GUIDES TIL MICROSOFT C5 UDARBEJDET AF GLOBACON

Transkript

1 GUIDES TIL MICROSOFT C5 UDARBEJDET AF GLOBACON

2 GUIDES TIL MICROSOFT C5 OM DOKUMENTET Dette dokument er en samling af alle de guides som tilbydes på GlobaCon s hjemmeside. Dokumentet vil blive opdateret hver gang der kommer nye guides på hjemmesiden. Du kan altid finde oversigten over guides på hjemmesiden på følgende link Du kan altid hente den sidste nye version af dette dokument på følgende link Hvis du ønsker at få besked når der kommer nye guides kan du altid følge GlobaCon på Facebook eller tilmelde dig vores nyhedsbrev. GlobaCon på Facebook Specialist/ Du kan tilmelde dig vores nyhedsbrev her Side 2 af 26

3 INDHOLDSFORTEGNELSE Om dokumentet... 2 Indholdsfortegnelse... 3 Finans Guides... 4 Sådan åbner du en spærret kassekladde... 4 Sådan bruger du stående kasseklader... 4 Sådan udligner du manuelt en kreditor faktura... 5 Debitor Guides... 6 Sådan angiver du prisgruppe på en debitor... 6 Sådan bogfører du en faktura med kasserabat... 6 Sådan genudskriver du fakturaer i debitor modulet... 7 Sådan indlæser du betalingsoplysninger... 7 Sådan kursregulerer du i debitor modulet... 8 Sådan laver du en faktura... 8 Sådan laver du en kreditnota ud fra en faktura... 9 Sådan opretter du en standard debitor Sådan opsætter du indbetalingsmåder på debitorer Sådan sletter du debitorer med gamle posteringer Sådan tilskriver du rykker koder Sådan tilskriver og bogfører du renter Sådan udskriver du rentenotaer Sådan udskriver du rykkerbreve Sådan vælger du en faktura layout Kreditor guides Sådan opretter du en kreditor Sådan sletter du en kreditor med gamle posteringer Lager Guides Sådan angiver du prisgrupper og salgspriser på varer Sådan flytter du varer mellem lokationer Sådan opretter du lagerkladder Sådan opretter du prisgrupper Sådan opretter du rabat grupper Sådan reserverer du styklister Ordre guides Sådan benytter du ordrekladder Sådan fakturerer du gennem ordremodulet Sådan opretter du faste ordre Indkøb Guides Sådan benytter du indkøbskladder Sådan laver du en købsfaktura Sådan opretter du en indkøb Sådan opretter du faste indkøb Sådan registrerer du en varemodtagelse

4 FINANS GUIDES SÅDAN ÅBNER DU EN SPÆRRET KASSEKLADDE I denne guide vil jeg gennemgå hvordan man åbner en spærret kassekladde. 1. Gå i Finans/Tilpasning -> Kladdenavne 2. I feltet Adgang vælger du Åben i stedet for Spærret Godkend med F3 SÅDAN BRUGER DU STÅENDE KASSEKLADER I denne guide vil jeg gennemgå hvordan man bruger stående kassekladder i Microsoft C5. I Microsoft C5 har du mulighed for at lave stående kassekladder, som benyttes til at bogføre tilbagevendende posteringer. Idéen bag en stående kassekladde er at den kan bogføres igen og igen uden at de indtastede linjer fjerne fra den. Derfor kan den være nyttigt til posteringer som eksempelvis husleje. Sådan opretter du en stående kassekladde For at oprette en stående kassekladde skal du gå til Finans/Tilpasning og vælge Kladdenavne. Nu får du et skærmbillede frem over de kassekladder der allerede er oprettet. Her trykker du så F2 for at oprette en ny kladde. Når du opretter den nye kladde skal du udfylde følgende: Navn Her udfylder du navnet på kladden. Dette kunne eksempelvis være Husleje Betegnelse Dette felt indeholder en beskrivelse af kladden. Dette kunne eksempelvis være Husleje, el, vand og varme Minimum Her udfylder du det mindste bilags nummer som kladden må benytte. Eksempelvis 10 Maksimum Her udfylder du det mindste bilags nummer som kladden må benytte. Eksempelvis 10 Bilag Her kan du definere hvilket bilagsnummer kladden skal foreslå når der indtastes i den. Det bliver løbende ændret så det passer med det nummer du er nået til. Gem Hvis der er Ja (flueben) i dette felt kan kladdes bruges som stående kassekladde. Sådan bruger du kladden første gang For at tage kassekladde i brug skal du gå til Finans/Dagligt og vælge kassekladden på listen over kladder. Side 4 af 26

5 Herefter indtaster du dine bilag som du plejer og når du bogfører kassekladden vil der komme in advarsel om at du er ved at bogføre en stående kassekladde. Til denne advarsel svarer du Ja og kladden er bogført. Sådan bruger du en kassekladde fremover For at bruge den stående kassekladde åbnes den som beskrevet ovenfor. Herefter får du en kladde frem med de bilag som du tastede ind sidst. For at bruge kladden nu gøres følgende: Tryk på Funktioner og vælg Indsæt Dato. Her kommer en boks frem hvor du kan ændre datoen på alle bilagene Tryk på Funktioner og vælg Renummerer Bilag. Nu vil alle bilagene få nye numre. Lav eventuelle ændringer manuelt og bogfør kladden som du plejer. SÅDAN UDLIGNER DU MANUELT EN KREDITOR FAKTURA I denne guide vil jeg gennemgå hvordan man manuelt udligner en kreditorfaktura i Microsoft C5. I Microsoft C5 kan du udligne kreditorfakturaer manuelt og automatisk. Nogle gang kan det være en fordel at udligne en kreditorfaktura manuelt, da man kan styre flere ting omkring det på denne måde. For at udligne en kreditorfaktura manuelt skal du gøre følgende: 1. Åben den kassekladde du ønsker at indtaste i 2. Indtast data, bilagsnummer, kontotype og kontonummer. 3. Herefter trykker du F5 for at få skærmbilledet med udligninger frem 4. Marker med F5 de fakturaer der svarer til den betaling du er ved at registrere 5. Tryk på F3 for at komme tilbage til kladden og automatisk overføre beløbet til linjen. Efter du har gjort ovenstående bogfører du som du plejer og posterne vil automatisk blive udlignet. 5

6 DEBITOR GUIDES SÅDAN ANGIVER DU PRISGRUPPE PÅ EN DEBITOR Prisgruppen bestemmer hvilke priser fra lager kartoteket den valgte debitor får varerne til. For at angive en prisgruppe på en debitor skal du gøre følgende 1. Gå til Debitor / Kartotek 2. Hefter skal du gå til fanebladet Generelt 3. Her kan du vælge prisgruppen ved at stille dig i feltet prisgruppe og trykke ALT + H 4. Dette gøres på alle de debitorer der skal angives prisgruppe på 5. Til sidst afsluttes med F3 SÅDAN BOGFØRER DU EN FAKTURA MED KASSERABAT I denne guide vil jeg gennemgå hvordan man opretter og tildeler kasserabat til en debitor i Microsoft C5. Kasserabat fungerer sådan at hvis en kunde har betalt en faktura inden for, lad os sige 3 dage, så får de en rabat for at have betalt hurtigt. Den rabat som kunden skal have og hvor lang tid kasserabatten er gældende kan man selv bestemme. Microsoft C5 kan selv holde styr på om en kunden har betalt inden for perioden hvor kasserabatten er gældende, hvis man udligner fakturaerne med de korrekte datoer på. For at oprette kasserabat og tildele den til en kunde skal man gøre følgende: 1. Gå til Debitor/Tilpasning/Kasserabatter 2. I feltet Kasserabat navngiver du kasserabatten. Sørg for at give kasserabatten et sigende navn, så du kan skelne debitor og kreditor kasserabat fra hinanden 3. I feltet Tekst skriver du en uddybende tekst til kasserabatten 4. I feltet Metode vælger du hvordan rabatten skal beregnes 5. I feltet Dage skriver du det antal dage der skal ligges til metoden 6. I feltet Procent angiver du procentsatsen for kasserabatberegningen 7. I feltet Konto vælger den finanskonto rabatten skal bogføres på 8. I feltet Rabatgrundlag vælger du om rabatten skal gives ud fra hele fakturabeløbet, eller om rabatten skal gives ud fra fakturabeløbet ekskl. Gebyrer og lign. 9. Tast F3 10. Gå til Debitor/Kartotek/Generelt og udfylde feltet Kasserabat på de debitorer der skal modtage kasserabat 11. Tast F3 Side 6 af 26

7 Sådan registrer du faktura med kasserabat 1. Gå til Debitor/Dagligt/Faktura 2. Vælg Debitor i feltet Konto 3. Tast ALT+L for at åbne ordrelinjer, udfyld ordrelinjerne og afslut med F3 4. Tast ALT+F for at fakturere 5. Vælg metode og tast OK Hvis en debitor betaler fakturaen indenfor kasserabattens løbetid, vil der automatisk blive taget højde for denne. SÅDAN GENUDSKRIVER DU FAKTURAER I DEBITOR MODULET I denne guide vil jeg gennemgå hvordan man genudskriver en faktura gennem debitor modulet i Microsoft C5. Hvis man ønsker at genudskrive en faktura til en bestemt debitor i Microsoft C5, så kan det gøre gennem debitor modulet, hvor man kan se debitorens journal og finde den faktura man ønsker at genudskrive. Når man genudskriver en faktura, så er det vigtigt at der står kopi på den, da dette er et lovkrav til en genudskrift af en faktura. Hvis du ønsker at genudskrive en faktura kan dette gøres på følgende måde 1. Åbn Debitor/Kartotek og find debitoren det drejer sig om. Du kan eventuelt søge med F4 2. Herefter trykker du på Journal i menuen til højre 3. Så vælger du den faktura der skal udskrives og trykker på Udskriv Når dette er gjort er fakturaen genudskrevet. SÅDAN INDLÆSER DU BETALINGSOPLYSNINGER I denne guide vil jeg gennemgå hvordan man indlæser indbetalings filer fra banken ind i Microsoft C5. En indbetalings fil indeholder oplysninger om hvem der har betalt fakturaer og kan derfor læses direkte ind i en kassekladde. Det vil sige at man sparer en masse tastearbejde ved at læse en indbetalings fil ind, da man kan autoudligne fakturaer ved at læse filen ind.4 For at læse en indbetalings fil ind i Microsoft C5 skal man gøre følgende: 1. Filen indlæses via Debitor/Perodisk/Indbetaling 2. Vælg indbetalingsmåde og godkend med F3 3. Tast Alt+H i filnavn og find filen fra banken 7

8 4. Marker feltet Dags dato, hvis betalingerne skal overføres med dags dato. Markeres feltet ikke, overføres betalingerne med den dato de har i filen. 5. I Gebyr kladde vælger du hvilken kassekladde evt. gebyrer overføres til 6. I Gebyr konto vælger du hvilken finanskonto evt. gebyrer bogføres på 7. I Gebyr modkonto vælger du den konto der skal modposteres på 8. I posteringstekst skrives den tekst, der skal stå på alle gebyrposteringer 9. Afslut med F3 Når man har gjort ovenstående så er indbetalings filen læst ind og man kan finde posteringerne i den kladde man har angivet under indlæsningen. SÅDAN KURSREGULERER DU I DEBITOR MODULET I denne guide vil jeg gennemgå hvordan man kursregulerer i Microsoft C5. Man kan have brug for at kursregulere hvis man bruger andre valuta end danske kroner, som for eksempel Euro. Kursreguleringen fortages kun på åbne poster. Opdater derfor kurserne i valutakartoteket og kør kursreguleringskørslen. For at lave en kursregulering gør man følgende: 1. Gå til Debitor/Periodisk/Kursregulering 2. Afgræns din søgning med Grupper, Konti og Valuta 3. Tast F3 4. Vælg den ønskede Periode 5. Skriv det bilagsnummer posteringerne skal påføres. Efterlades feltet tomt, bruges det næste bilagsnummer i kursregulering 6. Godkend med F3 Når man har gjort ovenstående er der lavet en kursregulering af alle åbne poster i andre valutaer end standard valutaen. SÅDAN LAVER DU EN FAKTURA I denne guide vil jeg gennemgå hvordan man laver en faktura i Microsoft C5. At lave en faktura i Microsoft C5 kan gøre på flere måder, i denne guide vil jeg gennemgå hvordan man gør det gennem debitor modulet, da det er en del af light pakken. Hvis man vil bruge det fulde ordre modul er det et man skal tilkøbe til sin Microsoft C5. Hvis man ikke har ordre modulet kan man ikke have åbne ordre liggende, det vil sige man skal oprette ordren og fakturere den med det samme hvis man ikke har ordre modulet. For at lave en faktura skal man gå til Debitor/Dagligt og ordre billedet vil fremkomme. Side 8 af 26

9 1. Først skal du vælge den debitor der skal oprettes en faktura til. Dette gøres ved at du trykker ALT + H i feltet konto, så får du en liste frem over dine debitorer og du kan søge i dem med F4 2. Herefter har du mulighed for at vælge om der skal en anden leveringsadresse på en debitorens. Den alternative leveringsadresse kan tastes i felterne under Levering 3. Hvis du ønsker at knytte et notat til fakturaen kan dette gøres ved at trykke ALT + N dette åbner nu notat feltet og du kan skrive en tekst der vil fremkomme på fakturaen 4. For at tilføje linjer til fakturaen kan du trykke på knappen linier eller ALT + L 5. For at tilføje en vare til en linje skal du stille dig i varenummer og taste det ønskede varenummer eller trykke ALT + H for at få en oversigt over dine varer 6. Når du har valgt en vare skal der udfyldes hvor mange det drejer sig om under antal 7. Pris på varen hentes automatisk fra lager kartoteket, men du kan frit rette denne på linjen uden at den rettes i lager kartoteket 8. Hvis du ønsker at give rabat på linjen kan dette gøres i feltet rabat 9. Hvis du ønsker at knytte et notat til linjen kan dette gøres ved at trykke ALT + N dette åbner nu notat feltet og du kan skrive en tekst der vil fremkomme under linjen på fakturaen 10. Når du har tastet de linjer der skal være på fakturaen trykker du F3 for at lukke skærmbillede med ordrelinjer 11. Hvis du vil se fakturaen inden du fakturer kan du benytte knappen proforma faktura. Denne udskriver en faktura uden at opdatere noget i Microsoft C For at fakturaer vælges knappen fakturering og der vil fremkomme et skærmbillede hvor du kan vælge: a. Metode: Den skal du sætte til Alt med mindre i benytter en anden metode normalt b. Fakturadato: Den skal sættes til den dato der faktureres c. Udskriv nu: Der skal sættes flueben hvis man ønsker at printe fakturaen ud d. Vis fakturanummer: Hvis der er flueben fremkommer fakturanummeret på skærmen 13. Når du trykkes OK er ordren faktureret. SÅDAN LAVER DU EN KREDITNOTA UD FRA EN FAKTURA I denne guide vil jeg gennemgå hvordan man laver en kreditnota ud fra en faktura i Microsoft C5. I mange tilfælde kan det være nyttigt at kunne lave en kreditnota ud fra en faktura. I Microsoft C5 kan man gøre dette og på den måde lave en kreditnota der automatisk har taget priser, antal og debitor med over, så man slipper for at taste det hele igen og undgår tastefejl. 9

10 Hvis man har en Microsoft C5 Light, så skal man fakturere kreditnotaen med det sammen, men hvis man har tilkøbt ordre modulet, så kan man lade den ligge som en åben ordre og fakturere den senere. Først skal du finde den debitor som fakturaen er knyttet til, dette gøres via Debitor/Kartotek Herefter gøres følgende: 1. Gå i debitor journalen ved at vælge Journal fra menuen i højre side 2. Vælg fakturaen der skal krediteres og tryk på Arkiv i menuen i højre side 3. Tryk på Kopier ordre 4. For at lave en kreditnota skal der være flueben i Skal fortegn vendes og trykkes OK 5. Når boksen med Hop til denne ordre kommer frem, så svar Ja 6. Du kan nu rette i linjerne på kreditnotaen ved at vælge linier 7. Når kreditnotaen er klar trykkes Fakturering i menuen. Når ovenstående er gjort, så er der dannet en kreditnota som også er faktureret. SÅDAN OPRETTER DU EN STANDARD DEBITOR I denne guide vil jeg gennemgå hvordan man opretter en standard debitor i Microsoft C5. En standard debitor er en debitor der indeholder alle de oplysninger som normalt skal udfyldes på ny oprettede debitorer. Det kan eksempelvis være betalingsbetingelser, maks saldo, debitor grupper og lignende. OBS: for at gøre brug af denne funktion, må der ikke være oprettet debitorer i systemet. Sådan opretter man en standard debitor i Microsoft C5: 1. Åbn Debitor/Kartotek/Debitor 2. Opret en ny debitor med F2 tasten 3. Giv standard debitoren et beskrivende navn i feltet konto 4. Udfyld de felter, der skal være standard ved oprettelse af ny debitor 5. Eksempelvis: Gruppe, Betalingsbetingelser, Højeste Saldo og Indbetalingsmåde 6. Tast F3 for at gemme og lukke Debitorkartoteket 7. Svar JA til at bruge debitoren som standard debitor Når ovenstående er gjort har man oprettet en standard debitor. Side 10 af 26

11 SÅDAN OPSÆTTER DU INDBETALINGSMÅDER PÅ DEBITORER I denne guide vil jeg gennemgå hvordan du opsætter indbetalingsmåder på debitorer i Microsoft C5. Hvis man ønsker at kunne læse indbetalings filer fra banken ind i Microsoft C5, så skal indbetalingsmåderne først være sat op til at understøtte det format som filerne kommer i. For at opsætte en indbetalingsmåde, skal du tjekke om banken kan levere et filformat til C5. For at opsætte indbetalingsmåderne i Microsoft C5 skal man gøre følgende: 1. Gå i Debitor/Tilpasning/Indbetalingsmåder 2. Vælg det finanskontonummer du ønsker at bogføre på 3. Vælg den kassekladde indbetalingerne skal overføres til 4. Kontonummer og fakturanummer udfyldes, alt efter format 5. Luk og gå til Debitor/Kartotek/Debitor 6. Udfyld indbetalingsmåde på de debitorer, der faktureres med OCR-linie OBS: Husk at vælge et fakturalayout, der indeholder OCR-linie SÅDAN SLETTER DU DEBITORER MED GAMLE POSTERINGER I denne guide vil jeg gennemgå hvordan man sletter en gammel debitor i Microsoft C5. Hvis man eksempelvis har mange engangskunder, så kan det være en god idé at rydde op i dem engang i mellem, på den måde får man nemmere ved at overskue ens kundekartotek. Man skal selvfølgelig ikke slette gamle kunder, hvis man har en idé om at sende eksempelvis tilbud og nyhedsbreve ud til dem senere hen. Så det kræver lidt omtanke inden man begynder at slette dem. For at du kan slette en debitor med gamle posteringer, så skal visse krav være opfyldt. 1. Debitorens saldo skal være 0 2. Der må ikke være åbne ordre på debitoren 3. Der må ikke være posteringer på debitoren der ikke er udlignet For at slette debitoren skal du gå til Debitor/Periodisk og vælge oprydning og herefter debitor I det skærmbillede der kommer frem kan du vælge hvilke debitorkonti eller debitorgrupper der skal afgrænses på. Hvis der er flueben i Engangskunde vil det kun være debitorer der i debitorkartoteket er markeret med engangskunde der bliver slettet. OBS: Hvis der ikke afgrænses på noget vil alle debitorer der opfylder de 3 krav i starten af guiden blive slettet. Disse kan ikke genskabes når de først er slettet. Efter der er trykket OK fremkommer et skærmbillede hvor du kan vælge om du også vil slette de arkiverede ordre og projekter for debitorer. Hvis du ikke har brug for at kunne finde de gamle fakturaer for debitoren frem kan du sagtens sætte flueben i begge felter. 11

12 SÅDAN TILSKRIVER DU RYKKER KODER I denne guide vil jeg gennemgå hvordan man tilskriver rykkerkoder i Microsoft C5. Hvis du ønsker at benytte rykkerproceduren i Microsoft C5 er det første man skal gøre at tilskrive rykkerkoder. Rykkerkoderne er en markering af de forfaldne poster, som bestemmer hvilke tekster der skal udskrives på rykkeren. 1. For at danne rykkerkoderne skal du gå i Debitor/Periodisk og vælge Efterberegn saldi 2. I den første boks der kommer frem kan du vælge hvilke debitorer du ønsker at beregne rykkerkoder for. Hvis denne er tom beregnes der for alle debitorer. Når debitorerne er valgt trykkes OK 3. Nu får du et skærmbillede frem over rykkekoder a. Ud for hver rykkerkode kan du sætte hvor mange dage efter forfaldsdatoen denne kode skal gøre sig gældende. Dette kunne eksempelvis være 7, 14, 21, 28 og 35. b. Hvis der sættes ja til spær ud for en rykkerkode vil debitorer der får tildelt denne kode blive spærret for videre fakturering c. I Pr. dato sættes den dato der skal beregnes rykkerkoder fra d. I feltet åbne/alle kan du vælge om du vil beregne rykkerkoder for alle posteringer eller kun de åbne 4. Tryk OK og tilskrivningen af rykkerkoder starter Når ovenstående er gjort, så har man tilskrevet rykkerkoder og kan gå videre til at tilskrive renter og skrive rykkere. SÅDAN TILSKRIVER OG BOGFØRER DU RENTER I denne guide vil jeg gennemgå hvordan man tilskriver og bogfører renter i Microsoft C5. Renter kan beregner automatisk ud fra de fakturaer der er dannet og deres betalingsbetingelser. For at tilskrive og bogføre renter, er det en forudsætning at rentesatser er oprettet. Desuden skal debitorerne være tildelt en rentekode. For at tilskrive renter og bogføre dem skal man gøre følgende: Gå til Debitor/Periodisk/Rentetilskrivning Afgræns de ønskede felter og tast OK Angiv dato for renteberegningen Marker Bekræft hver, hvis du vil have tilskrevet renten ved hver debitor Vælg metode for tilskrivning af renter I kladde vælges hvilken kassekladde renteposterne skal overføres til Side 12 af 26

13 I bilag angiver du ønskede bilagsnr., som posterne bogføres under. Efterlades feltet tomt, bruges næste nummer i bilagsserien Marker Check debitor, hvis du for hver debitor ønsker at tjekke stamdata o.l. i hovedkartoteket Skriv START og vælg OK for at starte renteberegningen Gå i Finans/Dagligt/Kassekladde for at åbne kladden Check, udskriv og bogfør kladden Når ovenstående er gjort har man tilskrevet og bogført renter. SÅDAN UDSKRIVER DU RENTENOTAER I denne guide vil jeg gennemgå hvordan man udskriver rentenotaer i Microsoft C5. Når man har har beregnet og bogført renter på de kunder der skylder en penge, så kan man printe en rentenota og vedlægge med eksempelvis rykkeren. Det er en god idé at vedlægge en rentenota, da denne giver kunden en specifikation af hvad det er de betaler renter af og hvor meget renterne lyder på. For at udskrive en rentenota, skal man gøre følgende: 1. Gå til Debitor/Rapporter/Ekstern/Rentenota 2. I feltet Konto vælger du den eller de debitorer du vil udskrive fra. Vælger du ingen konto, medtages alle debitorer med tilskrevet renter 3. I feltet Gruppe vælger du den eller de debitor grupper du vil afgrænse på 4. Tast OK 5. I Periode vælges den periode, hvori der er fortaget rentetilskrivning 6. Markeres feltet Incl. Fakturalinier, får du de fakturalinier med ud, der danner grundlag for renteberegningen 7. Markeres feltet Mail til Debitorer, sendes rentenotaen på mail til debitoren 8. Tast OK Når ovenstående er gjort, så har man udskrevet rentenotaer. SÅDAN UDSKRIVER DU RYKKERBREVE I denne guide vil jeg gennemgå hvordan man udskriver rykkerbreve i Microsoft C5. For at udskrive rykkerbreve skal du først have dannet rykkerkoder da dette udgør grundlaget for rykkerbrevene. Når man laver rykkerbrevene kan man sagtens vælge at printe kun for en bestemt type af rykkere. Det vil sige man kan eksempelvis godt nøjes med at printe alle de rykkere der har rykkerkoden inkasso. For at udskrive rykkerbreve skal du gøre følgende. 13

14 1. Gå til Debitor/Rapporter og vælg Rykkerbrev 2. Her fremkommer et skærmbillede hvor du skal udfylde følgende: a. Konto: Her kan du vælge hvilke debitorkonti der skal have tilsendt rykkerbreve b. Gruppe: Her kan du vælge hvilke debitorgrupper der skal have tilsendt rykkerbreve c. Valuta: Her kan du afgrænse på valuta d. Rykkerkode: Her kan du afgrænse på de tildelte rykkerkoder 3. Når du har udfyldt felterne trykkes OK 4. Nu fremkommer et skærmbillede hvor du skal udfylde følgende: a. Rykkerbrev pr dato: Her angiver du den dato rykkerbreve skal dannes for b. Minimum dage mellem rykkere: Her kan du angive hvor mange dage der minimum skal være mellem rykkerbrevene. c. Tilskriv rykkergebyr: Her kan du angive et beløb som vil blive tilskrevet rykkerbrevet i form at et gebyr d. Overfør: Hvis du sætter flueben i dette felt vil de beregnede gebyrer blive overført til en kassekladde e. Kladdenavn: Her kan du bestemme hvilken kassekladde de beregnede gebyrer skal overføres til f. Modkonti til gebyr: Her kan du angive hvilken modkonto der skal benyttes, det vil sige den konto som gebyrerne bliver bogført på g. Udskriv: Hvis du sætter flueben her dannes der en udskrift med girokort. Hvis der ikke er flueben kommer der udskrift ud uden girokort h. Mail til debitor: Hvis der er flueben kan rykkerbrevet mailes til debitoren 5. I feltet for neden skrives START og der trykkes på OK 6. Nu er rykkerbrevene udskrevet Når ovenstående er gjort har du dannet og udskrevet rykkerbreve. SÅDAN VÆLGER DU EN FAKTURA LAYOUT I denne guide vil jeg gennemgå hvordan man vælger et af de forud definerede faktura layout der findes i Microsoft C5. I alle versioner af Microsoft C5 ligger der nogle forud definerede faktura layout, som kan benyttes som de er. Man kan også bruge de forud definerede faktura layout som skabelon og få dem tilrettet efter ønske af en Microsoft C5 konsulent. For at vælge et af de foruddefinerede fakturalayout gøres følgende. 1. Gå til Debitor/Tilpasning og vælg menupunktet Hent layout Side 14 af 26

15 2. I den skærmbillede der kommer frem vælges Faktura og trykkes OK 3. Nu får du vist en liste over de fakturalayout der kan vælges 4. Hvis du ønsker at se hvordan fakturalayoutet ser ud kan du trykke på Vis Layout 5. Når du har set et fakturalayout som du vil bruge trykker du på Importer Layout OBS: Hvis du har fået lavet et specielt faktura layout, så kan dette blive overskrevet når du importerer en foruddefineret fakturalayout. 6. Der fremkommer en boks der spørger om du vil anvende fakturalayoutet her trykkes OK og du anvender nu det nye fakturalayout Når dette er gjort har man indlæst et standard faktura layout. 15

16 KREDITOR GUIDES SÅDAN OPRETTER DU EN KREDITOR I denne guide vil jeg gennemgå hvordan man opretter en kreditor i Microsoft C5. Inden man begynder at oprette sine kreditorer kan det være en god idé at finde et udgangspunkt for kontonummeret. Man kan eksempelvis benytte kreditorens telefonnummer, så er kreditoren nem at finde igen hvis man har telefonnummeret. For at du kan begynde at oprette kreditorfakturaer, så skal du først have oprettet en eller flere kreditorer. Dette gøres på følgende måde. 1. Gå i Kreditor / Kartotek 2. For at oprette en ny kreditor skal du trykke på F2 3. På fanebladet Oversigt skal du som minimum udfylde følgende felter: a. Kontonummer Her skal du give kreditoren et unikt kontonummer, eksempelvis kreditorens telefonnummer. b. Navn Her skal du angive kreditorens navn c. Gruppe Her skal du vælge en gruppe til kreditoren 4. Herefter bør du udfylde følgende felter på fanebladet generelt a. Adresse Dette felt er vejnavnet og husnummeret på kreditoren b. Postnummer og by Dette felt er kreditorens postnummer og by 5. Til sidst bør du udfylde følgende felter på fanebladet opsætning a. Moms Her angives den gældende moms i relation til kreditoren b. Valuta Her angives den valuta der handels med kreditoren i c. Betaling Her angives betalingsbetingelserne hos kreditoren Til sidst afsluttes med F3 hvis man ønsker at gemme kreditoren og forlade kreditor kartoteket eller F2 hvis man ønsker at gemme kreditoren og begynde at oprette en ny. SÅDAN SLETTER DU EN KREDITOR MED GAMLE POSTERINGER I denne guide vil jeg gennemgå hvordan man sletter en kreditor i Microsoft C5. Side 16 af 26

17 Inden man begynder at slette sine kreditorer er det en god idé at overveje om man har brug for at kunne tilgå de gamle data senere. Hvis du ønsker at slette en kreditor som der er gamle posteringer på, så skal du gøre følgende. OBS: Det kan være en god idé at tage en sikkerhedskopi inden sletning af kreditorer. OBS: Hvis en kreditor slettes så slettes posteringerne også. Disse data kan ikke genskabes. Først skal du tjekke om følgende krav er opfyldt 1. Der må ikke være saldo på kreditoren 2. Der må ikke være åbne poster på kreditoren. 3. Der må ikke være åbne indkøb på kreditoren Hvis de 3 ovenstående krav er opfyldt, så skal du gøre følgende 1. Gå til Kreditor / Kartotek og marker de kreditorer der ønskes slettet som engangsleverandører. a. Dette gøres ved at sætte flueben i feltet engangsleverandør 2. Først skal du gå til Kreditor / Periodisk -> Oprydning -> Kreditor 3. Her skal du udfylde boksen slet kreditor. OBS: Der skal være flueben i begge bokse med Engangsleverandør, ellers slettes alle kreditorer der opfylder de 3 krav. 4. Når boksen er udfyldt trykkes OK eller F3 for at godkende. 5. Herefter kommer en boks hvor du kan vælge at slette arkiverede indkøb. 6. For at begynde at slette de valgte kreditorer skal der skrives START i feltet og trykkes OK eller F3 17

18 LAGER GUIDES SÅDAN ANGIVER DU PRISGRUPPER OG SALGSPRISER PÅ VARER I denne guide vil jeg gennemgå hvordan man angiver prisgrupper og salgspriser på varer i Microsoft C5. Ved at lave forskellige prisgrupper kan man give en vare flere salgspriser. Det kan eksempelvis være en pris med moms og en uden moms, en medarbejder pris eller en pris varen sælges til under en kampagne. For at angive prisgrupper og salgspriser på en vare skal du gøre følgende 1. Start med at gå til Lager / Kartotek 2. Find den vare du vil angive prisgrupper og salgspriser for ved at trykke F4 og søge efter den 3. Gå om på fanebladet Generelt 4. Her kan du gå ned til prisgruppe blokken ved at trykke Shift + F8, eller ved at trykke dernede med musen. 5. Opret en ny linje ved at trykke F2 6. Vælg den prisgruppe den vil benytte ved at trykke ALH + H i feltet gruppe 7. Herefter angiver du en pris for den aktuelle vare/prisgruppe 8. Når du er færdig kan du trykke F3 for at gemme of forlade lager kartoteket eller trykke F2 for at gemme og oprette en ny linje Når ovenstående er gjort, så har du sat en prisgruppe og en salgspris på en vare. SÅDAN FLYTTER DU VARER MELLEM LOKATIONER 1. Gå i Lager/Dagligt -> Indtast kladde og vælg en kladde 2. Udfyld som minimum følgende felter a. Dato: Den dato flytningen skal bogføres med b. Lagertype: Vælg Flytning c. Varenummer: Skriv er varenummer eller vælg et ud fra listen med ALT+H d. Antal: Skriv det antal du vil have flyttet og huske at skrive minus foran e. Lokation: Hvis varerne ikke er registreret på en lokation, men skal tilknyttes en lokation, skal du ikke udfylde noget i feltet. Er varerne registreret skal du udfylde navnet hvorpå varen er registreret. Få en liste frem med ALT+H f. Til lok: Angiv navnet hvorpå varerne skal flyttes hen. Få listen frem med ALT+H 3. Fra sidemenuen vælger du Check kladde (ALT+L) Side 18 af 26

19 4. Er kladden OK vælger du Fortsæt (ALT+F) Er kladden ikke OK, godkender du fejlen med F3 og retter fejlen. Fortsæt fra punkt 3 5. Fra sidemenuen vælger du Udskriv kladde (ALT+R) 6. Fra sidemenuen vælger du Bogfør (ALT+B) Gå i Lager/Tilpasning -> Kladdenavne 1. Tast F2 for at oprette en ny kladde 2. Udfyld følgende felter: 3. Navn: Giv kladden et navn SÅDAN OPRETTER DU LAGERKLADDER a. Betegnelse: Angiv hvad du skal bruge kladden til b. Ibrug: Her skal du vælge Åben c. Bruger: Feltet skal ikke udfyldes, da C5 selv gør dette d. Minimum: Skriv det mindste bilagsnummer du vil bruge i kladden e. Maximum: Skriv det højeste bilagsnummer du vil bruge i kladden f. Bilag: Skriv det første bilagsnummer du vil benytte i kladden g. Kladdetype: Her skal du vælge typen Kladde for at kunne benytte den, da den ellers er låst af systemet. h. Gem: Hvis du sætter flueben her, vil indholdet af kladden blive stående når du bogfører, så du kan bruge kladden gang på gang i. Balance: C5 bruger dette felt til at oplyse balancesummen fra kladden. Derfor skal der ikke gøres noget ved dette felt 4. Når kladden er oprettet godkendes med F3 5. Gå i Lager/Dagligt -> Indtast kladde for at åbne kladden SÅDAN OPRETTER DU PRISGRUPPER I denne guide vil jeg gennemgå hvordan man opretter prisgrupper i Microsoft C5. Prisgrupper benyttes til at angive priser for varer i lagerkartoteket. Udover at styre priserne kan de også benyttes hvilke priser der gælder for en bestemt debitor, ved at angive prisgruppen på debitoren. For at oprette en prisgruppe skal du gøre følgende 1. Først skal du gå til Lager / Tilpasning > Prisgrupper 2. Her taster du F2 for at oprette en ny prisgruppe 19

20 3. I den nye prisgruppe skal du udfylde følgende felter a. Gruppe - Her angives en titel til gruppen, eksempelvis engros b. Gruppenavn - Her angives gruppens navn, eksempelvis Salgspriser engros c. M - Hvis der er flueben i M defineres priserne i lagerkartoteket inkl. Moms. d. 1 - Her angives hvordan afrunding skal foregå fra 0,00 til 0,99 kr. e Her angives hvordan afrunding skal foregå fra 1,00 til 9,99 kr. Når du har oprettet en gruppe kan du trykke F3 for at gemme og forlade gruppe billedet, eller trykke F2 for at gemme og oprette en ny gruppe. SÅDAN OPRETTER DU RABAT GRUPPER For at bruge rabatgrupper, kræver C5 at du har koden til Rabatkartoteket, da den giver ret til varesalgsrabatter og varekøbsrabatter. Desuden kræves det at man bruger lager-, debitor- og kreditorkartotekerne, da rabataftalerne oprettes med udgangspunkt i disse. 1. Gå i Lager/Tilpasning -> Rabatgrupper 2. Tast F2 for at oprette en ny gruppe 3. Udfyld felterne a. Rabatgruppe: Angiv et navn f.eks. Privat, Grossist eller lignende b. Bemærkning: Angiv et mere uddybende navn eller skriv en eventuel bemærkning til gruppen 4. For hver gruppe gentages punkt 3 5. Godkend med F3 SÅDAN RESERVERER DU STYKLISTER I denne guide vil jeg gennemgå hvordan man reserverer styklister og hvordan det fungerer sammen med ordre i Microsoft C5. Ordrens status Hvis ordren har status reserveret og man lægger en stykliste på en ordrelinje, så vil det kun være selve styklisten der bliver reserveret og ikke de undervarer der måtte være på den. Eksempelvis hvis du har en stykliste der hedder Stykliste1 og den indeholder Vare1 og Vare2, og du så lægger Stykliste1 på en ordrelinje, så vil det kun være Stykliste1 der bliver reserveret og ikke Vare1 og Vare2. Reservering af styklister For at reservere alle varene på en stykliste skal man gøre følgende: Side 20 af 26

21 Først skal du gå til Lager / Periodisk > Opdater Stykliste og her bliver du mødt af en boks hvor du kan afgrænse på bestemte varer/styklister. Når boksen er udfyldt skal du trykke på OK og der kommer et skærmbillede frem hvor du skal udfylde følgende felter Overfør til lagerkladde: Her skal du angive hvilken lager kladde reservationen skal overføres til Max. antal niveauer: Her skal du angive hvor mange niveauer i styklisten der skal reserveres. 0 betyder alle. Lokation for tilgang: Her skal du vælge hvilken lokation der skal benyttes hvis der er tale om en tilgang af styklister Opdatering: Her skal du vælge hvilken slags opdatering der er tale om, i dette tilfælde skal der vælges Reserver. Afdeling: Skal kun udfyldes hvis du benytter Afdeling Bærer: Skal kun udfyldes hvis du benytter Bærer Formål: Skal kun udfyldes hvis du benytter Formål Hvis disponible: Hvis der er flueben reserveres der kun de varer der er disponible på lageret Skriv START: Her skal du skrive START for at kunne trykke på OK Når de ovenstående felter er udfyldt kan der trykkes OK og der vil komme en boks frem hvor du skal angive hvor mange af styklisten der skal reserveren og hvilke bilagsnummer den skal have. Når det ovenstående er klaret vil undervarene på styklisterne være reserveret og stå i den valgte lagerkladde, her kan de eventuelt bogføres eller slettes alt efter hvad der passer i arbejdsgangen. 21

22 ORDRE GUIDES SÅDAN BENYTTER DU ORDREKLADDER I denne guide vil jeg gennemgå hvordan du benytter ordrekladder. For at benytte ordrekladder skal du gøre følgende: 1. Gå i Ordre/Dagligt -> Indtast kladdde 2. Vælg den ønskede kladde og tast Enter 3. Udfyld følgende felter som minimum Nummer, Varenummer, Antal og Pris 4. Gå til næste linie med F8 eller Pil Ned 5. I sidemenuen vælges Check kladde (ALT+L) 6. Hvis der er fejl retter du dem 7. I sidemenuen vælges Udskriv (ALT+R) 8. I sidemenuen vælges Bogfør (ALT+B) 9. I boksen Er ordrekladden udskrevet sætter du et flueben og taster OK 10. Luk med F3 SÅDAN FAKTURERER DU GENNEM ORDREMODULET I denne guide vil jeg gennemgå hvordan du fakturerer gennem ordremodulet. For at fakturerer gennem ordremodulet skal du gøre følgende: 1. Gå i Ordre/Kartotek -> Ordre 2. Det nummer du ønsker faktureret, indtastes i feltet Nummer. For at se en liste over aktive ordrer skal du taste ALT+H 3. I sidemenuen vælges Fakturering (ALT+F) 4. I metode har du følgende valgmuligheder a. Følgeseddel: Hvis du vælger følgeseddel, faktureres det antal der er følgeseddelsleveret b. Lever nu: Hvis du vælger lever nu faktureres det antal der står i lever nu feltet på ordrelinien c. Bekræft: Hvis du vælger bekræft kommer der en boks og spørger hvor mange stk. du ønsker at fakturere pr. ordrelinie 5. I fakturadato vælger du datoen for fakturaen og dens posteringer 6. I udskriv nu sættes flueben, hvis du ønsker at få fakturaen udskrevet nu 7. Tryk Ok Side 22 af 26

23 SÅDAN OPRETTER DU FASTE ORDRE Hvis du har en kunde der køber de samme varer gang på gang, kan du bruge faste ordre, da ordren inkl. Ordrelinierne forbliver i Ordrekartoteket. Også selvom ordren tidligere er faktureret. 1. Gå i Ordre/Kartotek -> Ordre 2. Opret en ny ordre med F2 3. Vælg den ønskede debitor og tast Enter 4. I feltet Beholdning vælger du Fast Ordre 5. I sidemenuen vælger Linier (ALT+L) 6. Udfyld Varenummer, Antal og pris som minimum 7. Gå til næste linie med F8 eller Pil Ned og gentag indtil alt er indtastet 8. Godkend med F3 23

24 INDKØB GUIDES SÅDAN BENYTTER DU INDKØBSKLADDER For at benytte indkøbskladder skal du gøre som følger: 1. Gå i Indkøb/Kartotek -> Indtast kladde 2. Vælg en kladde og tast Enter 3. Udfyld som minimum disse felter: 4. Nummer, Varenummer, Antal og Pris 5. Gå til næste linie med Pin ned eller F8 6. I sidemenuen vælger du Check kladde (ALT+L) 7. Hvis der er fejl retter du disse 8. I sidemenuen vælger du Udskriv (ALT+R) 9. I sidemenuen vælger du Bogfør (ALT+B) 10. I boksen Er indkøbskladderne udskrevet sætter du flueben og vælger OK 11. Luk med F3 SÅDAN LAVER DU EN KØBSFAKTURA For at lave en købsfaktura skal du gøre følgende: 1. Gå i Indkøb/kartotek -> Indkøb 2. Indtast det indkøbsnummer der skal faktureres i feltet Nummer. Få en liste frem med ALT+H 3. Fra sidemenuen vælger du Købsfaktura (ALT+K) a. I Metode har du følgende valgmuligheder b. Følgeseddel: Hvis du vælger følgeseddel, faktureres det antal der er følgeseddelsleveret c. Modtag nu: Hvis du vælger modtag nu, faktureres det antal det står i modtag nu feltet på indkøbslinien 4. Bekræft: Hvis du vælger bekræft, kommer der en boks og spørger om hvor mange stk. du ønsker at indtaste pr. indkøbslinie 5. I udskriv nu sættes flueben, hvis du ønsker at få fakturaen udskrevet nu 6. I feltet faktura indtaster du fakturanummeret og vælger OK 7. I feltet skriv til vælger du om der skal skrives til printer eller skærm mm. og vælger OK Side 24 af 26

25 For at oprette et indkøb skal du gøre følgende 1. Gå i Indkøb/Kartotek -> Indkøb 2. Tast F2 for at oprette et nyt indkøb SÅDAN OPRETTER DU EN INDKØB 3. Vælg den kreditor du skal bruge og tast Enter 4. Fra sidemenuen vælger du Linier (ALT+L) 5. Udfyld som minimum Varenummer, Antal og Pris 6. Gå til næste linie med F8 og gentag til alt er udfyldt 7. Godkend med F3 8. Fra sidemenuen kan du nu udskrive via forespørgsel, rekvisition, varemodtagelse og købsfaktura SÅDAN OPRETTER DU FASTE INDKØB Hvis du køber den samme vare eller ydelse hos den samme leverandør ofte, kan du bruge faste indkøb. Indkøbet bliver nemlig ved med at eksistere i indkøbskartoteket, selvom købet er blevet faktureret. 1. Gå i Indkøb/Kartotek -> Indkøb 2. Tast F2 for et nyt indkøb 3. Vælg den ønskede kreditor og tast Enter 4. I feltet Beholdning vælger du Fast indkøb 5. I sidemenuen vælger du Linier (ALT+L) 6. Som minimum skal du udfylde Varenummer, Antal og pris 7. Gå til næste linie med F8 og gentag indtil alt er indtastet 8. Godkend med F3 SÅDAN REGISTRERER DU EN VAREMODTAGELSE I denne guide vil jeg gennemgå hvordan du laver en varemodtagelse i Microsoft C5 For at lave registrere en varemodtagelse i Microsoft C5 skal du gøre følgende: Først skal du finde det indkøb der skal registreres varemodtagelse på. Det gør du ved at gå til Indkøb/Kartotek her kan du enten taste nummeret på det indkøb det drejer sig om eller trykke F4 for at søge efter det. Når du har fundet indkøbet gøres følgende: 1. Tryk på knappen Varemodtagelse i menuen til højre 2. Herefter skal følgende felter udfyldes: 25

26 a. Opdater Alt: Alle varer på indkøbet registreres som værende modtaget. Modtag nu: Kun det antal der står i feltet modtag nu på indkøbslinjerne registreres som modtaget Bekræft: Hvis denne metode vælges skal der bekræftes antal der modtages pr. linje b. Udskriv Nu Hvis der er sat Ja (flueben) udskrives modtagesedlen nu, men eller bogføres der uden at udskrive modtageseddelen 3. Herefter fremkommer en dialogboks hvor følgeseddelsnummeret skal udfyldes. Når dette er gjort trykkes der OK og så vælges der om der skal udskrives til printer eller skærm. Når du har gjort ovenstående har du lavet en varemodtagelse. Side 26 af 26