Rapportering for 1. kvartal 2016 Opførelse af Nyt OUH
Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 3 2. Kortfattet status... 3 3. Rapportering... 5 3.1 Byggeriets fremdrift... 5 3.2 Projektets økonomi... 7 3.3 Risikovurdering... 9 3.3.1 Beskrivelse af væsentligste risici... 10 3.3.2 Andet igangværende risikoarbejde... 14 3.3.3 Projektets styringsmanual... 14 3.4. Kvalitet og indhold... 14 4. Bilag:... 15 Bilag 1: Tidsmæssig fremdrift... 15 Bilag 2: Kvartalsvis forbrug af de deponerede midler... 16 Bilag 3: Risikobilag med score og vurderingsark... 17 Bilag 4: Økonomisk færdiggørelse (observationer) Samlet... 18 Side 2 af 18
Rapportering for 1. kvartal 2016 Nyt OUH 1. Indledning I 2008 igangsatte regionsrådet projekt Nyt OUH. Den somatiske del af Nyt OUH er et kvalitetsfondsstøttet byggeri, hvor man fik endeligt tilsagn til byggeriet i 2011. Udbetalingsanmodningen blev godkendt af Sundheds- og Ældreministeriet den 10. august 2015. Anlægsbevilling til byggemodning er blevet godkendt af regionsrådet den 25. januar 2016. Arbejdet med byggemodning er udbudt i licitation med frist den 30. marts 2016. Endelig kontrakt blev indgået den 19. april og første spadestik blev taget den 28. april 2016. Anlægsbevilling til fremrykning af byggemodning er blevet godkendt af regionsrådet den 25. januar 2016. Ydermere er anlægsbevilling til etablering af projektkontor og besøgscenter godkendt på regionsrådets møde i januar 2016. Det samlede byggeri vil ud over den somatiske del også omfatte en psykiatrisk del. Børne/unge-psykiatrien finansieres af regionale midler, mens voksenpsykiatrien etableres som et OPP projekt. Ligeledes vil der ske en sammenfletning med det Sundhedsvidenskabelige Fakultet på Syddansk Universitet (SUND) såvel som Odense Letbanes linjeføring igennem området. 2. Kortfattet status Figur 1: Projektets status Økonomi Tid Kvalitet Samlet status Ændret Uændret Uændret Økonomi: Figur 1 viser, at økonomisk rapporteres projektet nu til at være i gul, da det er vurderingen, at økonomien i projektet er under pres. Totalrådgiver har i relation til target cost budgetteringen vurderet, at der er et underskud i størrelsesordenen 146 mio. kr. Tid: Figur 1 viser, at tidsparameteren i projektet fortsat rapporteres til at være grøn, da det er vurderingen, at den overordnede tidsplan stadig kan holde. Den gældende tidsplan er fortsat tidsplanen fra dispositionsforslaget, som blev godkendt af regionsrådet den 27. april 2015 og som afspejles i bilag 1. Afleveringsfristen for projektforslaget er fortsat d. 21. juni 2016. Side 3 af 18
Nyt OUH projektet befinder sig i projektforslagsfasen, som startede marts 2015. I projektforslaget udarbejder Totalrådgiver forslag til indretning af rum, anvendelse af materialer og overflader, placering af inventar og byggetekniske løsninger af projektet. Projektforslaget sætter således de endelige rammer for byggeriet, inden man begynder på myndighedsprocessen i for- og hovedprojekt og selve byggeriet. Totalrådgiver afleverer projektforslag ultimo juni måned, hvorefter materialet granskes af bygherren og bygherrerådgiver frem til ultimo august måned. Projektforslaget forelægges til regionsrådets godkendelse den 24. oktober 2016. Odense Letbane skal anlægge letbanen i et tracé gennem Nyt OUH langs vidensaksen. De indledende anlægsarbejder udføres af Region Syddanmark. Dette arbejde skal være færdigt senest i oktober 2017, og samtidig fremrykkes en række anlægsarbejder på Nyt OUH, som ligger i den zone, hvor letbanen får sit forløb. Regionsrådet vedtog i januar 2016 bevilling til de fremskudte arbejder. Arbejdet med byggemodning er udbudt i licitation og endelig kontrakt blev indgået den 19. april 2016. Første spadestik blev taget den 28. april 2016. Det blev markeret med deltagelse af Sundhedsministeren, Regionsrådet m.fl. Med fremskyndelse af etableringen af letbanetracéet skal der udføres dele af den samlede byggemodning til hospitalsbyggeriet. Byggemodningen af hele grunden ønskes udført samlet. Regionsrådet vedtog i januar 2016 en bevilling til den samlede byggemodning. I Projektforslagsfasen bliver udbudsstrategien fastsat. Ernst & Young har udarbejdet en markedsanalyse, som analyserer markedsforholdene netop nu med udgangspunkt i Nyt OUH-projektet. Regionsrådet blev den 29. marts 2016 givet en teknisk orientering om de forskellige udbudsformer forud for den politiske behandling af udbudsstrategien. Regionsrådet træffer beslutning om valg af udbudsstrategi inden sommeren 2016. Kvalitet: Figur 1 viser, at kvaliteten i projektet fortsat rapporteres til at være grøn, da det er vurderingen, at kvalitetsparametrene kan holde. En presset økonomi kan dog på et tidspunkt betyde et fald i kvalitet. Brugerne skal i projektforslaget komme med deres input til både de standardiserede løsninger og til de konkrete rum på deres afdelinger. Brugerinddragelsen for projektforslagsfasen startede i maj og hovedparten af inddragelsen sluttede i december. Inddragelsen blev forlænget på udvalgte områder, hvor kompleksitet og ønskede forandringer havde nødvendiggjort ekstra møder. Sidste brugergruppemøde blev afholdt den 18. april 2016. Det har dog ikke konsekvenser for tidsplanen for færdiggørelse af projektforslagsfasen. Brugerinddragelsen i projektforslaget indebærer også en patient- og pårørendeinddragelse, hvor udvalgte patienter og borgere kan komme med input til de eksisterende løsninger i de standardiserede rum såsom patientstuer og venteområder. Inddragelsen faciliteres af Syddansk Sundhedsinnovation. Processen involverer også en ændring og udvidelse af den eksisterende Mock-Up, som er placeret ved Syddansk Sundhedsinnovation. Herudover vil der i Mock-Up en også ske test af den fremtidige ITunderstøttelse af Nyt OUH. Netop nu forberedes test for understøttelse af servicelogistik. Side 4 af 18
3. Rapportering 3.1 Byggeriets fremdrift Nyt OUH befinder sig godt to tredjedele henne i projektforslagsfasen. I projektforslagsfasen afsluttes den overordnede brugerinddragelse, og byggemodningen starter. Det er her, at de endelige beslutninger omkring byggeriets design heriblandt tekniske installationer og facader, udstyr og placering afgøres. Ligeledes fastlægges det styrende budget, der ligger til grund for de kommende udbud. Ved afslutningen af projektforslaget er Nyt OUH dermed som udgangspunkt låst. På grund af letbanens tidligere færdiggørelse end Nyt OUH, er der behov for at fremskynde arbejdet med at anlægge tracé til letbanen. Forud for dette arbejde, skal den del af grunden, hvor letbanen skal anlægges, byggemodnes. Det er derfor besluttet, at byggemodningen af hele grunden sættes i værk samlet i 2016. Letbanen deler de kommende byggefelter for Nyt OUH i 2, hvorfor alle forbindelser under jorden mellem de 2 områder skal etableres allerede nu. Arbejdet med byggemodning starter i forbindelse med de forberedende arbejder med letbanen. De forberedende arbejder er udbudt i licitation og endelig kontrakt blev indgået den 19. april 2016. Første spadestik blev taget den 28. april 2016. I forbindelse med byggemodningen opføres der et besøgscenter, der også vil kunne rumme projektkontor for Projektorganisationen for Nyt OUH. Brugerinddragelsen blev forlænget på udvalgte områder, hvor kompleksitet og ønskede forandringer havde nødvendiggjort ekstra møder. Sidste brugergruppemøde blev afholdt den 18. april 2016. Det har dog ikke konsekvenser for tidsplanen for færdiggørelse af projektforslagsfasen. Det er besluttet at omdisponere placeringen af neonatal-intensiv, som var planlagt placeret i Vidensaksen, for at opnå tættere nærhed mellem neonatal-intensiv og fødestuer. Der er fremlagt et løsningsforslag, hvor neonatal-intensiv flyttes fra placering i Vidensaksen til placering i børneklyngen (HBUP). En af de store effektiviseringspotentialer ved Nyt OUH ligger i udviklingen af Det Digitale Hospital, der primært omhandler den fremtidige IT- understøttelse. Det Digitale Hospital kommer til at blive implementeret løbende på det eksisterende hospital, så brugerne vil være klar til at benytte de nye muligheder ved indflytningen i 2022. Den 3. november 2015 blev tre projekter godkendt i Udvalget for Sundheds-IT: Klinisk logistik, Servicelogistik og Planlægning/booking. Disse projekter kommer til at foregå dels i den eksisterende Mock- Up ved Syddansk Sundhedsinnovation, som har været igennem en ombygning og en udvidelse i projektforslaget, og i udvalgte afdelinger på OUH. Brugerne til forløbet er fundet, og projekterne er startet i januar 2016. Afprøvningen i Mock-Up vil bl.a. fokusere på sporing, registrering og logistik. I januar 2016 afviklede Syddansk Sundheds Innovation (SDSI) i samarbejde med Projektorganisationen for Nyt OUH en workshop om religiøse rum. Formålet med workshoppen var at fokusere på, hvordan der skabes et værdigt refleksionsrum med plads til mennesker, der har forskellige religiøse tilhørsforhold. Side 5 af 18
De tre stifter i Region Syddanmark, Fyens, Ribe og Haderslev, har givet en donation til Region Syddanmark til etablering af et kristent kirkerum på Nyt OUH. Donationen blev behandlet og godkendt af regionsrådet den 26. oktober 2015. Donationen er på 6,8 mio. kr., og pengene skal gå til et kirkerum og diverse hjælpelokaler på i alt ca. 100 kvadratmeter. Der har i første kvartal 2016 i samarbejde med repræsentanter fra de tre stifter, været arbejdet på en konkretisering af tankerne omkring kirkerummet. Der udarbejdes slutteligt et projektforslag for kirkerummet, der indarbejdes i det samlede projektforslag for Nyt OUH. For at sikre at letbanen kan komme under sygehusets forbindelsesgange på 1. sals niveau (broer) er der enighed om at den bedste løsning er at flytte linjeføringen for letbanen til den østlige del af Sdr. Hospitalsvej. Samtidig rykkes Sdr. Hospitalsvej lidt mod øst. Dette giver den mest optimale trafikafvikling i det sydlige område. Forlængelsen af Munkebjergvej har nået sin afslutning, og vejen er nu åben. Det betyder, at man kan køre på Munkebjergvej ned til motorvejen via motorvejstilslutningsanlæg 50 og videre mod Sjælland. Tilkørselsvejen mod Jylland åbner i løbet af 2. kvartal 2016. Med Munkebjergvejens forlængelse og flytningen af motorvejstilslutningsanlæg 50 er infrastrukturen på plads i forhold til byggemodningen i 2016. I Det Fælles Kunstudvalg mellem Region Syddanmark og Bygningsstyrelsen har man fundet kunstnerne til de fire fælles kunstprojekter på Nyt OUH og Nyt SUND: Vidensaksen - Simon Starling, Koblingszonen - Phillippe Parreno, SUND Hovedindgang - Monica Bonvicini og Nyt OUHs Hovedindgang - Nevin Aladag. Region Syddanmark og Bygningsstyrelsen har hver afsat 5,5 millioner kr. til de fire kunstprojekter. Fælles for projekterne er, at de skal bidrage til at markere det tætte samarbejde mellem Nyt OUH og SDU. Kunstnerne til de fire fælles opgaver har alle fået godkendt deres skitseforslag. I næste fase arbejder kunstnerne videre på at konkretisere deres projekter i samarbejde med bygherrer og rådgivere i projekterne. I Kunstudvalget for Nyt OUH, der følger kunststrategien vedtaget i Det Fælles Kunstudvalg, har man inviteret to kunstner til at levere skitseforslag til de to klyngestrøg på hospitalet. De endelige skitsefremlæggelser vil foregå i foråret 2016. Samlet afsættes der på Nyt OUH 0,5 % af anlægssummen til kunst, hvilket er ca. 26 mio. kr. i alt. Heraf indgår ca. 5,5 mio. kr. til de fælles kunstprojekter med Syddansk Universitet. Fordelingen af midlerne er blevet vedtaget i en handlingsplan, hvor et af de øvrige projekter er en registrering af den eksisterende kunst på OUH i en database, som efterfølgende skal kvalificeres og nyttiggøres i forhold til brug af værkerne på Nyt OUH. Figur 2 viser projektets reviderede akkumulerede investeringsprofil, den akkumulerede investeringsprofil fra udbetalingsanmodningen samt det akkumulerede forbrug. Det underliggende datamateriale findes i bilag 4. Det bemærkes, at den opdaterede akkumulerede investeringsprofil indeholder de estimerede følgeomkostninger i forbindelse med letbanens linjeførelse igennem Nyt OUH og derved afviger fra den akkumulerede investeringsprofil fra udbetalingsanmodningen. Der korrigeres for dette i forbindelse med udbetaling af midler fra Kvalitetsfonden. Udgifterne vil vedrøre flere delprojekter, og fremadrettet når der skal udarbejdes figurer pr. delprojekt, vil delprojekterne inkludere Side 6 af 18
følgeomkostninger, da det er delprojekternes samlede forbrug der vil blive styret efter og ikke restforbruget korrigeret for letbanens indtægtsposteringer. Endvidere må bemærkes, at der for de akkumulerede profiler er knyttet en stor usikkerhed idet der ikke er fastlagt endelig udbudsstrategi, men alene en opdeling i et antal forventede delprojekter, jf. kontrakten med Totalrådgiver. Figur 2: Byggeriets økonomiske fremdrift, løbende priser. 3.2 Projektets økonomi Nedenstående skema viser status på budget, forbrug og byggefremdrift for den somatiske del af Nyt OUH. Side 7 af 18
Skema 1: Kvartalsvis status på økonomi og byggefremdrift Faste priser (2016) Oprindeligt budget Samlet budget Korrigeret budget Forbrug pr. 31.03.16 Disponeret forbrug pr. 31.03.16 Forventet resterende forbrug Forbrug og udgiftsbehov Forventet samlet forbrug Evt. difference: budget og forventet forbrug (a) (b) (c) (d) (e=b+c+d) (a-e) Planlagt færdiggørelse sgrad Realiseret færdiggørelsesgrad Mio. kr. Delprojektoversigt Bygherreudgifter 658,7 753,8 184,6 7,7 561,4 753,8 0,0 24,5% 24,5% Projektrådgivning 629,8 649,7 256,9 37,4 355,4 649,7 0,0 39,5% 39,5% Grundudgifter 141,7 140,3 139,7 0,0 0,6 140,3 0,0 99,6% 99,6% Byggeudgifter (excl. Logistiske systemer mv.) 4.407,1 4.533,9 0,0 0,0 4.533,9 4.533,9 0,0 0,0% 0,0% DP01 - Fremskudt arbejde, Letbane 251,4 75,9 0,0 75,9 75,9 - DP02 - Fremskudt arbejde, Byggemodning 710,8 219,0 0,0 219,0 219,0 - Delprojekt 3 957,0 1.021,0 0,0 1.021,0 1.021,0 - Delprojekt 4 141,1 578,7 0,0 578,7 578,7 - Delprojekt 5 191,5 478,0 0,0 478,0 478,0 - Delprojekt 6 263,5 269,5 0,0 269,5 269,5 - Delprojekt 7 265,5 265,5 0,0 265,5 265,5 - Delprojekt 8 348,2 348,2 0,0 348,2 348,2 - Delprojekt 9 589,9 590,0 0,0 590,0 590,0 - Delprojekt 10 141,6 141,6 0,0 141,6 141,6 - Delprojekt 11 266,3 546,6 0,0 546,6 546,6 - Delprojekt 11 280,2-0,0 - - - IT, apparatur og inventar (incl. Logistiske systemer mv.) 1.335,7 1.235,3 35,3 0,0 1.200,0 1.235,3 0,0 2,9% 2,9% Reserve til regionsrådets disposition - Reserve til prisregulering - I alt investeringsramme før indtægsbevilling 7.172,9 7.312,9 616,5 45,1 6.651,3 7.312,9 0,0 8,4% 8,4% - heraf følgeomkostninger vedr. Letbane 0,0 133,8 0,0 133,8 133,8 0,0 0,0% 0,0% Indtægtsbevilling vedr. letbane 0,0-133,8 0,0-133,8-133,8 0,0 0,0% 0,0% - heraf donation til kirkerum 0,0 6,2 0,0 6,2 6,2 0,0 0,0% 0,0% Donation 0,0-6,2 0,0-6,2-6,2 0,0 0,0% 0,0% I alt investeringsramme efter indtægsbevilling 7.172,9 7.172,9 616,5 45,1 6.511,3 7.172,9 0,0 8,6% 8,6% - heraf reserver i alt (inkl. letbane, ekskl. Reserver på inventar) 739,4 857,0 0,0 857,0 857,0 0,0 - heraf IT, udstyr, apparatur mv. 1.335,7 1.235,3 35,3 1.200,0 1.235,3 0,0 I alt investeringsramme 7.172,9 7.172,9 616,5 45,1 6.511,3 7.172,9 0,0 8,6% 8,6% Skema 2 viser projektets økonomi fordelt på år. Udgiftsprofilen er meget afhængig af projektets tidsplan, udbudsstrategi mv. og er derfor fortsat behæftet med stor usikkerhed. I løbet af 2016 når der forventeligt foreligger et projektforslag og man derved har en opdeling i delprojekter vil udgiftsprofilen kunne angives med en større sikkerhed. Side 8 af 18
Skema 2: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet. Løbende priser 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 I alt I alt 09 PL År ------------------------------------------- Mio. kr. -------------------------------------------- PL indeks 100,0 100,0 101,0 102,8 105,4 106,5 108,1 109,6 111,3 111,3 111,3 111,3 111,3 111,3 111,3 PL indeks - udstyr 100,0 100,0 100,0 100,0 100,0 100,0 100,0 101,3 102,9 102,9 102,9 102,9 102,9 102,9 102,9 Delprojektoversigt Bygherreudgifter 3,8 17,8 28,3 28,3 25,2 14,2 20,5 28,1 106,4 104,4 73,9 73,9 73,9 73,9 70,2 743,0 677,2 Projektrådgivning - - - 17,8 57,7 75,9 14,7 62,1 72,9 70,9 60,8 58,8 54,0 54,0 40,5 640,2 583,7 Grundudgifter - - - 5,7-0,6-129,3 1,0-0,1 0,1 0,1 0,1 0,1 0,1 0,1 136,0 126,0 Byggeudgifter (excl. Logistiske systemer mv.) 125,4 157,6 703,0 1.259,0 1.407,8 631,6 249,4 4.533,9 4.073,4 DP01 - Fremskudt arbejde, Letbane 64,5 11,4 - - - - - 75,9 68,2 DP02 - Fremskudt arbejde, Byggemodning 54,8 131,4 32,9 - - - - 219,0 196,8 Delprojekt 3 6,2 14,8 322,7 425,4 251,9 - - 1.021,0 917,3 Delprojekt 4 - - 208,7 226,4 143,6 - - 578,7 519,9 Delprojekt 5 - - 138,7 220,7 118,6 - - 478,0 429,4 Delprojekt 6 - - - 137,7 131,8 - - 269,5 242,1 Delprojekt 7 - - - 132,7 132,7 - - 265,5 238,5 Delprojekt 8 - - - 116,1 232,1 - - 348,2 312,8 Delprojekt 9 - - - - 236,0 236,0 118,0 590,0 530,0 Delprojekt 10 - - - - 85,0 56,6-141,6 127,2 Delprojekt 11 - - - - 76,1 339,0 131,5 546,6 491,1 IT, apparatur og inventar (incl. Logistiske systemer mv.) - - - 0,5 5,0 6,8 7,8 12,2 49,2 194,7 196,2 196,6 196,8 197,4 171,0 1.234,3 1.200,0 Reserve til regionsrådets disposition Reserve til prisregulering I alt investeringsramme før indtægsbevilling 3,8 17,8 28,3 52,4 87,3 96,9 172,2 103,4 353,8 527,8 1.034,1 1.588,5 1.732,6 957,1 531,3 7.287,3 6.570,1 Heraf følgeomkostninger vedr. Letbane - 16,4 6,0 48,3 48,5 14,7 - - 133,8 120,2 Indtægtsbevilling vedr. letbane 0,0-16,4-6,0-48,3-48,5-14,7 - - -133,8-120,2 Heraf donation til kirkerum 6,2 6,2 5,6 Donation -6,2-6,2-5,6 I alt investeringsramme efter indtægsbevilling 3,8 17,8 28,3 52,4 87,3 96,9 172,2 103,4 337,4 521,8 985,8 1.533,8 1.718,0 957,1 531,3 7.147,3 6.444,4 - - heraf reserver i alt (ekskl. Reserver på inventar) 52,1 59,3 130,2 202,5 221,8 120,9 70,2 857,0 769,9 - heraf IT, udstyr, apparatur mv. 0,5 5,0 6,8 7,8 12,2 49,2 194,7 196,2 196,6 196,8 197,4 171,0 1.234,3 1.200,0 - Herudover Change request 2,5 18,5 26,1 65,2 112,3 100,9 - - - - - - - - - - - - - - - - - I kolonnen i alt 09 PL er investeringsrammen ikke lig summen af delprojekterne på grund af forskelle i den sats som de enkelte delprojekter PL reguleres med Det bemærkes, at der er indarbejdet en opklassificering til bygningsklasse 2020. Ansøgningen om statslige lånemidler blev godkendt september 2015, og svarende til 2,3% af den samlede ramme, i alt 144,4 mio. kr. 09-PL. Ligeledes bemærkes, at der er indarbejdet ekstra linjer således, at der gøres rede for den indtægtsførelse der vil finde sted i forbindelse med følgeomkostningerne i forbindelse med letbanens linjeføring såvel som donationen modtaget i forbindelse med beslutningen om opførelse af et kirkerum. I de enkelte delprojekter indgår således følgeomkostninger til letbanen og kirkerummet, mens fradraget sker i den nederste del af skemaet. Projektets færdiggørelsesgrad er vurderet af projektledelsen til at udgøre 8,6%. 3.3 Risikovurdering I forhold til senest kvartalsrapportering er der sket en ændret prioritering af risici Risiko nr. 1 er opjusteret på basis af totalrådgivers seneste vurdering af anlægsøkonomi, der dog ikke er verificeret endnu. Risiko 5 er ligeledes forværret pga. et øget pres på både totalrådgiver og bygherre ift. at fremlægge beslutningsoplæg og træffe beslutninger i nødvendig takt ift. afslutning af projektforslaget. Risiko 7 er forværret (opjusteret sandsynlighed) da det pt. er en udfordring at tiltrække ressourcer. Derudover er risiko 6 oprettet som ny risiko, som en konsekvens af den stramme økonomi; der er risiko for, at det bliver på bekostning af kvaliteten. Side 9 af 18
Figur 3: Projektets hovedrisici Konsekvens Nr. Id. Risikoemne Økonomi Tid Kvalitet Projektforslagsfase 1 52 Forudsætninger for m2-priser kan ikke realiseres Forværret Forværret Forværret 2 23 Indeksregulering: Divergens mellem PL-indekset og byggeomkostningsindekset Uændret Uændret Uændret 3 20 Sammenfald af udbud på de andre hospitaler / stort udbud - få aktører Uændret Uændret Uændret 4 36 IT-understøttelse af logistik på Nyt OUH Uændret Uændret Uændret 5 45 Rettidige afklaringer og bygherrebeslutninger, samt grundlag herfor Uændret Forværret Uændret 6 53 Lav kvalitet pga. stram økonomi Ny Ny Ny 7 43 Manglende tiltrækning og fastholdelse af kvalificerede medarbejdere Forværret Forværret Forværret Da alle risici ikke forventes at indtræffe samtidig, vurderes det på nuværende tidspunkt af projektforslagsfasen, og med den indbyggede omprioriteringsklausul, at de nuværende reserver er tilstrækkelige. Reservestrategien vil løbende blive vurderet. 3.3.1 Beskrivelse af væsentligste risici Risiko 1: Forudsætninger for m 2 -priser kan ikke realiseres Risikoen omhandler de forudsætninger, der er lagt til grund for anlægsoverslag. Ud fra den samlede pris og størrelsen på byggeriet, kan kvadratmeterprisen beregnes. Sammenlignet med kvadratmeterprisen for andre byggerier ligger prisen i den lavere ende. Til at modvirke den lave m 2 -pris blev det aftalt med Totalrådgiver, at der udarbejdes en projektstrategi, der indeholder en højere grad af standardisering og off-side-manufactoring m.v. For at følge risikoen afrapporterer Totalrådgiver specifikt på projektstrategien hver 14. dag på Projektledelsesmøder. Der er således stor fokus på dette område og nedenstående konsekvensvurdering skal ses som et øjebliksbillede i en optimeringsproces, hvor projektet vil blive tilpasset den økonomiske ramme. Risiko 1 er kvantificerbar og er opjusteret til konsekvensklasse 4 (dvs. mere end 100 mio. kr.) i det totalrådgiver i seneste anlægsvurdering har anslået en manko på 146 mio. kr. Derudover er der en usikkerhed på regionsfaktoren, som er et indeks for prisniveau ift. geografiske område. Ligeledes er der fortsat usikkerhed på grundvandsforholdene på den jord, som sygehuset skal opføres på. Der udføres derfor supplerende undersøgelser for at undersøge vandforholdene nærmere. Vurderingen af disse forhold pågår og vil blive rapporteret i 2. kvartal. For nuværende, arbejdes der hos Totalrådgiver med projektstrategien standardisering, out-side-manufactoring, som kan medvirke til at bringe anlægsbudgettet i balance. Endvidere skal Totalrådgiver forud for licitationen identificere besparelsesmuligheder/tilkøbsmuligheder svarende til 10 % af håndværkerudgifterne. Dette skal anvendes som budgetværn i forbindelse med de kommende licitationer. Risikovurdering er ændret ift. seneste kvartalsrapport. Side 10 af 18
Risiko 2: Indeksregulering: divergens imellem PL-indekset og byggeomkostningsindekset Der er risiko for, at det regionale anlægs pris- og lønindeks (der regulerer finansieringsrammen) og byggeomkostningsindekset (der regulerer rådgiver- og entreprenørydelser), ikke følger den samme udvikling, hvilket kan få økonomisk konsekvens for projektet. Dermed kan der opstå behov for tilpasninger, der kan få betydning for kvalitet og tid (til omprojektering). Udviklingen følges tæt med henblik på eventuel behandling i projektledelses- og styregruppen. Risiko nr. 2 er tidligere kvantificeret til ca.140 mio. kr. med de givne forudsætninger. Tallet kan ikke indgå i anlægskalkulationen. Risikovurdering er uændret ift. seneste kvartalsrapport. Risiko 3: Risiko for sammenfald af udbud / stort udbud få aktører Der er risiko for en overophedning af markedet med de store sygehusprojekter og andre store anlægsprojekter. Dette vil afspejle sig i kvaliteten under hensyntagen til den økonomiske ramme. Risiko skal i første omgang håndteres via en gennemarbejdet udbudsstrategi. Bygherre har bedt totalrådgiver om at arbejde videre efter kontraktmodellen. Der er siden seneste kvartalsrapport blevet udarbejdet en supplerende markedsanalyse af revisionsfirmaet EY, der ikke indikerer en overophedning af byggeriet i Danmark for den periode, hvor udførelsen finder sted. Der vil selvfølgelig altid være en usikkerhed på såvel udbud som efterspørgsel. Risikovurdering er uændret ift. økonomi, der af bygherre er anslået til konsekvensklasse 3, hvilket svarer til 35-100 mio. kr. Den økonomiske konsekvensvurdering er baseret på følgende: Idet udbudsstrategien i et vist omfang vil forsøge at minimere risikoen vil det ikke være alle entrepriser der vil være ramt af sammenfald og konsekvensen er derfor beregnet ud fra en vurdering af, hvor stor en andel der vil være ramt af dette såvel som konsekvensen (prisstigning) heraf. Vurderingen er dog behæftet med stor usikkerhed. Det bemærkes, at der ikke kun er tale om risiko i forhold til tid og økonomi, men at der også kan opstå flaskehalse med mangel på arbejdskraft pga. overophedning i markedet. Totalrådgiver er i færd med at analysere risikoen i større detalje ift. flaskehalse i markedet Risikovurdering er uændret ift. seneste kvartalsrapport. Risiko 4: IT-understøttelse af logistik på Nyt OUH Et velfungerende logistiksystem med den teknologi, der er valgt på Nyt OUH, fordrer et sammenhængende og velfungerende klinisk IT-system, hvor snitfladen til logistikteknologiens styresystemer er velbeskrevet og velfungerende. Der er truffet beslutning om logistikløsningen, men logistik-området betragtes fortsat som et højrisiko-område, hvorfor den it-rettede snitflade også anses som risikoområde. Såfremt logistikken ikke fungerer optimalt på det nye OUH vil det få konsekvenser for de driftsmæssige vilkår. Side 11 af 18
Der er sammen med Totalrådgiver igangsat detailbeskrivelse af snitfladerne mellem styrings-it for de enkelte logistikanlæg og integrationen af logistikanlæg på tværs, for at sikre sammenhæng og robusthed i den IT-rettede understøttelse af hele sygehusets logistik. De igangsatte analyser har deadline 31. december 2016. Området følges tæt og der sker p.t. løbende opfølgning på fremdrift mellem projektorganisation og totalrådgiver, herunder om der er de tilstrækkelige kompetencer på området. Risiko 4 er ikke kvantificerbar, men er vurderet til konsekvensklasse 2, hvilket svarer til 5-35 mio. kr. jf. risikomatrice. Risikovurdering er uændret ift. seneste kvartalsrapport. Risiko 5: Rettidige afklaringer og bygherrebeslutninger, samt grundlag herfor Risikoen omhandler den proces der skal føre frem til rettidige afklaringer og bygherrebeslutninger, som er en forudsætning for den samlede tidsplan. Risikoen kan desuden have konsekvens for økonomi, såfremt der foretages sene ændringer i projektet. Mødehåndbog, som blev godkendt i 3. kvartal 2015, er et risikominimerende tiltag. Bygherre og totalrådgiver har dog en fælles oplevelse af, at disciplinmøder er meget komprimerede og det er svært at "presse" beslutninger igennem i den takt, der er nødvendig for at holde fremdriften ift. projektforslagets aflevering. Derfor er det besluttet, at emnet drøftes på bygherrens næstkommende ledermøde og totalrådgiver følger op på, at aftalte procedure for mødeindkaldelser og fremsendelse af bilagsmateriale efterleves. Risiko 5 er ikke kvantificerbar, men vurderet til konsekvensklasse 2, hvilket svarer til 5-35 mio. kr. Den økonomiske konsekvensvurdering er baseret på, at beslutninger i projektet vurderes at kunne træffes i henhold til mødestruktur for PRL, PLG og SGM. Mødefrekvens variere fra 1 uge til ca. 1 mdr., hvorfor beslutninger forventes at kunne træffes inden for maksimalt 3 mdr. De økonomiske konsekvenser for projektet kan variere afhængigt af området i projektet, men vurderes i nogle tilfælde, at kunne være af væsentlig anlægsøkonomisk betydning for projektet dvs. op til 35 mio. kr. I princippet kan der laves en fordeling over de forskellige estimerede konsekvenser og tilhørende sandsynlighedsfordeling. Det vil dog være umuligt at opliste alle beslutninger endsige vurdere deres økonomiske konsekvens, hvorfor risikoen er vurderet bredt til at ligge i intervallet [5-35] mio. kroner. Risikovurdering er forværret i forhold til sidste kvartalsrapport. Risikovurdering er ændret ift. seneste kvartalsrapport. Risiko 6: Lav kvalitet pga. stram økonomi Som det fremgår af risiko 1 og 3 vurderes økonomien at være udfordret, hvilket giver risiko for, at der foretages så store besparelser i projektet, så Nyt OUH fremstår i en ringere kvalitet og funktionalitet end forventet. Risikoen kan resultere i omprojektering/ombygning eller i yderste konsekvens få betydning for succeskriterierne, herunder effektiviseringsgevinst. Side 12 af 18
Risikogruppen har skabt opmærksomhed omkring risikoen ved at løfte emnet til drøftelse i projektledelsesgruppen (PLG). Endvidere er der igangsat en løbende involvering af bygherre for at skabe indblik i den løbende projektering for proaktivt at justere forventninger og undgå "overraskelser" i faseafleveringen. Dette med henblik på, at der skabes en balanceret vægtning af økonomi og kvalitet/succeskriterier i valg af løsninger og granskning af projektmaterialet. Derudover foreskriver kontrakten omprojektering, såfremt licitation ligger væsentligt under budget (mere end 5 % under licitationsrammen). Kvantificering af økonomi ligger under 35 mio. kr. da risiko alene kan indeholde administrative/projekteringsmæssige udgifter i forbindelse med indarbejdelse af projektmæssige kvalitetsforbedringer. Såfremt der skal bygges om, pga. manglende funktionalitet / kvalitet, vil det formentlig ske "efter" nærværende anlægsprojekt. Dog kan risiko have konsekvens for effektiviseringsgevinst, men dette kan ikke kvantificeres på nuværende erkendelsesniveau. Endvidere er det endnu uafklaret, hvor meget projektstrategien (standardiseringer, produktion uden for byggepladsen m.v.) kan bidrage til at undgå kvalitetsforringelser i tilfælde af pres på anlægsrammen. Risikoen er ny. Risiko 7: Manglende tiltrækning og fastholdelse af kvalificerede medarbejdere Denne risiko repræsenterer en generel usikkerhed for alle byggeprojekter. Hvis Nyt OUH ikke er i stand til at tiltrække de bedste kompetencer inden for sygehusbyggeri og/eller nøglemedarbejdere søger væk fra projektet, vil der være risiko for tab af viden/information, der enten går tabt eller skal opbygges igen. Dette kan få konsekvens for både tid, økonomi og kvalitet. Risikoen er til stede, da nærværende projekt er udfordret af de geografiske afstande der kan medføre rejsetid, et meget langt projektforløb, og en stor organisation. Som det fremgår af tidligere rapporteringer, har der været iværksat en række tiltag for håndtering af risikoen. Konsortiet har samlet set en betydelig ressourcevolumen til rådighed gennem moder-virksomheder. Aktuelt opleves dog en udfordring ift. tiltrækning af ressourcer. Sandsynlighed er derfor opjusteret. Konsekvens/forsinkelse ift. projektering vurderes ikke at kunne blive større end 3 måneder. Baseret på nuværende bemanding. Der er iværksat konkret re-planlægning ift. deltidsplanlægning ved totalrådgiver. Risiko 7 er ikke kvantificerbar, men er vurderet til konsekvensklasse 1, hvilket svarer til mindre end 5 mio. kr. Økonomisk konsekvensvurdering er baseret på en betragtning af den lønomkostning der ikke effektivt udnyttes i en indkøringsperiode, når/hvis en medarbejder udskiftes. Dertil skal lægges de afledte økonomiske konsekvenser, der kan være forbundet med dårlig projektkvalitet mv., såfremt det ikke er de bedst kvalificerede medarbejdere, som sættes til at løse opgaverne. Risikovurdering er ændret ift. seneste kvartalsrapport. Side 13 af 18
3.3.2 Andet igangværende risikoarbejde Ingen bemærkninger. 3.3.3 Projektets styringsmanual Projektets styringsmanual er senest administrativt godkendt af økonomidirektøren i juni 2015 og af regionsrådet den 20. januar 2014. 3.4. Kvalitet og indhold Byggeprojektet gennemføres på en måde, så de gevinster og funktionskrav, der stilles i forbindelse med tilsagnet om støtte fra kvalitetsfonden realiseres. Side 14 af 18
4. Bilag: Bilag 1: Tidsmæssig fremdrift Bilag 1afspejler den med dispositionsforslaget fremsendte hovedtidsplan. Tidsplanen afspejler ikke de enkelte delprojekter, men vil indgå når udbudstidsplanen foreligger senere i projektforslagsfasen Bilag 1. Tidsmæssig fremdrift 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 Status J F MA MJ J A S O N D J F MA MJ J A S O N D J F MA MJ J A S O N D Dispositionsforslag Projektforslag Udførelsesfase* * Udførelsesfase er inkl. for- og hovedprojekt samt udbudsfaserne. Senest godkendte tidsplan Forsinkelse har betydet en forskydning af start på fasen (tidligere blå) Forsinkelse har betydet en forskydning af afslutningen på fasen (ikke tidligere en del af tidsplanen) Side 15 af 18
Bilag 2: Kvartalsvis forbrug af de deponerede midler Løbende priser - kr. Fkt. 6.32.27 900 Renter af hensatte beløb 901 Hensættelser vedr. kvalitetsfonden 902 Overført til projektspecifik egenfinansiering Kvalitetsfondsprojekter, fælles 67.340.163 1.394.090.000-1.211.053.266 Fkt. 6.32.27 903 Tilskud vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 904 Lån vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 905 Egenfinansiering vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 906 Frigivelse vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 907 Renter af deponerede beløb vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 1673 - Sygehus Sønderjylland 300.035.000 366.728.996 640.567.149 1.611.585 1672 - Sygehus Lillebælt 386.619.000 133.966.000 260.268.000 762.681.822 371.993 1671 - Nyt OUH 584.056.270 584.056.270 Total 686.654.000 133.966.000 1.211.053.266 1.987.305.241 1.983.578 Forventet forbrug mio. kr. 2. kvartal 2016 3. kvartal 2016 4. kvartal 2016 1. kvartal 2017 Pl-indeks 111,3 111,3 111,3 111,3 Sygehus Lillebælt, Kolding 76,9 73,4 37,9 10,1 Sygehus Sønderjylland, Aabenraa* 8,5 1,6 0,8 0,9 Nyt OUH** 83,2 99,6 113,6 136,5 Total 168,6 174,6 152,3 147,5 * Heraf udgør indtægtsdækkede udgifter 1 mio. kr. i 2. kvartal 2016 og 0,885 mio. kr. i 3. kvartal 2016. ** Heraf udgør indtægtsbevilling for Letbanen 4,1 mio. kr. i 2. kvartal 2016, 4,1 mio. kr. i 3. kvartal 2016, 4,1 mio. kr. i 4. kvartal 2016 og 1,0 mio. kr. i 1. kvartal 2017. Side 16 af 18
Bilag 3: Risikobilag med score og vurderingsark Konsekvens Nr. Id. Risikoemne Sandsynlighed Økonomi Tid Kvalitet Projektforslagsfase 1 52 Forudsætninger for m2-priser kan ikke realiseres 4 4 1 1 2 23 Indeksregulering: Divergens mellem PL-indekset og byggeomkostningsindekset 4 4 0 1 3 20 Sammenfald af udbud på de andre hospitaler / stort udbud - få aktører 3 3 2 0 4 36 IT-understøttelse af logistik på Nyt OUH 3 2 2 4 5 45 Rettidige afklaringer og bygherrebeslutninger, samt grundlag herfor 3 2 3 0 6 53 Lav kvalitet pga. stram økonomi 3 1 3 3 7 43 Manglende tiltrækning og fastholdelse af kvalificerede medarbejdere 4 1 2 1 Side 17 af 18
Bilag 4: Økonomisk færdiggørelse (observationer) Samlet År Støttekur ve Oprindelig Akk. Revideret Akk. Investeringsprofi Pct. af total Investeringsprofi l løbende priser l Pct. af total Forbrug Akkumuleret forbrug Pct. Af total 2008 0,0 0,0 0,0% 0,0 0,0 0,0% 0,0 0,0 0,0% 0,0 0,0 0,0% 0,3 0,3 0,0% 0,3 0,3 0,0% 3,8 3,8 0,1% 3,5 3,8 0,1% 2009 5,7 5,7 0,1% 1,9 5,7 0,1% 7,2 7,2 0,1% 1,5 7,2 0,1% 12,9 12,9 0,2% 5,7 12,9 0,2% 21,6 21,6 0,3% 8,7 21,6 0,3% 2010 24,9 24,9 0,3% 3,3 24,9 0,3% 34,2 34,2 0,5% 9,3 34,2 0,5% 39,4 39,4 0,5% 5,3 39,4 0,5% 49,9 49,9 0,7% 10,5 49,9 0,7% 2011 60,0 60,0 0,8% 10,1 60,0 0,8% 66,7 66,7 0,9% 6,7 66,7 0,9% 72,6 72,6 1,0% 5,9 72,6 1,0% 102,3 102,3 1,4% 29,7 102,3 1,4% 2012 117,1 117,1 1,6% 14,7 117,1 1,6% 153,9 153,9 2,1% 36,8 153,9 2,1% 165,4 165,4 2,3% 11,5 165,4 2,3% 189,6 189,6 2,6% 24,2 189,6 2,6% 2013 207,0 207,0 2,8% 17,4 207,0 2,8% 235,0 235,0 3,2% 28,0 235,0 3,2% 260,9 260,9 3,6% 25,9 260,9 3,6% 286,5 286,5 3,9% 25,7 286,5 3,9% 2014 299,5 297,5 4,1% 10,9 297,5 4,1% 312,0 309,8 4,3% 12,4 309,8 4,3% 371,2 368,7 5,1% 58,8 368,7 5,1% 461,9 458,7 6,3% 90,1 458,7 6,3% 2015 499,9 481,6 6,6% 29,9 488,7 6,7% 537,9 501,9 6,9% 16,7 505,4 6,9% 575,9 526,7 7,2% 24,3 529,7 7,3% 613,9 562,1 7,7% 32,4 562,1 7,7% 2016 662,6 619,5 8,5% 28,9 591,0 8,1% 701,5 702,7 9,6% 740,4 802,3 11,0% 779,3 915,9 12,6% 2017 896,8 1052,4 14,4% 1014,4 1187,8 16,3% 1131,9 1323,2 18,2% 1249,5 1443,7 19,8% 2018 1545,8 1704,5 23,4% 1842,1 1962,3 26,9% 2138,5 2220,0 30,5% 2434,8 2477,8 34,0% 2019 2859,9 2874,9 39,5% 3285,0 3272,0 44,9% 3710,2 3669,1 50,3% 4135,3 4066,3 55,8% 2020 4511,8 4499,4 61,7% 4888,2 4932,6 67,7% 5264,7 5365,7 73,6% 5641,1 5798,9 79,6% 2021 5881,0 6038,2 82,9% 6120,9 6277,5 86,1% 6360,9 6516,7 89,4% 6600,8 6756,0 92,7% 2022 6879,5 7075,0 97,1% 7158,3 7287,3 100,0% Side 18 af 18