Tilslutning til Digital Post Administrationsportalen Denne vejledning beskriver hvordan en myndighed tilslutter sig Digital Post Administrationsportalen Version: 1.1 Udarbejdet: juli 2015 Udarbejdet af: Digitaliseringsstyrelsen.
Indholdsfortegnelse 1. Indledning og læsevejledning... 2 1.1. Målgruppe for vejledningen... 2 1.2. Yderligere hjælp... 2 2. Parat til tilslutning... 3 2.1. NemID administrator... 3 2.2. Administrator... 3 3. Tilslutningen til Digital Post Administrationsportalen... 5 3.1. Vilkår... 6 3.2. Profiloplysninger... 6 3.3. Kontaktperson... 7 3.4. Administrator... 7 3.5. Godkendelse... 8 3.6. Underskriv tilslutningsaftale... 8 S i d e 1
1. Indledning og læsevejledning Denne vejledning er henvendt til offentlige myndigheder, der vil anvende Digital Post og NemSMS i kommunikationen med borgere og virksomheder. For at kunne dette skal myndigheden først tilsluttes Digital Post Administrationsportalen. Vejledningen er opdelt i følgende afsnit: Parat til tilslutning: Dette afsnit er primært rettet mod den projektleder, som skal sikre at myndigheden bliver parat til at sende post til Digital Post. Afsnittet beskriver hvilke ting der skal være på plads, før selve tilslutningen gennemføres. Tilslutningsprocessen: Dette afsnit er primært rettet mod den NemID administrator, der skal tilslutte myndigheden til Digital Post Administrationsportalen. Afsnittet beskriver trin for trin hvordan oprettelsen gennemføres. 1.1. Målgruppe for vejledningen Vejledningen er udarbejdet til brug for projektledere der skal sikre, at en myndighed bliver tilsluttet Digital Post/NemSMS, og den NemID administrator der skal gennemføre selve tilslutningen. 1.2. Yderligere hjælp Hvis myndigheden har problemer med tilslutningen kan den kontakte e-boks. Man finder en henvisning til e-boks kontaktdata i vejledningen: Kom godt i gang med Digital Post og NemSMS Digitaliseringsstyrelsen har oprettet en række andre vejledninger, som kan avendes i forbindelse med forskellige opgaver i tilslutningen og vedligeholdelse af Digital Post. Se særligt: Kom godt i gang med Digital Post og NemSMS Brugerstyring i Digital Post Man finder disse vejledninger her: www.digst.dk/digitalpostvejledninger S i d e 2
2. Parat til tilslutning Før tilslutningen af myndigheden til Digital Post Administrationsportalen er der en række ting der skal være på plads: 1. Organisation skal være registreret hos e-boks som offentlig myndighed der må benytte Digital Post. Kontakt e-boks for at høre om dette er tilfældet. Hvis ja kan man umiddelbart tilslutte myndigheden via denne vejledning, ellers skal man anmode e- Boks om at blive føjet til listen. 2. Udpeg det EAN-nummer der skal opgives under tilslutningsprocessen. Dette EANnummer benyttes af e-boks til fakturering. 3. Finde den NemID administrator (tidligere benævnt LRA) i myndigheden der skal foretage tilslutningen. Dette er nærmere beskrevet i afsnit 2.2. 4. Udpege en administrator (denne kan senere selv, eller via NemID administratoren, få rettet sin rolle til superadministrator - dette anbefales) og tildel denne medarbejder et base64-kodet X.509 medarbejdercertifikat. Dette er nærmer beskrevet i afsnit 2.2. 5. Gennemføre anmodning om tilslutning af myndigheden til Digital Post. 2.1. NemID administrator En NemID administrator er en ansatte, der har bemyndigelse til at udstede medarbejdercertifikater, og det er samtidig dem, der er bemyndigede til at oprette myndigheden i Administrationsportalen. Man kan normalt let finde myndighedens NemID administrator, ved at kontakte myndighedens IT-funktion, da NemID administratorerne ofte vil være placeret her. NemID administrator rollen er beskrevet nærmere i vejledningen: Brugerstyring i Digital Post Man kan finde en henvisning til, hvor denne vejledning ligger i afsnit 1.2. 2.2. Administrator Administratoren var, indtil oprettelsen af superadministrator-rollen, den mest betydningsfulde rolle i administrationen af myndighedens Digitale Post-løsning. Det er stadig administrator-rollen, der skal oprettes i forbindelse med tilslutningen af myndigheden til Digital Post. For at en medarbejder kan oprettes som administrator (eller én af de andre roller for den sags skyld) skal vedkommende have et medarbejdercertifikat, som skal være eksporteret til et bestemt format Base64-kodet X.509. Administratorrollen og hvordan man eksporterer et certifikat til Base64-kodet X.509 er beskrevet i vejledningen: S i d e 3
Brugerstyring i Digital Post se afsnit 5. Man kan finde en henvisning til, hvor denne vejledning ligger i afsnit 1.2. Når administratoren er udpeget, og vedkommende har fået et Base64-kodet X.509 certifikat, kan tilslutningen til Digital Post Administrationsportalen gennemføres. Husk at have gemt administratorens certifikat på et drev, en mappe eller et USB stik, som NemID administratoren har adgang til. S i d e 4
3. Tilslutningen til Digital Post Administrationsportalen Nedenfor beskrives trin for trin hvordan NemID administratoren tilslutter myndigheden til Digital Post Administrationsportalen. 1. NemID administratoren skriver https://ekstranet.e-boks.dk i browserens URL felt og bliver bedt om at logge ind. 2. NemID administratoren logger ind med sin digitale medarbejdersignatur. 3. NemID administratoren ledes nu igennem Digital Post-anmodningsflowet. Nedenfor er dette vist. Figur 1. På figur 1 er vist første side i det anmodningsflow, som NemID administratoren skal gennem. Der er seks trin i processen: 1. Vilkår 2. Profiloplysninger 3. Kontaktperson 4. Administrator 5. Godkendelse 6. Underskriv tilslutningsaftale Nedenfor er disse trin beskrevet nærmere. S i d e 5
3.1. Vilkår Se figur 1. Gennemlæs de vilkår der er beskrevet på denne side og i den Tilslutningsaftale, der er vedlagt i PDF. Man er nu færdig med siden Vilkår, og kan gå videre ved at trykke på knappen Næste >. Man kommer nu ind på siden Profiloplysninger. 3.2. Profiloplysninger Figur 2. Figur 2 viser de oplysninger, der skal opgives for din myndighed det er vist med Økonomistyrelsen som eksempel. Når man er færdig med siden Profiloplysninger, kan man gå videre ved at trykke på knappen Næste >. Man kommer nu ind på siden Kontaktperson. S i d e 6
3.3. Kontaktperson Figur 3. Figur 3 viser den side, hvor man opgiver data på den ansatte, myndigheden ønsker skal være kontaktperson på Digital Post. Det vil ofte give god mening, at administratoren/superadministratoren også er kontaktperson, men vedkommende behøver ikke at være det. Når man er færdig med siden Kontaktperson, kan man gå videre ved at trykke på knappen Næste >. Man kommer nu ind på siden Administrator. 3.4. Administrator Figur 4. S i d e 7
Figur 4. viser et øjebliksbillede efter at administrator Kristian Alban er oprettet. For at oprette en administrator skal man gøre to ting: 1. Uploade et medarbejdercertifikat. Dette gøres ved at benytte knappen Gennemse og uploade filen til feltet Administratorens medarbejdercertifikat. Det eneste der her giver en vis udfordring, er at sikre, at en Base64-kodet X.509-fil er tilgængelig. Se afsnit 2.2. 2. Opgive e-mailadressen på administratoren i feltet Administrators e-mailadresse. Når man er færdig med siden Administrator, kan man gå videre ved at trykke på knappen Næste >. Man kommer nu ind på siden Godkendelse. 3.5. Godkendelse Figur 5. Man er nu nået til sidste trin i basisoprettelsen af myndigheden. Som det ses i figur 5, får man et kortfattet resume af det man har oprettet. Man trykker på Afslut knappen og basisoprettelsen er gennemført. 3.6. Underskriv tilslutningsaftale E-Boks, som administrerer løsningen, vil nu sende en tilslutningsaftale til den kontaktperson, som myndigheden har opgivet. Tilslutningsaftalen underskrives af en tegningsberettiget fra myndigheden (projektleder, direktør, kontorchef eller lignende). Den underskrevne S i d e 8
tilslutningsaftale returneres til e-boks, enten i papir- eller digitalt format. e-boks gennemfører herefter tilslutningen af myndigheden og informerer myndighedens administrator, når tilslutningen er gennemført. Når e-boks har gennemført tilslutningen, kan administratoren begynde at arbejde i Administrationsportalen. S i d e 9