Konteringsvejledning AU HR 2015 Miniguide til rigtig kontering: 1. Vælg det rigtige EAN nummer ved bestilling af varen. For HR er det 5798000420311. Er der anvendt det forkerte EAN nummer vil du opleve ikke at kunne vælge den rigtige disponent når fakturaen modtages i Indfak. 2. Vælg rette stednummer og delregnskab I Indfak skal der kun angives projekt og aktivitetsnummer, men i Aurus og på lønanvisninger skal man også være opmærksom på stednummer og delregnskab. For HR er stednummeret altid 9301, og delregnskab nr. 1. 3. Find det rette projektnummer. Projekterne følger som udgangspunkt den organisatoriske struktur. Hver enhed har et projekt til løn og almindeligt kontorhold, samt eventuelt et særligt projekt til IT udgifter, et til særlig drift og/eller et til konsulentydelser. Er der modtaget en midlertidig bevilling til en opgave, fx USM midler, så vil der være et særskilt projekt til de udgifter, der hører under denne bevilling. 4. Find det rette aktivitetsnummer Ved hvert projektnummer er der en oversigt over hvilke aktivitetsnumre der kan anvendes til netop dette projekt. Kontakt din controller, hvis du er i tvivl om hvilken aktivitet der skal anvendes, eller du mener der mangler en aktivitet. 5. Artskonto/Finanskonto og Momskode påføres altid kun af regnskabsafdelingen. 6. Note feltet i Indfak Når en faktura godkendes i Indfak, er det det, der står i feltet Note, der efterfølgende kommer ud som tekst til udgiften, når der trækkes en posteringsoversigt. For at gøre økonomiopfølgningen lettere er det yderst vigtigt at der står en tekst i note feltet, der gør det tydeligt hvad fakturaen dækker over. En funktionschef eller vicedirektør der efterfølgende ser teksten på en posteringsoversigt skal kunne gennemskue hvad udgiften dækker over. Side 1 af 10
Vigtige informationer gældende for hele HR EAN Nummer: 5798000420311 Stednummer: 9301 Delregnskab: 1 Forretningscontroller: Mads Toftelund, mads.toftelund@au.dk og Elever, Malene Jensen, malene.jensen@au.dk Indhold 1. HR, Kontering ved enheder... 3 1.1 Stab og fælles... 3 1.2 Kompetenceudvikling... 4 1.3 Kursusvirksomhed... 5 1.4 Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø... 6 1.5 Personalejura... 7 1.6 Lønkontoret... 8 2. Elever... 9 3. Særlige Bevillinger... 10 3.1 Mentor Mentee... 10 3.2 DHL... 10 3.3 Kompensation TR... 10 Side 2 af 10
1. HR, Kontering ved enheder 1.1 Stab og fælles Enhedsnr.: 6300 51401 TAP løn Løn til månedslønnede administrative medarbejdere 51501 DTAP løn Løn til timelønnede administrative medarbejdere (studentermedhjælpere) Kompetenceudvikling og uddannelse af medarbejdere 51702 Kompetenceudvikling, egne medarbejdere også relaterede udgifter f.eks. rejseudgifter til et kursus og køb af bøger IT udstyr såvel reparationer som ny indkøb, printere og blæk, hjemmeopkobling og mobilabonnementer kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort og skærmbriller 51707 Julefrokost og sommerfest Udgifter og Indtægter ved julefrokost og sommerfest Salgsindtægter vedrørende interne leverandører (intern handel/omposteringer, USM midler) 54402 TAP Studiefonden 54403 Signatur Særlige konsulentydelser Projekt 19520, HR Stab, konsulentydelser 55402 Advokatbistand mv. 55403 ESDH 55404 HR IT konsulentydelser 55405 SLS konsulentydelser Projekt 19504 HR STAB og fælles Projekt 19512, HR Stab særlig drift Side 3 af 10
1.2 Kompetenceudvikling Enhedsnr.: 6033 Projekt 19505 HR Kompetenceudvikling 51401 TAP løn Løn til månedslønnede administrative medarbejdere Kompetenceudvikling og uddannelse af medarbejdere 51702 Kompetenceudvikling, egne medarbejdere også relaterede udgifter f.eks. rejseudgifter til et kursus og køb af bøger IT udstyr såvel reparationer som ny indkøb, printere og blæk, hjemmeopkobling og mobilabonnementer kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort og skærmbriller Salgsindtægter vedrørende interne leverandører (intern handel/omposteringer, USM midler) Projekt 19513, HR Kompetenceudvikling særlig drift 54410 Adm. Kompetencepulje 54411 Medarbejderintroduktion 54412 Elevkoordinator 54413 Kursusmodel i AUHRA Side 4 af 10
1.3 Kursusvirksomhed Enhedsnr.: 6033 Løn til månedslønnede administrative 51401 TAP løn medarbejdere Kompetenceudvikling og uddannelse af 51702 Kompetenceudvikling, egne medarbejdere medarbejdere også relaterede udgifter f.eks. rejseudgifter til et kursus og køb af bøger IT udstyr såvel reparationer som ny indkøb, printere og blæk, hjemmeopkobling og mobilabonnementer kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort og skærmbriller 51706 Afskrivninger Afskrivninger Salgsindtægter vedrørende interne leverandører (intern handel/omposteringer, USM midler) 54420 Forskningslederuddannelsen 54421 Lederudvikling adm. funk. chefer 54422 Lederværktøjskurser 54423 Individuelle forløb 54424 Proceskonsulentuddannelse 54425 Administrative teamledere m.fl. 54426 Projektuddannelser Projekt 19506 HR Kursusvirksomhed Projekt 19514, HR Kursusvirksomhed særlig drift Projekt 19515, HR Kursuskatalog særlig drift 54430 IT kurser 54431 Samarbejde, kommunikation og udviklingskurser 54432 Sprogkurser 54433 Trivsel og arbejdsmiljøkurser 54434 CLP kurser 54435 Intensivt engelskkurser Side 5 af 10
1.4 Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø Enhedsnr.: 6036 (1903 Emdrup) Projekt 19507, HR Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø Løn til månedslønnede administrative 51401 TAP løn medarbejdere Løn til timelønnede administrative medarbejdere 51501 DTAP løn (studentermedhjælpere) Kompetenceudvikling og uddannelse af 51702 Kompetenceudvikling, egne medarbejdere medarbejdere også relaterede udgifter f.eks. rejseudgifter til et kursus og køb af bøger IT udstyr såvel reparationer som ny indkøb, printere og blæk, hjemmeopkobling og mobilabonnementer kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort og skærmbriller Salgsindtægter vedrørende interne leverandører (intern handel/omposteringer, USM midler) IT systemer 52402 PeopleXS licenser 52403 AUHRA licenser 52404 Scanjour licens 54450 MUS Koncept 54451 Fælles journalarkiv 54452 Psykisk APV 54453 Ligestilling og mangfoldighed 54454 Fysisk APV 54455 Arbejdsmiljøkurser, temadage 54456 Sikkerhedsrådgivere 54457 Kemisk arbejdsmiljø 54458 HSU, LSU, ASU 54459 Psykologisk rådgivning 54460 Implementering af personalepolitik 54461 Karriereveje Projekt 19510, OA IT systemer Projekt 19517, HR OA særlig drift Side 6 af 10
1.5 Personalejura Enhedsnr.: 6030 Løn til månedslønnede administrative 51401 TAP løn medarbejdere Kompetenceudvikling og uddannelse af 51702 Kompetenceudvikling, egne medarbejdere medarbejdere også relaterede udgifter f.eks. rejseudgifter til et kursus og køb af bøger IT udstyr såvel reparationer som ny indkøb, printere og blæk, hjemmeopkobling og mobilabonnementer kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort og skærmbriller Salgsindtægter vedrørende interne leverandører (intern handel/omposteringer, USM midler) 54470 Valg til kollegiale organer 54471 PJ Kursus, temadage Projekt 19508, HR Personalejura Projekt 19518, HR Personalejura særlig drift Side 7 af 10
1.6 Lønkontoret Enhedsnr.: 6012 Projekt 19509, HR Løn 51401 TAP løn Løn til månedslønnede administrative medarbejdere 51501 DTAP løn Løn til timelønnede administrative medarbejdere (studentermedhjælpere) Kompetenceudvikling og uddannelse af 51702 Kompetenceudvikling, egne medarbejdere medarbejdere også relaterede udgifter f.eks. rejseudgifter til et kursus og køb af bøger IT udstyr såvel reparationer som ny indkøb, printere og blæk, hjemmeopkobling og mobilabonnementer 51704 Tjenestebil Udgifter omhandlende tjenestebiler, brændstof, rep. Og afskrivninger. kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort og skærmbriller 51706 Afskrivninger Afskrivninger Salgsindtægter vedrørende interne leverandører (intern handel/omposteringer, USM midler) IT systemer 52410 Timelønsystem 52411 SLS udgift 54480 HR Løn kurser 54481 SLS kurser 54482 SLS Web kurser 54483 Feriebeviser 54484 Fleksjobbidrag 54485 Timelønssystem kurser Projekt 19511, Løn IT systemer Projekt 19519, HR Løn særlig drift Side 8 af 10
2. Elever Projekt 19516, HR Elever særlig drift 54444 Elever Side 9 af 10
3. Særlige Bevillinger 3.1 Mentor Mentee Særlig Bevilling Projekt 19521, Mentor Mentee, MB PF 54490 Mentor Mentee 3.2 DHL Særlig Bevilling Projekt 19522, DHL, USM PF 54491 DHL 3.3 Kompensation TR Særlig Bevilling Projekt 19523, HR Kompensation TR, USM PF 54492 Kompensation TR 54493 USM midler TR Side 10 af 10