FRIVILLIG KONKURRENCEUDSÆTTELSE af LINNED KONKURRENCEBETINGELSER - Indledning o Deltagende kommuner o Benyttelse af aftalen o Kontraktperiode - Betingelser for deltagelse i konkurrencen o Form o Tilbudsfrist o Henvendelse i tilbudsperioden o Fremsendelse af dokumenter (tilbuddet) o Tildeling - Krav o Generelt o Miljø o Levering o Transport o Bestillingssystem o Lageroptælling - Kontrakten (udkast) - Bilag 1 Leveringsadresser - Bilag 2 Tilbudsliste - Bilag 3 Tro- og Loveerklæring - Bilag 4 Specificering/udkast vedr. leveringssteder (ikke bindende) 1
Indledning Deltagende kommuner Følgende fem kommuner, som herefter samlet benævnes ordregiver, er gået sammen om at konkurrenceudsætte vask, leje og levering af Linned til plejecentre inkl. køkkener, genoptræning m.v.: - Faxe Kommune - Odsherred Kommune - Roskilde Kommune - Slagelse Kommune - (Greve Kommune) Sidstnævnte deltager som optionskommune (vasker p.t. i egne maskiner), hvilket vil sige, at kommunen kan tilgå aftalen på et hvilket som helst tidspunkt i aftalens løbetid, men ikke er forpligtet hertil. Alle lokaliteter/leveringsadresser er oplistet i bilag 1. Volumen pr. produkt fremgår af tilbudslisten, jf. bilag 2. Greve Kommune er ikke medregnet hverken ved bilag 1 eller 2. Benyttelse af aftalen Ordregiver kan ikke bestemme, om alle beboerne på de lokaliteter, der er omfattet af konkurrenceudsættelsen, skal have leveret efter denne aftale, idet beboerne efter Servicelovens bestemmelser har mulighed for selv at sørge for anskaffelse og vask af linned. I det omfang beboerne på lokaliteterne vælger at lade ordregiver sørge for anskaffelse af og vask af linned, vil ordregiver være forpligtet til at benytte denne aftale - efter den enkelte lokalitets behov. Kontraktperioden Kontrakten er gældende fra 1. juni 2013 til og med 31. maj 2017. Odsherred Kommune er ved enkelte plejecentre bundet af nuværende kontrakt frem til 30. juni 2013 (ét center) og 31. august 2013 (fire centre), så der vil i disse tilfælde først ske opstart hhv. pr. 1. juli og 1. september 2013. 2
Betingelser for deltagelse i konkurrencen Form Ændringerne af Tilbudsloven betyder, at ordregivere pr. 1. januar 2013 ikke længere har pligt til at følge Tilbudslovens regler om annoncering af bilag II B-ydelser, herunder vaskeriydelser, uanset kontraktværdien. Grundsætningen om økonomisk forsvarlighed indebærer til gengæld, at ordregivere skal købe bedst og billigst ind, hvorfor ordregiver i nærværende tilfælde har valgt at konkurrenceudsætte området. Ordregiver er dog forpligtet til at offentliggøre en bekendtgørelse om indgået kontrakt, jf. udbudsdirektivets art. 35, stk. 4, da kontraktens omsætning skønnes til at ligge over tærskelværdien. Tilbudsfrist Tilbud skal sendes elektronisk til Slagelse Kommune, indkob@slagelse.dk mærket Linned - Tilbud senest onsdag, d. 6. marts 2013, kl. 12:00. Ved afgivelse af tilbud vedstår tilbudsgiver sit tilbud i tre måneder. Der er ingen honorering af tilbudsgivere for udarbejdelse af tilbud og efterfølgende opstartsomkostninger. Henvendelse i tilbudsperioden Alle henvendelser og spørgsmål i tilbudsperioden vedrørende denne konkurrenceudsættelse skal rettes skriftligt til Slagelse Kommune, indkob@slagelse.dk, mærket Linned - Spørgsmål. Tilbudsgiver opfordres til at fremsende sine spørgsmål til materialet samlet og senest torsdag, d. 28. februar 2013, kl. 12:00. Ordregiver vil offentliggøre et samlet spørgsmål og svar-dokument på http://www.slagelse.dk/erhverv+og+turisme/udbud/aktuelle+udbud/aktuelle+udbud.htm senest mandag, d. 4. marts 2013, kl. 12:00. Fremsendelse af dokumenter (tilbuddet) Tilbudsgiver skal fremsende følgende: - Bilag 3: Tro- og Loveerklæring inkl. CVR nr. (skal underskrives) - Bilag 2: Tilbudsliste (de gule felter skal udfyldes) - Billede og beskrivelse af de enkelte produkter på tilbudslisten Jf. tilbudslisten: Pris i DDK gives pr. leveret renvasket enhed. Prisen inkluderer vask, leje, transport, levering, afhentning, plastindpakning af containere, lån af stativer, containere og vasketøjssække m.v. Priserne skal være ekskl. moms og ekskl. alle øvrige gebyrer. For at undgå spekulationer, må den enkelte del-pris (pris pr. enhed) ikke overstige tilbudsgivers nuværende listepriser og skal som minimum have opnået samme procentsats, som der er opgivet for øvrigt sortiment, jf. tilbudslisten, bilag 2. Det i tilbudslisten angivne forventede forbrug vil blive benyttet til prisevaluering. Det forventede forbrug er ikke et udtryk for en garanteret omsætning. Se dog bemærkninger til leveringsadresserne, jf. bilag 1, der indikerer, at volumen nogen steder vil stige i forhold tidligere/opgjort forbrug. 3
Tildeling Tildeling vil ske på baggrund af den samlede laveste pris idet der i nedenstående krav er taget forbehold for kvaliteten. Tildeling af kontrakt sker til én leverandør for samtlige deltagende kommuner. Der forventes at ske tildeling af kontrakt torsdag, d. 7. marts 2013, således at den vindende tilbudsgiver har lige knap tre måneder til implementering af kontrakten. Alle tilbudsgivere vil samtidigt og skriftligt modtage underretning om resultatet af konkurrenceudsættelsen via mail. Den vindende tilbudsgiver skal inden kontraktunderskrivelse fremsende eller medbringe en kopi af serviceattest (max 6 mdr. gammel) fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. 4
Krav Følgende krav skal alle være opfyldt i kontraktperioden og er inkluderet i de afgivne priser, jf. tilbudslisten i bilag 2 (sortimentet, som ordregiver ønsker tilbud på). Se ligeledes krav fastsat som kontraktkrav, jf. næste afsnit. Generelt Det er ikke et krav, at der ved opstart leveres nyt linned, men alt linned skal til enhver tid leve op til alle de krav, der er stillet i nærværende kravspecifikation. Linned skal efter vask leveres i ren og god stand, hvilket betyder, at pletter, huller og anden tydelig slidtage m.v. ikke accepteres. Linned leveres ligeledes sammenlagt. Leverandørens evt. logo på det leverede linned skal være diskret, begrænset til det absolut minimale og må under ingen omstændigheder fylde mere end 20 cm 2. Miljø Vaskeriet skal have indført certificeret miljøledelse (ISO 14001, EMAS eller tilsvarende) og skal have indført certificeret arbejdsmiljøledelse (OHSAS 18001 eller tilsvarende (fx som indarbejdet i ISO 14001 og EMAS)). Vaskeriet skal levere tekstiler, der er mærket med Øko Tex 100 eller som opfylder Øko Tex 100 s kriterier/krav til kemikalier og farver. Vaskeriet skal leve op til kravene i DS 2451-8: Styring af infektionshygiejne i sundhedssektoren - Del 8: Krav til vask og håndtering af tekstiler til flergangsbrug. Vaskeriet skal bruge vaskemidler, der er fri for optisk hvidt, parfume, KRAN- og farvestoffer. Vaskeriet skal anvende leveringskøretøjer, der som minimum opfylder euronorm 4. Levering Levering sker én gang om ugen inden for normal arbejdstid (kl. 7:00-15:00) og på samme ugentlig dag pr. leveringsadresse. Når det renvaskede linned leveres, tages det snavsede linned med retur. Der skal ske FRI levering på anvist sted på lokaliteten. Levering kan således ske ved hoveddør eller til depot og pr. afdeling eller sorteret i linnedtype, afhængig af hvad det enkelte leveringssted ønsker (aftales nærmere). Der kan være flere leveringssteder pr. leveringsadresse, og leveringssteder kan være både i stue, kælder, 1. eller 2. sal. Se bilag 4 for skitsering af det enkelte leveringssteds ønsker (ikke-bindende opgørelse). Under alle omstændigheder er det personalet, der ligger linned på hylder eller lignende, hvis der ikke er plads til opbevaring af containerne på depot. Linned afhentes inde i de enkelte centre (på nærmere aftalt sted, der ikke nødvendigvis stemmer overens med afleveringsstedet). Transport Linned skal leveres i transportbure/ containere, der er max. 2,1 m. højde (de skal kunne komme ind gennem dørene). Der skal være mulig for at få leveret i halve containere, hvis det passer bedre til det enkelte leveringssted. 5
Containere skal have bund og skal leveres med telt, plast eller lignende, der er lynet over buret/linned, så der ikke kommer snavs og vand ind (hygiejnemæssigt aspekt). Vaskesække/-net skal leveres sammen med det renvaskede linned, således at det kan stilles til rådighed for det snavsede linned. Personalet putter selv det snavsede linned i sække og stiller det ind i containerne til afhentning. Transport foregår for leverandørens ansvar og risiko. Bestillingssystem Der skal være mulighed for at bestille levering elektronisk (evt. via leverandørens bestillingssystem), som skal kunne administreres på følgende to måder: Ex 1: 100 stk. hver uge, indtil det bliver ændret af personalet selv. Ex 2: 100 stk. en uge, næste uge 0 stk., hvis der ikke bliver indberettet noget fra personalets side. Der skal være mulighed for at ændre leveret mængde uge for uge. Ændringer skal kunne foretages op til 2 arbejdsdage inden levering (og inden for normalt arbejdstid). Dvs. levering tirsdag, ændring meddeles fredag inden kl. 15. Lageroptælling Hvis leverandøren ønsker føling med, hvor meget lager der er på de enkelte leveringssteder, er det leverandøren selv, der tæller op. 6
Kontrakten (udkast) PRÆAMBEL Parterne er enige om i hele forløbet at samarbejde med en positiv, professionel og ansvarlig holdning og yde en særdeles betydelig indsats for at opnå det bedst mulige resultat. Parterne skal herunder udvise den fleksibilitet, som må anses for rimelig og sædvanlig ved gennemførelse af tilsvarende vaskeriydelseskontrakter. Parterne skal løbende informere hinanden om ethvert forhold, som skønnes at have betydning for gennemførelsen af et hensigtsmæssigt kontraktforløb. 1 Parterne Nærværende kontrakt er indgået mellem Slagelse Kommune /på vegne af Fællesudbud Sjælland Rådhuspladsen 11, 3. sal 4200 Slagelse (herefter kaldet kunden) og Leverandørnavn Adresse Postnr. og by CVR.nr. (herefter kaldet leverandøren). 2 Kontraktgrundlag Kontrakten beskriver leverandørens og kundens forpligtigelser og rettigheder. Kontraktgrundlaget består i prioriteret rækkefølge af: A. Kontrakt mellem leverandøren og kunden B. Supplerende oplysninger, herunder evt. rettelsesdokumenter samt spørgsmål og svar C. Konkurrenceudsættende materiale fra kunden af 26.02.2013 D. Leverandørens tilbud af xx.03.2013 Leverandøren forpligter sig ved nærværende kontrakt til at levere de i kontraktgrundlaget nævnte varer og tjenesteydelser på de beskrevne vilkår og til den anførte pris, jf. leverandørens tilbud af xx.03.2013. Leverandøren har initiativpligt med hensyn til varetagelse af alle ydelser i medfør af kontrakten, herunder pligt til at sørge for at modtage nødvendige og relevante oplysninger fra kunden eller tredjemand med henblik på udførelse af de af kontrakten omfattede ydelser. 3 Kontraktens omfang Kontrakten omfatter vask, leje og levering af Linned til plejecentre inkl. tilknyttede køkkener, genoptræning m.v. i Faxe, Odsherred, Roskilde, Slagelse Kommune. Herudover deltager Greve Kommune som optionskommune (vasker p.t. i egne maskiner), hvilket vil sige, at kommunen kan tilgå aftalen på et hvilket som helst tidspunkt i aftalens løbetid, men ikke er forpligtet hertil. Leverancens omfang er estimeret til godt 600.000 leverede enheder pr. år. Kunden kan dog ikke bestemme, om alle beboerne på de lokaliteter, der er omfattet af kontrakten, jf. bilag 1, skal have leveret efter denne aftale, idet beboerne efter Servicelovens bestemmelser har mulighed for selv at sørge for anskaffelse og vask af linned. I det omfang beboerne på lokaliteterne vælger at lade kunden sørge for anskaffelse af og vask af linned, vil kunden være forpligtet til at benytte denne aftale - efter den enkelte lokalitets behov. Ovenstående volumen er således ikke bindende for kunden, men alene et estimat over forventet forbrug. 4 Kontraktperiode Kontrakten er gældende fra 1. juni 2013 til og med 31. maj 2017. Odsherred Kommune er ved enkelte plejecentre bundet af nuværende kontrakt frem til hhv. 30. juni 2013 (ét center) og 31. august 2013 (fire centre), så der vil i disse tilfælde først ske opstart hhv. pr. 1. juli 2013 og 1. september 2013. 7
Kontrakten er uopsigelig for begge parter i hele kontraktperioden, men kunden er dog berettiget til at opsige/ophæve kontrakten, såfremt Klagenævnet For Udbud eller anden offentlig instans måtte erklære kontrakten for uden virkning, jf. 27 vedr. påbud, samt ved misligholdelse, jf. 26 vedrørende misligholdelsesbeføjelser. 5 Kontakt mellem parterne Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til kontrakten. Leverandørens kontaktperson skal have indgående kendskab til kontraktens indhold, de tilbudte enheder og skal håndtere henvendelser i forhold til levering, ændringer til bestillinger, reparationer, fakturering m.m. Efter 3 måneder fra kontraktens ikrafttræden, herefter en gang årligt eller på hver af partnernes initiativ, foretages en fælles evaluering af samarbejdet mellem leverandøren og kunden. 6 Ordrebestilling Der skal være mulighed for at bestille levering elektronisk via mail, fax og leverandørens bestillingssystem, som skal kunne administreres på følgende to måder: Ex 1: 100 stk. hver uge, indtil det bliver ændret af personalet selv. Ex 2: 100 stk. en uge, næste uge 0 stk., hvis der ikke bliver indberettet noget fra personalets side. Der skal være mulighed for at ændre leveret mængde uge for uge. Ændringer skal kunne foretages op til 2 arbejdsdage inden levering (og inden for normalt arbejdstid). Dvs. levering tirsdag, ændring meddeles fredag inden kl. 15. Det skal være muligt for kunden at kontakte leverandøren pr. telefon minimum i tidsrummet mellem kl. 08.00-15.00 på hverdage fredage dog mellem kl. 08.00-13.00. 7 Levering og leveringsbetingelser Levering sker én gang om ugen inden for normal arbejdstid (kl. 7:00-15:00) og på samme ugentlig dag pr. leveringsadresse (med mulighed for aftalte ændringer i helligdage). Når det renvaskede linned leveres, tages det snavsede linned med retur. Der skal ske FRI levering på anvist sted på lokaliteten. Levering kan således ske ved hoveddør eller til depot og pr. afdeling eller sorteret i linnedtype, afhængig af hvad det enkelte leveringssted ønsker (aftales nærmere). Der kan være flere leveringssteder pr. leveringsadresse, og leveringssteder kan være både i stue, kælder, 1. eller 2. sal. Under alle omstændigheder er det personalet, der ligger linned på hylder eller lignende, hvis der ikke er plads til opbevaring af containerne på depot. Linned afhentes inde i de enkelte centre (på nærmere aftalt sted, der ikke nødvendigvis stemmer overens med afleveringsstedet). Kundens nuværende leveringsadresser fremgår af bilag 1. Kunden forbeholder sig ret til at ændre leveringsadresser og omfanget heraf i op- eller nedadgående retning. Omkostninger for leverandøren herved er kunden uvedkommende. Leverandøren skal garantere levering af den samlede ordre til kontraktstart, jf. 4. Leverandørens almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til leverancer, der er foretaget i henhold til nærværende kontrakt. 8 Følgeseddel Enhver leverance skal ledsages af en følgeseddel inkl. navn på bestiller, dato for bestilling og levering samt antal enheder pr. produkt. 9 Priser For bestillinger, foretaget i henhold til kontrakten, gælder de i leverandørens tilbud af xx.03.2013 angivne priser. Pris i DDK gives pr. leveret renvasket enhed. 8
Prisen inkluderer vask, leje, transport, levering, afhentning, plastindpakning af containere, lån af stativer, containere og vasketøjssække m.v. Priserne skal være ekskl. moms og ekskl. alle øvrige gebyrer. Hvis en bestilt enhed er i restordre, eller på anden måde ikke kan leveres, skal en anden enhed med samme formål og mindst tilsvarende standard straks tilbydes til samme pris. Hvis en enhed udgår af tilbudslisten, skal denne substitueres med en tilsvarende enhed til samme formål, af minimum samme kvalitet og til maksimum samme pris. Ved substituering skal leverandøren underrette kunden og fremsende opdateret tilbudsliste senest 14 dage inden ændringens ikrafttræden. Prisfald, herunder reduktioner i eventuelle lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter, knyttet til de i kontrakten omfattede ydelser, skal uden ophold komme ordregiver til gode. 10 Prisregulering Priserne skal være faste de første 12 måneder regnet fra kontraktens start. Herefter kan der ske dokumenteret prisregulering pr. 1. juni med udgangspunkt i Danmarks Statistiks nettoprisindeks fra marts samme år. Første prisregulering kan således ske med virkning fra den 1. juni 2014. Leverandøren kan ligeledes til enhver tid kræve, at lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter og afgiftsstigninger, som bliver kendt efter, at kontrakten er indgået, og som bliver pålagt leverandøren i forhold til de af kontrakten omfattede produkter, tillægges de aftalte priser. Prisregulering sker på leverandørens foranledning ved skriftlig meddelelse. Ikrafttræden af nye priser er betinget af, at leverandøren fremsender dokumentation for prisreguleringen sammen med en ny tilbudsliste til kunden senest 30 dage før ikrafttræden via indkob@slagelse.dk. 11 Ændring af produktsammensætning Såfremt ændringer i lovgivningen og/eller myndighedskrav medfører, at der skal foretages korrektioner/ændringer i produkternes sammensætning, er leverandøren pligtig til omgående at informere ordregiver herom samt omgående at ændre produkterne som påkrævet. 12 Fakturering I henhold til bekendtgørelse af lov nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger m.v. samt bekendtgørelse nr. 354 af den 26. marts 2010 om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder skal alle fakturaer gebyrfrit fremsendes elektronisk. Fakturaer fremsendes til forbrugsstedet, på baggrund af det oplyste EAN-lokationsnummer, i OIOUBL-format, via Nemhandel-infrastrukturen OIORASP og indeholde følgende: - Udstedelsesdato (fakturadato) - Fakturanummer (der kan identificere fakturaen) - Leverandørens CVR/SE-nummer - Leverandørens navn og adresse - Kundens navn, adresse og EAN nr. (på den bestemte decentrale virksomhed) - Rekvirent hos kunden - Antal fakturerede enheder (opdelt pr. enhed inkl. stykpris) - Perioden, der betales for Kunden er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler, indtil disse forhold er bragt i orden af leverandøren. Indskannede fakturaer modtages ikke. 13 Betaling 30 dage netto fra modtagelse af korrekt udfyldt elektronisk faktura. 14 Bonus, gebyrer mv. Omsætningen, som følge af denne kontrakt med kunden, må ikke blive til genstand for udbetaling af bonus, gebyr, rabatandel eller anden form for godtgørelse til tredjemand. 9
Overtrædelse af denne bestemmelse vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse, og kunden kan i givet fald kræve det udbetalte beløb returneret fra leverandøren i kombination med en bod på 2 % af den samlede kontraktsum. Det samlede krav kan modregnes fuldt ud i enhver fordring, som leverandøren skulle have imod kunden. 15 Statistik Leverandøren skal i starten af kontraktperioden uden omkostninger opgøre de afgivne priser, jf. leverandørens tilbud af xx.03.2013, således at det er muligt at skelne mellem, hvad hhv. kommunen og beboerne skal betale (i forhold til taksblad). Leverandøren skal løbende udarbejde og efter anmodning med 14 dages varsel fremsende en samlet oversigt over omsætningen på aftalen. Medmindre andet er aftalt, skal statistikken indeholde detaljerede oplysninger om salget (i mængde og kr.) på varelinjeniveau, fordelt på enheder samt pr. kommune/plejecenter m.v. Statistik skal fremsendes elektronisk i Microsoft Excel kompatibelt format. Manglende indsendelse af efterspurgt statistik kan gøre leverandøren inhabil i fremtidige konkurrenceudsættelser af linned, da leverandøren kan være i besiddelse af oplysninger, som kan give en konkurrencemæssig fordel i forhold til øvrige potentielle tilbudsgivere. 16 Offentlige påbud Leverandøren er forpligtet til at overholde alle direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud gældende for en tilbudt vare/ydelse såvel på tidspunktet for indgåelse af kontrakten som i kontraktperioden. Sker der i kontraktperioden ændringer i offentlige påbud, der på væsentlige områder ændrer den konkurrenceudsatte opgave, vil parterne kunne anvende reglerne i 33 vedrørende afgørelse af tvister til at løse eventuelle tvivlsspørgsmål. Overtrædelser af offentlige påbud vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse. 17 Miljø Leverandøren indestår for, at alt, hvad der bliver leveret under nærværende kontrakt, opfylder de til enhver tid gældende miljøregler, -love samt bekendtgørelser. Vaskeriet skal have indført certificeret miljøledelse (ISO 14001, EMAS eller tilsvarende) og skal have indført certificeret arbejdsmiljøledelse (OHSAS 18001 eller tilsvarende (fx som indarbejdet i ISO 14001 og EMAS)). Vaskeriet skal levere tekstiler, der er mærket med Øko Tex 100 eller som opfylder Øko Tex 100 s kriterier/krav til kemikalier og farver. Vaskeriet skal leve op til kravene i DS 2451-8: Styring af infektionshygiejne i sundhedssektoren - Del 8: Krav til vask og håndtering af tekstiler til flergangsbrug. Vaskeriet skal bruge vaskemidler, der er fri for optisk hvidt, parfume, KRAN- og farvestoffer, og vaskeriets skal anvende leveringskøretøjer, der som minimum opfylder euronorm 4. På forlangende skal leverandøren fremsende dokumentation for vaskeriet og enhedernes miljømæssige egenskaber, således at kunden kan foretage en miljøvurdering heraf. Leverandørens udgifter i den forbindelse er kunden uvedkommende. 18 Efterlevelse af internationale konventioner Leverandøren og dennes eventuelle underleverandører skal efterleve de internationale konventioner, som Danmark har tiltrådt (oplistningen er ikke udtømmende): - Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) - Diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) - Mindstealder for ansættelse samt forbud mod og afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILOkonvention nr. 138 og 182) - Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135), - Overenskomstmæssige løn- og arbejdsvilkår (ILO-konvention nr. 94), - Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) Det forudsættes endvidere, at leverandøren og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. 10
Såfremt kunden bliver bekendt med, at leverandøren eller dennes underleverandører ikke lever op til foranstående bestemmelser, er leverandøren forpligtet til at opfylde kontrakten med et tilsvarende produkt/ydelse, som opfylder kontraktens krav til produktet/ydelsen. Leverandørens eventuelle omkostninger forbundet hermed er kunden uvedkommende. Manglende overholdelse af bestemmelser i denne klausul betragtes som væsentlig misligholdelse af kontrakten. 19 Arbejdskraft Kunden forbeholder sig, at kontrakten udføres af legal arbejdskraft, samt at leverandøren og eventuelle underleverandører foretager korrekt indberetning og afregning af skatter, bidrag, afgifter m.v. Leverandøren anerkender kundens ønske om løbende opfølgning på, om dette er tilfældet, og bidrager loyalt med at fremlægge oplysninger og dokumentation, som kan give kunden en sikker overbevisning. Leverandøren forpligter sig til at sikre, at de ansatte, som leverandøren og eventuelle underleverandører beskæftiger med henblik på opgavens udførelse, har løn og ansættelsesforhold, der ikke er mindre gunstige end de løn- og ansættelsesvilkår, som i henhold til kollektiv overenskomst, lovgivning eller administrative forskrifter gælder for arbejde af samme art inden for vedkommende fag eller industri på den egn, hvor arbejdet skal udføres. Overholder leverandøren ikke ovennævnte krav, og medfører dette et berettiget krav på yderligere løn fra arbejdstagerne, kan kunden tilbageholde vederlag til leverandøren med henblik på at sikre arbejdstagerne de nævnte ansættelsesvilkår. Leverandøren er udover ovenstående krav forpligtet til at deltage i et orienterings-/dialogmøde med hver af de deltagende kommuners jobcentre med henblik på afklaring af muligheden for, om pågældende leverandør kan og vil indgå en partnerskabsaftale med henblik på, at leverandøren forpligter sig til at ansætte et antal medarbejdere på særlige vilkår, fx elever, praktikanter, flexjobbere eller lignende. Manglende overholdelse af bestemmelser i nærværende paragraf betragtes som væsentlig misligholdelse af kontrakten. 20 Underleverandører Såfremt leverandøren anvender underleverandører til opfyldelsen af kontrakten, indestår leverandøren for opfyldelsen af kontrakten i samme omfang, som hvis leverandøren selv havde udført leverancen. 21 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Leverandørens rettigheder og forpligtigelser i henhold til denne kontrakt kan hverken helt eller delvist overdrages til anden/andre leverandør(er) uden forudgående skriftlig aftale med kunden. Dette gælder også ved brug af anden underleverandør(er), der ikke oprindeligt har været en del af den af leverandøren tilbudte ydelse. Leverandøren kan ikke overdrage, sælge eller optage lån på grundlag af de krav, som leverandøren har ifølge kontrakten med tilhørende bilag. Overtrædelse af bestemmelser i dette afsnit vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse. 22 Erstatning og forsikring Leverandøren er ansvarlig, efter dansk rets almindelige erstatningsregler, for enhver person- og tingskade, herunder også erhvervs- og produktansvar, samt hændelige skader, som måtte opstå i forbindelse med de af kontrakten omfattede produkter/ydelser. Leverandøren er forpligtet til at have tegnet erhvervs- og produktansvarsforsikring og til at opretholde en sådan forsikring i hele kontraktperioden. Forsikringen skal dække med en samlet årlig forsikringssum på minimum DDK 5 mio. Leverandørens eventuelle selvrisiko må ikke overstige DDK 100.000 pr. skade. Leverandørens erstatningsansvar er ikke begrænset til forsikringssummen. Kunden skal kunne godkende forsikringsbetingelserne og er ydermere berettiget til på ethvert tidspunkt i kontraktens løbetid at forlange dokumentation for, at forsikringen er i kraft. 23 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure I tilfælde af force majeure, som defineret i Købeloven, suspenderes parternes forpligtelser, så længe force majeure er til stede, og i det omfang force majeure er til hinder for kontrakthavers opfyldelse af sine forpligtelser. Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure, skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive: - Årsagen til force majeure situationen - Forventet varighed af force majeure situationen 11
- Indsats fra leverandørens side for at kunne genoptage leveringen Er force majeure isoleret til leverandørens virksomhed, eller områder leverandøren bærer risikoen for, kan kunden søge de i kontrakten omhandlede ydelser opfyldt ved anden side, så længe force majeure er til stede. Hvis force majeure er af en sådan karakter eller har en sådan varighed, at kontraktens endelige opfyldelse må anses for umulig, er begge parter berettiget til at hæve kontrakten, uden at der kan gøres krav gældende over for den anden part. 24 Konkurs m.v. I det omfang Konkurslovens regler ikke er til hinder herfor, kan kunden hæve kontrakten eller kræve fornøden sikkerhedsstillelse, såfremt leverandøren går konkurs, undergår rekonstruktionsbehandling, standser sine betalinger, åbner forhandling om akkord, eller leverandørens formueforhold i øvrigt viser sig at være sådanne, at leverandøren må antages ikke at kunne opfylde kontrakten. Det samme gælder, såfremt leverandøren ophører med den virksomhed, som kontrakten vedrører, eller der indtræffer andre omstændigheder, der bringer kontraktens rette opfyldelse i alvorlig fare. Såfremt boet har ret til at indtræde i kontrakten i medfør af konkurslovens regler, skal boet efter forespørgsel inden for en frist på 5 arbejdsdage give skriftlig meddelelse om, hvorvidt det vil indtræde. Såfremt leverandøren kræves opløst af Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, kan kunden hæve kontrakten. Bestemmelsen finder ikke anvendelse, såfremt leverandøren inden 10 arbejdsdage fra fremkomsten af et påkrav fra kunden dokumenterer, at betingelserne for selskabets opløsning ikke er til stede. 25 Misligholdelse Som misligholdelse betragtes enhver tilsidesættelse af leverandørens forpligtigelser, dvs. en hvilken som helst mangel, forsinkelse, fejlleverance mv. Foreligger der misligholdelse, skal leverandøren uden ugrundet ophold meddele kunden dette samt underrette udbyder om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen og for at undgå tilsvarende misligholdelser i fremtiden. Dersom leverandøren gentagne gange gør sig skyldig i misligholdelse, jf. ovenstående, betragtes dette som væsentlig misligholdelse. Desuden betragtes følgende forhold altid som væsentlig misligholdelse: Manglende overholdelse af bestemmelserne om bonus, gebyrer mv. (jf. 14) Manglende overholdelse af internationale konventioner (jf. 18) Overtrædelse af offentlige påbud (jf. 16) Konkurs, betalingsvanskeligheder, insolvens, betalingsstandsning, likvidation, åbning og forhandling om akkord eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt (jf. 24) Overtrædelse af leverandørens loyalitetsforpligtelser, herunder sin tavshedsforpligtelse (jf. 31). 26 Misligholdelsesbeføjelser Kunden kan stille krav til den måde, hvorpå en konstateret misligholdelse skal bringes til ophør, og de skridt, der skal tages for at undgå tilsvarende misligholdelse fremover. Leverandøren er ansvarlig efter dansk rets almindelige regler om misligholdelse, herunder reglerne om forholdsmæssigt afslag, dækningskøb, erstatningsansvar m.v. Det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at betalinger, afledt af de af kundens pågældende beføjelser, ikke udelukker hinanden. Ved væsentlig misligholdelse er kunden berettiget, men ikke begrænset, til at ophæve kontrakten uden varsel og kræve erstatning efter dansk rets almindelige regler. 27 Påbud I henhold til lov nr. 492 af 12. maj 2010 om håndhævelse af udbudsreglerne m.v., kan Klagenævnet for Udbud, i særlige tilfælde af overtrædelse af udbudsreglerne, erklærer en indgået kontrakt for uden virkning og påbyde den kontraherende myndighed at bringe kontrakten til ophør inden for en af klagenævnet fastsat frist. Kunden er berettiget til at opsige kontrakten helt eller delvist med et varsel i overensstemmelse med Klagenævnet for Udbuds eller domstolenes påbud. Kontrakten ophører ved opsigelse således helt/delvist, som fastsat i påbuddet, med virkning fra påbuddets virkningstidspunkt. Såfremt der i det påbud, som udstedes, er indeholdt yderligere betingelser eller krav, er kunden berettiget til at videreføre disse betingelser eller krav i opsigelsen over for leverandøren under forudsætning af, at dette er sagligt begrundet, og leverandøren skal i så fald efterleve disse. I tilfælde af kundens opsigelse i forbindelse med ovenstående, kan leverandøren ikke over for kunden rejse krav om erstatning eller krav på anden form for godtgørelse som følge af opsigelsen. 12
28 Leverandørens bistand ved ophør Leverandøren er i forbindelse med kontraktens ophør, uanset ophørsgrund, forpligtet til vederlagsfrit at overdrage kunden eller en af kunden udpeget tredjemand alt nødvendigt materiale, oplysninger mv., der er nødvendige, for at kunden og/eller tredjemand kan overtage udførelsen af de af kontrakten omfattede ydelser, herunder stille de fornødne oplysninger til rådighed i forbindelse med en fornyet konkurrenceudsættelse. Leverandørens bistand skal sætte kunden i stand til uden unødigt besvær enten selv at varetage de af kontraktens omfattede ydelser eller at overdrage ansvaret for udførelsen af ydelserne til tredjemand, herunder gennemføre et udbud. Leverandøren skal aktivt medvirke til at sikre, at returneringen af ansvaret for udførelsen af ydelserne kan ske enkelt og uden gener for kunden. For at sikre et smidigt aftaleudløb aftales en rimelig frist til at aflevere lagerbeholdningen, således at leverandøren har én afhentning pr. leveringsadresse af rest-enheder efter aftaleudløb. Leverandøren skal vederlagsfrit stille sække, stativer mv. til rådighed i forbindelse med indsamling af enhederne. 29 Fortsat varetagelse af de af kontrakten omfattede ydelser Ved kundens ophævelse af kontrakten er leverandøren, uanset om leverandøren anerkender eller bestrider ophævelsen, indtil kundens etablering af samarbejde med tredjemand eller hjemtagelse til kunden, i en periode på op til 6 måneder efter ophørstidspunktet af nærværende kontrakt, forpligtet til at fortsætte udførelsen af de af nærværende kontrakt omfattede ydelser for kunden mod kundens fortsatte betaling af de aftalte vederlag. De ovenfor anførte bestemmelser finder tillige anvendelse ved leverandørens ophævelse uanset årsagen hertil, dog forudsat at kunden fortsat erlægger det aftalte vederlag. 30 Lovvalg og afgørelse af tvister Nærværende kontrakt er undergivet dansk ret. Alle tvister, herunder ethvert spørgsmål om forståelse og fortolkningen af kontrakten, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse, skal så vidt muligt løses mellem parterne i mindelighed. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af tvisten. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab, medmindre mægleren fastslår, at årsagen til konflikten hovedsageligt kan tillægges den ene part. Såfremt tvisten ikke kan løses gennem parternes forhandling eller ved mægling, kan hver part kræve tvisten indbragt for domstolene til pådømmelse efter dansk lov. Værnetinget er kundens retskreds. 31 Tavshedspligt og fortrolighed Leverandøren, dennes personale og underleverandører skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger vedrørende kunden og kundens samarbejdspartnere (herunder leverandører, rådgivere og konsulenter), forretningsmæssige, tekniske og markedsmæssige forhold, som leverandøren får kendskab til i forbindelse med det i denne kontrakt omhandlede samarbejde. Tavshedspligten er tillige gældende efter kontraktens ophør, uanset årsagen til ophøret. Leverandøren kan medtage kunden på referenceliste, men må ikke derudover, uden kundens forudgående skriftlige samtykke, bruge kundens navn i markedsføringsøjemed. 32 Kontraktændringer Nærværende kontrakt, herunder bilag til kontrakten, kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem kunden og leverandøren. Indførte ændringer, der ikke må forrykke udbudsgrundlaget væsentligt, skal fremgå af ændringsmeddelelser, underskrevet af begge parter. Prisændringer i henhold til 10 betragtes ikke som en kontraktændring. 33 Fortolkning af aftalen De til kontrakten hørende bilag, som foreligger ved kontraktens indgåelse og senere måtte blive ændret skriftligt, samt nye bilag og underskrevne formularer, anses for en integreret del af kontrakten. Henvisningen til kontrakten eller til en bestemmelse deri omfatter også de til kontrakten hørende bilag. 34 Underskrift Nærværende kontrakt underskrives i to eksemplarer, hvoraf hver part modtager et eksemplar. [underskrifter] 13
Bilag 1 - Leveringsadresser Se særskilt Excel-fil. 14
Bilag 2 - Tilbudsliste Se særskilt Excel-fil. 15
Bilag 3 Tro og Loveerklæring I henhold til bekendtgørelse af lov nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love, erklærer undertegnede hermed ikke at have ubetalt, forfalden gæld til det offentlige overstigende 100.000 kr. Virksomhedens navn, adresse, CVR nr. og evt. stempel: Dato og underskrift 16
Bilag 4 Specificering/udkast vedr. leveringssteder (ikke bindende) Se særskilt Excel-fil. 17