IT, HR OG KOMMUNIKATION Guide til ledere i håndtering af afskedigelser HR og Kommunikation 2016 (revideret juni 2017)
Indhold 1. Indledning... 3 2. Afskedigelsesprocessen... 3 2.1 Fase 1, hvor der træffes beslutning om, at der skal gennemføres afskedigelser... 4 2.1.1 Afskedigelser begrundet i institutionens forhold... 4 2.1.2 Afskedigelser begrundet i medarbejderens forhold... 5 2.2 Fase 2, hvor der træffes beslutning om, hvem der skal afskediges... 5 2.2.1 Afskedigelser begrundet i institutionens forhold:... 6 2.2.2 Partshøringsfasen... 6 2.2.3 Afskedigelser begrundet i medarbejderens forhold:... 6 2.3 Fase 3 efter afskedigelsen er effektueret (efter partshøringsperiode og endelig afskedigelse er fremsendt)... 7 2.3.1 Afskedigelser begrundet i institutionens forhold:... 7 2.3.2 Afskedigelser begrundet i medarbejderens forhold:... 7 2.4 Vejledning til varslingssamtale og det efterfølgende forløb... 7 2.4.1 Grundig forberedelse... 7 2.4.2 Selve samtalen... 7 2.4.3 Det efterfølgende forløb... 9 3. Forberedelse og håndtering af drøftelser i det lokale samarbejdsudvalg (bilag 1)... 10 4. Håndtering af ønske fra medarbejderen om afværgeforanstaltninger (bilag 2)... 11 5. Gode råd til processen med varslingssamtaler (bilag 3)... 12 6. Tjekliste i forbindelse med personalereduktioner grundet besparelser / institutionens forhold (bilag 4)... 13
1. Indledning En afskedigelse (uansøgt) er den mest indgribende beslutning, der kan træffes i forhold til et ansættelsesforhold. Det er derfor vigtigt at de personer, som er impliceret i en sådan beslutning kender deres roller og pligter, og at forløbet i en sag om afskedigelse er båret af en høj grad af professionalisme og gennemskuelighed. Det statslige arbejdsmarked er reguleret af regler i forbindelse med beslutninger om offentligt ansattes ansættelsesforhold herunder også uansøgt afskedigelse. Det er naturligvis en forudsætning, at disse regelsæt overholdes i alle sager om uansøgt afskedigelse. Ligeledes er det en forudsætning, at lederne håndterer disse sager med stor omhu og gennemskuelighed, så medarbejderen til enhver tid kender begrundelsen for, at der indledes en sag om afskedigelse. Dette gælder uanset, hvad der måtte ligge til grund for beslutningen: Institutionens forhold (fx besparelser, organisationsændringer, bortfald af opgaver mv.) eller medarbejderens forhold (fx sygdom/fravær, uegnethed, samarbejdsproblemer, grov misligholdelse af arbejdsforholdet mv.). Inden der træffes endelig beslutning om at indlede en afsked, skal leder have forsøgt at afbøde situationen. Er det ikke muligt at undgå afskedigelse, skal der, inden der træffes endelig afgørelse om dette, ske en partshøring på ca. 14 dage (jf. forvaltningsloven), ligesom der skal følges de procedurer, der derudover måtte fremgå af aftaler og overenskomster. Endelig forudsættes det, at tillidsrepræsentanten og/eller evt. bisidder er inddraget igennem hele forløbet, i dét omfang medarbejderen ønsker dette. Al materiale som ligger til grund for beslutningen om uansøgt afskedigelse skal foreligge skriftligt (notatpligt). Dvs. referater fra samtaler, notater mv. som den ansatte løbende bør være gjort bekendt med. Dokumentationen behøver ikke være med underskrift, men kan være en mail der er fremsendt til medarbejderen med samtalens indhold og handlepunkter efterfølgende. Det forudsættes i alle sager om en forventet påtænkt afskedigelse, at lederen så tidligt som muligt kontakter IT, HR og Kommunikation, Jura og Forhandling med henblik på vejledning i den konkrete sag. Der henvises i øvrigt til Moderniseringsstyrelsens håndbog om afskedigelser: http://hr.modst.dk/~/media/publications/2011/haandbog%20om%20afskedigelse/hånd bog%20om%20afskedigelse%202011%20-%20slutversion.ashx 2. Afskedigelsesprocessen Afskedigelsesprocessen kan opdeles i 3 faser: Fase 1, hvor der træffes beslutning om, at der skal gennemføres afskedigelse(r). Fase 2, hvor der træffes beslutning om, hvem der skal afskediges. Fase 3 efter afskedigelsen er effektueret (efter partshøring).
2.1 Fase 1, hvor der træffes beslutning om, at der skal gennemføres afskedigelser 2.1.1 Afskedigelser begrundet i institutionens forhold Afskedigelser begrundet i UCLs forhold er fx nedgang i aktiviteter, budgetbesparelser, ændret organisering, effektiviseringer m.v. I disse situationer skal lederen så tidligt som muligt orientere alle medarbejdere om situationen, og så vidt muligt om konsekvenserne heraf, ligesom lederen skal forberede medarbejderne på den proces der igangsættes. Det anbefales at lederen kontakter IT, HR og Kommunikation, Jura og Forhandling, som det første skridt, når der forventes personalereduktioner i enheden. Sammen med kontaktpersonen fra nævnte team, udarbejdes en detaljeret proces- og tidsplan, ligesom der gives forslag og skabeloner til fx informationsmail til medarbejderne mv. Den første orientering gives i regi af det lokale samarbejdsudvalg (LSU/LAU) (jf. Politik for ansættelse, fastholdelse og fratrædelse 1 ). HSU skal alene inddrages, såfremt der er tale om +30 forventende afskedigelser indenfor samme måned. Se bilag 1 om Forberedelse til og håndtering af LSU/LAU Jf. nævnte politik, vil der efter mødet i LSU/LAU pågå en høringsfase blandt medarbejderne med henblik på, om alternative løsningsmuligheder (afværgeforanstaltninger) kan være med til at reducere antallet af afskedigelser. Det kan aftales i dette samarbejdsudvalg, at der ikke sker høring hvis der er tale om nedlæggelse af konkrete funktioner og/eller arbejdsopgaver i en enhed. Her anbefales en hurtigere proces af hensyn til både de involverede og de tilbageblevne. Da formålet med høringsfasen er at give alle medarbejdere mulighed for at byde ind med alternative løsningsmuligheder, skal der i umiddelbar tilknytning til samarbejdsudvalgsmødet, gives information til alle i enheden om baggrunden for de påtænkte personalereduktioner mv. Denne information bør gives af lederen af enheden på et personalemøde, alternativt via en mail til alle medarbejdere, evt. vedlagt dagsordenspunktet fra mødet. Er der afholdt personalemøde, anbefales det at der ligeledes sendes en mail til medarbejderne med informationen, herunder høringsfristen. I høringsperioden er der mulighed for som medarbejder at tilkendegive hvis en frivillig fratrædelse eller nedsat tid ønskes. Det kan aftales at det sker via en mail til lederen for enheden. Leder opfordres til at søge rådgivning i den konkrete situation hos Jura og Forhandling. Se bilag 2 om Håndtering af ønske fra medarbejder om afværgeforanstaltninger 1. http://esdhweb.ucl.dk/1042421.politik%20for%20ans%c3%a6ttelse,%20fastholdelse%20og%20fratr%c3%a6delse.pdf
Efter udløb af høringsperioden holdes et nyt møde i det lokale samarbejdsudvalg (LSU/LAU), hvor ledelsen fremlægger resultatet af de indkomne forslag i høringsperioden og om det fortsat er nødvendigt at iværksætte personalereduktioner. Der forlægges ligeledes den endelige procesplan. Såfremt det ikke er muligt at holde et fysisk/video møde, kan orienteringen ske via mail til medlemmerne i samarbejdsudvalget. Den samme information skal ledelsen ligeledes give til medarbejderne om den videre proces, herunder proces for indkaldelse til varslingssamtaler. Det kan ligeledes ske enten på et personalemøde og/eller pr. mail. 2.1.2 Afskedigelser begrundet i medarbejderens forhold Afskedigelse må ikke komme uanmeldt, idet der forud for partshøringen skal være pågået en proces med henblik på at rette op på de utilfredsstillende forhold. Forinden indledning af afskedigelse påhviler det lederen gennem aktiv ledelse at forsøge at forebygge afskedigelse, ved fx hurtig indgriben overfor forsømmelser, bidrage til problemløsning, iværksætte kompetenceudvikling og hjælpeforanstaltninger. Tillidsrepræsentanten skal inddrages i processen, i det omfang medarbejderen ønsker det. 2.2 Fase 2, hvor der træffes beslutning om, hvem der skal afskediges Inden der træffes beslutning om at indlede en afskedigelse af en medarbejder, skal leder have afklaret, hvorvidt denne er særligt beskyttet (fx tillidsrepræsentant). Afskedigelse af særligt beskyttede skal være begrundet i tvingende årsager, fx længere tids sygdom, overtrædelse af pligterne som TR, grov optræden mv. Derudover forbyder den forvaltningsretlige lighedsgrundsætning, at man forskelsbehandler på grund af fx køn, etnisk oprindelse og lignende. Ved siden af denne grundsætning gælder der en række særlove, der kan have betydning i forbindelse med afskedigelser. Det drejer sig om ligebehandlingsloven, ligelønsloven, børnepasningsorlovsloven, værnepligtsorlovsloven, forskelsbehandlingsloven, lov om foreningsfrihed på arbejdsmarkedet, deltidsloven mv. Alle indstillinger til uansøgt afsked skal godkendes af rektor. På Lederportalen findes et skema som skal udfyldes på hver medarbejder der indstilles til afsked. Indstillingsskema til afsked kan hentes her: http://mit.ucl.dk/lederportal/dine-medarbejdere/fratraedelser/afsked-2/ (NB! linket kræver et log-in til Lederportalen)
2.2.1 Afskedigelser begrundet i institutionens forhold: Ved udvælgelse af den eller de medarbejdere der skal indstilles til afskedigelse, skal de HSU-aftalte kriterier iagttages. Se mere i Politik for ansættelse, fastholdelse og fratrædelse 2, afsnit 4.6.1. Som en hjælp til denne udvælgelsesfase, kan der på Lederportalen hentes et skema, hvor hver medarbejder indenfor det relevante arbejdsområde kan gives en score ud fra de aftalte kriterier. Hjælpeskema til udvælgelse kan hentes på Lederportalen og her: http://mit.ucl.dk/lederportal/dine-medarbejdere/fratraedelser/afsked-2/ (NB! linket kræver et log-in til Lederportalen) Når personalereduktioner ikke kan undgås, skal ledelsen overfor det lokale samarbejdsudvalg (LSU/LAU) forelægge en tidsplan for den videre proces, herunder afholdelse af varslingssamtaler mv. Selve processen drøftes med tillidsrepræsentanterne, herunder hvordan selve dagen for varslingssamtalerne skal foregå, indkaldelse mv. Varslingssamtaler bør foregå først på ugen og ikke lige før en weekend/ferie. Dette af hensyn til de eventuelle spørgsmål den berørte medarbejder kan have i de følgende dage og hvor det er vigtigt at kunne få kontakt til både TR og ledelse. Såfremt den berørte medarbejder har givet skriftligt samtykke hertil, vil TR få oplysning om navnet på den pågældende medarbejder. Det anbefales at denne samtykkeerklæring medsendes den mail der tilgår den berørte medarbejder, i forbindelse med indkaldelsen til varslingssamtalen. Erklæringen Samtykkeerklæring videregivelse af navn til TR finder du her:http://mit.ucl.dk/viden-og-vaerktojer/lon-og-ansaettelse/fratraedelse/ 2.2.2 Partshøringsfasen Se bilag 3 om Gode råd til processen med varslingssamtaler UCL har en forpligtelse i denne fase til at undersøge om der i andre dele af organisationen, er en mulighed for beskæftigelse af en afskedigelsestruet medarbejder. Jura og Forhandling vil derfor i partshøringsfasen sørge for at der sendes mail ud til andre enheder i UCL, med Chef for IT, HR og Kommunikation som afsender. Her vedlægges et anonymt CV på pågældende medarbejder, såfremt denne ønsker det. Der gøres opmærksom på, at UCLs forpligtelse udelukkende angår omplacering såfremt den anden stilling er indenfor samme fagområde og hvor medarbejderen opfylder de kompetencekrav der er til stillingen. 2.2.3 Afskedigelser begrundet i medarbejderens forhold: Lederen indkalder den pågældende medarbejder til en samtale med opfordring til at medtage en bisidder efter eget valg, fx TR. Samtalen afvikles et sted, hvor det er muligt at bevare anonymiteten. Der er ingen omplaceringspligt, når afskedigelse er begrundet i medarbejderens forhold. 2. http://esdhweb.ucl.dk/1042421.politik%20for%20ans%c3%a6ttelse,%20fastholdelse%20og%20fratr%c3%a6delse.pdf
2.3 Fase 3 efter afskedigelsen er effektueret (efter partshøringsperiode og endelig afskedigelse er fremsendt) 2.3.1 Afskedigelser begrundet i institutionens forhold: Der sker en samlet udmelding til medarbejderne om, hvem der er besluttet afskediget. Dette sker umiddelbart efter at den samlede løsning er fundet for at minimere usikkerheden hos medarbejderne. 2.3.2 Afskedigelser begrundet i medarbejderens forhold: Det drøftes med medarbejderen om der er særlige ønsker til, hvordan udmeldingen skal foregå. Anbefalingen er, at der sker konkret udmelding umiddelbart eller hurtigst muligt efter samtalen. 2.4 Vejledning til varslingssamtale og det efterfølgende forløb 2.4.1 Grundig forberedelse Det er vigtigt at lederen forbereder sig meget grundigt til samtalen, således at denne ved præcist hvordan formidlingen skal foregå og hvad der skal siges. Det er vigtigt at bruge argumenter som medarbejderen kan genkende i selve partshøringsbrevet. Ligesom medarbejderen har en bisidder ved samtalen, bør lederen også have en lederkollega eller en konsulent fra Jura og Forhandling med til samtalen til støtte og sparring. 2.4.2 Selve samtalen Det er vigtigt, at leder formulerer sig klart og uden omsvøb, så medarbejderen forstår, at beslutningen ikke er til debat, dvs. gå lige til sagen uden lange sætninger og small-talk. Pas på med ikke at glatte ud til slut i samtalen det kan bringe forvirring i budskabet. Til samtalen kan det anbefales at følgende emner berøres, udover begrundelsen for afskedigelsen: Muligheden for at komme med en indsigelse til afskedigelsesgrundlaget, herunder fristen herfor (ca. 14 dage og dato er noteret i partshøringsbrevet). En kort og præcis redegørelse for baggrunden for indstillingen og for processen, der er gået forud (fx udvælgelseskriterierne). Sig ikke andet og mere om begrundelsen, end det medarbejderen kan læse i partshøringsbrevet begrundelsen og hele begrundelsen for indstillingen står i partshøringsbrevet og det kan mudre den videre proces, hvis der under samtalen er kommet supplerende, mundtlige begrundelser. Orientering om den videre proces herunder, at der nu starter en partshøringsperiode, hvad en høringsperiode er og at en egentlig afskedigelse tidligst vil ske efter udløb af denne. (vær klar med oplysning om længden af opsigelsesvarslet sådan, at medarbejderen kan få svar på, hvornår den forventede fratrædelsesdato vil være). Orientering om at andre ledere i UCL vil blive hørt om der er beskæftigelsesmuligheder i en anden enhed. derfor opfordres medarbejderen til at indsende et CV. Det er op til medarbejderen om dette skal være anonymt. Giv en frist på et par dage.
Oplysning om eventuelle supportmuligheder (dialog med tillidsrepræsentant, mulighed for anvendelse af psykologisk rådgivning, at du som leder står til rådighed for støtte etc). Aftale hvorledes øvrige medarbejdere/kolleger orienteres; der kan være individuelle hensyn og ønsker der bør tages højde for. Det er vigtigt for den berørte at få svar på hvornår kolleger ved hvem der er indstillet til afsked. Hvis leder skal informere øvrige kolleger i partshøringsperioden om hvem der er blevet peget på, skal det være aftalt med medarbejderen. Ellers er det medarbejderen selv der kan informere kolleger - leder har tavshedspligt i forhold til medarbejderens navn i hele partshøringsperioden. Er der tale om en enkeltstående varsling, som andre medarbejdere i udgangspunkt ikke har kendskab til, er der ikke et tilsvarende behov for at orientere andre om indstillingen til afskedigelse. Her vil medarbejderens personlige ønsker derfor kunne imødegås herunder et ønske om, at en orientering først sker, når en eventuel afskedigelse er sket. Vær tydelig i forhold til, at hvis I aftaler, at der ikke skal ske en orientering af andre, så gælder løftet om tavshed for begge parter. Opfordring til at tage kontakt til den faglige organisation, såfremt medarbejderen ikke har nogen repræsentation af en TR. Orientere om muligheden for et møde med TR og ledelse efter høringsfristens udløb, hvor det aftales hvorledes opsigelsesperioden skal forløbe (kompetenceudvikling, frihed til jobsøgning, evt. støttemuligheder, fratrædelsessamtale, afslutning med kolleger mv.) Orientere om muligheden for en samtale med en HR konsulent fra IT, HR og Kommunikation, med henblik på hjælp til at komme videre, hjælp til ansøgning mv. På Lederportalen findes en pjece der kan udleveres til medarbejderen. Pjecen Hjælp til afskediget medarbejder kan hentes her: http://mit.ucl.dk/lederportal/dinemedarbejdere/fratraedelser/afsked-2/ (NB! linket kræver et log-in til Lederportalen) Afslut samtalen med at sikre at medarbejderen har forstået budskabet i samtalen. Saml herefter op på de vigtigste punkter sådan, at alle i rummet er klar over, hvad der herefter skal ske og er aftalt. Aftalt eventuelt en opfølgningssamtale inden for kort tid. Mennesker reagerer vidt forskelligt i sådanne situationer. Forvent gråd, apati, fornægtelse, hidsighed, vrede eller en kombination. Hvis medarbejderen reagerer meget følelsesbetonet på beskeden, bør lederen sikre sig, at medarbejderen har fået nogenlunde styr på sine følelser, inden samtalen afsluttes. Hvis medarbejderen er i krise, må leder sørge for, at nogen samler op en kollega, medarbejderens ægtefælle/kæreste, HR-konsulent eller måske læge. Hvis lederen forudser at det vil påvirke de berørte medarbejdere og de øvrige kolleger meget voldsomt, er der mulighed for, via Crecea, at rekvirere en krisepsykolog som kan være til stede, dels i forbindelse med selve varslingssamtalerne, men også i løbet af dagen hvor de medarbejdere der måtte have behov herfor, kan få en snak med psykologen. Leder bør endvidere vise forståelse for reaktionen og gøre det klart for medarbejderen, at leder vil behandle samtalens forløb fortroligt. Giv medarbejderen fri, resten af dagen, hvis denne ønsker det.
2.4.3 Det efterfølgende forløb Dagen derpå: Tag fra dagens start en snak med medarbejderen og følg op på forløbet og fornem reaktionen (Pas på berøringsangsten og få den første snak overstået godt, så bliver det hele meget nemmere). Leder og TR skal i fællesskab understøtte beslutningen. Såfremt afskedigelsen effektueres efter partshøringsperioden, inviteres til en opfølgningssamtale med medarbejderen og læg i samarbejde en plan for forløbet frem til fratrædelse Informér den/de opsagte om, at de efter aftale med lederen om tidsforbrug, har frihed til at søge ledige stillinger, skrive ansøgninger, samt at gå til samtale.
BILAG 1 3. Forberedelse og håndtering af drøftelser i det lokale samarbejdsudvalg (bilag 1) Hvad? Udarbejd en skriftlig information om de omstændigheder begrundet i UCL s forhold (aktiviteter, økonomi, organisering, effektiviseringer m.v.), der kan betyde at det er nødvendigt at reducere i antallet af medarbejdere, samt hvad der hidtil er taget af initiativer for at imødegå denne situation. Angiv hvilke mulige scenarier der kan være i den konkrete situation, og hvilke overvejelser man fra ledelsesside gør sig i den forbindelse. Vær tydelig omkring vilkår der ikke står til at ændre, dvs. den besparelse der er påkrævet og dermed den ramme, der er for drøftelserne med samarbejdsudvalget. Nævn konkret hvor det er at medarbejdernes synspunkter og forslag kan indgå og dermed påvirke den endelige beslutning, fx ved ønsker om nedsat tid, frivillig fratrædelse mv. Hvornår? Så snart det står klart at en reducering af medarbejdere er en nødvendighed for at imødekomme et besparelseskrav, bør der forberedes og indkaldes til et (ekstraordinært) møde i det lokale samarbejdsudvalg. Samtidig er det afgørende for et tillidsbaseret samarbejde, at drøftelserne foregår på et tidspunkt, hvor den endelige beslutning stadig kan påvirkes af synspunkter og forslag fra medarbejdersiden. Hvordan? Drøft i forbindelse med udarbejdelsen af dagsordenen formen og rammerne for punktets behandling med formand og næstformand for udvalget. Er det et åbent eller lukket dagsordenspunkt? Hvor lang tid skal der afsættes for at sikre en grundig drøftelse? Hvad er formålet med punktets behandling? Afslut drøftelsen med en opsamling, der tydeliggør, hvad der vil ske herefter; dvs. hvor lang høringsperiode til at finde alternativer til besparelser? Hvordan håndteres de eventuelle forslag der kommer ind? Aftal dato for nyt møde i udvalget (eller dato for hvornår mail skal udsendes med info) hvor der informeres om de indkomne alternative besparelsesforslag og om det endelige antal medarbejdere der skal indstilles til afskedigelse.
BILAG 2 4. Håndtering af ønske fra medarbejderen om afværgeforanstaltninger (bilag 2) Formål Formålet med at indgå en aftale med en medarbejder om frivillig fratrædelse eller nedsættelse af arbejdstiden. Det er derfor vigtigt som leder at have et klart billede af, hvad der kan afværge en afskedigelse og hvad, der ikke vil hjælpe. Med i disse overvejelser kan indgå hensyn til den fortsatte drift, muligheden for fortsat at varetage de nødvendige funktioner, fastholdelse af nødvendige kompetencer mv. Italesættelse Når en medarbejder henvender sig fx pr. mail, aftales et uformelt dialogmøde mellem leder og medarbejder. Få kommunikeret tydeligt, at der er tale om en uformel dialog om at indgå aftale om frivillig fratrædelse eller nedsættelse af arbejdstiden. En henvendelse/et ønske herom fra en medarbejder er således ikke ensbetydende med, at en aftale kan indgås. Det er i orden at tilkendegive, at enheden er nødt til samlet at kigge på de henvendelser, der indkommer, inden der kan tages stilling til den enkeltes ønske. Der vil således være situationer, hvor et tilbud om at indgå aftale ikke kan accepteres. Tidsramme Opfordringen til at fremsætte tilbud/ønske om at indgå aftale skal ske i forbindelse med det personalemøde (evt. mail) der holdes i umiddelbar tilknytning til mødet i LSU/LAU. Her vil en frist for afgivelse af ønske om en aftale ligeledes skulle meldes ud. Det anbefales at høringsperioden bliver så lang at den reelt giver tid til overvejelserne. En aftale skal være færdigforhandlet inden det endelig meddeles det samlede antal personalereduktioner. Indgåelse af aftaler Er der ønske om en frivillig fratrædelsesaftale, kan leder få udarbejdet et udkast til en konkret aftale, herunder beregning mv. ved Jura og Forhandling. Det er Chef for IT, HR og Kommunikation der har forhandlingskompetencen til at indgå denne type aftaler.
BILAG 3 5. Gode råd til processen med varslingssamtaler (bilag 3) Det er svært at indkalde en medarbejder til en varslingssamtale på en god måde. Derfor er det vigtigt at drøfte med den/de relevante tillidsrepræsentanter, hvordan det i den konkrete situation skal foregå. Vær opmærksom på at en indkaldelse til en samtale med tilbud om at medbringe en bisidder altid vil give anledning til uro og spekulation hos den indkaldte. Derfor bør der ikke være mere end et døgn mellem indkaldelsen og samtaletidspunktet (og aldrig en weekend imellem). Jf. politikken 3 skal ledelsen forelægge en tidsplan for processen med bl.a. varslingssamtalerne. Tidspunktet hvor de berørte medarbejdere kan forvente at blive indkaldt til en varslingssamtale, skal derfor meldes ud til alle. Samtidig bør der være lavet en aftale med den/de relevante tillidsrepræsentanter om, hvordan de berørte medarbejdere bliver indkaldt til varslingssamtaler. Her vil der være flere overvejelser: hvordan skal indkaldelsen ske - Personligt/telefonisk/via mail hvor skal medarbejderen være ved modtagelsen af indkaldelsen Skal alle medarbejdere være på arbejdspladsen på et bestemt tidspunkt, eller skal medarbejderne blot være tilgængelige på telefon eller mail hvornår skal indkaldelsen ske Skal det være i arbejdstiden, eller skal det være uden for arbejdstiden og i givet fald hvornår (om morgenen inden samtalen senere på dagen eller om eftermiddagen/aftenen før) hvor skal samtalerne holdes - Et neutralt sted på fx Campus anbefales, så medarbejderen ikke skal gå forbi kendte kolleger skal der være krisepsykolog til stede på dagen til støtte både for de berørte og de tilbageblevne medarbejdere? Den mest anvendte model i UCL er, at de berørte medarbejdere bliver indkaldt via mail, der sendes på et bestemt tidspunkt uden for arbejdstiden, fx om morgenen, sådan, at medarbejderen selv kan afgøre, hvor og sammen med hvem vedkommende vil være, når mailen læses. Vær her opmærksom på, at det er MEGET VIGTIGT, at en mail bliver afsendt præcist på det tidspunkt, der er meldt ud. Selv få minutters forsinkelse kan få en medarbejder til at ånde lettet op og dermed blive ekstra hårdt ramt, når mailen kommer få minutter senere. 3. http://esdhweb.ucl.dk/1042421.politik%20for%20ans%c3%a6ttelse,%20fastholdelse%20og%20fratr%c3%a6delse.pdf
BILAG 4 6. Tjekliste i forbindelse med personalereduktioner grundet besparelser / institutionens forhold (bilag 4) Før møde i samarbejdsudvalget Varsko dine medarbejdere (+ TR) så snart du har en forventning om at personalereduktioner ikke kan undgås fx på et personalemøde, nyhedsmail etc. (uden at du kan sige noget konkret om omfang) Tag kontakt til HR Jura for rådgivning i den konkrete sag Indkald medlemmer af LSU/LAU til ekstraordinært møde Indkald medarbejderne i enheden til personalemøde (informationsmøde) i umiddelbar tilknytning til LSU/LAU (evt. med video til andre lokationer) Udarbejd dagsordenspunkt med baggrunden for de forventede personalereduktioner På mødet i samarbejdsudvalget Drøfte alternative løsningsmuligheder, input til proces- og tidsplan Aftal om der skal være en høringsfase Aftal tidspunkt for ledelsens tilbagemelding til LSU/LAU efter høringsfase (fysisk møde/videomøde/infomail mv.) samt til medarbejderne Efter møde i samarbejdsudvalget Afhold personalemøde Send info mail til alle medarbejdere, evt. vedlagt dagsordenspunktet og tidsplan (høringsfrist), samt spørgsmål og svar fra mødet Indkomne ønsker i høringsperioden, drøftes med HR Jura hvis det omhandler en konkret medarbejder (HR Jura udarbejder forslag til en aftale, fx fratrædelse) Benyt Hjælpeskema til udvælgelse til at finde frem til hvilken medarbejder der bedst kan undværes. Skemaet ligger på Lederportalen http://mit.ucl.dk/lederportal/dinemedarbejdere/fratraedelser/afsked-2/ (NB! linket kræver et log-in til Lederportalen). Skemaet skal udfyldes for de medarbejdere der er i den gruppe/team/enhed hvor det vurderes at der kan undværes ressourcer (dvs. der er opgaver der kan effektueres, bortfalde, flyttes til anden enhed/team etc.). Husk at udfylde skemaet Indstilling til uansøgt afsked, når det er besluttet hvem der skal indstilles til afsked. Skemaet ligger på Lederportalen og du kan hente skemaet her: https://secure-mit.ucl.dk/jura-og-forhandling/indstilling-til-uansogt-afsked/ (NB! linket kræver et log-in til Lederportalen).