...et sagsbehandlingssystem udviklet af sagsbehandlere?

...et sagsbehandlingssystem udviklet af sagsbehandlere?

Brugerne tager magten Sådan bliver it bedre og billigere SBSYS ER ET KOMPLET SAGSSTYRINGS- OG DOKUMENTHÅNDTERINGSSYSTEM (ESDH) TIL EN OFFENTLIG MYNDIGHED De sidste fire år har amterne Århus og Ringkjøbing sammen med kommunerne Struer, Thyholm og Holmsland udviklet et modent og funktionsdueligt elektronisk sagsstyrings- og dokumenthåndteringssystem, ESDH. SBSYS, som systemet hedder, er udviklet specielt til brug i den offentlige administration og passer perfekt til vores behov. Eller rettere til de behov, som de daglige brugere sagsbehandlerne har. I en fælles brugergruppe har vi i en årrække arbejdet sammen og delt viden og erfaringer og omsat den viden til handling i udviklingen af ESDH-systemet. Den viden vil vi gerne dele med jer, fordi så kan vi sammen sikre, at systemet fortsat udvikles og til stadighed tilpasses ny teknologi og de nye krav, som de nye storkommuner står overfor. BRUGSRETTEN TIL SBSYS ER GRATIS SBSYS BRUGES I DAG AF MERE END 2.500 BRUGERE, OG SYSTEMET ER NETOP VED AT BLIVE INDFØRT FOR YDERLIGERE 1.500 BRUGERE Vi kalder SBSYS for clubware, men vi kunne lige så godt kalde det freeware, fordi vi stiller det gratis til rådighed for de amter og kommuner, der er interesseret i at bruge det. Så der er ingen licenser, der skal betales, der er ingen forpligtelser, men hvis man vil ha indflydelse på udviklingen, kan man deltage i brugerklubben med viden og økonomi. Det lyder højtravende, men tanken og systemet har gennem mange år bevist sit værd. Siden 2001 har det kørt i drift i teknik- og miljøafdelingen på Ringkjøbing Amt. I 2003 valgte Århus Amt at implementere SBSYS som ESDH-system for alle medarbejdere i hele amtet og siden har det kørt stabilt i drift. Også Struer, Thyholm og Holmsland kommuner har årelange og gode erfaringer med SBSYS. SÅDAN FUNGERER CLUBWARE ENGAGEMENT I BRUGERKLUBBEN GIVER INDFLYDELSE PÅ SYSTEMETS UDVIKLING SBSYS udvikles løbende i et tæt samarbejde mellem brugerklubben og udviklingshuset ditmer a/s. Systemet bygger på den viden, brugere og udviklere deler under udviklingen af systemet og vores visioner om digital forvaltning. På den årlige generalforsamling drøftes de strategiske linier i udviklingsarbejdet. Det løbende samarbejde og udviklingen koordineres af den daglige ledelse og en række arbejdsgrupper. I praksis foregår udviklingen af SBSYS på den måde, at de deltagende myndigheder hver for sig registrerer de ønsker, der dukker op i det

daglige arbejde med systemet. Tre gange om året mødes vi og prioriterer punkterne og beder vores samarbejdspartner, ditmer a/s, om at udvikle vores ønsker. Det giver tre årlige versioneringer af systemet. Udviklingsarbejdet betaler vi naturligvis i fællesskab efter en fordelingsnøgle, der vedtages på generalforsamlingen. Sagsbehandlerne driver udviklingen af SBSYS. Brugernes behov og ideer omsættes til færdige løsninger. Udviklingsarbejdet er styret af organisationernes behov ikke af det, der bedst kan markedsføres. Et medlem af brugerklubben kan aftale særlige udviklingsforløb på projekter, hvor ikke alle medlemmer er interesserede. Systemets åbne arkitektur giver leverandører af andre systemer mulighed for at udvikle plug-ins og integration til for eksempel fagsystemer. SBSYS INDEHOLDER BLANDT ANDET JOURNALISERING, DOKUMENTHÅNDTERING, SCANNING MED TEKSTGENKENDELSE, E-MAILINTEGRATION, INTEGRATION TIL KORT (GIS), BREVGENERERING OG MODUL TIL DAGSORDNER OG REFERATER SBSYS HAR ÅBNE SNITFLADER OG KAN FRIT INTEGRERES MOD ANDRE SYSTEMER Brugerklubben er en smeltedigel af erfaringer om og løsninger på organisatoriske udfordringer. Det er en opbygning af et tæt netværk, hvor alle har fordel af, at alle beriges mest muligt, og hvor vi anerkender den store fordel af forskellighed med et fælles mål at vedligeholde og udvikle det bedste system til digital forvaltning. Som bruger af systemet kan man frit vælge selv at stå for implementering, drift, support og uddannelse eller lade ditmer a/s eller en anden af brugerklubbens samarbejdspartnere varetage opgaverne. SBSYS BYGGER PÅ STANDARDTEKNOLOGI OG -SOFTWARE ET BRUGERKLUBSYSTEM GIVER: STØRST SIKKERHED Kommunen er medejer og har derfor indflydelse. Der er andre organisationer til at løfte opgaven sammen med. Kommunen bestemmer selv, hvornår systemet skal aflives eller skifte platform. Kommunen er uafhængig af leverandør til det fortsatte udviklingsarbejde. DEN BEDSTE ØKONOMI Ingen licensudgifter den eksisterende software har vi allerede betalt. Vi er flere til at dele fremtidige udviklingsomkostninger. Pengene bruges til brugerdreven udvikling født af organisatoriske behov. Kommunen behøver ikke deltage i de økonomiske byrder, hvis man ikke har brug for at have indflydelse på systemets udvikling. DE BEDSTE MULIGHEDER FOR SAMSPIL MELLEM ORGANISATION OG TEKNIK Brugerdreven udvikling tilpasser løbende systemet til organisationens behov. Organisationen bestemmer selv det optimale tidspunkt for gennemgribende justeringer. Brugerklubben eller grupper af medlemmer bestemmer selv, hvilke andre it-systemer, man vil integrere til, og hvor tæt denne integration skal være. Hvis man bliver for uenige, kan man forlade samarbejdet og køre videre på sin version af systemet. Hvis I vil vide mere, er I velkomne til at kontakte os Helle Berg, Struer/Thyholm kommune hb@thyholm.dk 40 95 51 54 Jens Wolf Jespersen, Ringkjøbing Amt tmjwj@ringamt.dk 96 75 35 99 Steffen Ørnemark, Århus Amt stoe@ag.aaa.dk 51 51 06 76 Knud Jensen, ditmer a/s knj@ditmer.dk 87 34 44 54 Læs mere på www.esdh.dk

Det er forbavsende stabilt i drift. Vi har haft SBSYS kørende i daglig brug i teknik- og miljøafdelingen i Ringkjøbing Amt siden 2001, og der har ikke været uforudsete nedbrud. Knud Rasmussen, driftsansvarlig for it i teknik og miljø, Ringkjøbing Amt.

Det der betyder noget for mig er, at medarbejdere gerne vil bruge systemet, fordi det passer til arbejdsprocesserne. Korte sagsbehandlingstider, veltrimmede sagsgennemløb, få fejl og mest mulig nytte af den arbejdsindsats, der ydes, er meget vigtige parametre for mig. Det er derfor, jeg synes, at det er et godt system. Kort sagsbehandlingstid er baseret på, at man med GIS sikrer at alle de relevante medarbejdere får at vide, at nu skal de arbejde på sagen. Og det kan de så gøre samtidig. SBSYS er designet sådan, at det kan bære informationer i organisationer med flad struktur og projektorienteret arbejdsform. En særlig fordel er, at systemets stærke GIS-integration umiddelbart præsenterer os for de sager, vi tidligere har haft på det sted, en given sag vedrører. Tommy Mostrup, teknik- og miljødirektør i Ringkjøbing Amt.

Jeg sidder som sekretær/sagsbehandler på de tekniske områder i Thyholm Kommune og arbejder med SBSYS hver dag. SBSYS er et meget brugervenligt system, som giver stor mulighed for en optimal arkivering af de enkelte sager. Systemet er meget fleksibelt og giver os som medarbejdere mulighed for at anvende systemet efter eget behov, bl.a. erindringsdelen er et vigtigt og givende værktøj i SBSYS. Hvad angår forbedringer til systemet, er der ikke langt fra ønsker til virkelighed, hvilket gør SBSYS til et levende system hvor vi som bruger har stor indflydelse. Jeg er en meget tilfreds bruger af systemet og i vores elektroniske verden, ser jeg SBSYS som et vigtigt arbejdsredskab i fremtiden. Else Jensen, Teknisk afdeling, Thyholm Kommune.

Vi har valgt SBSYS efter en grundig gennemgang af alle de systemer, vi kunne finde på markedet. Systemet var et af 6 som af producenten blev gennemgået for 35 ledere og medarbejdere. Der var stor enighed om, at man tydeligt kunne se, at systemet er udviklet af sagsbehandlere for sagsbehandlere. Desuden er det en stor fordel, at vi gennem ejerskab og brugerklub er så tæt på den løbende udvikling af systemet, at vi tør tro på, at vi kan være med til at skabe Danmarks bedste ESDH-system. Jeg bruger det hver dag. Det er en stor lettelse at have let og direkte adgang til både det nye, vi hver dag modtager og til alle de andre sager og dokumenter, som man tidligere var tilbøjelig til at gemme så man let kunne finde det selv. Nu kan jeg umiddelbart finde hvad jeg skal bruge ved hjælp af gode og let anvendelige søgefunktioner. Keld Vagner Jensen, Kommunaldirektør, Struer Kommune.

3fisk For mere information, kontakt venligst: Helle Berg, Struer/Thyholm kommune hb@thyholm.dk 40 95 51 54 Jens Wolf Jespersen, Ringkjøbing Amt tmjwj@ringamt.dk 96 75 35 99 Steffen Ørnemark, Århus Amt stoe@ag.aaa.dk 51 51 06 76 Knud Jensen, ditmer a/s knj@ditmer.dk 87 34 44 54 Læs mere på www.esdh.dk