Mødereferat Styringsdialog 2014, Arbejdernes Andels Boligforening Mødedato: 15. september 2014 Mødetid: 13.00 Mødested: Langelandsgade 50 Deltagere: Tilstede fra Boligforeningen: Formand Erik Piilgaard Direktør Anders Rønnebro Jurist Katrine Sørensen Tilstede fra Aarhus Kommune: Jørn Hedeby Nielsen Trine Birk Camilla Maria Nielsen Claus Bo Jensen Aarhus Kommune Teknik og Miljø MTM-CBM/Grundsalg og Støttet Byggeri Kalkværksvej 10 8100 Aarhus C Sagsnr. 13/011557-38 Journalnr. Sagsbeh. Claus Bo Jensen Telefon 8940 2000 Direkte telefon +45 8940 2741 Fax På mødet blev følgende punkter drøftet: E-mail cbj@aarhus.dk www.aarhus.dk 1. Baggrund 2. Økonomi, drift, administration 3. Ledelse og demokrati 4. Diverse 5. Evt. aftale 1. Baggrund I 2014 er der for fjerde år i træk gennemført den obligatoriske styringsdialog mellem boligorganisationerne og Aarhus Kommune. Som et led i styringsdialogen skal der af kommunen udfærdiges en redegørelse for den gennemførte dialog.
Drøftelserne tog udgangspunkt i styringsmålsætningerne således som de fremgår af almenboligloven. Grundlaget for dialogen var styringsrapporten, oplysningsskemaerne for afdelingerne, årsregnskab 2013, beretning, spørgeskema, protokollat, diverse referater, boligforeningens hjemmeside mv. Aarhus Kommune havde med udgangspunkt i bl.a. BoSoc ønsket at drøfte udviklingen i afd. 24, Skovgaardsparken. Den årlige redegørelse vil have karakter af et dynamisk dokument, der i forhold til de enkelte år vil beskrive udviklingen og aktuel status på en række centrale punkter. På kommunens hjemmeside vil der derfor kun være den seneste redegørelse. Følgende dagsordenpunkter blev gennemgået på mødet. 2. Økonomi, drift og administration Dispositionsfond/arbejdskapital Kr. pr. lejemålsenhed Dispositionsfond (likvid del) kr. pr. lejemål Arbejdskapital (likvid del) kr. pr. lejemål 2013 2012 2011 2010 12.526 16.983 16.392 16.358 10.320 9.743 10.295 8.803 Egenkapital kr./lejemål 49.577 45.557 44.890 42.771 Den likvide del af dispositionsfond og arbejdskapital er ca. 4 gange større end benchmark i styringsrapporten. Den samlede egenkapital har siden 2003 haft et konstant højt niveau. Boligforeningen anser egenkapitalens størrelse for passende (428 mio. kr. pr. 31.12.2013) i forhold til foreningens aktiviteter og de risici, der er forbundet med nybyggeri mv. Der er betydelige udfordringer i de kommende år i særligt den ældre del af organisationens ejendomsportefølje.
Det oplystes, at AAB vægter soliditet på såvel organisations- som afdelingsniveau. Årets resultat viser et underskud på 4,1 mio. kr. Underskuddet er finansieret af arbejdskapitalen. Underskuddet kan primært tilskrives, at organisationsbestyrelsen har valgt at tildele afdelingerne en bonusrente på 1,2%. Derfor er afdelingernes mellemregning forrentet med 3% på trods af den faktiske forretning kun har været 1,8%. Den samlede dispositionsfond er i årets løb forøget med ca. 37 mio. kr. (nedlæggelse af andelsfonden). Den likvide del af dispositionsfonden er reduceret med 35 mio. kr. Dette har baggrund i en væsentlig større udlånsaktivitet til afdelingerne af egenkapitalen end tidligere. Det samlede udlån til afdelingerne er i årets løb vokset fra 9 mio.kr. til 60,5 mio. kr. Det skyldes primært samlet udlån på 48 mio.kr. til afdelingerne i anledning af frikøb af hjemfaldsklausuler. AAB oplyste, at man også fremadrettet påregner større udlånsaktivitet til afdelingerne. Der er bevilget tilskud på ca. 25 mio. kr. finansieret af dispositionsfonden. Tilskuddet fordeler sig på følgende hovedposter: 1,6 mio. kr. er tilskud bevilget tiltag i konkrete afdelinger. 2,1 mio. kr. tilskud til projektmedarbejdere 16,1 mio. kr. tilskud afdelingerne (hjemfaldsklausuler) 4,4 mio. kr. tilskud energi- og helhedsplaner, grundmateriale AAB oplyste, at boligsociale tiltag herunder boligsociale helhedsplaner som hovedregel dækkes via tilskud fra dispositionsfonden. Der vil i 2014- regnskabet indgå en indtægt på ca. 109 mio. kr. i anledning af salget af Veri-centret i 2013. Indtægten vil i 2014 tilgå dispositionsfondens likvide del. Det vil fremadrettet være muligt at øge støtteintensiteten fra egenkapitalen. Dette skyldes, at andelen af udamortiserede lån i afdelingerne bliver stadig større, hvilket samtidig medfører en større tilgang til dispositionsfonden. Der er pt. ikke udarbejdet samlede oversigter over den forøgede tilgang i de kommende år. I 2013 var den samlede nettotilgang pga. udamortiserede lån ca. 11 mio. hvilket er en forøgelse
på ca. 1,3 mio. kr. i forhold til 2012. AAB oplyste, at de oprindelige indekslån udamortiseres hurtigere end forventet pga. den lave rente. Der er i regnskabsåret realiseret et lejetab på 1,1 mio. kr. Skyldes primært tab ved erhvervsudlejning i afd. 27 og 29. Organisationen har i 2013 fortsat den hidtidige investeringsstrategi, der indebærer, at organisationens værdipapirer, er opdelt i 4 lukkede depoter, som administreres af hver sin kapitalforvalter (bank). Bankerne har fuldmagt til at kunne nyplacere og omplacere formuen på depot og konti efter eget initiativ med henblik på at opnå maksimalt afkast. Varigheden, udtrykt som risikobegreb, må ikke overstige 7. Det samlede afkast af de fællesforvaltede midler for 2013 er 1,8%, hvilket anses for tilfredsstillende. I 2012 var forrentningen på 4,38 %. Bestyrelsen har besluttet at tildele afdelingerne en bonusrente på 1,2%, hvorefter den samlede forrentning af afdelingsmidlerne er 3%. Revisors likviditetsberegning gav ikke anledning til bemærkninger. AAB har særligt fokus på, at kapitalforvalteren på intet tidspunkt ligger i kontanter med mere end 100.000 euro. Kontante indeståender, der overstiger dette beløb er tabte for indskyderen i tilfælde af formueforvalterens konkurs. Administrationsbidrag Kr. pr. lejemålsenhed Administrationsbidrag kr. pr. lejemål (netto)administrationsudgift kr. pr. lejemål 2013 2012 2011 2010 3.611 3.549 3.430 3.164 3.649 3.442 3.430 3.319 Administrationsbidraget er under benchmark i styringsrapporten. Der er i budget 2013 budgetteret kostægte for så vidt angår administrationsbidraget. I året svarer administrationsbidraget til nettoadministrationsudgiften. Nettoadministrationsudgiften er eksklusiv udgift til projektmedarbejdere. Udgiften til disse er finansieret via tilskud fra dispositionsfonden. Konteringen er sket efter aftale med revisor. Administrationsudgiften ovenfor relaterer sig derfor alene til kernedriften.
Boligforeningen angiver i styringsrapporten, at omkostningsbevidsthed anses som vigtigste udfordring i relation til drift og administration. Henlæggelser/planlagt vedligeholdelse Revisor har i sin gennemgang foretaget sammenligninger af henlæggelsesniveau i AAB i forhold til det generelle i niveau Aarhus. De årlige henlæggelser i AAB er højere end højere end det generelle niveau i Aarhus. De opsparede henlæggelser svarer omtrentligt til gennemsnittet i Aarhus. I styringsrapporten er der enkelte røde markeringer. Markeringerne angiver, at henlæggelsesniveauet er for højt i forhold til benchmarks. Boligforeningen oplyste, at henlæggelser er fastlagt i overensstemmelse med vedligeholdelsesplanerne, hvilket bekræftes af revisor i revisionsprotokollen. I spørgeskemaet anført, at to afdelinger har utilstrækkelige henlæggelser: Afd. 17. Henlæggelser ikke tilstrækkelige til fuldstændig genopretning Afd. 20. Det oplystes på mødet, at arbejderne kan gennemføres med reduceret budget. Afd. 37, Herredsvang har trods ringe vedligeholdelsesmæssig stand kun få henlæggelser. Ønske om helhedsplan under forberedelse. På baggrund af energi- og indeklimamæssige overvejelser samt ændrede beboelsesmønstre mv. har AAB igangsat initiativer med at kortlægge hver afdelings behov og muligheder. Alderen på foreningens boliger spænder fra 93 til 0 år, hvilket giver store byggetekniske udfordringer. Afdelingerne har fået tilbudt at få deres afdeling tegnet op i 3D for dermed at kunne lave mere helhedsorienteret planlægning af renoveringer og fornyelser. Største aktuelle udfordringer ligger i skift af varmeanlæg. Dette skyldes karakter og alderssammensætning af boligorganisationens ejendomsportefølje. Forvaltnings Klassifikation er indført fra 2013. Forvaltningsrevision
AAB oplyste, at der er udarbejdet et dynamisk forvaltningssystem, der kan understøtte såvel effektivitet som ensartethed i forvaltningen. Revisor anfører i revisionsprotokollen, at forvaltningssystemet efter hans opfattelse opfylder kravene i bekendtgørelse om drift af almene boliger mv. 2013 et er taget til efterretning med de bemærkninger, der i øvrigt fremgår af dette dokument. 3. Ledelse og beboerdemokrati AAB har udarbejdet en strategiplan for 2012-15. Det ene hovedområde i strategiplanen er at skabe bedre beboerdemokrati. Som et led i strategiplanen har AAB fornyet sin hjemmeside således, at denne nu er en interaktiv platform for en bred kreds af brugere. Der er fokus på, at gøre det beboerdemokratiske arbejde attraktivt med henblik på at sikre rekrutteringen. På årets konference for beboervalgte blev der arbejdet strategisk for bedre beboerdemokrati. Alle afdelinger har fået deres egen hjemmeside hvor afdelingsbestyrelserne selv kan oploade referater og artikler. Kommunen konstaterede, at boligorganisationens hjemmeside indeholder relevante mødereferater fra alle niveauer i organisationen. Ifølge de udfyldte oplysningsskemaer er der velfungerende beboerdemokrati i samtlige afdelinger. 4. Diverse Det er anført i oplysningsskemaerne for afdelingerne, at samtlige afdelinger er socialt velfungerende. Boligorganisationen oplyste, at afkrydsningen skal tages som udtryk for, at evt. problemafdelinger er omfattet af igangværende initiativer i form af f. eks. udlejningsaftaler, boligsociale helhedsplaner mv.
Kommunen fremlagde aktuelle tal fra BoSoc vedr Skovgårdsparken (afd. 24 i AAB samt afd. 3 i Brabrand Boligforening). Sammenholdt med tal fra de senere år var der indikationer på, at udviklingen går den forkerte vej i området. I forlængelse heraf har ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter opfordret til at man øger den boligsociale indsats i netop dette område. Det aftaltes, at Aarhus Kommune tager initiativ til et fællesmøde med AAB og Brabrand Boligforening og de respektive afdelingsbestyrelser for de to almene afdelinger evt. efter oplæg fra Boligsociale Fællessekretariat. Sekretariatet inddrages i analyse om behovet for boligsocial helhedsplan. 5. Evt. aftale mellem kommune og boligorganisation Der er ikke i styringsdialog 2014 vurderet behov for aftaler.