UNIVERSITY COLLEGE LILLEBÆLT Tjenesterejser Retningslinjer for ansatte Senest opdateret februar 2017
Indhold 1. Tjenesterejseaftalen... 3 2. Personer omfattet af reglerne... 3 3. Hvornår og hvor meget godtgøres... 3 4. Flere tjenestesteder... 3 5. Kørsel med offentlige transportmidler... 3 6. Kørsel i egen bil... 4 6.1 Satser... 4 6.2 Lav takst... 4 6.3 Høj takst... 4 6.4 Skriftlig kørselsbemyndigelse... 4 6.4.1 Hvem kan udstede skriftlig kørselsbemyndigelse?... 4 6.4.2 Kørselsbemyndigelse udstedes ikke med tilbagevirkende kraft... 4 6.4.3 Hvornår kan der udstedes kørselsbemyndigelse?... 5 6.4.4 Kørsel af større omfang... 5 7. Udgifter til måltider og overnatning... 5 7.1 Tjenesterejser under 24 timer eller uden overnatning (éndagsrejser)... 5 7.1.1 Udgifter til måltider o.l.... 5 7.1.2 Udgifter til overnatning... 5 7.2 Tjenesterejser over 24 timer, som er forbundet med overnatning... 6 7.2.1 Udgifter til måltider o.l.... 6 7.2.2 Udgifter til overnatning... 6 8. Afregning af tjenesterejser... 8
1. Tjenesterejseaftalen Reglerne om godtgørelse i forbindelse med tjenesterejser findes i Tjenesterejseaftalen af 30. juni 2000. Retningslinjerne i dette dokument beskriver mulighederne for skattefri kørsels- og befordringsgodtgørelse samt godtgørelse for udgifter til forplejning og overnatning for ansatte i University College Lillebælt. 2. Personer omfattet af reglerne Medarbejdere og censorer er omfattet af reglerne i Tjenesterejseaftalen. Eksterne aflønnet, i henhold til Cirkulæret om timelønnet undervisning (perst. nr. 004-01) er ikke omfattet af tjenesterejseaftalen. Hvis der udbetales et beløb til dækning af kørsel til andre persongrupper (eksterne, konsulenter mv.), skal det opgøres som skattepligtig indkomst. 3. Hvornår og hvor meget godtgøres Forudsætningerne for, at medarbejdere kan få udbetalt godtgørelse i henhold til Tjenesterejseaftalen, er at der er tale om en tjenesterejse. at tjenesterejsen har påført den ansatte en merudgift. Ansatte kan ikke få godtgørelse for det antal kilometer, som de ellers ville have kørt mellem bopæl og det faste tjenestested t/r. Dette antal kilometer skal derfor modregnes i det totale antal kilometer, som den ansatte har kørt på en given tjenesterejse. Hvis ansatte til daglig rejser med offentlig transport til det faste tjenestested og derfor har periodekort (månedskort, årskort etc.), kan den ansatte få godtgørelse for befordring til et midlertidigt tjenestested, da rejsen er en merudgift for den ansatte. 4. Flere tjenestesteder Ansatte med flere tjenestesteder får time- og befordringsgodtgørelse, hvis de af hensyn til arbejdets planlægning og udførelse skal gøre tjeneste på flere tjenestesteder samme arbejdsdag. Godtgørelsen ydes på baggrund af forbrugt mertid og merudgift. 5. Kørsel med offentlige transportmidler Ansatte skal som udgangspunkt benytte offentlige transportmidler ved tjenesterejser. Ansatte skal ved tog- og flyrejser rejse på standardklasse. 1. klasse er forbeholdt særlige rejser, og der skal derfor foreligge en forudgående aftale med nærmeste leder ved benyttelse af denne rejseform. side 3
6. Kørsel i egen bil Medarbejderen kan kun benytte egen bil, hvis det er det mest økonomiske for University College Lillebælt, eller hvis det efter institutionens vurdering kun vanskeligt vil være muligt for en medarbejder at bestride arbejdet, hvis medarbejderen ikke kører i privat bil. 6.1 Satser Satserne reguleres primo januar hvert år, og kan findes i Moderniseringsstyrelsens Cirkulære om satsregulering for tjenesterejser (søg for aktuelt år). 6.2 Lav takst Lav takst er udgangspunktet ved kørsel i egen bil. 6.3 Høj takst Høj takst kan kun udbetales på baggrund af en kørselsbemyndigelse. Kørselsbemyndigelse til høj takst er betinget af, at medarbejderen forventer at ville køre mere end 3.000 kilometer i forbindelse med tjenesten inden for et kalenderår. Der kan udstedes en lejlighedsvis kørselsbemyndigelse hvis: Flere medarbejdere kører sammen En medarbejder skal transportere genstande, som det er vanskeligt at medbringe i offentlig transport. 6.4 Skriftlig kørselsbemyndigelse 6.4.1 Hvem kan udstede skriftlig kørselsbemyndigelse? Det er kun ledelsen, der kan udstede kørselsbemyndigelser. Den enkelte leder må dog ikke udstede kørselsbemyndigelse til sig selv. Det er derfor bestyrelsen og rektor, der udsteder bemyndigelser til direktionen og vicedirektører: Kørselsbemyndigelse til rektor udstedes af bestyrelsen, Kørselsbemyndigelse til den øvrige direktion og vicedirektører udstedes af rektor. Det er nærmeste leder, der udsteder kørselsbemyndigelser til medarbejdere i de enkelte afdelinger. 6.4.2 Kørselsbemyndigelse udstedes ikke med tilbagevirkende kraft Kørselsbemyndigelse kan ikke udstedes med tilbagevirkende kraft. Der kan altså ikke reguleres i allerede udbetalt kørsel, medmindre der er tale om konkrete fejl. side 4
6.4.3 Hvornår kan der udstedes kørselsbemyndigelse? En kørselsbemyndigelse er personlig og udstedes til medarbejdere, der har kørsel af større omfang. Kørselsbemyndigelse for indtil 20.000 km årligt kan gives for et kalenderår. 6.4.4 Kørsel af større omfang Den ansatte kan få kørselsbemyndigelse, hvis tjenestekørslen pr. kalenderår forventes at udgøre over 3.000 kilometer. Hvis kørselsbemyndigelsen gælder for kortere perioder end et år, ved fx nyansættelse eller nye arbejdsopgaver, er kilometerkravet forholdsmæssigt. En måned vil således udgøre 1/12 af 3.000 km. Bemyndigelserne udstedes for et kalenderår ad gangen. 7. Udgifter til måltider og overnatning 7.1 Tjenesterejser under 24 timer eller uden overnatning (éndagsrejser) 7.1.1 Udgifter til måltider o.l. Uanset rejsemålet kan den ansatte i form af refusion få godtgørelse af rimelige merudgifter til måltider o.l. mod dokumentation. Den ansatte kan derfor heller ikke få timepenge for en rejse, der varer under 24 timer, selv om rejsen er forbundet med overnatning. Det er ikke afgørende, om den ansatte har indtaget sine måltider inden for eller uden for normal arbejdstid, når det skal vurderes, om der er tale om en rimelig merudgift. 7.1.2 Udgifter til overnatning Satser for 2017: Hoteldispositionsbeløb (Danmark) Udokumenteret nattillæg 1.020 kr./nat 210 kr./nat Den ansatte kan få dokumenterede udgifter til hotelværelse eller anden indkvartering refunderet inden for maskimumbeløb per. overnatning (hoteldispositionsbeløbet). Hoteldispositionsbeløbet skal ikke dække betaling for eventuelt morgenmåltid. Morgenmåltidet dækkes altså, men vil normalt være en del af den samlede hotelregning. Den ansatte kan ikke få natttillæg, der ikke kan dokumenteres, udbetalt for tjenesterejser under 24 timer. Alternativt kan den ansatte kan vælge at få udbetalt udokumenteret nattillæg i stedet for at få refunderet overnatningsudgifter mod dokumentation. Det udokumenterede nattillæg vil side 5
typisk blive anvendt, hvor den ansatte har mulighed for at overnatte privat, og er beregnet til at skulle sætte den ansatte i stand til at sige "tak for ulejligheden". 7.2 Tjenesterejser over 24 timer, som er forbundet med overnatning 7.2.1 Udgifter til måltider o.l. Danmark Satser for 2017: Time- og dagpenge (Danmark) Timepenge 17,42 kr. Dagpenge 418 kr. Udgangspunktet er, at den ansatte får godtgørelse i form af time- og dagpenge. Den ansatte skal ikke fremlægge dokumentation for afholdte udgifter i forbindelse med udbetaling af time- og dagpenge. Udgangspunktet er, at 75 pct. af time- og dagpengene skal dække merudgifter til måltider, hvoraf 15 pct. er afsat til morgenmad, 30 pct. til frokost og 30 pct. til middagsmad. De resterende 25 pct. skal bl.a. skal dække småfornødenheder som fx mellemmåltider, private telefonsamtaler og avis samt transport på bestemmelsesstedet, specielt mellem hotellet og det midlertidige tjenestested. Dagpengebeløbet udbetales for hver fulde 24 timer, en tjenesterejse har varet, når den har været forbundet med overnatning. Derudover udbetales timepenge for hver påbegyndt time, rejsen varer ud over hele døgn. Der kan således aldrig alene udbetales timepenge. Timepenge udgør 1/24 af dagpengebeløbet. UCL kan dog tillade, at den ansatte - i stedet for time- og dagpenge - får godtgørelse af rimelige merudgifter til de tre hovedmåltider mod dokumentation samt får en procentgodtgørelse, hvis den ansatte beder om det. Udlandet og Grønland Udgangspunktet er, at den ansatte får rimelige merudgifter til måltider dækket mod dokumentation. Derudover får den ansatte procentgodtgørelse til dækning af småfornødenheder mv. Hvis den ansatte under flyrejser får serveret måltider inden for det tidsrum, hvor det pågældende måltid normalt indtages, skal time- og dagpenge for måltider reduceret. Det er UCL, der afgør, om der er tale om et måltid eller ej. UCL kan dog tillade, at den ansatte i stedet for godtgørelse af dokumenterede rimelige merudgifter til måltider samt ydelse af procentgodtgørelse får udbetalt time- og dagpenge, hvis den ansatte beder om det. En sådan tilladelse gælder for hele tjenesterejsen, idet der ikke kan skiftes godtgørelsesprincip undervejs. 7.2.2 Udgifter til overnatning Satser for 2017: side 6
Hoteldispositionsbeløb (Danmark) Udokumenteret nattillæg 1.020 kr./nat 210 kr./nat UCL afgør under hensyntagen til den ansattes ønsker, om den ansatte skal overnatte på det midlertidige tjenestested eller rejse dagligt. Den ansatte får dokumenterede udgifter til hotelværelse eller anden indkvartering, der er godkendt af UCL, refunderet inden for de fastsatte maksimumsbeløb pr. overnatning (hoteldispositionsbeløbet). Alternativt kan den ansatte vælge at få udbetalt udokumenteret nattillæg i stedet for at få refunderet overnatningsudgifter mod dokumentation. Det udokumenterede nattillæg vil typisk blive anvendt, hvor den ansatte har mulighed for at overnatte privat, og er beregnet til at skulle sætte den ansatte i stand til at sige "tak for ulejligheden". Oplysning om hotellerne findes på www.statensindkob.dk. Hvis morgenmad er obligatorisk på aftalehotellet, dvs. inkluderet i værelsesprisen, forudsættes den ansatte at spise den dér, og time- og dagpengene reduceres med 15 pct. af dagpengebeløbet. Hvis den ansatte af praktiske forhold er blevet forhindret i at spise den obligatoriske morgenmad, fx hvis den ansatte må rejse så tidligt, at morgenmaden endnu ikke er serveret, foretages der dog intet fradrag. side 7
8. Afregning af tjenesterejser I UCL skal medarbejdere som minimum afregner tjenesterejser kvartalsvis. Afregninger, der er mere end 3 måneder gamle, kan bortfalde. Ved afregning bekræfter den ansatte på tro og love, at det anførte er korrekt. Lederen bekræfter i tilfælde af udbetaling af kørselsgodtgørelse med høj takst med sin godkendelse på tro og love at have udstedt en kørselsbemyndigelse. Økonomi og Personale foretager stikprøvekontrol. side 8
UCL leverer uddannelser og viden med mening, mennesker og muligheder Vi udbyder uddannelserne til administrationsbachelor, bioanalytiker, ergoterapeut, fysioterapeut, lærer, pædagog, radiograf, socialrådgiver og sygeplejerske. Vi faciliterer videre- og efteruddannelse inden for pædagogik, undervisning, socialt arbejde, sundhed og ledelse og stiller desuden læringsressourcer, viden og kompetencer til rådighed for skoler og lærere. Og som vidensinstitution producerer og formidler vi forsknings- og udviklingsviden til gavn for fremtidens velfærd. UCL har adresse i Odense, Vejle, Svendborg og Jelling. Blangstedgårdsvej 4. 5220 Odense SØ Telefon 6318 3000 ucl@ucl.dk. ucl.dk