Velkommen til Indkøb & Udbud

Transkript

1 Velkommen til Indkøb & Udbud Indkøbscenteret i Aarhus Kommune Med fokus på: Contract Management

2 Den politiske dagsorden 1 Bidrag til kommunens 2 Bidrag til den samlede omdømme økonomi Udbytte for borgerne Lovgivning Byrådets beslutninger inklusive Indkøbspolitik Miljø, Energi, Arbejdsmiljø Samfundsansvar (CSR) Indkøb og levering Anvendelse, vedligeholdelse og oplæring Bortskaffelse, genbrug og opbrug (upcycling)

3 Indkøb & Udbud i tal og grafik Borgere er slutbrugere af vores aftaler Medarbejdere er med til at sikre, at der købes ind med omtanke 300 Indkøbsansvarlige sikrer, at der købes ind med omtanke i dagligdagen 22 Medarbejdere i Indkøb & Udbud sikrer, at det hænger sammen 7,8 milliarder Kroner om året Fakturaer om året Partnerskab for Offentlige Grønne Indkøb Indkøb & Udbud aftaler SKI aftaler KomUdbud aftaler 738 Indkøbsaftaler 709 Leveringsadresser Byrådet Aftaler lavet af andre i Aarhus Kommune

4 Styring af indkøbsoplevelser The animation automatically begins. Strategiske indkøb Udbudsplan Gennemførelse af udbud Contract Management Gode kundeoplevelser

5 Hvornår er godt godt i Contract Management? Aftale Implementering Drift Udfasning Hvordan skal vi modtage det for kunne gøre det godt? Hvordan skal vi modtage det for kunne gøre det godt? Hvordan skal vi modtage det for kunne gøre det godt? Jeg vil gerne give dig det, du ønsker dig. Hvad ønsker du dig egentlig? Jeg ved, hvad jeg ønsker mig, når jeg ser det!

6 Udfordringer i udfasning og drift Drift Hvordan får vi en effektiv drift? Hurtig respons Leverandøren skal være problemløser Kvalitetssikring reducerer tidsspilde på begge sider af bordet Udviklingsvillighed hvordan kan vi sammen blive bedre/endnu bedre? Udfasning Ens service i hele kontraktperioden, fra start til slut Hvordan får vi mere af det der virker, og mindre af det der ikke virker? Hvordan får vi reduceret vores bøvl? Samarbejdsvillighed i forhold til det kommende udbud Udviklingsparathed i forhold til det kommende udbud (nu er der høstet rigtig mange erfaringer hos leverandøren, kan vi omsætte noget af dette, og høste gevinst i forbindelse med det nye udbud)? Bidrage med viden hvordan får vi en god ny aftalestart? Hvad skal der til?

7 Godt i gang er halvt fuldendt Godt fra start Hvordan kommer vi bedst fra start (aftalestart)? Hvad skal leverandøren levere? Konverteringslister, sortimentslister Opstartsmøde dialog forud for implementering Den løbende styring - Statusmøder med opfølgning på leverancer, kvalitet, lev.tid, log funktioner - Genforhandling I god tid - Kommunikationsplan & Implementeringsplan for nye kontrakter - intern opfølgning - Udarbejde strategier og procesvejledninger Samarbejdsrelationer mellem Udbud og CM - Roller og ansvar - Opsamling og forretningsgang - Fælles platform for værktøjer og standarder Controlling - Standardværktøjer på indkøbsdata - KPIer på de enkelte kontrakter: Compliance, e-handelsgrad Kontrakter - Ensartethed og brugervenlighed - Automatiske notifikationer for frister, dataopsamling og udløb - Standardmateriale, kontraktskabeloner

8 Udvikling af modenhed i Indkøb og Udbud Professionel organisering Teknisk understøttelse Målrettet kommunikation Systematisk opfølgning Centralt Decentralt Koordinering Indkøbssystem Indkøbsproces Markedsføring Ledelsesinformation Målstyring Adfærdsstyring Kontraktstyring Leverandørstyring Udgiftsstyring Operationsstyring Ad hoc Genbrug Standardisering Løbende forbedringer Systematisk udvikling

9 Trin i organisatorisk procesmodenhed Dagorden Statistik Udvidet statistik Strukturer og systemer Roadmap for opbygning af modenhed Effektive processer Roadmap for integration af mål og visioner Mål og visioner i politikker og strategier

10 Det er så yndigt at følges ad Fase 3 Systematisk udvikling Fase 4 Gensidig forretningsudvikling Fase 1: Standardisering hos os Fase 2 Løbende forbedring og systemudvikling Løbende forbedringer og systemudvikling hos leverandører Systematisk udvikling hos leverandører Standardisering hos leverandører Fra gensidig kontrol til gensidig forretningsudvikling

11 VÆRKTØJER DER BINDER PROCESSERNE SAMMEN

12 Vi skal være modne!... og Leverandørene skal være modne!

13 Kortlægning af udbudsforretninger Udvidet forretningsmodel

14 Implementeringsmodellen Fastlæg de ønskede resultater i forretningssprog Design hele oplevelsen Introducer direkte anvendelige, ideer, værktøjer og arbejdsmetoder Led opbygning af kompetence og kapacitet Sørg for træning med adgang til support Dokumenter resultaterne løbende Sørg for løbende feedback og justering Ny kontrakt Lancering af kontrakt Generel opfølgning Generel opfølgning Individuel opfølgning

15 Tak fordi I lyttede Spørgsmål?