der været afholdt kurser for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer og i grundlæggende økonomi. Disse kurser har været velbesøgte, og tilbagemeldinger herfra har været positive. I forbindelse med kursus er installeret en del fremvisningsudstyr i det fælleslokale i Rødekro, hvor kurser fremover påtænkes afholdt. Regnskab 2016 Regnskabsåret 2016 udviser et overskud på tkr. 28 ved ordinær drift. I 2015 var der tilsvarende overskud ved ordinær drift på tkr. 38. Resultatet vurderes at være tilfredsstillende. Årets overskud foreslås overført til arbejdskapital, der herefter udgør kr. 78.214. Egenkapitalen udgør herefter i alt tkr. 1.469 pr. 31. december 2016, mod tkr. 1.441 ved udgangen af 2015. Udviklingen i 2017 og årene fremover Dalbo ønsker fortsat, at investere i den tekniske udvikling, for at muliggøre rationalisering og effektivisering af arbejdsgange i vore andelshaveres organisationer, og for at medvirke til den effektivisering, som er aftalt mellem regering og BL frem til 2020. I forbindelse med diskussion om udførelse af digital opmåling af andelshaveres boliger, anbefaler Dalbo, at denne investering foretages, således at der i denne forbindelse kan foretages udbud af istandsættelsesopgaver. Dette vurderes at kunne medføre besparelser i organisationerne. 2
Dalbos kursusaktiviteter ønskes fortsat udviklet, og i 2017 planlægges afholdelse af kurser, der indeholder relevante emner for medlemmer af afdelingsbestyrelser, men derudover ligeledes kurser, der på intensivt niveau, og med få deltagere, kan være med til at udvikle arbejdet i hovedbestyrelser. Ledelsen forventer i lighed med de senere år et tilfredsstillende driftsresultat, som dog vil være afhængig af opgaver til udførelse, herunder bygge- og renoveringsaktivitet hos andelshaverne. Vi vil fortsat løbende drøfte selskabets videre udvikling og bestyrelsen er klar til at diskutere ændringer i struktur, ydelser eller andre forhold med den enkelte andelshaver eller kunde, såfremt dette bliver aktuelt. Der var ikke spørgsmål til beretningen. Beretning er godkendt. 3. Endelig godkendelse af årsregnskab for 2016 med tilhørende revisionsberetning, samt forelæggelse af budget for 2017. Hans H. Appel gennemgik det udsendte regnskab for 2016, der afsluttedes med et overskud på kr. 28.032, hvorefter den samlede egenkapital udgør kr. 1.469.014 mod kr. 1.440.982 sidste år. Budget for 2017 blev ligeledes forelagt. Regnskabet for 2016 er godkendt. Budget for 2017 er taget til efterretning. 4. Behandling af eventuelt indkomne forslag: a. Bestyrelsen foreslår ændring af selskabets vedtægter: Hans H. Appel gennemgik oplæg, der var udsendt med indkaldelse. Væsentlige konsekvenser er: Nedsættelse af antal repræsentantskabsmedlemmer med 1 pr. organisation. Ændring af bestyrelsens størrelse fra 9 til 7 medlemmer. Fremover ingen medarbejderrepræsentant. Fremover skal man være medlem af en medlemsorganisations bestyrelse, for at sidde i bestyrelsen. 3
Der var herefter skriftlig afstemning om forslaget. Resultat heraf var 29 ja-stemmer, og 1 blank stemmeseddel. Forslaget er vedtaget. 5. Valg af formand for bestyrelsen: På valg var Egon Soll, som ikke ønskede genvalg. Bestyrelsen havde foreslået valg af Søren Weiss fra Nordborg Andelsboligforening som formand. Søren Weiss præsenterede sig selv, og sin politik. Sørens Weiss er valgt som formand uden modkandidat. 6. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter: På valg var Monika Löck, der ikke ønskede genvalg. Eivin Struck, der ikke ønskede genvalg. Søren Weiss, der modtager genvalg. Herudover ønskede Steen Valentin at udtræde af bestyrelsen. Da Søren Weiss var valgt som formand, skulle der vælges 3 nye bestyrelsesmedlemmer efter de nye vedtægter. Foreslået og valgt blev: Bent Christensen, BoligSyd Preben Løsche, Løgumkloster Andelsboligforening Finn Hougaard, Tyrstrup Andelsboligforening 4
Herefter består bestyrelsen af: Søren Weiss, formand (valgt 2017) Andreas Knudsen (valgt 2016) Kjesten Hostrup (valgt 2016) Lars Johansen (valgt 2016) Bent Christensen (valgt 2017) Preben Løsche (valgt 2017) Finn Hougaard (valgt 2017) Foreslået og valgt som suppleanter blev (rækkefølge blev afgjort ved skriftlig afstemning): Jette B. Petersen Svend Jensen Jos van Stuivenberg 1. suppleant 2. suppleant 3. suppleant 7. Valg af revisor. Sønderjyllands Revision blev genvalgt. 8. Eventuelt. Hans Appel gav orientering om forskellig forhold, som er relevant i forhold til 2017 og senere: Der søges afløser for Carsten Boisen, der med placering på kontoret i Løgumkloster skal medvirke til at servicere organisationer på det overordnede tekniske områder. Edb programmer, som fik en opgradering i 2016, er kommet godt i gang der er få negative tilbagemeldinger. Dalbo arbejder på fortsat udvikling af bestyrelsesportalen, så der kommer flere funktioner heri. Der er fuld gang i udvikling af den digitale opmåling af boliger flere steder, og det bliver spændende at se, om forventningerne indfries. Lønsystemet skiftes pr. 1. oktober 2017 til Bluegarden. Der blev gjort opmærksom på den nye EU-persondataforordning, der officielt træder i kraft 25. maj 2018. bødestørrelser for overtrædelse bliver enorme, og vi har bevisførelsen for, at vi overholder reglerne. 5
Derfor skal vi have lavet formelle forretningsgange og reglementer for, hvorledes vi behandler personfølsomme oplysninger, således at vi kan dokumentere de overordnede retningslinjer herfor. Noget af det første vi skal derfor vil kigge på, er kryptering af mails kan vi sende sikre mails kan vi eliminere en stor del af usikkerheden i vores systemer. Peder Damgaard fra BoligSyd sagde tak til Dalbo for god service i hverdagen, og Hans Appel lovede at tage takken med til personalet i Dalbo. Den afgående formand Egon Soll takkede herefter for sin tid i selskabet. Han har været med som formand siden stiftelsen af De Lokale Boliger, der fra 2007 i forbindelse med fusion med Alssund Boligadministration blev til Dalbo. Søren Weiss takkede de afgående medlemmer og formand for indsatsen, og de fik en gave. Da der ikke var flere indlæg, afgav dirigenten sit hverv med en tak til forsamlingen for god ro og orden. Formanden takkede ligeledes, og afsluttede mødet. sign. Søren Weiss Bestyrelsesformand sign. Michael Johansen Dirigent 6