Eksternt salg af medarbejder ydelser. Grunduddannelserne

Transkript

1 Grunduddannelserne Marts/ 2017

2 Indhold 1. Indledning Definition - eksternt salg af medarbejderydelse Godkendelse Skabeloner Aftalegrundlag Fakturagrundlaget Udlånsaftale Tillæg til ansættelsesaftale For dig der er Uddannelsesleder Fagfordeling For dig der er i Ledelsessupport For dig der arbejder i Økonomi og Personale Fakturagrundlaget valideres Uden EAN nummer sendes faktura frankeret Momsmomsmæssig behandling Økonomi har ansvar for rykkerprocedure og registrering af betaling Teamshare arkivering Journalnavn og nummer TS Struktur... 6

3 1. Indledning Denne vejledning beskriver den administrative håndtering i forbindelse med eksterne salg af medarbejderydelser i Grunduddannelsen. Vejledningen er bygget op så det er muligt, at orientere sig omkring forventninger og aftaler mellem de involverede afdelinger. Det er samtidig muligt at få et overordnet overblik over hele processen. 2. Definition - eksternt salg af medarbejderydelse I UCL er det vigtigt at sondre mellem flere typer af salg. Eksternt salg af medarbejderydelse er som overskriften antyder eksternt dvs. udenfor UCL og begrænset til salg af medarbejdernes ydelser. 3. Godkendelse Et eksternt salg kan kun ske ved forudgående vurdering og godkendelse af Uddannelseslederen. Salg der ikke er godkendt af uddannelseslederen, betragtes som salg sket udenfor UCL. 4. Skabeloner Alle skabeloner til brug i håndteringen af eksternt salg af medarbejderydelse findes i samme Excel fil. Dokumenterne ligger som hver sit ark og er koblet sammen så data føres fra aftalegrundlaget over i de øvrige ark. Der er i alt fire ark: 1. Aftalegrundlag 2. Fakturagrundlag 3. Udlånsaftale 4. Tillæg til ansættelseskontrakt. 4.1 Aftalegrundlag Aftalegrundlaget indeholder de aftaler der er indgået med køber og udfyldes af uddannelsen. 4.2 Fakturagrundlaget Fakturagrundlaget indeholder det nødvendige data til oprettelse af faktura.

4 4.3 Udlånsaftale Udlånsaftalen gemmes i pdf underskrives og sendes til køber. Når udlånsaftalen er underskrevet arkiveres den i TS. Se nærmere i afsnit 9. Teamshare arkivering herunder. 4.4 Tillæg til ansættelsesaftale I få tilfælde skal der udarbejdes og arkiveres et tillæg til ansættelsesaftalen i medarbejderens personalesag i Teamshare. I disse tilfælde sendes tillæg til ansættelsesaftalen til post-personale@ucl.dk som herefter udfylder manglende felter fx cpr.nr. For hovedparten, af de aftaler der indgås, gælder det at de er aftalebaseret dvs. en leder beder en medarbejder om, at køre til en køber og løse en opgave. Der er ikke tale om en tjenesterejse, da medarbejderen får mertid, merkørsel og merkøretid for det. Kravet om at lave tillæg til ansættelsesaftaler er kun når vilkårene ændres. Et ændret vilkår er blandt andet ændret tjenestested, hvor medarbejderen skal møde på et tjenestested uden at få kørsel, tid eller køretid for det. Så er det et mellemværende medarbejderen har med SKAT og ikke UCL. Udgangspunktet er derfor, at en medarbejder har opgaver og udfører dem efter lederens instruktioner. Det indbefatter også, at udføre arbejde andre steder, som ikke er medarbejderens normale tjenestested. En væsentlig vilkårsændring for en medarbejder, er væsentlig, hvis medarbejderen påberåber sig at den er væsentlig. I dette tilfælde træder en proces i gang omkring at varsle ændringen. Det vil dog stadig ikke være en væsentlig ændring, hvis der tale om et mellemværende mellem UCL og medarbejderen. Udgangspunktet vil altid være at aftaler som omfatter mertid, merkøretid og merkørsel, vil altid være et mellemværende mellem medarbejderen og UCL og der skal derfor ikke udarbejdes et tillæg til ansættelsesaftalen. 5. For dig der er Uddannelsesleder Før et eventuelt salg kan godkendes skal aftalegrundlaget udfyldes til vurdering af forespørgsel om eksternt salg. Aftalegrundlaget findes som Excel fil i lederportalen og hentes som lokal kopi til udfyldelse. Når aftalegrundlaget er udarbejdet og godkendt gives besked til uddannelsens kontaktperson i Ledelsessupportteamet og aftalegrundlaget sendes på mail. Salg der ikke er godkendt af uddannelseschefen, betragtes som salg sket udenfor UCL.

5 5.1 Fagfordeling Hvis et eksternt salg skal medtages i fagfordelingen gives besked til kontaktperson i Ledelsessupportteamet. 6. For dig der er i Ledelsessupport Som kontaktperson i ledelsessupport modtager du aftalegrundlaget fra uddannelseslederen. Aftalegrundlaget kvalificeres og arkiveres i TS jf. nedenstående punkt 9 Teamshare arkivering. På baggrund af aftalegrundlaget trækkes udlånsaftalen ud af Excel arket, underskrives af uddannelseslederen og sendes til køber. I nogle tilfælde sendes tillæg til ansættelseskontrakt til post-personale@ucl.dk som arkiverer den i underviserens personalemappe. Se ovenover vedr. tillæg til ansættelsesaftale. Nu udfyldes fakturagrundlaget med korrekt kontering og mailes til post-regnskab@ucl.dk 7. For dig der arbejder i Økonomi og Personale Som medarbejder i Økonomi vil du modtage et fakturagrundlag i pdf. vedhæftet mail fra Ledelsessupport. Har du brug for yderligere oplysninger i forbindelse med salget findes sagen i Teamshare her: Eksterne salg af medarbejderydelser: Se evt. vejledning herunder for dokumenter i Teamshare. 7.1 Fakturagrundlaget valideres Fakturagrundlaget valideres: Print fakturagrundlag Tjek om debitor er oprettet i Navision, hvis ikke oprettes debitor i Navision. Gennemgå momsmæssig behandling, tjekke formål ansvar og projektnummer Opretter faktura i Navision, indtægten bogføres på den enkelte afdeling. Faktura sendes afsted via EAN nr. Printet kopi af faktura arkiveres sammen med fakturagrundlag Besked tilbage om at fakturaen er sendt.

6 7.2 Uden EAN nummer sendes faktura frankeret Hvis debitor ikke har EAN nummer sendes faktura med post. Efter faktura er oprettet i Navision printes kopi til debitor 7.3 Momsmomsmæssig behandling Økonomi har ansvaret for den momsmæssige behandling. 7.4 Økonomi har ansvar for rykkerprocedure og registrering af betaling. Månedligt sendes rykker ud fra normal procedure i UCL. Dagligt registreres betalinger i Navision via fil fra banken. Indbetalinger via bankoverførsler registreres manuelt. 8. Teamshare arkivering Excel fil med Aftalegrundlag, fakturagrundlag, udlånsaftale arkiveres i TS arbejdsområde: navn og nr. der skal oprettes arbejdsområde for eksterne salg. 8.1 Journalnavn og nummer Journalnummer må ikke ændres. 8.2 TS Struktur Strukturen i arbejdsområdet er fordeling på uddannelse, køber, med undermappe undervisers navn, samt tidsangivelse i dokumentnavn Eksterne salg af medarbejderydelser Uddannelse Køber Medarbejder