LYNGBY-TAARBÆK FORSYNING A/S

LYNGBY-TAARBÆK FORSYNING A/S Journalnr.: Dato: 13. juni 2012 Referent: Marianne T. Bak Mødenr.: 18 Mødedato: Onsdag den 13. juni 2012, kl. 16.00 18.00 Mødested: Mølleåværkets mødelokale, Hjortekærbakken 12, Kgs. Lyngby. Dagsorden: 1. Godkendelse og underskrift af referat fra sidste møde 2. Orientering fra formanden 3. Budgetopfølgning drift, januar-april 2012 4. Budgetopfølgning anlæg, januar-april 2012 5. Likviditetsopfølgning januar-april 2012 6. Konsekvenser af nye vandplaner for anlæg på spildevandsområdet 7. Opfølgning på organisationsændringer 8. Forventede nye miljø- og servicemål på vand 9. Eventuelt Deltagere: Henrik Brade Johansen Formand hrj@cowi.dk, henrikbrade@gmail.com Jesper Andersen-Rosendal Medlem jesper@andersen-rosendal.dk Hans Henrik Madsen Medlem hhma@ltk.dk Henrik Peter Bang Medlem henrik.p.bang@gmail.com Peter Christian Linde Medlem pl@net.dialog.dk Henrik Holst Hansen Medlem hhh@ltf.dk Birgitte Myrthue Thorsen Medlem bmt@ltf.dk Anders Thorsted Hald Medlem ath@ltf.dk Per Plannthin Direktør ppl@ltf.dk Ellen Langfrits Vicedirektør ela@ltf.dk Marianne Taanum Bak (ref.) Økonomichef mtb@ltf.dk Afbud fra Hans Henrik Madsen

1. Godkendelse og underskrift af referat fra sidste møde Forelægges til godkendelse Det indstilles, at godkende og underskrive referatet fra bestyrelsesmødet afholdt den 24. april 2012. 1.1. Referat fra bestyrelsesmøde den 24. april 2012. Referatet blev godkendt og underskrevet. 2. Orientering fra formanden Forelægges til orientering Vandspild Bestyrelsesformanden oplyste, at vandspildet er beregnet ud fra den mængde vand, som er udpumpet fra vandværker og pumpestation (aflæst på SRO) tillagt den mængde vand, som vi har købt fra vores nabokommuner. Herefter er fratrukket den mængde vand, som vi har solgt (fra FAS) tillagt den mængde vand, som vi har brugt til at skylle på ledningsnettet i forbindelse med forureningssager og renovering (målt med vandmåler). Vandspildet formindskes år for år i takt med renoveringen af ledningsnettet. Udleje af Gl. Lundtoftevej 9a, (Vandværket) (Afsnit udeladt) Side 2

Der samarbejdes fortsat med Kultur - og Fritidsforvaltningen om at udleje den tidligere adm. bygning til fritidsformål. Der er udarbejdet udkast til kontrakt. Der fremsendes ansøgning på den ændrede anvendelse til behandling hos kommunen. Udbud af rengøring. Rengøringen på hhv. Mølleåværket, pavillonen og genbrugspladsen har været i udbud. Leverandøren blev valgt ud fra bedste pris og kvalitet. Udbuddet har betydet en væsentlig årlig besparelse. Konkurrenceankenævnets afvisning af Forsyningssekretariatets benchmarkingmodel. Konkurrenceankenævnet har afvist Forsyningssekretariatets model til benchmarking og individuelle besparelser i forsyningerne og sendt den tilbage til ny behandling. Årsagen er at man ikke har taget tilstrækkelig hensyn til de faktiske forhold i de enkelte forsyninger. Konkurrenceankenævnet har for første gang markeret at Forsyningssekretariatet ikke i tilstrækkelig grad har fulgt intentionen i Vandsektorloven Indvielse af Slotsvænget Der afholdes indvielse af overløbsbassin ved Slotsvænget den 14. juni kl. 12. Udbygning af Helsingørmotorvejen Vejdirektoratet igangsætter udbygningen af Helsingørmotorvejen. Det medfører at Nordvand skal flytte de vandledninger de har liggende langs motorvejen op til Sjælsø Vandværk. Vi vil derfor i en periode kun blive forsynet med vand fra én ledning, hvilket indebærer at LTF som en sikkerhedsforanstaltning vil afvente den planlagte renovering af Dybendal Vandværk, indtil ledningsarbejdet er udført og vi igen kan blive forsynet fra to ledninger. Trongårdsvej I forbindelse med vores renoveringsarbejder i området er det konstateret, at faskinerne til vejvand er gamle og fungerer ikke længere optimalt. Vi etablerer derfor en regnvandsledning, således at overløb fra faskinerne løber til den nye regnvandsledning. Fuglevad station Ved Fuglevad Station er en firkantet kloakledning, der løber over Mølleåen, konstateret utæt. De pæle der understøtter kloakledningen er ved at smuldre, hvilket betyder at der er risiko for at ledningen falder sammen. Der er derfor tale om en akut opgave, som pt. er i udbud. Der lægges en ny ledning på ca. 100 m hurtigst muligt. Det undersøges om ledningen kan lægges i en anden bane end den nuværende. Side 3

3. Budgetopfølgning drift, januar-april 2012 Forelægges til godkendelse Det indstilles, at godkende budgetopfølgning for januar til april 2012. Forsyning A/S Fordelingen af omkostninger til de forskellige selskaber fra service ligger lavere end budgetteret, da der er faktureret færre timer til Mølleåværket, Spildevand og Vand end forventet. Den lavere fakturering kan forklares med, at der i årets første fire måneder er afholdt mange afspadseringstimer og restferie inden den 30. april 2012, samt at der har været mere sygdom end budgetteret. Dette medfører et lavere antal salgsbare timer fra service til de forskellige selskaber. Til affald er der faktureret 3% mere end budgetteret, da der pt. anvendes mere tid end budgetteret på opkrævning af erhvervsaffaldsgebyr samt opkrævning af erhvervsvirksomheders husholdningsaffald, der skal omlægges fra opkrævning på ejendom til opkrævning på cvr-nummer. Indtægterne følger stort set budgettet. Der er på nuværende tidspunkt ikke faktureret for de arbejder vi udfører for andre (åmænd, sluser mv.), da de primært faktureres sidst på året. Vi har på nuværende tidspunkt brugt flere timer på opkrævning af jordgebyr end forventet. Vores arbejde med jordgebyr betales af Lyngby-Taarbæk Kommune og fremgår af øvrige indtægter. På administrationsomkostningerne anvendes der flere midler på IT og telefoni end forudsat i budgettet, idet der har vist sig et større behov for konsulentassistance for at få vores IT til at fungere optimalt. Derudover er der budgetteret med for lave afskrivninger. Under øvrige omkostninger er det primært forudbetalt husleje og et højere forbrug på porto. Dette skyldes ekstraordinære udsendelser af breve og fakturaer på affaldsområdet. Affald A/S Der forventes pr. 30. april 2012 et højere underskud end budgetteret, som hovedsageligt kan forklares med, at indtægterne forventes at blive lavere end budgettet. Dette skyldes primært omlægning af opkrævningen af husholdningsaffald for virksomheder, hvilket har betydet, at opkrævningen heraf først er sket i maj måned. Derudover er der stor usikkerhed omkring hvor mange virksomheder, LTK giver fritagelse for erhvervsaffaldsgebyr Desuden er der så få virksomheder tilmeldt Vestforbrændingens tilmeldeordning på genbrugsstationen, at der ikke forventes væsentlige indtægter herfra, hvilket der også blev orienteret om på bestyrelsesmødet den 24. april 2012. Desuden er der usikkerhed omkring en del af de indtægter, som kommer fra salg af glas, papir, storskrald samt salg af øvrige genanvendelige materialer, da priserne her varierer efter markedspriserne. (Afsnit udeladt) Derudover kan det konkluderes, at de fleste øvrige områder på nuværende tidspunkt enten følger budgettet eller ligger under budget. Side 4

Vand A/S Der forventes et mindre overskud i 2012 end budgetteret i Vand. Årsagen hertil er blandt andet, at omsætningen ligger under budgettet. Dette skyldes, at da budgettet blev godkendt var den godkendte takst 12,96 kr. pr. m 3 (excl. grønne afgifter). Imidlertid blev vandprisen den 23. december 2011 pålagt en ny grøn afgift og en vandindvindingsafgift bortfaldt. Den endelige godkendte og opkrævede takst blev således kun på 12,49 kr. pr. m 3 (excl. grønne afgifter), og da budgettet ikke er justeret herfor vil de faktiske indtægter ligge under budget. Derudover kan den mindre omsætning forklares med faldende solgt vandmængde. Afvigelsen på afskrivninger under både transportomkostninger og produktionsomkostninger skyldes, at det i forbindelse med godkendelsen af årsrapporten for 2011 blev besluttet at opskrive Vands materielle anlægsaktiver til de af Forsyningssekretariatets godkendte værdier (polka). De højere værdier medfører en væsentligt højere årlig afskrivning end forudsat i budgettet. (Afsnit udeladt) 1:1 omkostninger er lavere end forventet, da der er budgetteret med en afgift til grundvandskortlægning, som fremover ikke bliver opkrævet, da afgiften i stedet er erstattet af en grøn afgift (drikkevandsbidrag) på 0,67 kr. pr solgt m 3 ). Spildevand A/S Budgetopfølgningen pr. den 30. april 2012 viser et forventet underskud i Spildevand, selvom der for hele året er budgetteret med et større overskud. Indtægterne på Spildevand ligger under budget, hvilket hovedsageligt skyldes en lavere indtægt fra vandafledningsbidraget på grund af færre solgte m 3 vand. Derudover er der ikke faktureret vejafvandingsbidrag, da det først opgøres ultimo året, som en procentsats af afsluttede anlægsinvesteringer. Afvigelsen på afskrivninger under transportomkostninger skyldes, at det ligesom i Vand i forbindelse med godkendelsen af årsrapport 2011 blev besluttet at opskrive Spildevands materielle anlægsaktiver til de af Forsyningssekretariatets godkendte værdier (polka). De væsentligste budgetoverskridelser er under 1:1 omkostningerne, hvor der er betalt større bidrag til Lynetten end forudsat, og at der fra Nordvand er opkrævet et driftsbidrag for perioden 2009-2011 til bassinet på Christian Winthers Vej og Gedvad, som der ikke er budgetteret med. Den væsentligste budgetoverskridelse skyldes dog en ekstra opkrævning fra Mølleåværket, hvor det på grund af for lave takster i 2011 og 2012 er besluttet i 2012 at opkræve hele reguleringen for 2011-2012 grundet den likviditetsmæssige situation i Mølleåværket. For Spildevand betyder det en ekstra omkostning på omkring 3.3 mio. kr. for 2011 og 2.2 mio. kr. for 2012. Budgetterne forventes revideret pr. 30. juni 2012 og forelægges til godkendelse på det kommende bestyrelsesmøde. 3.1. Budgetopfølgning drift, januar-april 2012 Side 5

Per Plannthin gennemgik på mødet en oversigtsgraf for selskaberne, der viste udviklingen i driftsomkostninger excl. afskrivninger og 1:1 omkostninger. På mødet blev der udleveret et kort notat vedrørende kommunens myndighedsbehandling på affaldsområdet i 2011. (Afsnit udeladt) 4. Budgetopfølgning anlæg, januar-april 2012 Forelægges til godkendelse Det indstilles, at godkende budgetopfølgning for igangværende anlægsprojekter. I december 2011 godkendte bestyrelsen et anlægsbudget for 2012 på 63 mio. kr. på spildevand og 40,7 mio. kr. på vand. På spildevand har vi været nødt til at overbudgettere pga. manglende tilladelser fra LTK. Hvis alle tilladelser mod forventning går igennem, vil nogle projekter blive udskudt til 2013. Hvis forslaget til vandhandleplaner og projektet med Fæstningskanalen bliver godkendt, vil der ske en markant stigning i anlægsbudgetterne for 2013 og frem. På vand har vi udskudt renoveringen af Dybendal Vandværk pga. udvidelse af motorvejen med omlægning af vandledninger til følge. Budgetopfølgningen viser alle igangværende anlæg over 3 mio. kr. på vand og spildevand. 4.1. Budgetopfølgning Vand anlæg, januar-april 2012 4.2. Budgetopfølgning Spildevand anlæg, januar-april 2012 Ellen Langfrits gennemgik budgetopfølgningen. På vand følges budgettet, undtagen renovering af Dybendal vandværk, som er udskudt jf. punkt 2. Side 6

På Spildevand forventes det at anlægsbudgettet på 63 mio. kr. overholdes. Bestyrelsen ønskede en nærmere gennemgang af projektet vedrørende fæstningskanalen på det næstkommende møde. 5. Likviditetsopfølgning januar-april 2012 Forelægges til orientering Det indstilles, at bestyrelsen tager likviditetsopfølgningen til efterretning. Likviditetsbudgetterne er udarbejdet på baggrund af de drifts og anlægsbudgetter for 2012, som Bestyrelsen godkendte i december 2011. Budgettet sammenholdes med den faktiske likviditetsudvikling. Der henvises til de i bilag 5.1 vedlagte grafer. Forsyning A/S Den faktiske likviditet ligger under den budgetterede, hvilket kan forklares med at serviceselskabet har solgt færre timer til de andre selskaber jf. dagsordenens pkt. 3. Affald A/S Den faktiske likviditet ligger under den budgetterede på grund af omlægninger i opkrævningen af husholdningsaffald for erhvervsvirksomheder. Det har medført at en række virksomheder først er blevet opkrævet i maj og juni måned. Der er derfor i perioden en væsentlig forskydning i den realiserede likviditet i forhold til den budgetterede. Erhvervsaffaldsgebyret opkræves først ultimo april med betalingsfrist i juli måned. Derudover afspejles det også, at omsætningen ligger markant lavere end budgettet jf. dagsordenens pkt. 3. Vand A/S Den faktiske likviditet ligger under den budgetterede, hvilket kan forklares med, at der er opkrævet mindre end hvad der fremgår af det godkendte budget jf. dagsordenens pkt 3. Spildevand A/S Den faktiske likviditet ligger over den budgetterede, hvilket kan forklares med at betalingerne for anlægsarbejder typisk falder senere end forudsat i budgettet. 5.1. Likviditetsopfølgning januar-april 2012 Side 7

Bestyrelsen tog likviditetsopfølgningen til efterretning. 6. Konsekvenser af nye vandplaner for anlæg på spildevandsområdet Forelægges til orientering Lyngby-Taarbæk Kommune skal i lighed med alle landets øvrige kommuner, udarbejde en handleplan på baggrund af de statslige vandplaner. Handleplanen skal redegøre nærmere for, hvordan vandplanen for vandområde Øresund og dens indsatsprogram, vil blive realiseret indenfor Lyngby-Taarbæks kommunes geografiske område. Der henvises i øvrigt til vedlagte notater. 6.1. Notat om forslag til vandhandleplan 6.2. Forslag til Kommunal vandhandleplan Ellen Langfrits gennemgik konsekvenserne af de nye vandhandleplaner. Der vil skulle igangsættes en lang række nye spildevandsprojekter på baggrund af planerne. Dette vil få væsentlige ekstra omkostninger for forsyningen, som skal finansieres over taksterne. 7. Opfølgning på organisationsændringer Forelægges til orientering I forlængelse af Bestyrelsesmødet den 24. april 2012 har Bestyrelsen bedt om et statusnotat for de personalemæssige forhold i LTF. Se vedlagte notat. Side 8

7.1. Fortroligt notat om status for strategisk udvikling af organisationen samt personaleoversigt Per Plannthin gennemgik status i forhold til organisationsændringerne, der blev præsenteret på seneste møde. Efter seneste bestyrelsesmøde har der været holdt møde i Fælles-MED om organisationsændringen. Derefter blev der afholdt informationsmøde med alle medarbejdere, og efterfølgende har Per og Ellen holdt dialogmøder med afdelingerne enkeltvis. I øjeblikket er LTF i gang med en kompetenceafdækning for alle medarbejdere, ligesom MUSsamtalerne er i gang og skal være afsluttet inden sommerferien. Der har desuden været gennemført en APV undersøgelse (ArbejdsPladsVurdering) og en trivselsundersøgelse. Undersøgelserne blev gennemført netop som den nye organisation faldt på plads. Undersøgelserne behandles i øjeblikket af arbejdsmiljørepræsentanterne. Der udarbejdes handleplaner på de væsentligste områder, hvor undersøgelsen viser behov for forbedringer. Derudover har LTF valgt at få en ekstern arbejdsmiljøkonsulent til at arbejde med det psykiske arbejdsmiljø. Der arbejdes pt. på en plan herfor. Der afholdes en temadag 30. august 2012 med fokus på fremtiden. Ligeledes arbejdes der videre med Forsyningens mission, vision og værdier, som drøftes på det kommende Fælles-MED. Det blev aftalt, at resultaterne fra temadagen forelægges bestyrelsen Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 8. Forventede nye miljø- og servicemål på vand Det indstilles at godkende forventede miljø og servicemål. Oplæg til fremtidige investeringer på drikkevandsområdet. Side 9

I henhold til Vandsektorloven, skal Lyngby-Taarbæk Forsyning i april måned indgive oplysninger om de planlagte investeringer, der forventes udført i 2013. Herunder også investeringer som vedrører Miljø- og servicemål. Nedenstående er foreløbig meldt ind som Miljø- og servicemål. Miljø- og servicemålene er ikke godkendt af KMB, men da der kommer en høringsproces i juni måned, er det aftalt med Forsyningssekretariatet, at vi på det tidspunkt kan sende endelig dokumentation på de aftaler, der bliver lavet mellem LTK og LTF. Derved har vi mulighed for at få de aftaler, som KMB godkender, lagt ind under Miljø- og servicemål og dermed ind under vores prisloft, som en driftsomkostning. I vedlagte notat nr. 8.1 er der yderligere redegjort for. 1. Undersøgelse af alternativ kildeplads 2. Indsatsplan til grundvandsbeskyttelse 3. Sløjfning af boringer 4. Vandanalyser 5. Fælles Grundvandsmodel i omegnskommunerne Den forventede økonomi til ovenstående forventes at udgøre: 1. Undersøgelse af alternativ kildeplads: 2,0 mio kr. 2. Indsatsplaner til grundvandsbeskyttelse: 3,0 mio kr. 3. Sløjfning af gamle boringer 1,0 mio kr. 4. Fælles grundvandsmodel 0,2 mio kr. 5. Vandanalyser 0,1 mio kr. I alt 6,3 mio kr. Pkt. for hhv. 1 og 2 er pkt. som er opstillet af myndighederne, hvor pkt. 3 5 er emner som ses som væsentlige for den fremtidige forsyningssikkerhed. Omkostningen vil for 2013 have en takstmæssig konsekvens på kr. 2,25 pr. m 3, hvis alle opgaver gennemføres i regnskabsåret. Det forventes af LTK godkender opstillede Miljø og Servicemål i denne kommende udvalgssamling. Bilag 8.1. Notat om oplæg til fremtidige investeringer på drikkevandsområdet Ellen Langfrits gennemgik de foreslåede miljø og servicemål. Bestyrelsesformanden oplyste at målene netop var blevet godkendt i Teknik og Miljøudvalget dagen før, og at Udvalget desuden havde godkendt at mulighederne for at genoptage vandindvinding i Dyrehaven undersøges. Bestyrelsen godkendte de nye miljø- og servicemål på vandområdet. Side 10

9. Eventuelt Der var ønske om at mødet i december blev rykket til en anden dag. Der sendes en doodle ud med forslag til nye datoer til bestyrelsen. Der planlægges en tur til Malmø til mødet den 6. september 2012. Der planlægges med en halv dag med start kl. 12. Turen arrangeres af bestyrelsesformanden og direktionen. Side 11