UD OVER RAMPEN! KURSUSFORLØB FOR ILDSJÆLE HADERSLEV ERHVERVSRÅD 2. DECEMBER 2014

Transkript

1 UD OVER RAMPEN! KURSUSFORLØB FOR ILDSJÆLE HADERSLEV ERHVERVSRÅD 2. DECEMBER 2014

2 PROGRAM Velkomst og dagens program Elevatorpitch præsentation Fra idé til realisering, del 1 - oplæg Projektskabelon, del 1 - øvelse PAUSE Fra idé til realisering, del 2 oplæg Projektskabelon øvelse Elevatorpitch præsentation Hvad sker der herfra? - oplæg Afslutning og tak for denne gang

3 KURSUSFORLØB DEL 1: FÆLLES FUNDAMENT DEL 2: PROJEKTUDVIKLING DEL 3: PROJEKTPLAN PROCES Fra fælles grundlag til udvikling til konkretisering af projekterne. TILGANG skabe en ramme for fælles debat, videndeling, inspiration og give konkrete værktøjer I skal på banen!

4 BYGGESTEN I PROJEKTUDVIKLING DERUDOVER - REALISERING: Fundraising Kommunikation og formidlingsplan PROJEKTPLAN: Aktiviteter, tidsplanlægning, økonomi Samarbejde og risikovurdering PROJEKTUDVIKLING: Interessentanalyse Værditilbud og målgrupper - forretningsmodel FÆLLES FUNDAMENT: Fælles vision og fælles retning Formål, mål og succeskriterier

5

6 FRA IDE TIL PROJEKT Hvad jeg kan gøre? - egen ansvar for løsning Tænk sammenhæng og synergi destinationsudvikling Gennemarbejdet materiale skaber finansiering Budskabet udover rampen med elevatorpitch: KORT, PRÆCIST OG SYNLIG HVAD DET SKABER AF VÆRDI.

7 HJEMMEOPGAVE I skal : Arbejde videre med Business Model Canvas og lav det færdigt Tænke over samarbejdsmuligheder og organisering.

8 BUSINESS MODEL CANVAS Afsæt i værditilbuddet og målgrupper Tænk hele vejen rundt om projektet - fokus på alle elementer i et projekt.

9 ELEVATORPITCH Gå rundt mellem hinanden og præsenter jeres projekt ud fra BMC for minimum to andre, der ikke kender projektet Den ene præsenterer i 2 min og den anden giver feedback i 2 min, derefter bytter I rundt. Opsamling i plenum vi hører et par elevatorpitches.

10 PROJEKTPLAN

11 De forskellige ingredienser danner tilsammen en kage!

12 PROJEKTSKABELON Navn på projektejer Navn på projekt Beskrivelse projektet i én sætning KONCEPT Hvorfor er det en god idé, hvad er formålet og hvordan understøtter det den fælles vision? MÅLGRUPPE Hvem henvender projektet sig primært til? Hvad er deres behov og ønsker og hvordan når vi dem? AKTIVITETER Hvilke konkrete opgaver indeholder projektet? Hvad skal skaffes, hvad kræver det af tilladelser mv? TIDSPLAN Hvad er første skridt, hvad er der af faser og milepæle, hvad er deadline? Hvor længe skal projektet vare? ØKONOMI Hvad koster det og hvordan skal det finansieres? ORGANISERING Hvem skal gøre projektet til virkelighed? Hvem er aktørerne og hvordan skal de organiseres? Hvem er hovedansvarlig og hvordan er rollefordelingen? SAMARBEJDSPARTNERE Kan samarbejde løfte idéen? Med kommune, erhvervsdrivende, foreninger, investorer, andre byer og regioner m.fl. RISIKO Hvad er der af udfordringer og trusler? Hvad kan gå galt? Hvordan løser vi det?

13 FRA IDE TIL REALISERING, DEL 1 Aktiviteter bryd projekter ned i mindre dele Tidsstyring - planlægning med milepælsplan og fasetyper Økonomi budget og finansiering.

14 AKTIVITETER Overblik over, hvad projektet rummer af opgaver Bryde projektet ned i mere overskuelige dele Hvad skal der gøres konkret hvad skal købes, skaffes, laves? Hvad skal der søges af tilladelser?

15 TIDSPLANLÆGNING Planlægning af projektets proces fra start til slut giver overblik over, hvilke aktiviteter der er nødvendige for at nå projektets endelige mål. Procesplanlægningen bidrager til at bryde projektet op i overskuelige bidder, så det bliver nemmere at planlægge, hvilke opgaver der skal løses af hvem og hvornår. Procesplanlægningen kan forholde sig til, hvilke dele af økonomien, der skal være på plads hvornår.

16 MILEPÆLSPLAN OG FASER Projektets milepæle fungerer som pejlemærker for projektstyringen. En milepæl er et vigtigt delresultat. Ved at nedbryde projektet i en milepælsplan får man et detaljeret overblik over, hvad der skal til for at nå projektets endelige resultat. Milepælsplanen bygges op ved at svare på følgende spørgsmål: Hvad er projektets milepæle? Milepælene er konkrete delmål, som skal nås i løbet af projektet. Milepælene deler projektet op i mindre, overskuelige bidder med konkrete deadlines. Hvad er projektets faser? Når milepælene er defineret, kan der trækkes tidsmæssige grænser der, hvor projektet skifter karakter eller passerer større milepæle.

17 EKSEMPEL PÅ FASER

18 BUDGET FOR ANLÆG En økonomisk oversigt over projektet Beskriv de konkrete aktiviteter som projektet indeholder, og hvad I forventer, at de vil koste. Lav et samlet budget for projektet. Husk at: Afsætte midler til projektudvikling. Afsætte midler til uforudsete udgifter.

19 BUDGET FOR DRIFT Driftsbudgettet er en økonomisk oversigt over, hvad det koster at drive projektet, når det er færdigt. Det er en god idé at tænke drift ind i projektet fra starten i tråd med anlægsbudgettet. I driftsbudgettet beskrives de konkrete udgifter og indtægter, som er forbundet med projektets drift.

20 ØKONOMI - HVORDAN? Se på lignende projekters økonomi for inspiration man kan blive mere præcis ved at hente erfaringer fra andre. Find projekter, der minder om jeres på centrale parametre, og spørg til ting, som har relevans for jeres projekts økonomiske bæredygtighed. Kig på andre projekters økonomi kan samtidig inspirere til udvikling af jeres eget projekt ifht. indhold og aktiviteter.

21 FINANSERING Brug tid på at undersøge fondenes vision, mission og tildelingskriterier, og søg kun relevante fonde. Vær opmærksom på at forskellige finansieringskilder har forskellige krav, fx til medfinansering. Noter i et skema eller lign de bidragsydere, som I planlægger at ansøge og I er i dialog med og hold løbende skemaet opdateret. Det sikrer en målrettet og koordineret indsats i fundraisingen. Synliggør egenfinansiering: hvordan I selv planlægger at bidrage til projektet med timer eller midler.

22 GØR DET OVERSKUELIGT EKSEMPEL PÅ SKEMA

23 Projektskabelon, del 1 - øvelse Udfyld de første kasser i jeres skabelon Tal med sidemanden løbende undervejs Stil spørgsmål

24 PROJEKTSKABELON Navn på projektejer Navn på projekt Beskrivelse projektet i én sætning KONCEPT Hvorfor er det en god idé, hvad er formålet og hvordan understøtter det den fælles vision? MÅLGRUPPE Hvem henvender projektet sig primært til? Hvad er deres behov og ønsker og hvordan når vi dem? AKTIVITETER Hvilke konkrete opgaver indeholder projektet? Hvad skal skaffes, hvad kræver det af tilladelser mv? TIDSPLAN Hvad er første skridt, hvad er der af faser og milepæle, hvad er deadline? Hvor længe skal projektet vare? ØKONOMI Hvad koster det og hvordan skal det finansieres? ORGANISERING Hvem skal gøre projektet til virkelighed? Hvem er aktørerne og hvordan skal de organiseres? Hvem er hovedansvarlig og hvordan er rollefordelingen? SAMARBEJDSPARTNERE Kan samarbejde løfte idéen? Med kommune, erhvervsdrivende, foreninger, investorer, andre byer og regioner m.fl. RISIKO Hvad er der af udfordringer og trusler? Hvad kan gå galt? Hvordan løser vi det?

25 ET PAR EKSEMPLER I PLENUM

26 PAUSE

27 FRA IDE TIL REALISERING, DEL 2 Organisering og samarbejde hvem er en del af projektet og hvordan organiseres det? Risikoanalyse hvad kan gå galt og hvordan forebygges det?

28 PROJEKTSKABELON Navn på projektejer Navn på projekt Beskrivelse projektet i én sætning KONCEPT Hvorfor er det en god idé, hvad er formålet og hvordan understøtter det den fælles vision? MÅLGRUPPE Hvem henvender projektet sig primært til? Hvad er deres behov og ønsker og hvordan når vi dem? AKTIVITETER Hvilke konkrete opgaver indeholder projektet? Hvad skal skaffes, hvad kræver det af tilladelser mv? TIDSPLAN Hvad er første skridt, hvad er der af faser og milepæle, hvad er deadline? Hvor længe skal projektet vare? ØKONOMI Hvad koster det og hvordan skal det finansieres? ORGANISERING Hvem skal gøre projektet til virkelighed? Hvem er aktørerne og hvordan skal de organiseres? Hvem er hovedansvarlig og hvordan er rollefordelingen? SAMARBEJDSPARTNERE Kan samarbejde løfte idéen? Med kommune, erhvervsdrivende, foreninger, investorer, andre byer og regioner m.fl. RISIKO Hvad er der af udfordringer og trusler? Hvad kan gå galt? Hvordan løser vi det?

29 ORGANISERING Projektorganisationer er forskellige. Små projekter har gavn af en lille organisation, mens mere komplekse projekter kræver en mere tung organisation. Elementer i en projektorganisation er: STYREGRUPPE: aktører med beslutningsret. Styregruppen er ansvarlig for at sikre finansiering af projektet. Deltagelse af en kommunal embedsmand i styregruppen kan sikre kommunal forankring.

30 ORGANISERING Projektorganisation forsat: PROJEKTGRUPPE/ARBEJDSGRUPPE: Skal rumme et bredt kompetencefelt. Projektgruppen skal være stor nok til at opgaverne kan fordeles, men stadig agere effektivt. FØLGEGRUPPE: Nogle projekter kan have gavn af en følgegruppe. Følgegruppen har ikke beslutningskompetence på projektet, men består af udvalgte interessenter og eksperter, der kan bidrage til projektet med viden og sparring.

31 FRA KONKURRENTER TIL SAMARBEJDSPARTNERE Konkurrenter er lignende udbydere af de tilbud eller oplevelser, som jeres projekt har fokus på. Alle projekter har gavn af at overveje, om andre eksisterende projekter allerede opfylder det behov eller formål, man arbejder med i sit eget projekt. I nogle tilfælde kan konkurrenterne blive samarbejdspartnere kan der skabes synergi mellem jeres projekter. Hvis kommunen ikke er en del af projektets styregruppe eller projektgruppe, bør projektet også sørge for at etablere en god dialog med kommunen. Nogle projekter har også gavn af at involvere andre myndigheder, fx Naturstyrelsen, Kulturstyrelsen mv.

32 RISIKO Formålet med risikoanalysen er: at afdække mulige risici og vurdere, hvilke der er de alvorligste i forhold til projektets gennemførelse prioritere dem og finde mulige løsninger og strategier for at overkomme og reducere disse risici. Stil følgende spørgsmål: Skal projektet gennemføres inden for en kort tidshorisont? Er der eksterne omkostninger forbundet med gennemførelse af projektet? Er der en ufravigelig deadline? Er der modstridende interesser omkring projektet? Er der negativ holdning til projektet blandt interessenter? Er der afhængigheder til andre projekter? Er projektet afhængig af eksterne leverandører? Er projektet afhængig af nøglepersoner?

33 Projektskabelon, del 2 - øvelse Udfyld de sidste kasser i skabelonen og forbered elevatorpitch. Tal løbende med sidemanden.

34 PROJEKTSKABELON Navn på projektejer Navn på projekt Beskrivelse projektet i én sætning KONCEPT Hvorfor er det en god idé, hvad er formålet og hvordan understøtter det den fælles vision? MÅLGRUPPE Hvem henvender projektet sig primært til? Hvad er deres behov og ønsker og hvordan når vi dem? AKTIVITETER Hvilke konkrete opgaver indeholder projektet? Hvad skal skaffes, hvad kræver det af tilladelser mv? TIDSPLAN Hvad er første skridt, hvad er der af faser og milepæle, hvad er deadline? Hvor længe skal projektet vare? ØKONOMI Hvad koster det og hvordan skal det finansieres? ORGANISERING Hvem skal gøre projektet til virkelighed? Hvem er aktørerne og hvordan skal de organiseres? Hvem er hovedansvarlig og hvordan er rollefordelingen? SAMARBEJDSPARTNERE Kan samarbejde løfte idéen? Med kommune, erhvervsdrivende, foreninger, investorer, andre byer og regioner m.fl. RISIKO Hvad er der af udfordringer og trusler? Hvad kan gå galt? Hvordan løser vi det?

35 Elevatorpitch præsentation Gå rundt mellem hinanden og præsenterer nu den færdige projektskabelon overfor en potentiel samarbejdspartner. Den ene præsenterer i 2 min og den anden giver feedback i 2 min, derefter bytter de rundt.

36 Opsamling Hvad har vi så lært: Destinationsudvikling foregår igennem samarbejde Jo stærkere et projekt, jo lettere at overbevise andre om at støtte Prøv ting af eksperimenter og tilret Et projekt bliver stærkt ved at tænke alle elementerne igennem. Alle øvelserne udgør tilsammen jeres projektplan saml dem, skriv dem kort og præcist og I kan søge midler konkret herudfra!

37 Et eksempel kan være tekst i word eller en fancy Powerpoint eller Prezi afhænger af jer og jeres målgruppe!

38 Hvad sker der herfra?

39 Spørgsmål eller kommentarer?

40 TAK FOR DENNE GANG!