Side 1 af 1711117 Arkivinstruks for Faaborg-Midtfyn Kommune
Indhold Indledning side 3 Lovgrundlag side 3 Arkivhensyn og sikkerhed side 4 Papirarkivalier Elektroniske arkiver Elektroniske sager side 5 Indscanning af indkommende post Indscanning af papirsager, der er skabt af Faaborg-Midtfyn Kommune Bevaringssager Kassationssager Arbejdspapirer, der er tilknyttet elektroniske sager Elektroniske arkiveringsversioner Bevaringssager på papir side 8 Beslutnings- og forhandlingsprotokoller Ægteskabs- og prøvelsesbøger Publikationer Pligtaflevering Kassation af personsager på papir fra de fem gl. kommuner Kassation af andre sager på papir fra de fem gl. kommuner Fællessekretariatets arkiv med bevaringssager side 11 Låneseddel til Fællessekretariatets arkivalier fra de fem gl. kommuner 1991-2006 Aflevering af Fællessekretariatets Arkiv til Statens Arkiver Hvad gør jeg, hvis jeg finder en bevaringssag fra en af de gl. primærkommuner? side 12 Hvordan finder jeg sager og protokoller fra de fem gl. kommuner? side 13 Faaborg Kommune Broby, Ringe, Ryslinge og Årslev Kommuner Teknik- og miljøsager fra de fem gl. kommuner PPR-sager, børnesager og anbringelsessager fra de fem gl. kommuner Personalesager fra de fem gl. kommuner. Arkivinstruksens ikrafttræden side 17-2 -
Indledning I forbindelse med kommunesammenlægningen blev alle arkiver fra Broby, Faaborg, Ringe, Ryslinge og Årslev kommuner lagt sammen. De arkivalier, der er skabt og tilvejebragt fra 1735 og indtil 1990 og skal bevares for eftertiden, blev i sensommeren 2007 afleveret til Landsarkivet for Fyn. Arkivmateriale som Faaborg-Midtfyn Kommune ikke ville få retlig eller administrativ brug for blev kasseret. Så godt som alle resterende bevaringsværdige arkivalier fra de gl. kommuner, fra 1991-2006 er blevet overdraget til Fællessekretariatet, hvorfra de kan lånes af Fagsekretariater og Stabe. Faaborg-Midtfyn Kommune har ved ovennævnte proces fået ryddet op i arkiverne og sørget for, at så godt som alt bevaringsmateriale, som kommunen er forpligtet til at bevare for eftertiden, er samlet under Fællessekretariatets opsyn i kælderen under Faaborg-Midtfyn Kommunes rådhus i Ringe. Arkivinstruksen gælder for alle Faaborg-Midtfyn Kommunens fagsekretariater og stabe, samt for alle kommunens institutioner, aftale- og kontraktholdere. Arkivinstruksen gælder principielt for alle sagstyper, uanset om de er elektroniske eller om de er på papir. Arkivinstruksen gælder tillige for alle bevaringssager fra de fem gl. kommuner uden for Fællessekretariatets Arkiv. Lovgrundlag Arkivinstruksen tager udgangspunkt i følgende lovgrundlag: Lov nr. 571 af 19. december 1985. Forvaltningsloven. Lov nr. 429 af 31. maj 2000 som ændret ved lov nr. 280 af 25. april 2001, 7, i lov nr. 552 af 24. juni 2005, 6, samt i lov nr. 519 af 6. juni 2007, 2, om behandling af personoplysninger. Lov nr. 1050 om offentlige arkiver m.v. af 17. december 2002. Bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed. Bekendtgørelse nr. 1000 af 28. september 2004 om bevaring og kassation af arkivalier i primærkommunerne fra tiden efter 1. april 1970. Bekendtgørelse nr. 693 af 7. juli 2003 for så vidt angår bevaring og kassation i primærkommunernes arkivalier fra tiden før 1. april 1970. Lov nr. 1439 af 22. december 2004 om pligtaflevering af offentliggjort materiale. - 3 -
Arkivhensyn og sikkerhed Det er til enhver tid de enkelte fag- og stabschefers ansvar, at de arkivmæssige hensyn bliver overholdt i fagsekretariater og stabe. Papirarkivalier Arkivlovens 8 foreskriver, at offentlige myndigheders arkivalier skal opbevares betryggende. Det betyder, at de skal sikres mod: Uvedkommendes adgang. (Arkivlokalerne skal være aflåste) Fysisk beskadigelse (brand og vandskade) Fysisk nedbrydning (krav til ordentlige arkivlokaler uden fugt og direkte sollys) Varetagelse af arkivmæssige hensyn betyder tillige, at kommunen skal sørge for, at følgende forhold er i orden: De bevaringsværdige papirarkivalier skal opstilles ordentligt og systematisk, så protokoller og sager altid kan genfindes. Bevaringsværdige og ikke-bevaringsværdige papirarkivalier skal stilles op hver for sig. Kravet skal sikre, at det er muligt at kassere ikke-bevaringsværdige papirarkivalier, når der ikke længere er retlig eller administrativ brug for dem. Bemærk: Bevaringsværdige papirarkivalier overdrages til Fællessekretariatets arkiv, når der ikke længere er retlig eller administrativ brug for dem i fagsekretariater og stabe. Elektroniske arkiver Alle egenskabte eller indscannede dokumenter, e-mails, billeder o.l. skal være tilknyttet en sag enten i SB-SYS eller i KMD-SAG. Der er sagsbehandlerens ansvar at sikre, at alle dokumenter o.l. er placeret korrekt og har de rigtige sikkerhedsniveauer og kategorier. F.eks. skal en personsag lukkes mere end almindelige journalsager. Alle egenskabte eller indscannede dokumenter, der er tilknyttet sager, skal gemmes i henholdsvis SB-SYS eller KMD-SAG. Dokumenterne skal altid oprettes således, at de kan behandles af andre i tilfælde af sygdom eller ferie. Når en pc står ubenyttet i 7 minutter låses den automatisk, så uvedkommende ikke kan benytte den. Når pc en forlades i længere tid skal brugeren logge af. - 4 -
Læs mere om: IT-sikkerhedspolitik Retningslinier for brug af SB-SYS Arbejdsgange og retningslinier vedr. brug af KMD-SAG-EDH på Intranettet under fælles værktøjer: https://portal.faaborgmidtfyn.dk Elektroniske sager Indscanning af indkommende post Den indkomne post scannes og tilknyttes de enkelte sager. Den scannede post skal efterfølgende kasseres. Der bør i de enkelte fag- og stabssekretariatet udarbejdes retningslinier for dette. De enkelte fag- og stabssekretariater scanner selv posten og opbevarer den evt. efter indscanning. Bemærk: Væsentlige juridiske dokumenter og indgåede kontrakter med bindende underskrifter gemmes dog i den originale papirversion så længe dokumenterne har retsvirkning. Eks.: Pantebreve, skøder, kontrakter (leje-, forpagtning m.m.) Indscanning af papirsager, der er skabt af Faaborg-Midtfyn Kommune Ved opstarten af Faaborg-Midtfyn kommune, blev der i fagsekretariater og i stabe skabt en lang række papirsager. Disse skal på sigt indscannes fuldstændigt. Papirversionerne kan herefter kasseres. Bemærk: Væsentlige juridiske dokumenter og indgåede kontrakter med bindende underskrifter gemmes dog i den originale papirversion så længe dokumenterne har retsvirkning. Eks.: Pantebreve, skøder, kontrakter (leje-, forpagtning m.m.) Bevaringssager Alle data fra elektroniske systemer skal med undtagelse af de nedenfor nævnte bevares for eftertiden. De tilbageværende data fra elektroniske systemer skal afleveres til Rigsarkivet som Elektroniske arkiveringsversioner. Se disse. - 5 -
Kassationssager Følgende elektroniske sager kan altid kasseres uden produktion af arkiveringsversion: Stillingsansøgninger, der ikke har ført til ansættelse. Sager om bygningsmæssig drift, udstyr og forsyninger. Sager om kontorhold, -maskiner samt inventar m.v. Regnskabsbilag. Modtaget publiceret materiale (pjecer, brochurer m.v.), som ikke har givet anledning til sagsbehandling. Andet materiale, der er modtaget til orientering, og som ikke har givet anledning til sagsbehandling. Materiale vedrørende fremstilling af myndighedens publikationer, herunder internetsider (udkast, korrekturer m.v.). Data fra elektroniske systemer, hvorfra alle væsentlige oplysninger overføres til en statslig myndighed. Alle øvrige elektroniske sager skal bevares for eftertiden. De skal afleveres til Rigsarkivet som Elektroniske arkiveringsversioner. Se disse. Bemærk: Kassation skal foregå i henhold til bestemmelserne i Bekendtgørelse nr. 1000 af 28. september 2004 om bevaring og kassation af arkivalier i primærkommunerne. Se i øvrigt KL s vejledende kassationsliste til kommunernes sager også kendt som Guldlisten. Den kan findes på KL s hjemmeside Arbejdspapirer, der er tilknyttet elektroniske sager De fleste sagsbehandlere vil stadig have mapper med arbejdspapirer vedr. de enkelte sager. Inden en sag afsluttes eller passiveres skal det kontrolleres, at alle de tilknyttede arbejdspapirer ligger på den elektroniske sag. Evt. manglende egenskabte eller modtagne dokumenter tilknyttes eller indscannes på den elektroniske sag. Alle arbejdspapirer kan herefter kasseres. Bemærk: Væsentlige juridiske dokumenter og indgåede kontrakter med bindende underskrifter gemmes dog i den originale papirversion så længe dokumenterne har retsvirkning. - 6 -
Læs mere om: Retningslinier for brug af SB-SYS Arbejdsgange og retningslinier vedr. brug af KMD-SAG-EDH På Intranettet under fælles værktøjer. Elektroniske arkiveringsversioner Data fra elektroniske arkivsystemer, herunder databaser eller registre, elektroniske fagsystemer, ESDH- eller EDH-systemer, som skal afleveres til Rigsarkivet i henhold til Bekendtgørelse 1000 af 28. september 2004, skal overføres til en systemuafhængig arkiveringsversion inden en aflevering kan finde sted. Arkiveringsversioner skal fremstilles efter de anvisninger, der til en hver tid udstedes af Rigsarkivet. Kommunen må derfor ikke kassere/slette elektroniske arkivsystemer uden bemyndigelse fra Statens Arkiver. Proceduren for produktion af arkiveringsversioner er afhængige af hvilke leverandører, der har leveret det enkelte system: KMD laver automatisk arkiveringsversioner til Rigsarkivet og foretager sletninger i de elektroniske systemer i henhold til kommunens anmeldelser til Datatilsynet. I elektroniske systemer fra andre leverandører er disse funktioner ikke nødvendigvis automatiserede. Derfor må der ofte tages kontakt til leverandørerne både i forbindelse med produktion af arkiveringsversioner og i forbindelse med sletninger i henhold til kommunens anmeldelser til Datatilsynet. Bemærk, at sletning af data i henhold til anmeldelse til Datatilsynet ikke må finde sted før Statens Arkiver har godkendt arkiveringsversionen. Læs mere på Statens Arkivers hjemmeside http://www.sa.dk/sa/kommune/aflev/aflelek.htm om aflevering af data fra elektroniske arkivsystemer eller kontakt Fællessekretariatet. Læs mere på Datatilsynets hjemmeside http://www.datatilsynet.dk/ om sletning af data i henhold til kommunens anmeldelser eller kontakt Fællessekretariatet. - 7 -
Bevaringssager på papir Beslutnings- og forhandlingsprotokoller Beslutnings- og forhandlingsprotokoller fra Kommunalbestyrelse, samtlige udvalg samt institutionsbestyrelser m.v. skal gemmes for evigt. Protokoller fra kommunalbestyrelse og udvalg Protokollerne løber fra 1. januar til 31. december. Protokollerne gemmes såvel i papir som i elektronisk form; men det er kun de underskrevne protokoller i papir, der er juridisk gyldige. Hvert år i januar indsendes det foregående års protokoller til indbinding. Protokollerne opbevares herefter af Fællessekretariatet. Protokoller fra kommunens institutioner Kommunens institutioner opbevarer selv deres protokoller så længe de har brug for dem. Protokollerne gemmes i papir og kan evt. gemmes i elektronisk form; men det er kun de underskrevne protokoller i papir, der er juridisk gyldige. Når institutionerne ikke længere har brug for protokollerne, skal de afleveres til Fællessekretariatets Arkiv. Ægteskabs- og prøvelsesbøger I henhold til Justitsministeriets cirkulære nr. 134 af 25. september 1989 om ægteskabs indgåelse skal kommunerne føre såvel en prøvelsesbog som en ægteskabsbog foruden duplikater heraf. Prøvelsesbog, ægteskabsbog og duplikaterne føres som løsblade, der indbindes med 400 blade i hvert bind. Prøvelsesbøgerne afleveres 5 år efter, at de er indbundne, til Landsarkivet for Fyn. Ægteskabsbøgerne afleveres 50 år efter, at de er indbundne, til Landsarkivet for Fyn Duplikaterne afleveres til landsarkivet for Fyn, når de er indbundne. Ægteskabs- og prøvelsesbøger opbevares af borgerservice på Faaborg-Midtfyn Kommunes rådhus i Ringe. - 8 -
Publikationer Alle kommunens publikationer og tryksager, samt CD er og DVD er skal gemmes i mindst ét eksemplar. Der skal afleveres til Fællessekretariatets Arkiv. Pligtaflevering Alle kommunens publikationer herunder trykte regnskaber og budgetter, alle tryksager, samt udgivne CD er og DVD er skal altid sendes i 2 eksemplarer til Fællessekretariatet, der én gang om året indsender kommunens publikationer til Pligtaflevering. Læs mere i Vejledning til pligtaflevering. Se bilag 1. Kassation af personsager på papir fra de fem gl. kommuner Alle aktive bevaringssager på papir inden for personområdet er som hovedregel blevet erstattet af kopier i forbindelse med sammenlægningen af de fem kommuners arkiver. Kassable personsager på papir fra de gl. kommuner kan derfor kasseres, når der ikke længere er retlig eller administrative grund til fortsat at bevare dem. Det påhviler de enkelte fagsekretariater at foretage den bagud løbende kassation af ikke bevaringsværdige personsager. Hvis der undtagelsesvis skulle fremkomme originale personsager fra de gl. kommuner på personer, der er født den 1. i måneden skal sagerne afleveres til Fællessekretariatet, der herefter opbevarer dem. De originale bevaringssager for perioden 1991-2006 kan lånes ved henvendelse til Fællessekretariatet. Bemærk: Sager vedr. børns anbringelse uden for hjemmet fra de fem gl. kommuner findes kun i original, de er ikke blevet kopieret. Enkelte af disse sager er blevet overført til Fællessekretariatets Arkiv; mens de øvrige befinder sig hos Børne og Ungerådgivningen. Når der ikke længere er retlig eller administrativ brug for de anbringelsessager, der befinder sig i Børne og Ungerådgivningen, skal de alle afleveres til Fællessekretariatet i ordnet og sagsrenset stand. Kassation af andre sager på papir fra de fem gl. kommuner Alle bevaringssager på papir er som hovedregel blevet sorteret fra i forbindelse med sammenlægningen af de fem kommuners arkiver og opbevares i dag af Fællessekretariatet. De tre fagsekretariater: Planlægning & Natur, Veje & Forsyning, Byggeri & Miljø har overtaget alle teknik- og miljøsager fra de fem gl. kommuner. De har derfor det arkivmæssige ansvar for alle bevaringsværdige teknik- og miljøsager fra de fem kommuner. - 9 -
Kassation af sager på papir skal ske i henhold til: Bekendtgørelse nr. 1000 af 28. september 2004 om bevaring og kassation af arkivalier i primærkommunerne fra tiden efter 1. april 1970. Bekendtgørelse nr. 693 af 7. juli 2003 for så vidt angår bevaring og kassation i primærkommunernes arkivalier fra tiden før 1. april 1970. Det påhviler de enkelte fagsekretariater og stabe at foretage den bagud løbende kassation af ikke bevaringsværdige personsager. Hvis der undtagelsesvis skulle fremkomme bevaringssager på papir fra de gl. kommuner skal sagerne afleveres til Fællessekretariatet, der herefter opbevarer dem. Bemærk, Den vejledende kassationsliste til sager skabt og tilvejebragt efter 1970, også kendt som Guldlisten, angiver både KL s kassationsregler og Statens Arkivers bevaringsregler. Guldlisten kan findes på KL s hjemmeside. - 10 -
Fællessekretariatets arkiv med bevaringssager Fællessekretariatet overtager det arkivmæssige ansvar for de bevaringssager, der overdrages til sekretariatet. Sagerne skal være ordnede og sagsrensede inden overdragelsen. Sagerne pakkes i Rigsarkivæsker og registreres i Fællessekretariatets eget system. Alle fagsekretariater og stabe kan låne bevaringssager fra Fællessekretariatets bevaringsarkiv. Lånene registreres via en elektronisk udlånsformular med angivelse af Gl. Kommunenavn, År/Æske nr., Placering i arkiv, Forvaltning, arkivbetegnelse, låner (Fagsekretariat / Stab, Navn), udlånsdato. Bevaringssagerne kan højst udlånes i 1 måned, hvorefter de skal afleveres til Fællessekretariatets Arkiv. Bemærk: Vær opmærksom på bestemmelserne i arkivlovens 22 stk. 2. Der betyder, at arkivalier, der er ældre end 20 år, skal stilles til rådighed for interesserede borgere og forskere. Hvis arkivalierne indeholder personhenførbare oplysninger (cpr. nr.) kan de først stilles til rådighed efter 75 år. Elektronisk låneformular til Fællessekretariatets arkivalier fra de fem gl. kommuner 1991-2006 Aflevering af Fællessekretariatets Arkiv til Statens Arkiver Arkivalierne i Fællessekretariatets Arkiv kan afleveres til Statens Arkiver 15 år efter de sidste er blevet skabt eller tilvejebragt. Det vil sige, at en aflevering tidligst kan finde sted i 2021 efter kommunalbestyrelsens beslutning. - 11 -
Hvad gør jeg, hvis jeg finder en bevaringssag fra en af de gl. primærkommuner? Som hovedregel er alle papirbevaringssager blevet sorteret fra i forbindelse med arkivoprydningen og flytningen i efteråret 2006. Hvis der alligevel fremkommer sager fra de gl. kommuner, hvor der er tvivl om de skal bevares eller ej, er der hjælp at hente i nedenstående vejledninger: Eventuelle bevaringssager fra de gl. kommuner: Broby, Faaborg, Ringe, Ryslinge og Årslev kommuner skal efter ordning og sagsrensning afleveres til Fællessekretariatets Arkiv for de gl. primærkommuners arkivalier fra 1991-2006. Fællessekretariatet overtager herefter det arkivmæssige ansvar. Bevaringsvejledninger til papirarkivalier KL s vejledende kassationsliste til kommunernes sager også kendt som Guldlisten kan findes på adressen: www.kl.dk Der er udarbejdet nogle uddybende vejledninger som er hæftet som bilag på nedenstående områder: Vejledningerne i bevarings og kassation af sogne- og primærkommunerns arkivalier Brand, Beredskab og Civilforsvar Ejendomsbeskatning og vurdering Folkeregistret Faaborg Forsyningsvirksomheder Institutioner og Skoler Kultur og Biblioteker Personale Sekretariatsområdet Social- og Sundhedsområdet Teknik og Miljø Valg Økonomiområdet - 12 -
Hvordan finder jeg sager og protokoller fra de fem gl. kommuner? Som udgangspunkt befinder så godt som alle bevaringsværdige arkivalier, der er blevet skabt og tilvejebragt af de fem kommuner til og med 1990, sig på Landsarkivet for Fyn, men der er dog enkelte undtagelser, hvor der er blevet afleveret arkivalier der er yngre end 1990. Afleveringen af arkivalier til Landsarkivet for Fyn omfattede som regel hele journalperioder. Derfor kan der, specielt for de fem gl. kommuners journalsager, være afleveret arkivalier til Landsarkivet, der er skabt og tilvejebragt indtil midten af 1990 erne. De arkivalier, der er afleveret til Landsarkivet, kan søges på www.daisy.sa.dk. Arkivalier, der er skabt og tilvejebragt fra 1991-2006 befinder sig som regel hos Fællessekretariatet. Undtaget herfra er alle bevaringsværdige teknik- og miljøsager fra de fem kommuner, der er skabt til og med 2006. De befinder sig hos de tre fagsekretariater: Planlægning & Natur, Veje & Forsyning, Byggeri & Miljø. Der har det arkivmæssige ansvar for alle bevaringsværdige teknik- og miljøsager. I nedenstående oversigt redegøres der for hvor de gl. arkivalier befinder sig og hvorledes de kan fremfindes. Faaborg Kommune før 1990 Gl. Faaborg Kommune gennemførte omkring 1980 en aflevering af arkivmateriale fra Faaborg Købstadskommune samt fra de sognekommuner, der indgik i købstadskommunen i 1966 og primærkommunen i 1970. Arkivalierne kan søges i Statens Arkivers online katalog www.daisy.sa.dk, og lånes uden beregning via Landsarkivet for Fyn, Jernbanegade 36a, 5000 Odense C. Tlf. 66 12 58 85. Mail: mailbox@lao.sa.dk. I løbet af 1990 erne har Faaborg Kommunes Tekniske Forvaltning overdraget en lang række gl. byggesager samt diverse andre sager og protokoller bl.a. byggesager samt sager vedr. Faaborg Elektricitetsværk og Faaborg Gasværk til Byhistorisk Arkiv i Faaborg. Disse kan lånes ved henvendelse til Faaborg Byhistoriske Arkiv, Torvet 19, 5600 Faaborg. Tlf. 63 61 20 00. Mail: arkiv@fkm.nu. Faaborg Kommunes arkivalier, der er skabt til og med 1990, er i 2007 afleveret til Landsarkivet for Fyn. Arkivalierne kan søges i Statens Arkivers online katalog www.daisy.sa.dk, og lånes uden beregning via Landsarkivet for Fyn, Jernbanegade 36a, 5000 Odense C. Tlf. 66 12 58 85. Mail: mailbox@lao.sa.dk. - 13 -
efter 1990 Arkivalier fra Faaborg Kommune, der er skabt efter 1990, befinder sig stadig i kommunen. De kan lånes ved henvendelse til Fællessekretariatet. Broby, Ringe, Ryslinge og Årslev Kommuner Før 1990 Arkivalierne fra Broby, Ringe, Ryslinge og Årslev Kommuner, der er skabt til og med 1990, er i 2007 afleveret til Landsarkivet for Fyn. Arkivalierne kan søges i Statens Arkivers online katalog www.daisy.sa.dk, og lånes uden beregning via Landsarkivet for Fyn, Jernbanegade 36a, 5000 Odense C. Tlf. 66 12 58 85. Mail: mailbox@lao.sa.dk. 1991-2006 Arkivalier fra Broby, Ringe, Ryslinge og Årslev Kommuner, der er skabt efter 1990, befinder sig stadig i kommunen. De kan lånes ved henvendelse til Fællessekretariatet. - 14 -
Teknik- og miljøsager fra de fem gl. kommuner De tre fagsekretariater: Plan & Kultur, Veje & Forsyning, Byggeri & Miljøtilsyn har overtaget så godt som alle arkivalier fra de fem gl. kommuners Teknik og miljø områder, idet der fortsat er brug for de gamle sager. De tre fagsekretariater har derfor det arkivmæssige ansvar for de bevaringsværdige papirarkivalier. Papirsagerne fra de gl. kommuner skal opstilles, således at hver kommunes sager står for sig selv, så der ikke finder en sammenblanding sted. Så længe der fortsat er retlig og administrativ brug for ovennævnte sager på papir kan de forblive i ovennævnte fagsekretariater. Bevaringssager på papir, der ikke længere er retlig og eller administrativ brug for, skal overdrages til Fællessekretariatet. Papirsagerne skal være ordnede og sagsrensede inden overdragelsen. En eventuel kassation skal foregå i henhold til Bekendtgørelse 693 af 7. juli 2003 og Bekendtgørelse 1000 af 28. september 2004. Se i øvrigt vejledningerne i bevarings og kassation af sogne- og primærkommunerns arkivalier. I løbet af 1990 erne har Faaborg Kommunes Tekniske Forvaltning overdraget en lang række gl. byggesager samt diverse andre sager og protokoller bl.a. byggesager samt sager vedr. Faaborg Elektricitetsværk og Faaborg Gasværk til Byhistorisk Arkiv i Faaborg. Disse kan lånes ved henvendelse til Faaborg Byhistoriske Arkiv, Torvet 19, 5600 Faaborg. Tlf. 63 61 20 00. Mail: arkiv@fkm.nu. Bemærk: Vær opmærksom på bestemmelserne i arkivlovens 22 stk. 2. Der betyder, at arkivalier, der er ældre end 20 år, skal stilles til rådighed for interesserede borgere og forskere. Hvis arkivalierne indeholder personhenførbare oplysninger (cpr. nr.) kan de først stilles til rådighed efter 75 år. - 15 -
PPR-sager, børnesager og anbringelsessager fra de fem gl. kommuner Aktive PPR-sager, børnesager og anbringelsessager fra de fem gl. kommuner er i dag fordelt på tre distrikter. Når de aktive sager passiviseres skal de overføres til fagsekretariatets arkiv i Broby, hvor de løbende vil blive kasseret bagud. Papirsagerne fra de gl. kommuner skal opstilles, således at hver kommunes sager står for sig selv, så der ikke finder en sammenblanding sted. Alle aktive bevaringssager på papir inden for børne- og ungeområdet er som hovedregel blevet erstattet af kopier i forbindelse med sammenlægningen af de fem kommuners arkiver. Kassable børne- og ungesager på papir fra de gl. kommuner kan derfor kasseres, når der ikke længere er retlig og eller administrativ grund til fortsat at bevare dem. Hvis der undtagelsesvis skulle fremkomme originale børne- og ungesager fra de gl. kommuner på personer, der er født den 1. i måneden skal sagerne afleveres til Fællessekretariatet, der herefter opbevarer dem. Papirsagerne skal være ordnede og sagsrensede inden overdragelsen. Bemærk: Sager vedr. børns anbringelse uden for hjemmet fra de fem gl. kommuner findes kun i original, de er ikke blevet kopieret. Enkelte af disse sager er blevet overført til Fællessekretariatets Arkiv; mens de øvrige befinder sig hos Børne og Ungerådgivningen. Når der ikke længere er retlig eller administrativ brug for de anbringelsessager, der befinder sig i Børne og Ungerådgivningen, skal de alle afleveres til Fællessekretariatet i ordnet og sagsrenset stand. - 16 -
Personalesager fra de fem gl. kommuner Alle aktive personalesager på papir fra de fem gl. kommuner opbevares hos HR-staben på Faaborg-Midtfyn Kommunes rådhus i Ringe. Papirsagerne fra de gl. kommuner skal opstilles, således at hver kommunes sager står for sig selv, så der ikke finder en sammenblanding sted. Når de aktive sager passiviseres sorteres alle bevaringssager (01-sager og ledere med budgetansvar) fra, så det er muligt at foretagen en bagud løbende kassation af de øvrige sager. De øvrige sager kasseres løbende bagud: 5 år for overenskomstansatte fyldt 75 år for tjenestemænd. Når HR-staben ikke længere har retlig og eller administrativ brug for bevaringssagerne (01-sager og ledere med budgetansvar), skal de afleveres til Fællessekretariatet. Papirsagerne skal være ordnede og sagsrensede inden overdragelsen. Skole- og Institutionsarkiver I forbindelse med arkivprojektet blev der lavet forundersøgelser af hvor mange og hvor gamle arkivalier skoler og institutioner i gl. Faaborg Kommune havde. Resultatet af denne forundersøgelse var, at der er behov for en systematisk indsamling af bevaringsværdige arkivalier fra skole- og institutionsområdet, idet de ældste arkivalier stammede fra 1830. Det må derfor formodes, at både skoler og institutioner i hele Faaborg-Midtfyn Kommune har bevaringsværdige arkivalier. Såfremt en skole/institution nedlægges skal bevaringsværdige arkivalier afleveres i Fællessekretariatet. Der henvises i øvrigt til Vejledningerne i bevaring og kassation af sogne- og primærkommunernes arkivalier. Arkivinstruksens ikrafttræden Denne arkivinstruks for Faaborg-Midtfyn Kommune træder i kraft 01.09.2008. Fællessekretariatet kan løbende foretage redaktionelle ændringer. Såfremt der foretages ændringer i arkivinstruksens overordnet principper, forelægges den for Økonomiudvalget jf. Styrelsesvedtægtens 11. Således godkendt på Økonomiudvalgets møde den xx.xx.2008. - 17 -