Referat fra konstitueringsmøde

Transkript

1 Referat fra konstitueringsmøde Mødedato: Tirsdag den 7. april 2015 Mødested: Klublokalet Tidspunkt: Kl. 18:30 22:00 (mødes kl. 18:15) Mødetype: Hovedbestyrelsesmøde nr. 01 Fortæring: Tegnstyrer: KUP Kvaje slik: Referent: RR Deltagere: Fraværende: Daniel Vest (), Kim Aarosiin (KA), Kim L. Christensen (KLC), Troels Nielsen (TN), Klaus U. Pedersen (KUP), Rosa Rolighed (RR), Tine Maretti Vest (TV) Dagsorden 1. Formanden har ordet... byder alle velkommen både gamle og nye, og spørge hvem der vil være referent frivilligt og tegnstyrer. spørger KUP om han vil være tegnstyrer fremover så vi har en fast tegnstyrer i en periode. KUP takker ja til tegnstyrer og RR takker ja til referent. Åben/Lukket 2. Godkendelse af dagsorden... Fælles Intet at bemærke 3. Vores forventninger til hinanden... Fælles forventer loyale, respekt og at vi har tavshedspligt for hinanden og ikke afbryde under mødet forventer også vi følger forretningsorden samt regler f.eks. at svare indenfor for 48 timer på Facebook, sms indenfor 24 timer og mail indenfor 48 timer bort set weekend eller ferie. KLC forventer vi passer vores opgave fordeling. forventer at adskille personlig i forening og hjemme. KLC forventer vi hjælper hinanden og bede om hjælp hvis brug for det. 4. Opfølgning af ordinær generalforsamling... Fælles syntes frokost var et succes, men synes pålæg brødet kunne rettes til evt. færdig skåret. Referat er færdig men skal rettes lidt og forventer at modtage den i løbet denne uge. KLC syntes vi skal snakke om referat til næste møde. TN syntes der var meget uro til Generalforsamling samt masse larm. vil tage det op til medlemsmøde ang. støjgener KA syntes der ærgerligt at stemmetolk valgte at rykke sig til midten når i har reserveret pladser til de hørende men valgte selv at flytte tættere på stemmetolk, men stadigvæk var det rigtig svært at høre pga. larm. fortæller han har prøve at kigge under generalforsamling, og der er tanker til at vi kan gøre det bedre næste gang, det vil sige fjerne en bord i midten af rækken, så sidder tolk ved det og hørende sidder bag tolkene. Tolken havde en lille bemærkning i forbindelse med lyden, når tolken snakker anden vej så forsvinder lyden i baggrunden. vil tage højtaler med næste gang, så lyder også kommer bagfra. 5. Opfølgning af arbejdsplan viser arbejdsplan og ved højre side kan se hvornår det starter og hvad der er udført. Blandt andet viser han hvad vi skal gennem arbejdsplan, renovering, bedre digitalt samt bedre trådløs netværk og tegnsprogvideoer.

2 6. Bestyrelseskonstituering... a. Gennemgå foreningens vedtægter til orientering... KA har svært ved at forstå ang. dette pargraf 6.1, hvor der kun må være en hørende i bestyrelsen. Tænkte på at tag det op til næste generalforsamling KLC forslår vi kan tag det op til medlemsmøde. vil undersøge DDL s love ang. hørende i bestyrelse, hvad er DDL holdning til hørende i bestyrelsen. b. Gennemgå foreningens forretningsorden til godkendelse... vil have udvalget opgaver på forretningsorden, når vi har gjort det så sender vi forretningsorden til korrektur. Forretningsorden godkendes c. Gennemgå foreningens strukturering... d. Opgavefordeling og udvalgenes kontaktpersoner... Til enig blev tovholder: Café udvalget TN og KA som nr. 2 Ejendomsudvalget - Festudvalget - HB Historiskudvalget RR IT og medieudvalget KUP Kulturudvalget KLC Medlemsudvalget inkl. fanebærer KLC Deaf poker Fredericia og TN som nr. 2 Døves Idrætsklub FREMAD KLC The Soldiers Whistklubben KUP e. Kommende møder... Mødes hver 6. uge tirsdag kl 18.30: 12. maj Fortæring: KA 16. juni Fortæring: KLC 11. august Fortæring: TN 22. september Fortæring: KUP 2. november Fortæring: 15. december 2015 inkl. julefrokost. Fortæring: Fælles 26. januar Fortæring: KA 23. februar 2016 m/ regnskabsmøde Fortæring: KLC 8. marts Fortæring: TN f. Vagtturnus til kontortid & foreningsaften... viser en fint vagtskema til kontortid, forening, café og kaffemor. Hvis man er forhindret skal man selv bytte og HUSK skriv det på opslag på kontoret så man kan se hvem der er ansvar den dag. Den 3. juni skal vi finde en anden sted at være pga. renovering. 7. Korrespondanceliste... Fælles KLC og har gennemgået listen fra sidste møde, de fleste er udført men der var få opgaver som ikke er gennemgået men det vil KLC og gøre løbende

3 8. Referater fra udvalg m.m.... Fælles Blev enig om at tag op til næste møde, da der var kun en som har haft et møde. 9. Administration... a. Bordet rundet... Fælles KLC holder nu faderorlov frem til juni mdr. KUP holder nu faderorlov. Hans datter skal snart opereret, så kan være lidt fraværende. TV holder ferie uge 17 pga. fokus på hendes søn skal snart konfirmeres. holder også ferie uge 17 men er blot på arbejde onsdag d. 22. april. b. Sidste nyt... Fælles fortæller han skal til formandsnetværksmøde d. 18. april ved København. Vi har også fået 2 ansøgning i forbindelse med caféleder. KUP fortæller han mundtligt har søgt som IT afdelingsleder c. Økonomi og budgetopfølgning... KLC KLC fik regnskab afsluttet, til næste møde vil han fremlægge 1. kvartal regnskab. d. Lokaleudlejning... /KLC fortæller i forbindelse med renovering, når alt er færdig så invitere pressen til at komme forbi og skrive om vores festudlejning så vi kan reklamere for vores festsal m.m. Har også visitkort om festudlejning, som i kan dele ud til alle hørende og døve. KLC har lavet det lille kontor (kontor 2) om, og føler det er blevet bedre. En har sagt ja til at male FTSF logo inde ved den lille kontor. e. Fordeling af overskud fra KLC fortæller at overskud kan bruges til computer og forbedring trådløs i huset. Enighed at sende mail ud til udvalgsleder og tag det op til næste møde. f. Hjemmeside / domæne... forslår at dele to hjemmeside for sig selv FTSF og tegnsprogshuset. Det vil koste 480 kr. om året så får vi også venlig mobil side så man også kan se hjemmeside via mobil. Alle er enig, arbejder videre med det. 10. Nyt fra udvalgene... a. Caféudvalg... TN / KA Rosa forlader lokalet, da hun har selv søgt som caféleder. Bestyrelsen blev enig om at udsætte denne til næste møde. Tovholder og holder en personlig møde med hver ansøgning samt sender vi nyhedsbrev ud til medlemmer, om der er nogen der er interesse omkring café. b. Ejendomsudvalg... fortæller der er kommet en henvendelse omkring renovering. Henrik Ladekjær ejer en tømre firma og de er interesse i at renovere vores ejendom så de kommer med et tilbud senest torsdag d. 9. april. Ejendomsudvalget tager en afgørelse hvem vi skal bruge. De skal også kigge på BRF og GI lån. Formand og kassere skriver under på lånet. Når huset skal renoveret skal alle aflevere nøgler. fortæller at efter renovering skal vi have nye borde og stole. 100 stole plus 10 ekstra til festsalen og 75 stole til klublokale samt borde, hvis vi finder nogle penge i ejendommens budget

4 c. Festudvalg... HB % d. Historisk udvalg... RR % e. IT & medieudvalg... KUP KUP blev IT leder og Jesper Duus er også med i udvalget. f. Kulturudvalg... KLC Kulturudvalget har oprettet en lukket gruppe i forbindelse med planlægning til foreningsaftner. har oprettet en lukket gruppe hvor der er 2 HB, 2 KU og 2 Café så de kan bedre kommunikere i forbindelse med foreningsaftner. g. Medlemsudvalg (inkl. fanebærer)... KLC TV orienterer at der er 247 medlemmer heraf 17 skylder. KLC bemærker at det er en som, har betalt på kontoret. forslår at kontakte DDL om hvornår FTSF overtager rykker som vi skal sendes ud til skylder. TV vil undersøge omkring rykker. 11. Nyt fra afdelinger a. Deaf Poker Fredericia... TN / b. Døves Idrætsklub FREMAD... KLC KLC orienterer at der er vandre tur søndag i ulige uger og fitness/gymnastik søndag i lige uger. c. The Soldiers... TN er stoppet pga. har ingen ressourcer til at køre klubben. vil skrive i nyhedsbrev omkring The Soldiers, om der er nogen som har motivation til at køre ungdomsklubben. Lave annonce om at vi søger folk til ungdomsklub, så vi kan få den til at køre igen. d. Whistklubben... KUP 12. Næste møde... Næste møde: Tirsdag den. 12. maj 2015, kl. 18:30. Fortæring: KA - 4 -

5 Korrespondanceliste: Meddelelse om støj ang. generalforsamling til medlemsmøde Arbejder videre med revisor sag Gennemgå referat fra generalforsamling 2015 Kontakt DDL omkring deres love i forbindelse med hørende i bestyrelse Afvente fra Christian Høybye i forbindelse med vedtægter Opdatere forretningsorden Ændre kode til Onedrive Lave vagtturnus til kontortid & foreningsaften Fremlægges 1 kvartal regnskab Invitere pressen i forbindelse med renovering Sende mail til udvalgslederne vedr. fordeling af overskud fra 2014 Lave to hjemmesider og domæner Skrive i nyhedsbrev vedr. café leder søges Behandle ansøgninger og indkalde møde Gennemgå papir fra BRF og GI papir Aflevering af nøgler før renovering Kontaktes DDL vedr. rykker Skrive i nyhedsbrev vedr. The Soldiers Kontakte Whistafdeling ang. ny tovholder Sørge for fortæring til bestyrelsesmøde den 12. maj 2015 Gamle Korrespondanceliste: Lave folder om The Soldiers Lave beskrivelse til selskabslokaler.dk Købe ny stationær pc Undersøge mulighed for bridge walking Rundvisning på IP Schmidtgård & KLC Alle & KUP KLC, TN & KA & KLC TV KUP KA TN & LJ (KLC) & KLC - 5 -