KMD Opus E-indkøb Vejledning Randers Kommune.

Transkript

1 KMD Opus E-indkøb Vejledning Randers Kommune. Detaljeoplysninger på varelinjeniveau Formål: I forbindelse med et indkøb i E-indkøb skal man på trin 2 i ens indkøb påføre en række detaljer til ens indkøbsvogn. Det er detaljer som kontering, evt. alternativ leveringsadresse mm. Nedenfor er en beskrivelse af disse detaljeoplysninger. Detaljeoplysninger på varelinjeniveau Når man har udsøgt ens varer i katalogerne og overført dem til sin indkøbsvogn, står man på trin 2 i sit indkøb. Her skal påføres detaljer på varelinjeniveau for at man kan færdiggøre ens bestilling. For at få adgang til detaljerne, der er tilknyttet varelinjen, markeres varelinjen og efterfølgende bruges knappen Detaljer. Det er altid en god ide, at starte med første varelinje. Detaljer Markering Ved klik på Detaljer åbner sig et detaljefelt nedenunder. Her er en række faneblade tilgængelig, det er bl.a. Positionsdata, Kontering mm. Fanebladene som har størst interesse gennemgås nedenunder. Positionsdetaljer vedr. varelinje Første faneblad: Positionsdata På fanebladet Positionsdata er der bl.a. mulighed for at se oplysninger omkring varebeskrivelse, stk. antal, EAN nr. mm.

2 Leveringsdato Print leveringsdato Det mest interessante element på dette faneblad er Leveringsdato. Som standard er leveringsdatoen sat til dags dato og medsendes ikke bestillingen til leverandøren. Leveringen foregå derfor ud fra de vilkår, der er i aftalen med leverandøren. Ønsker man en bestemt leveringsdato på ens indkøbsordre gøres det på følgende måde: Udfyld feltet Leveringsdato med den ønskede dato. Brug evt. søgefunktion til højre i feltet Vælg via scroll down i feltet Print leveringsdato den ønskede funktion. Forklaringen på funktioner er følgende: o 'Lev.dato printes ikke for denne position på ordre' betyder, at positionens leveringsdato ikke medsendes til leverandøren. Dette er standardindstilling. o 'Lev.dato printes for denne position på ordre' betyder, at positionens leveringsdato medsendes til leverandøren. o 'Lev. Dato fra position påsættes alle pos. og printes på ordre' betyder, at positionens leveringsdato kopieres til alle andre positioner i indkøbsvognen og medsendes til leverandøren. o 'Alle positioners lev.dato printes på ordren' betyder, at alle leveringsdatoer (også selvom du har forskellige leveringsdatoer) medsendes til leverandøren. o 'Ingen lev.dato printes på ordren' betyder, at der ikke medsendes en leveringsdato til leverandøren. Andet faneblad: Kontering På dette faneblad skal der angives hvem der køber og hvad der købes. Der skal altså påføres omkostningssted/psp element og artskonto. Derudover kan der evt. påføres SIO og ydelsesmodtager. Medmindre man er opsat til at videresende indkøbsvogne uden kontering, skal der påføres kontering for at gennemføre bestillingen.

3 Ved både omkostningssted/psp elements nummer og artskonto nummer er der mulighed for at bruge søgefunktion i højre side af indtastningsfeltet. Valg af konteringstype Påfør omkostningssted/psp element Påfør artskonto Ved klik på Detaljer åbner sig et felt, hvor der er mulighed for at påføre SIO og ydelsesmodtager, hvis det ønskes. Påfør SIO Påfør Ydelsesmodtager Der er mulighed for at fordele omkostninger på flere omkostningssteder, og det kan gøres Procentuel, Mængdemæssig eller Værdimæssig. Det gøres ved at vælge, hvilket fordelingstype man ønsker, derefter Tilføj linie og til sidst påføre, hvilket fordelingsværdier man ønsker. Fordelingstype Vælg fordelingsværdier Hvis man ønsker samme kontering på alle varelinjer i indkøbsvognen kan man med fordel bruge kopieringsfunktionen. Efter færdigkontering af den første varelinje trykkes på Kopiér. Ens kontering placerer sig nu i udklipsholderen. For at påføre konteringen resten af varelinjerne trykkes på Ændr alle positioner. Konteringen i udklipsholderen vil nu blive påført samtlige varelinjer i indkøbsvognen. Evt. SIO nr. bliver ikke kopieret.

4 Ændre alle positioner Kopier Udklipsholder Når man logger på E-indkøb næste gang vil den sidst kopierede kontering ligge i udklipsholderen. Tredje faneblad: Noter og bilag På det tredje faneblad Noter og bilag kan du tilknytte bilag til den enkelte varelinje. Du kan tilknytte en note til leverandøren eller noter og bilag til intern brug. Under Noter kan du skrive en lille tekst til leverandøren eller intern brug. Klik på teksten og der vil åbne sig et felt, hvori beskeden kan skrives. Husk beskeden knytter sig til den varelinje du står på. Under Bilag kan du tilføje et bilag, f.eks. et worddokument. Bilaget tilføjes ved at klikke på Tilføj bilag, og du skal herefter gennemse dine dokumenter for at tilføje. Efterfølgende kan du redigere dokumenter ved at klikke på Behandl beskrivelse. Klik på tekst Fjerde faneblad: Leveringssted/Udførelsessted På det fjerde faneblad leveringsadresse/udførselssted kan du ændre leveringsadressen, hvis du ønsker varerne leveret til en anden adresse end din standardadresse. Hvis din standardadresse er forkert kan du kontakte Jette Kromand fra IT Support på for at få den tilrettet. Hvis du ønsker at bruge en anden leveringsadresse skal der klikkes på det hvide ikon i feltet Navn.

5 Udsøg alternativ leveringsadresse Du kan nu søge en anden leveringsadresse ud ved at udfyld felterne og klikke på Start søgning. Start søgning Når den ønskede adresse er fundet markeres denne og der klikkes på Ok. Marker Ok Adressen vil nu blive overført til indkøbsvognen og gælde for hele ordren og ikke kun den varelinje, man er ved at behandle. De øvrige faneblade i Detaljeoplysninger er ikke faneblade man umiddelbart skal bruge. Udarbejdet af: Dennis L Nielsen Indkøbskontoret - tlf mail: [email protected] Dato: