Referat Møde: Bestyrelsesmøde 08-2013 Dato: Mandag den 28. oktober, kl. 15.00-21.45 Sted: Dansk Sejlunion, Idrættens Hus, Brøndby Stadion 20 Deltagere: Hans Natorp, Jens Erik Hansen, Erik Schulz, Jesper Baungaard, Jesper Andersen, Christina Nielsen og Ole Ingemann Nielsen (fra punkt 2). Der var afbud fra Mads Christensen. Mads Kolte-Olsen, Thomas Jacobsen, Steen Wintlev, Henrik Blakskjær, Peter Wolsing og Flemming Østergaard Petersen (punkt 4.1) Mikael Jeremiassen (punkt 4.2). DAGSORDEN 1. Godkende dagsorden Hans Natorp bød velkommen. Dagsorden blev gennemgået. Bestyrelsen godkendte dagsorden. 2. Formel godkendelse af referat 7-2013 og afklare form for fremtidige referater Mads Kolte-Olsen fremlagde referat af møde 7-2013. Man drøftede referatet af punkt 4.1 Strategikort. Det fremgår under drøftelse, at Bestyrelsen tilsluttede sig, at udvikling af handicapsejlads ikke foreløbig får højere prioritet i sekretariatets arbejde. Der blev givet udtryk for, at sætningen afspejler den faktiske drøftelse i bestyrelsen. Der blev givet udtryk for, at handicapsejlads ikke var et formelt beslutningspunkt på den godkendte dagsorden. Man drøftede, hvordan bestyrelsens drøftelser skal gengives i referatet. Bestyrelsen besluttede, at referatet af drøftelse under punkt 4.1 Strategikort bliver ændret til: Bestyrelsen noterede sig, at sekretariatet foreløbig ikke giver udvikling af sejladstilbud for handicappede højere prioritet. Bestyrelsen besluttede, at referatet af bestyrelsens drøftelse skal illustrere spændvidden i bestyrelsens drøftelse, og at referatet klart skal adskille drøftelser og beslutning. Bestyrelsen besluttede, at hvert punkt på dagsordenen konkluderes i et afsnit med overskriften. Dette afsnit havde tidligere overskriften Konklusion. 1
3. Ledelsesrapporter 3.1. Formandens rapport Hans Natorp tilføjede til ledelsesrapport, at opslag på basecamp om internationale relationer var til orientering. Jens Erik Hansen og Hans Natorp orienterede om, at de på et senere møde i bestyrelsen (januar 2014) vil gøre status for Dansk Sejlunions internationale arbejde. Bestyrelsen besluttede at tage formandens rapport til efterretning. 3.2. Ledelsens rapport Mads Kolte-Olsen tilføjede til ledelsesrapport, at sekretariatet i 3. kvartal har haft særlig fokus på opfølgning på strategiseminar og implementering af strategikort i sekretariatet. Der er gult flag på status for overførsel af medlemsdata fra klubber til mit.sejlsport.dk. Der er behov for kampagne i 4. kvartal. Bestyrelsen besluttede at tage ledelsens rapport til orientering. 3.3. Økonomirapport 3. kvartal Henrik Blakskjær orienterede om, at regnskabet for 3. kvartal danner grundlag for, at estimatet for Dansk Sejlunions regnskab for 2013 fortsat et overskud på 30 tkr. Man konstaterede, at prioriteter for 2013 mht. forbedring af økonomistyring er fulgt. Formel likviditetsstyring og kvartalsbalance bliver gennemført næste år. Bestyrelsen besluttede at tage økonomi-rapport for 3. kvartal 2013 til efterretning. 4. Mødets hovedpunkter 4.1. Budget 2014 Man drøftede indledningsvist den overordnede fordeling af Dansk Sejlunions ressourcer på strategiske indsatser. Der blev givet udtryk for, at den overordnede politiske drøftelse og prioritering skal tages årligt, inden budgetarbejdet går i gang. Desuden bør man evaluere tidligere indsats, før man skifter til nye tiltag. Man bør ved beslutning af nye tiltag også beslutte, hvad der skal have færre ressourcer (kr. og time). Der blev givet udtryk for, at strategiske prioriteter skal have tilført ressourcer. Der blev givet udtryk for, at budget-oplægget afspejler bestyrelsens drøftelser og beslutninger på strategi-seminar i august og adresserer de udfordringer, som sejlsporten står over for. Man har i bestyrelsen og i sekretariatet i 2013 arbejdet på at koble DS strategi 2011, strategikort og handlinger. Sekretariatet oplyste, at oplægget til budget 2014 vil blive fulgt af en oversigt over de indsatser og værdier, som økonomien forventes at skabe. Fokus i 2014 på mere eksekvering 2
og mindre planlægning gør, at Dansk Sejlunions ressourcer kan udnyttes bedre inden for den samme økonomi. Oplæg budget 2014 Henrik Blakskjær lagde op til drøftelse af ramme for budget 2014 og retning for det videre arbejde med oplæg til budget 2014. Der blev givet udtryk for, at der er lagt op til en fornuftig proces. Der blev spurgt til virkningen af i 2014 at allokere ressourcer til sportsbåds-projektet. Mads Kolte-Olsen oplyste, at 1 årsværk i 2013 har været anvendt til forberedelse af oplæg om sportsbådsmiljø, udarbejdelse af koncept for PULS, klubkonference, projekt vind i sejlene samt forskellige ad hoc opgaver. I 2014 bliver ½ årsværk målrettet klubliv, stimulere sportsbådsmiljø og lysten til at sejle. Samarbejdet med klubkonsulenterne er styrket og sekretariatet forventer større effekt af arbejdet (oplæg bliver koblet med klubudvikling og står ikke alene). ½ årsværk går til klubturnering. Der vil være tæt kobling mellem ligaturnering og markedsføring af lokale sejlklubber. Bestyrelsen besluttede at godkende budgetproces. Bestyrelsen besluttede at bede sekretariatet udarbejde et forslag til budget 2014, som ligger i forlængelse af den retning, som er beskrevet i oplægget til bestyrelsen med justeringer, der fremgår af beslutningen om sportsbådsliga. Bestyrelsen har særligt fokus på, at budget 2014 afspejler den retning i DS overordnet rolle, som bestyrelsen har besluttet. Bestyrelsen har særligt fokus på, at budgettet på tur og oplevelse får større budgetramme i 2014 i forhold til 2013. 4.2. Sportsbådsmiljø, anbefaling båd, klubturnering Mads Kolte-Olsen lagde op til drøftelse og beslutning om udvikling af sportsbådsmiljø, klubliga og anbefaling af sportsbåd. Man drøftede, hvad der er et tilstrækkeligt grundlag til at kunne træffe beslutning om anbefaling af en bestemt båd. Der blev givet udtryk for, at inddragelse af klubber er helt afgørende for at kunne etablere en klubliga, og for at en anbefaling af en bestemt båd vil føre til investeringer i klubberne. Der blev givet udtryk for, at ekstern finansiering er helt afgørende for etablering af klubliga. En finansieringsmodel er en forudsætning for, at klubber vil investere i sportsbåde. Ovenstående samt øvrige elementer af bestyrelsens drøftelse er indarbejdet i det følgende beslutningsafsnit. 3
Bestyrelsen besluttede, at Dansk Sejlunion etablerer en klubliga. Liga skal sejles med sportsbåde. Liga skal køre i 2014. Liga skal være i geografisk balance. Ligaen skal bestå af 18 klubber fra hele landet. De første 12 klubber bliver inviteret. Yderligere seks ligapladser skal holdes åbne for alle interesserede klubber. Klubliga forankres i et DS Netværk (en ligaforening), hvor alle 18 klubber i klubligaen får plads. Ligaforeningen skal fastlægge ligaens rammer og regler. Liga skal understøtte udvikling af det eksisterende sportsbådsmiljø. Ligaforening kan senere etablere en underliggende turneringsstruktur. Bestyrelsen har som mål, at der over en årrække skabes et homogent tilbud af klubejede sportsbåde til aldersgruppen 16-25+. Investering i sportsbåde skal skabe attraktive rammer for sejlere, der er fysisk aktive, og som søger sportslige udfordringer. Bestyrelsen besluttede at anbefale klubberne i Dansk Sejlunion, at de investerer i sportsbåde (dvs. både, der opfylder beslutningsoplæggets kravspecifikation til sportsbåde, fx moderne nutidigt design, rigget med gennaker og planende). Bestyrelsen besluttede, at en anbefaling af en bestemt klubbåd skal være forankret i en markant gruppe af klubber. Bestyrelsen vil fra de klubber, som deltager i klubliga og andre potentielle sejlklubber, indhente tilsagn om, at man vil arbejde med sportsbådsmiljø de næste 10 år. Dialogen med klubberne skal afdække klubbernes investeringsvilje og evne i forhold til sportsbåd. Bestyrelsen vil på det grundlag anbefale køb af en bestemt sportsbåd. Bestyrelsen godkendte, at sekretariatet arbejder videre med at etablere en finansieringsmodel, som gør det muligt for klubberne at investere i anskaffelse af sportsbåd. 4.3. Kapsejladslicenser Mads Kolte-Olsen fremlagde oplæg til undersøgelse af mulighederne for at gøre det nemmere at bruge kapsejladslicens for sæsonen 2014 og 2015. Man drøftede muligheder for, at klassebeviser for kølbåd bliver betragtet som klassebevis for joller, muligheder for at blive DH-Danmarksmester, muligheder for at sælge reklameplads på websejler, mulighed for at forenkle betaling, mulighed for forenklet sagsgang fra sejlmager/måler til færdigt licens og mulighed for information til licensejere. Man gjorde opmærksom på, at sejlmagere også er interessenter i arbejdet med kapsejladslicenser. Man anbefalede, at DH undersøgelse bliver inddraget i arbejdet. Man så gerne, at projektet blev gennemført således, at alle løsninger kunne være klar ved begyndelsen af 2014 sæsonen. Hertil blev nævnt, at man i projektet vil bestræbe sig på at have løsninger klar, der kan give mærkbar virkning i sæsonen 2014. Det kan ikke udelukkes, at projektet fører til løsninger, der af hensyn til økonomi og brugere først kan gennemføres i 2015. 4
Bestyrelsen besluttede at godkende kommissorium for et projekt, der skal gøre nemmere at bruge kapsejladslicenser. Bestyrelsen besluttede at bede Mads Christensen om at være formand for projektets styregruppe. Uddrag fra kommissoriet: Dansk Sejlunion skal sammen med interessenter inden for systemet af kapsejladslicenser udarbejde forslag til tiltag, der kan gøre systemet for kapsejladslicenser nemmere at bruge. Forslag til tiltag skal være beskrevet mht. deres forventede konsekvens for prisen for kapsejladslicenser, brugervenlighed, formelle nationale og internationale krav, produktionsomkostninger, administrative forløb og tidsforbrug. Forslag til tiltag skal desuden være beskrevet mht. forudsætninger for implementering og omkostninger i implementeringsfasen. Forenklingen gennemføres gradvist over to sæsoner (2014 2015). Man skal i projektet udarbejde tiltag, som kan gennemføres med virkning i sæsonen 2014. Forslag til sæsonen 2014 skal være udviklet, testet, besluttet og klar til brug inden den 1. marts 2014. Tiltag, som først gennemføres i sæsonen 2015, skal være besluttet inden 1. juni 2014. Den egentlige udvikling, test og klargøring til drift af tiltag til 2015 skal være afsluttet inden 1. marts 2015. Arbejdet bliver udført af en projektgruppe, som er sammensat af medarbejdere fra Dansk Sejlunions sekretariat og repræsentanter for interessenter. Projektledelsen ligger i Dansk Sejlunions sekretariat. Projektet refererer til en styregruppe, som består af et medlem af DS bestyrelse (formand for styregruppe), en medarbejder fra sekretariatet som leverandørrepræsentant og en repræsentant for brugere af kapsejladslicenser. Projektleder er sekretær for styregruppen og deltager i styregruppens møder. Arbejdet bliver udført i perioden 1. november 2013 1. juni 2014. Projektperiode til klargøring af tiltag for 2015 beslutter styregruppen i foråret 2014. 4.4. Handlingsplan 2014 tur og oplevelse Punktet blev ikke behandlet. 4.5. Forsikringsmodel Punktet blev ikke behandlet 4.6. Associeringsaftale Jens Erik Hansen fremlagde forslag til associeringsaftale. 5
Bestyrelsen besluttede at godkende associeringsaftale. Navnet på associeret medlem af Dansk Sejlunion bliver offentliggjort i forbindelse med presselancering af aftalen. 5. Eventuelt Der var ikke bemærkninger under eventuelt. 6