Solgårdens Ældreboliger S/I Referat fra organisationsbestyrelsesmøde Torsdag den 10. maj 2012 kl. 15.00 På Solgården, Lundbyesvej 36, Bedsted, Løgumkloster. Mødet kørte sideløbende med bestyrelsesmødet i Ejerforeningen Solgården. Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden... 2 2 Godkendelse af referat... 2 3 Solgårdens Ældreboliger S/I... 2 3.1 Bestyrelsesforhold... 2 3.2 Bestyrelsens kontaktoplysninger... 3 3.3 Bestyrelseshonorar... 3 3.4 Boligselskabets årsregnskab... 3 3.5 Revisionsprotokol... 3 3.6 Bestyrelsens årsberetning... 4 3.7 Godkendelse af styringsrapport... 4 3.8 Boligselskabets budget... 4 3.9 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab... 4 3.10 Valg af webredaktør... 5 3.11 Forvaltningsrevision årlig opfølgning... 5 3.12 Udlejningsforhold... 5 3.13 Digitale syn... 5 3.14 Regulering af indskud ved genudlejning... 6 3.15 Personaleforhold Generel orientering... 7 3.16 Vedtægter... 7 3.17 Forretningsføreraftale genforhandling... 7 4 Boligselskabets afdelinger... 8 4.1 Orientering om driftsforhold... 8 5 Eventuelt... 8 Deltagere fra bestyrelsen: Svend Aage Jacobsen, formand Mathias Knudsen, næstformand Christian Christensen Harry Lund Linda Lassen Tina Eeg Grøhn, observatør Øvrige deltagere: Martin Andresen, Domea Bjarne Brodersen, Ejendomsfunktionen Domea Boligcenter Haderslev, den 16. maj 2012
1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. 2 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 5. maj 2011. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. 3 Solgårdens Ældreboliger S/I 3.1 Bestyrelsesforhold Bestyrelsen har følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Valgt indtil Svend Aage Jacobsen Formand Bruger/pårørende 2013 Mathias Knudsen Næstformand Bruger/pårørende 2012 Irene Andersen Christian Christensen Medlem Vennekredsen 2012 Jytte Baagø Harry Lund Medlem Vennekredsen 2012 Jytte Baagø Linda Lassen Medlem Vennekredsen 2013 Tina Eeg Grøhn Observatør Med Domea som forretningsfører. Afgangsorden indebærer, at Mathias Knudsen, Christian Christensen og Harry Lund er på valg. Det indstilles, at bestyrelsen vælger næstformand og 2 medlemmer til bestyrelsen. Referat: Mathias Knudsen er blevet genvalgt af brugere og pårørende for en ny 2 årig periode til 10.05.14. Vennekredsen havde ikke foretaget valg, så Christian Christensen og Harry Lund repræsenterer fortsat Vennekredsen frem til 31.12.12. Bestyrelsen for Solgårdens Ældreboliger har herefter følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Afgangs år Svend Aage Jacobsen Formand Bruger/pårørende 2013 Mathias Knudsen Næstformand Bruger/pårørende 2014 Irene Andersen Christian Christensen Jytte Baagø Medlem Vennekredsen 2012 Side 2 af 8
Harry Lund Medlem Vennekredsen 2012 Jytte Baagø Linda Lassen Medlem Vennekredsen 2013 Tina Eeg Grøhn Observatør 2013 Med Domea som forretningsfører. 3.2 Bestyrelsens kontaktoplysninger Vedlagt følger oversigt over de kontaktoplysninger som Domea har registreret for bestyrelsens medlemmer. Vi beder det enkelte medlem om at kontrollere egne oplysninger og meddele eventuelle rettelser på mødet. Det indstilles, at eventuelle rettelser meddeles og registreres. Referat: Der er rettelser vedrørende Christian Christensens mailadresse og Tina Eeg Grøhns telefonnummer. 3.3 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2011 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 72,88 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemåls enheder i boligorganisationen og kr. 43,77 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Bestyrelsen har på mødet den 5.05.2011 besluttet, at der ikke skal udbetales honorar. Referat: Ovenstående beslutning fastholdes. 3.4 Boligselskabets årsregnskab Boligselskabets årsregnskab for perioden 01.01.2011 31.12.2011 vedlægges som bilag. Regnskabet udviser et underskud på kr. 105.040. Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 15-16. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet. 3.5 Revisionsprotokol Revisionsprotokol til årsregnskab for boligselskab godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 01.01.2011 31.12.2011 vedlægges som bilag. Side 3 af 8
Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen. 3.6 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning for seneste regnskabsår er optrykt i boligselskabets årsregnskab på side 3. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen. 3.7 Godkendelse af styringsrapport Til brug for den løbende styringsdialog er organisationsbestyrelsen forpligtet til at udarbejde og indsende en årlig rapport om boligorganisationens virksomhed til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisation og afdelinger er vedlagt. Rapporternes økonomiske oplysninger mv. er opdateret ift. tidligere udarbejdede rapporter, mens det overlades til bestyrelsen at gennemgå og tilpasse de mere kvalitative og politisk betonede oplysninger. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne. Styringsrapporten tages dog op til drøftelse igen på næste bestyrelsesmøde, da det forventes at Kommunalbestyrelsen vedtager en ny plejehjemsstruktur. 3.8 Boligselskabets budget Forslag til budget for perioden 01.01.2013 31.125.2013 vedlægges som bilag og indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet. Referat: Der blev ændret på følgende i budgettet, som blev godkendt: Konto 112, andre honorarer nedsættes med kr. 9.000 til kr. 19.000 konto 114, driftsaftaler nedsættes med kr. 10.000 til kr. 80.000, således den samlede stigning pr. 01.01.2013 ændres til kr. 69.000 eller en stigning på 2,21%. Bestyrelsen ønsker også renteindtægten undersøgt kan der evt. sættes en del af formuen ind på en bedre forrentet aftalekonto med 1-3 års opsigelse? Likviditet behovet er afgørende for om det er muligt. 3.9 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Side 4 af 8
Solgårdens Ældreboliger S/I kan vælge 1 repræsentant. Det indstilles, at bestyrelsen udpeger op til 1 repræsentant af sin midte for 1 år. Referat: Bestyrelsen ønsker ikke at deltage, så der blev ikke ingen udpeget. 3.10 Valg af webredaktør Referat: Der blev ikke valgt en webredaktør, da vedkommende skal deltage i et kursus for at kunne opdatere websiderne. Hjemmesiden har følgende web adresse: www.domea.dk/afdelinger/solgaardens-aeldreboliger 3.11 Forvaltningsrevision årlig opfølgning Boligselskabet er underlagt reglerne om forvaltningsrevision og har i den forbindelse godkendt en række målsætninger med konkrete mål. Der henvises til selskabets årsberetning i årsregnskabet, hvor opfølgning og evaluering på forvaltningsrevision er indarbejdet. Det indstilles, at bestyrelsen tager evalueringen til efterretning og godkender at fortsætte med de fastsatte målsætninger og konkrete mål. 3.12 Udlejningsforhold Fraflytningsstatistik for perioden 01.01.2011 31.12.2011 for samtlige afdelinger til orientering. Fraflytningsstatistik for perioden 01-01-2011 til 31-12-2011 Afdeling Antal fraflytninger 95-04 19 Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 3.13 Digitale syn Når en lejlighed fraflyttes starter en proces omkring fraflytningssyn. En proces der involverer mange medarbejdere og leverandører. Det kan gøre det både tidskrævende og dyrt, at en beboer finder et nyt hjem. En fraflytning kan effektiviseres, økonomiseres og gøres sikrere med digitalisering, og derfor har Domeas bestyrelse besluttet at tage det endelig skridt og introducere en it-løsning for flyttesyn blandt Domeas kunder. Et digitalt flyttesyn baserer sig på en opmåling af boligernes nettoarealer og med en database med håndværkernes priser. Ved at lade disse informationer tale sammen kan den ejendomsfunktionær der foretager flyttesynet give en klar vurdering af nødvendige udbedringer på stedet og være sikker på, at der kun betales for de rigtige mængder til de rigtige priser. Side 5 af 8
Erfaringer fra andre boligorganisationer med tilsvarende ordninger peger i retning af en besparelse på 1-3 timers administration pr. flyttesag samt en besparelse på håndværkerudgifter for afdelingen og fraflytteren på 20-25 %. Derfor har Domea gennemført et udbud på et system til digitalisering af flyttesyn og dette har resulteret i en rammeaftale med Årstidernes Arkitekter. Aftalens indhold: Digitalisering med henblik på drifts- og procesoptimering samt økonomiske besparelser Journalisering af eksisterende tegningsmateriale og dokumentation Registrering af lejemål Digitalisering af lejemål og bygninger Udbud med henblik på rammeaftaler med entreprenører Udlejningsmateriale til hjemmesider Priser: Der er 2 forskellige priser alt efter hvor detaljeret man ønsker sin digitalisering skal være. Princip 1.a.0 er en typemodellering, hvor de forskellige typer lejemål i ejendommen registreres og opmåles. Pris kr. 689,00 inkl. moms pr. boligenhed. Princip 1.b.0 er en modellering af hele bebyggelsen med individualisering af hvert eneste lejemål. Pris kr. 1.189,00 inkl. moms pr. boligenhed. I begge modeller gælder det er såfremt der efterfølgende sker ændringer, f.eks. i forbindelse med råderetssager vil det koste kr. 1.400,- pr. ændring. Udover engangsomkostningen pr. boligenhed skal der indkøbes IT-hardware (Ipad, printer og link) til ca. kr. 12-15.000,- pr. ejendomskontor der skal foretage flyttesyn. Hertil vil der kommer en programserviceaftale på kr. 70,- pr. måned pr. bruger. Boligenheder Det er muligt at købe systemet til hele boligorganisationen, men også at fravælge enkelte afdelinger med fx servicearealer, institutioner eller rene erhvervslejemål. Referat: Der ønskes ikke digitalt syn, da selskabet kun har 43 boliger og fordi dette antal måske reduceres som følge af omstrukturering af plejecenteret. 3.14 Regulering af indskud ved genudlejning Regulering af indskud ved genudlejning af familieboliger kan reguleres uden kommunal godkendelse, hvis blot indskuddet efter regulering ikke overstiger kr. 222,00 /m 2 for den enkelte bolig. Det nævnte beløb skal først anvendes fra starten af det regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. december 2011. Beboerindskud reguleres eller indekseres ikke automatisk, og i ældre afdelinger er indskuddet derfor ofte utilstrækkeligt til at dække lejernes forpligtelser overfor afdelingen - herunder udgifter i forbindelse med det lejedes fraflytning. Side 6 af 8
For i videst muligt omfang at sikre afdelingerne økonomisk anbefaler Domea generelt at indskud forhøjes ved fraflytning til kr. 222,00 pr. m 2 i afdelinger, hvor det har relevans. For boligselskabets afdelinger kan de aktuelle indskudsbeløb for familieboliger opgøres som følger: Pkt. 3.18 - Regulering af indskud ved genudlejning Afdeling Indskud/m2/gennemsnit 95-04 (1. rum) 247,00 95-04 (2 rum) 218,00 På baggrund heraf anbefales det, at indskud fremover reguleres ved genudlejning i afdelingerne 95-04. Beslutning om regulering af indskud ved genudlejning kan træffes af organisationsbestyrelsen. Forholdet skal ikke behandles på afdelingsmøde, idet de nuværende beboere ikke berøres af reguleringen (medmindre de på et senere tidspunkt flytter internt i boligorganisationen). Domeas arbejde med beregning og registrering af nye indskudsbeløb for de enkelte boligtyper faktureres overfor boligorganisationen som en tillægsydelse efter medgået tid. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at indskud reguleres ved genudlejning til kr. 222,00 pr. m 2 i afdeling 95-04. Referat: Da der p.t. kun er et spænd på kr. 4,- pr. m 2 ønskes indskud ikke forhøjet. 3.15 Personaleforhold Generel orientering Orientering gives på mødet. Referat: Ejendomsfunktionær Jens Ole Knudsen er kommet tilbage til Solgården og står for pasning af udearealer, have m.v. frem til oktober 2012. 3.16 Vedtægter Godkendte vedtægter underskrives af bestyrelsen. Referat: Vedtægterne blev underskrevet. 3.17 Forretningsføreraftale genforhandling Genforhandling af forretningsføreraftale for perioden 01.01.2012 31.12.2015. Kopi af aftale samt ydelseskatalog vedlægges. Referat: En ny aftale blev drøftet, der var enighed om at drøftelserne genoptages på det næste bestyrelsesmøde den 13. september 2012. Side 7 af 8
4 Boligselskabets afdelinger 4.1 Orientering om driftsforhold Referat: Beslutning om anvendelse af jubilæumsgaven til Solgården udsættes til det er kendt, hvorledes Solgården skal opdeles fremover bl.a. kan det komme på tale at hovedindgangen kan være ved dagcenteret. Der er modtaget tilbud på montering af luft til luft varmepumper i Birkevej 25-43, da disse opvarmes med el radiatorer der kan spares på beboernes el udgifter ved at montere varmepumper. Udgiften ved at montere varmepumper kan dækkes af en forhøjelse af huslejen for disse boliger, som dækkes af besparelsen på el udgifterne. Der indhentes et tilbud mere fra Belø, hvorefter der tages beslutning på bestyrelsesmødet i september. Ejendomsmester Bjarne Brodersen oplyste om ønskede vedligeholdelsesarbejder: Udskiftning af de sidste trævinduer i Solen Udskiftning af trævinduer i indhak ved Solen Vandskuring af mur ved kældernedgang på Birkevej (inkl. reparation af murværk ved personaleindgang) Udskiftning af fortov ved Birkevej 13-23 (der indhentes et tilbud mere) bestyrelsen godkendte igangsættelse af disse arbejder. Et ønske om at fælde birketræerne tæt på bygningen, tages op på næste bestyrelsesmøde. 5 Eventuelt Martin Andreasen orienterede om at Boligselskabet BSB Løgumklosters afdeling i Bedsted (Kirkegade 13 og Lundbyevej 15) har opsamlet et underskud 8 mio. kr., som betyder at huslejeindtægterne ikke kan dække prioritetsydelserne, hvilket betyder at ejendommene kommer tvangsauktion i juni 2012. Det næste bestyrelsesmøde er aftalt til torsdag den 13. september 2012 kl. 15.00 på Solgården. Referatet er godkendt på bestyrelsesmødet den Formandens underskrift Side 8 af 8