Finans Grundmodul Brugervejledning Finanskontokort

Transkript

1 NEMT OG EFFEKTIVT - Ejendomsadministration Finans Grundmodul Brugervejledning Finanskontokort BOULEVARDEN 19E 7100 VEJLE LERSØ PARKALLE KØBENHAVN Ø TLF

2 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse... 2 Finans Finanskontokort... 3 Kontokort - top... 3 Kontokort - posteringer... 8 Kontokort - bund Mappen Filter Mappen Pivot af 20

3 Finans Finanskontokort Beskrivelse af kontokortet er i nedenstående delt op i 3 punkter. 1: Kontokort - top 2: Kontokort - posteringer 3: Kontokort - bund Kontokort - top Indtast finansenhed- og kontonummer i felterne Finansenhed og Konto. På knappen finansenheder og konti. Søgedialogen kan også aktiveres med F3. Se brugervejledningen Brugergrænseflader_BRUGER for individuel opsætning af søgedialogen. kan der søges i både 3 af 20

4 I feltet Dato vælges den periode kontokortet ønskes vist for. Under Filer - Indstillinger kan der indsættes defaultværdier (Datoformler) - se brugervejledning Finanskontokort_SUPER. Datoerne i parentes er finansenhedens regnskabsår. På de små pil-knapper, kan der bladres år frem eller tilbage i forhold til det indtastede datointerval. Hvis der sættes markering i Ultimo saldo vises periodens saldo ud for linjen med ultimosaldo. 4 af 20

5 Ved markering i feltet Saml fordelinger, vises de poster som er en del af en fordelingsnøgle. Der kan laves en opsætning under Filer/Indstillinger, således denne markering altid er sat. Se brugervejledning Finanskontokort_SUPER. Ved markering i feltet Momsposter vises momsposteringer på kontokortet. Momsposteringerne har en anden farve end de almindelige posteringer, farven kan vælges under Filer - Indstillinger. Se brugervejledning Finanskontokort_SUPER. Ved markering i feltet Momsdata vises flere kolonner med oplysninger om moms, nettobeløb, ej afløftet moms osv. 5 af 20

6 Ved markering i feltet Dimensioner, kan du få en udvidet visning af dimensioner og totaler ved flere samtidige dimensioner på finanskontokortet. På knappen Vælg dim vælges de ønskede dimensioner, der efterfølgende automatisk vises som nye kolonner på kontokortet. Bemærk denne opsætning gemmes ikke. Under Info (i kontokortets øverste højre hjørne) kan der vælges visning af yderligere informationer om de enkelte posteringer. Som udgangspunkt står markeringen altid i Ingen, således et almindeligt kontokort vises. Flyttes markeringen til Posteringer vil der i højreside vises et billede med blandt andet oplysninger om, Transaktions ID, KørselsId, Bogføringsdato, Bilagsnr., Journalnr., hvem posten er oprettet af og hvornår. 6 af 20

7 Sættes markeringen til Fordelinger og brugeren står på en post, hvorpå der er anvendt en fordelingsnøgle, vises fordelingen i dette billede. (Det kræver modulet Automatiske fordelinger for at kunne lave sådanne posteringer). Flyttes markeringen til Dimension vises de dimensioner som eventuelt er oprettet sammen med posten. En dimension kan f.eks. være et lejernr., lejemålsnr., ejendomsnr. eller kreditornr. Men det kan også være en valgfri dimension (dette kræver dog modulet dimensioner). Ved markeringen til Budgetsaldi vises de budgetsaldi som er lagt ind for det angivne datointerval som er valgt i dato. Det aktive budget findes automatisk, men andre budgetter kan vælges via søgedialogen i Alias. 7 af 20

8 Kontokort - posteringer Ved at klikke på det lille ikon i øverste venstre hjørne, kan brugeren vælge hvilke felter, der ønskes vist på kontokortet. Sæt markering i de felter der ønskes vist. Rækkefølgende af kolonnerne kan ændres ved at klikke på en overskrift og trække den hen til den ønskede placering. 8 af 20

9 I kolonnen Scan vises forskellige ikoner afhængigt om der er noter, indscannede bilag eller begge dele på posteringen. Note Note og indscannet bilag Indscannet bilag Ved at højreklikke på en postering på kontokortet vises forskellige funktioner. Funktionerne Vis finanspostering, Vis check, Note og Vis scan viser scan, noter og yderligere information om posteringen. Omposteringsworkflow (Ctrl+O) bruges til at lave et omposteringsworkflow, se brugervejledning Workflow_BRUGER. Generelt for ompostering betyder det, at posteringen/posteringerne hentes ind i den valgte bogføringskladde med modsat fortegn. Kladden kan færdigtastes og bogføres. Programmet foreslår som standard den bogføringsdato, der er på den oprindelige postering. Hvis en milepæl spærrer for bogføringen, bliver bogføringsdatoen ændret til den førstkommende mulige bogføringsdato, dog højst til dags dato. Bogføringsdatoen kan naturligvis også ændres manuelt, hvis en helt anden bogføringsdato ønskes. 9 af 20

10 I nedenstående eksempler, er der valgt at ompostere posten , AB renovation, debet kr ,00. Ved at vælge Omposter post er det kun den valgte postering, der foreslås omposteret. 10 af 20

11 Omposter transaktion laves forslag til ompostering af transaktionen - det vil sige det pågældende bilag (postering og modpostering). Omposter kørsel laver forslag til ompostering af ALLE de posteringer, der blev lavet i samme kørsel, det vil sige samme oprindelige bogføringskladde. 11 af 20

12 Deaktiver optimeret visning. Hvis afgrænsningen på kontokortet finder mere end 100 poster, f.eks. 250 poster, så vil systemet af hensyn til hastigheden, kun vise de 100 sidste/nyeste poster. Hvis der er behov for at se de ældste poster på kontokortet, og derfor scroller op/ned, så indlæser og viser systemet automatisk de poster der manglede at blive vist. Dette er ikke noget brugeren umiddelbart lægger mærke til, men hvis der er brug for at ompostere nogle poster, hvoraf den ene post er en af dem der vises fra starten, og den anden post er en af dem der indlæses og vises fordi der scrolles, så vil dette ikke kunne lade sig gøre, og brugeren får derfor besked om at skulle deaktivere optimeret visning. Denne indstilling bliver IKKE gemt, når kontokortet lukkes ned efterfølgende. Send mail kan bruges til at sende kontokort via mail-guiden. Se brugervejledningen Mailguiden_BRUGER. Tilpas kolonner laver automatisk tilpasning af kolonnebredden på kontokortet. Marker alt markere alle de viste posteringer på kontokortet. Kopier alt til benyttes til at kopiere alt til Udklipsholder, Excel eller Word. Kopier markeringen til benyttes til at kopiere de markerede poster på kontokortet til Udklipsholder, Excel eller Word. Vis udskrift giver mulighed for at få vist udskrift af de viste posteringer. Udskriv giver mulighed for at få udskrevet de viste posteringer. Gem til fil giver mulighed for at få gemt de viste posteringer i et Excel-dokument, Html-dokument, Tekstdokument eller Xml-dokument. Kontokort - bund Nederst på kontokortet findes følgende knapper: Ved tryk på knapperne <Enhed og Enhed> kan der bladres henholdsvis frem og tilbage i finansenhederne på den valgte konto. Ved tryk på knapperne <Konto og Konto> bladres frem og tilbage på konti i den valgte finansenhed. Hvis der i Filer - Indstillinger - Finans - Finanskontokort er markering i feltet Skift til finanskontokort med bevægelser ved bladring, vil systemet finde næste konto med bevægelse, det vil sige at konti uden bevægelser bliver sprunget over. Ved tryk på knappen Opdater, vises kontokortet, benyttes eksempelvis hvis datoafgrænsningen ændres. 12 af 20

13 Ved tryk på knappen Følg transaktion er det muligt at følge revisionssporet. Der er flere muligheder at vælge imellem: Ved Følg transaktion, som også er den funktion, der aktiveres ved blot at trykke på selve knappen, fås et nyt billede op som viser, hvor mange finansposter samt f.eks. boligposter, kreditorposter mv. der er lavet sammen med den pågældende postering. 13 af 20

14 De viste eksempler tager udgangspunkt i posteringen debet kr ,00. Posteringen består som vist af 3 boligposteringer og 4 finansposteringer. Ved at stille sig på enten Bolig eller Finans og herefter trykke Vis Spor fås et nyt kontokort frem, der viser eksempelvis de 3 boligposterne. Der kan laves individuel tilretning af skærmbilledet, se brugervejledningen Brugergrænseflader_BRUGER for yderligere information. Ved at vælge Vis Spor på finansposter, vises de 4 finansposteringer, der er i transaktionen. 14 af 20

15 Derudover er det muligt at vælge kun at følge f.eks. Kørsel, Bilagsnummer, Eksternt bilagsnummer, Følg exportspor, Journalnummer, Rekvisition og BS plus aftale. Hvis posteringen er bogført via en rekvisition er det muligt at komme til at se rekvisitionen, ved at vælge Rekvisition (dette kræver modulet rekvisition). Hvis man har modulet workflow og vælger Vis Scan, kan det indscannede bilag ses. Ved tryk på Vis Note vises den note, der kunne være knyttet op til bilaget. Dette kræver ligeledes modulet workflow. 15 af 20

16 Ved tryk på Vis Emne vises indscannede dokumenter, som er lagt ind via modulet indscanning og dokumenthåndtering. Ved tryk på Søg startes den søgedialog op, som også findes under Generelt - Posteringssøgning. Søgedialogen er udfyldt med samme datoafgrænsning, som der er på det kontokort søgedialogen kaldes fra. Det samme gør sig gældende med finansenhedsnummeret og kontonummeret. Her kan søges i blandt andet finansposteringer, boligposteringer, kreditor, debitor, budget og workflow. Som udgangspunkt står den altid markeret i finans. Alt efter hvilken type søgning man vælger vil der være forskellige afgrænsnings muligheder. Det anbefales, at afgrænse så meget som muligt, da det vil gøre søgetiden kortere. Ved tryk på knappen Udskriv i bunden af kontokortet, kan det aktuelle kontokort udskrives. 16 af 20

17 Mappen Filter Under mappen Filter kan der afgrænses yderligere på kontokortet. F.eks. hvis man kun ønsker at se poster, hvor beløb er større end ,00 kan afgrænsningen laves således: og kontokortet vil komme til at se således ud, med information om at kontokortet er filtreret: 17 af 20

18 Mappen Pivot På mappen Pivot findes en pivottabel med rækker og kolonner. Ved at højreklikke i på den linje, der ligger lige under filterlinjen og vælge Vis feltliste, fås en oversigt over alle de felter, der kan tilføjes pivottabellen. 18 af 20

19 I nedenstående eksempel er felterne År og Kvartal trukket ind i pivottabellen og der kan nu afgrænses på dem. De tilgængelige dimensioner er de samme, som der aktuelt er valgt som kolonner på selve kontokortet. Ved at højreklikke på et af beløbene, kan datagrundlaget blive vist i bunden af skærmbilledet. 19 af 20

20 I datagrundlaget kan der nu højreklikkes og vælge Kopier til Excel-format eller Kopier til PDF fil. Hvis det vælges at kopiere til Excel, skal Excel programmet åbnes manuelt og det kopierede skal sættes ind manuelt (f.eks. med Ctrl + V). Hvis der på selve kontokortet er markering i vis momsoplysninger, vil disse kolonner også være tilgængelige i kolonneoversigten. Der tages kun hensyn til posteringer i den valgte periode, og dermed ikke til nogen primo saldo, da den er tænkt som specifikation af periodens udgifter fordelt på konkrete dimensioner. 20 af 20