Bogholderioprydning (finans debitor kreditor) Oprydning på bogholderiposter er opdelt i 4 separate kørsler disse finder du under menu 99.30: 05 Oprydning bogholderi debitorposter 06 Oprydning bogholderi kreditorposter 07 Oprydning bogholderi finans statuskonti 08 Oprydning bogholderi finans driftskonti. Bemærk: Er der problemer med disk-plads på serveren anbefales det at rydde op på finans drift først og køre Reorganisering Oprydningskørsel derefter, idet denne kørsel vil frigive mest plads. Evt. kan kørslen køres for et regnskabsår ad gangen. Bemærk: Oprydningskørsel på status, debitor og kreditor vil danne nye bogføringsposter med bilagsnummer OPRYD. Dette bevirker, at den første bogføringsliste, der udskrives efter oprydning, vil danne mange sider til udskrift det kan derfor anbefales at udskrive til Wordpad i stedet for til printer. For samtlige oprydningskørsler gælder: Der ryddes altid op på alle afdelinger. Eventuelle oprydningsposter for februar måned dannes altid på datoen 28/2, uanset skudår. 1
Ved start af en oprydningskørsel fremkommer der spørgsmål, om der er taget manuel back-up. Ved nej afsluttes kørslen, og der returneres til menu. Ved start af en oprydningskørsel skal der indtastes en oprydningsdato - oprydningspunktet skal ligge mindst 5 år tilbage i tiden. Hvis dette ikke er tilfældet, gives besked herom på skærm, og kørslen kan ikke startes Der ryddes altid op fra start til og med den angivne oprydningsdato, dvs. der ryddes op på alle poster med samme bogføringsdato eller bogføringsdato ældre end oprydningsdatoen. Udover selve oprydningskørslerne findes der en kontrolliste i menuens punkt 09: Liste over åbne poster i oprydningsperioden. Denne liste kan såfremt der anvendes åben post princip - med fordel køres før oprydning på debitor- eller kreditorposter. Som sidste punkt i oprydningen skal der køres en reorganisering denne startes under Reorganisering Oprydningskørsel. 05 Oprydning bogholderi debitorposter Før selve oprydningskørslen vil det såfremt man anvender åben post princip for debitorer være hensigtsmæssigt at køre menupunkt 99.30.09, som er en liste over åbne poster på debitorer (eller kreditorer), idet selve oprydningskørslen på debitorer ikke kan startes, såfremt der ligger åbne poster på debitorer i oprydningsperioden. Kørslens bestillingsbillede ser således ud: 2
I eksemplet ønskes der ryddet op pr. 31.-12.-2000, og listen udskrives derfor for denne periode. På listen udskrives følgende oplysninger: DEB/KRED KONTO DATO BILAG TEKST PT DK BELØB REST BELØB P AA001 7127 20000121 0030550 test D 100.00.00 0 AA001 7127 20000121 0030550 mere test D 25.00.00 0 I eksemplet er der to åbne poster på debitor AA001 i oprydningsperioden disse poster skal lukkes før oprydningen kan gennemføres. Herefter startes oprydningskørslen bestillingsbilledet ser således ud: Når oprydningsdato er indtastet og der er trykket Enter fremkommer nyt spørgsmål: Er der taget manuel back-up. Der skal være taget manuel back-up før kørslen startes. 3
Hvis dette er tilfældet kan der svares Ja, og der fremkommer et ekstra spørgsmål, om kørslen skal starte. Ved Ja hertil går kørslen i gang billedet vil skifte til et skærmbillede med oplysninger om, at der nu genopbygges saldi. Efter en rum til skiftes til et skærmbillede med oplysning om, at der nu slettemarkeres poster. Kørslen som helhed kan forventes at vare adskillige timer. Når der returneres til menu er slettekørslen som sådan færdig. Der vil være dannet nye oprydningsposter (med bilagsnummer OPRYD), og en række poster er slettemarkeret. Oprydningsposterne dannes pr. måned. Posterne vil først blive slettet rent fysisk ved den reorganiseringskørsel, som skal igangsættes efterfølgende. Se afsnit nedenfor vedr. reorganisering efter oprydning. 06 Oprydning bogholderi kreditorposter Før selve oprydningskørslen vil det såfremt man anvender åben post princip for kreditorer være hensigtsmæssigt at køre menupunkt 99.30.09, som er en liste over åbne poster på kreditorer (eller debitorer), idet selve oprydningskørslen på kreditorer ikke kan startes, såfremt der ligger åbne poster på debitorer i oprydningsperioden. Kørslens bestillingsbillede ser således ud: I eksemplet ønskes der ryddet op pr. 31.-12.-2000, og listen udskrives derfor for denne periode. På listen udskrives følgende oplysninger: 4
DEB/KRED KONTO DATO BILAG TEKST PT DK BELØB REST BELØB P 108400 8121 20000202 B000944 BETALT BF D 1200.00.00 0 108400 8121 20000202 R000944 RABAT BF D 50.00.00 0 I eksemplet er der to åbne poster på kreditor 108400 i oprydningsperioden disse poster skal lukkes før oprydningen kan gennemføres. Herefter startes oprydningskørslen bestillingsbilledet ser således ud: Når oprydningsdato er indtastet og der er trykket Enter fremkommer nyt spørgsmål: Er der taget manuel back-up. Der skal være taget manuelt back-up før kørslen startes. Hvis dette er tilfældet kan der svares Ja, og der fremkommer et ekstra spørgsmål, om kørslen skal starte. 5
Ved Ja hertil går kørslen i gang billedet vil skifte til et skærmbillede med oplysninger om, at der nu genopbygges saldi. Efter en rum til skiftes til et skærmbillede med oplysning om, at der nu slettemarkeres poster. Kørslen som helhed kan forventes at vare adskillige timer. Når der returneres til menu er slettekørslen som sådan færdig. Der vil være dannet nye oprydningsposter (med bilagsnummer OPRYD), og en række poster er slettemarkeret. Oprydningsposterne dannes pr. måned. Posterne vil først blive slettet rent fysisk ved den reorganiseringskørsel, som skal igangsættes efterfølgende. Se afsnit nedenfor vedr. reorganisering efter oprydning. 07 Oprydning bogholderi finans statuskonti Bestillingsbilledet til oprydningskørslen på finans statuskonti ser således ud: Når oprydningsdato er indtastet og der er trykket Enter fremkommer nyt spørgsmål: Er der taget manuel back-up. 6
Der skal være taget manuelt back-up før kørslen startes. Hvis dette er tilfældet kan der svares Ja, og der fremkommer et ekstra spørgsmål, om kørslen skal starte. Ved Ja hertil går kørslen i gang billedet vil skifte til et skærmbillede med oplysninger om, at der nu genopbygges saldi. Efter en rum til skiftes til et skærmbillede med oplysning om, at der nu slettemarkeres poster. Kørslen som helhed kan forventes at vare adskillige timer. Når der returneres til menu er slettekørslen som sådan færdig. Der vil være dannet nye oprydningsposter (med bilagsnummer OPRYD), og en række poster er slettemarkeret. Oprydningsposterne dannes pr. måned. Posterne vil først blive slettet rent fysisk ved den reorganiseringskørsel, som skal igangsættes efterfølgende. Se afsnit nedenfor vedr. reorganisering efter oprydning. 08 Oprydning bogholderi finans driftskonti. Bestillingsbilledet til oprydningskørslen på finans driftskonti ser således ud: 7
Når oprydningsdato er indtastet og der er trykket Enter fremkommer nyt spørgsmål: Er der taget manuel back-up. Der skal være taget manuelt back-up før kørslen startes. Hvis dette er tilfældet kan der svares Ja, og der fremkommer et ekstra spørgsmål, om kørslen skal starte. Ved Ja hertil går kørslen i gang. Der foretages først en kontrol af om saldo pr. oprydningsdatoen er nul for driften. Går driften ikke i 0 vil der komme en meddelelse herom og oprydningen vil ikke gå i gang. Såfremt driften går i 0 vil billedet skifte til et skærmbillede med oplysninger om, at der nu genopbygges saldi. Efter en rum til skiftes til et skærmbillede med oplysning om, at der nu slettemarkeres poster. Kørslen som helhed kan forventes at vare adskillige timer. 8
Når der returneres til menu er slettekørslen som sådan færdig, og en række poster er slettemarkeret. Posterne vil først blive slettet rent fysisk ved den reorganiseringskørsel, som skal igangsættes efterfølgende. Se afsnit nedenfor vedr. reorganisering efter oprydning. Reorganisering efter oprydning Efter afvikling af en eller flere oprydningskørsler i menu 99.30 skal der igangsættes en reorganiseringskørsel. Dette skyldes at oprydningskørslerne ikke i sig selv frigiver plads posterne slettemarkeres blot og pladsen frigives først ved den efterfølgende reorganisering. Reorganiseringskørslen startes ved at logge ind med bruger-id sipak og vælge Reorganisering Oprydningskørsel: Når punktet vælges kommer en besked frem på skærmen: lmf job 1149012000.a-29777:0 at Tue May 30 20:00:00 2006 1149012000.a-29759:0 Tue May 30 20:00:00 2006 1149012000.a-29777:0 Tue May 30 20:00:00 2006 Tast <ENTER/RETURN> Nummer og dato på jobbet vil variere fra gang til gang. Når der tastes <ENTER> returneres til menuen. Herefter kan der logges af og logges ind i LMF systemet som vanligt. Når menupunktet til reorganisering har været valgt ligger der i systemet et signal om, at reorganiseringskørslen skal starte kl. 20.00. 9
Det er derfor af største vigtighed at alle brugere er logget ud af systemet inden dette tidspunkt, da kørslen ellers ikke kan afvikles korrekt. Næste morgen skal JMA A/S kontaktes inden LMF-systemet tages i brug, således at JMA kan kontrollere, at alt er forløbet uden problemer. 10