Unitel til pc Brugervejledning

Transkript

1 Unitel til pc Brugervejledning

2 Indhold Om vejledningen... Adgangskontrol... Bruger... Adgangskode... Krypteringsnøgler... Betalinger... Opret betalinger... Vælg betalingstype... Gem som standardbetaling... Benyt standardbetalinger... Import af fil fra bogføringsprogram... Behandling af betalinger Tilbagekald betaling... Status på betalinger... E-faktura... Behandling af e-faktura... Information om bankkonti... Posteringer og Saldi... Indbetalingskort... Tøm postkasse... Når kommunikationen er afsluttet... Produktparametre Automatisk udskrivning og/eller eksport.... Opsætning af produktparametre..... Manuel udskrivning og/eller eksport Indbetalingskort... Posteringer og saldi Bankoverførselsadvis... Oprydning i databaser... Fejl ved opstart af Unitel til pc... Genvejstaster i Unitel til pc... Hjælp... Hvor kan du hente hjælp?... Unitel Hotline... Åbningstider i Hotline

3 Om vejledningen Denne brugervejledning gælder for Nordea Bank Danmark A/S (i det følgende kaldet Nordea eller banken). Vejledningen er tænkt som et hjælpemiddel, når du arbejder med programmet Unitel til pc - enten som vejledning i, hvordan en funktion udføres, eller som tjekliste. Emnerne er opdelt i en brugervenlig rækkefølge. Indholdsoversigten er forsynet med links, så du hurtigt kan klikke frem til det emne eller den funktion, du ønsker beskrevet. Vejledningen er et supplement til den hjælp, der er en integreret del af Unitel-programmet. Sidst i vejledningen findes information om, hvordan du kan få hjælp i programmet og via Unitel Hotline. Har du brug for hjælp til Unitel Online, ligger der en separat vejledning her på hjemmesiden Brochurer og vejledninger. Adgangskontrol Bruger XXXXXXXXXX Indtast evt. initialer eller fornavn (max. 10 bogstaver). Adgangskode Skal bestå af 6 til karakterer, starte og slutte med bogstaver og indeholde mindst ét tal - fx ADMADM. Krypteringsnøgler Nye krypteringsnøgler, som modtages fra banken, skal indtastes senest 45 dage efter aktiveringsdatoen. Krypteringsnøglerne er opdelt i del 1 og del 2. Indtastning af nøglerne sker ved, at modtagere/nøgleindtastere af nøglebreve indtaster hver deres del i Unitel til pc. Hjælp til indtastning af nøgler findes under Hjælp, Sådan indtastes krypteringsnøgler. Betalinger Opret betalinger Indenlandske Udenlandske Request for Transfer Vælg betalingstype Afhængig af den valgte betalingstype udfyldes: Modtagers navn (alle oplysninger på modtager, dog min. linjer ved udenlandske overførsler) Konto-/Kreditor-/Gironummer Tekstkode/Kortartkode Overførselsdato Beløb Afsenderkonto (den konto, hvor beløbet hæves) Egen reference (referenceteksten, som ønskes på kontoudskrift). Gem som standardbetaling Højreklik på den åbne betaling og vælg Gem som standardbetaling. Skriv søgenavn Klik OK.

4 Benyt standardbetalinger Vælg den ønskede betaling og udfyld herefter de manglende oplysninger, fx feltet Meddelelse til modtager og Dato Beløb Overførselsdato Klik OK. NB! Se evt. i menuen Hjælp og Opret betalinger fra A-Z. Import af fil fra bogføringsprogram Vælg Betalingsoversigt Vælg Filer Vælg Import for at starte import. Opsætning af importparametre (skal gøres én gang pr. bruger): Marker det valgte format - klik på standard for at gemme valget Klik på Åbn - tjek importparametre (filnavn, filtype m.m.) Klik OK, når opsætningen er på plads. Behandling af betalinger Betalingsoversigten er åben på skærmen, når betalingerne er indtastet. Vælg fanebladet Åbne: Højreklik og vælg Marker alle (Evt. udskriv) Vælg Kvitter Vælg den bruger, som skal kvittere Tast personlig kode (6 tal), vælg kvitter og send. Hvis der er to, der skal kvittere: 1. bruger: Vælg Kvitter og Gem 2. bruger: Klik på fanebladet Kvitterede, højreklik og vælg den bruger, som skal kvittere Tast personlig kode, vælg Kvitter og Send. Ved Kvitter og Send klargøres betalingerne og flyttes til fanebladet Under udførelse. Programmet kontakter selv Nordea, betalingerne overføres, kuverterne åbnes, og betalingerne får et grønt hak. Samtidig kommer et statusbillede, som viser antal afsendte betalinger og evt. fejlbehæftede betalinger. Herefter lukker kommunikationen automatisk. Når en fejlbehæftet betaling skal rettes: Dobbeltklik på betalingen under fanebladet Fejlbehæftede (fejlmeddelsen kommer frem) Klik OK Ret betalingen (klik OK og betalingen flyttes fra fanebladet Fejlbehæftede til fanebladet Åbne) Kvitter og send betalingen igen. 4

5 Masseredigering af fejlbehæftede betalinger (fx på grund af forkert personlig kode): Klik med højre musetast, når du er i fanebladet Fejlbehæftede Vælg Marker alle Klik med højre musetast Vælg Masserediger Skriv det, der skal rettes, i redigeringsparameteren Klik OK, hvorefter betalingerne rettes og flyttes til fanebladet Åbne Kvitter og send betalingerne igen. Når postkassen tømmes dagen efter, at betalingen er hævet på virksomhedens bankkonto, flyttes betalingerne til fanebladet Historik. Tilbagekald betaling En betaling, der er modtaget af Nordea, kan tilbagekaldes før cut-offtidspunktet (på betalingsdatoen) for den pågældende betalingstype (se prislisten "Betalinger via Unitel" ). Tilbagekaldelse af udenlandske betalinger skal ske dagen før. Hvis det er på udførsels-/betalingsdagen, kontaktes Unitel Hotline. Vælg Unitel online Tryk <Enter> i skærmbilledet med HOT NEWS Skriv BETA i feltet Billedvalg og tryk <Enter> Tast personlig kode (6 tal), tryk <Enter> Vælg pkt. 2 Forespørgsel på betalinger og tryk <Enter> Indtast evt. overførselsdato, tryk <Enter> Skriv T ud for betalingen, tryk <Enter> (du kan bladre ved hjælp af F1 og F2) Bekræft tilbagekaldelsen ved at trykke <Enter> (se vejledning i bunden af skærmbilledet) Tjek, at betalingen får status TK. Status på betalinger Betalingen bliver - dagen efter, når postkassen tømmes - flyttet til fanebladet Historik med "tilstanden" Tilbagekaldt. FEJLBEHÆFTEDE Fejlbehæftet betaling. ÅBNE Oprettet, men ikke kvitteret betaling. KVITTEREDE Færdigkvitteret betaling (klar til afsendelse).? Delvis kvitteret (betaling mangler en af to kvitteringer). UNDER UDFØRELSE Mangler kvittering (betalingen mangler en eller begge kvitteringer). Skal færdigkvitteres via Unitel Online. Klargjort (men endnu ikke modtaget af Nordea). Modtaget af Nordea. HISTORIK Udført betaling. 5

6 Tilbagekaldt betaling via online. Annulleret betaling (ikke modtaget af Nordea). E-faktura Unitel til pc indlæser virksomhedens e-faktura-betalinger (kræver, at programmet er sat op til at kunne indlæse e-faktura'er). Alle e-faktura-betalinger indlæses i betalingsoversigten under fanen E-faktura. E-faktura-betalinger får status Indlæst eller Indlæst med fejl. Behandling af e-faktura Åbn en betaling, ret eventuelle fejl og klik OK. Betalingen findes nu under fanen Åbne. Du kan også behandle alle betalinger på én gang: Marker alle e-faktura-betalinger ved at vælge Rediger og Marker alle Er betalingerne indlæst korrekt, vælges Betalinger og Godkend e-faktura. Betalingerne flyttes nu til fanen Åbne Er betalingerne indlæst med fejl, og fejlen fx er forkert afsenderkonto og/eller forkert dato, vælges Betalinger og Masseredigering*. Vær opmærksom på, at hvis betalinger stadig er fejlbehæftede, skal de rettes enkeltvist: Betalingerne flyttes til fanen Åbne, når alle fejl er rettet Kvitter og send dine betalinger til Nordea, som du behandler andre betalinger. * Se også side 5, andet afsnit, om masseredigering af fejlbehæftede betalinger. Information om bankkonti Posteringer og Saldi Hvis virksomheden er tilmeldt Posteringsdata, kan du ved postkassetømning - enten manuelt ved Tøm postkasse eller automatisk, når du sender betalinger - modtage gårsdagens posteringer og saldi på tilmeldte konti. Vælg Posteringer og saldi. Eksempel: Vælg Postkassetømning Klik OK. Dobbeltklik på en konto, og gårsdagens posteringer og saldo vises. Man kan herefter vælge at udskrive posteringerne, evt. automatisk ved at vælge stamoplysninger - produktparametre og sætte en markering ( * ) i behandling efter postkassetømning. Aktuel saldo og dagens posteringer fås ved at: Vælge Posteringer og saldi Marker konti. Klik på Send. 6

7 Dagens posteringer ses ved at dobbeltklikke på kontoen, mens den aktuelle saldo vises i oversigten Posteringer og saldi. Ønskes kun saldo eller kun Dagens poster: Vælg Konti Vælg Dagens poster eller Saldoforespørgsel. Under Poster, advis og saldi er der en ny kolonne, kaldet Advis. Er den udfyldt for en konto, betyder det, at der er kommet en meddelelse sammen med overførslen. Meddelelsen kan ses ved at markere kontoen og klikke på Bankoverfør. advis. Klikkes på knappen Posteringer, kan du - i vinduet Kontoposteringer - se de posteringer, der er på kontoen - inklusive de tilhørende meddelelser. Indbetalingskort Er virksomheden tilmeldt advisering af indbetalingskort via Unitel, kan du efter postkassetømning - enten manuelt eller automatisk - udskrive adviseringer af nye indbetalingskort og/eller danne en fil til udlæsning / eksport. Tøm postkasse Vælg Tøm postkasse Klik OK. Ved manglende opdatering, skal man vælge: Kommunikation, Tøm postkasse, Tøm alt - eller kontakt Unitel Hotline. Når kommunikationen er afsluttet Vælg Indbetalingskort. Dobbeltklik på et kreditornr., og adviseringsoversigt vises. Produktparametre Automatisk udskrivning og/eller eksport Efter tømning af postkassen har du mulighed for automatisk at udskrive og eksportere de data, der netop er hentet i postkassen. Det gælder data for betalingsadvisering, posteringsdata, indbetalingskortadvisering og bankoverførselsadvis. Derudover kan du vælge at få genbehandlet data. Det kan der være behov for, hvis printeren fx har været ude af drift. Opsætning af produktparametre 1. Vælg Stamoplysninger, Produktparametre 2. Marker feltet Automatisk behandling efter postkassetømning. Vælg herefter de enkelte produkter via fanerne, fx Indbetalingskort 4. Start med at markere feltet Behandling ønskes 5. Marker, om der skal eksporteres eller udskrives - eller begge dele. Både ved eksport og udskrivning er det muligt at vælge andre formater ved at åbne listeboksen. Under knappen Indstillinger vælges stien til eksportfilen. Her vælges også at overskrive filen, hvis den eksisterer i forvejen. Endelig kan Indstillinger bruges til at vælge en bestemt printer.

8 Manuel udskrivning og/eller eksport Indbetalingskort I billedet Indbetalingskort markeres de ønskede adviseringer - evt. ved hjælp af knappen Kriterier. Derefter vælges Filer, Udskriv - eller Filer, Eksport. Det er også muligt at udskrive/eksportere adviseringer på kreditorniveau: I billedet, hvor kreditornumrene er listet, markeres de aktuelle numre. Herefter væles Filer, Udskriv eller Filer, Eksport. Der er mulighed for at indtaste et datovalg. Bemærk: Der eksporteres altid kun til én fil, selv om flere kreditornumre er markeret. Posteringer og Saldi I billedet Kontoposteringer markeres de ønskede posteringer, evt. ved hjælp af knappen Kriterier, hvorefter vælges Filer, Udskriv - eller Filer, Eksport. Man kan også vælge at udskrive/eksportere på kontoniveau: I billedet Posteringer og saldi markeres den konto/de konti, som ønskes udskrevet/eksporteret. Herefter vælges Filer, Udskriv - eller Filer, Eksport. Der er mulighed for at indtaste et datointerval (når Vis detaljer er markeret, udskrives posteringerne med alle referencelinjer). Ønskes samtlige konti med saldi på ét udskrift, vælges Liste over konti. Bankoverførselsadvis I billedet Bankoverførselsadvis markeres de ønskede advis, eventuelt ved hjælp af knappen Kritierier, hvorefter vælges Filer, udskriv. Det er muligt at eksportere Bankoverførselsadvis: de ønskede advis markeres, eventuelt ved hjælp af knappen Kriterier og vælg Filer, eksport. Oprydning i databaser Standardopsætningen af Unitel gør, at du hver. måned bliver spurgt, om du vil rydde op i databaserne. Oprydning foregår efter indstillingerne i Filer og Oprydning i databaser. Efter oprydning optages stadig plads på harddisken. Dette har indflydelse på databasens størrelse og hermed også på, hvor hurtigt der er adgang til programmets data. For at optimere databasens størrelse og arbejdshastighed anbefaler vi, at der efterfølgende sker en pakning af tabellerne. Pakning kan kun ske, når alle brugere har lukket programmet. Fra Start, Programmer og Unitel til pc vælges Unitel Support Tool: Vælg Hjælpeprogrammer Vælg Dbrepair Vælg Pak alle tabeller. Vær opmærksom på, at pakning kan tage lang tid ved store databaser. Vi anbefaler derfor, at pc en ikke samtidig bruges til andet.

9 Fejl ved opstart af Unitel til pc "Der er ikke adgang til programmets data" Fejlen kan fx skyldes, at en pc er slukket, uden at programmet Unitel til pc er afsluttet. Er du vant til at arbejde med Windows Stifinder/Filhåndtering, kan filer slettes som beskrevet nedenfor. Ellers skal du ringe til Unitel Hotline på Windows 9/2000/NT4.0/XP: Kontroller, at ingen andre bruger Unitel. Derefter: Vælg Start Vælg Søg filer eller mapper I Navn skrives *.lck I Søg vælges Denne computer Marker de fundne *.lck-filer i uniwin og i c:\windows\temp Slet filerne. Fejlmeldingen kan også skyldes forkert opsætning af låsefilens placering. Kontroller, om du kan logge på Unitel, når andre ikke bruger programmet. Hvis nej: Kontakt Unitel Hotline. Hvis ja: Kontroller, at stien for låsefilen er ens på alle arbejdspladser, som benytter Unitel til pc: Log på Unitel Vælg Filer, Indstillinger og Bruger Tilret BDE Netdir, så det peger mod samme fællesdrev som de øvrige arbejdspladser. "Brugeradgangen er låst på grund af forsøg på misbrug Få administrator eller en anden bruger til at låse din adgang op igen: Vælg Stamoplysninger Vælg Brugere Højreklik på den bruger, der er spærret Klik på Fjern brugerlås. Hvis brugeren har glemt sin kode Administrator, eller en brugeradministrator, åbner/logger på Unitel til pc: Vælg Stamoplysninger Vælg Brugere Klik med højre musetast på brugeren og vælg Skift adgangskode. Hvis administrator har glemt sin kode til Unitel til pc Find den 1-cifrede systemadministratorkode og ring til Unitel Hotline på Bemærk: Systemadministratorkoden blev udprintet/skrevet ned, da Unitel til pc blev installeret/genåbnet. Unitel Hotline kender ikke koden. 9

10 Genvejstaster i Unitel til pc ALT + A Alternativ afsender (når en betaling er åben) F Filer B Betalinger K Kommunikation V Vis S Stamoplysninger I Vindue F4 Luk Unitel til pc O Konti CTRL + T Betalingsoversigt I Importer D Indbetalingskort advis K Kvitter S Send C Kopier V Indsæt A Marker alle N Ny E Eksporter R Posteringer og saldi B Søg P Udskriv O Åbn F4 Luk et vindue SPACE Marker/fjern markering DEL Slet 10

11 Hjælp Hvor kan du hente hjælp? 1. Klik på eller vælg menupunktet Hjælp. 2. Tryk F1, når du står i et felt og mangler hjælp til at komme videre.. Ring til Unitel Hotline. Unitel Hotline Når du ringer til support-funktionen, bliver du bedt om at indtaste det -cifrede Unitel-nummer. Unitel-nummeret kan skrives her: Unitel-nummeret kan findes under Hjælp og Unitel Hotline Nordea Bank Danmark A/S, CVR-nr , København Du kan ringe til Unitel Hotline på tlf eller evt. sende en til unitel@nordea.dk. Åbningstider i Hotline Mandag - torsdag kl Fredag kl