Rektorsekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks 159 9100 Aalborg Dato: 08-05-2017 Sagsnr.: 2016-004-00006 Vejledning til delegationserklæringer Indledning Delegation af rektors kompetence (delegationsinstruksen) angiver, at det i visse tilfælde er muligt at delegere beslutningskompetence fra et ledelsesniveau til et andet ved, at der i instruksen er formuleret såkaldte kan - bestemmelser. Det er også muligt at begrænse den delegation, der som udgangspunkt ifølge delegationsinstruksen er givet til et ledelsesniveau. Hvis man som leder ønsker at gøre brug af videredelegation eller begrænse delegationen i instruksen, skal man benytte de udarbejdede skabeloner til delegationserklæringer. Når intet andet fremgår af delegationserklæringen, eller der er modsætning mellem det i delegationserklæringen bestemte og delegationsinstruksen, gælder delegationsinstruksen. Sådan udfyldes delegationserklæringerne Delegationserklæringerne indeholder afkrydsningsfelter vedr. de kompetencer, som i henhold til rektors delegationsinstruks, kan delegeres. Disse felter skal udfyldes, således at delegationsgiveren aktivt tager stilling til, om kompetencen ønskes delegeret. Hvor delegationserklæringerne udelukkende indeholder overskrifter, er der tale om kompetencer, som i rektors delegationsinstruks er forudsat delegeret. Under alle overskrifter findes mulighed for at anføre vilkår eller begrænsninger i delegationer. Et vilkår i forbindelse med personaleledelse kan fx være, at man som niveau 4-leder skal orientere sin leder på niveau 3, før man tildeler en påtale til en medarbejder. En begrænsning under økonomisk ledelseskompetence kan fx være en angivelse af et lavere dispositionsbeløb end det, der fremgår af bilag 1. De afsnit, som ikke er relevante i den konkrete delegationserklæring, kan slettes. Er delegationsgiver eksempelvis leder i AAU Fælles Service, kan afsnittene om delegation til ledere i videnskabelige enheder slettes og omvendt. Arkivering af delegationserklæringerne Alle delegationserklæringer skal arkiveres af tjenestestedet i underskrevet stand (eller ved brug af WorkZone Process se punktet underskrift) på en generel sag, hvor samtlige af tjenestestedets delegationserklæringer arkiveres løbende. Dette for at skabe et samlet overblik over de delegationer, som er givet indenfor det pågæl- 1
dende tjenestesteds område og for at sikre, at det altid er muligt at tjekke, hvilke kompetencer, der er delegeret til en konkret medarbejder. Den generelle sag skal oprettes af tjenestestedet i sagsgruppe 004 (delegation/bemyndigelse fra rektor) uden indbliksbeskyttelse, sag og dokumenter navngives som angivet i nedenstående skabelon: SAGSTITEL DOKUMENTTITEL BEMÆRKNING DELEGATIONSERKLÆ- RINGER for xxxxxx (navn på tjenestested) Delegationserklæring xxxx (medarbejders fulde navn) xxxxxx (medarbejdernummer) Bilag, Funktionsbeskrivelse xxxxx (medarbejders fulde navn) xxxxxx (medarbejdernummer) lægges ind som bilag til delegationserklæringen xxxxxx(delegationserklæringens dokumentnummer) tilføjes foran auto-titlen på forelæggelses-prohist Hvis en gammel delegationserklæring udløber, trækkes tilbage eller erstattes med en ny, tilføjes IKKE GÆLDENDE PR (dato) til først i dokumenttitlen på de dokumenter som ikke længere er gældende. En eventuel ny delegationserklæring (og funktionsbeskrivelse) lægges på sagen i Workzone. Underskrift Delegationserklæringerne kan underskrives fysisk eller ved brug af WorkZone Process. Såfremt man ønsker at bruge WorkZone Process følges nedenstående skridt: 1. Åben erklæringsskabelonen fra AAU Håndbogen og gem som nyt dokument i dokumentstatus udkast på den generelle sag for tjenestestedet. Navngiv: Delegationserklæring (medarbejders fulde navn)(medarbejdernummer) 2. Når erklæringen er udfyldt, ændres dokumentstatus til arkiveret 3. Delegationsgiver sender erklæringen (og evt. bilag) i forelæggelse via WorkZone Process påført sig selv og medarbejderen som aktører. 4. Når begge har godkendt, afslutter delegationsgiver processen i procesmailen med ok (der auto-arkiveres en forelæggelseshistorik, PROHIST, på sagen). 5. Delegationsgiver omdøber den auto-arkiverede forelæggelseshistorik ved at tilføje delegationserklæringens dokumentnummer foran auto-titlen på forelæggelses-prohist. Tilsynsforpligtelse Delegationsgiveren fritages ikke for sit ansvar som følge af delegationen, men er fortsat ansvarlig for, at de kompetencer, der er delegeret, varetages på ansvarlig vis af delegationstageren. 2
Delegationsgiveren har således en tilsynspligt over for delegationstageren og kan og skal derfor af egen drift gribe ind over for ulovlige afgørelser og lignende. Delegationsgiver skal i delegationserklæringen anføre de aftaler, der er truffet med delegationstager om, hvordan tilsynsforpligtelsen skal udmøntes. Det kan fx være ved forudgående eller efterfølgende orientering om afgørelser, ved aftaler om behandling af særlige sager m.v.. Aftaler om kontrol og tilsyn skal noteres i vilkårsboksene under de enkelte overskrifter. Tilbagekaldelse af kompetence Delegationsgiver kan til enhver tid tilbagekalde en delegeret kompetence såvel generelt som i forhold til en konkret sag. Delegationsgiveren kan således tilbagekalde en delegation, der er givet i en delegationserklæring, ligesom en kompetence, som i rektors delegationsinstruks er forudsat delegeret til et andet niveau, kan tilbagekaldes af lederen på det overliggende niveau. Stedfortrædere Som det fremgår af delegationsinstruksen er det for enkelte stillingers vedkommende muligt at udpege en stedfortræder. Fx er prorektor stedfortræder for rektor. En prodekan kan være stedfortræder for en dekan, der er fraværende fx i ferieperioder, ved sygdom eller tjenesterejser. Det samme gælder for institutledere og viceinstitutledere. Enkelte steder i organisationen er der også udnævnt souschefer, fx i administrative funktioner eller afdelinger, hvor der er en souschef på niveau 4 under en niveau 3-leder. Disse kan fungere som stedfortrædere for deres overordnede ledere, selv om disse ikke er nævnt eksplicit i delegationsinstruksen. Den person, der udpeges som stedfortræder, skal være leder på enten samme, overordnet eller underordnet niveau, og den leder, der udpeger en stedfortræder, skal i alle tilfælde træffe beslutning om, hvem der udøver stedfortræderfunktionen, hvordan den udøves, i hvilke perioder og på hvilke sagsområder mv. Dette skrives ind i en delegationserklæring enten en generel erklæring eller en ad hoc erklæring gældende for en kortere periode fx i forbindelse med ferie. Den, der udpeges som stedfortræder, får som udgangspunkt samme kompetencer, som den leder, som vedkommende er stedfortræder for. Eventuelle begrænsninger eller vilkår herfor skrives ind i delegationserklæringen. Hvis der er flere prodekaner ved et fakultet, skal dekanen træffe beslutning om, hvem der udøver stedfortræderfunktionen. Det samme gælder, hvis der er flere viceinstitutledere ved et institut.hvis man ønsker at udpege stedfortrædere på tværs af organisationen, fx ved at en institutleder ved institut A er stedfortræder for institutleder ved institut B, skal dette aftales med den overordnede leder, dvs. dekanen. Det samme gælder indenfor administrative enheder som AAU Fælles Service og AAU Innovation, hvor udpegningen af stedfortræderen skal aftales med hhv. universitetsdirektøren og innovationsdirektøren. Funktionsbeskrivelse I feltet funktionsbeskrivelse skal der laves en kort beskrivelse af delegationstagerens arbejds- og ansvarsområder. Findes der allerede en funktionsbeskrivelse for delegationstageren, kan denne enten kopieres ind eller vedhæftes delegationserklæringen som et bilag. Arbejds- og ansvarsområderne skal i erklæringen efterfølgende matches med delegation af nødvendig kompetence til udførelse af heraf. Et eksempel kan være, at man i funktionsbeskrivelsen for en niveau 4-leder anfører Afholdelse af MUS og efterfølgende krydser af i ja-boksen ved spørgsmålet om tildeling af personaleledelse. Hvis man som i eksemplet kun ønsker at tildele en begrænset del af personaleledelsen, uddybes dette i begrænsningsfeltet ved anførelse af bemærkningen Det er alene kompetencen til at afholde MUS, der delege- 3
res. Personaleledelse Personaleledelse skal, med forbehold for de begrænsninger, som fremgår af delegationsinstruksen, forstås som blandt andet kompetencen til, at: ansætte den nødvendige arbejdskraft, herunder træffe beslutninger om ændrede arbejdsvilkår (væsentlige ændringer). afskedige medarbejdere, når det er rimeligt begrundet i enten den ansattes eller arbejdsgiverens forhold sanktionere (advarsel, bortvisning) tildele påtaler lede og fordele arbejdet og give direktiver for arbejdets udførelse fastlægge arbejdstiden inden for de eventuelle grænser, der måtte være overenskomstmæssigt fastlagt indføre bestemmelser for opholdet på arbejdspladsen afholde sygefraværssamtaler afholde lønforhandling (indenfor en af delegationsgiveren fastsat ramme) afholde MUS og træffe beslutning om kompetenceudvikling (indenfor en af delegationsgiveren fastsat ramme) lede arbejdet med trivsel og arbejdsmiljø afholde seniorsamtaler følge op på prøvetid planlægge og godkende ferie Personaleledelse skal til enhver tid udøves i overensstemmelse med de lokalt og centralt fastsatte retningslinjer og regler, herunder reglerne i samarbejdsaftalen, overenskomstmæssige rammer samt øvrig relevant lovgivning på området. Forskningsbevillinger og samarbejdsaftaler Af delegationsinstruksen fremgår det, at kompetencen til at godkende og underskrive samarbejdsaftaler om forskning samt øvrige samarbejdsaftaler er bibeholdt på hhv. niveau 3 (institutter og afdelinger) og niveau 2 (hovedområder). Af delegationsinstruksens pkt. 5.6 fremgår det, at der kan delegeres kompetence til ledere på niveau 4 til at forhandle samarbejdsaftaler om forskning samt øvrige samarbejdsaftaler. Fokus på, hvem der er forhandlingsberettiget, er begrundet i, at den, der forhandler med eksterne samarbejdspartnere, udadtil vil fremstå som værende en, der har mandat til at forhandle og forpligte universitetet fagligt, økonomisk og juridisk. Ved delegation af kompetence til at forhandle samarbejdsaftaler skal man således i delegationserklæringen forholde sig til 3 elementer: a) forhandling af det faglige indhold i et evt. samarbejde, b) forhandling af de økonomiske forhold, budget og finansieringsplan samt c) forhandling af de juridiske vilkår. 4
a) Kompetencen til at forhandle det faglige indhold i et projekt ligger indenfor det faglige ledelsesansvar og reguleres af delegationsinstruksens pkt. 6.9. Hvis man forudsætter, at det faglige indhold forhandles og fastlægges af den/de personer, der skal udføre eller være ansvarlig for projektet i samarbejde med den person, der har det faglige ledelsesansvar, skal det fremgå af delegationserklæringen. b) Kompetencen til at træffe beslutning om økonomiske forhold reguleres af delegationsinstruksens afsnit 2, hvoraf det fremgår, at dispositionskompetencen på institutter og i afdelinger ligger på niveau 3. Såfremt man i en delegationserklæring delegerer kompetencen til at forhandle samarbejdsaftaler til niveau 4, kan det noteres i delegationserklæringen, at niveau 4-lederen inden en konkret forhandling skal gives mandat fra den ansvarlige leder med en ramme inden for hvilken niveau 4-lederen kan forhandle. c) Niveau 3-ledernes kompetence til at godkende og underskrive forskningssamarbejdsaftaler og øvrige samarbejdsaftaler er betinget af, at aftalen tillige godkendes og underskrives af den, der er udpeget som juridisk ansvarlig. Det betyder, at de juridiske vilkår og samarbejdsaftalen som helhed skal godkendes og underskrives af niveau 3-lederen og af Kontraktenheden ved AAU. For de niveau 4-ledere, der har fået delegeret kompetencen til at forhandle samarbejdsaftaler om forskning og/eller øvrige samarbejdsaftaler, betyder det, at forhandlingerne af de juridiske vilkår skal ske i tæt samarbejde med niveau 3-lederen og Kontraktenheden. Tidsbegrænsning Der er mulighed for at fastsætte en tidsbegrænsning for delegationserklæringens gyldighed. Ved at fastsætte en tidsbegrænsning sikres det, at der ved udløbet af delegationserklæringen på ny tages stilling til behovet for delegationen. En tidsbegrænset delegationserklæring kan tillige anvendes, såfremt der er behov for at delegere en eller flere kompetencer i en kortere periode eksempelvis til en stedfortræder. Q&A til delegationsinstruksen For yderligere hjælp til fortolkning af de enkelte elementer og begreber i delegationsinstruksen se spørgsmålog svar-dokumentet Q&A rektors delegationsinstruks i AAU-Håndbogen. 5