World Tunnel Conference og ITA Generalforsamling i København i 2015 Resumé Bestyrelsen indstiller til generalforsamlingen, at det besluttes, i første omgang, at arbejde for at blive værtsnation for World Tunnel Conference i slutningen af maj 2015 med København som værtsby. Til formålet indstilles det at foreningen investerer kr. 60.000 i 2012 til markedsføring af værtskabet. I forbindelse med WTC 2012 i Bangkok vil der skulle udsendes den største og stærkeste delegation fra vores forening for at føre kampagne for s værtskab. I den forbindelse tilbyder Worderful Copenhagen vederlagsfri assistance med tilrettelæggelse af foreningens bud.. Foreningen vil dog selv skulle gennemføre kampagnen på konferencen, hvilket kræver en stærk tilstedeværelse og en systematisk kontakten af alle vore forbindelser globalt. Året 2015 vil være et år som byder på unikke muligheder for at vise København og frem som et sted med masser af aktivitet og masser af planer på tunnelområdet. Konferencen foreslås placeret i Bella Center fordi stedet byder på de bedste faciliteter for både møderne og for den udstilling som vil være økonomisk bærende for konferencen. Det meste af programmet for konferencen følger nogle faste rammer, udstukket af den internationale forening. Bestyrelsen indstiller, at der, hvis vi tildeles værtskabet, entreres med en Professional Congress Organiser (PVO) som skal forestår hovedparten af det praktiske arbejde med forberedelse og gennemførelse af konferencen. Ved foreningens vedtagelse af denne indstilling forventes det samtidig af medlemsfirmaerne, at disse vil støtte deres medarbejdere i disses medvirken i at organisere konferencen ved deltagelse i de forskellige komiteer som er nødvendige for at sikre gennemførelsen af en vellykket konference. Som resultat af vore anstrengelser sigter bestyrelsen mod at skaffe et overskud som vil gøre foreningen økonomisk uafhængig i en længere årrække fremover. Indstilling Bestyrelsen indstiller, at generalforsamlingen bemyndiger bestyrelsen til at arbejde for at få WTC 2015 og ITA Generalforsamling til København og bestyrelsen bemyndiges til at bruge op til 60.000 kr for at promovere initiativet i forbindelse med ITA Generalfosamling i 2012. Bestyrelsen henstiller samtidigt til at foreningens medlemmer bakker op om arrangementet ved at stille den fornødne frivillige arbejdskraft til rådighed. Hvorfor? World Tunnel Conference afholdes hvert år. Der er typisk omkring tusinde deltagere samt et større antal professionelle udstillere. I ulige år afholdes den i Europa, i lige år afholdes den udenfor Europa. Der findes tidspunkter, hvor der byder sig unikke muligheder til. Hvor det vil være særligt fordelagtigt at vise frem for omverdenen, hvad vores branche udretter, hvad der sker i disse år på tunnelfronten i. Anlægsinvesteringer af et hidtil uhørt omfang vil være i gang, og de fleste af dem med tunneler som centrale omdrejningspunkter. 2015 er sådan et år. På det tidspunkt vil arbejderne på Cityringen være godt i gang, Femerbælt-projektet vil netop være gået i udførelse, Nordhavnsvej-projektet vil være i udførelse, ligesom København-Ringsted også vil være godt i gang. Yderligere investeringer i Metrobyggeri kunne være besluttet, og der vil blive talt om flere forbindelser over eller under Øresund. Derfor vil år 2015 være det bedste bud på et godt år, hvis DFTU skal byde på at være værter for denne
begivenhed. Der vil være meget at vise frem, og masser af yderligere planer at præsentere for vore gæster. Udover, at det er et godt tidspunkt, vil det kunne løfte foreningens formue og give os nye muligheder i fremtiden. DFTU har de seneste år støttet den fungerende formand økonomisk i hans virke i bestyrelsen for den internationale tunnelforening, ITA, hvor han netop nu er Vice President. Det giver ham samtidig netop i disse år en unik platform for at promovere vort værtskab. Bestyrelsen er af den opfattelse, at der næppe vil byde sig et mere fordelagtigt tidspunkt at byde på dette værtskab og en mere fordelagtig mulighed for at styrke foreningens økonomi og promovere den danske tunnelekspertise. Hvornår? Bestyrelsen foreslår at WTC 2015 og ITA generalforsamling nr 41 afholdes i Bella Centret i perioden 29 maj til 4 juni 2015. Aktiviteterne i forbindelse med konference og generalforsamlingen vil være 29 30 maj 2015 (fredag lørdag) Trænings program i tunnellering (DFTU vælger emnet, ITA bistår med at finde foredragsholdere) 30 maj 2015 (lørdag) ITA bestyrelsesmøde og møde med ledere af ITA arbejdgrupper 31 maj 2015 (søndag) ITA Generalforsamling 1st del og ITA arbejdsgruppe møder 1-3 juni 2015 (mandag til onsdag) konference med tekniske indlæg (parallelle sessioner) samt møder i ITA arbejdsgrupper og kommitter og sideløbende udstilling 3 juni 2015 ITA Generalforsamling 2nd del 4 juni 2015 tekniske ekskursioner med besøg på byggepladser og færdige projekter Nedenstående figur viser et typisk program, her fra Bangkok 2012 For at kunne afholde konferencen kræves der et konferencerum med mulighed for at huse 1000 deltagere,
ca 20 mødelokaler, udstillingsfaciliteter til op 100 internationale udstillere (2-3000 m2). Bestyrelsen har undersøgt mulighederne og fundet at Bella Centeret er bedste mulighed, og eneste lokalitet der giver tilstrækkelig gode forhold for udstillerne. Hvordan? Lokaliteten for afholdelse af WTC og ITA General Assembly besluttes af ITA s generalforsamling 3 år forud for afholdelse af konferencen, dvs at lokaliteten for WTC 2015 besluttes på ITA s generalforsamling i 2012 som afholdes i Bankok 19 24 maj 2012. DFTU skal indsende anmodning om at afholde konferencen til ITA s sekretariat senest tre måneder før, dvs. i februar 2012. Afgørelsen om, hvor konferencen skal afholdes træffes ved skriftlig afstemning blandt de på generalforsamlingen repræsenterede medlemslande. Hvert medlemsland har én stemme. Ansøgningen til ITA skal indeholde tidspunkt for konferencens afholdelse og i hvilken by, vi ønsker at afholde konferencen. Herudover skal der fastsættes et tema for konferencen ( i 2012 er det Tunnelling and Underground Space for a Global Society) samt vi skal udpege et medlem der deltager i ITA s bestyrelsesmøder som repræsentant for konferencen. Organisation I dette afsnit beskrives den nødvendige organisation som bestyrelsen finder, at der skal til for i første omgang at byde på værtskabet, og i anden omgang for i løbet af tre år, at forberede og afvikle konferencen. DFTU er en forening, som ikke trækker på medlemmernes indsats i det daglige virke, ud over den foredragsvirksomhed som medlemmerne tilbyder overfor hinanden. Det vil derfor være bestyrelsens indstilling, at benytte en PCO -Professional Congress Organizer, således at mest muligt arbejde lægges i professionelle hænder og dermed minimere behovet for indsats fra foreningens medlemmer. Den organisation bestyrelsen foreslår, vil således være så kompakt som muligt. Der vil dog fortsat være behov for et væsentligt input. Organising Committee vil have reference til bestyrelsen og her vil være et stort sammenfald så stort som muligt for at sikre bestyrelsens opbakning og commitment. Foreningens formand vil være President i Organising Committee. En yngre medarbejder fra et af medlemsfirmaerne vil blive søgt udpeget som Secretary General. Disse to poster forventes at være de poster som igennem hele forløbet vil udgøre den tungeste indsats. Corporate Liaison vil være et kontaktforum til foreningens engagerede firmamedlemmer. Der vil være behov for firmamedlemmernes opbakning til projektet, og i dette forum vil det være muligt for firmaerne at følge med i hvordan forberedelserne til konferencen forløber. Udvalgene vil blive sammensat således at der altid vil være et medlem af Organising Committee som medlem i udvalget. Dette for at sikre en effektiv kommunikation i organisationen. Konferencens økonomi forankres i Organising Committee. Budgetter og regnskab varetages i det daglige af PCO.
Økonomi Bestyrelsen indstiller i budget 2012-2013 at afsætte kr. 60.000 af foreningens midler til at promovere projektet blandt andet på WTC 2012 i Bangkok til maj næste år. Det øvrige arbejde udføres af Wonderfull Copenhagen og DIS. Arbejdet udføres indtil konkurencen er vundet uden beregning og af bestyrelsen, gerne med supplement fra medlemmer. Det betyder, at det med undtagelse af de kr 60.000 er omkostningsfrit for foreningen at afgive et bid. Når vi først har vundet konferencen til København så skal WTC 2015 generere et overskud. Bestyrelsen vil udarbejde budgetter således at vi sikrer at den samlede kongres vil give et possitivt tilskud til foreningens videre virke. Hvilke forventninger vil der være til foreningens medlemmer? Hvis planen godkendes på generalforsamlingen forventes det, at foreningens firmamedlemmer vil bakke op om forehavendet. Opbakningen fra firmerne vil bestå i at acceptere at medarbejdere i konferenceorganisation bruger en del af deres fritid og arbejdstid på at deltage i arbejdet med at forberede konferencen og på meget aktivt at deltage i den som arrangører. Omfanget specifikt vil naturligvis være et privat anliggende mellem den enkelte og dennes arbejdsgiver. Konferencen (foreningen) vil ikke honorere indsatsen overfor bidragyderne. Kun PCO en vil blive honoreret for indsatsen. På kort sigt vil det være ønskeligt, at firmaerne sender repræsentanter til den kommende WTC i Bangkok i maj 2012 som deltagere i en stærk dansk delegation. Delegationens opgave vil være at overtale flest mulige nationer til at stemme på ved afstemningen på konferencen. DFTU planlægger dette fremstød
med kompetent bistand fra Wonderful Copenhagen. På længere sigt vil indsatsen øges op mod den sidste periode op mod konferencen, hvor konferenceprogrammets videnskabelige del vil skulle udmøntes i praksis ved gennemlæsning af artikler og tilrettelæggelse af sessioner, keynote speaches osv. Ved selve konferencen vil frontlinjepersonalet være professionelle fra PCO ens organisation. Foreningens medlemmer vil skulle tage sig af enkelte opgaver med det videnskabelige program og af at være til rådighed med at træffe beslutninger i kritiske situationer. Der forventes ingen økonomiske bidrag eller garantier fra firmamedlemmerne. Der vil blive tilbudt sponsorater på forskellige niveauer til firmamedlemmerne og til tunnelbranchen internationalt, ligesom der er erfaring for en omfangsrig og for foreningens økonomi lukrativ udstilling i tilknytning til konferencen. Firmamedlemmernes udbytte vil være den positive eksponering der vil være af og vores branches virke i de projekter som besøges eller omtales i forbindelse med konferencen. Den enkelte deltagers personlige udbytte vil være et styrket netværk i branchen med et udbytte der vil række ud over landets grænser.