PRINCIPPER FOR ØKONOMISTYRING. Regulativ for Kasse- og Regnskabsvæsen

PRINCIPPER FOR ØKONOMISTYRING Regulativ for Kasse- og Regnskabsvæsen

Indholdsfortegnelse 1. GENERELT...3 LOVGRUNDLAG... 3 FORMÅL... 3 FORHOLDET TIL KOMMUNENS GENERELLE STYRINGSPRINCIPPER... 3 2. UDDYBENDE BILAG...4 GYLDIGHEDSOMRÅDE... 4 3. AJOURFØRING...5 SELVE REGELSÆTTET... 5 BILAG TIL REGELSÆTTET... 5 4. STYREFORMER...6 GENERELT... 6 PARTNERSKABSAFTALER... 6 BUDGETOVERFØRSEL... 7 LØNSUMSSTYRING... 7 5. BUDGETPROCEDURE...8 GENERELLE PRINCIPPER... 8 DET ENKELTE ÅRS BUDGETPROCEDURE... 8 6. BUDGETKONTROL...9 GENERELT... 9 MÅNEDLIG OPFØLGNING... 9 SAMLET BUDGETOPFØLGNING... 9 STØTTEFUNKTIONER... 10 ANVISNING... 10 7. REGNSKABSAFLÆGGELSE...11 GENERELT... 11 KOMMUNENS ÅRSBERETNING... 11 ANLÆGSREGNSKABER... 11 8. BOGFØRINGSPROCESSEN...12 GENERELT... 12 BOGFØRINGSGRUNDLAG... 12 INTERNE TILSYN/KONTROLLER... 13 9. FINANSIEL STYRING OG BETALINGSFORMIDLING...14 GENERELT... 14 BETALINGSFORMIDLING... 14 KASSEFUNKTION... 14 FORSKUDSKASSER... 14 ANVENDELSE AF BETALINGSKORT... 15 MELLEMREGNINGSKONTI M.V.... 15 TRANSPORTER... 15 DEBITORPLEJE... 15

10. ANVENDELSE AF IT-SYSTEMER...16 GENERELT... 16 KVALITETSKONTROLLER... 16 PERSONER, SOM KAN VÆRE SÆRLIGT UDSATTE FOR KRITIK... 17 KONTROLLER MOD SVIG... 17 11. ANDRE OMRÅDER...18 SIKRING AF KOMMUNENS AKTIVER... 18 SIKRING AF VÆRDIER TILHØRENDE ANDRE... 18 KØB AF VARER OG TJENESTEYDELSER... 18 KOMMUNENS FORSIKRINGER... 18 12. BILAGSOVERSIGT...19

1. Generelt Lovgrundlag Kasse- og Regnskabsregulativet skal medvirke til den praktiske udmøntning af styrelseslovens 42, stk. 7, om, at Kommunalbestyrelsen fastsætter de nærmere regler for indretningen af kommunens kasse- og regnskabsvæsen i et regulativ, hvori der tillige optages forskrifter vedrørende forretningsgangen inden for kasse- og regnskabsvæsenet. Regulativet tilstilles den kommunale revision, som tillige skal underrettes om alle ændringer af regulativet, før de sættes i kraft. Formål Formålet med regelsættet er at sikre: tilstrækkelige værktøjer til styring af kommunens økonomi en korrekt administration af kommunens kasse- og regnskabsvæsen en præcisering af budget- og ledelsesansvar interne opfølgninger, som tager udgangspunkt i en afvejning af væsentlighed og risiko. Forholdet til kommunens generelle styringsprincipper Regelsættet beskriver kun de af kommunens helt overordnede organisatoriske og styringsmæssige principper, som har en væsentlig rolle med hensyn til økonomistyring. Beskrivelsen heraf er ganske kortfattet, men der skal i relevant omfang være et link til den fulde beskrivelse heraf. I praksis fungerer regelsættet som en portal til diverse beslutninger, regelsæt o.a. Side 3 af 19

2. Uddybende bilag Regelsættet suppleres af uddybende bilag m.m., som i mere detaljeret grad beskriver, hvordan de overordnede principper i praksis er udmøntet. Også disse bilag vil fremgå som links til hoveddokumentet. Gyldighedsområde Regelsættet er gyldigt for hele kommunens virksomhed. I det omfang kommunen varetager kasse- og/eller regnskabsfunktioner for eksterne virksomheder eller institutioner, er regelsættet også gældende for disse. Side 4 af 19

3. Ajourføring Selve regelsættet Dette regelsæt skal afspejle kommunens politiske beslutninger omkring økonomisk styring. Økonomichefen har en særlig rolle med hensyn til at tage initiativ til at vedligeholde og ajourføre regelsættet i overensstemmelse hermed. Redaktionelle ændringer kan uden videre foretages af økonomichefen. Såfremt der er tale om reelle ændringer, som ikke har grundlag i en politisk beslutning, er økonomichefen ansvarlig for, at ændringerne gennem Økonomiudvalget forelægges Kommunalbestyrelsen til godkendelse. Kommunens revision skal underrettes om alle ændringer af regelsættet, før ændringerne sættes i kraft. Bilag til regelsættet Hvor ikke andet er anført, skal ændringer i bilag til regelsættet alene godkendes af økonomichefen. Ændringer, som har væsentlig betydning for andre dele af kommunen, skal dog godkendes af Direktionen. Side 5 af 19

4. Styreformer Generelt Det er ledelsens ansvar at sikre, at der udarbejdes mål, strategier og handlingsplaner for kommunen, at der foretages resultatopfølgning, og at der aflægges regnskab for anvendelsen af midlerne. I praksis varetages denne opgave i et samarbejde mellem kommunens politiske og administrative ledelse. Som udgangspunkt er den samme styreform ikke nødvendigvis lige velegnet til alle områder, og i praksis anvendes et bredt spektrum af styringsredskaber. I de efterfølgende afsnit beskrives de væsentligste af disse. Kommunens budget er opdelt i områder baseret på den politiske organisation, som hver er nedbrudt i en række underområder. Mål og rammer for det enkelte område fastlægges i forbindelse med den årlige budgetprocedure og fremgår af kommunens årsbudget. Partnerskabsaftaler Et af de vigtigste elementer i kommunen er de politiske målsætninger samt partnerskabsaftalerne, som er et dokument, der sammenfatter følgende selvstændige dokumenter: Vision for Kalundborg kommune Kommuneplanen/Planstrategien Organisationen Styringsdokumentet Ledelsesgrundlaget Budgetudmelding Personalepolitik. Disse dokumenter er formuleret således, at de supplerer, understøtter og peger på hinanden. Kommunalbestyrelsen afgør, hvilke økonomiske enheder i kommunen der skal omfattes af aftalestyring. Aftalen indgås mellem Direktionen og lederen af den enkelte enhed. Aftalerne evalueres mindst en gang årligt. Side 6 af 19

Budgetoverførsel Muligheden for at kunne overføre uforbrugte budgetbeløb til næste år eller forlods forbruge af næste års budget har til formål at reducere risikoen for kortsigtet kassetænkning. Ved regnskabsafslutningen opgøres mer- eller mindreforbrug, der søges overført til efterfølgende år. Ansøgningen følges af forklaring, der redegør for baggrunden for overførslen, jfr. bilag 1, Økonomistyring, partnerskabsaftaler m.v. Lønsumsstyring Kommunalbestyrelsen fastsætter generelle regler for lønsumsstyring i bilag 2, Generelle regler for lønsumsstyring. Målet hermed er at tilstræbe overensstemmelse mellem kompetencen til at ansætte og afskedige personale og dermed ansvaret for overholdelse af budgettet. Side 7 af 19

5. Budgetprocedure Generelle principper De grundlæggende principper for kommunernes budget og budgetprocedure findes i Styrelsesloven og i regler fastsat af Indenrigs- og Sundhedsministeriet. Bevillingsniveauet fastsættes af Kommunalbestyrelsen i årsbudgettet for det enkelte år. Nettobevillinger kan anvendes, hvor dette skønnes formålstjenligt, og det fremgår af partnerskabsaftalen, hvilken bevillingsform der er gældende for det pågældende område. Det enkelte års budgetprocedure For at leve op til såvel lovkrav som til kommunens eget behov for styring, skal budgetproceduren foregå efter en nærmere fastsat plan. Økonomistaben udarbejder inden udgangen af marts måned en tidsplan for budgetlægning, jfr. bilag 3, Tids- og aktivitetsplan for budgetlægning, for det kommende års budgetprocedure. Tidsplanen godkendes efterfølgende i Økonomiudvalget. Direktionen påser, at planen overholdes, så årsbudgettet kan vedtages i overensstemmelse hermed. Side 8 af 19

6. Budgetkontrol Generelt Det budget, som er godkendt af Kommunalbestyrelsen, definerer rammerne for næste års forvaltning af kommunens midler. Straks en partnerskabsholder eller Økonomistaben vurderer, at en partnerskabsholder ikke kan holde forbruget inden for budget + overførselsrammen, skal pågældende tage initiativ til, at der holdes møde mellem fagdirektør på området, partnerskabsholder og Økonomistaben, med henblik på at partnerskabsholderen skal udfærdige handleplan for nedbringelse af udgifterne, så de holdes inden for overførselsrammen. Hvis andre partnerskabsholdere berøres af handleplanen, inddrages disse i drøftelserne. Se bilag 4, Procedure for budgetopfølgning. Månedlig opfølgning Hver måned ajourfører Økonomistaben oplysninger om budget, omplaceringer og tillægsbevillinger for hver partnerskabsholder. Herefter indberetter partnerskabsholderne oplysninger til Økonomistaben om de faktisk afholdte udgifter hver af de forgangne måneder samt disponerede udgifter for hver af de resterende måneder af året og supplementsperioden. Økonomistaben foretager kontrol/afstemning og vurdering af de indberettede oplysninger. På baggrund af partnerskabsholdernes indberetning sammenstiller Økonomistaben hver måned budgetopfølgning til fagudvalgene omfattende udvalgets driftsudgifter og -indtægter specificeret pr. partnerskabsholder samt oversigt over anlæg på udvalgets område, evt. sammenfattet (f.eks. opgøres udstykningsregnskaber samlet). Rapporten fremlægges som bilag til dagsordenen. Samlet budgetopfølgning Økonomikonsulenterne er sammen med partnerskabsholderne ansvarlige for, at der kvartalsvis udarbejdes en samlet budgetopfølgning, som forlægges for Økonomiudvalget. Budgetopfølgningen skal beskrive forventede mer- eller mindreforbrug og skal forlægges for Økonomiudvalget med indstilling om budgettilretning. Sagen fremsendes herefter til Kommunalbestyrelsen til godkendelse. Budgetopfølgningen skal danne grundlag for opfølgning på de mål og visioner, der indgår i partnerskabsaftalen. Side 9 af 19

Støttefunktioner Økonomistaben stiller økonomikonsulenter til rådighed for interne og eksterne enheder, således at der altid kan hentes råd og vejledning om relevante økonomirapporter og udtræksværktøjer. Økonomikonsulenterne har i øvrigt en koordinerende og superviserende rolle i forhold til den samlede organisation, jfr. bilag 5, Service og konsulentstøtte i forhold til partnerskabsholdere. Anvisning I Kalundborg Kommune foregår anvisningen via den elektroniske løsning, webbetaling. Det er den budgetansvarlige, der har anvisningsretten. Direktionen og Økonomichefen har fuld anvisningsret. Økonomichefen kan i særlige tilfælde give andre anvisningsret. Disse personer optages på et særskilt bilag. Ved anvisning af bilag er det sikret, at der er bevillingsmæssig dækning. Uanset beløbsstørrelse må ingen foretage udbetalinger til sig selv. Det forudsættes, at den budgetansvarlige løbende fører tilsyn med budgettet og skal kunne sandsynliggøre eller dokumentere sit tilsyn. Der henvises i øvrigt til kapitel 8, Bogføringsprocessen. Side 10 af 19

7. Regnskabsaflæggelse Generelt Indenrigs- og Sundhedsministeriet fastsætter kravene til kommunens regnskabsaflæggelse. Økonomichefen er ansvarlig for, at der inden udgangen af december måned udarbejdes en detaljeret tidsplan, jfr. bilag 6, Tids- og aktivitetsplan for den kommende regnskabsaflæggelse. Regnskabet aflægges snarest muligt efter regnskabsårets udløb, dog senest med udgangen af maj måned det efterfølgende år. Kommunens årsberetning Udarbejdelse af årsberetning har været nedprioriteret, idet der har været mange driftsopgave men for regnskab 2010 forventes det, at der bliver udarbejdet en årsberetning bestående af: En generel beskrivelse af aktiviteterne Opfølgning på målene på partnerskabsområderne Udgiftsregnskab indeholdende bl.a. regnskabsopgørelse og finansieringsoversigt Omkostningsregnskab indeholdende bl.a. regnskabspraksis, resultatopgørelse og balance Pengestrømsanalyse Noter til regnskab En overordnet præsentation af de vigtigste økonomiske nøgletal Opfølgning på politiske mål. Herudover udarbejdes en række bilag og specifikationer i henhold til Indenrigs- og Sundhedsministeriets regler herom. Anlægsregnskaber Bilag 6.1, Forretningsgang for økonomistyring af anlægsvirksomhed beskriver, hvem der er budgetansvarlig for de enkelt anlægsopgaver. Der aflægges særskilte anlægsregnskaber, såfremt: Der fra Indenrigs- og Sundhedsministeriet er fastsat krav herom (bundgrænsen er p.t. 2 mio. kr. brutto). Regnskabet afviger væsentligt fra bevillingen. Der i øvrigt er fastsat krav herom i forbindelse med anlægsbevillingen. I modsat fald aflægges anlægsregnskabet som en integreret del af kommunens øvrige regnskabsaflæggelse. Side 11 af 19

8. Bogføringsprocessen Generelt Kommunen skal følge god bogføringsskik. Bogføringssystemet og anvendelsen heraf skal sikre transaktionssporet (dvs. sammenhængen mellem de enkelte transaktioner og årsregnskabet) og kontrolsporet (dvs. dokumentationen for den enkelte post). Et generelt princip er, at kommunens arbejdsprocesser skal tilrettelægges effektivt og understøttes af IT, hvor dette er hensigtsmæssigt. Dette princip gælder også med hensyn til bogføringsprocessen. Et andet princip i den økonomiske styring er, at de faktiske omkostninger ved produktionen/leveringen af en given ydelse skal opgøres og synliggøres. Kommunens regnskabsføring skal ske løbende, dels af hensyn til mulighederne for effektiv budgetopfølgning, og dels af hensyn til overholdelse af betalingsfrister m.m. Bogføringen skal som udgangspunkt finde sted ved kilden, dvs. i den institution eller afdeling, som har truffet den disposition, der medfører bogføringen. Såfremt det skønnes hensigtsmæssigt, kan bogføringsopgaven dog samles et sted for flere institutioner. De budgetansvarlige godkender den/de personer, der skal autoriseres til at bogføre regnskabsbilag. IKT samt Økonomistaben forestår i samarbejde oprettelsen i de relevante systemer. Det forudsættes, at disse personer forinden oprettelsen i systemerne i tilstrækkeligt omfang vejledes omkring forretningsgange, interne kontroller m.v. Økonomistaben har ansvaret for, at denne instruktion finder sted. Se bilag 8, Retningslinjer for omkostningsregistrering og vedligeholdelse af anlægskartotek, og bilag 9, Retningslinjer for bogføringsprocessen. Bogføringsgrundlag Kommunens regnskaber føres på grundlag af elektroniske regnskabsbilag. Den elektroniske løsning indeholder dokumentation for attestation og bilagsbehandling. Side 12 af 19

Ved attestation af bilag er følgende kontrolleret: Varen/ydelsen er leveret og svarer til det aftalte Mængde, kvalitet og pris er kontrolleret Konteringen er korrekt Eventuelle interne forskrifter er overholdt. Regnskabsbilag opbevares elektronisk. Sletning af bilag sker i overensstemmelse med kommunens arkivbestemmelser, dvs. normalt først efter 5 år. Interne tilsyn/kontroller Et hovedprincip er, at så få personer som muligt skal involveres i bogføringen af den enkelte transaktion. Interne tilsyn/kontroller skal derfor tilrettelægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Uanset beløbsstørrelse må ingen foretage udbetalinger til sig selv. Økonomistaben er ansvarlig for at udarbejde generelle regler for bogføring af regnskabsbilag, jfr. bilag 10, herunder krav til interne kontroller omkring bogføringen, idet principperne for kontrol er følgende: Kontrollerne varetages altovervejende som et led i budgetkontrollen eller det almindelige ledelsestilsyn, dvs. af afdelingen/institutionen selv. Udførte kontroller og resultatet heraf skal kunne dokumenteres eller sandsynliggøres. Kontroller udføres som udgangspunktet som stikprøver. Side 13 af 19

9. Finansiel styring og betalingsformidling Generelt Økonomiudvalget har ansvaret for, at der fastsættes overordnede regler for kommunens finansielle styring, jfr. bilag 11, herunder anbringelse af midler, låneoptagelse og anvendelse af finansielle instrumenter. Betalingsformidling Et gennemgående princip er, at kommunens betalinger (påligninger, ind- og udbetalinger) skal automatiseres og systematiseres, hvor dette er muligt og i øvrigt skønnes hensigtsmæssigt. Økonomistaben er ansvarlig for kommunens løbende betalingsformidling. Ingen person må have eneprokura til kommunens konti i pengeinstitutter eller til ITsystemer til betalingsformidling, hvor der ikke samtidig sker registrering i økonomisystemet (bogføring). Økonomistaben skal vedligeholde en oversigt over fuldmagtsforhold, jfr. bilag 12. Alle ind- og udbetalinger skal principielt bogføres, inden de effektueres. Uanset, at bogføringen i et vist omfang foregår decentralt, skal betalingsformidlingen centraliseres og i videst muligt omfang foregå ved automatiske bankoverførsler eller lignende. Kassefunktion Økonomichefen er ansvarlig for at fastsætte regler for afstemning og kontrol af webkasser i Borgerservice, jfr. bilag 13, idet følgende skal respekteres: Der skal ske afstemning af kassen Tilsynet med den øvrige bogføring kan som et led i det almindelige ledelsestilsyn foretages ved stikprøver. Forskudskasser Økonomichefen kan godkende, at der udbetales personlige forskud til dækning af mindre udlæg, jfr. bilag 14. Oprettelse af decentrale kassefunktioner sker efter aftale med Økonomichefen, idet der samtidig skal tilrettelægges et tilstrækkeligt internt kontrolniveau, jfr. bilag 15, idet kontrollen tilrettelægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Side 14 af 19

Anvendelse af betalingskort Såfremt det anses som hensigtsmæssigt, kan kommunen til tjenstligt brug anskaffe betalingskort. Der udstedes kort til Direktionen. Der udarbejdes generelle regler for anvendelse af betalingskort, jfr. bilag 16, idet reglerne skal: Sikre mod sammenblanding af kommunens og private midler Beskrive principperne for anvendelse og for godkendelse af betalingskrav Minimere risikoen for misbrug. Mellemregningskonti m.v. Økonomichefen fastlægger i særskilte bilag til nærværende regulativ de nærmere regler for afstemning af Kalundborg Kommunes mellemregnings- og restancekonti, mens Økonomiudvalget fastlægger de nærmere regler for inddrivelse af restancer m.v. Se bilag 17, Afstemning af restance- og mellemregningskonti, og bilag 18, Opkrævningspolitik. Transporter Kun Økonomichefen må indgå aftaler om transport af fordringer, dvs. overdragelse af tilgodehavendet til 3. mand, til hvem betalingen skal ske for at have frigørende virkning. Aftaler om transporter skal koordineres med den person, som har budgetansvaret for det aktivitetsområde, der er omfattet af aftalen. Debitorpleje Kommunens fordringer registreres elektronisk og så vidt muligt i ét system. Indbetaling skal som udgangspunkt ske elektronisk. Side 15 af 19

10. Anvendelse af IT-systemer Generelt Den væsentligste del af kommunens ind- og udbetalinger foretages via IT-systemer, som understøtter opgaveløsningen inden for de forskellige områder. For alle IT-systemer udpeges en systemejer, dvs. en ledende medarbejder, som har det overordnede og faglige ansvar for systemets anvendelse. Systemejeren har ansvaret for systemernes forretningsmæssige anvendelse, det vil såvel sige at funktionalitet, forretningsgange og anvendelse er sammenhængende og i overensstemmelse med både lovgivning og politisk og administrativ målsætning for fagområdet. Systemejeren har ansvaret for kvaliteten i IT-systemløsningen og for at tilrettelægge forretningsgange for anvendelsen af IT-systemerne, herunder tilstrækkelige dokumentationskontroller og kvalitetskontroller. De væsentligste forretningsgange - herunder interne kontroller - skal være beskrevet. Systemejeren har ansvaret herfor. Kvalitetskontroller Systemejeren har ansvaret for, at der foretages kontrol af systemanvendelsen af systemerne. Er opgaveløsningen decentraliseret, følger ansvaret for datakvaliteten med til den enkelte afdeling/institution. Kvalitetskontrollen skal sikre den valgte kvalitet i systemerne, samt at systemerne anvendes korrekt. Der skal ikke nødvendigvis være etableret adskillelse mellem indberetnings- og kontrolfunktionen. Alle kontrollerne skal tilrettelægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Hovedreglen er, at kontrollerne udføres ved stikprøver. Systemejeren skal have et dokumenteret overblik over datakvaliteten. Dette overblik kan tilvejebringes på forskellig vis, eksempelvis ved at notere registrerede fejl eller ved en systematisk, stikprøvevis efterkontrol. Det er de enkelte chefer/institutionsledere, som har ansvaret for, hvilke adgangsrettigheder chefens medarbejdere skal have af adgang til systemets forskellige funktioner. Side 16 af 19

Personer, som kan være særligt udsatte for kritik Såfremt et IT-system håndterer ind- og udbetalinger vedrørende personer, som i fejlsituationer er særligt udsat for kritik, skal der omkring disse sager/personer tilrettelægges en mere omfattende kvalitetskontrol. Målgruppen er som minimum ansatte med indberetningsadgang til det pågældende system. Direktionen afgør, om også andre personer skal omfattes af kontrol, eksempelvis kommunalbestyrelsesmedlemmer eller ægtefæller til medarbejdere med indberetningsadgang. Kontrollen kan ikke udføres af den enkelte selv. Kontrollen kan godt udføres periodisk, dog ikke længere end et år bagud. Udførte kontroller skal dokumenteres. Kontroller mod svig Anvendelse af IT-systemer, som håndterer betalinger, medfører risiko for svig. Der skal derfor tilrettelægges kontroller, som reducerer risikoen herfor, og som sikrer medarbejderne mod uberettiget mistanke. Disse kontroller - dokumentationskontroller - skal funktionsmæssigt være adskilt fra indberetningen. Det vil sige, at den, der har foretaget en indberetning til IT-systemet, ikke kan udføre dokumentationskontrollen. Kontrollen skal normalt udføres for alle tilgange (nyoprettelser). Ved udbetaling anvendes Nem-kontoen. Såfremt der anmodes om, at der anvendes en anden konto (specifikkonto), kan denne oprettelse kun lade sig gøre i Økonomistaben, da det kræver særlig tilladelse. Dokumentationskontrol kan udføres på flere måder - også ved stikprøver - såfremt den kædes sammen med andre handlinger og kontroller, som tilsammen giver en tilsvarende sikkerhed som en fuldstændig kontrol. Udførte kontroller og resultater heraf skal kunne dokumenteres. IKT-chefen er ansvarlig for, at der udarbejdes en IT-sikkerhedspolitik, jfr. bilag 19, som bl.a. skal sikre værdier i form af IT-baserede data og systemer. Ansvarsforholdene skal være beskrevet i sikkerhedspolitikken. Side 17 af 19

11. Andre områder Sikring af kommunens aktiver Økonomichefen er ansvarlig for, at der fastsættes regler for registrering/sikring af værdifulde aktiver og dokumenter, se bilag 20 (under udarbejdelse), og for at føre tilsyn med overholdelse af reglerne. Tilsvarende gælder registrering af aktiver m.m., hvor der måtte være fastsat lovkrav herom. Sikring af værdier tilhørende andre Såfremt kommunen opbevarer eller administrerer værdier tilhørende andre, skal der udarbejdes retningslinjer for opbevaring og registrering, jfr. bilag 21. Reglerne skal tage udgangspunkt i en vurdering af væsentlighed og risiko, og de skal udarbejdes af den enkelte institution i samarbejde med Økonomistaben. Der er udarbejdet retningslinjer for modtagelse af arv, jfr. bilag 22, af kommunens jurist. Køb af varer og tjenesteydelser Køb af varer og tjenesteydelser udgør en væsentlig del af kommunens samlede udgifter. Økonomiudvalget har ansvaret for, at der udarbejdes en indkøbspolitik, jfr. bilag 23, som ud over de politiske målsætninger fastsætter principperne for indkøb og indgåelse af indkøbsaftaler. Tilsvarende gælder fastsættelse af regler for udbud og annoncering, jfr. bilag 24. Der er endvidere udarbejdet og godkendt Leasing politik og strategi, jfr. bilag 25. Ansvaret for at leve op til intentioner og mål i politikkerne er tæt forbundet med budgetansvaret. Kommunens forsikringer I henhold til kommunens styrelsesvedtægt 10 fastsætter Økonomiudvalget regler om, i hvilket omfang kommunens ansvar og værdier skal forsikres, jfr. bilag 26, Forsikringspolitik. Kommunens forsikringer administreres centralt af Direktionssekretariatet, som varetager de forsikringsmæssige forhold til forsikringsmæglerfirmaet Hansson & Partners A/S for alle fagområder. Fag- og stabschefer og institutionsledere har ansvaret for, at der tilgår Direktionssekretariatet de fornødne oplysninger, herunder også størrelsen af forsikringssummer, bygningsarealer og ændringer generelt i risikoforholdene, jfr. bilag 27, Forsikringsinstruks. Side 18 af 19

12. Bilagsoversigt Bilag 1 Økonomistyring, partnerskabsaftaler m.v. Bilag 2 Generelle regler for lønsumsstyring Bilag 3 Tids- og aktivitetsplan for budget Bilag 4 Generelle regler for budgetkontrol Bilag 4.1 Fagudvalg Bilag 4.2 Skabelon for dagsordenpunkt til fagudvalg Bilag 4.3 Fagdirektør Bilag 4.4 Økonomiudvalget, Kommunalbestyrelsen og Direktionen Bilag 4.5 Budgetopfølgning Bilag 5 Service og konsulentstøtte i forhold til partnerskabsaftaleholdere Bilag 6 Tids- og aktivitetsplan (under udarbejdelse) Bilag 7 Årsberetning (under udarbejdelse) Bilag 8 Retningslinjer for omkostningsregistrering Bilag 9 Retningslinjer for bogføringsprocessen Bilag 10 Generelle regler for bogføring af regnskabsbilag Bilag 11 Overordnede regler for kommunens finansielle styring Bilag 12 Oversigt over fuldmagtsforhold Bilag 13 Regler for afstemning og kontrol af web-kasser Bilag 14 Forskud til dækning af mindre udlæg Bilag 15 Kontrol af decentrale kasser Bilag 16 Generelle regler for anvendelse af betalingskort Bilag 17 Afstemning af restance- og mellemregningskonti Bilag 18 Opkrævningspolitik Bilag 19 It-sikkerhedspolitik Bilag 20 Regler for registrering/sikring af værdifulde aktiver og dokumenter (under udarbejdelse) Bilag 21 Retningslinjer for opbevaring og registrering af værdier tilhørende andre Bilag 22 Retningslinjer for modtagelse af arv (under udarbejdelse) Bilag 23 Indkøbspolitik Bilag 24 Regler for udbud og annonceringspligt Bilag 25 Regler for indgåelse af leje- og leasingkontrakter Bilag 26 Forsikringspolitik Bilag 27 Forsikringsinstruks Bilag 28 Afskrivningspolitik Bilag 29 Forretningsgang for økonomistyring af anlægsvirksomhed Side 19 af 19