Business Intelligence Competency Centers

Business Intelligence Competency Centers Vejen til effektiv udrulning af business intelligence i din organisation Michael Nielsen SAS International

Fokus Baggrund for at etablere et Business Intelligence Compentency Center (BICC) Hvilke funktioner bør et BICC varetage? Hvilke overvejelser bør man gøre sig, før man træffer beslutning om at etablere et BICC Den gyldne checkliste 2

Guidebooks 3

Undersøgelse om BI Competency Centers Feb 2006 4

Gartner on BI Competency Centers Through 2008, overcoming complex organisational dynamics and having the skills to use business intelligence (BI) more broadly will become the most significant challenge to the success of BI initiatives and implementations (0.9 probability). Source: Gartner, Organizing for BI By 2009, more than 60 percent of global 2000 companies and government agencies with cross-enterprise, strategic BI initiatives will have formed BI competency centers (0.7 probability). Gartner, Business Intelligence Competency Centers: From Should We? To How Should We? 5

Hvorfor BICC? Business users in KBC have a huge appetite for information. We have made a significant investment in business intelligence technologies and want business users to take full advantage of this. The Competency Center provides a single point of contact to the BI expertise and knowledge in our organisation. This enables us to efficiently support the needs of business users and transfer the skills they need to get the intelligence they need to drive the business forward. Yves Roelandt, Department head CCBI, KBC Bank & Insurance Group (Belgium) 6

Hvorfor BICC? "Our competency center is a massive value. I've seen departments come and go because they don't have a competency center because they're not retaining knowledge and they re not passing on knowledge." Simon Marland, Chief Information Officer, Nedbank, South Africa 7

Hvorfor BICC? "Business users have to become part and parcel of this process," he said. "[The competency center] is the basic framework that will make our BI investment work" M.C. Sankar, VP of enterprise applications development, TD Ameritrade (US) Source: http://www.computerworld.com/action/article.do?command=viewarticlebasic&articleid=9003674 8

Gartner Gartner, Business Intelligence Competency Centers: From Should We? To How Should We? 9

Information Evolution Model Niveau 5: Niveau 4: Niveau 3: Niveau 2: Niveau 1: Vækst på toplinjen Optimering af bundlinje Integreret viden Afdelingsspecifik Individuel 10

Typisk situation Usammenhængende BI-udvikling Funktions- og/eller afdelingsfokuseret Problematisk at håndtere BI-initiativer der krydser funktioner og afdelinger Begrænset standardisering af BI Arkitektur, metadata, processer, datadefinition m.m. Manglende eller afgrænsede færdigheder Videnssiloer 11

Typisk situation Hvem sikrer, at diverse BI-initiativer understøtter virksomhedens strategi? Hvem sikrer, at forretningsbeslutninger er baseret på et ensartet og korrekt datagrundlag? Hvem sikrer, at metadata og informationer konstant afspejler virksomhedens strategi, fokus og mål? Hvem sikrer, at bruger er informeret, opdateret og har den rette viden til at anvende og træffe forretningsbeslutninger på baggrund af faktabaserede informationer? 12

BICC mandat Planlægger og prioriterer alle BI-tiltag Definerer nødvendige tiltag for at understøtte organisations informationsbehov Definerer best practices for at fortolke og anvende informationer Afstemmer og sikrer en ensartet BI-strategi på tværs af funktioner og afdelinger Sikrer at BI er integreret i hele organisationen (bruger, processer, kultur, IT-infrastruktur) 13

Hvem sikrer, at der er den rigtige balance? 14

Hvilke funktioner varetager et Business Intelligence Competency Center? 15

SAS Institutes definition af et BICC Business Intelligence Competency Center: En permanent og formel organisationsstruktur Består af interne medarbejdere med baggrund i forretning og/eller IT Har defineret opgaver, roller, ansvar og processer Understøtter og fremmer effektiv anvendelse af BI Sikrer at BI understøtter den overordnede forretningsstrategi 16

BICC hovedfunktioner 17

Business Intelligence Program Definerer og er ansvarlige for implementering af BI-strategien Varetager kontakt med slutbrugerne Ansvarlig for en ensartet udrulning af BI Én version af sandheden Standard Governance Best practices Udbreder anvendelsen af BI 18

Data Stewardship Datadefinitioner- og standarder Metadata og forretningsregler Impact analysis og data tracking Data quality Kommunikation af standarder 19

Support Teknisk support Operativ forretningssupport Dataproblemer 20

BI Delivery Front end (brugerflade) -udvikling Rapportering Forretningsapplikationer Brugerspecifikke applikationer Test og vedligeholdelse 21

Data Acquisition (ETL+) Udtræk af data fra forskellige kilder ERP-systemer Produktionssystemer Eksterne kilder Transformation og validering af data i overensstemmelse med gældende standarder Data storing / data modeling Test og vedligeholdelse 22

Advanced Analytics Forecasting Optimering Data mining Statistiske modeller Tekst-mining 23

Training Træning af slutbrugere Træning af projektgrupper Koordinere BI-uddannelse Sikre at de rette kompetencer er til stede 24

Vendor Contract Management Varetage kontakt til soft og hardware leverandører Varetage licenser SLA (Service-level agreements) Varetage kontakt til kontrakt- / juridisk afdeling 25

Funktioner der bør som minimum varetages Minimumfunktioner 26

Business Intelligence Competency Center Hvordan? 27

BICC Hvordan? Opstart Oprettelse af et BICC Projektopstart Forstå BICC-konceptet og hvorledes det understøtter forretningsstrategien. BI-stategi vurdering / analyse Gap Analyse, implementeringsplan Oprettelse Business Opstart af et case BICC Planlægning Opstart Oprettelse af et BICC Iværksættelse Opstart Oprettelse af et BICC BICC-opstart Definere målsætning og mandat Definere nødvendige funktioner, roller og kompetencer Change management / forandringsledelse (Om-)Organisering, rollefordeling. Forbered / uddanne medarbejdere Officiel kick off Iværksæt første BICC-projekt Justere mandat, roller og funktioner 28

Hvordan definerer vi en BI-strategi for et BICC? - eller hvordan definerer vi BICC vores BI-strategi? 29

Hønen og ægget - hvordan man definerer en strategi for et BICC Scenarie 1 BICC BI Strategi Forretningsmål Scenarie 2 BI Strategi BICC Forretningsmål Scenarie 3 Forretningsmål BI Strategi BICC Scenarie 4 Forretningsmål BICC BI Strategi 30

Hvor bør man starte? Forretningsmål og -strategi Definere BIstrategi Oprette BICC BI Forretnings Analyse 31

BI-strategi BICC implementeret BIstrategi Forretningsmål og -strategi BICC BI- Forretningsanalyse 32

BICC er en proces ikke et projekt BIstrategi Forretningsmål og -strategi BICC BI- Forretningsanalyse 33

Information management - hvor starter man? Drift Information Evolution Model Implementering Informationsprocessen Strategi Business case 34

Hvilke medarbejder bør indgår i et Business Intelligence Competency Center? 35

Decision on Functions BICC human capital Roles Drives Drives Competencies Drives Resource Acquisition Hvordan skal dit BICC sammensættes? Competency / People Inventory Drives Training Needs Drives Analysis (TNA) Drives Training Plan Hvilke funktioner skal dækkes af BICC? Hvilke medarbejdere skal indgå? Forretningsbehov skal omsættes til IT-behov Hvilke kompetencer skal dækkes? Forretningsviden IT-viden BI-viden 36

BICC funktioner & roller Eksempel E.g. Business Unit Managers, IT Manager E.g. Executive Sponsor, Business Unit Managers E.g. Chief Data Steward, Data Quality Specialist E.g. Training Consultant, Instructors E.g. Data Manager, Business Specialist E.g. Data Miner, Business Analyst E.g. Warehouse Consultant, Warehouse Architect Application Developer E.g. IT Manager, Application Developer, Business Analyst, 37

Overvejelser Hvordan skal dit BICC sammensættes? Hvilke funktioner skal dækkes af BICC? Hvilke medarbejdere skal indgå? Forretningsbehov skal omsættes til IT-behov Hvilke kompetencer skal dækkes? Forretningsviden IT-viden BI-viden 38

Undersøgelse om BI Competency Centers 39

Ameritrade Ameritrade's competency center arose from the need for more advanced BI capabilities. It includes 10 representatives from different areas of the business who spend 40% to 50% of their time working for the center. Sankar opted not to take the users out of their regular jobs because then "they may lose the influence they have in the business." Source: http://www.computerworld.com/action/article.do?command=viewarticlebasic&articleid=9003674 40 Copyright 2006, 2004, SAS Institute Inc. All rights reserved.

Hvilke processer skal ændres eller etableres? 41

Vidensprocesser Hvilke processer vil blive ændret eller etableret som et led i at implementere et BICC? Har du en proces for at analysere dit informationsbehov? Hvordan er din nuværende proces for at efterspørge datarapporter m.m.? Hvordan håndteres teknisk og forretningsrelateret support? Hvilke metoder anvendes i dine projekter? Hvordan håndteres vedligeholdelse, ændringer eller nye rapportbehov? Hvordan håndteres data accuracy? Hvordan håndteres ETL- processer? Hvilke processer har du for at håndtere din softwareleverandør? 42

Hvilke processer skal ændres eller etableres? 43

BICC-kultur Organisering Funding models Performance metrics Knowledge management Change management 44

Organisering af BICC 45

Undersøgelse om BI Competency Centers 46

Knowledge management Hvordan håndterer du effektivt BI-viden og best pratices? Har du et KM-program i din organisation, og hvordan håndterer det BI-viden? Hvilken BI-viden kan genbruges, og hvordan er den tilgængelig? Hvordan indfanger du forretnings- og IT-viden og erfaring? Hvordan sikrer du, at dine BI eksperters viden bliver delt? 47

BICC funding models Overhead (fast udgift) Ingen barriere Ingen synlig økonomisk værdi Overhead Intern afregning No barrier to using BICC Rimelig servicesfordeling af udgifter Barriere for bruger No indication of economic value Abonnement baseret på afregning Reducere barriere for bruger Bedre synlighed af økonomisk værdi 48

Undersøgelse om BI Competency Centers 49

Change management Hvor kan der opstå modstand? Ledelsespraksis Organisationsstruktur Policies and procedures Budget / Økonomiske begrænsninger Job- og opgavebehov Kompetencer og belønningsformer Arbejdsmiljø og motivation Magtfulde individer eller gruppers indflydelse og holdninger 50

Er din IT-infrastruktur gearet til at understøtte din forretning? 51

BICC infrastructure Understøtter din infrastruktur diverse brugertyper? Understøtter den dine brugeres foretrukne informationskanaler? Understøtter den simple rapporter til avancerede analyser? Hvor vigtig er time to intelligence? Understøtter den en langsigtet strategi? 52

Overvejelse: Business Case 53

Cost / benefit Hvilke omkostninger er der ved et BICC? Uddannelse, rådgivning, infrastruktur, tid, reorganisering, implementering af standarder m.m. Hvad koster det ikke at gøre noget!? Hvilke fordele forventes der af et BICC? Factors driving decision to have a BICC Drive the use of BI to different parts of the organization (87%) Address lack of resources and skills (71%) Deal with integration issues (70%) Optimize the use of people through shared services (66%) Support a particular solution (62%) Manage cost and lower total cost of ownership (59%) Focus on compliance issues (54%) Manage merger & acquisition projects (28%) Computerworld Survey, April 2006 54

Den gyldne tjekliste 55

Den gyldne tjekliste 1. Mandat 2. Ejerskab (BICC manager) 3. Afklaring af BI-strategi 4. Business case 5. Gap-analyse analyse Human capital Vidensprocesser Kultur Infrastuktur 56

Hvem kan hjælpe? 57

Undersøgelse om BI Competency Centers 58

SAS BICC service offering 59

Hvor bør man starte? Forretningsmål og -strategi Definere BIstrategi Oprette BICC BIstrategi Forretningsmål og -strategi BI- Analyse BICC forretnings- 60

Guidebooks "This book is a must-read for planning and implementing your BICC. It is a pragmatic guide that addresses a lot, if not all, of the questions you'll be asking yourself. Don't miss out on getting a head start from the people who thought this through from start to finish...pray your competitors don't get hold of this book!" -- Claudia Imhoff President Intelligent Solutions, Inc. information management advances both through evolution and intelligent design. The ideas herein will help any organization avoid extinction! --Thomas H. Davenport, Babson College 61

Afrunding Sikre optimal udnyttelse af BI-investering Sikre at der er balance mellem de tilstedeværende ressourcer Standardisering af BI-processer og initiativer Sikre at BI understøtter forretningen Sikre at forskellige brugere understøttes og supporteres hensigtsmæssigt Reducere omkostning ved manglende koordinering Støtte slutbrugerene i at forstå analyser fuldt ud og reagere på den rigtige måde 62

Spøgsmål Michael.Nielsen@sdk.sas.com 63

64