IT og ressourcestyring på Byggepladsen. 1 af 25

Transkript

1 IT og ressourcestyring på Byggepladsen Kjeld Svidt, Aalborg Universitet IT og ressourcestyring på byggepladsen Kjeld Svidt Aalborg Universitet it.civil.aau.dk 1 af 25

2 Projekt IT og ressourcestyring på byggepladsen skal øge IT-anvendelsen blandt små og mellemstore virksomheder indenfor bygge- og anlægsbranchen med henblik på at styrke effektiviteten og kvaliteten IT og ressourcestyring på byggepladsen Kjeld Svidt Aalborg Universitet it.civil.aau.dk 2af 25

3 IT og ressourcestyring på byggepladsen Kjeld Svidt Aalborg Universitet it.civil.aau.dk 3af 25

4 IT-værktøjer til byggeriet - eksempler Administrative opgaver (bogholderi) Kalkulationer - tilbudsgivning Sagsstyring og planlægning Timeregistrering til lønregnskab Materialeregistrering Dokumenthåndtering / tegninger m.v. Kvalitetssikring Sikkerhed Videndeling / Instruktioner Drift / vedligehold IT og ressourcestyring på byggepladsen Kjeld Svidt Aalborg Universitet it.civil.aau.dk 4af 25

5 - Hvordan er det lige time- og materialeregistrering foregår i dag?? Der findes alternativer til papiret: IT og ressourcestyring på byggepladsen Kjeld Svidt Aalborg Universitet it.civil.aau.dk 5af 25

6 EasyTime til Mobil registrering af tid, materialer og materiel på mobiltelefon eller pc IT og ressourcestyring på byggepladsen Kjeld Svidt Aalborg Universitet it.civil.aau.dk 6af 25

7 - Din sagsstyring er med overalt! IT og ressourcestyring på byggepladsen Kjeld Svidt Aalborg Universitet it.civil.aau.dk 7af 25

8 Viden online på byggepladsen IT og ressourcestyring på byggepladsen Kjeld Svidt Aalborg Universitet it.civil.aau.dk 8af 25

9 Projektweb online adgang til tegninger og dokumenter IT og ressourcestyring på byggepladsen Kjeld Svidt Aalborg Universitet it.civil.aau.dk 9af 25

10 Kvalitetssikring er tidskrævende og besværligt Kan effektiviseres med mobile løsninger og digital KS-mappe IT og ressourcestyring på byggepladsen Kjeld Svidt Aalborg Universitet it.civil.aau.dk 10 af 25

11 Mange trin på vejen mod bedre anvendelse af IT... Få øje på mulighederne og fordelene. Snakke med kollegaen der er i gang. Forstå indholdet og omfanget. Acceptere budskabet IT er kommet for at blive også, at det gælder mig og min virksomhed. Vurdere nytten for min virksomhed Konkludere og tro på at det nytter. Engagere mig og min virksomhed i nødvendige undersøgelser for at kunne igangsætte et eventuelt projekt. Beslutte at igangsætte implementeringsprojekt Gennemføre implementeringsprojekt med godt resultat Gennemføre uddannelse og tilpasning i virksomheden. Overgå til IT-baseret drift Vedligeholde og opdatere systemerne. og der er barrierer på alle trin IT og ressourcestyring på byggepladsen Kjeld Svidt Aalborg Universitet it.civil.aau.dk 11 af 25

12 Hvor vil forbedringen kunne mærkes?? Mere rationel timeregistrering stor tidsbesparelse Bedre sammenhæng mellem kalkulation, sagens gennemførelse og opfølgning. Bedre styr på de enkelte sagers tidsplaner. Bedre styr på materiel så der kommer leje ind for det anvendte grej. Hurtigere fakturering og afslutning af sagerne giver forbedret likviditet. Bedre information på pladserne aktuelle dokumenter er tilgængelige Mere ansvar til folkene de er bedre orienteret om sagernes status. Kommer som et kundekrav reklameværdi i f.eks. Web-tilgang til tidsplaner m.v. Betingelse for at kunne deltage som underentr. IT og ressourcestyring på byggepladsen Kjeld Svidt Aalborg Universitet it.civil.aau.dk 12 af 25

13 Test virksomhedens IT-parathed IT og ressourcestyring på byggepladsen Kjeld Svidt Aalborg Universitet it.civil.aau.dk 13 af 25

14 Så må vi vel se at få købt en masse IT-grej? - men er vi klar til at tage det i værktøjskassen? - eller ender det i skraldespanden? IT og ressourcestyring på byggepladsen Kjeld Svidt Aalborg Universitet it.civil.aau.dk 14 af 25

15 Ikke nødvendigvis kun fordele - IT-systemerne indfører ikke sig selv - Er det klart, hvad det skal bruges til? - Kan det snakke med vore andre systemer? - Kan leverandørerne snakke sammen? - Hvordan griber det ind i arbejdsgange? - Ved medarbejderne hvad der skal ske? - Kan/vil alle betjene det nye system? IT og ressourcestyring på byggepladsen Kjeld Svidt Aalborg Universitet it.civil.aau.dk 15 af 25

16 Svend, jeg Svend, jeg kan ikke læse kan ikke læse den her den her timeseddel timeseddel Det var i Det var i tirsdags. Jeg tirsdags. Jeg mener, det var mener, det var noget med at noget med at Skal jeg nu til at Skal jeg nu til at bruge sådan en bruge sådan en tingest der? tingest der? Det system Det system ser smart ud. ser smart ud. Aldrig mere Aldrig mere administrativt administrativt bøvl bøvl Hvordan har I Hvordan har I tænkt jer, at jeg tænkt jer, at jeg skal klare det der skal klare det der med handsker med handsker på? på? Hvad skal Hvad skal Lone ovre på Lone ovre på kontoret så kontoret så lave? lave? Hvorfor kan den ikke Hvorfor kan den ikke tælle timerne tælle timerne sammen i det her sammen i det her skærmbillede? skærmbillede? Efter nogen tid gik Efter nogen tid gik det op for os, at vi det op for os, at vi selv skulle styre selv skulle styre processen processen Det stod der ikke Det stod der ikke noget om i jeres noget om i jeres kravspecifikation! kravspecifikation! Vores system er Vores system er klar. Vi venter på de klar. Vi venter på de andre retter deres andre retter deres system til system til Jeg har fået mere Jeg har fået mere fri om søndagen fri om søndagen Gør dig helt klart, Gør hvad dig helt du tror, klart, du hvad kan du fåtror, ud af du at kan indføre få ud nye af at ITværktøjer nye IT- indføre værktøjer Tag udvalgte Tag medarbejdere udvalgte medarbejdere på råd med på råd Lav en meget Lav konkret en meget plan for konkret forventningerne plan forventningerne til det nye system til det og nye indgreb system i og indgreb daglige i arbejdsgange daglige arbejdsgange Indhent tilbud fra Indhent leverandører, tilbud fra der leverandører, forventes der at forventes magte opgaven at magte opgaven Gennemgå nøje, Gennemgå hvordan nøje, hvordan tilbudene tilbudene matcher virksomhedens matcher virksomhedens forventninger forventninger Sørg for en klar Sørg aftale for med en klar den aftale med valgte den leverandør, valgte både leverandør, hvad angår både tid og hvad angår krav tid til og funktionalitet krav til af funktionalitet det færdig af det system færdig system Hold alle medarbejdere Hold alle medarbejdere orienteret om de orienteret planlagte om de planlagte forandringer forandringer Det nye system Det implementeres nye system implementeres og tilpasses i et og nært tilpasses samarbejde i et nært samarbejde mellem leverandører mellem og leverandører arbejdsgruppen og arbejdsgruppen Systemet tages Systemet endeligt tages i brug! endeligt i brug! Hvorfor overhovedet gå i gang? Hvilke problemer skal det nye system løse? Tidsbesparelser på administrationen? Bedre styr på materiel? Hurtig og effektiv fakturering? Bedre likviditet? Er du villig til at kaste virksomheden ud i en stor Etabler en arbejdsgruppe af medarbejdere fra henholdsvis ledelsen, administrationen og produktionen. Det er vigtigt at de valgte personer har grundig indsigt i virksomhedens arbejdsområder og gerne et grundlæggende kendskab til IT. Gruppen skal kunne se et potentiale i de nye tiltag, men også forholde sig kritisk til Arbejdsgruppen udarbejder en vision for de fremtidige arbejdsgange. Der skal stilles realistiske krav til det nye system. Se detaljeret på arbejdsprocesserne før og efter. Hvem får nye opgaver? Bliver nogen overflødige? Funktionalitet og betjening af systemet Hvilke programmer skal snakke sammen og hvordan Sørg for løbende at informere medarbej- forandringsproces? forandringerne leverandører derne, for at skabe IT og ressourcestyring på byggepladsen Kjeld Svidt Aalborg Universitet it.civil.aau.dk 16 af 25 Vil medarbejderne gå med til Indhent tilbud på systemer der forventes at kunne leve op til den udarbejdede vision fra punkt 3. Kan systemerne leve op til forventningerne, eller skal ambitionsniveauet revideres? Afveje pris og funktionalitet. Forbered en egentlig kravspecifikation baseret på punkt 3 Overvej, om der er brug for uvildig konsulentbistand Det er vigtigt at både leverandøren af det nye system, og leverandører af virksomhedens eksisterende systemer er indforståede med udarbejdede krav og detailspecifikationer Det er helt afgørende med en god dialog mellem leverandørerne af systemer, der skal arbejde sammen Dette er med til at afværge mange problemer Orienteringsmøde for alle medarbejdere Informér om den kommende forandring Hvilke mål der er sat, og hvordan de nås Læg vægt på at dette har stor betydning for virksomheden Nogle medarbejdere vil måske opleve længere sagsgange men vigtigt, at den enkelte også oplever noget positivt ved forandringen Hvis ikke medarbejderne er med på Arbejdsgruppen uddannes i at bruge systemet, og tester det på udvalgte områder Dette foretages for at afsløre fejl og modne systemet Det er vigtigt at fejlene findes og ændres af leverandørerne inden den endelige aflevering Denne fase vil typisk være en iterativ proces i et tæt samarbejde mellem arbejdsgrup-pen og de forskellige Hvem styrer Resten af medarbejderne efteruddannes i at bruge systemet, og det tages for alvor i brug F.eks. fyraftenskurser I denne indkøringsfase vil arbejdsgruppen være en stærk ressource, for de øvrige medarbejdere Følg op på kort- og langsigtede mål videre motivation, og undgå modstand

17 Få overblik over arbejdsgangene IT og ressourcestyring på byggepladsen Kjeld Svidt Aalborg Universitet it.civil.aau.dk 17 af 25

18 Informationsstrømme i virksomheden IT og ressourcestyring på byggepladsen Kjeld Svidt Aalborg Universitet it.civil.aau.dk 18 af 25

19 Hvad gør vi i projekt IT på Byggepladsen for at udbrede erfaringerne og viden til byggebranchen?? - Vi rykker ud til DIN byggeplads med Den Digitale Skurvogn IT og ressourcestyring på byggepladsen Kjeld Svidt Aalborg Universitet it.civil.aau.dk 19 af 25

20 Vi bringer viden og nye IT-værktøjer helt ud til brugeren på byggepladsen, eller ved virksomheden IT og ressourcestyring på byggepladsen Kjeld Svidt Aalborg Universitet it.civil.aau.dk 20 af 25

21 vi arbejder med små hold, og med brugerens egne opgaver og eksempler IT og ressourcestyring på byggepladsen Kjeld Svidt Aalborg Universitet it.civil.aau.dk 21 af 25

22 - Vi tilstræber at kunne vise, og demonstrere et bredt udsnit af mobile ITværktøjer i Den digitale Skurvogn - direkte ude ved virksomheden! IT og ressourcestyring på byggepladsen Kjeld Svidt Aalborg Universitet it.civil.aau.dk 22 af 25

23 Vi kan i Skurvognen gennemføre øvelser indenfor mange områder. Vi informerer kommende brugere om muligheder og uddannelsesbehov IT og ressourcestyring på byggepladsen Kjeld Svidt Aalborg Universitet it.civil.aau.dk 23 af 25

24 det er slet ikke så svært!! IT og ressourcestyring på byggepladsen Kjeld Svidt Aalborg Universitet it.civil.aau.dk 24 af 25

25 Vi tilbyder assistance til virksomheder, der overvejer at indføre nye IT-værktøjer. Vi deltager gerne i en snak ude i DIN virksomhed for at gennemgå mulighederne. Jens Heldgaard Vitus Bering, Horsens [email protected] Kjeld Svidt Aalborg Universitet [email protected] IT og ressourcestyring på byggepladsen Kjeld Svidt Aalborg Universitet it.civil.aau.dk 25 af 25