Ekstraordinær generelforsamling d. 28.05.2015, kl. 19:00 i fællessalen, center 4, 1. sal. Beslutningsreferat 1) Valg af ordstyrer Martin 5-90 2) Valg af referent Sara 5-12 3) Valg af to stemmetællere Annika 15-8 Nanna 5-5 4) Godkendelse af dagsorden Godkendt 5) Vedtægtsændringer a. Ændring af sammensætning af kanaludbuddet på fællesantenneanlægget (se bilag 5a) Forslagsstiller: Afdelingsbestyrelsen Ændringsforslag a: Afstemning: For: 18 Blank: 2 Ændringsforslag b: Mallica 5-90 stiller nyt ændringsforslag til ændringsforslag b: 4 Brugerne skal have mulighed for at få indflydelse på hvilke kanaler der kommer med på stemmesedlen. Dette skal sikres gennem en opfordring i beboerbladet til at komme med forslag til kanaler. ændres til: 4 Brugerne skal have mulighed for at få indflydelse på hvilke kanaler der kommer med på stemmesedlen. Dette skal som minimum sikres gennem en opfordring i beboerbladet til at
komme med forslag til kanaler. Afstemning om det oprindelige ændringsforslag b: For: 3 Imod: 11 Blank: 7 Forslaget er nedstemt. Afstemning om det nye ændringsforslag b: For: 17 Blank: 4 b. Ændring af beboerforeningens vedtægter (se bilag 5b) Forslagsstiller: Afdelingsbestyrelsen Ændringsforslag a: Afstemning: For: 11 Blank: 7 Ændringsforslag b: Aslak stiller et nyt ændringsforslag til ændringsforslaget: Ordet regnskabsførere fjernes fra formuleringen. I enighed fjernes også. Derudover skal kasserere omskrives til kasserer. Afstemning om det oprindelige ændringsforslag: For: 1 Imod: 3 Blank: 18 Forslaget er nedstemt. Afstemning om det nye ændringsforslag: Dvs. uden regnskabsførere, i enighed samt en omskrivning fra
kasserere til kasserer. For: 20 Blank: 4 Forslaget et vedtaget. Ændringsforslag c: Aslak stiller nyt ændringsforslag til ændringsforslaget: Opretholder forslaget, dog med fjernelse af ordene ud fra i stk. 3, da de ikke giver mening. Det oprindelige ændringsforslag frafalder, ingen opretholder det. Afstemning om det nye forslag: For: 21 Imod: 1 Blank: 4 Ændringsforslag d: Afstemning: For: 20 Imod:0 Blank: 5 c. Ændring af Morbærtryks vedtægter (se bilag 5c) Forslagsstiller: Afdelingsbestyrelsen Ændringsforslag a: Afstemning: For: 15 Blank: 10 Ændringsforslag b:
Afstemning: For:17 Blank: 7 Ændringsforslag c: Aslak stiller nyt ændringsforslag: 7 slettes, dvs. overstreges. Det oprindelige forslag frafalder, ingen ønsker at opretholde det. Afstemning: For: 19 Imod: 2 Blank: 3 Ændringsforslag d: Aslak stiller nyt ændringsforslag til ændringsforslaget: Skriv konstituerer i stedet for indstiller. Ingen opretholder det oprindelige forslag. Afstemning om det nye ændringsforslag: For: 20 Imod: 1 Blank: 3 Ændringsforslag e: Klaus stiller nyt ændringsforslag til ændringsforslaget: Der skal stå betaling i stedet for løn. Ingen opretholder det oprindelige forslag. Afstemning om det nye ændringsforslag: For: 17 Imod: 2 Blank: 5
Ændringsforslag f: Afstemning: For: 23 I mod: 1 Blank: 0 Ændringsforslag g: Aslak stiller nyt ændringsforslag til det oprindelige forslag: Streg 10 over, og lad bestemmelsen hedde 11. Ingen opretholder det oprindelige forslag. Afstemning om det nye ændringsforslag: For: 22 Imod: 1 Blank: 1 6) Beslutningsforslag a. Ændring af lønbudget (se bilag 6a) Forslagsstiller: Afdelingsbestyrelsen Afstemning: For: 17 Imod: 2 Blank: 5 b. Godkendelse af selskabets og afdelingen Morbærhavens regnskaber (AUB) Regnskaberne er delt ud sammen med dette nummer af Det Sædvanlige Fis Forslagsstiller: AUBs bestyrelse. Der har ikke været nogen anmærkninger fra revisor.
Afstemning: Selskabets regnskab For: 14 Blank: 5 Regnskabet er godkendt. Afstemning: Afdelingens regnskab For: 12 Blank: 10 Regnskabet er godkendt. 7) Valg af tillidsposter 8) Eventuelt a. 1 kasserer Ingen stillede op til posten. Ingen valgt. Kort orientering fra netværksgruppen: Der har været oversvømmelse i kælderen. Meget af vores udstyr er derfor ødelagt og blevet smidt ud. Derudover skal både gulv og vægge laves. Det vil komme til at koste en del penge for afdelingen. Der er også et problem med serverne, som vi arbejder på at løse. Dette betyder, at der kan være ustabilt internet et stykke tid endnu. Vi prøver at fikse det så hurtigt som muligt. I mellemtiden vil der blive lavet en ny midlertidig hjemmeside, indtil den anden virker igen. Kogeplader: Phillip på vegne af AUB/AB: Vi er klar over at det er meget besværligt at leve med de nuværende kogeplader. I øjeblikket er vi i byggesagsudvalget i gang med at kigge på hvilke muligheder vi har. Vi er i gang med at undersøge priserne på henholdsvis at ordne problemet nu, eller at vente med at ordne det under renoveringen. Dvs. at vi undersøger prisen for tage køkkenet ud og sætte det ind igen, i forhold til bare at sætte et nyt køkken op under renoveringen. Faktum er, at hele køkkenet alligevel skal pilles ud under renoveringen. G4S: Der vil blive sendt information ud med Det Sædvanlige Fis (beboerbladet). Hvis tilstrækkeligt mange tilmelder sig, vil der være en rabat.
Ønsker til næste års budget for AUB: Hvis nogen har ønsker til næste års budget for AUB, så send gerne en mail med forslag til ab@aub.dk. Det vil være bedst med færdigudarbejde tilbud med priser, men alle forslag kan bruges. Deadline er d. 3. juni. 9) Evaluering Beboerne mener, at der fremover skal være mere styr på fremlæggelsen af de enkelte punkter. Derudover ville det sparre alle for en masse tid, hvis forslagene bliver gennemlæst grundigere for slåfejl inden de sendes afsted. Der efterspørges en bedre forklaring af regnskaberne fremover. Deadline for punkter til næste fællesmøde er d. 20 august [lørdag før sidste tirsdag i ulige måneder] kl. 13. Punkter sendes til ab@aub.dk eller afleveres i beboerkontorets postkasse uden på center 1. Hvis du vil have hjælp til at formulere et forslag er du velkommen til at skrive til afdelingsbestyrelsen: ab@aub.dk - men gør det i god tid inden ovennævnte frist.
Bilag Bilag 5a Sammensætning af kanaludbuddet på fællesantenneanlægget Ændringsforslag a): Stk.2 Afstemningsresultatet danner grundlag for kanalsammensætningen på antenneanlægget, dog kan der maksimalt lægges 16 betalingskanaler ind på anlægget. De xx kanaler som har opnået flest stemmer i afstemningen, blive lagt på anlægget sammen med de til enhver tid værende must-carry kanaler. Stk.2 Afstemningsresultatet danner grundlag for kanalsammensætningen på antenneanlægget. De kanaler som har opnået flest stemmer i afstemningen, blive lagt på anlægget sammen med de til enhver tid værende must-carry kanaler. Ændringsforslag b): 4 Brugerne skal have mulighed for at få indflydelse på hvilke kanaler der kommer med på stemmesedlen. Dette skal sikres gennem en opfordring i beboerbladet til at komme med forslag til kanaler. 4 Brugerne skal have mulighed for at få indflydelse på hvilke kanaler der kommer med på stemmesedlen. Bilag 5b Vedtægter for Beboerforeningen Morbærhaven Ændringsforslag a): 4 Valgbar til foreningens funktioner er ethvert medlem, og enhver kan genvælges. Kandidaten skal ved nyvalg være til stede. Ved genvalg er skriftligt tilsagn om opstilling tilstrækkeligt og sidestilles med personlig tilstedeværelse. Hvis ingen egnede medlemmer ønsker, at påtage sig hvervet som kasserer for beboerforeningen, kan beboerforeningen antage eksterne regnskabshjælp. Beslutningen om brug af ekstern regnskabshjælp, træffes af afdelingsbestyrelsen som efterfølgende informerer fællesmødet herom. 4 Valgbar til foreningens tillidsposter er ethvert medlem, og enhver kan genvælges. Kandidaten skal ved nyvalg være til stede.
Ved genvalg er skriftligt tilsagn om opstilling tilstrækkeligt og sidestilles med personlig tilstedeværelse. Tillidsvalgte fratræder automatisk deres poster ved udflytning. Stk 2: Hvis ingen egnede medlemmer ønsker at påtage sig hvervet som kasserer for beboerforeningen varetager kontorudvalget opgaven. Stk 3: Tillidshverv i Beboerforeningen Morbærhaven er ulønnet. Ændringsforslag b): 6 Foreningens regnskabsår er perioden fra 1. januar til 31. december. Revideret regnskab skal foreligge senest 2 måneder efter regnskabsårets udløb. Revision af regnskaberne skal foretages af en uafhængig og udenfor Morbærhaven boende revisor. Beboerforeningens kasserere og regnskabsførere kan af fællesmødet eller generalforsamlingen få fuldmagt til i enighed at ansætte en sådan. Revideret regnskab udsendes sammen med dagsorden og mødeindkaldelse til aprilfællesmødet. 6 Foreningens regnskabsår er perioden fra 1. januar til 31. december. Beboerforeningens og Morbærtryks regnskaber skal foretages af en uafhængig og uden for Morbærhaven boende bogholder. Beboerforeningens kasserer og regnskabsførere kan af fællesmødet eller generalforsamlingen få fuldmagt til i enighed at ansætte en sådan. Revision af regnskaberne skal foretages af en uafhængig og uden for Morbærhaven boende revisor. Beboerforeningens kasserere og regnskabsførere kan af fællesmødet eller generalforsamlingen få fuldmagt til i enighed at ansætte en sådan. Revideret regnskab skal foreligge senest 2 måneder efter regnskabsårets udløb. Revideret regnskab udsendes sammen med dagsorden og mødeindkaldelse til april-fællesmødet. Ændringsforslag c): 12 Fællesmødet er den eneste myndighed, som kan træffe beslutninger, der binder foreningen økonomisk og politisk mellem generalforsamlingerne. Fællesmødet vedtager retningslinier for afdelingsbestyrelsen og de beboervalgte repræsentanter i AUB s repræsentantskab og bestyrelse. Stk. 2: Undtagelsesvis kan afdelingsbestyrelsen mellem fællesmøderne foretage uopsættelige økonomiske beslutninger til sikring af den daglige drift af beboerforeningen ud over det af generalforsamlingen fastsatte rammebeløb. Sådanne beslutninger kan kun tages, såfremt hele afdelingsbestyrelsen er enig om det. Beslutningen skal forelægges førstkommende fællesmøde til godkendelse. Stk. 3: Afdelingsbestyrelsen nedsætter et kontorudvalg som består af kassereren og 3 medlemmer af afdelingsbestyrelsen og som tegner foreningen økonomisk. Kontorudvalget har ret til på foreningens vegne at disponere over foreningens konti i pengeinstitutter. Kassereren udpeges på fællesmøde/generalforsamling ud fra, at kassereren er i gang med en videregående regnskabsmæssig
uddannelse, hvorefter afdelingsbestyrelsen godkender/tiltræder den valgte kasserer. Stk. 4: Banken vil ved kassererskifte modtage dels referat fra fællesmøde/generalforsamling underskrevet af referent, dels fuldmagtsblanket underskrevet af alle afdelingsbestyrelses- medlemmerne. Af referat vil fremgå, hvem der sidder i afdelingsbestyrelsen. 12 Fællesmødet er den eneste myndighed, som kan træffe beslutninger, der binder foreningen økonomisk og politisk mellem generalforsamlingerne. Fællesmødet vedtager retningslinier for afdelingsbestyrelsen og de beboervalgte repræsentanter i AUB s repræsentantskab og bestyrelse. Stk. 2: Undtagelsesvis kan afdelingsbestyrelsen mellem fællesmøderne foretage uopsættelige økonomiske beslutninger til sikring af den daglige drift af beboerforeningen ud over det af generalforsamlingen fastsatte rammebeløb. Sådanne beslutninger kan kun tages, såfremt hele afdelingsbestyrelsen er enig om det. Beslutningen skal forelægges førstkommende fællesmøde til godkendelse. Stk. 3: Afdelingsbestyrelsen nedsætter et kontorudvalg som består af kassereren og 3 medlemmer af afdelingsbestyrelsen og som tegner beboerforeningen og Morbærtryk økonomisk. Kontorudvalget har ret til på beboerforeningens og Morbærtryks vegne at disponere over beboerforeningens og Morbærtryks konti i pengeinstitutter. Kassereren udpeges på fællesmøde/generalforsamling ud fra, hvorefter afdelingsbestyrelsen godkender/tiltræder den valgte kasserer ved næstkommende afdelingsmøde. Stk. 4: Banken vil ved kassererskifte modtage dels referat fra fællesmøde/generalforsamling underskrevet af referent, dels fuldmagtsblanket underskrevet af alle afdelingsbestyrelses-medlemmerne. Af referat vil fremgå, hvem der sidder i afdelingsbestyrelsen. Ændringsforslag d): 18 Kassereren skal: -Føre foreningens regnskaber. -Forelægge revideret årsregnskab til godkendelse på fællesmødet i april. -Offentliggøre månedsbalance. -Forestå udbetaling af bevillinger indenfor de gældende tidsfrister. -Revidere gruppernes regnskaber. -Føre opsyn med foreningens aktiver. -Ved kassererskift oplærer den afgående kasserer den nyvalgte i en periode af 1 måned, hvori begge modtager løn.
-Være daglig leder for de ansatte i beboerforeningen. Denne funktion kan for visse medarbejdergrupper uddelegeres til anden side efter afdelingsbestyrelsens samtykke. 18 Kassererens, kontorudvalgets og bogholderens opgaver: Bogholderen skal: -Føre foreningens og Morbærtryks regnskaber. -Forelægge revideret årsregnskab til godkendelse på fællesmødet i april. -Revidere gruppernes regnskaber. -Føre opsyn med foreningens aktiver. Stk 2: Kassereren skal: -Offentliggøre månedsbalance. -Indhente bilag fra og sende bilag til bogholderen. -Forestå udbetaling af bevillinger indenfor de gældende tidsfrister. -Revidere gruppernes regnskaber. -Føre opsyn med foreningens og Morbærtryks aktiver. -Være daglig leder for de ansatte i beboerforeningen. Denne funktion kan for visse medarbejdergrupper uddelegeres til anden side efter afdelingsbestyrelsens samtykke. Stk 3: Kontorudvalget skal: -Ved kassererskift oplærer kontorudvalget den nyvalgte i en periode af 1 måned. -Føre opsyn med foreningens aktiver Bilag 5c Morbærtryk Ændringsforslag a): 2 Trykkeriet Morbærtryk tegnes økonomisk af den til enhver tid siddende regnskabsfører (se 8), herunder disponering af konti i pengeinstitut.
2 Trykkeriet Morbærtryk tegnes økonomisk af det til enhver tid siddende kontorudvalg, herunder disponering af konti i pengeinstitut. Ændringsforslag b): 6 Trykkergruppen udgøres af regnskabsføreren og trykkere. Trykkergruppen fastsætter på et månedligt møde linierne for trykkeriets drift. Mødet skal offentliggøres i beboerbladet, og enhver beboer kan deltage i dette møde. 6 Trykkergruppen udgøres af trykkerichefen og trykkere. Trykkergruppen fastsætter på et månedligt møde linjerne for trykkeriets drift. Mødet skal offentliggøres i beboerbladet, og enhver beboer kan deltage i dette møde. Stk. 2 Trykkerichefen fungerer som indkøber for trykkeriet. Fratrædelse sker efter en periode på 1 måned, hvori regnskabet skal afsluttes, status skal udarbejdes, og efterfølgeren sættes ind i arbejdet. Ændringsforslag c): 7 Generalforsamlingen vælger en regnskabsfører, som skal have fornøden regnskabsmæssig indsigt. Regnskabsføreren er ansvarlig for trykkeriets regnskab, fastlæggelse af salgspriser, udbetaling af løn, forelæggelse af halvårsbalance i beboerbladet og forelæggelse af revideret årsregnskab på generalforsamlingen. Regnskabsføreren fungerer desuden som indkøber for trykkeriet. I tilfælde af, at regnskabsføreren fratræder midt i en valgperiode, vælger fællesmødet en ny for resten af perioden, hvorefter kassereren for Beboerforeningen Morbærhaven tiltræder den nyvalgte regnskabsfører. Fratrædelse sker efter en periode på 1 måned, hvori regnskabet skal afsluttes, status skal udarbejdes, og efterfølgeren sættes ind i arbejdet. 7 til 6 stk 2 Ændringsforslag d): 8 Trykkergruppen indstiller kandidater til posterne nævnt under 7. 8 Trykkergruppen indstiller kandidater til posten nævnt under 6 stk. 2.
Ændringsforslag e): 9 Løn til regnskabsfører og løn for trykkeopgaver til AUB fastsættes af generalforsamlingen. Trykkerne kan selv fastsætte løn ved eksterne trykopgaver. 9 Løn for trykkeopgaver til AUB fastsættes af generalforsamlingen. Trykkergruppen kan selv fastsætte løn ved eksterne trykopgaver. Ændringsforslag f): 10 Timetal for regnskabsfører fastsættes af generalforsamlingen og aflønnes som 9. 10 udgår Ændringsforslag g): 11 Ændringer af vedtægter sker som dagsordenspunkt på generalforsamlingen. 10 Ændringer af trykkergruppens vedtægter sker som dagsordenspunkt på fællesmødet eller generalforsamlingen. Bilag 6a