Referat af sekretariatsmøde - Alternativet Østjylland 22-10-2015, 18.30-20.30 Skovfyrvej 28, 8250 Egå Til stede: Carsten Borup, Christian Rundager, Joan Halager-Dam, Peder Flarup, Tara Hansen, Henrik Narud. Mødeleder: Christian Rundager Referent: Christian Rundager Referatet sendes til landssekretariatet, bestyrelsen i Alternativet Østjylland, hovedbestyrelsen, spidskandidat i Østjylland Josephine Fock og til medlemmer af sekretariatet i Østjylland. Det lægges ligeledes op på Alternativet Østjyllands hjemmeside. Info fra lokalbestyrelsen til sekretariatet Her følger information fra bestyrelsen i Alternativet Østjylland til sekretariatet i Alternativet Østjylland. Angående stillingsbetegnelser i sekretariatet Der har været tvivl om arbejdsopgaverne for flere af koordinator-rollerne i sekretariatet i Alternativet Østjylland. Derfor er bestyrelsen ved at konkretisere og finpudse stillingsbetegnelser til sekretariatets koordinator-roller. Angående målsætninger for koordinator-roller i sekretariatet sekretariatet i Alternativet Østjylland har efterspurgt at få konkrete mål for deres arbejde. Bestyrelsen vil til bestyrelsesweekenden lørdag-søndag d. 7-8. november 2015 udarbejde konkrete mål til hver koordinator-rolle i sekretariatet for de kommende måneder. Angående samarbejde mellem lokalbestyrelse og sekretariat Efter bestyrelsesweekenden lørdag-søndag d. 7-8. november 2015 vil lokalbestyrelsen i Alternativet Østjylland fordele ansvarsområder imellem sig. Ansvarsområderne skal dække over de overordnede opgaver, bestyrelsen skal have øje for i organisationen Alternativet Østjylland.
Hvert bestyrelsesmedlem har et eller flere ansvarsområder, som han/hun har hovedansvaret for i bestyrelsen - personen er 1'er på disse områder. Hvert bestyrelsesmedlem har ligeledes et eller flere ansvarsområder, som han/hun har et sekundært ansvar for i bestyrelsen - personen er 2'er på disse områder. Bestyrelsesmedlemmer har ansvaret for, at deres ansvarsområder bliver udviklet på et strategisk plan. Koordinator-roller i sekretariatet i Alternativet Østjylland vil i samarbejde med bestyrelsesmedlemmer inden for relevante ansvarsområder udarbejde løbende mål for deres arbejde. Angående hovedkvarteret i Østjylland Bestyrelsesmedlem i Alternativet Østjylland Lior Hansen (og tovholder på renovering af vores nye lokaler i samarbejde med bestyrelsesmedlem i Alternativet Østjylland Monike Sommer) har fået nøgle til vores nye lokaler i Nørre Allé 86, 8000 Aarhus. En tømrer er allerede gået i gang med at renovere lokalerne. Efter planen underskrives en kontrakt inden for en uge fra dags dato, og Alternativet Østjylland kan flytte ind i lokalerne fra søndag d. 1. november 2015. Sekretariatsrunde - bordet rundt Hvert fremmødte medlem af sekretariatet i Alternativet Østjylland gav en opdatering på, hvilke opgaver de arbejder videre med i de kommende 14 dage. Kommunikationskoordinator i Alternativet Østjylland Joan Halager-Dam vil arbejde på at udvide kommunikationsholdet med flere frivillige. I øjeblikket består holdet af hende og ansvarlig for sociale medier, Simone Astono. Konkret søger Joan Halager-Dam i samarbejde med bestyrelsesmedlem i Alternativet Østjylland Ane Liebing Grøngaard efter: frivillige, der kan udvikle Alternativet Østjyllands nyhedsbrev til medlemmer fotografer video-journalister Koordinator for politikudvikling i Alternativet Østjylland Carsten Borup vil ligeledes søge efter frivillige, han kan samarbejde med i en arbejdsgruppe. Han vil vente med at inddrage frivillige, til vi har lokalerne i Nørre Allé 86, Aarhus 8000 oppe at køre. Koordinator for lokalforeninger i Alternativet Østjylland Henrik Narud er ved at arrangere et møde for alle storkredse i Danmark lørdag d. 7. november 2015 i samarbejde med kandidatkoordinator i
Alternativet Østjylland Monike Sommer. Formålet er at vidensdele i forhold til, hvordan Alternativet bedst kan opstarte lokalforeninger i alle landets kommuner. Han har brug for hjælp til at trække to oplægsholdere ind til mødet. De skal inspirere de fremmødte i forhold til frivillighed og dannelsen af politiske lokalforeninger. Henrik Narud vil sende en mail ud til andre medlemmer af sekretariatet i Alternativet Østjylland, så de kan hjælpe med at finde to relevante oplægsholdere. Eventkoordinator i Alternativet Østjylland Peder Flarup vil i den kommende tid være tovholder på to arrangementer. Det første arrangement er arrangementet "Mød Josephine Fock" mandag d. 2. november 2015 afholdt på Folkestedet Carl Blochs Gade 28, Aarhus 8000 lokale 1.1. Peder Flarup vil kontakte spidskandidat og folketingsmedlem for Alternativet Østjylland Josephine Fock og spørge, om hun vil forberede et oplæg om Alternativets politiske virke til arrangementet. Han vil ligeledes finde ud af, hvordan vi kan implementere Appgree i arrangementet, således at fremmødte medlemmer kan stille Josephine Fock demokratisk valgte spørgsmål efter hendes oplæg. HR- og frivilligansvarlig i Alternativet Østjylland Tara Magill Hansen vil undersøge, om vi rent faktisk har booket lokalerne i Folkestedet, da der er opstået tvivl om dette. Det andet arrangement er afviklingen af en demonstration i Aarhus søndag d. 29. november 2015 i anledningen af COP21. Her er Peder Flarup i kontakt med Dorte Riisager Ballerman fra miljøorganisationen VedvarendeEnergi i forhold til at samarbejde om demonstrationen. HR- og frivilligkoordinator i Alternativet Østjylland Tara Magill Hansen vil i den kommende tid udvikle en frivilligdatabase i samarbejde med kommunikationskoordinator i Alternativet Østjylland Joan Halager-Dam, hvor vi kan samle et overblik over aktive frivillige. Hun vil ligeledes indlede jagten på en lokalekoordinator og en koordinator for synlighed og aktivitet i organisationen til sekretariatet i Alternativet Østjylland. Debatmøde i Østjylland Folketingsmedlem for Alternativet Rasmus Nordqvist afholder i november 2015 et debatmøde i Østjylland i forbindelse med EU-afstemningen om Danmarks retsforbehold torsdag d. 3. december 2015. Sekretariatet i Alternativet Østjylland skal hjælpe med at finde lokale og at arrangere debatmødet. Der kommer først endelig dato for debatmødet omkring søndag d. 1. november 2015.
Status på Alternativets Unge HR- og frivilligkoordinator i Alternativet Østjylland Tara Magill Hansen samarbejder med tovholder på Alternativets Unge i Østjylland Janus Bjerregaard om at gøre Alternativets Unge til en aktiv del af det daglige liv i Alternativets Østjyllands lokaler på Nørre Allé 86, Aarhus 8000. Der er tale om, at de unge kan være blandt de dagsansvarlige, der sørger for, at lokalerne er åbne for offentligheden og arrangementer alle ugens dage. Vores samarbejde med Folkestedet I fremtiden skal alle Alternativets bookinger af lokaler i Folkestedet Carl Blochs Gade 28, Aarhus 8000 gå igennem HR- og frivilligkoordinator Tara Magill Hansen. Folkestedet vil ikke acceptere bookinger fra andre end hende. Status på samarbejde med Flere Ved Mere-gruppen Der er endnu ikke etableret et samarbejde mellem sekretariatet i Alternativet Østjylland og gruppen af frivillige, der arrangerer arrangementer under konceptet Flere Ved Mere. Sekretariatsleder i Alternativet Østjylland Christian Rundager vil prøve at få samarbejdet i gang. Målet med samarbejdet er at videreudvikle konceptet Flere Ved Mere. Arrangement med Christian Poll Listekandidat i Alternativet Østjylland Lena Agger har arrangeret et arrangement i samarbejde med Alternativets folketingsmedlem Christian Poll. Det bliver afholdt på Folkestedet Carl Blochs Gade 28, Aarhus fredag d. 6. november 2015. Kommunikationskoordinator i Alternativet Østjylland Joan Halager-Dam vil hjælpe Lena Agger med at reklamere for arrangementet på sociale medier og i vores nyhedsbrev. Det er stadig uklart, hvad arrangementet går ud på, så Joan Halager-Dam vil få afklaret dette. Email-signatur Medlemmer af sekretariatet i Alternativet Østjylland kan kontakte Joan Halager-Dam, hvis de gerne vil have en Alternativet-email-signatur til deres private mail. Angående bevægelsesårsmødet i januar Vi afventer stadig en opgavebeskrivelse fra sekretariatsleder i Alternativets landsekretariat Brian Frandsen og forkvinde i Alternativets hovedbestyrelse Helle Engelbrechtsen i forhold til, hvad
vores opgaver er i forbindelse med at arrangere et bevægelsesårsmøde i januar 2016 for Alternativets medlemmer. Vores tilstedeværelse på Facebook Kommunikationskoordinator i Alternativet Østjylland Joan Halager-Dam har kortlagt vores tilstedeværelse på Facebook. Følgende typer af grupper og sider befolker Facebook: Vores officielle Facebook-side Facebook-grupper for forskellige kommuner Tematiserede Facebook-grupper Listekandidaternes Facebook-sider Joan Halager-Dam vil i samarbejde med bestyrelsesmedlem i Alternativet Østjylland Ane Liebing Grøngaard finde ud af, hvordan vi optimalt organiserer os på Facebook. Datoer for kommende møder Sekretariatsmøde Torsdag d. 12. november, 16.30-18.30 Nørre Allé 86, Aarhus 8000