HANDLINGSPLAN 2015 Bidrag til fokusområder i handlingsplanen for Danmarks Domstole 1
Fokusområde Indsats Procesmål Resultatmål 1. Kvalitet gennem videndeling Juridisk videndeling Videndeling i hverdagen Vejledning til konkurskarantænesager til DDS (MB I løbet af 2015 Videnbank: redaktøren videresender relevante afgørelser til afdelingens jurister, som drøftes på juristmøder Videnbank: evalueres medio 2015 SH er særligt udvalgt fokusembede i 2015 Visdomsbog: revision af L-, G- og R-sager færdiggøres. Procedure for løbende opdatering, bl.a. med beslutninger fra de ugentlige Kaizen-møder Visdomsbog: på Intra (fælles) medio 2015 Insolvensrettens Dag - konference 12. marts 2015 i samarbejde ml. retten og Danske Insolvensadvokater Insolvensrettens Dag 300 deltagere svarende til samme antal som sidste år. Intern erfagruppe om konkurskarantænesager med systematisk mødefrekvens Mini-kurser: 1. Video 3 til afhøring jurister 2. Karnov for jurister og studenter (sammen med retsafdelingen) 3. Gældssanering, hands on tlf.vejledning for bosekretariat 4. Konkurskarantænesager Der udpeges en ansvarlig for afvikling af det enkelte kursus og kursustider sættes i kalenderen. Løbende i 2015 Mini-kurser: 1. Medio 2015 (v. administrationen) 2. Sidste halvdel af 2015 (Karnov via Nille) 3. Medio 2015 4. Medio 2015 (6 interne mini-kurser er embedets samlede mål for 2015) 2
Videndeling i hverdagen (Retsafdelingen) SH er særligt udvalgt fokusembede i 2015 Videndeling i hverdagen (Administrationen) SH er særligt udvalgt fokusembede i 2015 Erhvervslivets Mediationsdag - konference 20. maj 2015 i samarbejde ml. retten og Voldgiftsinstituttet (se også under fokusområde 4) Mini-kurser: 1. Video 3 til afhøring jurister 2. Karnov for jurister og studenter (sammen med skifteafdelingen) 3. Motiver til forlig dommere 4. Konkurskarantænesager Der udpeges en ansvarlig for afvikling af det enkelte kursus og kursustider sættes i kalenderen. Brugeradfærd på hjemmesiden Domsresuméer fra SH på Intra Øget efterspørgsel på retsmægling (se også under fokusområde 4) Mini-kurser: 1. Medio 2015 (v. administrationen) 2. Sidste halvdel af 2015 (Karnov via Nille) 3. Sidste halvdel af 2015 (v. Lotte) 4. Medio 2015 (6 interne mini-kurser er embedets samlede mål for 2015) Løbende opgørelse (ifm. ledelsesgruppemøder og fælles frokostmøde) over brugernes navigation på shret.dk fx de 10 mest besøgte sider. Større synlighed på Intra (markedsføring af SH) Ved publicering af domresumeer fra vidensbank og domsoversigt på Intra Mini-kursus: 1. Brug af Intra teamsites, profiler, etc. 2. Video 3 til afhøring se under Rets- og Skifteafdeling. 3. IT-cafe Mini-kurser: 1. Medio 2015 2. Medio 2015 3. Løbende i 2015 Der udpeges en ansvarlig for afvikling af det enkelte kursus og kursustider sættes i kalendere (6 interne mini-kurser er embedets samlede mål for 2015) 3
Fokusområde Indsats Procesmål Resultatmål 2. Digitale retsmøder Dommerundervisning Undervisning i brug af tablet: 1. Brug af Iannotate 2. Brug af Pages 1. Februar 2015 2. Medio 2015 Undervisning af øvrige jurister Undervisning i brug af tablet: 1. Brug af Iannotate 2. Brug af Pages 1. Februar/april 2015 2. Medio 2015 Brug af AV-udstyr i retssalene Se videndeling i hverdagen under minikursus (Skifte- og retsafdelingerne) Vejledning i brug af Video 3 og AV Skriftlig vejledning tilgængelig ved DMF-pladsen i retssalene og mødelokale 2. April 2015 (administrationen) og intro på fælles frokostmøde Bedste praksis arbejdsgange med afvikling af digitale retsmøder Brug af tablet i L- og G-sager (bl.a. ved inspiration fra studiebesøg på Bornholm) Beslutningsgrundlag for overgang til byretternes insolvenssystem eller ej. Bedste praksis arbejdsgange med afvikling af digitale retsmøder (Retsafdelingen) Et antal prøvesager udvælges, hvor HFH afvikles digitalt og på baggrund af erfaringerne hermed fastlægges arbejdsgange for afviklingen af digitale retsmøder. Medio 2015 3. Den digitale retsproces 4
Fokusområde Indsats Procesmål Resultatmål 4. Rets- og forligsmægling Bedste praksis i processen, der fører en sag til rets- /forligsmægling Øge fokus på brug af rets/forligsmægling (Drøftes på plenarmøde) 20. maj 2015 konference om Erhvervslivets Mediationsdag i samarbejde ml. retten og Voldgiftsinstituttet (se under fokusområde 1) Fokus på rets-/forligsmægling Minikursus i rets/forligsmægling se under videndeling i hverdagen (motivér til forlig). Faste rutiner for afdækning af rets/forligsmæglingsmuligheder Øget efterspørgsel efter retsmægling måles ultimo 2015. Et antal sager i 2015 Advokatretsmæglere DSS overvejer ændring af regelgrundlaget Eget korps af advokatretsmæglere 5. Styrkelse af it-organisering og kompetencer i retterne DSS kortlægning SH analyse og kortlægning Kortlægge eksisterende kompetencer og uddannelsesbehov Oversigt over og plan for hvem, der gør hvad på ITområdet i embedet tilgængelig på Intra Kompetenceudvikling IT og officeprogrammer (4D klippekort) Brug af ipad på ledelses- og plenarmøder 6. Sikkerhed Beredskabsplan for koordinering i forbindelse med større ulykker og katastrofer Domstolsstyrelsen udarbejder en beredskabsplan, som AMU lader sig inspirere af. Opnå de nødvendige kompetencer Oprettelse og intro til brug af teamsites (dagsorden, bilag og referat) fra marts/april 2015 Deadline til Beredskabsstyrelsen 1. december 2015 Uddannelse i konflikthåndtering og håndtering af voldelige personer 2 dages kursus for alle ansatte afventer styrelsens udmelding Alarmknapper og dørspion Alarmknapper i retssalene (A, B og C), dørspion og samtaleanlæg på 3. sal Øget tryghed. Oplevelse af større grad af tryghed bland de ansatte. 5
Øvrige indsatser ved retten Nr. Indsats Procesmål Resultatmål I. Kvalitet/tid/arbejdsmængde II. IT Forventningsafstemning (hele retten) JFS dokumentarkiv (Skifteafdeling) Tema ved årets MUS Ledelsesgruppen drøfter generelle temaer (Ledelse/medarbejdere, dommere/dmf, jurister/kontorpersonale etc.) Brug af dokumentarkiv til skiftesager (redegørelse og gældssaneringssager) og afklaring af tilpasning til SH skifteret. Øget tilfredshed i næste trivselsundersøgelse inden da intern evaluering medio 2015. Efterår 2015 Overgang til byretternes sagsbehandlingssystem (Skifteafdeling) Elektronisk modtagelse af tvangsopløsningssager (Skifteafdeling) Studiebesøg til Retten på Bornholm i april 2015 med henblik på at afklare om overgå til byretssystemet. Herefter inddrages Domstolsstyrelsen Dialog med Erhvervsstyrelse, Domstolsstyrelse og DSI Afklaring inden udgangen af 2. kvartal. Overgang til byretternes system fra 2016 Digital overførsel af metadata III. LEAN-projekt Gældssaneringssager Fjerde og afsluttende workshop 21. april 2015 (projekt fortsat fra 2014) Strømline arbejdsgange og sikre høj kvalitet nedbringe sagsbehandlingstiden VI. Konkurskarantæne V. Sprog og skriftlig kommunikation Sagsbehandling af konkurskarantænesager (Rets- og Skifteafdelingen) Øget brug af hurtige dele i e-mails Arbejdsgangsbeskrivelser tilpasses Minikursus i konkurskarantænesager se under Videndeling i hverdagen Finde de steder, hvor hurtige dele kan erstatte eksisterende standardbreve (eller tlf.opkald) Undersøge om der er mulighed for at oprette og redigere hurtige dele centralt, så rettelser ikke skal foretages på den enkelte pc Udarbejde teksterne og lægge dem ind på pc Sprogpolitik Implementere Sprogpolitik med udgangspunkt i eksempler fra Rets- og Skifteafdelingen. Gennemgå standardbreve (Rets-, Skifte- og Administrationsafdelingen) Rydde op i standardbreve, så vi kun har dem, vi skal bruge. Herefter gennemgås brevene, så de fremstår tidssvarende. Sendes forbi Administrationen mhp. sproglig korrektion (grammatik og formidling). Mere smidig og effektiv behandling af konkurskarantænesager Hurtigere kommunikation og reduktion i porto Løbende eksempler på fælles frokostmøderne i 2015 Tidssvarende og bedre kommunikation. 6
Nr. Indsats Procesmål Resultatmål VI. Møder med eksterne VII. Sagsvægte og mål for sagsbehandlingstid Større viden om sagsbehandlingen hos samarbejdspartnere (Rets- og Skifteafdelingen) Udarbejde notat om sagsvægte for civile sager og mål for sagsbehandlingstid (Retsafdelingen) Erhvervsstyrelsen arrangere et besøg Frivillige gældsrådgivere tilbud om kurser Gå hjem møde for sekretærer for fast kuratorer Revitalisere dialogforum i Retsafdelingen To workshops jurist og sekretær i foråret 2015. Forbedre og effektivisere samarbejdet med eksterne brugere. Reducere sagskategorierne, så der er så få at måle på som muligt. Deadline 1. juli 2015 til Domstolsstyrelsen (Klaus Rugaard). VIII. Forandring Arbejdspladskultur i SH Fælles temadag I endnu højere grad trives med forandring. 7