Årsafslutning i ectrl

Transkript

1 Årsafslutning i ectrl Denne vejledning er en gennemgang af, hvordan man nemt og bekvemt kommer gennem årsafslutningen i ectrl. Opret nyt regnskabsår Det første man skal foretage sig er at oprette det nye regnskabsår i ectrl. Der er ikke nogen bestemt tidsramme for, hvornår man skal lave det nye regnskabsår, bare det bliver inden, perioden starter. Det nye regnskabsår oprettes under: Økonomi / Opsætning / Perioder / Perioder. Tryk på knappen Opret nyt regnskabsår i periodeoversigten. I skærmbilledet vil ectrl selv foreslå en start og slutdato for det nye regnskabsår slutdatoen kan eventuelt ændres, hvis den ikke er korrekt. Ønsket periodelængde er normalt enheder af 1 Måned det vil sige et regnskabsår, der følger kalenderåret, opdeles i 12 perioder på hver 1 måneds længde. En typisk fejl, brugerne laver i forbindelse med oprettelse af nyt regnskabsår, er at sætte Ønsket periodelængde til 12 måneder. Herved bliver regnskabsåret en lang periode og man får derfor ikke mulighed for at spærre enkelte perioder for bogføring. Enkelte perioder i regnskabsåret kan nemt Spærres for bogføring ved at ændre status på perioden fra Åben til Spærret. Hvis man forsøger at bogføre i en spærret periode, får man en fejlbesked. Man skal herefter åbne perioden igen eller ændre bogføringsdato for, at bogføringen kan lykkes.

2 Det er muligt at ændre status på en periode til Lukket dette skal man være forsigtig med, da en periode, der er Lukket, ikke kan åbnes igen. Benyttelse af Lukket bør kun foretages, når regnskabsåret helt sikkert er lukket og afsluttet, alle efterposteringerne er foretaget, revisor og bestyrelse har godkendt regnskabet! Bemærk: I forbindelse med periodeoprettelsen opretter ectrl en primo periode, som er Lukket og en ultimoperiod,e som er Spærret. Dette er ingen fejl og skal derfor ikke ændres! Bilagsnumre De fleste virksomheder på ectrl fortsætter de eksisterende nummerserier i det nye regnskabsår. Hvis man eksempelvis vil starte fra bilag 1 ved bogføring af daglige bilag i det nye regnskabsår, skal de håndteres således: Der skal oprettes en ny bogføringskladde under: Økonomi / Opsætning / Kladder / Kladdenavne. I dette skærmbillede skal der oprettes en ny kladde til bogføring af bilag i det nye regnskabsår. Kald eksempelvis den nye kladde 2007, således du let kan identificere de forskellige kladder. Opret kladden (CTRL + N) med den samme opsætning som din eksisterende bogføringskladde med én undtagelse, der skal oprettes en ny nummerserie til kladden. I feltet Bilagsserie højreklikkes og fra listen, der åbnes, vælges Gå til hovedtabel. Herefter åbnes et nyt vindue, som viser alle nummerserie i ectrl.

3 Opret en ny nummerserie (CTRL + N), giv den et sigende nummer-id og navn. I feltet Mindste indtastes den første bilagsnummer, som skal benyttes. Værdien i feltet Næste skal have den samme værdi som feltet Mindste ved oprettelse af nummerserien. Ret eventuelt den største værdi bilagsserien må være! På fanebladet Generelt sættes markering i feltet Ubrudt. Tillad eventuelt brugerændring Til lavere nummer og Til højere nummer (brugeren kan overstyre det fortløbende bilagsnummer, som ectrl foreslår i kladden med et højere eller lavere nummer). Luk nummerserievinduet. Tilknyt den nyoprettede nummerserie til kladden og tryk knappen Opret bogføringsjournal.

4 Gå til: Økonomi / Opsætning / Parametre. Feltet Kontroller for benyttet bilag skal have værdien Accepter dubletter eller Afvis kopier inden for regnskabsåret for, at den nye kladde kan benyttes! Andre bilagsserier Det anbefales ikke at ændre i bilagsserier for fakturaer og lignende, da det kan give problemer med identifikation af indbetalinger og godkendelse af bilaget hos kunden. Virksomheder, som benytter ectrl, vil normalt have en funktion til kontrol af fakturanumre aktiveret, hvor et i forvejen benyttet fakturanummer afvises (se: Kreditor / Opsætning / Parametre faneblad Opdateringer i feltet Kontroller benyttet fakturanummer). Funktionen skal sikre, at man ikke fejlagtigt kommer til at bogføre den samme leverandørfaktura to gange. Dan primoposter Allerede på den første arbejdsdag i det nye regnskabsår, anbefales det at foretage kørslen Primoposter i ectrl. Inden kørslen foretages, anbefales det at tjekke opsætningen under: Økonomi / Opsætning / Parametre på fanebladet Finans i sektionen Årsafslutning. Det anbefales, at feltet Slet årsafslutningsposter ved overførsel er aktiveret. Hvis feltet ikke er aktiveret, vil der ved hver årsafslutningskørsel blive posteret ændringer siden sidste primokørsel på samme periode. Dette kan give rigtige mange posteringer og det reelle primopostbeløb svært gennemskueligt. Hvis feltet er aktiveret, slettes den foregående primopost for samme periode, og den nye primopost posteres. Hvis man benytter dimensioner (afdeling, bærer, formål osv.) bør man overveje, om man benytter en specifikation af primoposterne på dimensionerne, da det kan give rigtig mange primoposter.

5 Kørslen primoposter foretages under: Økonomi / Periodisk / Årsafslutning / Primoposter. Hvad gør kørslen Primoposter? Den tømmer alle driftskonti og overfører årets resultat til kontoen for årets resultat under egenkapitalen. Alle driftskonti starter der med nul i det nye regnskabsår. Kontoen for hvor årets resultat skal overføres til, er opsat under systemkonti (Økonomi / Opsætning / Kontering / Systemkonti). På alle statuskonti (aktiver og passiver) overføres beløbene til de nye regnskabsår som en primopost. Så lang tid man stadigvæk bogfører i det gamle regnskabsår, bør man jævnligt foretage kørslen Primoposter. Dan primoposter således: I feltet Slutdato indtastes den sidste dag i regnskabsåret. Det er ikke muligt at komme til at indtaste en forkert dato i regnskabsåret, da ectrlonline validere på, om det er en korrekt dato ifølge den opsætning af perioder, der er i regnskabet. Hvis der i nedenstående eksempel tastes , vil den blive afvist ved aktivering af kørslen, da ultimodato er Statuskonti er normalt Ultimo->Primo for almindelig dannelse af primoposter. Hvis man i stedet ønsker at slette alle primoposter for denne periode, vælges Nulstil. (Hvis eksempelvis virksomheden finder ud af, at regnskabsåret skal forlænges efter den første primoposter har været kørt, skal alle primoposter først slettes med Nulstil, inden perioden for det nye regnskabsår dannes).

6 Konto til overførsel af årets resultat hentes fra opsætningen under systemkonti. Hvis man ønsker et specielt bilagsnummer til primoposterne, kan dette indtastes i feltet Bilagsnummer. Hvis primoposterne ønskes udskrevet, sættes markering i Udskriv oprettede posteringer. Tryk OK for at starte kørslen. Kørslen tager normalt ikke ret lang tid og kan køres lige så mange gange og tit man har lyst til.

7 Sådan kan en primopost se ud: Udskrifter, backup og sletning af regnskabsdata På ectrl foretages der løbende backup - som virksomhed på ectrl skal man derfor ikke foretage sig noget specielt i forbindelse med årsafslutningen. Der bliver ikke slettet regnskabsperioder eller data i forbindelse med årsafslutning. I ectrl er der ingen grænser for, hvor mange regnskabsår, der kan håndteres. Udskrivning af balancer og kontospecifikationer er ikke nødvendig, da dette altid kan foretages, når det er nødvendigt.