Fokusområde Forandring Indsats HANDLINGSPLAN 2016 RETTEN I NÆSTVED Resultatmål Procesmål
Bidrag til fokusområder i handlingsplanen for Danmarks Domstole Fokusområde Indsats Procesmål Resultatmål 1. Digitaliseringen af de civile sager, JFS Civil I 2014 startede det 3-årige fokusområde, hvis formål er at etablere mulighed for digital kommunikation i civile sager med eksterne parter via en portal, digital sagsbehandling og digital betaling af retsafgifter. Målet er at levere digitale sager fra start til slut, hvilket forventes at ske i slutningen af 2016. Desuden er målet at oprette mobile arbejdspladser, så de digitale sager kan tilgås fra kontoret, mødelokalet, retssalen eller hjemmefra. Dette understøtter en effektiv arbejdsproces og sikrer kvaliteten i arbejdet. Der er tale om videreførelse og færdiggørelse af indsatsområder fra 2014 og 2015. I slutningen af 2016 påbegyndes implementering af JFS Civil i alle retter. Implementeringen er både teknisk og organisatorisk, hvor særligt uddannelsesindsatsen vil være i fokus. Uddannelsen skal gennemføres med undervisere fra retterne, som i samarbejde med fokusområdet Styrkelse af it-organisering og kompetencer i retterne forberedes til opgaven. Som et led i den løbende vedligeholdelse af itudstyret, udskiftes pc ere. Under udskiftningen vil der være fokus på bedst mulig understøttelse af digitaliseringsstrategiens tema omkring mobilitet for den enkelte samt af retslokalerne i forbindelse med afvikling af digitale retsmøder. Udskiftningen af pc ere medfører desuden en ny udgave af Word, Excel, PowerPoint, Outlook samt Windows 10. Vi skal sikre tid og rum til at lære den nye windowsog officepakke inden udrulningen af JFS Civil Retten afventer Domstolsstyrelsens endelige tidsplan for implementeringen.
2. Digitale retsmøder 3. Styrkelse af it-organisering og kompetencer i retterne I 2014 startede det 2-årige fokusområde, hvis formål er at understøtte afvikling af digitale retsmøder. Fokusområdet bidrager til en modernisering af retternes arbejdsgang og muliggør hurtigere afvikling af retsmøder, når processkrifter og bilag kan fremvises digitalt i forbindelse med retsmøder, ligesom annotering på den digitale sagskopi kan finde sted. Uddannelse af medarbejdere som arbejder med it. Udbredelsen af Digitale retsmøder sker bl.a. i samarbejde med anklagemyndigheden og advokaterne i de enkelte sager. Der forventes i begyndelsen af 2016 at blive indgået en samarbejdsaftale med anklagemyndigheden om behandling og udvælgelse af digitale sager. Der forventes endvidere at der senere på året indgås en landsdækkende overordnet samarbejdsaftale med anklagemyndigheden. Digitale retsmøder drøftes med Advokatforeningen Samtidig med at der orienteres om implementeringen af JFS Civil og betydningen heraf for advokaterne. i Domstolsstyrelsen, som kommer med anbefalinger og udbyder centrale kursusforløb. deltagelse i kursus og arbejdsgrupper Aftalen med anklagemyndigheden evalueres med anklagemyndigheden i november 2016. De digitale retsmøder drøftes med Advokatforeningen på møde i efteråret 2016. På mødet orienteres endvidere om tidsplanen for det nye civile system. Der afholdes møde med Domstolsstyrelsen den 15. februar 2016 og Ledelsesforum drøfter og planlægger forløbet på et senere møde, den 26. februar 2016. Ledelsesforum evaluerer uddannelse og organisering på ledelsesseminar den 10. oktober 2016. En forudsætning for implementering af JFS Civil er tilpasning af support-organisationen, således at også de nye eksterne brugere (borgere og professionelle brugere) kan serviceres. It-kontaktpersoner og superbrugere vil modtage kompetenceudvikling i både faglige og personlige kompetencer, som vil tage udgangspunkt i den centralt fastsatte modelramme for it-organisering. Formålet er at understøtte en implementering af de nye processer for organisering af it ved retterne. Konkret vil alle it-kontaktpersonerne blive tilbudt 2 x 2 dages uddannelse, og superbrugere vil blive tilbudt 2 dages uddannelse. 4. Rets- og forligsmægling Yderligere udbredelse og brug af retsmæglig og forligsmægling. i Domstolsstyrelsen, som kommer med anbefalinger og udbyder centrale kursusforløb. Den 29. marts 2016 afholdes der kursus i rets- og forligsmægling for alle embedets jurister. deltagelse i kursus og arbejdsgrupper mv. På møder i april 2016 skal Dommerforum og Ledelsesforum nærmere drøfte de tiltag som drøftelserne den 27. marts 2016 har givet anledning til.
5. Sikkerhed Forøgelse af sikkerheden ved uddannelse af medarbejdere og udarbejdelse af beredskabsplan samt ordensreglement mv. i Domstolstyrelsen, hvis anbefalinger embedet vil følge Der er på tværs af organisationen udarbejdet en beredskabsplan for større ulykker og katastrofer ved domstolene. Domstolsstyrelsens sikkerhedssekretariat vil i 2016 udbrede kendskab til planen i Danmarks Domstole samt planlægge og afvikle en til to øvelser årligt. Implementeringen af den internationale informationssikkerhedsstandard ISO27001 fortsætter i 2016. Der udarbejdes i 1. halvår 2016 en beredskabsplan for retten i Næstved. Ledelsesforum evaluerer sikkerheden på Flere medarbejdere ved Danmarks Domstole har oplevet at blive udsat for krænkelser på internettet og på de sociale medier i forbindelse med deres arbejde. Domstolsstyrelsen udarbejder en vejledning med retningslinjer for håndtering og forebyggelse. deltagelse i kursus og arbejdsgrupper mv. Embedets ledelse indarbejder de retningslinjer som kommer fra Domstolsstyrelsen, således at krænkelser forbygges og medarbejderne støttes i de situationer, hvor krænkelser har fundet sted.
Øvrige indsatser ved retten Fokusområde Indsats Procesmål Resultatmål 1.Lean og fleksibilitet (2016) 2.Social kapital (2013-2016) Der gennemfører i 2016 et Lean-forløb, som tillige skal støtte øget fleksibilitet og kompetenceudvikling. Styrkelse af den sociale kapital. Alle afdelinger skal i løbet af 2016 gennemføre et Lean-forløb. I forbindelse med Lean-forløbet skal der på tværs af alle afdelinger arbejdes med et særskilt projekt som skal fremme fleksibilitet og kompetenceudvikling. Alle medarbejdere skal på tværs af afdelingerne inddrages i det særskilte projekt og være med til at komme med forslag og drøfte de forskellige løsningsforslag. Der deltager i afdelingernes Lean-workshops et antal medarbejdere fra alle de øvrige afdelinger for at fremme kendskabet til alle afdelinger og gøre det til et fælles Lean-projekt. Alle medarbejdere ved retten skal i deres daglige virke have fokus på social kapital. Daglige beslutninger og relationer mellem lederne og medarbejderne samt mellem medarbejdere indbyrdes og mellem ledere indbyrdes skal være præget af tillid, retfærdighed og gode samarbejdsevner. Der afholdes indledende møde med Domstolsstyrelsens Lean-konsulenter den 29. januar 2016, hvor forløbet nærmere planlægges. Der afholdes den 17. marts 2016 en workshop med alle medarbejdere, hvor fleksibilitet og kompetenceudvikling drøftes. Ledelsesforum følger løbende projektet og deltager i afdelingernes workshops. Der udarbejdes senest i juni 2016 bl.a. på baggrund af workshop den 17. marts 2016 en handlingsplan for udvikling af øget fleksibilitet og kompetenceudvikling. Ledelsesforum evaluerer embedets social kapital på 3.Ledelsesprojekt Styrkelse af embedets ledelse Ledelsen påbegyndte i efteråret 2013 et ledelsesprojekt med fokus på mere strategisk ledelse, øget tillid og helhedstænkning. Ledelsesforum evaluerer ledelsesprojektet på 4.Mål for sagsbehandlingstider Nedbringelse af sagsbehandlingstiderne Afdelingsledelserne skal i afdelingernes handlingsplaner i forhold til de centrale mål for sagsbehandlingstider udvælge de sagsområder, hvor der er behov for en særlig indsats. Ledelsesforum evaluerer resultatet af indsatsen på 5. Fortsat fokus på nedbringelse af sygefravær (2013-2016) Nedbringelse af sygefraværet Retten i Næstved deltog fra 2011 til 2013 i Moderniseringsstyrelsens sygefraværsprojekt. Embedet vil i 2016 fortsat have fokus på nedbringelse af sygefraværet ved at fortsætte med at udgive månedlige sygefraværsstatistikker til drøftelse i de enkelte afdelinger og ved at sikre, at der afholdes sygefraværssamtaler i overensstemmelse med den lokale sygefraværspolitik. Ledelsesforum følger gennem året udviklingen i sygefraværsstatistikken og fastsætter mål på baggrund heraf. Ledelsesforum drøfter sygefraværet på