Resultater fra en spørgeskemaundersøgelse

MEDICINHÅNDTERING OG ANVENDELSE AF FÆLLES ORDINATIONSARK PÅ LANDETS MEDICINSKE AFDELINGER 2004 Resultater fra en spørgeskemaundersøgelse

Medicinhåndtering - og anvendelse af fælles ordinationsark på landets medicinske afdelinger Resultater fra en spørgeskemaundersøgelse Juli 2004

Medicinhåndtering og anvendelse af fælles ordinationsark på landets medicinske afdelinger - Resultater fra en spørgeskemaundersøgelse Sundhedsstyrelsen Islands Brygge 67 2300 København S sst@sst.dk URL: http://www.sst.dk Emneord: Medicin; Ordination; Enstrenget medicinadministration Sprog: Dansk Version:.0 Versionsdato: 2. juli 2004 Format:.pdf Elektronisk ISBN: 87-9437-68-7 Publikationen kan hentes på Sundhedsstyrelsens og Embedslægernes hjemmesider: URL: http://www.sst.dk URL: http://www.eli.dk

Indhold Sammenfatning 5 Indledning 7 Spørgeskemaundersøgelsens materiale og metode 8 Resultater 9 Udarbejdelse og anvendelse af enstrenget medicinhåndtering - i form af et fælles ordinationsark 9 2 Procedurer ved medicinophældning og -indgift 3 Medicin ved udskrivelsen 3 4 Opfølgning på fejlmedicinering 5 5 Afslutning 6 Litteraturliste 8 Vejledninger mv. 8 Bilagsfortegnelse 9 Bilag Vejledning vedrørende ordination og administration af medicin 20 Bilag 2 Spørgeskema om enstrenget medicin håndtering mv. 2 Bilag 3 Arbejdsgruppen vedr. enstrenget medicinhåndtering 26 4

Sammenfatning Problemer i forbindelse med medicinhåndtering er en hyppig enkeltårsag til rejsning af klage- og indberetningssager og en af de hyppigste årsager til utilsigtede hændelser i sundhedsvæsenet i det hele taget. Medicinhåndtering blev på denne baggrund valgt som tema for Sundhedsstyrelsens og embedslægeinstitutionernes årlige opfølgning på klage- og indberetningssager i 2003. De tematiserede opfølgninger har til formål at skabe en målrettet, koordineret indsats overfor et problemområde, som er kendt fra klage- og indberetningsvirksomheden. Både danske og udenlandske undersøgelser har bekræftet, at der hyppigt forekommer medicineringsfejl på sygehuse. Undersøgelserne viser, at patientsikkerheden kan bedres ved anvendelse af et fælles ordinationsark/medicinadministrationsark. Ved det fælles ordinationsark/medicinadministrationsark forstås et ark, hvor lægen indfører sine medicinordinationer og plejepersonalet benytter samme ark ved ophældning og uddeling, såkaldt enstrenget medicinhåndtering. Arket er en del af patientjournalen. Sundhedsstyrelsen udsendte den 6. december 2002 en vejledning vedrørende ordination og administration af medicin. Af vejledningen fremgik, at alle kliniske afdelinger senest. juni 2003 skulle indføre enstrenget medicinhåndtering. Som opfølgning på indførelsen af den enstrengede medicinhåndtering og for at bibringe tilsynsmyndighederne en bedre forståelse af problemerne vedrørende medicinhåndtering, gennemførte Sundhedsstyrelsen og embedslægevæsenet i efteråret 2003 denne spørgeskemaundersøgelse på alle landets medicinske afdelinger. Styrelsen og embedslægevæsenet ønskede at få belyst, hvilke eventuelle barrierer, der havde været for implementeringen af det enstrengede system, samt at indsamle erfaringer vedrørende medicinhåndtering generelt og vurdere, om der var behov for yderligere tiltag fra styrelsens side. I alt 28 medicinske afdelinger indgik i undersøgelsen. Det fremgår af undersøgelsen, at 74% af afdelingerne allerede på tidspunktet for Sundhedsstyrelsens udsendelse af vejledningen havde indført eller var ved at indføre enstrenget medicinhåndtering. Undersøgelsen viste, at ca. halvdelen af landets medicinske afdelinger havde oplevet problemer i forbindelse med implementeringen. Det drejede sig specielt om udformning og udfyldning af skemaerne, som fandtes ressourcekrævende, og i mindre grad holdningsmæssig modstand. Læsbarheden af håndskrift i skemaerne voldte problemer mange steder. Afdelingerne vurderede, at udskrivning af patienterne var det tidspunkt i indlæggelsesforløbet, hvor der var størst risiko for fejl ved overførsel af informationer om medicineringen. Sammenfattende viser undersøgelsen, at indførelse af det fælles ordinationsark er blevet positivt modtaget på de medicinske afdelinger, der fandt at det medførte en forbedring af patientsikkerheden. Der er dog stadig mange steder problemer med udformningen af det ideelle skema og de personaleressourcer der går med udfyldelse af skemaet. Undersøgelsen peger på at procedurer vedrørende medicinophældning og indgift, herunder identifikation af medicin og patient, er områder hvor patientsikkerheden bør forbedres. Ligeledes udgør måden, hvorpå videregivelse af medicinoplysninger ved udskrivelsen foregår, en risiko for fejl. 5

Sundhedsstyrelsen vil på baggrund af undersøgelsen udarbejde retningslinier for videregivelse af oplysninger om bl.a. medicinering ved udskrivelse fra sygehus og se på muligheden af at præcisere reglerne vedrørende medicingivning generelt. Embedslægevæsenet vil følge op på de beskrevne problematikker lokalt. 6

Indledning Sundhedsstyrelsens og embedslægevæsenets årlige tematiserede opfølgning på klage- og indberetningssager har til formål at skabe en målrettet, koordineret indsats på et problemområde, udvalgt på baggrund af erfaringer fra klage- og indberetningsvirksomheden (tilsynsvirksomheden). Erfaringen fra klage- og indberetningssager samt undersøgelser fra ind- og udland viser, at problemer omkring medicinhåndtering udgør en stor risiko for utilsigtede hændelser, hvorfor medicinhåndtering blev valgt som tema for 2003. Et enstrenget medicinhåndteringssystem, hvor lægen indfører sine medicinordinationer i samme ark som plejepersonalet benytter ved ophældning og uddeling, har i både udenlandske og danske undersøgelser ( - 5) vist at mindske antallet af medicineringsfejl betydeligt. På denne baggrund udsendte Sundhedsstyrelsen Vejledning vedrørende ordination og administration af medicin af 6. december 2002 til alle sygehuse (bilag ), hvoraf det fremgår, at alle afdelinger forventes at have indført fælles ordinationsark for medicin, kaldet enstrenget medicinhåndtering, senest den. juni 2003. Det fælles ordinationsark er en del af patientjournalen. Undersøgelsens formål var bl.a. at belyse, hvilke eventuelle barrierer, der havde været ved at indføre den enstrengede medicinhåndtering, og generelt vurdere, om der var behov for yderligere tiltag til forebyggelse af medicineringsfejl. Denne rapport fremlægger resultatet af Sundhedsstyrelsens og embedslægevæsenets spørgeskemaundersøgelse på landets medicinske afdelinger vedrørende implementering af den enstrengede medicinhåndtering og problemer vedrørende medicinhåndtering i almindelighed. 7

Spørgeskemaundersøgelsens materiale og metode Alle medicinske afdelinger/enheder i Danmark fik i efteråret 2003 tilsendt et spørgeskema (se bilag 2), som forinden var valideret på to medicinske afdelinger (pilotundersøgelse). Skemaet blev returneret fra alle afdelinger på nær én, i alt 36 skemaer, dog afleverede otte afdelinger (5,8%) helt eller næsten helt blanke besvarelser. Procentberegningerne er foretaget på baggrund af 28 udfyldte besvarelser. Spørgeskemaet blev udarbejdet således, at det dækkede temaer, hvor der ifølge litteraturen og erfaringerne fra klage- og indberetningssagerne forekommer et betydeligt antal fejl i medicinhåndteringen (3, 5-7). Problemerne blev tematiseret til hovedsageligt at omfatte fejl ved: ophældning af medicin administration af medicin/medicingivning identifikation af ophældt medicin og patient manglende ophældning / medicingivning medicinoplysninger i epikrisen til egen læge og plejehjem, hjemmepleje mv. Skemaerne skulle udfyldes af den administrerende overlæge i samarbejde med oversygeplejersken/den ansvarlige for medicingivning på afdelingen. Spørgeskemaet var opdelt i fire afsnit, hvor spørgsmålene i første afsnit belyste udarbejdelsen og anvendelsen af den enstrengede medicinhåndtering (det fælles ordinationsark); andet afsnit belyste procedurer ved medicinophældning og indgift; tredje afsnit medicinordinationer ved udskrivelsen og endelig omhandlede fjerde afsnit opfølgning på fejlmedicinering, såkaldt afvigehåndtering. Skemaet indeholdt primært afkrydsningssvar, men der var i alle skemaets afsnit mulighed for at komme med uddybende kommentarer. Den følgende præsentation af undersøgelsens resultater følger denne opdeling. 8

Resultater Udarbejdelse og anvendelse af enstrenget medicinhåndtering - i form af et fælles ordinationsark På tidspunktet for udsendelsen af Sundhedsstyrelsens vejledning om indførsel af et enstrenget medicinhåndteringssystem den 6. december 2002 havde 74% af de medicinske afdelinger, der deltog i undersøgelsen, allerede implementeret enstrenget medicinhåndtering i form af et fælles ordinationsark. Da afdelingerne modtog spørgeskemaet i efteråret 2003, svarede godt halvdelen (53%), at de havde haft problemer ved indførelse af fælles ordinationsark. Der havde været få eller ingen praktiske problemer hos 40%. (Se figur ). 6% 4% 53% ja ved ikke Figur. Omfanget af problemer ved indførsel af ordinationsark i procent Ud af den gruppe, der havde oplevet problemer, svarede 5%, at der havde været nogle eller få holdningsmæssige problemer for lægerne, for plejepersonalet var det tilsvarende tal 45%. På de afdelinger, der havde oplevet problemer, var disse hos 63% relateret til skemaets opbygning. 7% nævnte, at de havde haft nogle eller mange problemer med ressourceknaphed. Halvdelen af afdelingerne havde kommenteret problemerne ved brugen af ordinationsarket. En tredjedel af kommentarerne omtalte problemer med at læse håndskrift på arkene. På en fjerdedel af afdelingerne blev der fortsat arbejdet med tilpasning og udformning af selve skemaet. Flere nævnte, at der vedvarende var problemer med at få lægesigneret ordinationer, som var indskrevet af sygeplejersker. Arbejdet med arkene blev opfattet som tidskrævende og det var svært at finde tid til den nødvendige udfyldelse af alle rubrikkerne. Flere så det som en risiko for fejl, at skemaerne var for store og uoverskuelige. 9

Der blev givet udtryk for, at det særligt ved de længerevarende indlæggelser var tidskrævende at sikre en korrekt overførsel af alle oplysninger fra et fuldskrevet ark til det efterfølgende nye ark. Udformningen af arket har medført at engangsordinationer i akutte situationer har været svære at indpasse i skemaet. Som en svarer kommenterede:..det ideelle skema ej opfundet endnu. Knap halvdelen af afdelingerne anførte kommentarer om erfaringer med implementering af ordinationsarket, som de fandt, ville være relevante for andre. Det blev eksempelvis anbefalet at have en lang implementeringsproces med efterføl- det gende evaluering og at lave en fælles introduktion af personalet. Flere skrev, at var afgørende at ledelsen var aktivt engageret i processen Herudover var der en række positive kommentarer til indførsel af enstrenget medicinhåndtering. Halvdelen af alle afdelingerne tilkendegav på forskellig måde, at dette var den eneste vej mod øget patientsikkerhed. Flere afdelinger havde længerevarende erfaringer med fælles ordinationsark og fandt det rigtig godt. I kommentarerne var der mange positive ord og udsagn, som gik igen: øget sikkerhed, arbejdsbesparende, tidsbesparende, sikring af entydighed, logisk forbedring, absolut nødvendigt og godt med fælles ansvar mellem læger og sygeplejersker. 0

2 Procedurer ved medicinophældning og -indgift For at opnå en bred indsigt i hvorledes afdelingerne konkret sikrer sig, at den rette patient får indtaget den korrekte medicin, blev der stillet flere spørgsmål til belysning af dette. Spørgsmålene vedrørte de forskellige trin i forløbet og den praktiske brug af ordinationsarket. Ordinationsarket blev anvendt ved selve ophældningen eller doseringen af medicin (medicingivning) på 95% af afdelingerne. Af denne gruppe svarede 97%, at der skulle signeres på arket, når medicinen var ophældt. Der var forskellig praksis ved mærkning af medicin ophældt til den enkelte patient og mange afdelinger anvendte flere metoder. To tredjedele af afdelingerne anvendte mærkede doseringsæsker og knap en tredjedel havde mærkede bægre, som medicinen blev hældt op i, mens godt 40% havde en mærkning på medicinbakken. Ved mærkningen benyttede 40% fortrykte etiketter og 6% håndskrevne etiketter. Mange afdelinger anvendte flere af disse mærkningssystemer i forskellige kombinationer, fx en medicinbakke med patientnavne hvor etiketterede bægre eller doseringsæsker blev stillet, så de kunne bæres rundt på stuerne (se figur 2). På mærkningerne kombinerede afdelingerne oplysningerne på flere måder. 90% af afdelingerne svarede, at mærkningen indeholdt for- og efternavn, 84% anvendte både navn og cpr. nummer, og 57% havde både navn, cpr. nummer, stue samt sengenummer på etiketterne. andet ingen mærkning ophældning signeres på medicinskemaet mærkning af medicinbæger mærkning på doseringsæske mærkning på medicinbakke fortrykt etikette håndskreven etikette 0% 20% 40% 60% 80% 00% Figur 2. Mærkning af ophældt/doseret medicin med personidentificerbare data Når den ophældte og identifikationsmærkede medicin skulle gives til patienterne, anvendte afdelingerne flere fremgangsmåder i kombination og hver for sig for at sikre sig patientens identitet. Der var i skemaet mulighed for at afkrydse flere muligheder. Halvdelen af afdelingerne (5%) anførte, at en habil patient, der kunne svare for sig, blev identificeret ved at skulle sige sit fulde navn, og en femtedel (9%) anfør-

te, at patienten skulle sige cpr-nummeret. En anden fremgangsmåde (43%) var, at personalet nævnte navn og cpr-nummer, hvorefter patienten bekræftede. Identifikation ved armbånd blev benyttet på 25% af afdelingerne, og et tilsvarende antal benyttede kontrol af patientens navn på et skilt på sengen. Mange benyttede en kombination af flere metoder. Når patienter var inhabile og ikke kunne svare for sig, benyttede 9% af afdelingerne armbånd som identifikation. Halvdelen af afdelingerne anførte, at patienten blev identificeret gennem personalets kendskab til patienten, en fjerdedel kombinerede dette med kontrol af armbåndet og godt en tredjedel med sengeskiltet. Når medicinen skulle uddeles til patienten, blev ordinationsarket benyttet af 83%, og på 80% af afdelingerne blev der signeret på arket, når patienten havde fået medicinen. Spørgsmålene om dosering/ophældning og medicingivning affødte kommentarer fra over halvdelen af afdelingerne. Flere anførte, at det var en fordel, at det var den samme person, der hældte op og efterfølgende gav medicinen til patienten. På enkelte afdelinger var der regler om, at plejepersonalet ikke måtte give medicin, de ikke selv havde hældt op. Det blev også nævnt af flere, at det var meget tidskrævende at skulle signere for hvert præparat, der er doseret for sig og bagefter for, at præparatet er givet, i stedet for blot at signere for hele medicingivningen under et. Andre skrev modsat, at det var et problem, at der ikke på skemaet kunne signeres for det enkelte præparat. Flere har beskrevet, at det var praktisk at tage ordinationsarket med rundt, når man delte medicinen ud til patienterne, selvom det var uhåndterbart på grund af størrelsen. At medbringe arket gav desuden mulighed for at svare på spørgsmål fra pati- enterne og signere, når patienten havde fået medicinen. 2

3 Medicin ved udskrivelsen Ved udskrivelsen var det praksis på næsten samtlige afdelinger (98%), at patienterne selv fik en liste med over den ordinerede medicin. Patienterne fik en særskilt udarbejdet maskin- eller håndskrevet liste på 70% af afdelingerne, 8% af afdelingerne medgav en kopi af ordinationsarket, og 5% gav patienterne en kopi af epikrisen (se figur 3). Navnet på den sundhedsperson, der var ansvarlig for udarbejdelse af listen til patienten, fremgik af listen hos 79%. Lidt over halvdelen af afdelingerne svarede, at det alene var sygeplejerskens ansvar at udarbejde en sådan liste, mens det på omkring 5% af afdelingerne alene var lægens ansvar. De resterende angav, at forskellige kombinationer af ansvaret var fordelt på læger, sygeplejersker og sekretærer, men ingen oplyste, at det var sekretærens ansvar alene. Blandt de afdelinger, der havde elektronisk medicinhåndtering, svarede halvdelen, at deres system ikke kunne udskrive medicinstatus ved udskrivning og overflytning. kopi af ord.ark og epikrise håndskr liste og epikrise håndskr liste og kopi af ord.ar kopi af EPM/EPJ liste andet kopi af epikrise fotokopi af ord.ark hånd- eller maskinskr. liste 0 20 40 60 80 Figur 3. Benyttede transskriptionsformer ved udarbejdelse af lister over ordineret medicin til udlevering til patienter ved udskrivelsen Medicinoplysningerne indgik altid i epikrisen hos 85%, mens 5% svarede, at de oftest indgik. Den overvejende praksis for fremsendelse af oplysninger om aktuel medicin til egen læge ved udskrivelsen var for 68% af afdelingerne brug af edifact, mens 39% fremsendte oplysningerne pr. brev. E-mail blev benyttet af 7%, nogle få benyttede telefon eller fax (se figur 4). To tredjedele af afdelingerne benyttede flere kommunikationsformer, eventuelt i kombination og der var i skemaet mulighed for, at den enkelte afdeling satte flere krydser. Var der brug for en vigtig opfølgning, for eksempel i forbindelse med kontrol af anti-koagulations-behandling, ville 54% vælge edifact, 39% brev og 9% både telefon og fax. Flere benyttede forskellige kombinationer af de nævnte kommunikationsformer. Skulle der videregives oplysninger til hjemmepleje eller plejehjem, blev der også valgt forskellige kombinationer, dvs. at der er blevet krydset af ved flere mulighe- 3

der, breve blev nævnt af 36%, telefon af 32%, fax 20%, og 84% valgte alene at give patienten en medicinliste med. patienten medgives medicinliste telefon e-mail brev edifact fax 0% 20% 40% 60% 80% 00% Figur 4. Benyttede medier ved overførsel af information om ordinationer til egen læge - flere af medierne bruges i kombination I kommentarerne blev der påpeget flere punkter, hvor der kunne ske fejl. I et tilfælde blev det direkte formuleret, at udskrivelsen er den del af patientforløbet, hvor der i det nuværende system lettest kan ske fejl. Flere nævnte muligheden for uoverensstemmelse mellem medicinlisten til hjemmeplejen og epikrisen, og havde som modtræk indført, at lægen skulle underskrive begge dele samtidigt for at sikre, at de var ens. Elektronisk medicinhåndtering blev fremhævet som en løsning. Det blev endvidere nævnt, at det ved udskrivelsen skal sikres, at der ikke er tvivl om det totale medicinforbrug. Handelsnavne kontra generiske navne blev også nævnt som fejlkilde og flere beskrev, at hvis afdelingen bruger et andet (analogt) præparat end patienten fik før indlæggelsen, så skal det oprindelige præparat ordineres igen, inden patienten udskrives. Alternativt skal patienten orienteres om, at apoteket evt. vil udlevere et præparat med et andet navn, end det der står på listen. 4

4 Opfølgning på fejlmedicinering Registrering af fejl og nærfejl blev foretaget på omtrent to tredjedele af afdelingerne. Halvdelen af afdelingerne angav, at det var sygeplejerskerne, der registrerede fejlene, og 42% at det var lægerne. Opfølgningen var underlagt generelle retningslinier på 59% af afdelingerne. En tredjedel af afdelingsledelserne (34%) foretog selv rutinemæssige gennemgange af registreringerne, mens det i 4% af afdelingerne var andre, der stod for denne funktion. 4% 33% 30% % ja, fejl ja, nærfejl ja, både fejl og nærfejl ved ikke 32% Figur 5. Registrering af fejl og nærfejl i forbindelse med medicineringen Kommentarerne til spørgsmål om håndtering af fejl og nærfejl belyste både, hvorledes der blev ageret i den kliniske situation, når en patient var blevet fejlmedicineret, og hvorledes afdelingerne brugte hændelserne til læring. Flere kommentarer beskrev, at medicineringsfejl blev registreret, men at det var mere problematisk med nærfejl:..registreringsskemaerne er for omfattende og omstændelige til småfejl og nærfejl. Generelt set var der blandt afdelingerne en meget bred opfattelse af fejl som input til læring, og der blev ofte foretaget audits og holdt møder på denne baggrund med henblik på at ændre fremtidige procedurer. 5

5 Afslutning Spørgeskemaundersøgelsen blev gennemført for at kunne vurdere, om der er behov for yderligere tiltag fra Sundhedsstyrelsen og embedslægevæsenet inden for området medicinhåndtering. Undersøgelsen belyste spørgsmål om: ) udarbejdelsen og anvendelsen af det fælles ordinationsark, 2) procedurer ved medicinophældning og indgift, 3) videregivelse af information om medicin ved udskrivelsen og 4) opfølgning på fejlmedicinering. Undersøgelsen tilførte Sundhedsstyrelsen og embedslægevæsenet vigtig viden om, hvorledes alle led i medicinhåndteringen foregår i praksis, fra ordination til udskrivelse, og den pegede på kommende indsatsområder for de centrale sundhedsmyndigheder. En positiv holdning til enstrenget medicinhåndtering gik igen i de allerfleste besvarelser. Der har været vekslende omfang af startvanskeligheder både med selve udformningen af et velfungerende lokalt tilpasset fælles ordinationsark og med holdningsbearbejdelse. Ledelsesmæssigt engagement og grundig undervisning i korrekt anvendelse af ordinationsarket blev anført som afgørende forudsætninger for et godt resultat. Der er stadig problemer med, at personalet finder det tidskrævende og at håndskriften gør læsbarheden dårlig med mulighed for fejl. Undersøgelsen viste, at der var stor variation i, hvorledes det bliver sikret, at korrekt medicin bliver indtaget af rette patient. Endvidere varierede ordinationsarkene med hensyn til, hvor og hvordan der skulle signeres for de forskellige handlinger. Nogle afdelinger havde valgt, at den samme person stod for hele forløbet fra ophældning til og med indgift, andre at mærkning af den ophældte medicin muliggjorde, at en anden person kunne varetage indgiften. Samlet kan det læses ud af kommentarerne, at der på sygehusene er en betydelig opmærksomhed på, hvorledes den detaljerede afvikling af medicingivningen foregår sikrest. Dog er Sundhedsstyrelsen og embedslægevæsenet blevet opmærksom på, at den store variation kan udgøre et patientsikkerhedsmæssigt problem, ligeledes at man ikke alle steder var tilstrækkelig omhyggelig med mærkning af ophældt medicin og identifikation af patienterne inden medicinindgift. Kommentarerne til spørgsmålene om viderebringelse af information ved udskrivelsen pegede på, at der meget let kan ske transskriptionsfejl, både når der kommunikeres til egen læge, hjemmepleje, plejehjem og ved overførsel af ordinationerne til den medicinliste, patienten selv får med. Ved elektronisk medicinhåndtering er det forventeligt, at transskriptionsfejlene vil blive 6

minimeret, idet det er en forudsætning, at den anvendte elektroniske patientjournal kan udskrive den aktuelle medicinstatus. Generelt var der stor fokus på at bruge fejl til generel læring i afdelingerne ved afholdelse af medicin-audits mm. Sammenfattende ser det ud til at indførelse af det fælles ordinationsark er blevet vel modtaget på de medicinske afdelinger, der næsten alle fandt, at det medførte en forbedring af patientsikkerheden. Dog fandt mange, at skemaudfyldelsen var ressourcekrævende og at opbygningen af skemaet kunne volde problemer og ligeledes læsbarheden. Undersøgelsen peger på, at procedurer vedrørende medicinophældning og indgift, herunder identifikation af medicin og patient, er områder, hvor patientsikkerheden bør forbedres. Ligeledes udgør måden, hvorpå videregivelse af medicinoplysninger ved udskrivelsen foregår, en risiko for fejl. Sundhedsstyrelsen vil på baggrund af undersøgelsen sammen med embedslægevæsenet se på, hvorledes der bedst gøres opmærksom på styrelsens vejledninger på området, således at fejl ved mærkning af ophældt medicin og ved identifikation af patienter kan mindskes. Undersøgelsen peger på udskrivelsen som et risikoområde og Sundhedsstyrelsen vil derfor i løbet 2004 udarbejde en vejledning, der præciserer hvilke oplysninger, der bør videregives ved udskrivelsen. Embedslægevæsenet vil vurdere hvilke lokale tiltag, der kan gøres lokalt, og vende tilbage til afdelingerne i konkrete problemstillinger. 7

Litteraturliste. Andersen SE. Implementering af et nyt ordinationssystem. Ugeskr Læger 2002;64:4449-53. 2. Andersen SE, Fog D. Skriftlig dokumentation af medicinordinationer. Ugeskr Læger 998;60:4059-62. 3. Senderovitz T, Christophersen AB, Christensen HR, Kampmann JP. Uoverensstemmelser mellem journal og medicinkardex på to store afdelinger i København. Ugeskr Læger 998;60:4055-8. 4. Hansen J, Frostholm N. Elektronisk Patient Medicinering. Medicinsk Center Frederiksberg Hospital. København, december 2002. 5. Lammert B, Schou HM, Herkell K, Bonde J. Fejlmønstret ved intravenøs medicinadministration på en intensiv afdeling. Ugeskr Læger 2000;62:389-92. 6. Schouboe LP, Tandrup O. Ordentlige medicinoptegnelser. Ugeskr Læger 999;6:4389-92. 7. Standarder og indikatorer for det tværsektorielle patientforløb. Den Gode Medicinske Afdeling. København, november 2002. Vejledninger mv.. Vejledning vedrørende ordination og administration af medicin, Sundhedsstyrelsen december 2002. 2. Brev til landets sygehuse om journalføring af medicinordinationer, Sundhedsstyrelsen 9. juli 998. 3. Vejledning om medicinadministration og patienters selvadministration af medicin mv., Sundhedsstyrelsen 6. februar 998. 4. Vejledning om identifikation af patienter og anden sikring mod forvekslinger i sundhedsvæsenet, Sundhedsstyrelsen maj 998. 5. Lægemiddelstyrelsens bekendtgørelse nr. 245 af 25. april 2002 om håndtering af lægemidler på behandlende institutioner og afdelinger (Medicinskabsbekendtgørelsen) 6. Retningslinier vedrørende Sundhedsstyrelsens og embedslægeinstitutionernes opfølgning på klage- og indberetningssager, Sundhedsstyrelsen 27. november 2000. 8

Bilagsfortegnelse Bilag : Vejledning vedrørende ordination og administration af medicin, Sundhedsstyrelsen 6.december 2002 Bilag 2: Spørgeskema om enstrenget medicin håndtering mv. Bilag 3: Arbejdsgruppen vedr. enstrenget medicinhåndtering 9

Bilag Vejledning vedrørende ordination og administration af medicin (til landets sygehuse) Sundhedsstyrelsen har i brev af den 9. juni 998 til landets sygehuse vedrørende journalføring af medicinordinationer peget på behovet for, af hensyn til patientsikkerheden, at der indføres fælles ordinationsark/ medicinadministrationsark (enstrenget medicinhåndtering) som et af redskaberne til sikring af en forsvarlig medicinhåndtering. Efterfølgende undersøgelser offentliggjort i Ugeskrift for Læger, samt pilotprojekter vedrørende kliniske afdelingers medicinhåndtering har vist væsentlige forbedringer i kvaliteten af medicinadministrationen på steder, hvor der er indført et sådant fælles enstrenget medicinhåndteringsskema. På baggrund af den foreliggende viden finder Sundhedsstyrelsen det af hensyn til patientsikkerheden påkrævet, at der på alle kliniske afdelinger indføres et fælles medicinhåndteringssystem. Dette kan ske i form af en elektronisk løsning eller som et fælles medicinordinationsark/ medicinadministationsark. Det er Sundhedsstyrelsens opfattelse, at indførelsen bør ske snarest og senest den. juni 2003. Sundhedsstyrelsen skal på den baggrund understrege, at følgende procedurer vedrørende brug af fælles ordinations- og administrationsark bør implementeres: Alle lægemiddelordinationer skal skrives af den ansvarlige for ordinationen på ordinationsarket. Den ordinerendes navn, dato og om fornødent klokkeslæt skal fremgå. Ved telefoniske ordinationer anføres oplysningerne af den sundhedsperson som modtager ordinationen. Arket kan tages ud af journalen og anvendes i forbindelse med medicinadministrationen til erstatning for medicinkardex. Indikationen for de enkelte ordinationer samt navnet på det ordinerede præparat skal fortsat noteres i journalen med henvisning til ordinations- og administrationsarket. Arket er en del af journalen og skal opbevares efter patientens udskrivelse sammen med resten af journalen på sædvanlig vis. Sundhedsstyrelsen, 6. december 2002 Michael von Magnus / Jørgen Hansen 20

Skema nr. Sygehus: Afdeling: Amt/ELI:. Enstrenget medicinhåndtering De følgende spørgsmål vedrører udarbejdelsen og anvendelsen af den enstrengede medicinhåndtering/fælles ordinationsark... Har enheden/afdelingen haft problemer ved indførsel af fælles ordinationsark? ja andet: (skriv)....2 Hvis ja, karakteriser venligst problemets omfang (sæt en ring om et tal i hver linie) Ingen problemer Få problemer Nogle problemer a. skemaets opbygning 2 3 4 b. plejepersonalets holdning 2 3 4 c. lægernes holdning 2 3 4 d. praktiske problemer (fx hvor befinder skemaet sig) 2 3 4 e. ressourceknaphed 2 3 4 f. andet (skriv) 2 3 4 2 3 Mange problemer sp..2..3 Hvilke problemer er ikke løst på nuværende tidspunkt? (skriv).2 Har afdelingen gjort erfaringer med implementeringen, der kunne være relevant for andre (afdelinger eller centraladministration)? (skriv).3 Besvares af afdelinger der anvender elektronisk medicinhåndtering: Kan medicinstatus udskrives ved overflytning/udskrivelse?.4 Havde afdelingen implementeret et fælles ordinationsark inden Sundhedsstyrelsens meddelelse af 6. december 2002?.5 Kommentarer til indførsel af enstrenget medicinhåndtering i øvrigt (skriv) ja (hvis ja, vedlæg venligst et eksempel på udprint af medicinark) andet: (skriv)..... ja 2 3 2

2. Procedurer ved medicinophældning og indgift. Med de følgende spørgsmål ønsker Sundhedsstyrelsen og embedslægerne at få en bred indsigt i hvorledes afdelingerne/enhederne sikrer sig at den rette patient får den korrekte medicin. 2.. Hvorledes foregår mærkning af ophældt medicin? Sæt gerne flere krydser 2..2 Hvilke data indgår i mærkningen af ophældt medicin? Sæt gerne flere krydser 2..3 Hvordan identificeres habile patienter ved medicingivning? Sæt gerne flere krydser 2..4 Hvilke data indgår i identifikation af inhabile patienter ved medicingivning? Sæt gerne flere krydser 2..5 Hvordan identificeres den inhabile patient ved medicingivning? Sæt gerne flere krydser håndskreven etikette fortrykt etikette mærkning på medicinbakke mærkning på doseringsæske mærkning af medicinbæger ophældning signeres på medicinskemaet ingen mærkning andet: (skriv)........ fornavn efternavn CPR-nummer stuenummer sengenummer andet: (skriv)... patienter bedes nævne fornavn patienter bedes nævne efternavn patienter bedes nævne CPR-nummer identifikationsarmbånd kontrolleres navneskilt på/ved seng kontrolleres personalet nævner navn/cpr-nr., patienten bekræfter patienten spørges ikke, personalet kender patienten andet: (skriv)....... fornavn efternavn CPR-nummer stue- og/eller sengenummer andet: (skriv)....... identifikationsarmbånd navneskilt på/ved seng personalet ved, hvem der er hvem andet: (skriv)....... 2.2. Anvendes det fælles ordinationsark ved medicinophældning? 2.2.2 Hvis ja, skal ophældningen signeres på det fælles ordinationsark? ja ved ikke ja ved ikke 2 3 2 3 sp.2.3. sp.2.3. 2.3. Anvendes det fælles ordinationsark ved medicingivning? 2.3.2 Hvis ja, skal den, der giver patienten medicinen signere på det fælles ordinationsark? ja ved ikke ja ved ikke 2 sp. 2.4 3 sp. 2.4 2 3 2.4 Kommentarer til identifikation ved medicinophældning og indgift i øvrigt? (skriv)

3. Medicin ved udskrivelsen De følgende spørgsmål drejer sig om medicinoplysninger ved udskrivelsen. Det er underforstået at videregivelse af oplysninger altid kræver patientens samtykke. 3. Indgår oplysninger om patientens medicin ved udskrivelsen i epikrisen? ja, altid ja, oftest, sjældent, aldrig ved ikke 2 3 4 5 3.2 Medgives patienten som hovedregel en oversigt over aktuel medicin ved udskrivelsen? 3.3. Hvilket personale har ansvaret for udarbejdelse af en medicinliste ved udskrivelsen? 3.3.2 Fremgår navnet på den ansvarlige af listen? 3.4. Hvilken praksis har enheden/afdelingen for fremsendelse af oplysninger om aktuel medicin til egen læge ved udskrivelsen? 3.4.2 Hvorledes oplyses egen læge om vigtig opfølgning i forbindelse medicinering fx kontrol af AKbehandling? 3.5. Hvorledes sikres videregivelse af information om den aktuelle medicinering når andet sundhedsfagligt personale (hjemmepleje, plejehjem eller anden afdeling) skal varetage den videre medicinering? 3.6 Kommentarer til oplysninger om medicin ved udskrivelsen i øvrigt ja, håndskrevet liste ja, kopi af det fælles ordinationsark ja, kopi af epikrise ja, andet: (skriv).. ved ikke (skriv) sygeplejerske social- og sundhedsassistent læge sekretær andet: (skriv)....... ja ved ikke fax edifact brev e-mail telefon patienten medgives medicinliste andet: (skriv)........... fax edifact brev e-mail telefon patienten medgives medicinliste andet: (skriv)....... fax edifact brev e-mail telefon patienten medgives medicinliste andet: (skriv)........... 2 3 4 5 6 2 3 4 5 2 3 2 3 4 5 6 7 2 3 4 5 6 7 2 3 4 5 6 7

4. Afvigehåndtering De følgende spørgsmål handler om afdelingen/enhedens generelle retningslinier for opfølgning på fejlmedicinering. 4.. Har afdelingen/enheden generelle retningslinier for opfølgning på fejlmedicinering? 4..2 Registreres fejl eller nærfejl rutinemæssigt i afdelingen? 4..3 Hvis ja, hvilken faggruppe(r) foretager registreringen? (sæt gerne flere krydser) 4..4 Er der rutinemæssig gennemgang af registreringen? ja ved ikke ja, fejl ja, nærfejl ja, både fejl og nærfejl ved ikke sygeplejerske social- og sundhedsassistent læge sekretær andet: (skriv)....... ja, af afdelingsledelsen ja, af andre: (hvem).. ved ikke 2 sp.4.2 3 2 3 4 sp.4.2 5 sp.4.2 2 3 4 4.2 Kommentarer til håndtering af medicinafvigelser i øvrigt (skriv) 5. Øvrige kommentarer: 5. Øvrige kommentarer til problematikken, andre mulige patientsikkerhedsproblemer i relation til medicinhåndtering eller til spørgeskemaet: (skriv) 5.2 Hvem har udfyldt spørgeskemaet? (skriv navne) (skriv telefonnumre) Husk eventuelt udskrift fra elektronisk medicinark (sp..3) Tak for hjælpen

Bilag 3 Arbejdsgruppen vedr. enstrenget medicinhåndtering Fra Embedslægerne: Embedslæge Jens Asbjørn Embedslægeinstitutionen for Sønderjyllands Amt Embedslæge Søren Gustavsen, Embedslægeinstitutionen for Vestsjællands Amt Embedslæge Niels Hermann, Embedslægeinstitutionen for Frederiksborg Amt Embedslæge Henrik Bøggild, Embedslægeinstitutionen for Nordjyllands Amt Embedslæge Kristine Holck, Embedslægeinstitutionen for Københavns og Frederiksberg kommuner Fra Sundhedsstyrelsen: Afdelingslæge Mette Dons, Kvalitet, overvågning og tilsyn Assisterende læge Lena Graversen, Kvalitet, overvågning og tilsyn Fuldmægtig Bodil Dejgaard, Kvalitet, overvågning og tilsyn 26