Udgiftsfordeling i NS

Transkript

1 Udgiftsfordeling i NS Brugervejledning

2 1 Indledning Indhold 1 Indledning Udgiftsfordeling af posteringer på hjælpeformål Oprettelse af fordelingsnøgler i Navision Oprettelse af Udgiftsfordelingskort Datokomprimering Hvordan? Fastlæggelse af hvilke konti der skal fordeles fra Fastholdte dimensioner hvordan kan de anvendes? Opsætning af dimensionsfiltre Udgiftsfordeling hvordan afvikles kørslen? Overfør udgiftsfordeling til finanskladde

3 2.1 Oprettelse af fordelingsnøgler i Navision 1 Indledning Formålet med denne vejledning er at beskrive, hvordan Erhvervsskoler, Erhvervsakademier, Gymnasier, VUC ere, SOSU skoler og Professionshøjskoler kan foretage udgiftsfordeling ved hjælp af ressourcenøgler i Navision Stat. Der skal oprettes en eller flere ressourcer, der skal bogføres en ressourcekladde med fordelingsnøglerne og der skal oprettes et Udgiftsfordelingskort. Efterfølgende skal fordelingerne dannes, overføres til en kassekladde og bogføres. For regnskabsåret 2013 er deadline for indberetning af formåls og årsregnskab tirsdag den 1. april Udgiftsfordeling af posteringer på hjælpeformål 2.1 Oprettelse af fordelingsnøgler i Navision Opret en ressource, som skal anvendes til fordeling. Vælg menustien Ressourceplanlægning / Ressourcer På fanebladet fakturering skal der udfyldes kostpris og produktbogføringsgruppe. 3

4 2 Udgiftsfordeling af posteringer på hjælpeformål Kostprisen skal ALTID være 1,00 Opret en ressourcekladde med den fordeling der ønskes (fordelingsnøgle) i feltet antal med højst 5 decimaler sammen med det formål, der skal fordeles til. Ressourcekladden angiver fordelingsnøglerne, samt hvor der fordeles TIL (f.eks. formål, ansvar, projekt og evt. den 5. dimension). I dette eksempel har vi valgt at fordele til formål. Virksomhedsbogføringsgruppe skal også udfyldes i ressourcekladden. 4

5 2.1 Oprettelse af fordelingsnøgler i Navision Ressourcekladden skal bogføres: De bogførte journalposter kan genfindes 2 steder dels under Ressourceplanlægning / Oversigt / journaler, dels under Ressourceplanlægning / Ressourcer / Knappen Ressource / Poster. 5

6 2 Udgiftsfordeling af posteringer på hjælpeformål 2.2 Oprettelse af Udgiftsfordelingskort Der skal oprettes en eller flere udgiftsfordelinger som anvendes til at udsøge de finansposter, der skal fordeles. Opret en Udgiftsfordeling som henter oplysninger om poster der skal fordeles i menuen Økonomistyring / Opsætning / Udgiftsfordeling / Udgiftsfordeling m. ressourcer. 6

7 2.2 Oprettelse af Udgiftsfordelingskort Datokomprimering Hvordan? Hvis man ønsker at anvende datokomprimering dvs. samle poster f.eks. pr. måned, kan dette gøres på udgiftsfordelingskortet. Datokomprimering sættes op i feltet Datokomprimering: Det er vigtigt at man har besluttet sig for, hvor detaljeret man skal bruge fordelingsposterne, inden man vælger datokomprimeringen. I forhold til kontrollerne før afrapporteringen, kan man foretage Datokomprimering til niveauet År for at danne færrest mulige poster. På fanebladet Dimensioner indsættes dimensionerne som også er angivet i regnskabsopsætningen. Det er vigtigt at de står nøjagtig som i regnskabsopsætningen. 7

8 2 Udgiftsfordeling af posteringer på hjælpeformål Fastlæggelse af hvilke konti der skal fordeles fra Der skal på udgiftsfordelingen angives, hvilke konti der skal fordeles fra. På knappen Udgiftsfordeling vælges menupunktet Udgiftsfordelte Finanskonti. Her indsættes alle de finanskonti, der skal fordeles fra. Det anbefales at alle driftskonti hentes ind i tabellen. Hvis man har oprettet fordelingskort tidligere kan alle finanskonti kopieres derfra ved at markere alle linjer og bruge CTRL + C. 8

9 2.2 Oprettelse af Udgiftsfordelingskort Der er mulighed for at fordele til en anden finanskonto, ved at indsætte den i kolonnen Til Finanskonto Fastholdte dimensioner hvordan kan de anvendes? På fordelingskortet og knappen Udgiftsfordeling findes en menu kaldet Fastholdte dimensioner. Funktionaliteten anvendes primært af rent statslige institutioner som skal afstemme afrapportering til statsregnskabet. Vi anbefaler, at de selvejende skoler kun anvender denne funktion i samråd med UNI C. 9

10 2 Udgiftsfordeling af posteringer på hjælpeformål Opsætning af dimensionsfiltre På udgiftsfordelingen skal man angive, hvilke dimensioner man ønsker at fordele fra. På knappen Udgiftsfordeling vælges menupunktet Finans Dimensions filter Her kan indsættes de dimensioner, der ønskes at fordele fra 10

11 2.3 Udgiftsfordeling hvordan afvikles kørslen? 2.3 Udgiftsfordeling hvordan afvikles kørslen? Når opsætningen er foretaget, skal udgiftsfordelingen foretages. Det er en kørsel, som tager udgangspunkt i opsætningen foretaget på udgiftsfordelingskortet, samt de ressourceposter der udpeges som fordelingsnøgle Nu kan fordelingen foretages. Fra Udgiftsfordelingskortet vælges knappen Udgiftsfordel: På fanebladet Ressourcepost indsættes den fordelingsnøgle man ønsker at anvende i feltet Ressourcenr., samt bogføringsdato for årets fordelingsnøgler hvis der anvendes samme ressource år efter år. På fanebladet Indstillinger vælges den udgiftsfordeling man gerne vil foretage og periodens start og slutdato indtastes afslut med OK 11

12 2 Udgiftsfordeling af posteringer på hjælpeformål Når Udgiftsfordelingen køres, har man mulighed for at vælge, at det kun skal være lønposter der skal fordeles Hvis man vil gøre brug af denne funktion, skal man være opmærksom på, at ALLE finanskonti skal være hentet ind under Udgiftsfordelte finanskonti. NB!! Vær opmærksom på, at hvis flere personer foretager udgiftsfordelinger på samme tid, vil statusbaren ikke være retvisende Når fordelingen er afsluttet vises følgende meddelelse: 12

13 2.3 Udgiftsfordeling hvordan afvikles kørslen? Udgiftsjournalen findes under knappen Udgiftsfordeling og menupunktet Udgiftsfordelingsjournaler 13

14 2 Udgiftsfordeling af posteringer på hjælpeformål På knappen Journal og menupunktet Fordelingsposter kan man se de fordelingsposter der er resultatet af fordelingen: Tast ESC for at forlade billedet 14

15 2.4 Overfør udgiftsfordeling til finanskladde 2.4 Overfør udgiftsfordeling til finanskladde På knappen Funktion, Overfør fordelingsposter til kladde skal man vælge at få fordelingsposterne overført til en kassekladde. Her skal vælges hvilken kladdetype og hvilket kladdenavn, man gerne vil have posterne overført til. 15

16 2 Udgiftsfordeling af posteringer på hjælpeformål Vær opmærksom på: At felterne Bogføringsdato er udfyldt og Erstat bogføringsdato er markeret, da kladden ellers ikke kan bogføres efterfølgende Slet moms/bogføringsgrupper i kladde skal være markeret for at undgå at det skal gøres manuelt i kladden bagefter Man kan ikke bruge feltet Datokomprimering pr. i Navision ved overførsel til finanskladde, så dette felt skal være udfyldt med Ingen. Datokomprimering kan i stedet foretages i selve fordelingskørslen ved at angive det på fordelingskortet. Når man har overført flere gange til en kassekladde opdateres feltet bilagsnummer ikke. Enten skal man opdatere feltet manuelt eller også kan man genvælge felterne Finanskladdetype og Finanskladdenavn, så opdateres bilagsnummeret Det hele afsluttes med OK, og så kommer denne advarsel: Her skal man vælge Yes til at fortsætte for det er kun udgiftsfordelingsjournalen som bliver slettet, og den kan hurtigt danne igen ved at køre udgiftsfordelingen igen, hvis dte skulle blive nødvendigt. Posterne overføres til en finanskladde og nu skal kladden blot bogføres: 16

17 2.4 Overfør udgiftsfordeling til finanskladde 1. Hvis man har foretaget en forkert fordeling, kan kladde blot slettes INDEN bogføringen, og fordelingen kan foretages igen 2. Hvis man vil anvende den 5. dimension så skal den indtastes på de poster, der er fordelt fra inden bogføringen 3. Hvis man alligevel får foretaget og bogført en forkert fordeling kan man bruge funktionaliteten Tilbagefør journal under Økonomistyring / Finans / Oversigt / Journaler / Knappen Funktion / Tilbagefør journal. 17