Vejledning til sagsbehandling af anmodninger om læseadgang til tredjemand i Digital Post Denne vejledning beskriver proceduren for sagsbehandling i borgerservice af anmodninger om læseadgang til tredjemand til den fællesoffentlige digitale postløsning, Digital Post. Version: 2.0 Udarbejdet: marts 2014 Udarbejdet af: KL og Digitaliseringsstyrelsen.
Indholdsfortegnelse 1. Indledning og læsevejledning... 2 1.1. Målgruppe for vejledningen... 3 1.2. Yderligere hjælp... 3 2. Sagsbehandling af anmodninger om læseadgang... 4 2.1. Vigtige fakta om etablering af læseadgang... 4 2.2. Sagsbehandling af anmodning om hjælp til at etablere læseadgang... 6 2.2.1. Fremmødte er adgangsgiver... 7 2.2.2. Fremmødte er repræsentant... 8 2.2.3. Opret læseadgang i Administrationsportalen... 9 2.2.4. Vigtige meddelelser... 9 2.2.5. Arkivér den underskrevne blanket FD 011 (repræsentant)... 10 3. Oprettelse af læseadgang... 11 3.1. Oprettelse af læseadgang i Digital Post... 11 3.1.1. Forudsætninger for at få adgang til Digital Post Administrationsportalen... 11 3.1.2. Log på Administrationsportalen... 11 3.1.3. Administrationsportalen... 11 3.1.4. Adgangsmodulet - Adgange til Digital Post... 12 3.1.5. Adgangsmodulet - Oplys borger om evt. adgange givet i borgerservice... 15 4. Fuldmagt givet via et selvoprettet dokument... 16 5. Bilag I Blanket til anmodning om læseadgang... 17 6. Bilag II Advisering om læseadgang... 19 S i d e 1
1. Indledning og læsevejledning Som et led i den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi har Folketinget vedtaget Lov om Offentlig Digital Post. Loven betyder, at alle fysiske personer på 15 år eller derover med et personnummer fra 1. november 2014 er forpligtet til at have en digital postkasse tilknyttet CPR-nummeret, hvor de kan modtage post fra offentlige myndigheder via den fællesoffentlige digitale postløsning, Digital Post. I det følgende vil begrebet borgere blive anvendt til at betegne alle fysiske personer på 15 år eller derover med et personnummer og fast bopæl i Danmark. I forbindelse med vedtagelse af loven blev det besluttet, at borgerne skal kunne få hjælp i borgerservice til at etablere læseadgang til andre fysiske personer eller virksomheder til den enkelte borgers digitale postkasse. Denne ret er beskrevet i Bekendtgørelse om fritagelse af fysiske personer fra tilslutning til Offentlig Digital Post m.v. Muligheden for at tildele læseadgang, som en fysisk person selv kan etablere ved at logge ind i sin digitale postkasse og dér angive, hvem den pågældende ønsker at give læseadgang, eksisterer fortsat og vedrører ikke denne ret. Denne vejledning har til formål at beskrive, hvilke betingelser, der skal være opfyldt, for at borgeren kan få hjælp i borgerservice til at tildele læseadgang til andre fysiske personer eller virksomheder til sin digitale postkasse, proceduren for behandling af ansøgningen, samt hvordan læseadgangen oprettes. Vejledning til sagsbehandling af anmodninger om fritagelse af borgere fra tilslutning til Digital Post er beskrevet i en separat vejledning. Se afsnit 1.2. Dette er anden version af vejledningen. Ændringer er skrevet med blå skrift. I forhold til første version af vejledningen er de væsentligste tilføjelser i denne version: Diverse smårettelser og præciseringer. Kravet til ID er ændret fra som ved straksudstedelse af NemID til som ved udstedelse af NemID Den offentliggjorte version 1.0 af blanketten Fuldmagt til etablering af læseadgang til en person eller virksomhed til Digital Post - FD 011 erstatter muck-up versionen af samme blanket i bilag I. Beskrivelsen af sagsbehandlingsforløbet ved tildeling af læseadgang via fuldmagt er opdateret så det stemmer overens med opbygningen af FD 001. Det endelige forløb for etablering af læseadgang i Digital Post Administrationsportalen er vist i afsnit 3. Der er tilføjet et bilag der viser, hvordan borgere der giver læseadgang og borger/virksomheder der modtager læseadgang, får besked om dette. Se afsnit 6 bilag II. Vejledningen er inddelt i 3 hovedafsnit: Sagsbehandling af anmodninger: Afsnittet beskriver trin for trin, hvordan en borgeres anmodning om at få hjælp i borgerservice til at tildele læseadgang til andre fysiske personer eller virksomheder til sin digitale postkasse skal sagsbehandles. S i d e 2
Oprettelse af læseadgang: Afsnittet beskriver, hvordan læseadgangen oprettes. Fuldmagt givet via et selvoprettet dokument: beskriver hvilke krav, der stilles for at borgerservice kan acceptere eventuelle fuldmagter, der ikke er givet via den officielle blanket FD 011 men via et selvoprettet dokument. 1.1. Målgruppe for vejledningen Vejledningen er primært udarbejdet til brug for det personale, der skal behandle borgernes anmodninger om tildeling af adgang til andre fysiske personer eller virksomheder til deres digitale postkasse, samt til de ledere og projektledere der skal sikre, at kommune bliver klar til 1. november 2014. 1.2. Yderligere hjælp Digitaliseringsstyrelsen har udarbejdet en vejledning til kommunerne, som gengiver og uddyber bestemmelserne i bekendtgørelsen om fritagelse og tildeling af læseadgang. Vejledningen har titlen: Vejledning til kommunerne om bekendtgørelse 1553 af 18/12/2013 om fritagelse af fysiske personer fra tilslutning til Offentlig Digital Post m.v. Se særligt kapitel 5. Du kan læse om reglerne og procedurerne for tildeling af fritagelse fra Digital Post i vejledningen: Vejledning til sagsbehandling af anmodninger om fritagelse af borgere fra tilslutning til Digital Post Du finder vejledningerne via dette link: www.digst.dk/digitalpostfritagelse S i d e 3
2. Sagsbehandling af anmodninger om læseadgang Borgere har fra d. 1. marts 2014 kunne anmode om at få hjælp i borgerservice, når de ønsker at give læseadgang til andre fysiske personer eller virksomheder til deres digitale postkasse (herefter blot benævnt etablere læseadgang ). I dette afsnit beskrives trin for trin, hvordan anmodninger om læseadgang sagsbehandles. 2.1. Vigtige fakta om etablering af læseadgang Hvad dækker begrebet borgere i denne vejledning? Det dækker alle fysiske personer på 15 år eller derover med et personnummer og/eller en fast bopæl i Danmark. Fysiske personer, der ikke har et personnummer efter CPR-loven og/eller ikke har en fast bopæl i Danmark kan ikke tilsluttes Digital Post og er således ikke omfattet af fritagelsesbekendtgørelsen. Hvorfor etablering af læseadgang i borgerservice? Det har længe været muligt for de borgere, der er tilsluttet Digital Post selv at tildele andre læseadgang inde fra deres egen digitale postkasse på borger.dk. Denne mulighed bibeholdes. De borgere der, af forskelige årsager, ikke har kunnet oprette en digital postkasse, har dermed heller ikke kunne benytte denne mulighed for at tildele læseadgang til andre. Dette har været uhensigtsmæssigt, fordi det i en række tilfælde vil kunne være en fordel for en borger, der ikke selv er i stand til at benytte Digital Post, at modtage posten digitalt og tildele læseadgang til andre. En række borgere har således ikke blot vanskeligt ved at benytte digitale løsninger, men har i det hele taget brug for hjælp til forstå og evt. reagere på breve fra det offentlige. De borgere, der har denne udfordring, har i dag ofte løst problemet ved, at personer (f.eks. familiemedlemmer) håndterer deres post. Men bor disse personer længere væk, kan håndteringen af fysisk post være en udfordring, mens afstand selvsagt ikke har nogen betydning, når posten er digital. Et eksempel på en livssituation, hvor etablering af læseadgang gennem borgerservice kan være hensigtsmæssig, er således, at borgeren ønsker, at voksne børn har let adgang til borgerens post, selvom borgeren og borgerens børn bor langt fra hinanden. Med etableringen af obligatorisk Digital Post, er det derfor blevet besluttet, at borgere også skal kunne tildele læseadgang til andre ved personligt fremmøde i borgerservice. Hensigten med muligheden for, at borgerservice på anmodning fra en person tildeler læseadgangen, er således, at en person, der kunne fritages i stedet for at søge om fritagelse, kan få etableret læseadgang til en anden person eller til en virksomhed. Hvem kan anmode om hjælp til at etablere læseadgang? Den borger, der ønsker at anmode om hjælp til at etablere læseadgang. Herefter i vejledningen betegnes borgere der giver, eller ønsker at etablere, læseadgang adgangsgiveren. Modtagere af adgang betegnes adgangsmodtagere. S i d e 4
Rækkeviden af tildeling af læseadgang Læseadgang er ikke en fuldmagt til at adgangsmodtager kan repræsentere adgangsgiver. Hvis den, der har fået læseadgangen, vil besvare et brev via Digital Post, skal det ske i dennes eget navn og fra vedkommendes egen digitale postkasse i Digital Post. Man logger altså altid ind i sin egen digitale postkasse, hvorfra man har adgang til at læse andres post, hvis denne adgang er givet. Selv om læseadgang ikke er det samme som en fuldmagt, har tildelingen af læseadgang dog vidtrækkende konsekvenser for adgangsgiveren. Adgangsgiveren bliver berettiget og forpligtet af den post vedkommende modtager i Digital Post. Dette gælder også selv om adgangsgiveren ikke logger ind, og uanset om posten bliver læst. Får adgangsmodtageren således ikke tjekket posten, kan adgangsgiveren ikke fraskrive sig ansvar ved at henvise til, at hun ikke selv kan tilgå den digitale postkasse. Det er derfor meget vigtigt, at du under sagsbehandlingen, så godt det kan lade sig gøre, sikrer dig at adgangsgiveren har forstået dette forhold. Se afsnit 2.2.4. Hvor og hvordan kan anmodningen om fritagelse afleveres? Anmodning om hjælp til at etablere læseadgang kan kun ske ved personligt fremmøde i den kommunale borgerservice. Som udgangspunkt skal adgangsgiveren anmode om hjælp til at etablere læseadgang i den kommune, hvor de er, eller senest har været bopælsregistreret. En borger, der anmoder om hjælp til at etablere læseadgang i en anden kommune, end den hvori vedkommende er bopælsregistreret, kan dog ikke afvises, men skal sagsbehandles på lige fod med borgere bosiddende i kommunen. Hvad er betingelsen for at borgerservice kan etablere læseadgang? Adgangsgiveren skal kunne oplyse både navn og personnummer (læseadgang til person) eller navn og CVR-nummer (læseadgang til virksomhed, f.eks. en rådgiver, advokat eller revisor). Hvem kan aflevere anmodningen om hjælp til at etablere læseadgang? Den borger (adgangsgiveren), der ønsker at anmode om hjælp til at etablere læseadgang. En repræsentant der: 1. i blanketten Fuldmagt til etablering af læseadgang til en person eller virksomhed til Digital Post FD 011 har fået fuldmagt til at indgive anmodning om hjælp til at etablere læseadgang, på adgangsgiverens (fuldmagtsgiverens) vegne. 2. på anden måde end via FD 011 har fået fuldmagt til at indgive anmodning om etablering af læseadgang på adgangsgiverens (fuldmagtsgiverens) vegne. Se afsnit 4. Hvornår kan læseadgang oprettes? Læseadgang kan godt oprettes, før en borger aktiverer sin digitale postkasse. Hvis der således er en borger, der ikke har oprettet sin digitale postkasse, men ønsker at vente til den bliver oprettet automatisk 1. november 2014, kan vedkommende godt allerede nu give adgang til en anden borger eller virksomhed via fremmøde i borgerservice. Forudsætningen S i d e 5
for dette er dog, at adgangsmodtager allerede nu har aktiveret sin digitale postkasse. Man kan altså ikke på forhånd give adgang til en person, der ikke har aktiveret sin postkasse. Det der rent teknisk sker, er at adgangsgivers postkasse oprettes øjeblikkeligt men i inaktiv tilstand i forhold til at modtage post. Postkassen aktiveres først efter 1. november 2014 og vil så begynde at modtage post. Denne model har den fordel, at adgangsmodtager allerede nu kan komme ind i postkassen og se, at adgangen fungerer, som den skal. Hvordan får adgangsmodtager besked når der ligger post i adgangsiver postkasse? Adgangsmodtager vil såfremt at adgangsmodtager har angivet en advis e-mail adresse i sin egen digitale postkasse automatisk få advis besked, når der er kommet post i adgangsgivers digitale postkasse. Adgangsmodtager behøver altså ikke opgive sin e-mail adresse i adgangsgivers digitale postkasse. Der går dog 24 timer fra registreringen af adgangen til at den aktivers, og det er ført efter aktiveringen, at adgangsmodtageren begynder at modtage adviser. Se også afsnit 6 bilag II. 2.2. Sagsbehandling af anmodning om hjælp til at etablere læseadgang Der er følgende trin i sagsbehandlingen af borgeres anmodninger om hjælp til at etablere læseadgang. Nedenfor gennemgås de enkelte trin i detaljer. En borger/adgangsgiver (se afsnit 2.1.), der ønsker at anmode hjælp til at etablere læseadgang, eller en repræsentant (se afsnit 2.1.) møder personligt frem på den eller en af de adresser, hvor kommunen har valgt, at anmodninger kan sagsbehandles. Herefter i vejledningen betegnes den fremmødte borger eller repræsentant blot fremmødte. S i d e 6
Undersøg om fremmødte er: adgangsgiveren selv gå til afsnit 2.2.1 eller tredjemand (repræsentant) gå til afsnit 2.2.2 2.2.1. Fremmødte er adgangsgiver 2.2.1.1. Har den fremmødte behørig legitimation? (adgangsgiver) Hvis den fremmødte er den borger, der ønsker at anmode om fritagelse til sig selv, skal den pågældende dokumentere sin identitet. Adgangsgiver skal fremvise samme legitimation, som skal fremvises ved udstedelse af NemID 1. Fremvisning af sundhedskort er således ikke tilstrækkelig. Hvis den fremmødte ikke har behørig legitimation, afviser du anmodningen og beder den fremmødte om at bringe dette forhold i orden, før anmodningen kan sagsbehandles. Hvis fremmødte har behørig legitimation, går du videre med sagsbehandlingen. Gå til afsnit 2.2.1.2. 2.2.1.2. Fremmødte oplyser, hvem der skal have adgang (adgangsgiver) Der stilles ikke formkrav til adgangsgivers anmodning om etablering af læseadgang. En mundtlig anmodning samt oplysning om navn og personnummer/cvr-nummer på adgangsmodtageren er tilstrækkelig. Du beder adgangsgiveren om at oplyse både navn og personnummer (læseadgang til person) eller navn og CVR-nummer (læseadgang til virksomhed, f.eks. en rådgiver, advokat eller revisor). Når du indtaster det oplyste personnummer eller CVR-nummer, foretages en systemmæssig validering således, at du kan kontrollere, at der er overensstemmelse mellem det navn og personnummer/cvr-nummer, som adgangsgiveren oplyser. Hvis adgangsgiveren kan opgive disse oplysninger gå til afsnit 2.2.3. Hvis adgangsgiveren ikke kan opgive disse oplysninger, kan de muligvis fremskaffes på stedet ved at borgeren ringer til den person eller virksomhed, som vedkommende ønske at give adgang. Er dette muligt fortsættes sagsbehandlingen. Gå til afsnit 2.2.3. Hvis det ikke er muligt at fremskaffe de nødvendige oplysninger, afviser du anmodningen og beder fremmødte om at bringe dette forhold i orden, før anmodningen sagsbehandles yderligere. 1 I version 1.0 af denne vejledning stod der ved en fejl straksudstedelse af NemID, men det er altså kun samme legitimation som ved udstedelse af NemID der skal fremvises. S i d e 7
2.2.2. Fremmødte er repræsentant 2.2.2.1. Er FD 011 korrekt udfyldt? (repræsentant) Spørg den fremmødte, om blanketten Fuldmagt til etablering af læseadgang til en person eller virksomhed til Digital Post FD 011 er udfyldt. Hvis FD 011 ikke er udfyldt, afviser du anmodningen og beder fremmødte om at bringe dette forhold i orden, før anmodningen sagsbehandles yderligere. Har fremmødte dog fået fuldmagt på anden måde en via FD 011 kan dette være acceptabelt. Se afsnit 4. Det vurderes dog, at denne situation sjældent vil forekomme. Hvis FD 011 er udfyldte, tjekker du, om den er korrekt udfyldt. Se rød markering i afsnit 5, bilag I. Tjek om der er opgivet et navn på fuldmagtshaveren/den der skal have læseadgang Tjek om fuldmagthaverens CPR eller CVR er opgivet. Se blå markering i afsnit 5, bilag I. Tjek om adgangsgiveren (fuldmagtsgiver/indehaver af den digitale postkasse) har underskrevet blanketten korrekt. Tjek om der er opgivet et navn på fuldmagtsgiveren/indehaver af den digitale postkasse. Personnummer på fuldmagtsgiveren/indehaver af den digitale postkasse. Der skal være angivet en dato for udfyldelsen af blanketten. fuldmagtsgiveren/indehaver af den digitale postkasses underskrift. Hvis FD 011 ikke er korrekt udfyldt, afviser du anmodningen og beder fremmødte om at bringe dette forhold i orden, før anmodningen sagsbehandles yderligere. Hvis FD 011 er korrekt udfyldt går du videre i sagsbehandlingen. Gå til afsnit 2.2.2.2. 2.2.2.2. Har den fremmødte behørig legitimation? (repræsentant) Hvis den fremmødte er en tredjemand (repræsentant), skal personen dokumentere sin identitet. Repræsentanten skal fremvise samme legitimation, som skal fremvises ved udstedelse af NemID. Fremvisning af sundhedskort er således ikke tilstrækkelig. Hvis fuldmagten er givet til en juridisk enhed, skal den fremmødte repræsentant tillige forevise dokumentation for sit tilhørsforhold til den juridiske enhed, eksempelvis adgangskort til den juridiske enhed. S i d e 8
Hvis fuldmagt er givet til en fysisk person skal repræsentant og adgangsmodtager være én og samme fysiske person. Det er derfor vigtigt, at der er overensstemmelse mellem det navn, og CPR der er opgivet i DF 011, og den legitimation som fremmødte fremviser. Hvis den fremmødte ikke har behørig legitimation, afviser du anmodningen og beder den fremmødte om at bringe dette forhold i orden, før anmodningen sagsbehandles. Hvis fremmødte har behørig legitimation, går du videre med sagsbehandlingen. Gå til afsnit 2.2.2.3. 2.2.2.3. Udfyld de dele af FD 011, der er forbeholdt kommunen Du tilføjer følgende oplysninger: Dato for modtagelsen af anmodningen Sæt flueben ved at ID er forevist Dine initialer Sagsidentifikation (journalnummer) Gå til afsnit 2.2.3. 2.2.3. Opret læseadgang i Administrationsportalen Hvis fremmødte opfylder kriterierne for adgangsgiverens tildeling af læseadgang til adgangsmodtager, opretter du læseadgang i Digital Post. De trin, du skal igennem for at foretage denne opretning, er beskrevet i afsnit 2.2.5. Gå til afsnit 2.2.4 2.2.4. Vigtige meddelelser Hvis fremmødte er adgangsgiver oplyser følgende: At der går 24 timer før adgangen aktiveres. At læseadgang til en virksomhed/rådgiver med CVR nummer, betyder, at den pågældende virksomhed afgør, om læseadgangen skal gives til en enkelt medarbejder eller til alle medarbejdere hos virksomheden, som er autoriseret til at tilgå Digital Post i den pågældende virksomhed. Sagt med andre ord, så kan den virksomhed/ rådgiver med CVR-nummer, der får læseadgangen bestemme om en enkelt person, eller hele virksomheden får læseadgangen. At adgangsgiveren er klar over og indforstået med, at den post, der fremkommer i dennes digitale postkasse, er kommet frem til adgangsgiveren. Det betyder, at adgangsgiveren bliver berettiget og forpligtet af den post vedkommende modtager i Digital Post. Dette gælder også, selv om adgangsgiveren ikke logger ind, og uanset om posten bliver læst. At adgangsgiveren er bekendt med, at kommunen ikke har mulighed for at kontrollere, om den der er givet læseadgang også faktisk holder øje med og læser adgangsgiverens post. At læseadgangen gælder tidsubegrænset eller til den bliver tilbagekaldt eller slettet. S i d e 9
At adgangsgiveren til enhver tid kan henvende sig i borgerservice og tilbagekalde en givet læseadgang. At adgangsmodtager kan vælge at slette sin læseadgang uden at give adgangsgiveren besked. Sagsbehandlingen er nu slut, hvis fremmødte er adgangsgiver. Hvis fremmødte er repræsentant oplyser du følgende: Samme vigtige meddelelser, der er nævnt ovenfor under hvis fremmødte er adgangsgiver. At det er repræsentanten pligt at sikre sig at adgangsgiveren er opmærksom på rækkevidden af disse forhold. Gå til afsnit 2.2.5. 2.2.5. Arkivér den underskrevne blanket FD 011 (repræsentant) Udfyld det område, der er forbeholdt kommunen på side 2 i FD 011. Se grøn markering i afsnit 5Fejl! Henvisningskilde ikke fundet. - bilag I. Arkiver den udfyldte DF 011. Det er op til den enkelte kommune at fastlægge lokale procedurer, der sikrer dette. S i d e 10
3. Oprettelse af læseadgang Hvis fremmødte opfylder kriterierne for adgangsgiverens tildeling af læseadgang til adgangsmodtager, opretter du læseadgang i Digital Post. 3.1. Oprettelse af læseadgang i Digital Post 3.1.1. Forudsætninger for at få adgang til Digital Post Administrationsportalen For at kunne oprette læseadgangen i Digital Post, skal du have en medarbejdersignatur og være oprettet som bruger med rollen Myndighedsmedarbejder i Digital Post Administrationsportalen (herefter blot Administrationsportalen ). Du kan let finde ud af, om disse forudsætninger er til stede ved at prøve at logge på Administrationsportalen: Hvis systemet ikke kan finde en medarbejdersignatur, er det fordi, du ikke har en sådan. Bed om at få tildelt en medarbejdersignatur og blive oprettet som bruger i Administrationsportalen med rollen Myndighedsmedarbejder. Dette sker typisk i kommunens itfunktion, men det afhænger af, hvordan den enkelte kommune er organiseret. Hvis du har en medarbejdersignatur, men Administrationsportalen ikke giver dig adgang, er det, fordi du ikke er oprettet som bruger. Bed om at blive oprettet som bruger med rollen Myndighedsmedarbejder. Dette sker typisk i kommunens it-funktion, men det afhænger af, hvordan den enkelte kommune er organiseret. 3.1.2. Log på Administrationsportalen Du logger på Administrationsportalen via dette link: https://ekstranet.e-boks.dk Du logger ind med din medarbejdersignatur og får adgang til Administrationsportalen. 3.1.3. Administrationsportalen Figur 1. S i d e 11
Figur 1 viser de dele af Administrationsportalen, du kan se med rollen Myndighedsmedarbejder. Hvis du kan se flere faneblade end de to, der er vist i figur 1 ( Forside og Sagsbehandling ), har du fået tildelt en anden rolle. Som myndighedsmedarbejder har du mulighed for at foretage en række handlinger vedr. adgange, NemSMS og fritagelse. I denne vejledning vil vi fokusere på adgange. Klik på linket Gå til adgange, som er markeret med rød boks i figur 1. Det modul, du skal registrere fritagelse i, kommer nu frem. 3.1.4. Adgangsmodulet - Adgange til Digital Post 3.1.4.1. Trin ét i adgangsoprettelsen - Søg Figur 2. Rød markering i figur 2: Skriv CPR-nummeret på adgangsgiver. Blå markering i figur 2: tryk på Søg Søgeresultatet kommer nu frem. Figur 3. S i d e 12
Rød markering i figur 3: Data på den borger du har fremsøgt kommer nu frem. Du sikrer dig, at der er tale om rette borger. Blå markering i figur 3: Tryk på Opret ny adgang. 3.1.4.2. Trin to i adgangsoprettelsen - Administrer adgang Figur 4. Rød markering i figur 4: I feltet Borger/virksomhed kan du vælge, om det er en borger (CPR) eller en virksomhed (CVR), du vil give adgang til adgangsgiverens digitale postkasse. Du skifter mellem Borger (CPR-nr.) og Virksomhed (CVR-nr.) Via pileknappen. I dette tilfælde gives adgang til en borger. Blå markering i figur 4: Skriv det CPR eller CVR på adgangsmodtager. I dette tilfælde er der altså tale om et CPR. Grøn markering i figur 4: Hvis fremmødte er repræsentant sættes der flueben ved fuldmagt fremvist. Lilla markering i figur 4: Tryk på Opret ny adgang. 3.1.4.3. Trin tre i adgangsoprettelsen - Godkendelse S i d e 13
Figur 5. Du får nu en status på, hvem der er adgangsgiver, og hvem der er adgangsmodtager. Tjek nøje, at der ikke er sket en fejl. Bemærk! I den endelige version af brugergrænsefladen indsættes en tekst: Borgeren/fremmødte er blevet orienteret om hvad det indebærer at give en læseadgang. Herunder at det altid er adgangsgiveren, som har ansvar for at gøre sig bekendt med indhold. Der skal sættes flueben ud for teksten for at sikre, at denne information er blevet videregivet. Er fluebenet ikke sat, kan man ikke komme videre i flowet. Lilla markering i figur 5: Tryk på Godkend. 3.1.4.4. Kvitteringsside Figur 6. S i d e 14
Når fritagelsen er registeret, vises en kvitteringsside som illustreret i figur 6. Der gives ingen skriftlig kvittering for oprettelsen af adgangen. En beskrivelse af hvordan borgere der giver læseadgang og borger/virksomheder der modtager læseadgang får besked om dette, er vist i afsnit 6 bilag II. 3.1.5. Adgangsmodulet - Oplys borger om evt. adgange givet i borgerservice Hvis en borger møder op i borgerservice, og beder om at få oplyst, hvem der evt. har adgang til vedkommendes digitale postkasse, gøres det indledningsvist på samme måde, som når der skal oprettes adgang. Du følger altså vejledningen i afsnit 3.1.4. Når du har fremsøgt fremmødte oplysninger om borgerens via dennes CPR, vil du kunne se, hvem (om nogen) der har fået adgang til borgerens digitale postkasse. Se figur 3 rød markering. Bemærk! Det er kun adgange, der er oprettet i borgerservice, du vil kunne se. Hvis borgeren selv har oprettet adgange via sin digitale postkasse, vil disse ikke blive vist. S i d e 15
4. Fuldmagt givet via et selvoprettet dokument Hvis en fremmødt medbringer en fuldmagt, der er givet via et selvoprettet dokument, vil denne fuldmagt som udgangspunkt kunne accepteres, hvis det medbragte dokument lever op til de indholdsmæssige krav, som er angivet i FD 011. Se afsnit 5 bilag I. Da tildelingen af læseadgang har vidtrækkende konsekvenser for adgangsgiveren i de tilfælde, hvor en denne ikke selv kan tilgå sin digitale postkasse, er det et ufravigeligt krav, at de bemærkninger, der er listet på side 1 i FD 011 (se afsnit 2.2.4) fremgår af dokumentet, således at der ikke kan være tvivl om, at adgangsgiveren har set disse. S i d e 16
5. Bilag I Blanket til anmodning om læseadgang S i d e 17
S i d e 18
6. Bilag II Advisering om læseadgang Dette bilag er vedlagt for at give en kort beskrivelse af, hvordan borgere der giver læseadgang og borgere/virksomheder der modtager læseadgang, får besked om dette. Figur A. Figur A viser et eksempel på en adviseringsmail som adgangsgiver modtager. Forudsætningen for at dette sker, er dog selvsagt at adgangsgiveren har opgivet en e-mail adresse ved oprettelse af sin digitale postkasse. Figur B. Figur B viser et eksempel på den adviseringsmail som adgangsmodtager modtager. Forudsætningen for at dette sker, er dog selvsagt at adgangsmodtager har opgivet en e-mail adresse ved oprettelse af sin digitale postkasse. Figur C. Figur C viser et eksempel på den adviseringsmail, som adgangsmodtager modtager, når der er post i adgangsgivers digitale postkasse. S i d e 19