Bilag 17, Forpligtelser ved ophør

Bilag 17, Forpligtelser ved ophør Version Ændringer Dato 2.1 Rettet i: 06-02-2014 - Punkt 1 - Punkt 2 - Krav 17.1 - Krav 17.2 - Krav 17.3 - Krav 17.5 - Krav 17.6 - Krav 17.7 - Krav 17.8 - Krav 17.11 - Krav 17.12 - Krav 17.13 - Krav 17.14 - Krav 17.17 - Krav 17.18 - Krav 17.21 - Krav 17.22 - Krav 17.25 - Krav 17.26 - Krav 17.27 fjernet - Krav 17.28 - Krav 17.29 - Krav 17.30 - Krav 17.34 - Krav 17.35 tilføjet - Vejledning til

2 udfyldelse - Complianceliste 3.0 Ophøjet til version 3.0 10-02-2014

3 INDHOLDSFORTEGNELSE VEJLEDNING TIL UDFYLDELSE... 4 1. INDLEDNING... 6 2 LEVERANDØRENS FORPLIGTELSER VED HJEMTAGELSE ELLER OVERDRAGELSE... 7 2.1 Generelle krav... 7 2.2 Ophør af Ydelser vedrørende Leverancen og Selvstændige Opgaver... 9 2.3 Ophør af Ydelser vedrørende vedligeholdelse og support... 10 2.4 Ophør af ydelser vedrørende Drift... 11 3 UDARBEJDELSE AF OPHØRSPLAN... 11 4 FORPLIGTELSE TIL LOYALT AT BISTÅ KUNDEN I FORBINDELSE MED ET EVENTUELT GENUDBUD AF YDELSER OMFATTET AF KONTRAKTEN... 13 5 RETURNERING AF KUNDENS MATERIALE, UDSTYR OG HARDWARE MV.... 14 6 VEDERLAG... 14 COMPLIANCESKEMA... 16

4 Vejledning til udfyldelse De behov, som tilbuddet skal dække, er klassificeret og beskrevet som krav. Alle krav er indsat i en kravskabelon, hvor selve kravet fremgår af feltet Kravbeskrivelse. Kravtitel og Kravområde er vejledende information til tilbudsgiver som har til formål at danne grundlag for en logisk gruppering af krav. I feltet Delleverance angives vejledende, hvilken eller hvilke bestemte Delleverancer eller Optioner, kravet vedrører. For krav som vedrører alle dele af Projektet angives ingen værdi i feltet Delleverance. Kravtypen kan antage en af følgende værdier: Kravtype Markering af kravtype Betydning Mindstekrav Værdi: MK Mindstekrav skal opfyldes uden forbehold for, at et tilbud kan være konditionsmæssigt Prioriteret krav Værdi: PK Prioriterede krav har stor betydning for opfyldelse af de forretningsmæssige mål, og tillægges derfor særlig vægt ved vurdering af de afgivne tilbud. Krav Værdi: K Almindelige krav, som bidrager til opfyldelse af de forretningsmæssige mål. Tilbudsgiver kan angive alternative forslag til disse krav i form af forbehold. For krav som stilles til Agile Delleverancer, angives i feltet Agil kravtype, om kravet er et Absolut Krav eller et Øvrige Krav som defineret i Bilag 0. Alle krav er nummereret på 2. niveau, med foranstillet bilagsnummer, jf. nedenstående eksempel: Kravnr. 1.1 Kravtitel Eksempel på krav Kravtype K Kravområde Eksempel Agil kravtype Øvrige Delleverance krav Kravbeskrivelse Leverandøren skal tage dette krav til efterretning Vejledende tekst i bilag I bilagene er der imellem de konkrete krav visse steder indføjet vejledende tekst. Vejledende tekst er unummereret generel tekst til tilbudsgivers orientering. Dette illustreres med følgende eksempel: Dette bilag indeholder Kundens specifikation af krav til Systemets funktion og virkemåde.

5 Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse Tekst omgivet af firkantede parenteser og angivet med fed og kursiv skrift er vejledende tekst til tilbudsgiver om, hvad tilbudsgiver med egne ord skal beskrive i tilbuddet. Dette illustreres med følgende eksempel: [Tilbudsgiver beskriver opfyldelsen af kravet i underbilag X.X.] Angivelse af kravsopfyldelse Alle bilag, som indeholder krav til Leverandøren, afsluttes med et complianceskema, hvor tilbudsgiver skal angive hvilke krav, der opfyldes af det afgivne tilbud, og om der er taget forbehold i form af ændring af kravteksten. Ved udfyldelsen af complianceskemaerne placeret sidst i bilaget skal tilbudsgiver for hvert krav angive med afkrydsning, om kravet er opfyldt, om kravet er opfyldt med forbehold i form af ændret kravtekst, eller om kravet ikke er opfyldt. Eksempel på udfyldt complianceskema: Krav nr. Kravet er opfyldt Kravet er opfyldt med forbehold i form af ændret kravtekst Kravet er ikke opfyldt Delkriterie 1.1 X Tidsplan 1.2 X Tidsplan 1.3 X Tidsplan 1.4 X Såfremt et krav er opfyldt uden forbehold skal tilbudsgiver angive dette ved afkrydsning i complianceskemaet ud for det aktuelle kravnummer og Kravet er opfyldt. Mindstekrav er i complianceskemaerne markeret med grå og er på forhånd afkrydset i kolonnen "Kravet er opfyldt", idet enhver anden afkrydsning fører til, at tilbuddet er ukonditionsmæssigt. Såfremt tilbudsgiver tager forbehold til et krav, der ikke er et mindstekrav, indarbejdes forbeholdet direkte i kravteksten som en ændring af denne. Ændringen skal være markeret med ændringsmarkering. Der sættes herudover kryds i complianceskemaet ud for det aktuelle kravnummer i kolonnen Kravet er opfyldt med forbehold i form af ændret kravtekst. Der kan herudover henvises til evt. yderligere bilagsmateriale/dokumentation, der er vedlagt tilbuddet. Såfremt tilbudsgiver vil angive at et krav ikke er opfyldt, skal tilbudsgiver angive dette ved afkrydsning i complianceskemaet ud for det aktuelle kravnummer og i kolonnen Kravet er ikke opfyldt.

6 I complianceskemaets højre kolonne fremgår det, hvilket delkriterie, jf. udbudsbetingelsernes punkt 4, det pågældende krav er relateret til. 1. Indledning Ved ophør af Kontrakten er Leverandøren forpligtet til at levere de ydelser, der fremgår af Kontrakten, herunder til i rimeligt og nødvendigt omfang at bistå Kunden i forbindelse med Kundens hjemtagelse og/eller ved Kundens overdragelse til andre leverandører eller myndigheder, jf. Kontraktens punkt 43. I dette bilag anvendes Tredjemand som samlebetegnelse for andre leverandører eller myndigheder, til hvem Kunden måtte overdrage Leverandørens ydelser efter Kontrakten til. Forpligtelserne, der er anført i dette bilag udgør ikke en udtømmende beskrivelse af, hvorledes Leverandøren opfylder det i Kontraktens punkt 43 anførte krav om i rimeligt og nødvendigt omfang at bistå Kunden.

7 2 Leverandørens forpligtelser ved hjemtagelse eller overdragelse 2.1 Generelle krav Kravnr. 17.1 Kravtitel Leverandørens medvirken ved ophør Kravbeskrivelse Hvor det i bilaget ikke er angivet, hvornår Leverandørens ophørsforpligtelse opstår, sker dette på tidspunktet for henholdsvis afgivelse af meddelelse om ophævelse, meddelelse om overdragelse af Kontrakten, jf. Kontraktens punkt 41.1, eller varsel om udtræden. Leverandørens ophørsforpligtelse ophører når hjemtagelsen og/eller overdragelsen er effektueret, med mindre andet fremgår af dette bilag. Effektuering er sket, når Kunden giver Leverandøren Meddelelse herom. Timebaseret ophørsydelse: Leverandøren har ansvaret for den overordnede styring af de aktiviteter og opgaver, der er nødvendige og hensigtsmæssige for hjemtagelsen og/eller overdragelsen af Systemet og Ydelserne efter Kontrakten. Kravnr. 17.2 Kravtitel Rådgivning om aktiviteter Leverandøren skal rådgive Kunden om, hvilke aktiviteter og opgaver der er nødvendige og hensigtsmæssige for hjemtagelsen og/eller overdragelsen af Systemet og Ydelserne efter Kontrakten. Kravnr. 17.3 Kravtitel Leverandørens initiativpligt Medmindre andet er aftalt har Leverandøren initiativpligten i forbindelse med de aktiviteter og opgaver, der er nødvendige og hensigtsmæssige for hjemtagelsen og/eller overdragelsen af Systemet og Ydelserne efter Kontrakten. Kravnr. 17.4 Kravtitel Undgåelse af afbrydelser Kravbeskrivelse Hjemtagelse eller overdragelse skal ske så afbrydelser og forringelser af Leverandørens Ydelser efter Kontrakten så vidt muligt undgås. Kravnr. 17.5 Kravtitel Ophørsleder

8 Kravbeskrivelse Timebaseret ophørsydelse: Leverandøren og Kunden udpeger hver en ophørsleder. Leverandørens ophørsleder er ansvarlig for, at Leverandøren og dennes medarbejdere og underleverandører opfylder nærværende bilag. Alle Meddelelser vedrørende afviklingen af Leverandørens forpligtelser efter Kontraktens punkt 43 og dette bilag foregår mellem Leverandøren og Kundens ophørsleder. Kravnr. 17.6 Kravtitel Ophørsorganisation Leverandøren skal etablere en ophørsorganisation, som har til formål at sikre succesfuld gennemførelse af Leverandørens overdragelse af ansvaret for Systemet. Leverandøren skal stille relevante og nødvendige ressourcer med indgående kendskab til Systemet til rådighed i forbindelse med Kundens hjemtagelse og/eller overdragelse af Ydelser(ne) efter Kontrakten. Denne forpligtelse gælder også eventuelle underleverandører, som tillige er forpligtet til loyalt at medvirke til Kundens hjemtagelse og/eller overdragelse af Ydelser(ne) efter Kontrakten. Leverandøren skal stille ressourcerne til rådighed ved Kundens meddelelse om, at overdragelsen skal iværksættes. Kravnr. 17.7 Kravtitel Overførsel af viden Leverandøren skal afholde workshops med Kunden og/eller tredjemand med henblik på effektiv overførsel af viden. Det skal fremgå af ophørsplanen: Hvor mange workshops, der skønnes nødvendigt Emne for den enkelte workshop Hvilke nøglepersoner fra Leverandøren, der skal afgive viden Hvilke roller fra den overtagende leverandør, der skal deltage i workshops Kravnr. 17.8 Kravtitel Samarbejde med tredjemand Leverandøren skal samarbejde med en eventuel tredjemand i det omfang dette er nødvendigt for at sikre en hensigtsmæssig overdragelse.

9 Kravnr. 17.9 Kravtitel Udlevering af dokumentation Kravbeskrivelse Leverandøren skal med et varsel på 15 Arbejdsdage samle og udlevere al Dokumentation til Kunden, som Kunden har krav på efter Kontrakten. Kravnr. 17.10 Kravtitel Udlevering af specifikationer Kravbeskrivelse Leverandøren skal med et varsel på 15 Arbejdsdage udlevere specifikationer til Kunden over alt anvendt Programmel, hardware mv. Kravnr. 17.11 Kravtitel Udviklings- og testmiljøer Kravbeskrivelse Leverandøren skal medvirke loyalt til Kundens hjemtagelse og/eller overdragelse af udviklings- og testmiljøer, jf. Kontraktens punkt 43. Timebaseret ophørsydelse: Leverandøren skal herunder rådgive Kunden og/eller tredjemand om eventuelle krav til Kundens/tredjemands it-miljø, hvis Kundens hjemtagelse og/eller overdragelse af udviklings- og testmiljøer forudsætter opfyldelse heraf. Kravnr. 17.12 Kravtitel Bistand til implementering af udviklings- og testmiljøer Leverandøren skal bistå Kunden i forbindelse med Kundens og/eller Tredjemands indlæsning, testning og implementering af udviklings- og testmiljøerne. Kravnr. 17.13 Kravtitel Redegørelse for retablering Leverandøren skal redegøre for de aktiviteter og processer, Leverandøren anvender i forbindelse med Leverandørens reetablering af forholdene vedrørende eventuelle tidligere Delleverancer, der ikke omfattes af Kontraktens ophør. 2.2 Ophør af Ydelser vedrørende Leverancen og Selvstændige Opgaver Kravnr. 17.14 Kravtitel Liste over udviklingsopgaver

10 Leverandøren skal udarbejde en liste over igangværende udviklingsopgaver og aktiviteter og fremsætte forslag til, hvorledes disse overdrages eller afsluttes. Kravnr. 17.15 Kravtitel Fejlliste med særlig afhjælpningsfrist Kravbeskrivelse Leverandøren skal udarbejde en liste indeholdende alle Fejl, for hvilke der er aftalt en særlig afhjælpningsfrist, jf. Kontraktens punkt 9 og 30 samt bilag 14. Listen skal for hver Fejl mindst omfatte: - Beskrivelse af Fejlen - Registreringstidspunkt - Kilde til Fejlen (anmelder eller tilsvarende) - Status, herunder oplysning om, hvorvidt Fejlen er afhjulpet - Diagnostiseringstiltag, som er udført eller påtænkt - Udbedringstiltag, som er udført eller påtænkt - Øvrige relevante oplysninger om Fejlen 2.3 Ophør af Ydelser vedrørende vedligeholdelse og support Kravnr. 17.16 Kravtitel Fejlliste uden særlig afhjælpningsfrist Kravbeskrivelse Leverandøren skal udarbejde en liste indeholdende alle Fejl, som er eller skal rettes i overensstemmelse med de i vedligeholdelsesordningen fastsatte frister, jf. Kontraktens punkt 9 og bilag 7. Listen skal for hver Fejl mindst omfatte: - Beskrivelse af Fejlen - Registreringstidspunkt - Kilde til Fejlen (anmelder eller tilsvarende) - Status, herunder oplysning om, hvorvidt Fejlen er afhjulpet - Diagnostiseringstiltag, som er udført eller påtænkt - Udbedringstiltag, som er udført eller påtænkt - Øvrige relevante oplysninger om Fejlen Kravnr. 17.17 Kravtitel Support efter overdragelse Leverandøren skal yde support til Kunden eller tredjemand efter Kundens valg i en periode på 30 kalenderdage efter hjemtagelsen/overdragelsen er

11 effektueret. Kravnr. 17.18 Kravtitel Support efter ophør Efter Kontraktens ophør skal Leverandøren stå til rådighed for eventuelle supportsager fra Kunden og/eller tredjepart i en periode på op til 60 kalenderdage. 2.4 Ophør af ydelser vedrørende Drift Kravnr. 17.19 Kravtitel Overdragelse af driftsmiljø Kravbeskrivelse Leverandøren skal loyalt medvirke til hjemtagelse og/eller overdragelse af Systemet til andet driftsmiljø installeret hos Kunden eller tredjemand efter Kundens valg. Kravnr. 17.20 Kravtitel Anvendelse af infrastruktur Kravbeskrivelse Leverandøren skal tillade, at Leverandørens infrastruktur anvendes til at understøtte overgangen til en ny leverandør, herunder ved parallelt drift. Kravnr. 17.21 Kravtitel Overførsel af data Leverandøren skal medvirke til, at relevante data fra Systemet overføres til Kunden eller den overtagende leverandør, og at de overførte data svarer til produktionsdata hos Leverandøren. Relevante data omfatter men er ikke begrænset til oplysninger om brugere, rettigheder, abonnementer, systemkonfiguration og metadata. 3 Udarbejdelse af ophørsplan Kravnr. 17.22 Kravtitel Ophørsplan Kravbeskrivelse Leverandøren skal inden Kundens Overtagelse af den førstkommende af Delleverance 2 og Delleverance 3 udarbejde en ophørsplan, der fastlægger de aktiviteter og processer, der skal gennemføres med henblik på

12 hjemtagelse/overdragelse Systemet. Kunden skal senest 5 Arbejdsdage efter modtagelse af ophørsplanen meddele Leverandøren, om planen kan godkendes. Meddelelsen skal indeholde en beskrivelse af årsagerne til forkastelse af planen. Hvis planen ikke godkendes, skal Leverandøren udarbejde og fremsende en revideret plan senest 15 Arbejdsdage efter modtagelse af Kundens meddelelse. Kravnr. 17.23 Kravtitel Indhold af ophørsplan Kravbeskrivelse Leverandørens ophørsplan skal som minimum indeholde følgende: a. En beskrivelse af processen for overførsel af ansvaret for Kontraktens Ydelser til Kunden og/eller tredjemand, herunder overførsel af Dokumentation og data. b. En beskrivelse af processen for afsondring og adskillelse af Kundens System fra Leverandørens. c. En redegørelse for omfanget af Leverandørens ophørsydelser, herunder en estimering af omkostningerne forbundet hermed. d. Den forudsatte medvirken fra Kunden og/eller den overtagende leverandør. e. En tidsplan for udførelsen af Leverandørens ophørsydelser. Kravnr. 17.24 Kravtitel Opdatering af ophørsplan Kravbeskrivelse Leverandøren er forpligtet til med et varsel fra Kunden på 20 Arbejdsdage at opdatere ophørsplanen. Kravnr. 17.25 Kravtitel Afprøvning af ophørsplan Kravbeskrivelse Leverandøren skal i ophørsplanen beskrive, hvordan ophørsplanen kan afprøves. Afprøvningen skal sandsynliggøre, at det er muligt at effektuere ophørsplanen, herunder mindst: - At udskille Systemet, jf. punkt b. i krav 17.23 - Test af overensstemmelse mellem data overført til Kunden og de data, der er registreret i Leverandørens installation - Udlevering af dokumentation og specifikationer i henhold til krav 17.9 og krav 17.10 - Udlevering af fejlliste som krævet - Bemanding af ophørsorganisation - Listning af udstyr mv. til returnering Der skal gennemføres en afprøvning af ophørsplanen indenfor de første seks måneder efter Kundens Overtagelse af den sidstkommende af

13 Delleverance 2 og Delleverance 3. Leverandøren skal senest 15 Arbejdsdage efter gennemførelse af afprøvningen fremsende en afprøvningsrapport til Kunden, som på den baggrund godkender eller forkaster afprøvningen senest 5 Arbejdsdage efter modtagelse af afprøvningsrapporten. Hvis prøven ikke godkendes som bestået, er Leverandøren forpligtet til efter Kundens anvisning at revidere ophørsplanen og gentage afprøvningen seneste 40 Arbejdsdage efter Kundens godkendelse af den reviderede ophørsplan. 4 Forpligtelse til loyalt at bistå Kunden i forbindelse med et eventuelt genudbud af ydelser omfattet af Kontrakten Kravnr. 17.26 Kravtitel Undersøgelsesadgang ved genudbud Leverandøren skal stille relevante og nødvendige ressourcer til rådighed for Kunden i forbindelse med et genudbud af Kontraktens Ydelser. Leverandøren skal herunder give potentielle tilbudsgivere adgang til at foretage undersøgelser af tekniske forhold af betydning for tilbudsgivernes tilbudsafgivelse. Kravnr. 17.27 Kravtitel Fjernet Kravtype Kravbeskrivelse Kravområde Kravet er fjernet Kravnr. 17.28 Kravtitel Samarbejde om overtagelse Kravbeskrivelse Leverandøren skal loyalt samarbejde med Kunden og Kundens overtagende Leverandør i forbindelse med selve overtagelsen af ansvaret for Systemet og Kontraktens Ydelser. Timebaseret ophørsydelse: Leverandøren skal herunder komme med input til en overtagelsesplan og risikohåndteringsplanen udarbejdet af den overtagende leverandør.

14 5 Returnering af Kundens materiale, udstyr og hardware mv. Kravnr. 17.29 Kravtitel Returnering af materiale Leverandøren skal returnere alt materiale, udstyr og hardware mv., der tilhører Kunden, herunder alle data og it-miljøer tilhørende Kunden. Kravnr. 17.30 Kravtitel Specifikation af returneret materiale Leverandøren skal udarbejde specifikationer over det udleverede. Kravnr. 17.31 Kravtitel Sletning af data Kravbeskrivelse Leverandøren skal afinstallere og uigenkaldeligt slette data tilhørende Kunden fra Leverandørens computere, servere og øvrige lagringsenheder mv. Kravnr. 17.32 Kravtitel Bekræftelse af sletning Kravbeskrivelse Leverandøren skal skriftligt overfor Kunden bekræfte, at alt data, materiale, udstyr og hardware mv., der tilhører Kunden, er returneret, afinstalleret og uigenkaldeligt slettet. Kravnr. 17.33 Kravtitel Tilbageholdelsesret Kravbeskrivelse Leverandøren har ingen tilbageholdsret i Kundens materiale, udstyr og hardware mv. uanset grunden til Kontraktens ophør. Ved Kontraktens ophør, ophører alle licenser, autoriseringer mv. givet af Kunden til Leverandøren i relation til Ydelserne omfattet af Kontrakten automatisk med mindre andet aftales. 6 Vederlag Kravnr. 17.34 Kravtitel Vederlag

15 Kravbeskrivelse De i dette bilag kravsatte timebaserede ophørsydelser afregnes efter timeforbrug til de i underbilag 12A anførte timepriser for vedligeholdelse. Kravnr. 17.35 Kravtitel Vederlag/Budget Kravbeskrivelse Leverandøren er på Kundens anmodning forpligtet til i samarbejde med Kunden at udarbejde et budget for de timebaserede ophørsydelser, hvor hver enkelt aktivitet er specificeret. I forbindelse med budgettet skal forudsætningerne vedrørende dette være specificeret. Budgettet inklusiv dets forudsætninger skal sætte Kunden i stand til at styre økonomien i forbindelse ophørsplanens udførsel. I forbindelse med leverancerne af ydelser ved ophør skal Leverandøren levere de data, der skal til for, at Kunden kan styre økonomien vedrørende disse ydelser. Leverandøren skal i den sammenhæng levere forbrugstal relateret til hver enkelt budgetteret aktivitet, samt en prognose for hvad det vil kræve at færdiggøre aktiviteterne. Leverandøren er forpligtet til at indføje de ændringer i budgettet, som måtte vise sig nødvendige. Det er Kunden, der beslutter hvilke af de konkrete ophørsydelser der skal leveres, og det er Kunden der bestiller Leverandøren til at levere disse. Kunden har ret til at standse alle eller dele af ydelserne med et varsel på 14 dage. For de timebaserede ophørsydelser er Kunden forpligtet til at betale for de allokerede medarbejdere indtil standsningen af opgaven træder i kraft. Leverandøren er forpligtet til at allokere de medarbejdere, der berøres af standsningen til andre opgaver for Kunden, såfremt det er muligt.

16 Complianceskema Krav nr. Kravet er opfyldt Kravet er opfyldt med forbehold i form af ændret kravtekst 17.1 (MK) X 17.2 (MK) X 17.3 (MK) X 17.4 (MK) X 17.5 (MK) X 17.6 (MK) X 17.7 (MK) X 17.8 (MK) X 17.9 (MK) X 17.10 (MK) X 17.11 (MK) X 17.12 (MK) X 17.13 (MK) X 17.14 (MK) X 17.15 (MK) X 17.16 (MK) X 17.17 (MK) X 17.18 (MK) X 17.19 (MK) X 17.20 (MK) X 17.21 (MK) X 17.22 (MK) X 17.23 (MK) X 17.24 (MK) X 17.25 (MK) X 17.26 (MK) X 17.27 Krav er fjernet 17.28 (MK) X 17.29 (MK) X 17.30 (MK) X 17.31 (MK) X 17.32 (MK) X 17.33 (MK) X 17.34 (MK) X 17.35 (MK) X Kravet er ikke opfyldt Delkriterie