SPØRGSMÅL OG SVAR - EU-UDBUD - INDSAMLING AF AFFALD

11-2017 RINGSTED KOMMUNE SPØRGSMÅL OG SVAR - EU-UDBUD - INDSAMLING AF AFFALD SVARBLAD NR. 1

ADRESSE COWI A/S Parallelvej 2 2800 Kongens Lyngby TLF +45 56 40 00 00 FAX +45 56 40 99 99 WWW cowi.dk 11-2017 RINGSTED KOMMUNE SVAR & SPØRGSMÅL SVARBLAD NR. 1 PROJEKTNR. DOKUMENTNR. A10718 VERSION UDGIVELSESDATO BESKRIVELSE UDARBEJDET KONTROLLERET GODKENDT 1.0 9. November 2017 NSOP DEJE DEJE

EU-UDBUD INDSAMLING AF AFFALD 5 INDHOLD 1 Indledning 7 2 Rettelser 8 3 Spørgsmål og svar 10

EU-UDBUD INDSAMLING AF AFFALD 7 1 Indledning I forbindelse med igangværende EU-udbud for Ringsted Kommune vedr. indsamling af affald er der pr. 7.11.2017 indkommet følgende spørgsmål. De tilhørende svar er angivet i kursiv. Spørgsmål er besvaret fortløbende efter modtagelsestidspunkt.

8 EU-UDBUD INDSAMLING AF AFFALD 2 Rettelser Rettelse nr. 1 Nedenstående afsnit i udbudsmaterialets afsnit 4.1 Krav til elektronisk registreringssystem, ændres. Oprindeligt afsnit: Renovatøren er forpligtiget til at implementere det til enhver tid anvendte system i Ringsted Kommune. Systemet skal anvendes som rutestyrings værktøj i indsamlingskøretøjerne med en online opkobling, således at de angivne ruter i indsamlingskøretøjet hele tiden er opdaterede og indeholder bestillinger af eventuelle ekstra sække således at de udførte tømninger og eventuelle bestillinger løbende registreres i systemet med efterfølgende ud veksling til Ringsted Kommunes system. Ændres til: Renovatøren er forpligtiget til at implementere et system, der kan overføre alle relevante data til Ringsted Kommunes system. Ringsted Kommune leverer snitfladebeskrivelse når systemet er valgt. Systemet skal anvendes som rutestyringsværktøj i indsamlingskøretøjerne med en online opkobling, således at de angivne ruter i indsamlingskøretøjet hele tiden er opdaterede og indeholder bestillinger af eventuelle ekstra sække således at de udførte tømninger og eventuelle bestillinger løbende registreres i systemet med efterfølgende udveksling til Ringsted Kommunes system. Nedenstående afsnit i udbudsmaterialets afsnit 7.1 Administration og kommunikation, slettes. Oprindeligt afsnit: Renovatøren er forpligtiget til at implementere og anvende det til enhver tid anvendte elektroniske registreringssystem i Ringsted Kommune, herunder affalds apps eller lignende.

EU-UDBUD INDSAMLING AF AFFALD 9 Rettelse nr. 2 Nedenstående afsnit i udbudsmaterialets afsnit 13.1 Samarbejds- og driftsmøder, ændres: Oprindeligt afsnit Renovatørens kørselsleder skal deltage i møder med Ringsted Kommune om samarbejdet og driften af indsamlingsopgaven efter behov dog som minimum hvert kvartal. Endvidere skal indsamlingsmandskabets tillidsrepræsentant deltage på driftsmøderne. Ændres til: Renovatørens kørselsleder skal deltage i møder med Ringsted Kommune om samarbejdet og driften af indsamlingsopgaven efter behov dog som minimum hvert kvartal.

10 EU-UDBUD INDSAMLING AF AFFALD 3 Spørgsmål og svar 1. Er det muligt at få udleveret tilbudslisten som Excel-fil - evt. med krav om at det er tilbudsgivers eget ansvar at den tilbudsliste der afleveres, selvfølgelig skal svare præcis til pdf-udgaven? Svar: Ja, tilbudsliste i PDF-format vil blive erstattet af en ny version i excelformat, benævnt version 2. 2. I forbindelse med gennemlæsning af ovennævnte udbudsmateriale har vi konstateret at der under punkt 4 og punkt 7 oplyses, at Ringsted Kommune i løbet af 2018 vil vælge at indkøbe et elektronisk registreringssystem til håndtering og registrering af alle relevante data omkring opsamlingsudstyr, standpladser, tømningsfrekvenser, indberetning af uregelmæssigheder samt kommunikation med renovatør og borgere. Ligeledes stilles der krav om, at den vindende renovatør skal bruge samme system samt afholde alle omkostninger i f. b. med indkøb og ibrugtagning af dette udstyr. (fabrikat/model/type, som er blevet valgt af Ringsted kommune) Vi skal gøre opmærksomt på, at det i henhold til udbudsloven, ikke er tilladt at kræve brug af specifikt benævnt udstyr herunder benævnelse af fabrikat, model eller type. Det er udelukkende tilladt at beskriver de funktioner og data man ønsker at få stillet til rådighed. Hvilket udstyr den vindende renovatør bruger til af fremskaffe disse data kan der ikke stilles krav om. Vi skal derfor enten bede Dem helt slette henvisninger og oplysninger om elektronisk registreringsudstyr under afsnit 4 og 7 eller alternativt tilpasse teksten i udbudsdokumentet så den svare overens med lovgivning, hvilket vil sige, at man fjerne kravet om brug af samme udstyr som Ringsted Kommune vil gøre brug af og blot oplyser hvilke indsamlingsinformationer/data man ønsker at modtage fra den vindende renovatør samt at man vil stille snitfladebeskrivelse til rådighed for dataudveksling med det af Ringsted Kommune til enhver tid valgte elektroniske registreringssystem. Svar: Se rettelse nr. 1.

EU-UDBUD INDSAMLING AF AFFALD 11 3. Vil dere kunne akseptere at anbudet utarbeides på norsk eller svensk språk? Svar: Nej. 4. Hvordan defineres småt elektronik? Svar: I forslaget til det nye regulativ for husholdningsaffald defineres småt elektronikaffald som mobiltelefoner, opladere, strømforsyninger, småt el-legetøj, småt el-værktøj små el-køkkenmaskiner m.m. 5. Vil Ringsted Kommune selv afgive tilbud på opgaven (kontrolbud eller lign.)? Svar: Nej. 6. Udbudsmaterialets pkt. 7.7 vedr. helligdage: Normalvis får man 2 dage til at indkøre 1 helligdag i, men her bedes om at hele helligdagen køres på 1 dag enten dagen før, eller dagen efter. Men den foregående / efterfølgende dag har jo også sine egne ruter der skal køres og indsamles, så man vil komme til at køre dobbelt på de dage. Kan bestemmelsen ændres til at der må indkøres 1 helligdag over 2 foregående / efterfølgende dage gerne efter aftale om hvert enkelt tilfælde med Ringsted Kommune? Svar: Det accepteres, at helligdage indkøres på to dage. 7. Tilbudslisten: Det ser ud til at tømning af restaffald hhv. hver 14. dag og hver uge, har én og samme post på tilbudslisten. Kan det venligst opdeles så sække med ugetømning har sin egen post, og tilsvarende for 14 dags tømning? Kan sækketømningerne tillige opdeles i hhv. bio- og restaffald, da der er forskel i de to fraktioner og deres tømmefrekvenser? Svar: Tilbudslisten opdeles så sækketømninger opdeles efter tømningsfrekvens på henholdsvis hver 14. dag eller hver uge. Det er alene restaffald hvor tømningsfrekvensen kan være hver uge, hvorfor ydelsen ikke opdeles yderligere. 8. Udbudsmaterialets pkt. 8.2 vedr. kærrer: Her står at Renovatøren skal med tilbuddet vedlægge en beskrivelse, inklusiv lastevne, af det hjælpemiddel der vil blive anvendt. Inden kontraktstart skal renovatøren fremsende dokumentation til Ringsted Kommune vedr. godkendelse/egnethedsvurdering af hjælpemidlet. Vi har aldrig hørt om sådan godkendelse/egnethedsvurdering af kærrer. Kan det venligst beskrives hvad man har forestillet sig at modtage hhv. i tilbud, og senere som dokumentation?

12 EU-UDBUD INDSAMLING AF AFFALD Vi har ikke kendskab til nogen instans som udfører godkendelse/egnethedsvurdering af kærrer. Kan i hjælpe os med hvem der kan? Hvad skal i bruge lastevnen til? Svar: I tilbuddet skal der vedlægges en beskrivelse i form af billeder eller video for eksisterende materiel, alternativt skitsetegning med dimensioner for materiel under udvikling. I begge tilfælde skal der vedlægges en funktionsbeskrivelse af materiellet. Som anført i udbudsmaterialets punkt 8.2 vil Ringsted Kommune acceptere enten en godkendelse fra Arbejdstilsynet eller en egnethedsvurdering foretaget af en certificeret arbejdsmiljø konsulent, der sandsynliggør at materiellet er egnet. De fleste større tekniske rådgivningsfirmaer kan tilbyde en sådan vurdering, ligesom firmaer med fokus på ergonomisk arbejdsmiljø kan udføre vurderingen. Lastevnen bidrager til at vurdere materiellets egnethed ved tilbudsvurderingen i forhold til sækkenes forventede og maksimale vægt. 9. Udbudsmaterialets pkt. 14.7 siger bl.a. at de estimerede årlige tømninger i tilbudslisten, bilag 1, er Ringsted Kommunes bedste skøn herfor, hvorfor den årlige tilbudssum kan variere med +/- 25 %. Det virker ikke rimeligt at tilbudsgiver skal afgive tilbud på et grundlag som udbyder åbenbart føler sig meget usikker på (?). Vi mener at 25 % afvigelse fra det udbudte er alt for højt, og beder venligst Ringsted Kommune om at nedsætte de 25 % til 5-10 % som virker mere fair at skulle acceptere? Svar: Variationen på +/-25 % ændres til +/- 10%. 10. Vi tror at der skal indsamles rene fraktioner af genanvendeligt materiale - fx 4-hjulede containere med rent glas, rent metal eller rent papir. Skal disse indsamles i rute for sig? Hvilke(t) modtageanlæg skal de i givet fald afleveres til? Svar: Der skal ikke indsamles rene fraktioner af genanvendeligt materiale, men alene blandinger af enten pap og papir eller glas, metal og hård plast. Modtageanlæg er anført i afsnit 12 i udbudsmaterialet. 11. Udbudsmaterialets pkt. 6.4 oplyser at der på sækkene skal påtrykkes en angivelse af max 25 kg i sækken. Det synes vi er et meget højt max antal kg. På hvilket grundlag har Ringsted Kommune valgt at sækkene må veje så meget, når en skraldemand skal komme og tømme den? Kan Ringsted Kommune garantere at den udformning som sækkestativerne har, kan muliggøre afhentning af sække sådan at Arbejdstilsynets vejledninger (D.3.1 om løft, træk og skub og D.2.24 om dagrenovationssystemer) samt Arbejdsmiljøloven overholdes? Har Ringsted Kommune kendskab til at tidligere/nuværende renovatører har modtaget påbud i forbindelse med løft af sække ud fra de anvendte stativer?

EU-UDBUD INDSAMLING AF AFFALD 13 Svar: Byrådet har truffet beslutningen om max vægten på 25 kg. Den nuværende renovatør har udarbejdet en procedure, der sandsynliggør, at sækkene kan afhentes fra affaldsstativet således at AT's vejledning overholdes. Proceduren er udarbejdet i forbindelse med påbud udstedt til den nuværende renovatør. Vægtgrænsen på 25 kg er indarbejdet i proceduren. 12. Vi bemærker at sække til bioaffald angives i flæng som hhv. 90 liter og 110 liter i udbudsmaterialet (bl.a. siderne 24, 25, 30, 37), og forstår at der bliver tale om 110 liter sække, som i hvert fald har samme fysiske mål som sækkene på 110 liter til restaffald. Forskellen skulle ligge i at i 110 liter sækken til bioaffald skal have en indre fyldningsstreg som markerer en grænse for fyldning 90 liter. Vi forudser at den vindende renovatør og dermed Ringsted Kommune vil få en uendelig række af bøvl og borgerklager, i forbindelse med overfyldning af biosækken, når nu den fysisk vil kunne rumme 110 liter. En 110 liter sæk med bioaffald vil tillige blive mærkbart tungere end andre fraktioner. Og vi er bekendt med at Ringsted Kommune har udført forsøgsordning med anvendelse af 90 liter sække (altså sække som fysisk vil kunne rumme 90 liter, og ikke 110 liter). Hvad er årsagen til at man ønsker en sæk som er 110 liter, som alligevel kun skal rumme 90 liter (vi ser ingen fordele den er både dyrere og dårligere, så borgerne kommer til at betale for en sæk som er dyrere, og kan give anledning til uoverensstemmelser om overfyldning)? Vil Ringsted Kommune gå med til at ændre biosækkenes størrelse til at fysisk kunne rumme 90 liter, og ikke 110 liter, så man bedre sikrer en hverdag der fungerer for både skraldemænd, borgere, Ringsted Kommune og renovatør? Kan farverne på sækkene evt. farverne på trykket - venligst differentieres maksimalt, så borgerne tydeligt kan se hvilken sæk der er til bio- og hvilken der er til restaffald fx grønt tryk på biosæk og rødt tryk på restaffald? Svar: Brug af 110 l renovationssække til madaffald med indvendig fyldningsstreg ved 90 l fastholdes. Farverne på trykket på sækkene vil være forskelligt, med grønt tryk på sække til madaffald. 13. Udbudsmaterialets pkt. 4.1 på side 18 siger, at Renovatøren skal afholde samtlige omkostninger til indkøb og montering af tømmeregistreringssystemet, samt eventuelle omkostninger til brugsret, support og brugeruddannelse. Har Ringsted Kommune besluttet hvilket system der skal anvendes venligst oplys, i givet fald? Skal renovatøren betale for hele systemet, eller kun for den del af systemet som renovatøren bruger? Svar: Ringsted Kommune har ikke p.t. valgt system. Renovatøren skal kun betale for eget system. Se i øvrigt rettelse nr. 1.

14 EU-UDBUD INDSAMLING AF AFFALD 14. Udbudsmaterialets pkt.12, side 48 omtaler regulering af pris jf. post på tilbudslisten, hvis afstande ændrer sig mere end plus/minus 20 km. Skal det forstås som 20 km én vej, eller skal det forstås som samlet set 20 km ved kørsel tur/retur? Svar: Det skal ses som 20 km. tur/retur.