Revision af årsregnskabet for 2007 (afsluttende beretning for året 2007)
Indholdsfortegnelse 1. Revisionspåtegning 1 2. Samlet konklusion, herunder bemærkninger 2 2.1 Aftaler, anbefalinger og særlige forhold til opfølgning 2 2.2 Bemærkninger 2 3. Generelt om formål, udførelse, rapportering mv. 4 3.1 Formål og ansvar 4 3.2 Revisionens udførelse 4 3.3 Rapportering 5 3.4 Forvaltningsrevision som en integreret løbende proces 6 4. Den løbende revision 7 4.1 IT-sikkerhedsrevision 7 4.2 Forretningsgange, generelt 7 4.3 Status og beholdningseftersyn 8 4.4 Lønninger 8 4.5 Økonomisk og Ledelsesmæssigt tilsyn 9 4.6 Sociale regnskabsområder med statsrefusion mv. 9 5. Den afsluttende revision 10 5.1 Regnskabsaflæggelsen 10 5.2 Ledelsens regnskabserklæring 10 5.3 Specialregnskaber 10 5.4 Områder med særlige rapporteringskrav 11 5.5 Overordnet vurdering af kommunens økonomi 11 6. Rapportering om udvalgte regnskabsområder 13 6.1 Omkostningsregnskab og fysiske aktiver 13 6.2 Lønninger 13 6.3 Statusafstemninger 14 6.4 Anlægsregnskaber 16 6.5 Momsregulering vedrørende byggemodninger 16 6.6 Kontrolberegninger af fritvalgspriser 6.7 Diverse rådgivning, forvaltningsrevision mv. 16 17 7. Lovpligtige oplysninger 18 8. Bilag 1 19 8.1 Revisionsberetninger til Kommunalbestyrelsen vedrørende 19 9. Bilag 2 20 9.1 Oversigt over reviderede og påtegnede opgørelser, indberetninger, erklæringer mv. 20 O:\John.Gedde\Kommuner\60602459\STAM\Beretninger\911 S 707 Beretning 3 Årsregnskab 2007-13. august 2008.doc\HØ\
Til Kommunalbestyrelsen i 1. Revisionspåtegning Vi har foretaget afsluttende revision af s regnskab for året 2007 og har den 11. juli 2008 afgivet følgende påtegning til det samlede regnskab: Til Kommunalbestyrelsen i Vi har revideret årsregnskabet for for regnskabsåret 1. januar - 31. december 2007 omfattende ledelsespåtegning, årsberetning, anvendt regnskabspraksis, resultatopgørelse, balance, pengestrømsanalyse, egenkapitalforklaring og noter. Årsregnskabet aflægges efter Velfærdsministeriets bestemmelser. Ledelsens ansvar for årsregnskabet Kommunens administrative og politiske ledelse har ansvaret for at udarbejde og aflægge et årsregnskab, der giver et retvisende billede i overensstemmelse med gældende bestemmelser. Dette ansvar omfatter udformning, implementering og opretholdelse af interne kontroller, der er relevante for at udarbejde og aflægge et årsregnskab, der giver et retvisende billede uden væsentlig fejlinformation, uanset om fejlinformationen skyldes besvigelser eller fejl, samt valg og anvendelse af en hensigtsmæssig regnskabspraksis og udøvelse af regnskabsmæssige skøn, som er rimelige efter omstændighederne. Revisors ansvar og den udførte revision Vores ansvar er at udtrykke en konklusion om årsregnskabet på grundlag af vores revision. Vi har udført vores revision i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik, bestemmelserne i kommunens revisionsregulativ og danske revisionsstandarder. Disse standarder kræver, at vi lever op til etiske krav samt planlægger og udfører revisionen med henblik på at opnå høj grad af sikkerhed for, at årsregnskabet ikke indeholder væsentlig fejlinformation. En revision omfatter handlinger for at opnå revisionsbevis for de beløb og oplysninger, der er anført i årsregnskabet. De valgte handlinger afhænger af revisors vurdering, herunder vurderingen af risikoen for væsentlig fejlinformation i årsregnskabet, uanset om fejlinformationen skyldes besvigelser eller fejl. Ved risikovurderingen overvejer revisor interne kontroller, der er relevante for kommunens udarbejdelse og aflæggelse af et årsregnskab, der giver et retvisende billede, med henblik på at udforme revisionshandlinger, der er passende efter omstændighederne, men ikke med det formål at udtrykke en konklusion om effektiviteten af kommunens interne kontrol. En revision omfatter endvidere stillingtagen til, om den af økonomiudvalget anvendte regnskabspraksis er passende, om de af ledelsen udøvede regnskabsmæssige skøn er rimelige samt en vurdering af den samlede præsentation af årsregnskabet. Det er vores opfattelse, at det opnåede revisionsbevis er tilstrækkeligt og egnet som grundlag for vores konklusion. Revisionen har ikke givet anledning til forbehold. Konklusion Det er vores opfattelse, at årsregnskabet giver et retvisende billede af kommunens aktiver, passiver og finansielle stilling pr. 31. december 2007, samt af resultatet af kommunens aktiviteter for regnskabsåret 1. januar - 31. december 2007 i overensstemmelse med Velfærdsministeriets bestemmelser. 1
2. Samlet konklusion, herunder bemærkninger Generelt Konklusioner vedrørende revision udført på sociale områder m.v. med statsrefusion, som er omfattet af særlige rapporteringskrav til ministerier og styrelser indgår i beretning nr. 2, som er afgivet samtidig med denne beretning. Konklusionerne i nærværende beretning vedrører derfor den overordnede og tværgående regnskabsaflæggelse for de øvrige afdelinger og forvaltningsområder. Den helt overordnede konklusion til kommunens regnskab for 2007 fremgår af påtegningen, som er afgivet særskilt og citeret under kapitel 1. Vi finder i øvrigt, at det fremlagte regnskabsmateriale generelt har været af en tilfredsstillende beskaffenhed. 2.1 Aftaler, anbefalinger og særlige forhold til opfølgning Den afsluttende revision har givet anledning til drøftelser, anbefalinger og aftaler i forhold til det administrative niveau, hvilket også fremgår af afsnit 6. Det er i øvrigt vores opfattelse, at vore noter, spørgsmål og anbefalinger er modtaget positivt og behandlet seriøst. 2.2 Bemærkninger Den samlede revision af kommunens regnskab har givet anledning til følgende revisionsbemærkninger, som skal besvares overfor tilsynsmyndigheden. 2.2.1 Statusafstemninger jf. afsnit 6.3. Vi har ved revision af årsregnskabet noteret, at der ikke som forudsat i kommunens egne regler - var foretaget og afsluttet alle nødvendige afstemninger af samtlige statuskonti mv. Disse regler opfatter vi som god regnskabsskik. Vi finder endvidere, at de mangler, som er noteret ved revisionen af årsregnskabet er af et omfang, som uundgåeligt øger risikoen for, at balancen indeholder uidentificerede fejl. Vi skal derfor henstille, at der snarest strammes op på procedurerne for afstemninger såvel i årets løb som ved regnskabsafslutningen. Afstemning af statuskonti kom sent i gang i 2007 bl.a. p.g.a. åbningsbalancen der først blev afsluttet i december 2007. Der har været et stort arbejde med at få afklaret, hvem der skulle afstemme de enkelte konti. Derudover har det været et omfattende arbejde for afstemmerne, at få udspecificeret de enkelte beløb fra sammenlægningskommunerne (der har været nye folk på sagsområderne mange steder). Da ovenstående er afklaret, vil økonomiafdelingen stramme op på proceduren ved fremover at sende besked ud i god tid til de enkelte afdelingschefer/afstemmere med tydelig angivelse af afleveringsfrister m.v. Der vil hurtigt blive fulgt op på, om afstemningerne er modtaget i økonomiafdelingen, så alle afstemninger er modtaget, inden der lukkes for bogholderiet. 2.2.2 Manglende aflæggelse af anlægsregnskaber over 2 mio. kr. jf. afsnit 6.4. I oversigterne med anlægsarbejder ses flere anlæg, med bruttoudgifter på over 2 mio. kr., som anses for afsluttede. Disse er imidlertid ikke aflagt og behandlet særskilt, hvilket er et krav i henhold til Velfærdsministeriets regelsæt. 2
Det henstilles, at de afsluttede anlægsregnskaber med bruttoudgift på over 2 mio. kr. snarest udarbejdes og behandles politisk i henhold til reglerne. Afslutning af alle anlægsregnskaber med forbrug på over 2 mio. kr. er p.t. under udarbejdelse i Økonomiafdelingen. Forholdene vedrørende udarbejdelse af anlægsregnskaber m.v. vil indgå som et selvstændigt bilag til s Principper for økonomistyring i. 3
3. Generelt om formål, udførelse, rapportering mv. 3.1 Formål og ansvar Revisionen har til formål at påse at regnskab og årsberetning er rigtigt opstillet på grundlag af bogføringen at regnskab og årsberetning i sin helhed giver et retvisende billede af kommunens samlede økonomiske forvaltning at de af Velfærdsministeriet fastsatte regler for regnskabsaflæggelse er efterlevet at der er en tilfredsstillende intern kontrol på væsentlige områder at gældende love og forskrifter samt Kommunalbestyrelsens beslutninger bliver overholdt at tilsynsmyndighedens godkendelse foreligger til dispositioner, hvor det er nødvendigt at Kommunalbestyrelsens og tilsynsmyndighedens afgørelser vedrørende eventuelle revisionsbemærkninger for tidligere år er iagttaget således, at disse forhold ikke giver anledning til yderligere bemærkninger. Revisionen skal undersøge, om ledelsen har tilrettelagt interne procedurer og tilsyn, der sikrer, at mulighederne for besvigelser er begrænset, og som vil forebygge eller afdække eventuelle besvigelser. I tilfælde, hvor der under revisionen konstateres forhold, som kan vække mistanke om uregelmæssigheder, vil revisionen blive udvidet med henblik på en afklaring af forholdene. Det mest effektive værn mod fejl (bevidste eller ubevidste) er hensigtsmæssige forretningsgange, som sikrer en betryggende intern kontrol. Ansvaret for, at der er etableret de fornødne forretningsgange, påhviler kommunens administrative ledelse, økonomiudvalget og i sidste instans Kommunalbestyrelsen. Det er revisionens opgave at henlede Kommunalbestyrelsens opmærksomhed på mangler i forretningsgange eller på manglende efterlevelse heraf. 3.2 Revisionens udførelse Vores revision omfatter: finansiel revision, som består i at efterprøve om regnskabet er rigtigt, det vil sige uden væsentlige fejl og mangler. Desuden vurderer vi, om de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger (bevillingskontrol), love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis (juridisk-kritisk kontrol) økonomisk kritisk revision, hvor formålet er at vurdere, om de enkelte afdelinger, institutioner og medarbejdere anvender de tildelte midler på en økonomisk hensigtsmæssig måde (forvaltningsrevision). Ved den finansielle revision er prioriteringen af opgaverne og revisionsområderne bestemt af vores vurdering af risikoen for at fejl opstår kombineret med den betydning (væsentlighed) eventuelle fejl vil have. Disse vurderinger foretages dels i forbindelse med planlægningen af revisionsåret og dels som en løbende proces ud fra erfaringer indhentet ved den løbende revision af eksisterende forretningsgange og det interne tilsyns- og kontrolmiljø. I vurderingerne indgår også resultater og erfaringer, som indhentes via kommunens interne tilsyn. Ved den økonomisk kritiske revision vurderer vi på udvalgte områder, om opgaveløsningen sker i overensstemmelse med de opstillede mål, og om der administreres på en økonomisk hensigtsmæssig måde. 4
Vi anvender i årets løb fortrinsvis systemrevision, som kombineres med substansrevision (analytisk og detailrevision) i større eller mindre omfang. Systemrevisionen har til formål at efterprøve, om de interne kontroller (forretningsgange) er hensigtsmæssigt og sikkert tilrettelagt og efterlevet. Revisionen vil i påkommende tilfælde overfor kommunens ledelse gøre opmærksom på mulige mangler i forretningsgange eller i efterlevelsen af disse. Det påhviler kommunens administrative ledelse og i sidste instans Kommunalbestyrelsen at sikre, at der til værn mod fejl (bevidste eller ubevidste) er tilvejebragt et godt internt kontrolmiljø. Det er revisionens opgave at henlede ledelsens og det politiske niveaus opmærksomhed på mangler i forretningsgange eller på en manglende efterlevelse heraf. Til den afsluttende revision anvender vi fortrinsvis substansrevision. Revisionen udføres i vid udstrækning ved regnskabsanalytiske undersøgelser, hvor det aflagte regnskab og regnskabsforklaringerne gennemgås og vurderes i forhold til budgetterede og bevilgede beløb og de forudsætninger, som ligger til grund herfor. Herunder foretages stikprøveudtagninger i fornødent omfang. Endvidere indgår afstemninger og efterprøvelse af forvaltningens interne kontrolrutiner i forbindelse med årsafslutningen. Vi har generelt anvendt vores edb-analyseværktøj Kommunal Data Analyse til regnskabsanalytiske undersøgelser, stikprøveudtagninger og efterprøvelse af kontoplanrelationer vedrørende økonomiposteringer. Revisionen gennemføres i øvrigt i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og bestemmelserne i s revisionsregulativ. Før fastlæggelse af den endelige revisionsstrategi afstemmer vi med kommunens ledelse, hvilke særlige fokusområder, der inddrages i revisionen. 3.3 Rapportering Revisionens indhold og resultater rapporteres i forskellig detaljeringsgrad til henholdsvis det administrative og det politiske niveau. Til det administrative niveau rapporteres løbende til de enkelte forvaltninger og institutioner. Det sker såvel mundtligt som skriftligt ved notater til ledelsen. Vi søger desuden, gennem en konstruktiv løbende dialog med kommunens medarbejdere om konkrete og generelle problemstillinger, at medvirke til at forebygge, at der opstår væsentlige fejl. Rapporteringen til Kommunalbestyrelsen sker i form af beretninger. Eventuelle bemærkninger, som Kommunalbestyrelsen skal tage stilling til og besvare over for tilsynsmyndigheder, vil fremgå som bemærkninger i afsnittet Samlet konklusion, herunder bemærkninger. Vi har pligt til at anføre forbehold eller afgive revisionsbemærkning, hvis vi vurderer, at regnskabet ikke anses for retvisende regnskabsaflæggelsen ikke opfylder kravene i Velfærdsministeriets regelsæt der er disponeret i strid med Kommunalbestyrelsens beslutninger og mål der er handlet i strid med gældende love og bestemmelser lovligheden af en post eller disposition må anses for tvivlsom de foreskrevne forretningsgange i øvrigt ikke er fulgt, eller vi kan notere væsentlige mangler i kontrolmæssig henseende ved etablerede forretningsgange og/eller der mangler forretningsgange på væsentlige områder. Revisionen kan samtidig frem- sætte forslag til udbedring af de konstaterede mangler. 5
3.4 Forvaltningsrevision som en integreret løbende proces For at skabe det nødvendige revisionsbevis for regnskabets rigtighed finder vi det nødvendigt at foretage og anvende forskellige analyser, nøgletal, udviklingstendenser, sammenligninger samt vurderinger af forretningsgange. Herved udføres automatisk en del løbende forvaltningsrevision som en integreret del af de normale revisionshandlinger. Revisionsresultaterne kan således nyttiggøres i en bredere sammenhæng. Vurdering og efterprøvelse af forretningsgange er efter vores generelle opfattelse, sammen med vurdering af de kontrolmæssige aspekter, udtryk for en løbende vurdering af, om administration og sagsbehandling foregår på en hensigtsmæssig måde. Forslag til ændringer/justeringer af forretningsgange fremsættes og aftales oftest i den løbende dialog med og rapportering til de administrative ledelsesniveauer. Analyser, udvikling af hjælpeværktøjer og rådgivning, herunder tolkning af lovgivning og refusionsregler mv. kan også medføre, at der ændres praksis. Det kan i nogle tilfælde medføre, at afregninger, tilskud og refusioner effektueres i et ændret betalingsflow og -omfang. Endvidere kan vores rådgivning bidrage til forbedringer og justeringer af praksis og regnskabsvejledninger, f.eks. vedrørende: statusafstemninger bogførings- og legalitetskontrol elektroniske betalinger bilagsbehandling og -kontrol, samt udnyttelse af betalingsfrister indkøbsadfærd moms- og afgiftsmæssige muligheder fritvalgsordningers administration udarbejdelse og opstilling af tilskuds- og specialregnskaber omkostningsbaseret regnskabsaflæggelse af kommuneregnskabet budget- og regnskabsmodeller for opgørelse, regulering, styring og regnskabsføring af resultat vedrørende takstfinansierede institutioner samt kommunale ældreboliger, hvor den løbende drift administreres af en boligorganisation. 6
4. Den løbende revision 4.1 IT-sikkerhedsrevision En række af kommunens administrative procedurer er baseret på informationsteknologi (it). En væsentlig del af vores revisionshandlinger er baseret på interne kontroller i forbindelse med disse forskellige systemer. Derfor foretager vi som et led i revisionen af kommunens regnskab - ikke specielt afgrænset til det enkelte regnskabsår - vurderinger af de generelle kontrol- og sikkerhedsforanstaltninger, der er etableret omkring IT-anvendelsen. Vi undersøger og vurderer herunder, om de for relevante områder af generelle IT- kontroller er hensigtsmæssige og tilstrækkelige. Fokus er på vurdering af sikkerheden i de it-systemer, som påvirker regnskabet (der i givet fald kan være fejlbehæftet). repræsenterer en væsentlig værdi (der kan gå tabt). er af væsentlig betydning for opgaveløsningen (idet manglende tilgængelighed kan resultere i, at opgaven ikke kan løses). Vores vurdering af IT-miljøet er primært baseret på interview af relevante nøglepersoner, gennemgang af diverse materiale, test af udvalgte nøglekontroller og inspektion af IT-lokaliteter. Med dette udgangspunkt fastlægges revisionsstrategien, herunder i hvor høj grad revisionen kan baseres på velfungerende kontroller i IT-miljøet. er meget afhængige af IT. Konklusion: Ved den seneste IT-revision, som blev afsluttet i begyndelsen af 2008, var vores vurdering, at har fokus på IT ledelse, herunder styring af IT risici, og efter test af sikkerhed omkring udvalgte og væsentlige applikationer, netværk mv. kunne det konkluderes, at revisionen som udgangspunkt kan baseres på systemrevision, herunder test af IT-baserede kontroller. Vi har i tilknytning til den afsluttende revision udarbejdet notat med anbefalinger vedrørende autorisationstildeling og test af back-up, som der senere følges op på. Det er aftalt med afdelingsleder af IT-området, at besvarelse af ovennævnte 3 forhold snarest vil blive fremsendt direkte til revisionen efter forudgående behandling i direktionen. 4.2 Forretningsgange, generelt Vi lægger vægt på ledelse og styring som indfaldsvinkel til revisionen af det enkelte område. Når der er god sammenhæng imellem målsætninger, procedurer og ledelsestilsyn, er forudsætningen for en effektiv og hensigtsmæssig forvaltning af området til stede. Ved den løbende revision har vi for de enkelte afdelinger, forvaltningsenheder og institutioner undersøgt, om der er etableret hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange, samt efterprøvet om de fungerer og efterleves som forudsat i kommunens principper for økonomistyring. Vi vurderer endvidere, om Kommunalbestyrelsens og ledelsens beslutninger i øvrigt omsættes på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Vi påser og vurderer herunder bl.a. 7
om bogføringen er tilfredsstillende dokumenteret og sket i henhold til vedtagne retningslinjer om Velfærdsministeriets autoriserede konteringsregler følges om der er tilrettelagt gode rutiner for kontrol og afstemning af statuskonti og udgiftsdisponering om der er sikret rutiner for påligning af indtægter, samt om disse i videst mulig omfang kan dokumenteres ved egne kvitteringsog kontrolsystemer eller ved afstemning til eksterne oplysninger. om der er tilrettelagt ledelsestilsyn, samt om tilsynet fungerer betryggende og hensigtsmæssigt. 4.3 Status og beholdningseftersyn Vi har foretaget beholdningseftersyn vedrørende kommunens likvide aktiver. Det omfatter de centralt placerede midler i pengeinstitutter m.v., samt et udsnit af de midler, som er placeret decentralt under andre forvaltningsenheder og institutioner. Revision i forbindelse med sådanne besøg omfatter generelt følgende kontroller, nævnt i punktform: Kontrol og afstemning af tilstedeværelsen af kommunens likvide beholdninger - uanset hvordan disse måtte foreligge. Kontrol af afstemning af fejlkonto og andre udvalgte statuskonti Kontrol af, at bogholderiet udviser balance Kontrol af at arbejdsrutiner omkring kasse- og bogføringsfunktionerne er tilrettelagt og fungerer betryggende, samt kontrol af et udsnit af de bogførte bilag med henblik på at efterprøve, om bilagene er behandlet i overensstemmelse med reglerne i kommunens principper for økonomistyring, og om Velfærdsministeriets autoriserede konteringsregler efterleves. 4.4 Lønninger Efterprøvelse af forretningsgange ved lønadministrationen udføres primært ved revision af udvalgte personsager over udbetalinger fra lønsystemet med henblik på at efterprøve, om der ved oprettelse af nye sager foreligger fornøden dokumentation i sagsakterne om der indberettes korrekt til lønsystemet og om der udbetales korrekt løn i henhold til overenskomst, aftaler m.v. Der lægges endvidere vægt på, at der er tilrettelagt interne kontrollerer, som modvirker, at der sker udbetaling af løn til personer, som ikke længere er ansat i kommunen, samt at der i it-systemet er indlagt relevante spærringer, og at der er indlagt kriterier, som sikrer en automatisk levering af meddelelser, som har betydning for korrekt lønudbetaling. 8
4.5 Økonomisk og Ledelsesmæssigt tilsyn Vores eksterne revision af s regnskaber bygger bl.a. på forudsætninger om: at Kommunen har tilrettelagt og beskrevet forretningsgange for intern kontrol på alle væsentlige områder at disse forretningsgange vurderes som betryggende og hensigtsmæssige at forretningsgangene også efterleves at kommunen selv har tilrettelagt et økonomisk og ledelsesmæssigt tilsyn med decentrale enheder. Som ekstern revisor foretager vi bl.a. besøg hos udvalgte administrative afdelinger og institutioner. Formålet hermed er at skabe sikkerhed for, at det tilrettelagte økonomiske og ledelsesmæssige tilsyn er tilstrækkeligt til sikring af at beskrevne forretningsgange efterleves. 4.6 Sociale regnskabsområder med statsrefusion mv. For de sociale regnskabsområder er der fortaget ordinær og udvidet obligatorisk sagsrevision, som foreskrevet i speciallovgivning. Om revisionen af de sociale områder skal der i henhold til lovgivningen afgives særskilte beretninger, jf. henvisningen under bilag 1. Ved regnskabsafslutningen har vi foretaget revision af et antal refusionsopgørelser til statslige myndigheder. Herom er mere specifikt redegjort i fornævnte specialberetninger, hvori det fremgår, at revisionen har medført +/- korrektioner vedrørende flere opgørelser. Netto har de revisionsmæssige reguleringer bevirket, at kommunen har hjemtaget 1.212.446 kr. for meget i refusion på disse områder. Hertil kommer, at revisionen af den såkaldte flaskehalspulje har medført en reduktion på 28.260 kr. af det beløb, som anmeldes til den fælles kommunale fordelingsordning. I alt korrektioner for -1.240.706 kr. 9
5. Den afsluttende revision 5.1 Regnskabsaflæggelsen Vi har påset, om det aflagte regnskab er rigtigt opstillet på grundlag af bogføringen og har vurderet, om regnskabet med oversigter, bilag og bemærkninger anses aflagt i overensstemmelse med Kommunalbestyrelsens retningslinjer og Velfærdsministeriets bestemmelser herfor. Disse bestemmelser omfatter såvel en udgiftsbaseret som en omkostningsbaseret regnskabsaflæggelse. De talmæssige sammenhænge til regnskabet fra de enkelte transaktioner er kontrolleret ved brug af foreliggende regnskabsmateriale samt ved behandling af økonomidata i vores PC-baserede analyseværktøj. Det er påset, om regnskabets drifts- anlægs-, finansieringsindtægter og -udgifter i al væsentlighed har hjemmel i de meddelte drifts-, anlægs- eller finansielle bevillingstyper, og at de modtages eller afholdes i overensstemmelse med gældende love og bestemmelser, tilladelser mv. Der er for alle væsentlige forvaltningsområder med udgifter og indtægter foretaget regnskabsanalytisk revision suppleret med afstemninger og andre relevante kontrolarbejder. Mere tværgående er det påset, om der er foretaget afstemning af de oplysninger, som er afgivet til SKAT om løn m.v., ligesom tilbageholdt A-skat, Arbejdsmarkedsbidrag m.v. er påset afstemt og afregnet. Vi har efterprøvet, om opførte aktiver og passiver i den finansielle status er undergivet tilstrækkelig kontrol. For at kontrollere aktivernes tilstedeværelse og tilhørsforhold har vi foretaget revisionsmæssige undersøgelser dels ved løbende revision og dels ved den afsluttende revision. For øvrige aktiver, f.eks. faste ejendomme, maskiner, inventar, driftsmateriel m.v. er det påset, at registrering sker i overensstemmelse med vedtagne regler herfor, herunder at Velfærdsministeriets regler er efterlevet for registreringen af fysiske aktiver, som skal optages på kommunens samlede statusbalance. Det er endvidere påset, om garantistillelser, væsentlige leje- og leasingaftaler, eventualrettigheder og pensionsforpligtelser er registreret, herunder om Velfærdsministeriets regler er efterlevet for de forpligtelser, som skal optages på kommunens samlede statusbalance. Det er også påset, om Velfærdsministeriets regler om kommunernes likviditet/kassekredit, mellemregning med forsyningsvirksomhederne, låneoptagning og meddelelse af garantier m.v. er iagttaget. Vi har endelig påset, om tidligere fremsendte revisionsberetninger er behandlet af Kommunalbestyrelsen, og om eventuelle revisionsbemærkninger er iagttaget, herunder om der er foretaget berigtigelser i fornødent omfang. 5.2 Ledelsens regnskabserklæring For at opnå en begrundet overbevisning om årsregnskabets rigtighed må vi støtte os til oplysninger og vurderinger fra kommunes ledelse. Som et almindeligt led i revisionen anmoder vi derfor hvert år om en ledelseserklæring, hvori de afgivne oplysninger bekræftes. Formålet hermed er alene at sikre, at ingen oplysninger er udeladt eller utilsigtet tilbageholdt for os. Vi har for 2007 modtaget en sådan bekræftelse fra kommunens øverste administrative ledelse om regnskabets fuldstændighed. 5.3 Specialregnskaber 10
Som led i såvel den løbende som den afsluttende revision af Kommunens regnskaber gennemgår og reviderer vi forretningsgange og afsluttede regnskaber for projekter, herunder projekter med hel eller delvis ekstern finansiering. Det gælder eksempelvis for Puljemidler og tilskud fra EU. Revisionen af disse områder sker i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og de for de enkelte tilskudsområder gældende vejledninger og instrukser. De enkelte regnskaber forsynes med særskilt påtegning i overensstemmelse med tilskudsgivers særlige krav, men er i øvrigt omfattet af den samlede revision for kommunen. Specialregnskaber, opgørelser, erklæringer m.v. er oplistet som bilag 2 til beretningen. 5.4 Områder med særlige rapporteringskrav På en række områder, som kommunen administrerer, men hvor andre myndigheder er medfinansierende, kræves i henhold til speciallovgivning mv. en særlig rapportering ved regnskabsårets afslutning. For de sociale regnskabsområder og boligstøtteområdet, hvor der modtages refusion fra forskellige ministerier, styrelser m.fl., er rapporteringen indeholdt i beretning nr. 2. For øvrige regnskabsområder er den særskilte rapportering med i denne beretning. 5.5 Overordnet vurdering af kommunens økonomi Som led i den afsluttende revision, indgår normalt en overordnet vurdering af kommunens økonomiske situation. I budget 2007 er blandt andet beskrevet den økonomiske politik i kommunen. Resultatkravene på kort sigt er således defineret: Målsætningen er, at overskud på den skattefinansierede ordinære drift skal kunne dække det skattefinansierede nettoanlægsprogram samt afdrag på lån. Nettoanlægsprogrammet på det skattefinansierede område skal årligt i gennemsnit udgøre ca. 35. mio. kr. Forsyningsvirksomhedernes virke skal bygge på princippet hvile i sig selv, hvilket vil sige, at den enkelte forsyningsvirksomhed skal finansiere sine udgifter via takster. Ligeledes ligger der i princippet, at virksomheden ikke skal give overskud, men taksten skal illustrere den faktiske omkostning ved at producere virksomhedens ydelse. Det vedtagne budget udviser et overskud på 43,6 mio. kr. på ordinær driftsvirksomhed. Anlægsniveauet er i 2007 lidt højere end det gennemsnitlige årlige anlægsprogram på 35 mio. kr. Ud fra førnævnte resultatkrav bør afdragene på lån derfor ikke overstige 9 mio. kr. Årsbudgettet for afdrag på lån udviser imidlertid 26,9 mio. kr. Regnskabsmæssigt fremkommer et underskud på 29,2 mio. kr. vedr. ordinær driftsvirksomhed. Det er 72,8 mio. kr. ringere end oprindeligt forudsat. Konklusion Vi finder, at resultatkravene som de er forudsat i den økonomiske politik er udtryk for en sund tankegang. har imidlertid ikke - hverken i årsbudgettet eller i det endelige regnskab - formået at leve op til egne resultatkrav vedrørende det skattefinansierede ordinære driftsresultat. Eventuel justering af resultatkravene fra den økonomiske politik vil blive nærmere vurderet på 11
det administrative ledelsesniveau og på det politiske niveau. 12
6. Rapportering om udvalgte regnskabsområder I de foregående afsnit har vi mere generelt og summarisk redegjort for revisionen, herunder for den løbende og afsluttende revision. Der er i ledelsesnotater til de enkelte forvaltninger redegjort mere detaljeret for resultaterne af og konklusionerne om den udførte revision. Dette afsnit indeholder beskrivelser vedrørende områder, hvor vi har fundet det hensigtsmæssigt med en supplerende og uddybende rapportering i revisionsberetningen. 6.1 Omkostningsregnskab og fysiske aktiver Velfærdsministeriet (VM) har angivet visse krav til et omkostningsbaseret regnskab med visse obligatoriske oversigter eller noter. Kommunen har i 2007 aflagt det omkostningsbaserede regnskab som en del af årsberetningen. Vi har ydet bistand og rådgivning til vejledninger og instrukser vedrørende registrering af fysiske aktiver. Ved revisionen af årsregnskabet har vi påset og vurderet om den omkostningsbaserede regnskabsaflæggelse opfylder de formalia, som VM stiller om kommunens regnskabspraksis er fyldestgørende, og om praksis er efterlevet om det er opstillet på grundlag af bogføringen om der er fornøden sammenhæng mellem bogføring og registreringer i anlægskartoteket om statuskonti er afstemte i forhold til anlægskartotek, opgørelser over omsætningsaktiver og opgørelser over de særlige forpligtelser, som skal optages i balancen om der er fornøden sammenhæng mellem anlægsnote, omsætningsaktiver og særlige egenkapitalkonti vedrørende de fysiske aktiver om kommunens forvaltninger i øvrigt har foretaget de nødvendige handlinger for at sikre, at registreringen af fysiske aktiver og aflæggelse af et omkostningsbaseret regnskab er sket på et veldokumenteret grundlag, og samtidig i overensstemmelse med det af VM udmeldte. Konklusion Det er vores vurdering, at kommunen har overholdt de formalia og efterlevet regnskabspraksis, som er gældende vedrørende denne form for regnskabsaflæggelse. Regnskabsaflæggelsen opfylder Velfærdsministeriets krav hertil. Der er konstateret de fornødne oversigter og indbyrdes sammenhænge, samt at regnskabet er i overensstemmelse med kommunens bogholderi. Dokumentationen for optagne pensions- og leasingforpligtelser i regnskabet er ligeledes til stede. På enkelte områder er dog noteret forhold, som må opgøres og indregnes som primo korrektioner til 2008 balancen. Forholdene vil blive reguleret i regnskabsår 2008. 6.2 Lønninger Lønningernes andel af de samlede kommunale udgifter udgør i 2007 ca. 1.100 mio. kr. Det er ubetinget den væsentligste ud- 13
giftsart. Derfor finder vi det afgørende, at arbejds- og kontrolrutinerne for sagsbehandlingen er sikre. Vi har foretaget vurderinger, tests og analyser vedrørende Forretningsgange og instruktioner Personsager Analyse af udvalgte løndele (TF-kode analyse) Afstemninger af indberetninger til SKAT I forbindelse med den afsluttende revision er det kontrolleret, at borgmester, udvalgte politikere, kommunaldirektør og forvaltningschefer har fået udbetalt korrekt vederlag og løn for 2007, samt at de personer, som har indberetningsadgang til lønsystemet også er afregnet korrekt. Konklusion Det er vores vurdering, at området som helhed bliver administreret betryggende. Den udførte revision har derfor ikke givet anledning til bemærkninger. 6.3 Statusafstemninger En meget væsentlig forudsætning for korrekt regnskabsaflæggelse er, at samtlige statuskonti er afstemte inden regnskabsåret lukkes. Herved kan det sikres, at årets status, drift, refusion og anlæg mv. bliver retvisende, idet eventuelle fejlregistrerede beløb, manglende refusionsanmeldelser etc. kan nå at blive bogført korrekt inden regnskabsåret afsluttes. Vi lægger derfor megen vægt på at sikre, at der er etableret rutiner for løbende afstemning og opfølgning vedrørende statuskonti, samt at der er etableret et betryggende ledelsestilsyn hermed. Det er normalt også forudsætningen for, at status ultimo kan blive korrekt og afstemmes uden, at der henstår væsentlige åbne poster. Vi har påset, om reglerne efterleves, og har udvalgt et udsnit af de udarbejdede statusafstemninger med henblik på at efterprøve, hvorvidt den underliggende dokumentation er fyldestgørende. Konklusion De udmeldte regler om afstemning af samtlige statuskonti inden regnskabsafslutningen ses ikke at være efterlevet for regnskabsåret 2007. Efter vores opfattelse bør reglerne præciseres over for de enkelte forvaltningsenheder, således at god regnskabsskik kan efterleves. Dette gælder både ved regnskabsafslutningen og i løbet af året. Det er en ledelsesmæssig opgave dels at sikre, at rutinerne følges, og dels, at der er god kvalitet i afstemningerne. Det kan konstateres at der ultimo 2007 mangler afstemning af ca. 250 statuskonti. Afstemning af statuskonti kom sent i gang i 2007 bl.a. p.g.a. åbningsbalancen der først blev afsluttet i december 2007. Der har været et stort arbejde med at få afklaret, hvem der skulle afstemme de enkelte konti. Derudover har det været et omfattende arbejde for afstemmerne, at få udspecificeret de enkelte beløb fra sammenlægningskommunerne (der har været nye folk på sagsområderne mange steder). Da ovenstående er afklaret, vil økonomiafdelingen stramme op på proceduren ved fremover at 14
sende besked ud i god tid til de enkelte afdelingschefer/afstemmere med tydelig angivelse af afleveringsfrister m.v. Der vil hurtigt blive fulgt op på, om afstemningerne er modtaget i økonomiafdelingen, så alle afstemninger er modtaget, inden der lukkes for bogholderiet. 15
6.4 Anlægsregnskaber Afsluttede anlægsprojekter som har forbrug på over 2 mio. kr. skal aflægges særskilt jf. Velfærdsministeriets regelsæt og kravet om regnskabsbemærkninger hertil gælder også for anlæg. Projekter som har et forbrug brutto på over 2 mio. kr. skal aflægges særskilt jf. Velfærdsministeriets regelsæt. Dette skal ske senest i forbindelse med aflæggelsen af årsregnskabet for det år, hvori det pågældende anlægsarbejde er afsluttet. Konklusion Fra oversigt over anlægsprojekter har vi noteret projekter over 2 mio. kr., som der ikke har været forbrug på i 2007 og dermed anses som afsluttede. Der ses ikke at være aflagt særskilt regnskab til politisk behandling heraf. Velfærdsministeriets regelsæt for aflæggelse og politisk behandling af anlægsregnskaber over 2. mill. kr. er således ikke efterlevet. Ved udarbejdelse af årsregnskab 2008 sikres det, at der medtages en oversigt over afsluttede anlægsregnskaber. Afslutning af anlægsprojekter i et regnskab med tilknyttede bemærkninger vil normalt berøre såvel økonomi- som fagforvaltninger. Vi anbefaler, at der herom implementeres hensigtsmæssige procedurer, som sikrer at anlægsprojekter afsluttes snarest efter, at der ikke længere er forbrug herpå. Forholdene vedrørende udarbejdelse af anlægsregnskaber m.v. vil indgå som et selvstændigt bilag til s Principper for økonomistyring i. 6.5 Momsregulering vedrørende byggemodninger Flere af de kommuner som nu er sammenlagt til Norddjurs kommune har helt i overensstemmelse med lovgivningen indtil 2006 udskudt tilbagebetalingen for fratrukket moms vedrørende byggemodninger indtil sidste grund i en udstykning er solgt. Fra 2007 skal beregning og afregning ske i takt med salg af grunde eller minimum 1 gang årligt. Ændringen indebærer endvidere, at der skal ske reguleringer for tidligere år over for Velfærdsministeriet. Konklusion: Vi har i vores påtegning af den årlige momsopgørelse til ministeriet - med henvisning til 6 bekendtgørelse om momsudligning for kommuner og regioner, samt afsnit 2.6 i Budget- og regnskabssystem for kommuner - oplyst, at kommunen ikke har foretaget opgørelser af refunderet moms, som skal tilbagebetales for salg af byggegrunde. Vi har aftalt, at kommunen snarest får udarbejdet opgørelse heraf, og at der herefter reguleres i den førstkommende månedsopgørelse. Vi har bistået flere kommuner med udarbejdelse af en sådan opgørelse, hvilket vi naturligvis også tilbyder. Opgørelse for 2007 og 2008 vil blive foretaget sammen med regnskabsafslutningen for regnskabsår 2008. Det vurderes nærmere, om der eventuelt kan indhentes bistand fra revisor i forbindelse udarbejdelse af opgørelse af refunderet moms, som skal tilbagebetales i forbindelse med salg af byggegrunde. 6.6 Kontrolberegninger af fritvalgspriser 16
Vi har foretaget gennemgang af forvaltningens metode for kontrolberegning af priserne på fritvalgsområdet. Formålet med gennemgangen har været at påse, at såvel den overordnede metode som de enkelte trin i beregningerne er tilstrækkeligt dokumenteret og udført i overensstemmelse med gældende lovgivning og retningslinier. Konklusion På baggrund af resultaterne af vores gennemgang er vi af den opfattelse, at forvaltningens metode for kontrolberegninger af fritvalgspriser er hensigtsmæssig og betryggende. 6.7 Diverse rådgivning, forvaltningsrevision mv. Samarbejdet med kommunens forvaltninger er foregået uformelt, åbent og dialogbaseret. I et sådant miljø sker der løbende udveksling af erfaringer, råd og vejledninger samt levering af bidrag til løsning af såvel eksisterende som mulige problemer, før de opstår. Af eksempler på konkret rådgivning og diverse forvaltningsrevisionsrelaterede opgaver kan nævnes: Rådgivning og revision vedrørende kommunens primobalance 2007, som skulle udarbejdes i konsekvens af sammenlægninger og opgaveflytninger som led i kommunalreformen. Rådgivning om diverse moms- og afgiftsmæssige forhold mv., herunder kontering. Rådgivning og assistance til udskillelse s vand- og spildevandsforsyning og oprettelse af samme i selskabsform under navnet Aqua Djurs. Rådgivning omkring udbud og levering af mad i Norddjurs kommune 17
7. Lovpligtige oplysninger I henhold til Erhvervs- og Selskabsstyrelsens bekendtgørelse om statsautoriserede revisorers erklæringer m.v. skal vi erklære, at at vi opfylder lovgivningens habilitetsbestemmelser, og vi under revisionen har modtaget alle de oplysninger, der er anmodet om. Aalborg, den 15. august 2008 Ernst & Young Statsautoriseret Revisionsaktieselskab John W. Gedde statsautoriseret revisor Henrik Ørsted revisor 18
8. Bilag 1 Afgivne revisionsberetninger vedrørende 2007 8.1 Revisionsberetninger til Kommunalbestyrelsen vedrørende Beretning Nr. Dato Beretning om tiltrædelse som revisor, revision af åbningsbalancen pr. 1. januar 2007 og revision i øvrigt indtil 31. december 2007. 1 16. april 2008 Beretning om revision af de sociale områder for året 2007 2 15. august 2008 19
9. Bilag 2 9.1 Oversigt over reviderede og påtegnede opgørelser, indberetninger, erklæringer mv. Regnskab/Erklæring Indkøb af computerudstyr til elever på 3 klassetrin Anlægsregnskab - "Tilgængelighed" til Arbejdsmarkedets feriefond Renovering af naturvidenskabelige undervisningslokaler 2007 Læsning for alle - med IT Musikskoleregnskab for 2007 Regnskab "Pulje til bedre og mere fleksibel hjemmehjælp" med tilskud fra Socialministariet Regnskab for "Pulje til udvikling af bedre ældrepleje" "Udendørs aktiviteter" med tilskud fra Socialministeriet Anlægsregnskab Tilgængelighed Fjordcenteret Voer færgested Projektregnskab "Til bedre og mere fleksibel hjemmehjælp for delperioden frem til 31-12-06" med tilskud fra Socialministeriets pulje Refusion af driftsudgifter til uddannelse af frivillige "Enhedstimebetalingssystemet" Regnskab - Statsrefusion ved køb af børneteaterforestillinger/billetter i 2007 Indberetning af beløb, hvormed den kommunale grundskyld af produktionsjord i kommunen nedsættes i 2007 Projektregnskab "vikardækning" Bossinf IT formidlet i Ørum aktiv center Refusion af tjenestemandspensioner 20
Ernst & Young - Vestre Havnepromenade 5-9000 Aalborg - ey.aalborg@dk.ey.com