Referat Dato 17. marts 2015 enetværksmøde revideret referat Mødedato: Mødetid: Mødested: Deltagere: Referent: 9. marts 2015 10.00-15.00 København Stadsarkiv Christian Frederiksen; Claus Gammelgaard; Daniel Bøgsted-Møller; Michael Johansen; Claus Juhl Knudsen; Mie Andersen; Mads Neuhardt; Mikkel Mayerhofer; Vanessa Venn; Anne Lei; Malene Bjørnskov Schmidt; Frank Ahlburg; Frank Bache Andersen; Ann-Sofie Wiil; Jesper Handberg; Caspar Christiansen Claus Juhl Knudsen Aarhus Kommune Kultur og Borgerservice Aarhus Stadsarkiv Vester Allé 12 8000 Aarhus C REFERAT 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden godkendt. 2. Opfølgning fra sidst a. Deltagelse i arbejdsgrupper, der skal producere forberedende arbejde til fremtidige revisioner af både B/k- og afleveringslovgivning Vi har fået midler fra ODA til at afholde udgifterne. Claus Gammelgaard mente, at vi skulle vælge en person, der tog sagen videre. Mads Neuhardt mente, at vi som et først skridt bare skulle melde tilbage direkte til Claus Juhl Knudsen. Vi blev enige om, at alle som udgangspunkt meldte tilbage til mig senest 1. august omkring problemer, ønsker, spørgsmål, forslag m.v. i forhold til revision af 995, 1007 og cirkulæret om kassation i ESDH-systemer. Jeg sammenskriver efterfølgende de forskellige input. På næste møde afgør vi næste skridt. Sagsnummer Journalnummer Sagsbehandler Claus Juhl Knudsen Telefon Direkte telefon 4185 6543 Telefax E-post stadsarkiv@aarhus.dk E-post direkte cjk@aarhus.dk http://aarhusstadsarkiv.dk b. Indhøstede erfaringer med journalisering i kommunerne Der var endnu ikke høstet nogen systematiske erfaringer med den faktiske journalisering i forvaltningen, men Mie Andersen nævnte, at man i forbindelse med en kommende arkivering af det centrale ESDHsystem ville foretage en sådan analyse, netop for at kunne vurdere om en kassation af ikke-bevaringsværdige dokumenter kan forsvares. I relation til journaliseringserfaringer fortalte Ann-Sofie Wiil, at stadsarkivet i Frederikssund står i spidsen for oplæring af sagsbehandlere enetværksmøde revideret referat
ud i journalføringspraktikkens mange spændende facetter, og at de de facto fungerede som en moderne tids journalførere, der ofte tog beslutningen om, hvilke KLE-numre og -facetter givne sager og sagstyper skulle journaliseres under. Caspar Christiansen nævnte, at man i Frederiksberg kommune havde ansat en konsulent til at hjælpe med at generere sags-skabeloner og autoprofiler, mens Christian Frederiksen i Guldborgsund kommune ville turnere forvaltningen rundt i "den gode sags tjeneste", hvor man ville finde og bruge de gode historier omkring, hvad god journalisering betyder, og hvorfor det er vigtigt. c. Nyt omkring ophavsretsaftalen mellem arkiver og CopyDan Der er netop blevet udsendt et udkast til den endelige aftale til bl.a. ODA s bestyrelse. Pressefotografernes forbund har officielt meldt ud, at aftalen er på plads, så der mangler vel kun en underskrift. Vi venter med at diskutere aftalen til den er underskrevet. d. Arkibas5 Ligner Arkibas4, men væsentlig mindre fejlbehæftet. Kører nu hos alle "Arkibas-arkiver". 3. Lovgivning arkiveringsversioner a. Brug af dummy-dokumenter Hvor specifikke fejlbeskeder dummy-dokumenterne i en given aflevering indeholdt varierende fra fuldstændig generiske til rimelig udførlige. Nogle leverandører ville have ekstra for at udspecificere fejltypen for de enkelte dokumenter, andre ikke. I relation hertil kom vi til at snakke om, hvor mange sager, der kunne rettes, og hvordan fejltyperne egentlig fordelte sig. Mikkel Mayerhofer nævnte, at cirka halvdelen af alle konverteringsproblemer skyldes fejl i fil-navngivningen. Enten var man kommet til at ændre filens extension, nogle gange manglede den fuldstædigt og nogle gange var den sat først i filnavnet. Andre centrale fejltyper var henholdsvis forsvundne filer, hvor fil-referencen stadig eksisterede, men filen manglede, og gamle proprietære blanket-formater, som vi må forventes stadig at støde på. Password-beskyttede filer er efterhånden et mindre problem. Christian Frederiksen spurgte til erfaringer med arkivering og/eller konvertering af lyd og billedfiler, og blandt dem, der havde erfaringer hermed, nævnte Frank Bache Andersen, at man i Vejle ikke havde haft nogen problemer hermed. enetværksmøde revideret referat Side 2 af 6
4. Lovgivning - Bevaring og kassation a. Børnesager Vi venter på den økonomiske afklaring, som reelt er den afgørende faktor for, hvilket udfald sagen får, inden suspensionen af kassation af børnesager kan gøres permanent eller ophæves. 5. It-systemer og specifikke afleveringer a. KMD SAG Den store aktuelle sag om arkivering af KMD SAG affødte en række spørgsmål. Først blev spørgsmålet om konvertering af journalnotater kunne undgås rejst. Daniel Bøgsted-Møller nævnte, at København stadsarkiv er ved at lave stikprøver i deres data, og at en sådan stikprøve naturligvis er åben for fortolkning. Kernen spørgsmålet er hvorvidt bestemte formateringer fortolkes som værende betydningsbærende eller ej. Betydningsbærende formatering skal nemlig bevares (ved at blive konverteret til dokumenter), mens betydningsløs formatering ikke skal (og derfor ikke behøver konverteres til dokumenter). Det er op til hvert modtagende arkiv at foretage sine egne stikprøver Og konklusioner. Man kunne jo starte med at undersøge hvilke formateringsmuligheder, der rent faktisk har været i systemet. Et andet spørgsmål gik på den maksimale kassation af dokumenter, som KMD s tilbud forudsætter. Claus Juhl Knudsen spurgte til, om man vidste, hvilke dokumentationskrav Rigsarkivet havde stillet til journaliseringspraksis i de afleveringer som er på vej til dem. De bedste bud gik på, at der ikke var stillet nogen dokumentationskrav overhovedet, og at Rigsarkivet i praksis derfor ikke lagde særlig vægt på at sikre den ordentlige journalisering, som kassationen af dokumenter juridisk forudsætter. Det forlød dog (Daniel Bøgsted-Møller?), at en af de afleveringer, der var på vej til Rigsarkivet, ikke havde benyttet kassation. Der var i øvrigt bred enighed om, at alle andre kommuner ville benytte sig af muligheden for kassation. Et tredje spørgsmål gik på forholdet mellem prisen for et data- og dokumentudtræk på den ene side og prisen på en fuldstændig arkiveringsversion på den anden. Prisen for udtrækket er nemlig mellem 80 og 90 procent af den fulde pris. Det uhyrlige i dette åbenlyse monopoliseringsforsøg blev naturligvis fremhævet, men enden af det hele blev, at der ifølge Daniel Bøgsted-Møller, nok ikke var noget juridisk at komme efter. Herefter blev det diskuteret, hvordan man på forskellige måder kunne gøre afleveringen billigere. Det blev nævnt, at Finn Guldbæk fra Fredensborg vil forsøge at fortolke det som en registeraflevering, ved at vise at ingen af de genererede dokumenter egentlig falder ind under en bevaringsværdig kategori. enetværksmøde revideret referat Side 3 af 6
Malene Bjørnskov Schmidt nævnte, at man i Aalborg kommune har fremlagt for KMD, at de skal overholde lovgivningen i forbindelse med arkivering, så vel som de skal overholde al anden relevant lovgivning. Vi får se. Claus Juhl Knudsen nævnte muligheden for at få dispensation til at skulle aflevere de sager og eventuelle dokumenter, som systemisk nok var oprettet som sager, men som reelt ikke indeholdt nogen sagsbehandling. Mads Neuhardt nævnte også det uheldige i, at importeret data fra ikke-bevaringsværdige systemer blev bevaringsværdigt, alene fordi det nu var del af et bevaringsværdigt system. Claus Juhl Knudsen spurgte til, hvilken relation der var mellem KMD s dokumentsilo Doc2Archive og KMD SAG - hvad har det med KMD SAG at gøre? Det er ifølge Daniel Bøgsted-Møller KMD SAG s eneste dokumentarkiv, som det så deler med flere andre KMD systemer. b. OPUS Debitor I forbindelse med KMD SAG, blev det spurgt til om OPUS DEBITOR var bevaringsværdig. Det er det ikke. c. PCD Klient/Bosted Claus Juhl Knudsen spurgte til om nogen havde modtaget arkiveringsversioner af enten PCD Klient eller Bosted. Det var der stadig ikke. Med hensyn til Bosted sidder Lars Vangen aktuelt på andet år med en eventuel aflevering af Bosted fra 30 institutioner. Med hensyn til PCD Klient har de tidligere afvist at kunne arkivere. I Aarhus er PCD Klient for så vidt muligt konverteret ind i CSC Social. I Næstved og Guldborgsund er PCD Klient konverteret ind i KMD EKJ, og ifølge Christian Frederiksen så konverteringen umiddelbart ganske fornuftig ud. d. KMD Aktiv Claus Juhl Knudsen skulle lige genopfriskes. KMD Aktiv er slutafleveret for kommunerne. Al bevaringsværdigt data fra systemet eksporteres i dag til de statslige portaler, hvorfra der arkiveres. e. CSC Vitae Frederikshavn kommune og Randers kommune er ved at aflevere til KOMDA. f. Afleveringsmodeller Der blev spurgt til, hvorvidt afleveringsmodel 2, hvor man arbejder enetværksmøde revideret referat Side 4 af 6
med journalperioder, overhovedet blev brugt i de kommunale afleveringer? Caspar Christiansen nævnte at Frederiksberg kører med semijournalperioder i deres ESDH-system, hvor sager en gang kan blive overført til næste arkiveringsperiode, men hvis de herefter stadig er aktive, bliver de tvangsafsluttede. Alle andre kører med øjebliksbilleder. Der bliver kun tvangsafsluttet ved myndigheds- eller systemskift. 6. Technical stuff a. Seneste ADA-nyt Issuetrackeren er lukket ned. ADA-mail skal bruges i stedet. Det vides ikke, hvordan de har tænkt sig at styre det og det vides heller ikke om de har tænkt sig at reagere på vores input. Der er sat penge af til fejlretning, men ikke udvikling. Den fejler stadig med store ESDHsystemer. Rigsarkiv har publiceret et dokument, der nøjere beskriver hvordan ADA-fejl relaterer sig til de enkelte punkter i 1007- bekendtgørelsen. Der blev spurgt til om Rigsarkivet brugte andre værktøjer til test end ADA. Mikkel Mayerhofer mente ikke, at de bruger andre værktøjer. København stadsarkiv bruger nogle supplerende værktøjer, blandt andet et stykke programmel, der tester forskellige aspekter af de afleverede TIFF-filer. 7. Samarbejde med Rigsarkivet a. Kommunalt tilsyn til marts Som noget nyt inkluderer Rigsarkivets kommunale tilsyn nu også et fysisk besøg hos 5 udvalgte kommuner. Hvad et sådant besøg ville betyde eller indeholde, ved kun Rigsarkivet selv. Det er dog meldt ud, at man vil besøge forskellige typer af kommuner, eks. med og uden 7-arkiv. 8. Nyheder fra andre udvalg og netværk a. KMD/KL-rammeaftale omkring maksimalt 2 genafleveringer Det er tidligere blevet nævnt, at KMD og KL, som en del af en større rammeaftale, har indgået aftale om, at der i gennemsnit højst må genafleveres 2 gange for de enkelte afleveringer. Det krav overholder KMD ofte ikke, men der var umiddelbart ingen, der vidste, hvad konsekvensen så var eller hvem der eventuelt holdt styr på, hvor højt gennemsnittet lå. b. Fælleskommunal arkiveringsservice Som en umiddelbar konsekvens af de kommende, dyre KMD SAGarkiveringer indbød KL i december til møde med det erklærede formål enetværksmøde revideret referat Side 5 af 6
at etablere en fælleskommunal arkiveringsservice, der skal reducere kommunernes arkiveringsudgifter. Kort fortalt forestiller man sig et standardiserende mellemled mellem leverandører og modtagende arkiver, hvortil og hvorfra standardiserede udtræk og arkiveringsversioner skal flyde. Vi får se. Opløftende var det dog, at man på mødet valgte at genoptage den ædle tradition med transkriptionsreferater! Det 18-siders lange referat er vedhæftet sammen med et powerpointoplæg fra samme møde. 9. Revision af arkivloven og ulovlig indsamlet data Som endnu en krølle på føljetonen om DAMD-databasen forlyder seneste udmelding fra Rigsarkivaren, at ulovlig indsamlet data på sundhedsområdet skal være fuldstændig utilgængeligt i 130 år, og derefter yderligere 110 år, hvor kun forskere kan gives adgang!?!!?? Vi har formodentlig misforstået det hele. Forstå det, hvem der kan... 10. Mødefrekvens og -tidspunkt. Vi besluttede, at fremtidige møder lå bedst, hvis de kunne afholdes 2-3 uger inden det halvårlige, faglige forum på Rigsarkivet. Næste faglige forum er fastsat til den 25. august, så her giver den ingen mening, at samles FØR mødet. Vi aftalte, at Claus Juhl Knudsen henvender sig til Christian Larsen og spørger om Rigsarkivet er villige til at rykke deres fremtidige efterårsmøder til september. 11. Eventuelt Jesper Handberg spurgte til, hvad vi fik indskrevet i de generelle indkøbskontrakter omkring arkivering? Det varierede fra det klassiske, minimale krav om at KUNNE arkivere systemet til forsøg på at gøre arkivering til en integreret del af driftskontrakten. Der var enighed om, at det er svært at skrive nogle få, generiske paragraffer, der løser hele problemet. Hvert system, hver sine spidsfindigheder. NEA har blandt andet formuleret en tjekliste med 10 punkter, som er værd at forholde sig til (kun for medlemmer ). I den forbindelse blev der udtrykt forundring over, hvorfor overvejelser omkring arkivering stadig var en undtagelse, når der skulle indkøbes nye systemer - selv i aktuelle fællesprojekter som DUBU (ifølge JH). Hertil svarede Christian Frederiksen, at deres kommunaldirektør rent faktisk ville skrive til KOMBIT og gør opmærksom på problemet. 12. Næste mødedato Onsdag den 2. september kl. 10.00 på Vejle Stadsarkiv. enetværksmøde revideret referat Side 6 af 6