Præsentation af E-workflow system

Transkript

1 Præsentation af E-workflow system

2 Baggrund Systemet har længe været i støbeskeen Effektivisering af den adm. arbejdsgang Foreløbigt et pilotprojekt ved NAT, 5 institutter pilot tester systemet, heriblandt inano. Senere udrulning til hele NAT, efterfølgende hele AU

3 Manuelt Workflow Systemet i dag: indkøb v. brug af rekvisition vare og faktura ankommer Anne sender udskrevet faktura til underskrift/godkendelse hos rekvirent/indkøber indkøber/rekvirent tilbagesender faktura til Anne administrativ bearbejdning af faktura

4 Elektronisk Workflow Systemet i morgen: indkøb v. brug af rekvisition vare og faktura ankommer Anne videresender faktura til indkøber (rekvirent) via PROGRATOR gatetrade indkøber (rekvirent) modtager mail logger ind på systemet, klikker ok bekræft varemodtagelse og videresender til disponent /godkender (Karin/Sanne) Detvardet!

5 Fakturaflow Fakturamanager Anne Rekvirent Den enkelte indkøber Disponent Karin/Sanne Rekvirentens rolle er at godkende at varen fysisk er modtaget og at prisen en korrekt Den korrekte konto/bevilling er oplyst allerede ved bestilling af varen via en rekvisition Det nye er, at fakturaen sendes direkte til økonomimedarbejderen, der sidder med regnskaberne

6 Hvad gør jeg Det er simpelt: Log in via hjemmesiden: Virksomhed: AU Brugernavn: NFAKxxxx (oracle brugernavn) Password: Start123 Der modtages mail om faktura til godkendelse

7 Rekvirent Kort gennemgang

8 Logon AU NFAKxxxx Start123

9

10 Fakturaen var ikke til mig! Faktura kan ikke godkendes send tilbage til Anne (fakturamanager) med en kommentar i kommentarfeltet Afvis aldrig en faktura Faktura i min indbakke, men er ikke til mig send tilbage til fakturamanager eller til ny rekvirent (hvis man på forhånd kender rette vedkommende)

11 Vigtige pointer Husk at bruge det rigtige EAN nummer især for jer som har bevillinger ved flere institutter inanoschool s EAN nummer er nedlagt Der skal et rekvisitionsnummer på ALLE fakturaer

12 Brug af rekvisitioner Oplys det 5 cifrede nr. til leverandør Noter som min. på rekv: firma dato beløb i alt bevillingsnummer Send lyserøde eks. til Anne Anne udleverer nye rekv. blokke

13 Rejser Brug af viatravel Ved rejser der betales af en inano bevilling oplyses stedkode 5961 Ved bestilling skal rejseplan/elektroniske billetter sendes til Anne Børsen Webformularen på inano s hjemmeside skal udfyldes med: navn, destination, tidspunkt for rejse, konto og beløb Når faktura modtages. Matcher beløb fra webformular med faktura. Faktura godkendes uden udsendelse til forsker.

14 Anlæg Indkøb af anlæg Anne vedhæfter reg. skema på den elektroniske faktura. Skema printes, udfyldes og sendes tilbage til Anne Anne sender registreringsnr. med intern post som påføres anlægget.

15 Specielle tilfælde En bruger/rekvirent kan være tilknyttet flere organisationer ex. man køber ind både på mol. bio og inano man sidder i en teknisk afdeling, hvor der indkøbes på vegne af flere institutter for jer det er relevant for, husk at tjekke fakturaer i begge organisationer

16 Overgangsfasen Vi er et pilotprojekt responsetiden i systemet systemet er også helt nyt for os Oprettelse af nye rekvirenter/brugere. Send en mail til Sanne inano lancerer ny hjemmeside på torsdag. Herefter vil al information være tilgængelig på vores nye hjemmeside Forventet start mandag d. 15/12

17 Anbefalinger Samle indkøb ved så få personer som muligt Udpege nøglepersoner i forskningsgrupperne Opbygning af kompetencer/lette den adm. gang Husk at overholde SKI aftalerne Staten/kommunernes indkøbsaftaler Påtale fra revisionen

18 Information inanos hjemmeside: Information for employees Her kan du finde: Denne præsentation Link til Progrator gatetrade hjemmeside Rekvirent guide på dansk og engelsk Hvordan bestiller jeg varer Travelform EAN nummer Hvad er mit brugernavn/password Link til SKI aftalerne Generelt opfordrer vi til, at I benytter hjemmesiden. Her er svar på de fleste adm. spørgsmål. Er der noget vi mangler så send mig en mail [email protected]

19 God fornøjelse! Har I spørgsmål til systemet, eller andet, er I jo som altid velkomne til at kontake inanoadministrationen: Karin [email protected], 5548 Sanne [email protected], 5534 Anne [email protected], 3586