Boliger med kvalitet Bo42 St. Torv 2 3700 Rønne www. bo42.dk mail: bo42@bo42.dk tlf.: 5695 1942 Referat 2014/12 Bestyrelsesmøde 2. december 2014 Tilstede: Formand Helge Hansen (HH), næstformand Pernille Wedel (PW), Britta Hammer Sonne (BHS), Flemming Thorsen (FT), Per Carlo Nilsson (PCN), Tina Andersen (TA), Klaus Garberg (KG), Maiken Svendsen (MS) og Morten Bech (MB), samt uden stemmeret forretningsfører Ebbe Frank (EF) og Lise Møller Rieck. Fraværende: Ingen. Dagsorden: Indledningspunkter: 1. Kommentarer til dagsorden og punkter til eventuelt. 2. Godkendelse og underskrift af referat fra tidligere bestyrelsesmøde. Beslutningspunkter: 3. Gryneparken, ophør af tillæg til vedligeholdelsesreglement pr. 1. juli 2015. 4. Højvangsparken, køkkenprojekt, godkendelse og tilskud. 5. Afdeling 7, køkken- og badprojekt, godkendelse og tilskud. 6. Afdeling Svaneke, fremtidssikringsrapport. 7. NordParken, fremtidssikringsrapport. 8. Mentorfordeling. 9. Renovering af Fælleshûzed. 10. Nedlæggelse af styregruppe til Bo42 s fælleslokaler. 11. Weekendkonference, BL 2. kreds, 30. - 31. januar 2015. 12. Løn- og ansættelsesforhold for forretningsfører, nedsættelse af udvalg. Orienteringspunkter: 13. Formanden orienterer. 14. Forretningsføreren orienterer. 15. Orientering fra udvalg, bestyrelsesmedlemmer m.v. Eventuelt. 1. Kommentarer til dagsorden og punkter til eventuelt. EF ønskede miniarenaer sat på dagsordenen. Det blev enstemmigt godkendt at sætte miniarenaer på som punkt 13, hvormed orienteringspunkterne rykkes. Der var ingen punkter under eventuelt. side 1 af 5
2. Godkendelse og underskrift af referat fra tidligere bestyrelsesmøde. Referat nr. 2014 11 blev enstemmigt godkendt og underskrevet af de tilstedeværende medlemmer. 3. Gryneparken, ophør af tillæg til vedligeholdelsesreglement pr. 1. juli 2015. HH fremlagde tillæg til vedligeholdelsesreglement for Gryneparken og eksempel på allonge. Materialet var udsendt sammen med indkaldelsen. Lejerne i Gryneparken har senest pr. 1. juli 2015 alene fælles renholdelsesforpligtigelse af væksthus, hvorfor nuværende tillæg til vedligeholdelsesreglement kan ophøre, og bestemmelser om væksthus fremgå af lejeaftalen for fremtidige lejere. EF oplyste at ændringerne kan være på plads, således at tillægget kan ophøre pr. 1. april 2015. Det blev enstemmigt besluttet at tillæg til vedligeholdelsesreglement for de 5 boliger beliggende Gryneparken 86-94, Svaneke ophører pr. 1. april 2015. 4. Højvangsparken, køkkenprojekt, godkendelse og tilskud. HH fremlagde referat fra ordinært afdelingsmøde i Højvangsparken afholdt den 11. september 2014 samt foreløbigt budget for køkken- og badrenovering 2015-2016. Materialet var udsendt sammen med indkaldelsen. De samlede projektudgifter på kr. 11.167.000 forudsættes dækket via egenfinansiering på kr. 5.000.000 via midler på henlæggelseskontoen, tilskud fra trækningsretten på kr. 2.000.000 og et internt 10-årigt lån uden rente på kr. 4.167.000. Den nødvendige lejestigning er på 3,34 %. Der var ingen bemærkninger til projektbudgettet som blev enstemmigt godkendt. Tilskud fra trækningsretten på kr. 2.000.000 blev ligeledes enstemmigt godkendt. Internt lån på kr. 4.167.000 blev endvidere enstemmigt godkendt. 5. Afdeling 7. køkken- og badprojekt, godkendelse og tilskud. HH fremlagde indkaldelse til ekstraordinært afdelingsmøde i Afdeling 7 og bilag samt foreløbigt budget for køkken- og badrenovering 2015. Materialet var udsendt sammen med indkaldelsen. Køkken- og badrenoveringen er meget tiltrængt. Faldstammer og brugsvandsrør er udtjente med stigende antal gennemtæringer samt tilstopninger til følge, og inventar er udtjent. Projektet forudsætter godkendelse på et afdelingsmøde, samt bestyrelsens og kommunalbestyrelsens godkendelse, da der sker ekstern låneoptagelse og en lejestigning på mere end 5 %. EF gennemgik kort det foreløbige budget. De samlede projektudgifter på kr. 12.500.000 forudsættes dækket ved egenfinansiering på kr. 2.000.000 via midler på henlæggelseskontoen og kr. 3.000.000 via trækningsretten samt lånefinansiering på kr. 7.500.000. Den nødvendige lejestigning er på 13,93%. Der var ingen bemærkninger til projektbudgettet som blev enstemmigt godkendt. Tilskud fra trækningsretten på kr. 3.000.000 blev ligeledes enstemmigt godkendt. side 2 af 5
6. Afdeling Svaneke, fremtidssikringsrapport. HH fremlagde tilbud fra Lejerbo på fremtidssikring Overbliksrapport for Svaneke, korrespondance med BL - Danmarks Almene Boliger omkring rådgivning til Svaneke Boligforening og tilstandsrapport 2013 for Afdeling Svaneke. Materialet var udsendt sammen med indkaldelsen. EF supplerede med at oplyse, at Afdeling Svaneke har behov for økonomisk støtte fra Landsbyggefonden til renovering og lejereduktion grundet stort vedligeholdelsesmæssigt efterslæb, alt for små henlæggelser til planlagt vedligeholdelse og et generelt for højt lejeniveau, hvilket giver store udlejningsvanskeligheder. Mulighederne for fission, salg af ejendomme og eventuel nedrivning bør undersøges. Tilbuddet på fremtidssikringsrapport lyder på kr. 75.000. Udgiften finansieres af afdelingen, da det forventes at udgiften kan afholdes af det kommende projekt. Det blev enstemmigt besluttet at acceptere tilbuddet fra Lejerbo. 7. NordParken, fremtidssikringsrapport. HH fremlagde tilbud fra Lejerbo på en fremtidssikringsrapport for NordParken, fremtidssikringsrapport Overblikket for Afdeling 56 og fremtidssikringsanalyse bygningsscreening for Afdeling 56. Materialet var udsendt sammen med indkaldelsen. EF supplerede med at oplyse, at der formentlig ikke vil være muligt at sammenlægge de 6 afdelinger indenfor en overskuelig fremtid. Det indstilles, at tilbud på fremtidssikringsrapport for NordParken til kr. 287.500 ikke accepteres for nærværende, men at Lejerbo i stedet anmodes om at komme med et tilbud på en opfølgning på fremtidssikringsrapporten for Afdeling 56. Det blev enstemmigt besluttet at anmode Lejerbo om at komme med et tilbud på en opfølgning på fremtidssikringsrapport for Afdeling 56. 8. Mentorfordeling. HH fremlagde Mentorfordeling 2015", der var udsendt sammen med indkaldelsen. Efter drøftelse blev det enstemmigt besluttet ikke at fordele mentorer med henvisning til beslutning på mødet i november 2014 om at mentorordningen ønskes drøftet på repræsentantskabsmøde den 2. juni 2015. 9. Renovering af Fælleshûzed. HH fremlagde Budget 2014 Istandsættelse og inventar for Fælleshûzed og Regnskab 2013 for Bo42 s Selskabslokaler, der var udsendt sammen med indkaldelsen. Budget for istandsættelsesarbejder og inventar beløber sig til kr. 500.226. Det vurderes at der i de hensatte midler er mulighed for at frigøre op til kr. 500.000. Der udover vil udgifterne bliver afholdt som driftsudgifter. Budgettet for renovering af Fælleshûzed blev enstemmigt godkendt. side 3 af 5
10. Nedlæggelse af styregruppe til Bo42 s fælleslokaler. PW fremlagde baggrunden for punktet på dagsordenen. Styregruppen har afholdt møde den 15. oktober 2014, hvor det blev besluttet at anbefale nedlæggelse af styregruppen. Ændring i strukturen for Fælleshûzed, hvormed NordParken ikke længere er repræsenteret i husudvalget samt manglende vidensdeling og sparring mellem husudvalgene bevirker at strukturen ikke længere tjener sit formål. Det blev enstemmigt besluttet at nedlægge styregruppen, hvorefter fælleslokalerne administreres som sideaktivitetsafdelinger. Det blev endvidere enstemmigt besluttet at bestyrelsen en gang årligt fastsætter fordelingen af afdelingernes tilskud. 11. Weekendkonference, BL 2. kreds, 30. 31. januar 2015. Deltagelse i BL s Weekendkonference i 2. kreds blev drøftet. HH, PCN og KG tilkendegav, at de ønskede at deltage i Weekendkonferencen i Helsingør den 30. 31. januar 2015. MS kunne ikke for nærværende komme med en endelig tilkendegivelse. De øvrige bestyrelsesmedlemmer ønskede ikke at deltage. Det blev enstemmigt besluttet, at HH, PCN og KG deltager fra bestyrelsen, samt at MS har mulighed for at tilmelde sig efterfølgende. EF deltager muligvis ligeledes i weekendkonferencen, da han vurderer programmet som meget spændende. 12. Løn- og ansættelsesforhold for forretningsfører, nedsættelse af udvalg. HH oplyste, at det er aftalt at forretningsførerens løn- og ansættelsesforhold skal genforhandles pr. 1. januar 2015, og han foreslog PW, BHS og HH i udvalget. BHS forslog i stedet PCN som medlem at udvalget. Det blev enstemmigt vedtaget at nedsætte et udvalg, der skal forestå udarbejdelse af et oplæg til genforhandling af løn- og ansættelsesforhold for forretningsfører. Det blev enstemmigt besluttet at HH, PW og PCN deltager i udvalget. 13. Miniarenaer. EF orienterede om status på miniarenaerne i Nordparken og Midgården. I forbindelse med forhandlingerne har ejers advokat oplyst, at de har overtaget miniarenaerne og tilbudt os køb af begge miniarenaer til kr. 75.000 ekskl. moms, eller kr. 93.750. EF indstillede til bestyrelsen at vi fremsætter tilbud på køb på kr. 75.000. Det blev enstemmigt vedtaget at give et endeligt købstilbud på kr. 75.000 inkl. moms. side 4 af 5
14. Formanden orienterer. HH oplyste at Søren Wolff har meddelt at han ikke kan afse tid til at skrive jubilæumsbogen til Bo42 s 75 års jubilæum i 2017. HH har nu talt med Niels Linden, som vil vende tilbage først i det nye år. at han har deltaget som suppleant for MB på møde i Bofas brugerråd. Orienteringen blev taget til efterretning. 15. Forretningsføreren orienterer. EF oplyste, at problemerne i forbindelsen med konverteringen skulle være løst således at bestyrelsen igen har adgang til deres webmail. at malerierne fra foreningen Kunst på Arbejdet opsat i administrationen hentes i løbet af januar 2015, da det ikke har været muligt at få forlænget låneperioden. at administrationen holder julelukket fra den 22. december til 1. januar, begge dage inklusive. Annonce vil blive indrykket i Bornholms Tidende og i Rytterknægten. Orienteringen blev taget til efterretning. 16. Orientering fra udvalg, bestyrelsesmedlemmer m.v. Der var ikke ingen orienteringer fra udvalg eller bestyrelsesmedlemmer, hvilket blev taget til efterretning. Eventuelt. Næste ordinære bestyrelsesmøde er den 24. februar 2015, kl. 17.00. Dagsordenens punkter var udtømt og mødet afsluttet kl. 18.21. HH takkede for et godt møde. Rønne, den 2015 Bestyrelsen: side 5 af 5