Referat fra afdelingsbestyrelsesmøde Afdeling 1-3045 Egedalsvænge Mødedato: Onsdag den 14. januar 2015 kl. 18.30 Mødested: Egedalsvænge Til stede: Iris Gausbo (IG) udpeget af 3B s bestyrelse Jens Wenzel Andreasen (JWA) udpeget af 3B s bestyrelse Afbud: Steffen Morild (SM) udpeget af 3B s bestyrelse Fra driften: Driftsleder Michael Larsen (MILN) Projektmedarbejder Majbrit Kronborg Mouridsen (MAMO) Driftschef Lars Mann Pedersen (LAPE), referent Referat udsendt den 4. februar 2015 1. Godkendelse af dagsorden for bestyrelsesmødet Dagsorden godkendt. 2. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet den 27. november 2014 Referatet godkendt uden bemærkninger. 3. Gennemgang af budgetopfølgning pr. 31. december 2014 Budgetopfølgningen fremsendes sammen med dagsordenen. Der er endnu ikke foretaget en gennemgang og eventuelle om konteringer, så det er ikke det endelige årsregnskab. Budgetopfølgningen drøftet. Byggeafdelingen rykkes for en afklaring af de ekstra udgifter, der bl.a. har været i forbindelse med flytning af møbler og inventar for de lejere, som har fremlagt lægeerklæringer på, at de ikke selv kunne varetage denne opgave. Udgifterne vil påvirke afdelingens drift, og det skal drøftes, hvordan disse udgifter finansieres.
4. Orientering om afdelingsbestyrelsens og udvalgenes arbejde v/ afdelingsbestyrelsen Spørgeskemaerne, som har været udsendt på vegne af TV-udvalget, er modtaget retur og videresendt til tovholderen. Kun ca. 80 lejere har valgt at returnere spørgeskemaerne, og heraf er over halvdelen indstillet på fortsat at have en stor tv-pakke i afdelingen. Bestyrelsen drøftede muligheden for udbud af TV-pakker, men afventer TV-udvalgets videre arbejde. Ændring af tv-pakker og/eller leverandør vil formentlig skulle i EU-bud, men dette undersøges når det bliver aktuelt. Fraflytningsudvalget skal besigtige en fraflyttet bolig primo februar, men bestyrelsen har endnu ikke modtaget en oversigt over udvalgets sammensætning, hvilket er en forudsætning for udvalgets videre arbejde. Birte Vestergaard rykkes for en liste over udvalgets medlemmer. JWA og IG har haft kontortid i afdelingen den 14. januar, og der er aftalt en månedlig træffetid i både februar, marts og april. Bestyrelsen har efterlyst en liste over Katteudvalgets medlemmer, men har endnu ikke modtaget denne. Birte Vestergaard rykkes for en liste over udvalgets medlemmer. Katteudvalgets budget for 2015 blev drøftet. LAPE tilskriver Birte Vestergaard omkring udvalgets budgetramme for 2015, samt efterlyser et konkret budget for, hvordan udvalget forventer at bruge de på afdelingsmødet afsatte 25.000 kr. Drengeklubben har fået tildelt et lokale til deres aktiviteter, men det kræves, at der etableres en ventilation før det kan benyttes til deres aktiviteter. Den forventede udgift vil være ca. 4.000 kr. og klubben skal selv dække 50 % af denne udgift, men bestyrelsen er indstillet på, at det kan ske over en periode. Bestyrelsen har modtaget meldinger om, at Mødestedet i nr. 33-35 måske ikke benyttes i henhold til det ansøgte formål. Ejendomskontoret undersøger dette og melder tilbage til bestyrelsen, inden næste møde. 2
5. Orientering fra projektmedarbejderen i Egedalsvænge MAMO er fortsat i opstartsfasen for projektet, men har haft samtaler med forskellige beboergruppe. MAMO vil i de kommende uger bruge en del tid sammen med driftspersonalet, for på den måde at få et større indblik i, hvad der sker i afdelingen. MAMO efterlyste en status for samarbejdet med Center for Konfliktløsning. Drøftet: Afventer en udmelding fra Organisationsbestyrelsen. P.t. kører Kirsten fra CfK videre med et projekt, der er målrettet på kvinder i afdelingen. 6. Beboerhenvendelser Bestyrelsen har modtaget en henvendelse fra en lejer omkring problemer med ventilationen. JWA kontakter lejeren i forventning om at få en afslutning. 7. Drøftelse af procedure for valg af repræsentanter til 3B s repræsentantskab Der er indkaldt til et ekstraordinært afdelingsmøde til afholdelse tirsdag den 3. februar 2015, hvor der skal vælges 7 repræsentanter til 3B s repræsentantskab. Aftaleskema om, hvem der gør hvad blev gennemgået og tilrettet. Proceduren for afvikling af mødet blev gennemgået. Der opsættes stemmebokse til valghandlingen. 8. Drøftelse af handleplan for afdelingen Direktør Morten Boje havde udarbejdet et oplæg til drøftelse i bestyrelsen. Bestyrelsen gennemgik det kort, men pga. den korte tid, der havde været til at gennemgå det i, blev det udsat til drøftelse på næste møde. Det medtages som et selvstændigt punkt på det næste møde. 9. Orientering om afdelingens daglige drift v/ varmemester eller driftschef Status på vagtordningen. Der har været 7 udkald siden den 5. januar 2015. VVS har afvist 4 henvendelser og elektriker har afvist 9 henvendelser, som alle var vurderet til ikke at være akutte, men som kunne afvente efterfølgende hverdag. Beregninger omkring udgifterne ved ordningen blev fremlagt for bestyrelsen. 3
Bestyrelsen besluttede at genoptage ordningen med en vagttelefon, som går på skift blandt afdelingens ledende medarbejdere. Ejendomskontoret iværksætter dette hurtigst muligt. 10. Eventuelt kommende opgaver for driften Ejendomskontoret vil i fornødent omfang være aktivitetsudvalget behjælpelig med praktiske opgaver til fastelavnsfesten som tidligere år. 11. Orientering om den igangværende byggesag v/ projektleder eller driften Bestyrelsen drøftede problemerne med de altaner, hvor der været vandindtrængning. Der arbejdes fortsat på en løsning af dette problem. Beboerne har efterlyst mangellister fra 3B, som kunne udfyldes efter at renoveringen af deres bolig er afsluttet. Byggeafdelingen arbejder videre med dette, da MTH ikke udleverer kopier af deres mangellister til beboerne. Bestyrelsen drøftede diverse konkrete sager, herunder problematikken med indblæsning og ventilation. 12. Opfølgning på sager siden sidste møde (ikke sager, der er selvstændige punkter på dagsordenen) Ingen sager til drøftelse. 13. Nyhedsbreve Kommende nyhedsbreve er planlagt til at udkomme i uge 10, 16 og 22. Deadline er ca. 1 uge tidligere. Næste nyhedsbrev skal bl.a. indeholde noget om vagtordningen samt bestyrelsens træffetid. 4
14. Kommende møder Bestyrelsen har aftalt følgende møder: Ekstraordinært afdelingsmøde tirsdag den 3. februar 2015 kl. 19.00 i selskabslokalerne. Bestyrelsesmøder: Onsdag den 11. februar 2015 kl. 18.30 i Egedalsvænge. Onsdag den 22. april 2015 kl. 18.30 i Egedalsvænge (regnskabsmøde). Mandag den 11. maj 2015 kl. 17.00 på Områdekontoret (budgetmøde). Bestyrelsen har planlagt kontortid på ejendomskontoret onsdag den 11. februar, den 11. marts samt den 22. april. Alle dage kl. 17.00 18.00. 15. Eventuelt Intet til drøftelse. 5