guide Iværksættermappen Indhold Iværksættermappen 1 Indledning 2 Checkliste før mødet i pengeinstituttet 3 Forretningsplanen 5 Sammenfatning 5 Idégrundlag 5 Personlige forudsætninger 6 Forretningsbeskrivelse 6 Produkt 6 Produktion 7 Marked og Markedsføring 7 Markedsføring 8 Leverandører 9 Konkurrenter 10 Økonomistyring 10 Personale 10 Ledelse 11 Organisering af virksomheden 11 Virksomhedens udvikling og strategi 12 Overordnede overvejelser 12 Detaljerede overvejelser 12 Handlingsplan 13 Budgetter 13 Risici 14 Bilag 15 Checkliste efter mødet i pengeinstituttet 16 Hjælp til budgetterne 17 Forudsætninger for at kunne udarbejde budgetter 17 Privatbudget 17 Etableringsbudget (Investeringsbudget) 17 Driftsbudget (Resultatbudget) 18 Likviditetsbudget 18 Statusbudget (Budgeteret balance) 18 Med eller uden moms? 19 Yderligere værktøjer til opstilling af budgetter 19 SWOT-analyse 20 Rådgivningsmuligheder 21
Indledning Har man besluttet sig for at starte egen virksomhed, er der en masse spørgsmål, som kræver svar. Det kræver en del forberedelse, og man skal sætte sig grundigt ind i love og regler for drift af virksomhed. Og ofte er et møde med et pengeinstitut første skridt på vejen mod at indfri drømmen. Iværksættermappen er en guide til dem, der ønsker at gå fra idé til handling. Mappen indeholder nyttig information om rådgivningsmuligheder, tjeklister til før/efter mødet med pengeinstituttet samt hjælp til udarbejdelse af forretningsplan og budgetter. 2
Checkliste før mødet i pengeinstituttet Når du vil etablere egen virksomhed, skal du have overblik over mange detaljer. Inden du træffer aftale med dit pengeinstitut om lån til etablering og/eller kassekredit, skal du udarbejde en forretningsplan, se også afsnittet Forretningsplanen på side 5. Hvor langt vil du gå? Det er vigtigt, at du og din eventuelle partner tror på ideen, inden mødet i pengeinstituttet aftales. Rådgiveren i pengeinstituttet må under ingen omstændigheder være i tvivl om, at I tror på virksomhedsplanerne. I skal også være enige om, hvor meget der skal stilles som sikkerhed for et etableringslån/ kassekredit. Det er ikke sikkert, at pengeinstituttet kræver hele friværdien i huset sat på højkant. Bliv desuden enig med din partner om, hvor meget I kan undvære til de månedlige afdrag på etableringslånet, og hvor hurtigt kassekreditten skal nedbringes. Hvis du ikke allerede har en etableringskonto, kan det måske være en god idé at få det. Med denne kontoform sparer du op til at etablere egen virksomhed, og trækker samtidig indskuddende fra i skat. Hør mere hos dit pengeinstitut. Hvor skal mødet med pengeinstituttet afholdes? De fleste rådgivere vil gerne besøge dig privat. Og hvis du har et produkt eller noget andet, der kan vises frem, kan det være en god idé at foreslå mødet afholdt på din adresse. Kontakt dit nuværende pengeinstitut og aftal et møde Når du har brug for finansiering, har du som udgangspunkt et fortrin i dit nuværende pengeinstitut, hvor du allerede er et kendt ansigt. Pengeinstitutter er vant til at rådgive kommende iværksættere i denne situation. Spørg efter din sædvanlige kontaktperson og find ud af, om vedkommende har kontakt med erhvervskunder: Er det dig, jeg skal tale med, når jeg har planer om at starte egen virksomhed - eller kan du henvise til en anden? I pengeinstitutternes hovedsæder og større filialer er oprettet afdelinger, der udelukkende tager sig af erhvervskunder. I de mindre er det ofte bestyreren eller en overordnet funktionær, som er ansvarlig for dette område. Sig fx, at du forventer, mødet varer en time. Derved forebygger du, at vedkommende skal stoppe mødet på grund af andre arbejdsopgaver. Send en kopi af din forretningsplan med budgetter samt baggrundsoplysninger om dig selv før mødet Baggrundsoplysningerne kan fx være din nyeste slutopgørelse, offentlige ejendomsvurdering, låneoversigt over kreditforeningslån osv. Materialet giver pengeinstituttet lejlighed til at vurdere dine virksomhedsplaner samt din økonomiske baggrund for at gøre planerne til virkelighed. Du giver rådgiveren mulighed for at sætte sig ind i dine planer og overveje spørgsmål til detaljerne. Du skal forberede dig på at sælge din virksomhedsidé, besvare åbne spørgsmål og desuden give udtryk for dine forventninger til samarbejdet med pengeinstituttet. Det er en god idé, at du skriver dine spørgsmål ned, så du husker det hele! 3
Hvor mange penge har du brug for? Når du har udarbejdet budgetter, ved du, hvor mange penge du skal bruge til etablering, og du kender størrelsen på den kassekredit, du får brug for. Det er en dårlig idé fx at sige: Jeg regner med at skulle bruge omkring 50.000 til 100.000 kr. som en begyndelse - og så kan vi vel tale om resten?. Det er også for naivt at regne med, at du bare kan sælge noget mere. Hold fast i, at dine budgetter er realistiske, udarbejdet efter dit bedste skøn på basis af undersøgelser. Se også afsnittet Hjælp til budgetterne på side 17. Det kan være en god idé at få hjælp til budgetterne. De lokale kontaktpunkter for iværksættere kan oplyse, hvor du kan få hjælp. Adresserne for erhvervsservicecentrene kan findes på www.startguiden.dk. Hvis du bruger en revisor eller anden privat rådgiver, så husk at spørge, hvad det koster. Tro på din idé og vis, at du ser frem til samarbejdet med pengeinstituttet Selv om du har sommerfugle i maven og er nervøs ved tanken om at skulle i krydsforhør om din virksomhedsidé, så forsøg at bevare overblikket. Klæd dig på, så du føler dig godt tilpas. Det vigtigste er, at der er overensstemmelse mellem din påklædning, dit kropssprog, og det du siger! Når du først er kommet i gang med din virksomhed, har du ikke tid til at klæde om, blot fordi du skal til møde i pengeinstituttet. Hvis du får nej fra pengeinstituttet Selv om du får nej, er det ikke givet, at det er din virksomhedsidé, der er forkert - det kan være den branche, du har valgt. Rådgiveren i pengeinstituttet vil sige nej, hvis ideen dækker et marked, der i forvejen er mættet, eller hvis ideen er en kopi af en anden (som allerede har vist sig at være en fiasko!). Du får også nej, hvis der er så lidt indtjening i din idé, at du ikke kan leve af den eller tilbagebetale det etableringslån, der er nødvendigt for at åbne forretningen. Pengeinstituttet ser desuden på dine faglige forudsætninger for at kunne bestyre en virksomhed som den, du har i tankerne. Det er ikke tilstrækkeligt, at du har stor lyst og gåpåmod, hvis pengeinstituttet ikke har tillid til, at du kan løfte opgaven. Under alle omstændigheder bør du få en forklaring på afslaget. Har du været i kontakt med flere forskellige pengeinstitutter, der alle siger nej, bør du nøje overveje, om dit projekt er bæredygtigt. Det er undertiden bedre at undlade at blive selvstændig frem for at mislykkes efter kort tid - med alle de uheldige følger det har. En mulighed kan også være at starte som bierhverv. Lav en handlingsplan Lav i samarbejde med din rådgiver en skriftlig handlingsplan med opgaver til dig og til pengeinstituttet og aftal et nyt møde, hvor opgaverne skal være løst. Få aftalerne på skrift Inden du går fra mødet i pengeinstituttet, nævner du, at du ser frem til at modtage en bekræftelse på de aftaler, der er indgået. Spørg også om, hvornår du kan forvente at modtage brev, lånedokumenter m.v. 4
Forretningsplanen En forretningsplan er en beskrivelse af din virksomhed og en plan for driften og udviklingen af den. Du skal regne med at bruge mange timer på at udarbejde din forretningsplan. Den skal bl.a. bruges som grundlag til dit møde med pengeinstituttet, når du forhandler lån/kredit. Forretningsplanens primære formål er at skabe og skitsere en sammenhæng mellem virksomhedens nuværende situation og den ønskede situtation, og den skal benyttes nøjagtigt som dine øvrige styringsredskaber. Denne plan skal hjælpe virksomheden til at få beskrevet, hvilke konkrete tiltag der er nødvendige, samt hvordan og hvornår disse tiltag skal implementeres for at realisere virksomhedens fremtidige vision og målsætninger. Det er ikke meningen med en forretningsplan, at du lægger den i skuffen, når den har opfyldt sit første formål. Tag den frem med jævne mellemrum og vurdér, om den stadig er relevant. Hvis ikke, er det nødvendigt at justere den, så den kommer til at passe til virkeligheden. Der findes mange måder at skrive en forretningsplan på. Nedenfor er skitseret et eksempel på, hvad en forretningsplan bør indeholde. Hos de lokale kontaktpunkter, dit pengeinstitut og på biblioteket/erhvervsinformation kan du få nyttige tips og vejledning. Se desuden afsnittet Rådgivningsmuligheder på side 21 for yderligere hjælp. I de efterfølgende afsnit beskrives hvilke emner, der bør behandles i virksomhedens forretningsplan. Sammenfatning Når du har udarbejdet forretningsplanen, så lav en meget koncentreret udgave af den samlede forretningsplan. Formålet er, at læseren straks kan danne sig et præcist billede af den potentielle virksomhed. Du kan fx benytte SWOT-analysen til at skabe overblik over din forretningsplan. Idégrundlag Idégrundlaget er en ultrakort beskrivelse af din virksomheds mission og dermed dens eksistensberettigelse. Overvej hvordan du beskriver din virksomheds idégrundlag tilstrækkelig bredt til at være fremtidssikret, men samtidig kort og præcis. Overvej fx følgende:? Hvad vil du sælge, og hvad er produktet/ydelsens særlige karakteristika Hvem vil du sælge til Hvilket behov vil kunderne få opfyldt Hvordan skabes der præference for dit produkt/ydelse 5
Personlige forudsætninger Dine personlige forudsætninger for at starte en virksomhed er centrale! Derfor bør du ligeledes i forretningsplanen redegøre for din uddannelsesmæssige og praktiske baggrund, samt andre forhold som anses for at være relevante i forhold til forretningsidéen. Overvej derfor følgende:? Hvad er motivet for at starte egen virksomhed - og hvilke personlige mål har du Hvad er dine personlige, økonomiske og faglige ressourcer Hvad er din uddannelsesmæssige baggrund Hvad er din jobmæssige baggrund Hvad er dine ledelseserfaringer Hvad er dine stærke og svage sider (og hvad gør du for at rette op på dine svage sider) Hvordan er dit personlige netværk (familie, venner, bekendte, og lign.) Hvis flere personer etablerer virksomheden i fællesskab, bør de ovenstående overvejelser gøres af samtlige involverede personer. Derudover kan I evt. redegøre for, hvorfor jeres samarbejde vil kunne føre til, at virksomheden bliver succesfuld. Forretningsbeskrivelse Virksomhedens forretningsbeskrivelse er en udvidet beskrivelse af idégrundlaget. Du beskriver detaljeret om virksomhedens interne forhold, konkurrencen på markedet, hvilke markeder du vil operere på, hvilke kunder, hvilke produkter/serviceydelser du vil sælge, samt hvordan du vil markedsføre og sælge dem. Produkt Din virksomhedsidé er baseret på salg af dine produkter/serviceydelser. Både produkter og serviceydelser er din virksomheds kerneydelser, som kan suppleres med periferiydelser, dvs. det, der adskiller din virksomhed fra dine konkurrenter. Du bør overveje produktet/ydelsens forventede kostpris. På www.startguiden.dk kan du under feltet Værktøj i menuen vælge punktet Økonomiværktøjer". Herunder kan du vælge Prissætning, hvor du kan finde en række gode råd til prissætning af dit produkt/din ydelse. Derudover bør du ligeledes overveje, hvilke behov dine produkter/servicydelser opfylder hos kunderne. Desuden er det vigtigt at gøre sig klart, hvad der skal få kunderne til at vælge dine produkter/serviceydelser frem for dine konkurrenters. 6
Tænk over hviken levetid dine produkter/serviceydelser har, og hvor de er på deres livscyklus (er de nye, i modningsfaser eller på vej ud af markedet?), og hvilken betydning det har for dine segmenter (produkter/serviceydelser skal tilpasses segmenterne). Produktion Hvis du selv skal producere, skal du overveje, hvilket produktionsapparat der kræves, og hvordan dette skal opbygges, samt hvilke dele der skal leveres udefra. Derudover bør du gennemtænke, hvordan og hvor hurtigt produktet produceres. Du bør ligeledes tage højde for eventuelle teknologiske trusler, der kan være mod produktet/ydelsen eller mod selve produktionsprocessen. Endeligt bør du kontrollere, at der ikke kræves særlige tilladelser for at producere eller sælge produktet. Marked og Markedsføring Markedsføringsbeslutningen kan indeles i følgende tre faser: Markedsbeskrivelse Målgruppe Markedsføring Markedsbeskrivelse Du udarbejder en oversigt over, hvor dine kommende kunder bor. Afhængig af hvilken idé din virksomhed er baseret på, kan du fx vælge: Nærområde (fx 0-1 km. fra din bopæl) Din by (inkl. forstæder) Flere byer (afgrænset af postnumre) Større afgrænsede områder (fx Østjylland, Fyn/Sjælland, Ørestadsområdet) Enkelte lande (Danmark) Eksportmarkedet (fx Tyskland, Skandinavien, Østersølandene, Fjernøsten, USA) Inden du beslutter dig for at gå ind på et nyt marked, undersøger du bl.a.:? Hvad er den historiske udvikling på markedet Hvordan er konkurrencen på det marked, du har i tankerne Er kundegrundlaget tilstrækkeligt Er der et overordnet behov for dit produkt/din ydelse Er der mange konkurrenter 7
Hvis du vil på eksportmarkedet, skal du også overveje:? Hvor lang er rejsetiden til det pågældende marked Hvor store er rejseomkostningerne Er der væsentlige kulturforskelle, du skal tage højde for Kan du kommunikere direkte med dine kunder, eller er det nødvendigt med tolk/ oversættelse af dit salgsmateriale og lign. Hvis du skal eksportere, kan der hentes råd og vejledning hos Danmarks Eksportråd (se evt. deres hjemmeside på www.eksportraadet.dk). Målgruppe Til at begynde med skal du overveje hvilke kunder/kundegrupper, der efterspørger dine produkter/serviceydelser. Du opdeler dine kunder i grupper, der har ensartede holdninger, indkøbsvaner, alder, størrelse osv. I princippet arbejder du med 2 overordnede markeder (segmenter): Producentmarkedet Virksomheder, stat, amter og kommuner som du inddeler i grupper fx efter branche, antal medarbejdere, omsætning, virksomhedens alder osv. Konsumentmarkedet De private forbrugere inddeler du i grupper fx efter alder, køn, bolig (ejer/leje), uddannelse, indkomst, livsstil, hobby osv. På Internettet kan du finde en række opslagsværker (fx www.krak.dk, www.greens.dk, www.dst.dk), som du kan benytte, når du vil have et overblik over hvor mange kunder, der findes til dine produkter/serviceydelser. Ved hjælp af opslagsværkerne kan du desuden få et billede af, om antallet af kunder er stigende, uændret eller faldende. Når du har overblik over dine segmenter, skal du overveje hvor mange kunder, du kan forvente at få inde for hver gruppe (segment), og hvor meget du kan forvente at sælge til hver kunde. Dette gøres på kort såvel som lang sigt. Desuden bør du overveje hvor ofte, kunderne køber dit produkt/serviceydelse (i gennemsnit). Markedsføring Markedsføring er den reklame (annoncer, tryksager, løbesedler, visitkort m.m.), som typisk går forud for dit salg. Du kan selv sælge dine produkter, eller du kan vælge andre kanaler (agenter, forhandlere, Internet) - afhængig af produkter/serviceydelser. 8
Du bør overveje, hvordan du ønsker, produktet/ydelsen skal markedsføres, og hvornår dette skal ske. I den forbindelse bør du fastsætte, hvor stort et beløb du forventer at bruge på markedsføringsaktiviteter. For at få et overblik over udgifterne til salg og markedsføring, kan du som udgangspunkt overveje følgende: Visitkort, brevpapir, kuverter Åbningsreception Pressemeddelelse i forbindelse med åbning Annoncer Brochurer, løbesedler Salgsbreve Telefonsalg i forbindelse med salgsbreve Kundebesøg Prisskilte Emballage Messedeltagelse Det er en god idé, at du samler dine aktiviteter i en markedsføringsplan, der bl.a. indeholder aktivitet (fx annoncer), tidspunkt (indrykningsdato) og beløb (pris for indrykning). Når du udarbejder din markedsføringsstrategi, bør du fokusere på de fordele, kunden har ved at købe dit produkt/serviceydelse frem for andre sammenlignelige produkter/serviceydelser. Pris og betalingsbetingelser (fx kreditter) kan også benyttes som et led i markedsføringen. Leverandører Uanset om du sælger produkter eller serviceydelser, får du brug for leverandører, både til halvfabrikata (hvis du selv skal fremstille produkter) og færdige produkter, som du sælger videre. Du skal også have leverandører til kontorartikler, tryksager osv. Det er en god idé at kontakte flere leverandører for at sammenligne priser, kreditter osv. Du kan søge efter potentielle leverandører på www.krak.dk eller www.degulesider.dk. Når du skal finde leverandører, skal du bl.a. overveje følgende:? Har du sikkerhed for levering Hvor længe har leverandøren været på markedet Er du afhængig af én bestemt leverandør, eller skal du have flere forskellige Kræver leverandøren, at du underskriver kontrakt om faste leverancer Baggrund for valg af leverandøren 9
Konkurrenter Når du forsøger at skabe et overblik over dine konkurrenter, skal du være opmærksom på, hvordan du konkurrerer. Du kan være enten i direkte konkurrence (hvor du konkurrerer om produkter/serviceydelser, der opfylder samme behov som dine) eller i indirekte konkurrence (hvor du konkurrerer på helt andre vilkår: Fx kundernes tid, penge osv.) For visse brancher er det muligt at finde konkurrenterne på www.krak.dk eller på www.degulesider.dk. Forsøg bl.a. at få et overblik over:? Hvilke konkurrenter findes der i din branche (direkte konkurrence), og hvordan er deres markedsandele Hvor langt bor disse konkurrenter fra din virksomhed Hvilke stærke og svage sider har konkurrenterne (direkte konkurrence) Hvilke områder konkurrerer de på (pris, kvalitet, design mm.), og i hvilken retning bevæger de sig Vil du konkurrere på de samme områder eller anvende nogle andre Hvilke begivenheder (trusler) kan ødelægge dine muligheder for salg (herunder markedets adgangsbarrierer og risikoen for kopiering af produktet/ydelsen) Hvordan kan du eventuelt imødegå disse trusler Økonomistyring Det er vigtigt, at du allerede fra virksomhedens start gør dig overvejelser om, hvilke politikker du vil anvende indenfor bl.a.: Priser Rabatter Betalingsbetingelser Service Derudover skal du udarbejde en plan for økonomistyringen i virksomheden. Herunder er det vigtigt at få udarbejdet nogle realistiske budgetter (jf. afsnittet Budgetter på side 13). Overvej desuden om du har behov for ekstern rådgivning hertil. Personale Inden du beslutter dig for, hvor meget og hvilken type personale du vil ansætte, bør du overveje hvilke arbejdsopgaver, du selv kan og vil udføre. 10
Redegør herefter for:? Hvor mange ansatte du har behov for (fra start og på længere sigt) Hvad de skal lave, og hvornår de skal ansættes (detaljerede jobbeskrivelser med angivelse af, om det er muligt at ansætte de rigtige medarbejdere på det rigtige tidspunkt) Medarbejdernes baggrund Løn- og øvrige personaleforhold Har jeg behov for ekstern rådgivning hertil Ledelse Fra virksomhedens start bør du overveje, hvem der skal lede virksomheden. I den forbindelse skal der redegøres for, hvilke kompetencer denne person (eller de personer) har inden for bl.a. ledelse, økonmi, organisation, udvikling mm. I tilknytning til dette er det fornuftigt at afklare, hvilke svagheder ledelsen har, og hvordan der kan kompenseres for disse. Derudover bør du overveje, om der skal være en bestyrelse og evt. hvem. Organisering af virksomheden I forretningsplanen skal du ligeledes redegøre for, hvordan du ønsker, at virksomheden skal organiseres. Herunder bør du angive virksomhedens stamoplysninger og potentielle samarbejdspartnere, samt virksomhedsformen. Derudover bør du redegøre for andre forhold, som er væsentlige i forbindelse med virksomhedens etablering. Det er endvidere vigtigt, at du overvejer virsomhedens IT-anvendelse og forretningsgange. Afsnittet skal indeholde: Virksomhedens navn, adresse, telefonnummer osv. Virksomhedens CVR-nummer Liste over virksomhedens rådgivere (revisor, advokat, forsikringsselskab og andre sparingspartnere) Virksomhedsform (A/S, ApS, enkeltmandsvirksomhed eller andet) Ejerforhold i virksomheden Organisationsdiagram (hvis der ansættes medarbejdere fra den første dag) Personalepolitik (jf. afsnittet Personale på side 10) Kundepolitik (jf. afsnittet Marked og markedsføring på side 7) IT-anvendelse (er de interne edb-systemer tilstrækkelige, eller skal der benyttes eksterne leverandører) Forretningsgangsbeskrivelser for regnskabs- og administrative rutiner 11
Virksomhedens udvikling og strategi Det er naturligvis vanskeligt allerede i startfasen at beskrive, hvordan virksomheden vil se ud om nogle år. Erfaringer viser imidlertid, at øvelsen er værdifuld for dig som iværksætter. Du bør som minimum gøre nogle overordnede overvejelser og evt. udarbejde en handlingsplan. Overordnede overvejelser Detaljerede overvejelser Handlingsplan Overordnede overvejelser Hvordan ser min virksomhed ud om 1-5 år? (produkter/ydelser, markeder, kunder, leverandører, konkurrenter, personale, økonomi) Hvordan er jeg kommet dertil? (hvilke delmål og mål har jeg sat for virksomheden, og hvilke midler/handlingsplaner skal der bruges for at nå målene) Hvilke stærke og svage sider har min plan? Hvilke trusler og muligheder kan jeg imødese? Detaljerede overvejelser Du bør fastlægge nogle mål for din virksomhed, som kan måles (i fx timer, måneder eller kroner). Det er en fordel, hvis du kan opdele de enkelte mål i delmål. Desuden er det vigtigt, at der ikke er konflikt mellem de overordnede og de detaljerede mål, og der må heller ikke være konflikt mellem de detaljerede mål. Du kan fx fastlægge mål indenfor disse områder:? Hvor mange timer vil du arbejde pr. uge i virksomhedens første år Hvor mange timer vil du arbejde pr. uge de efterfølgende år Hvor mange penge vil du tjene pr. måned i virksomhedens første år Hvor mange kunder vil du besøge hver uge Hvor mange timer vil du fakturere pr. uge (hvis du sælger serviceydelse) Hvordan er udviklingsmulighederne i din branche Er branchen i vækst Kan du forme din virksomheds fremtid ved hjælp af den teknologiske udvikling Sælger du andre produkter om 3-5 år, end du vil gøre i din virksomheds første levetid Sælger du til andre kundegrupper om 3-5 år, end du vil gøre i din virksomheds første levetid 12
Handlingsplan Når du har gjort dig tanker om udviklingen i virksomheden, skal du beslutte hvilke handlinger, du vil sætte i værk for at opnå den ønskede udvikling. Du skal naturligvis også fastsætte tidspunkter for, hvornår disse handlinger skal igangsættes. Handlingsplaner indeholder fx: Langsigtede beslutninger Konkrete og målbare aktiviteter Prisoverslag over aktiviteterne Tidspunkt for aktiviteterne Det kontrolleres, at de forskellige tidsplaner er realistiske, og handlingsplanerne afstemmes med budgetterne. Budgetter Forretningsplanen skal indeholde budgetter samt en klarlægning af virksomhedens finansiering. Budgetterne skal give et overblik over de økonomiske konsekvenser, som du forventer, forretningsplanen medfører. Gennem opstilling af budgetter kan du finde frem til, om den påtænkte virksomhed kan realisere en tilfredsstillende indtjening. Følgende budgetter er nødvendige, når du planlægger at starte egen virksomhed: Privatbudget, der viser hele husstandens indkomst- og formueforhold Etableringsbudget, som viser, hvilken kapital der er nødvendig for at starte virksomheden Driftsbudget, som viser de forventede indtægter og omkostninger Likviditetsbudget, der viser virksomhedens behov for likviditet Statusbudget, som viser en opgørelse over virksomhedens forventede aktiver og passiver Læs mere om de enkelte budgetter i afsnittet Hjælp til budgetterne på side 17. Efter udarbejdelsen af de enkelte budgetter bør du kontrollere, om der er sammenhæng mellem budgetterne og den resternde del af forretningsplanen. Som tillæg til budgetterne bør du udarbejde en følsomhedsanalyse (hvordan påvirker fx en omsætningsændring på 10 pct. overskuddet?). På www.startguiden.dk kan du under feltet Værktøj i menuen vælge punktet Budgetter. Herfra kan du under Følsomhedsanalyse downloade et skema i excel, der kan være en hjælp til udarbejdelsen af din følsomhedsanalyse. Derudover bør du overveje worst case tilfældet og sandsynligheden for, at dette indtræffer. I den forbindelse bør du have en konstruktiv strategi klar, hvis uheldet er ude. Du bør også udarbejde en opgørelse over husstandens samlede økonomiske situation i worst case tilfældet. Endvidere skal du i budgettet klargøre for den nødvendige finansiering til at starte og drive virksomheden. 13
Beskriv i den forbindelse, hvordan finansieringen af din virksomhed skal fremskaffes, samt hvordan den skal skrues sammen. Overvej en blanding af følgende finansieringskilder: Egenfinansiering Familien Optage lån i boligen Lån i pengeinstituttet Innovationsmiljøer eller lignende I tilknytning til dette bør du overveje, om forholdet mellem virksomhedens egenkapital og fremmedkapital er hensigtsmæssig. Her skal det bemærkes, at siden www.finansieringsguiden.dk er velegnet til at søge efter fremmedfinansiering. Endelig bør du kontrollere, om der er sammenhæng mellem de opstillede budgetter og virksomhedens finansieringsmuligheder. Risici Det er risikofyldt at starte selvstændig virksomhed. Ikke mindst nye vækstvirksomheder er forbundet med høje risici - både for dig som iværksætter samt eventuelle investorer og andre finansieringskilder. Derfor bør du være opmærksom på, hvilke påvirkninger der kan medføre, at forretningsplanen ikke realiseres. I den forbindelse bør du overveje, hvilke modforanstaltninger virksomheden kan tage. Derudover bør du gennemtænke, hvilke risikofaktorer der kan medføre, at virksomheden ikke på sigt kan fortsætte sin drift. Du bør derfor redegøre for følgende:? Hvilke påvirkninger indefra kan medføre, at forretningsplanen ikke realiseres Hvilke påvirkninger udefra kan medføre, at forretningsplanen ikke realiseres Hvad er sandsynligheden for, at en eller flere af disse påvirkninger indtræffer Hvilke modforanstaltninger kan du tage imod kendte risici (herunder forsikringsmæssig afdækning af risici) Hvilke påvirkninger kan medføre, at virksomheden ikke kan fortsætte sin drift 14
Bilag Foruden din nyeste slutopgørelse, offentlige ejendomsvurdering, låneoversigt over kreditforeningslån m.m., kan du overveje, om du har andre informationer, der er nyttige for pengeinstituttet, fx: Indgåede aftaler med kunder Underskrevne kontrakter om køb af produkter/serviceydelser Oversigtsplaner, lokaleindretning osv. Brochurer Hold bilagene adskilt fra forretningsplanen. Det er ikke sikkert, at de rådgivere, der læser og kommenterer din forretningsplan, nødvendigvis skal kende de samme oplysninger som din pengeinstitutrådgiver. 15
Checkliste efter mødet i pengeinstituttet Har du modtaget pengeinstituttets tilsagn om finansiering/kassekredit på skrift? Regn ikke med, at det nok er i orden, selv om du ikke har modtaget det aftalte materiale. Kontakt din rådgiver i pengeinstituttet og ryk for det. Hold pengeinstituttet orienteret Gør det til en vane at have en løbende kontakt med din rådgiver i pengeinstituttet. Send fx hver måned et kort resumé over omsætning, tilgodehavender, nye ordrer, nye kunder osv. Det er vigtigt, at du bevarer kontakten, både når det går godt og skidt! Kommer du i den situation at skulle bruge flere penge, end du har budgetteret med, vil det være nemmere at få en midlertidig forhøjelse af kassekreditten eller et kortvarigt lån, når pengeinstituttet kender udviklingen i din virksomhed. Er der fx større ordrer på vej til virksomheden, som kræver yderligere kapital? Overhold de aftaler, du indgår med pengeinstituttet Og meddel pengeinstituttet, hvis du p.t. er ude af stand til at overholde aftalerne. Du er kunde i pengeinstituttet, som er interesseret i at hjælpe dig. Det værste, du kan gøre, er at ignorere fakta - de midlertidige vanskeligheder forsvinder ikke, selv om du ikke taler om dem! Hold din egen og virksomhedens økonomi adskilt Det er nemmest for dig, din revisor og dit pengeinstitut, hvis du fra din virksomheds første dag holder din egen og virksomhedens økonomi adskilt. Din løn, som du hæver i virksomheden, sætter du ind på privatkontoen til dine personlige udgifter. Spørg hvad pengeinstituttet kan gøre for dig Ud over at bevilge lån til etablering af virksomhed og en kassekredit til den daglige drift har pengeinstituttet en række tilbud, som måske kan være interessante for dig. Spørg din pengeinstitutrådgiver til råds og undersøg også, om han/hun kender nogle etablerede netværk eller sparringspartnere, som kan være nyttige for dig. Det er en god idé at undersøge, om den rente, du betaler for din kassekredit/etableringslån, er af samme størrelse som den, andre iværksættere betaler. Hvis du finder ud af, at dit pengeinstitut er dyrere end andre, forsøger du at forhandle renter og gebyrer ned til et acceptabelt niveau. Kender du pengeinstituttets fagudtryk? Inden for alle brancher findes en række indforståede udtryk, som er nyttige at kende. Bruger din pengeinstitutrådgiver begreber, du ikke kender, så spørg om betydningen. Spørg også, om pengeinstituttet har en ordbog på Internettet eller brochurer, hvor du kan læse mere. 16
Hjælp til budgetterne Det er ikke kun til glæde for pengeinstituttet, du udarbejder budgetter. Du bruger budgetterne som styringsredskaber, hvor du med jævne mellemrum følger op på, at beløbene overholdes. Det kan blive nødvendigt at ændre tallene, så de stemmer overens med virkeligheden. Vær realistisk: Dine budgetter må ikke være baseret på ønsketænkning og urealistiske salgsmål eller ekstremt lave udgifter, fordi du gerne vil vise pengeinstituttet, at du kan leve på en sten. Pengeinstituttet bliver ikke imponeret af et skrabet budget og din forsikring om, at du sagtens kan nøjes med en yderst beskeden kassekredit. Husk at få alle poster med og kontroller bagefter, at tallene er korrekte. Dit samarbejde med pengeinstituttet får en dårlig start, hvis din kassekredit skal forhøjes efter en kort periode, eller du skal have et tillægslån, fordi du har overset nogle beløb. Det er en god idé at opdele budgetterne i månedlige perioder. Det er en hjælp til at få overblik over de udsving, som alle virksomheder oplever. Forudsætninger for at kunne udarbejde budgetter Når du udarbejder budgetter, omskriver du aktiviteterne i forretningsplanen - bl.a. omsætning, faste og variable udgifter - til kroner og ører. Under arbejdet med budgetterne vil det ofte være nødvendigt for dig at ændre forudsætningerne, hvis du finder ud af, at du ikke har penge nok til en planlagt aktivitet eller et ønsket indkøb. Det nemmeste er at lægge budgetterne ind i et regneark på pc. Ved hjælp af følgende budgetter har du et godt udgangspunkt før start af egen virksomhed. Privatbudget Privatbudgettet viser, hvor mange penge du bruger til at betale dine personlige udgifter. Har du allerede budget og måske budgetkonto i dit pengeinstitut, tager du naturligvis udgangspunkt i disse oplysninger. Men du skal være opmærksom på, at overskuddet i din virksomhed skal være så stort, at de beløb, du skal bruge til private udgifter, skal kunne hæves. I princippet kan du selv bestemme din løn - og dermed dit privatforbrug - for det arbejde, du udfører i din virksomhed. Etableringsbudget (Investeringsbudget) Etableringsbudgettet er et overslag over, hvor mange penge du behøver, FØR du kan etablere virksomhed. Beløbet varierer og afhænger af, om du skal købe produktionsudstyr og råvarer eller sælge viden i form af serviceydelser. Der er også forskel på, om du skal opføre en fabrikshal, leje lokaler eller kan arbejde hjemme fra din bopæl. Overvej om du kan købe brugt udstyr eller brugte maskiner - det kan spare dig for nogle penge. 17
Driftsbudget (Resultatbudget) Driftsbudgettet - eller resultatbudgettet - viser dine forventede indtægter og udgifter, EFTER du har etableret virksomhed. Du udarbejder driftsbudget for virksomhedens første tid, typisk det første leveår. Med udgangspunkt i din forretningsplan omskriver du dine forventninger til omsætning og omkostninger til kroner og ører. Det kan være svært at forudse de nøjagtige udgifter i begyndelsen af din virksomheds levetid. Derfor er det en oplagt idé at afsætte et beløb til diverse uforudsete udgifter. Likviditetsbudget At være likvid vil sige at kunne betale sine regninger, efterhånden som de forfalder. Ved hjælp af likviditetsbudgettet skaber du et overblik over dine indtægter og udgifter måned for måned. Likviditetsbudgettet er et nødvendigt værktøj til at fastlægge, hvor stor din kassekredit skal være for at sikre din likviditet. Også her er det en god idé at regne med en reserve, for der kan indtræffe forhold, du ikke kan forudse: Du skal bruge penge til køb af råvarer i forbindelse med en større ordre eller får nogle kunder, der ikke betaler rettidigt. De fleste pengeinstitutrådgivere anbefaler, at du lader en revisor udarbejde likviditetsbudgettet, der ikke umiddelbart er så let at gå til. Statusbudget (Budgeteret balance) Dette budget er en opgørelse over dine aktiver og passiver. Aktiverne er værdierne i virksomheden, fx varelager, varebil, ejendom, tilgodehavender hos kunder samt pengebeholdninger (kasse, pengeinstitut, giro). Passiverne viser, hvordan aktiverne er finansieret - fx ved hjælp af dine egne penge (egenkapital) og gæld (fremmed finansiering, lån i pengeinstitut, gæld til leverandører m.m.). Statusbudgettet kaldes også en budgetteret balance, fordi summen af aktiver skal være den samme som summen af passiver. Du udarbejder et statusbudget ved etablering af din virksomhed og ved hvert regnskabsårs afslutning. Dette budget kan ligeledes være kompliceret at udarbejde, hvorfor det er en god idé at søge råd hos din pengeinstitutrådgiver og/eller revisor. Du kan hente et standard Excel privatbudget, etableringsbudget, driftsbudget og likviditetsbudget i den interaktive version af dette værk på Finansrådets hjemmeside www.finansraadet.dk. 18
Med eller uden moms? Som udgangspunkt skal virksomheden momsregistreres, hvis den årlige omsætning er større end 50.000 kr. De momsregistrerede virksomheder betaler moms til staten, og denne udgør 25 pct. af varens/ydelsens pris. Momsen skal virksomheden lægge til varens/ydelsens salgspris. Dvs. hvis prisen for varen/ydelsen fx er 200 kr., så tillægges en moms på 50 kr., og dermed bliver kundens pris 250 kr. Momsen på de 50 kr. skal indbetales til staten. Ved videresalg eller eget forbrug af varer kan den moms, som virksomheden betaler til sine leverandører (købsmoms), modregnes i momsen af virksomhedens salgsindtægter (salgsmoms). Nedenstående oversigt er en ultrakort introduktion til, i hvilke budgetter du skal regne med/uden moms: Budget Med moms Uden moms Privatbudget x Etableringsbudget (Investeringsbudget) x Driftsbudget x Likviditetsbudget x Statusbudget* x x *Gælder for alle passiver og for visse aktiver, fx debitorer *Gælder for visse aktiver, fx varelager, maskiner og inventar Samtlige tal i budgetterne bør anføres med de beløb, de udgiftsføres/indtægtsføres med. Dvs. tal i etableringsbudget, driftsbudget samt varelager, maskiner og inventar på statusbudgettet anføres UDEN moms, mens tal i privatbudget, likviditetsbudget samt alle passiver og debitorer på statusbudgettet anføres MED moms. Har du spørgsmål til moms, kan du kontakte din lokale told- og skatteregion, der yder individuel vejledning. Se også www.skat.dk under "Moms - fakturering, regnskab mv." eller under "Iværksættere". Yderligere værktøjer til opstilling af budgetter På www.startguiden.dk kan du under feltet Værktøj i menuen vælge punktet Økonomiværktøjer. Herunder kan du benytte Økonomiberegneren eller Økonomisimulatoren, som ud fra få centrale tal kan beregne økonomien i din virksomhed. Disse værktøjer giver dig ikke et færdigt budget, men muligheden for at se, hvordan enkelte poster påvirker din samlede økonomi. Det er muligt at skrue op og ned på tallene, og dermed kan du få et overblik over din økonomi i forskellige situationer. 19
SWOT-analyse En SWOT-analyse beskriver kort virksomhedens status på et givet tidspunkt, og er derfor et godt værktøj til at skabe overblik over virksomheden. Når du har vurderet og erkendt virksomhedens status har du større mulighed for at lave en strategi for virksomhedens fremtidige drift. Formålet med analysen er at finde frem til virksomhedens stærke (Strengths) og svage (Weaknesses) sider samt muligheder (Opportunities) og trusler (Threats). Heraf kommer også navnet SWOT. Det er analysens formål at klarlægge virksomhedens indre formåen (styrkerne og svaghederne) og omgivelserne (mulighederne og truslerne). De ting, der karakteriserer virksomhedens indre formåen og omgivelser, fordeles i nedenstående skema. Herefter bør du overveje, hvordan styrkerne og mulighederne udnyttes, samt hvordan de svage sider og truslerne imødegås. Virksomhedens indre formåen Styrker (Strengths) Svage sider (Weaknesses) Styrkerne er særlige fordele, der adskiller virksomheden fra konkurrenterne. Fx er det de parametre, der får kunderne til at vælge dit produkt frem for konkurrenternes. Fx: Svaghed er noget virksomheden mangler eller gør dårligt i forhold til konkurrenterne. Det kan også være en situation, der er problematisk. Fx: Personlige egenskaber Produktet Markedsføringskonceptet Personalet Kontakter Økonomi/Kapital Personlige egenskaber Manglende viden Manglende kapital Virksomhedens omgivelser Muligheder (Opportunities) Trusler (Threats) Tendenser erller ændringer i omverdenen, der kan udnyttes. Fx: Tendenser eller ændringer i omverdenen, der kan skade virksomheden. Fx: Leverandører Nye markeder Ny teknologi Ny lovgivning Konkurrenter Ny lovgivning 20